NGUYÊN QUỐC TRUNG
GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN NỘI DUNG CHU KỲ PHAT TRIEN HE THONG THONG TIN KE TOAN THEO DINH HUONG UNG DUNG ERP CHO CAC
DOANH NGHIỆP Ở VIỆT NAM Chuyên ngành :Kế toán
Mã số :60340301
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ
Người hướng dẫn khoa học
PGS.TS VÕ VAN NHỊ
Thành phố Hồ Chí Minh — Năm 2013
Trang 2Tôi xin cam đoan đề tài này dựa trên quá trình nghiên cứu trung thực dưới sự cố vấn của người hướng dẫn khoa học Đây là đề tài luận văn thạc sĩ kinh tế, chuyên ngành kế toán, luận văn này chưa được ai công bố dưới bất cứ hình thức nảo và tất cả các nguồn tham kháo đều được trích dẫn đầy đủ
TP Hồ Chí Minh, ngày 23/10/2013 Tác giả
Trang 3Trang phụ bìa Lời cam đoan Mục lục Danh mục các ký hiệu, các chữ viết tắt Danh mục các bảng Danh mục các hình vẽ, đồ thị MỞ ĐẦU
Chương 1: Cơ sở lý luận về chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn và ERP 1.1 Hệ thống thông tin kế toán và chu kỳ phát triển hệ thống Trang 1 1.1.1 Hệ thống thông tin kế foán + 2 21 123225257113 15E575E1115E12511 15.11 ee 1 1.1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống 2-5 1 S222 E1 EEE2E5E5511215E82511 15151 2ee 7 1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thông tin kế toán với chu kỳ phát triển hệ thống .12 1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế tốm -.- - 2 «2= =eseses<2 12 1.2.1 Téng quan về chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán -s- 12 #8 šc T nha 12 1.2.1.2 Mục tiêu và phương thức phát triển hệ thỐng con Sen 14 1.2.2 Các giai đoạn thuộc chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn 15 1.2.2.1 Phân tích hệ thống hiện hành, À Ác Sc HT HH H1 221gr xe 15
D555, 1711 nan 23
1.2.2.3 Thực biện triển khai hệ thống 128 3]
1.2.2.4 Van hanh hé thong nan 35
Trang 4Chương 2: Thực trạng chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán trong các doanh nghiệp có ứng dụng ERP ở Việt Nam
2.1 Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác quản lý tại các doanh nghiệp ở Việt Nam G55 SH HH HH Hới Trang 43 2.1.1 Tỉnh hình chung ứng dụng công nghệ thông tin - 55-55 55+5+>+- << +2 43 2.1.2 Tình hình ứng dụng ERP trong các đoanh nghiệp ở thế giới và ở Việt Nam 45 2.2 Thực trạng chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán sang E.RP ở các
doanh nghiệp tại Việt Nam GG GG SH HH nọ HH HH 53 2.2.1 Phạm vi và đối bi 0 8 e 53 2.2.2 NOi dung khảo Sat ee cee ce cececece ce cee ce eee ee eeee cee aeaeeceeeeeeeeeee ses nenanaceeeeeeeeeeteeees 54 2.2.3 Phương pháp khảo sát - 2 Lọ HS HS TS HT TT HT TK KT Hy 57 2.2.4 Kết qua Khao Sate cccccccecececesesececesesescenseseseecevevsestecevsvetssstetnesetesteesensenes 59 2.3 Nhận diện các nguyên nhân tác động đến quá trình phát triển hệ thống thông
Trang 53.1 Các tiêu chí định hướng cho công tác hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn sang ứng dụng ERP - -< - Trang 89 3.2 Các giải pháp hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế
toán tại các doanh nghiệp định hướng ứng dụng ERP ở Việt Nam 95 3.2.1 Giải pháp hoản thiện cho giai đoạn phân tích HTTTKT hiện hảnh 96 3.2.2 Giải pháp hoàn thiện cho giai đoạn thiết kế HTTTKT mới s-s«: %7
3.2.3 Giải pháp hoàn thiện cho giai đoạn thực hiện HT TTKT mới 100 3.2.4 Giải pháp hoàn thiện cho giai đoạn vận hành HT TTKT mới - 105 khi» 2 020 7 106 3.3.1 Kiến nghị đối với doanh nghiệp có nhu cầu phát triển HTTTKT định hướng ứng
h1 001.3 07 4 106 3.3.2 Kiến nghị đối với nhà cung cấp giải pháp ERP 655 s2c2t xe 107 3.3.3 Kiến nghị đối với các tổ chức khác (hội nghề nghiệp, trường Đại học, .) 109 Kết luận chương 3 Gà HH HT HH HH ng ngay 111 KET LUAN
Trang 6CKPTDA Chu kỳ phát triển đự án CKPTHT Chu kỳ phát triển hệ thống CKPTSP Chu kỳ phát triển sản phẩm DN Doanh nghiệp
DSS Decision Support Systems (Hệ thống hỗ trợ ra quyết định) ERP Enterprise Resource Planning (Hệ hoạch định nguồn lực
doanh nghiệp)
ES Expert Systems (Hệ thống chuyên gia)
ESS Executive Support Systems (Hệ thống hỗ trợ điều hảnh) HTTTKT Hệ thống thơng tin kế tốn
PMKT Phần mềm kế toán
TPS Transaction Process Systems (Hé théng xt ly nghiép vu)
Trang 7Bang 2.1: Bang 2.2: Bang 2.3: Bang 2.4: Bang 2.5: Bang 2.6: Thống kê về chi phí, thời gian vả mức độ thóa mãn hệ thống ERP trên thế giới
Danh sách nhà tư vấn triển khai ERP tại Việt Nam (Trần Thanh Thúy, 2011) Các khó khăn doanh nghiệp gặp phái trong phát triển HTTTKT khi chuyển
sang ứng dụng ERP
Các phân hệ của ERP các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát ứng dụng Những tác động ERP mang lại sau khi ứng dụng vào HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 8Sơ đồ 1.1: Hệ thống
Sơ đồ 1.2: Hệ thống thông tin
Sơ đồ 1.3: Hệ thống thơng tin kế tốn
Sơ đồ 1.4: Mối quan hệ CKPTHT- CKPTDA - CKPTSP
Sơ đồ 1.5: Chu kỳ phát triển hệ théng (Ping Zhang et al., 2005)
Sơ đồ 2.1: Số lượng máy tính trong doanh nghiệp giai đoạn 2009 — 2012 (Bộ TT va TT, 07/2013)
Sơ đồ 2.2: Tý lệ doanh nghiệp ứng dụng phần mềm 2012 Sơ đồ 2.3: Phân khúc thị trường giải pháp ERP trên thế giới Sơ đồ 2.4: Thời gian trung bình thực hiện triển khai ERP
Sơ đồ 2.5: Kết quả dự án phát triển hệ thống định hướng ứng dụng ERP trên thế giới Sơ đồ 2.6: Mức độ thỏa mãn của doanh nghiệp đối với hệ thống sau khi ứng đụng giải
pháp ERP trên thế giới
Sơ đồ 2.7: Tý lệ doanh nghiệp Việt nam kháo sát theo loại phần mềm ứng dụng trong HTHTKT
Sơ đồ 2.8: Quy mô nhân viên theo loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT
Sơ đồ 2.9: Dự định tái phát triển HTTTKT trong các doanh nghiệp Việt Nam khảo sát Sơ đồ 2.10: Thời điểm doanh nghiệp bắt đầu triển khai ERP
Sơ đồ 2.11: Thời gian đoanh nghiệp hoàn tắt đưa ứng dụng ERP vào HTTTKT mới Sơ đồ 2.12: Mức độ ảnh hưởng đến HTTTKT sau khi chuyên đổi sang ứng dung ERP
trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 9Sơ đồ 2.15: Các vấn đề cần xem xét khi doanh nghiệp có nhu cầu chuyên đổi hệ thống sang ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 10Phụ lục 1: Phụ lục 2: Phụ lục 3: Phụ lục 4: Phu lục 5: Phu luc 6: Phu luc 7: Phu luc 8: Phu luc 9: Phu luc 10:
Phiếu thu thập thông tin doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát Danh mục doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng đụng trong HTTTKT và số lượng nhân viên của doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với chế độ kế toán mà đoanh nghiệp Việt Nam được khảo sát áp dụng
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với dự định tái thiết lập chu kỳ phát triển HTTTKT trong các doanh nghiệp Việt Nam
được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với chính sách xem xét lại HTTTKT của doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với mục tiêu phân tích đánh giá lại HTTTKT hiện hành tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nguyên nhân phân tích đánh giá lại HTTTKT hiện hành tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nhân sự tham gia vào giai đoạn phân tích hệ thống hiện hành tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với công cụ được sử dụng để khảo sát hệ thống hiện hành tại doanh nghiệp Việt Nam
Trang 11Phụ lục 12: Phụ lục 13: Phụ lục 14: Phụ lục 15: Phụ lục 16: Phụ lục 17: Phụ lục 18: Phụ lục 19: khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với mức độ đáp ứng yêu cầu người dùng về nội dung và thời điểm cung cấp thông tin kế toán trong đoanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với hoạt động đánh giá giải pháp khả thi của giai đoạn phân tích HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với kết quả của giai đoạn phân tích HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nhân sự tham gia vào giai đoạn thiết kế hệ thống mới tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với sự lựa chọn nguồn lực cho giai đoạn thiết kế HTTTKT tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với căn cứ doanh nghiệp thiết kế chứng từ cho giai đoạn thiết kế HTTTKT tại doanh
nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng đụng trong HTTTKT với việc thiết kế chứng từ mới ngoài các chứng từ theo quy định pháp luật tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 12Phụ lục 21: Phụ lục 22: Phụ lục 23: Phụ lục 24: Phụ lục 25: Phụ lục 26: Phụ lục 27: Phụ lục 28: Phụ lục 29:
Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nhân sự tham gia vào giai đoạn thiết kế hệ thống mới tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nội dung các công việc thực hiện triển khai hệ thống mới tại doanh nghiệp Việt
Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với số lượng nhân viên kế toán trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với yêu cầu huấn luyện nhân viên kế toán trong đoanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với chính sách cập nhật, huấn luyện cho nhân viên kế toán trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nguồn doanh nghiệp Việt Nam biết đến và lựa chọn phần mềm cho HTTTKT trong doanh nghiệp Việt
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với các bộ phận tham gia triển khai phần mềm ứng đụng trong HTTTKT tại đoanh nghiệp Việt Nam được
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với phương thức chuyên đổi tại đoanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 13Phụ lục 31: Phụ lục 32: Phụ lục 33: Phụ lục 34: Phụ lục 35: Phụ lục 36: Phụ lục 37: Phụ lục 38: Phụ lục 39: Phụ lục 40:
trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nhân sự tham gia xem xét đánh giá sau chuyên đổi trong các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với thời gian xem xét đánh giá hệ thống sau chuyên đổi trong các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với mức độ đáp ứng yêu cầu của tải khoản kế toán và mức độ đáp ứng yêu cầu của các chính sách kế toán trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nội dung thực hiện giai đoạn vận hành trong các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mối quan hệ giữa loại phần mềm ứng dụng trong HTTTKT với nguyên nhân doanh nghiệp tái khởi động chu kỳ phát triển HTTTKT trong các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Khoảng thời gian cho chu kỳ phát triển HTTTKT theo ERP tại đoanh nghiệp Việt Nam có ứng dụng ERP được khảo sát
Tên giải pháp ERP ứng dụng trong doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mức độ ảnh hưởng đến HTTTKT khi chuyên đổi hệ thống sang ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Mức độ ánh hưởng đến sự thành công của chu kỳ phát triển HTTTKT
ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 14Phụ lục 42:
Phụ lục 43:
khảo sát
Các điều kiện cần xem xét khi doanh nghiệp muốn tái phát triển HTTTKT trong điều kiện tiếp tục ứng dụng ERP tại doanh nghiệp Việt Nam được khảo sát
Trang 15+* Sự cần thiết của đề tài
Trong điều kiện hội nhập kinh tế hiện nay, nhu cầu thông tin và quy mô hoạt động của đoanh nghiệp không ngừng gia tăng Sự phát triển này cùng với áp lực cạnh tranh ngày càng nặng nề và yêu cầu quản lý liên tục thay đối đã đặt ra những thách thức không nhỏ cho hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) hiện hành chưa kịp thích ứng của doanh nghiệp
Từ đó, yêu cầu phải phát triển, thay thế HTTTKT hiện hành bằng hệ thống mới
cũng như mong muốn có một giải pháp hỗ trợ hữu hiệu và hiệu quả cho quy trình phát
triển HTTTKT tại đoanh nghiệp đã trở thành đòi hỏi cấp thiết Xuất phát từ động lực
này, xu hướng chuyên đổi HTTTKT của doanh nghiệp từ phần mềm kế toán sang ứng dụng hệ hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (Enterprise Resource Planning —
ERP) đang được hình thành, trong đó có nhiều quá trình phát triển thành công ứng
Trang 16doanh nghiệp Việt Nam trong công tác quản lý (trong đó có kế toán) đang dần có động thái chuyên đổi hệ thống thông tin nói chung và HTTTKT nói riêng từ ứng dụng phần mềm kế toán sang phần mềm ERP Tuy nhiên, cần thắng thắn nhìn nhận tình hình ứng dụng ERP này vẫn còn nhiều hạn chế (chỉ có 16% doanh nghiệp lớn và 4% doanh nghiệp nhỏ và vừa sử dụng ERP trong năm 2011, con số này sang năm 2012 là 15,56% trong tất cá các doanh nghiệp Việt Nam được Cục Thông tin và Truyền thông khảo sát) Như vậy, đù được đánh giá là một giải pháp tối ưu cho doanh nghiệp nhưng tại Việt Nam tỷ lệ doanh nghiệp ứng dụng giải pháp này còn thấp và có thể còn nhiều doanh nghiệp dù có nhu cầu nhưng vẫn chưa khởi động chu kỳ phát triển HTTTKT hoặc chu kỳ đã thực hiện nhưng dự án phát triển HTTTKT triển khai không thành công
Rõ ràng, yêu cầu hoàn thiện về chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán là rất cần thiết Chu kỳ này có nhiệm vụ giải quyết các vấn đề tồn đọng của hệ thống hiện hành, xây dựng hệ thống mới có khá năng cung cấp thông tin hữu ích hơn cho người sử dụng, giúp doanh nghiệp nâng cao năng lực cạnh tranh trong tình hình mới thường xuyên biến động về nhu cầu thông tin, quy mô hoạt động, yêu cầu quản lý, Mặc đù đã có những nghiên cứu tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống và hệ thống thông tin kế toán, tuy nhiên phần lớn là các nghiên cứu tách biệt hai khái niệm này Ngoài ra, với sự hiểu biết của học viên, nghiên cứu chuyên sâu vào chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn vẫn chưa được đề cập rõ ràng Do đó, học viên đã chọn tên đề tài là:”Giải pháp hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ứng dụng F.RP cho các doanh nghiệp ở Việt Nam” cho luận văn thạc sĩ của mình
+* Mục tiêu nghiên cứu
Trang 17> Phân tích các giai đoạn thuộc chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn > Đề xuất các giải pháp nhằm hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ
thống thơng tin kế tốn
+ Đối tượng nghiên cứu, đối tượng và phạm vi khảo sát
Học viên xác định lĩnh vực nghiên cứu của đề tài là trong lĩnh vực kinh tế, đưới
góc độ tiếp cận là quy trình tin học tạo dữ liệu, thông tin, không xét đến chuẩn mực kế toán và bỏ qua sự khác biệt về chính sách thuế
Đối tượng nghiên cứu của đề tài là các doanh nghiệp đã phát triển thành công hoặc không thành công sang ERP và các doanh nghiệp có nhu cầu nhưng chưa khởi động chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn, đã phát triển thành công hoặc không thành công sang ERP Đối tượng khảo sát của đề tài là kế toán viên hay phụ trách kế toán, bên cạnh đó là một phần nhỏ các nhả quan trị, các nhân viên có liên quan hoặc tham gia vào hệ thống thông tin kế toán
Phạm vi khảo sát: học viên chỉ khảo sát các doanh nghiệp trên địa bàn TP HCM, Đồng Nai và Bình Dương tại Việt Nam
s* Phương pháp nghiên cứu
Trang 18Chương 2.Thực trạng chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn trong các doanh nghiệp có ứng dụng ERP ở Việt Nam
Chương 3 Giải pháp để hoàn thiện nội dung chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn định hướng ứng dụng ERP cho các doanh nghiệp Việt Nam
Trang 191.1 Hệ thống thông tin kế toán và chu kỳ phát triển hệ thống 1.1.1 Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT)
Trước khi phân tích khái niệm, chức năng và đặc điểm của HTTTKT, khái niệm hệ thống, hệ thống thông tin và hệ thống thông tin quản lý cần được làm rõ
+* Hệ thống
Hệ thống là một tập hợp từ hai thành phần trở lên, các thành phần này có quan hệ tương tác với nhau để cùng thực hiện mục tiêu chung của hệ thống Thông thường, mỗi hệ thống được hình thành từ các hệ thống con của nó, nói cách khác, các hệ thống
con liên kết với nhau nhằm hỗ trợ cho hệ thống lớn hơn mà chúng trực thuộc hướng đến mục tiêu chung (Marshall B.Romney và Paul J.Sfeinbart, 2012) Như vậy, xung đột mục tiêu trong hệ thống sẽ xuất hiện khi bất cứ hệ thống con nào có sự thay đổi không phù hợp với mục tiêu của các hệ thống con còn lại hoặc với toàn hệ thống, điều này cũng giống như sự thay đổi chuyên động quay của 1 bánh răng sẽ làm cả hệ thống bánh răng gặp trục trặc, hay sự thay đổi trong quy chế đào tạo của 1 khoa không thể xung đột với mục tiêu đảo tạo của nhà trường Từ đó đễ đảng nhận thấy một hệ thống càng lớn, càng phức tạp thì việc thống nhất các mục tiêu của các hệ thống con cấu thành để đạt được mục tiêu chung cảng khó khăn
Một hệ thống bất kỳ đều có bốn đặc điểm sau (Bộ môn HTTTKT, Ởệ thống thông tin ké todn, tap 1, NXB Phương Đông, 2012):
> Các thành phần, bộ phận trong hệ thống
> Các mối quan hệ, cách thức và cơ chế tương tác giữa các thành phần bên trong > Phạm vi, giới hạn của hệ thống
> Các mục tiêu hướng đến của hệ thống
Trang 20ERS
So dé 1.1: Hé thong
s* Hệ thống thông tin
Hệ thống thông tin là một hệ thống được thiết lập với mục tiêu thu thập, lưu trữ và xứ
lý dữ liệu nhằm cung cấp thông tin cho người sử dụng; bao gồm các thành phần sau:
dữ liệu đầu vào, xử lý, thông tin đầu ra, lưu trữ và kiểm soát Mối quan hệ giữa các
Luu trữ
Kiểm |soát
Dữ liệu Nữ lý Thông tin đâu vào - daura
“)) Kiém seat | Kiém soát thành phần này như sau: a] NY So dé 1.2: Hé théng thông tin
> Dữ liệu đầu vào: là những sự kiện, con số, hình ảnh, chưa có ý nghĩa phù
hợp với người sử dụng: bao gồm các nội đung cần thu thập cùng với các phương thức thu thập đữ liệu cho hệ thống thông tin
> Xt ly: 1a quá trình thu thập, phân loại, phân tích, tống hợp dữ liệu đầu vảo, từ
đó tính toán, ghi chép, xác nhận để tạo thành đòng thông tin đầu ra và truyền tin theo yêu cầu
> Thông tin dau ra: là những dữ liệu đã được tô chức và xử lý để cho có ý nghĩa
với người sử dụng; bao gồm nội đung và các phương thức cung cấp thông tin đầu ra cho người sử dụng
Trang 21Một điêu cần lưu ý phương thức xử lý của hệ thống thông tin không bó hẹp bởi hệ thống xử lý máy tính mà có ba phương thức xử lý như sau:
> Ghi chép, xử lý thủ công bằng tay > Nhập liệu, xử lý hỗ trợ bằng máy > Kết hợp hai phương thức trên +* Hệ thống thông tin quần lý
Là hệ thống con của hệ thống thông tin, hệ thống thông tin quản lý bao gồm các thành phần có mối quan hệ với nhau, được thiết lập trong một tổ chức để ghi nhận, lưu trữ, xứ lý dữ liệu của các quá trình sản xuất kinh doanh nhằm cung cấp thông tin hữu ích cho các nhà quản trị doanh nghiệp hoạch định, tổ chức thực hiện và kiểm soát đánh giá quá trình hoạt động của t6 chức
Khi phân loại theo tiêu thức cấp quản lý sử dụng thông tin trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản lý gồm: hệ thống xử lý nghiệp vụ (TPS), hệ thống hỗ trợ ra quyết định (DSS), hệ thống hỗ trợ điều hành (ESS) và hệ thống chuyên gia (ES)
Khi phân loại theo tiêu thức nội dung kinh tế của quá trình sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp, hệ thống thông tin quản lý gồm: hệ thống thông tin sản xuất, hệ thống thông tin mua hàng, hệ thống thông tin bán hàng, hệ thống thông tin nhân sự, hệ thống thông tin tai chính, hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT), Các hệ thống con này có
mối quan hệ qua lại, sử dụng dữ liệu và thông tin của nhau để thực hiện mục tiêu của mình
+* Hệ thống thông tin kế toán
Trang 22Cấu trúc này có các thành phần sau (Ulric J.Gelinas và Richard B.Dull, 2007):
> Dữ liệu đầu vào: là những nội dung cần được thu thập và đưa vào hệ thống, bao gồm hệ thống chứng từ phản ánh hạch toán ban đầu nội dung của các nghiệp vụ phát sinh, danh mục đối Tượng kế toán mà các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cần được phân loại, theo dõi qua hệ thống tài khoản kế toán trong quá trình xử lý sau này và hệ thống các đối tượng quản lý chỉ tiết theo đõi cho các đối tượng kế toán phát sinh từ yêu cầu thông tin cũng như yêu cầu quản lý của doanh nghiệp
> Hệ thống xử lý: là những công việc của quá trình xử lý dữ liệu đầu vào để tạo ra thông tin kế toán hữu ích, bao gồm quy trình lập — luân chuyển chứng từ, hình thức ghi số, cách thức khai báo, nhập liệu, cập nhật dữ liệu, phân tích hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lựa chọn hay kết hợp các phương thức xử lý trong môi trường máy tính và thủ công, thiết lập bộ máy xử lý với mối quan hệ phối hợp giữa các bộ phận trong việc thu thập và luân chuyên thông tin về bộ phận kế toán và thiết kế mô tả công việc cho bản thân chính bộ máy kế toán
> Lưu trữ: là thành phần có nhiệm vụ lưu trữ các dữ liệu đầu vào đã được thu
thập và xử lý từ đó phục vụ cho chuỗi các hoạt động xử lý liên tiếp nhau thông qua hệ thống chứng từ, số sách kế toán (phương thức xử lý thủ công) và các tập tin chính, tập tin nghiệp vụ, bảng tính lưu trữ dữ liệu (trong phương thức xử lý trong môi trường máy tính)
Trang 23trị) cũng như trên hệ thống số sách kế toán Thủ tục kiêm sốt r * » _ ¬ = Cung cap Tữ liệu xu ly >€ thong tin ) Lr + att „ 4 tu tuy ay W@sseassrsas
Sơ đồ 1.3: Hệ thơng thơng tin kế tốn
Về khái niệm, HTTTKT là một hệ thống xử lý các hoạt động trong doanh nghiệp với
mục tiêu thu thập, xử lý đữ liệu kế tốn thơng qua phân loại, tổng hợp từ đó tạo thông tin truyền thông đến đối tượng sử dụng (đối tượng bên trong và bên ngoài) của doanh nghiệp (Leslie Turner và Andrea Weickgenanmnt, 2009)
Về các thành phần cấu thành, HTTTKT bao gồm 5 thành phần chính là đầu vào, xử lý,
đầu ra, lưu trữ và kiểm soát nội bộ (Robert L.Hurt, 2010)
Ở một góc tiếp cận khác, trước khi xem xét khái nệm HTTTKT, Marshall B.Romney
và Paul J.Steinbart định nghĩa chức năng kế toán là thu thập, lưu trữ, nó cũng bao hàm sự ước tính, đo lường và là một quá trình phát triển thông tin, quá trình giao tiếp và quá trình truyền thông Theo cách tiếp cận này thì kế toán chính là một hệ thống thông
tin Từ đó, khái niệm HTTTKT được đưa ra là một hệ thống có chức năng thu thập,
ghi chép, lưu trữ và xứ lý đữ liệu, xử lý kế toán nhằm tạo ra và cung cấp thông tin để hỗ trợ cho quá trình ra quyết định
Tác giả này cho rằng HTTTKT có thể đơn giản là hệ thống thủ công “giấy - viết? truyền thống hoặc là một hệ thống ứng dụng tiễn bộ công nghệ thông tin mới nhất vào công tác kế toán hoặc kết hợp cả hai, tiến bộ công nghệ thông tin đơn thuần chỉ là công cụ giúp thiết lập, duy trì và cải tiến cho HTTTKT Lúc này, Marshall B.Romney và Paul J.Steinbart chỉ ra HTTTKT có tất cả 6 thành phần gồm:
Trang 24> Phan mềm phục vụ xử lý dữ liệu
> Cơ sở hạ tầng công nghệ bao gồm máy tính, thiết bị ngoại vi và truyền thông mạng
> Kiểm soát nội bộ và các biện pháp an ninh cho đữ liệu HTTTKT
Tóm lại, từ các quan điểm trên, khái niệm và đặc điểm của HTTTKT được trình bày như sau:
ề khái niệm, HTTTKT là một hệ thống có chức năng thu thập, ghi chép, lưu trữ và xứ lý đữ liệu, xử lý kế toán nhằm tạo ra và cung cấp thông tin hữu ích theo chức năng kế toán, các thông tin cần thiết này là cơ sở của quá trình ra quyết định hỗ trợ cho nhà quản lý
Là thành phần cấu thành, HTTTKT bao gồm 5 thành phần: dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý, lưu trữ, thông tin kết xuất, kiểm soát Các thành phần này có mối quan hệ chặt
chẽ với nhau vả cùng nhau thực hiện mục tiêu chung của HTTTKT là tạo ra vả cung cấp thông tin hữu ích, kịp thời đến đúng đối tượng có nhu cầu sử dụng
Lề chức năng, HTTTKT có các chức năng: thu thập, lưu trữ và xử lý đữ liệu về các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp, cung cấp thông tin cho các đối tượng bên trong và bên ngoải doanh nghiệp, giúp thực hiện vả quản lý các hoạt động phát sinh hằng ngày, hỗ trợ công tác hoạch định, tổ chức, thực hiện và kiểm soát cho doanh nghiệp
Lê đặc điển, HTTTKT có các đặc điểm sau:
Trang 25tiết, số tổng hợp), kiểm tra đối chiếu, tổng hợp lập báo cáo và truyền thông > Thiết bị: cơ sở hạ tầng công nghệ, số sách kế toán
> Con người: đây là đặc điểm nỗi bật của HTTTKT, chính con người thiết lập, xây đựng và vận hành HTTTKT, cầu thông tin và cung thông tin đều xuất phát từ con người, sai sót gian lận cũng bắt nguồn từ đây và cũng chính con người thiết lập thực hiện kiểm soát, đối phó với rủi ro phát sinh tùy theo phương thức xử lý của HTTTKT
> Môi trường: HTTTKT luôn hoạt động trong môi trường pháp lý và gắn với đặc điểm hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp
Lề phương thức xử lý, các quan điểm đều thống nhất phương thức xử lý trong HTTTKT có thể bằng máy, bằng tay hoặc kết hợp cả hai phương thức xử lý này, suy cho củng, tiến bộ công nghệ thông tin không phái là chiếc chìa khóa vạn năng mà chỉ là công cụ giúp thiết lập, duy trì và cải tiến cho HTTTKT
1.1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống “> Khai niém va đặc điểm
Trang 26cầu thông tin của doanh nghiệp, dự án cần thiết nhất sẽ được ưu tiên lựa chọn để
chuyên sang lập kế hoạch cụ thê cho doanh nghiệp; tiếp theo là giai đoạn phân tích có mục tiêu nghiên cứu nhu cầu mới về thông tin và nhu cầu tái cấu trúc của doanh nghiệp; sau đó trong giai đoạn thiết kế các nhà phân tích sẽ chuyên đổi các giải pháp thay thế đã được đề nghị từ giai đoạn phân tích trước đó sang mô hình luận lý và mô hình vật lý; từ đây CKPTKT tiếp tục với giai đoạn thực hiện, lúc này các chuyên gia
phân tích bắt đầu tiến hành chuyên đổi hệ thống từ hệ thống cũ sang hệ thống làm việc mới, hệ thống mới sau khi chuyển đổi cần được kiểm tra trước khi chính thức đưa vào
khai thác tại doanh nghiệp; giai đoạn cuối của CKPTHT là giai đoạn bảo trì, trong đó
các lập trình viên dựa trên kết quả đánh giá phản hồi từ người dùng hệ thống mới để cải tiến, bố sung sửa đổi giúp hệ thống mới vận hành thích ứng được sự thay đổi từ các
Trang 27trong chu kỳ được minh họa trong sơ đồ 1.5 Giai đoạn 1: Lập kế hoạch và lựa chon Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống Giai đoạn 4: Thực hiện và vận hành Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống
Sơ đồ 1.5:Chu kỳ phát triển hệ thong (Ping Zhang et al., 2005) Theo Marshall B.Romney va Paul J.Steinbart (2012), CKPTHT gém 5 giai đoạn:
> Phân tích hệ thống: Đây là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ với các nội đung công việc sau: thực hiện các điều tra ban đầu liên quan đến việc thu thập thông tin cần thiết dé quyết định mua hoặc phát triển một hệ thống mới và xác định dự án phát triển HTTTKT này có thực sự cần thiết hay là không; nếu câu trả lời là hệ thống này cần được ưu tiên phát triển, công tác khảo sát hệ thống hiện
có sẽ được thực hiện để xác định mục tiêu và phạm vi của dự án cũng như xác
Trang 28> Thiết kế về mặt ý niệm: nội đung công việc của giai đoạn này bao gồm: xác định nguồn lực của doanh nghiệp để lựa chọn mua phần mềm, tự phát triển phần mềm hay str dung dịch vụ thuê ngoài doanh nghiệp; nhận diện các tính năng và phương thức xử lý hệ thống mới cần để đáp ứng yêu cầu mới cũng như xây dựng cách thức kiểm soát và phát triển hệ thống, những thiết kế này sẽ được chuyên đến ủy ban chỉ đạo phát triển hệ thống
> Thiết kế vật lý: trong giai đoạn này, đội thiết kế sử dụng các tính năng và phương thức xử lý hệ thống đã được mô tả làm cơ sở tiến hành viết hoặc thuê viết mã chương trình cho các chương trình con của hệ thống xử lý, bao gồm thiết kế thành phần đầu ra, thiết kế dữ liệu, thiết kế thành phần đầu vào, phát triển chương trình và thủ tục kiểm soát, các thiết kế này cần được tải liệu hóa và tổng hợp thành báo cáo trình ủy ban chỉ đạo phát triển hệ thống
> Thực hiện và chuyển đổi: các nội dung công việc thuộc giai đoạn nảy có thể thực hiện tuần tự hoặc đồng thời, bao gồm: phát triển và hoàn thiện kế hoạch triển khai chuyển đổi; triển khai cài đặt phần cứng và phần mềm, huấn luyện nhân sự, kiểm tra hệ thống mới và thực hiện sửa đổi bổ sung cho hệ thống nếu
cần; hoàn tất tài liệu, chính thức thực hiện chuyên đối từ hệ thống cũ sang hệ thống mới và gửi báo cáo nghiệm thu về cho ban chỉ đạo hệ thống thông tin > Vận hành và bảo trì: một khi hệ thống mới được đưa vào sử dụng sau một thời
gian thì hoạt động giám sát tiếp tục được tiến hành, bao gồm việc đánh giá soát xét lại hệ thống mới, vận hành hệ thống, xem xét và bảo trì, cái tiến hệ thống định kỳ
Như vậy, sau một thời gian vận hành, đơn vị tiếp tục có nhu cầu thông tin mới và yêu
cầu ứng đụng mới, khi đó việc sửa đối, cải tiến hoặc thay thế hệ thống là cần thiết, và chu kỳ phát triển hệ thống lại tiếp tục được tái khởi động vòng lặp của nó
Trang 29hệ thống là: phân tích hệ thống, thiết kế về mặt ý niệm, thiết kế vật lý, thực hiện và chuyên đổi, vận hành và bảo trì Từ đây, tác giả trình bày lại tương đồng thành 4 giai đoạn: phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống (gom nhóm 2 giai đoạn thiết kế về mặt ý niệm và thiết kế vật lý), thực hiện hệ thống và vận hành hệ thống Việc không đưa
công tác hoạch định, lập kế hoạch và lựa chọn thành một giai đoạn của chu kỳ phát triển hệ thống (theo quan điểm của Ping Zhang) là do nếu xem xét trong mối quan hệ một chu kỳ phát triển dự án có nhiều chu kỳ phát triển hệ thống thì nội dung lập kế
hoạch, lựa chọn này đã được tiễn hành trong chu kỳ phát triển đự án trước đó, và khi một dự án phát triển đã được lựa chọn ưu tiên phát triển thì nội dung tiếp theo cần triển
khai là phân tích, thiết kế, thực hiện và vận hành hệ thống +* Phương thức phát triển
CKPTHT là một phương thức tiếp cận gồm nhiều giai đoạn được thiết kế để cải thiện công tác quán lý phát triển hệ thống thông tin Để phát triển các ứng dụng vào hệ thống của doanh nghiệp, bên cạnh các phương thức phát triển với các giai đoạn như đã trình bày ở trên, một phương thức khác đã được đề nghị là phát triển hệ thống theo mẫu thứ nghiệm Phương thức mẫu thử nghiệm này bỏ qua một số giai đoạn truyền thống và làm tăng tốc độ phát triển và hoàn thảnh ứng đụng cho CKPTHT (Kendall,K.E.và Kendall, J.E., 2010)
Trang 30(bảo trì và cải tiến hệ thống sau khi chuyên đổi, hỗ trợ người dùng hệ thống đạt được năng suất cao nhất từ hệ thống mới)
1.1.3 Mối quan hệ giữa hệ thống thơng tin kế tốn với chu kỳ phát triển hệ
thống
Như đã trình bày ở mục 1.1.2, CKPTHT được sử dụng như một mô hình chuẩn cho nhu cầu phát triển ứng dụng và đáp ứng các nhu cầu thông tin mới của hệ thống, chu kỳ này được xây dựng với một phương pháp hoàn chỉnh bao gồm tất cả các giai đoạn cần thiết để phát triển các ứng dụng cho một hệ thống bất kỳ nói chung và cho hệ thống thông tin kế toán nói riêng Nói cách khác, với bản chất là một hệ thống với đầy đủ các thành phần (dữ liệu đầu vào, hệ thống xử lý, lưu trữ, thông tin kết xuất, kiểm soát), HTTTKT cũng cần một CKPTHT của riêng nó để phát triển các ứng đụng mới cần thiết vào công tác kế toán cũng như đáp ứng các nhu cầu thông tin và yêu cầu quản lý thường xuyên thay đổi của doanh nghiệp, từ đó, mối quan hệ giữa HTTTKT và CKPTHT được thể hiện rõ ràng nhất qua khái niệm chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn Nếu như vòng lặp của CKPTHT là một khái niệm bao gồm các giai đoạn hỗ trợ công tác phát triển ứng dụng cho một hệ thống chung thì vòng lặp của chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn cũng sẽ kế thừa cái chung từ các đặc điểm của các giai đoạn thuộc CKPTHT và bên cạnh đó bản thân chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn nay †ự nó sẽ có những cái riêng đặc thù cần được xem xét để đảm bảo thực hiện tốt các chức năng của HTTTKT đã trình bày ở mục 1.1.1
1.2 Chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán
1.2.1 Tổng quan về chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn 1.2.1.1 Khái niệm
Với sự kế thừa đầy đủ các đặc điểm của chu kỳ phát triển hệ thống, chu kỳ phát triển hệ thống thông tin kế toán (chu kỳ phát triển HTTTKT) là một vòng lặp mô tá các giai đoạn cấu thành nên một đự án phát triển hệ thống thơng tin kế tốn (phân tích, thiết kế,
Trang 31> Sự phát triển của doanh nghiệp: Chu kỳ phát triền HTTTKT biểu hiện rất rõ trong hệ thống kế tốn vì hệ thống thơng tin này thường được sử dụng lâu dải cùng với sự tồn tại của doanh nghiệp Qua một thời gian sử dụng, cùng với chiến lược phát triển của mình, doanh nghiệp sẽ gia tăng quy mô, mở rộng phạm vi sản xuất kinh doanh, số lượng đơn vị trực thuộc, Điều này tao ra một áp lực về khối lượng cơng việc kế tốn gia tăng đối với HTTTKT hiện hành, nếu không thích ứng thay đổi theo sự phát triển của doanh nghiệp thì HTTTKT sẽ quá tải và không hoàn thành tốt các chức năng đã đặt ra
> Nhu cầu thông tin, yêu cầu quân lý và kiểm soát cùng với sự phát triển của doanh nghiệp, các yêu cầu thông tin mới và yêu cầu kiểm soát mới sẽ phát sinh theo nhu cầu của nhà quản lý Các biến động nảy sẽ tác động mạnh vào thành phần thông tin kết xuất đầu ra, thành phần kiểm soát, từ đó sẽ làm cho thành phần thu thập đữ liệu đầu vào cũng cần thay đổi, Nói cách khác, yếu tố này fạo áp lực lên tất cả các thành phần cấu thành nên HTTTKT cần được thiết kế, điều chỉnh thay đổi theo tình hình mới
> Quy định của pháp luật các văn bản pháp lý (như luật kế toán, chuân mực kế toán, thông tư hướng dẫn, .) của các cấp độ quản lý nhà nước quy định về quản lý, hướng dẫn, kiểm soát và điều chỉnh các nội dung trong hoạt động kế toán thuộc tat cả các lĩnh vực trong nền kinh tế Điều này có nghĩa là khi có sự thay đổi trong văn bản pháp quy chỉ phối hoạt động chức năng kế toán thi tat cả các HTTTKT của các đoanh nghiệp đều cần bắt buộc tuân thú theo kế từ khi văn bản pháp quy thay đổi có hiệu lực Tuy yếu tố này không thường xuyên tác động tao áp lực thay đổi lên HTTTKT nhưng một khi có sự điều chỉnh thì đây chính là yếu tố có mức độ tác động rộng khắp lên HTTTKT của doanh nghiệp
Trang 32nó, đó chính là sự thay đổi của công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn Nhà quản lý cần đưa ra quyết định về việc có thay đôi HTTTKT bằng cách khởi tạo chu kỳ mới cho chu kỳ phát triển HTTTKT nhằm ứng dụng tiễn bộ công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn †ạo lợi thế cạnh tranh cho doanh nghiệp hay là không
Rõ ràng, với các yếu tố đã phân tích ở trên đã tạo áp lực lên HTTTKT phải thay đối, khi đó chu kỳ phát triển HTTTKT được kích hoạt vòng lặp của nó bao gồm các giai đoạn sau:
> Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các yêu cầu, giải pháp phát triển
> Thiết kế hệ thống: xây dựng các thành phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích bằng mô hình, hình vẽ hoặc văn bản
> Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ thống vảo trong doanh nghiệp và chuyên đổi sang hệ thống mới
> Vận hành hệ thống: tiến hành sử đụng và đánh giá mức độ đáp ứng của hệ thống mới
Như vậy, hệ thống mới này được sử dụng cho đến khi nhà quản lý doanh nghiệp nhận ra nó không còn đáp ứng nhu cầu hiện hành nữa (đo 4 yếu tố áp lực đã phân tích ở trên tiếp tục tác động), điều này có nghĩa là chu kỳ phát triển HTTTKT lại tiếp tục vòng lặp mới với các giai đoạn của nó nhằm hoàn thành mục tiêu của hệ thống
1.2.1.2Mục tiêu và phương thức phát triển hệ thông +* Mục tiêu
Một hệ thống thơng tin kế tốn được vận hành và khai thác thành công khi và chỉ khi nó đạt được các mục tiêu: cung cấp được các thông tin hữu ích; thời gian phát triển hợp lý; thỏa mãn nhu cầu thông tin của doanh nghiệp; người đùng phải hải lòng kế cả nhân viên kế toán (Bộ môn HTTTKT, #ệ thóng thông tin kế toán, tập 3, NXB Phuong Đông, 2012)
Trang 33Về phương thức phát triển, kế thừa từ chu kỳ phát triển hệ thống, HTTTKT có thé phat triển theo 2 phương thức là tuân thủ các giai đoạn chuẩn mực hoặc theo mẫu thử nghiệm:
> Phát triển theo các giai đoạn chuẩn mực: kế thừa từ các giai đoạn của chu kỳ phát triển hệ thống bao gồm lập kế hoạch, phân tích, thiết kế, thực hiện và hỗ trợ hệ thống, chu kỳ phát triển HTTTKT sử dụng những công cụ thiết kế và các tiêu chuẩn riêng này để phát triển hệ thống Hướng phát triển này chia nhỏ quá trình phát triển thành nhiều giai đoạn, trong mỗi giai đoạn tiễn hành xác định mục tiêu, xác định các công việc cụ thé va công cụ thực hiện, kết quả của mỗi giai đoạn được cung cấp thông tin phản hồi cho nhà quản lý để ra quyết định khả năng có thực hiện giai đoạn tiếp theo hay là không
> Phát triển theo mẫu thử nghiệm: phương thức phát triển HTTTKT này thích hợp với các hệ thống xử lý nghiệp vụ nhỏ và có ít người dùng Với cách tiếp
cận này các giai đoạn chuẩn mực mang tính cấu trúc thuộc CKPTHT được bỏ qua nhằm đạt đến một giao tiếp với người dùng nhanh chóng Nhóm thiết kế sẽ tạo ra một mô hình làm việc cấp cao, không chi tiết của hệ thống Sau đó,
người dùng hệ thống sẽ vận hành hệ thống thử nhiều lần, khai báo, nhập liệu và cho thông tin dau ra được kết xuất, quá trình nảy có thể được lặp di lặp lại cho đến khi nào kết xuất đầu ra phủ hợp với nhu cầu, nghĩa là đội thiết kế tao ra sản phẩm HTTTKT thực tế theo mẫu thứ nghiệm ưng ý nhất
1.2.2 Các giai đoạn thuộc chu kỳ phát triển hệ thống thơng tin kế tốn 1.2.2.1Phâm tích hệ thông hiện hành
s* Mục tiêu phân tích hệ thống
Là giai đoạn đầu tiên của chu kỳ phát triển hệ thống, giai đoạn phân tích giúp cho nhà quản lý biết có cần thiết kế một hệ thống mới hay là không, hay chỉ cần cải tiến hệ thống hiện hành hoặc thậm chí là không làm gì cả mà giữ nguyên hệ thống hiện tại Như vậy, giai đoạn phân tích hệ thống cần được chia nhỏ ra thành hai giai đoạn là
khảo sát sơ bộ và đánh giá tính khá thi của các đề xuất nhằm đạt được các mục tiêu
Trang 34> Đạt được sự hiểu biết về hệ thống hiện tại > Nhận dạng các vấn đề cần giải quyết > Nhận dạng thông tin cần thiết
> Đưa ra các yêu cầu cho hệ thống mới > Thiết lập mối quan hệ với người sử dụng
s* Nhân sự tham gia vào giai đoạn phân tích hệ thống
Khi dự án phát triển HTTTKT được phê duyệt, chu kỳ phát triển HTTTKT chính thức khởi động vòng lặp của nó Lúc này, ban chỉ đạo hệ thống thông tin được thiết lập và tiến hành lựa chọn các phân tích viên và các người dùng hệ thống tham gia vào đội phân tích Ngoài các phân tích viên, mỗi phòng ban đều cần có người dùng tham gia vào đội ngũ này Họ có thể là các nhân viên kế toán, những kỹ sư hay chuyên viên kỹ thuật, là giám đốc bộ phận, các giám sát viên hay nhân viên bán hàng
s* Công cụ phân tích hệ thống
Để thực hiện hiệu quả các mục tiêu của giai đoạn phân tích hệ thống, cụ thể hơn là để hoàn thành công tác khảo sát sơ bộ và đánh giá tính khả thị, đội phân tích cần được hỗ trợ bằng các công cụ phân tích hệ thống như sau (Bộ môn HTTTKT, /#¿ thống thơng tin kế tốn, tập 3, NXB Phương Đông, 2012)
> Xem xét đánh giá các tài liệu
Công cụ xem xét đánh giá tài liệu hệ thống giúp đội phân tích nhận biết và phân tích hệ thống hiện hành, phác tháo các đề xuất cái tiến hoặc thay đổi hệ thống từ đó hỗ trợ lập kế hoạch và rà soát, đánh giá hệ thống định kỳ, giúp hệ thống đạt tính bền vững khi tổ chức xây đựng kế hoạch Có ba loại tài liệu đội nghiên cứu quan tâm: tài liệu tổ chức, tài liệu cá nhân và tải liệu xử lý
Trang 35© ' Tài liệu cá nhân tập trung trình bày cách thức các cá nhân thực hiện công việc của họ, bao gồm bang m6 tả công việc, thủ tục thủ công, tiêu chuẩn
thực hiện và cấu trúc điều hành máy tính Đặc tính chỉ tiết của tài liệu cá nhân giúp đội nghiên cứu đễ đàng xác định nguồn gốc của vấn đề cần giải quyết hơn
© Tài liệu xử lý cung cấp thông tin về nơi giao tiếp giữa các nhiệm vụ cá nhân và giữa các nhiệm vụ này với hệ thống máy tính Tài liệu này chỉ rõ phương thức xử lý với các thủ tục nhập liệu bằng tay và nhập liệu tự động bằng máy, bao gồm các lưu đồ, các biêu mẫu và báo cáo mẫu Thông qua lưu đồ, đội nghiên cứu xác định các tiến trình tuần tự được thực hiện tạo nên hệ thống Tiến trình này có thể tạo gợi ý cho các phân tích viên giải quyết các vấn đề tồn tại Đội phân tích cũng dễ dàng xác định thành phần thu thập đữ liệu đầu vào khi kiểm tra các biểu mẫu cũng như tìm hiểu thành phần thông tin kết xuất đầu ra được mô tả trong báo cáo mẫu, từ đó đội phân tích có một cái nhìn kết nối giữa các thành phần đầu vào, xử lý và đầu ra để đề xuất các giải pháp cụ thể hơn nhằm thỏa mãn yêu cầu mới về thông tin đầu ra hoặc ứng dụng một kỹ thuật công nghệ mới vào cơng tác kế tốn
Trước khi ra quyết định phát triển HTTTKT theo hướng nảo, việc xem xét đánh giá tài liệu là quan trọng và hữu ích Tuy nhiên, công cụ này chỉ thực hiện được khi các dự án
phát triển HTTTKT trước đây tuân thủ lập tài liệu đầy đủ cho hệ thống Ngoài ra tính
cập nhật của các loại tải liệu cũng cần được quan tâm khi tiễn hành nghiên cứu > Phóng vẫn
Công cụ này giúp đội phân tích thực hiện được các mục tiêu là tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại của hệ thống hiện hành và thiết lập mối quan hệ với người sử dụng
Trang 36kỹ thuật công nghệ, phạm vi của vấn đề cần giải quyết, những khó khăn khi cung cấp yêu cầu thông tin mới hoặc sự chấp nhận của người dùng khi ứng dụng một kỹ thuật mới vào cơng tác kế tốn, Ngoài ra trong khi thực hiện phỏng vấn, thành viên đội phân tích có thể ghi nhận hoặc thu thập các biểu mẫu đầy đủ nhằm đùng cho việc xem Xét lại sau nảy
Về mục tiêu thiết lập mối quan hệ với người sử dụng, cần lưu ý các nhân viên thừa hành chỉ ủng hộ và phối hợp tốt trong quá trình phỏng vấn cũng như trong quá trình xây dựng hệ thống mới sau này khi các nhân viên nhận ra rằng lãnh đạo của họ cũng ủng hộ dự án phát triển HTTTKT
> Mô hình dữ liệu
Căn cứ vào thông tin thu thập được về phương thức và quá trình xử lý đữ liệu để cung cấp thông tin dau ra của hệ thống từ công cụ xem xét đánh giá tài liệu và phỏng vấn, đội phân tích mô tá lại cấu trúc dữ liệu của hệ thống hiện hành thông qua công cụ mô hình đữ liệu Kỹ thuật này thường được tiếp cận thông qua sơ đồ quan hệ thực thê (xác định dữ liệu của hệ thống có các thực thể nảo, cần thu thập đầu vào các thuộc tính gì mô tả cho từng thực thé, từ đó xác định mối quan hệ liên kết giữa các thực thê với nhan)
Mô hình đữ liệu là điều kiện đảm bảo quá trình xứ lý dữ liệu cúa hệ thống luôn được cập nhật và thoả mãn nhu cầu thông tin đầu ra, trong đó các dữ liệu đầu vào về các thực thê cũng như mối quan hệ giữa các thực thê có thé dé dang diéu chỉnh khi có các yêu cầu thông tin mới trong tương lai
> Mô hình xử lý
Khi tiến hành khảo sát sơ bộ, đội phân tích cần minh họa lại hệ thống hiện hành Kỹ thuật tổ chức và mô tả lại các thành phần của một hệ thống như quá trình đữ liệu, nhập liệu, xử lý và đầu ra được gọi là mô hình xử lý của hệ thống với công cụ phố biến là lưu đồ và sơ đồ đòng dữ liệu Sơ đồ đòng dữ liệu cho phép đội phân tích nhìn ra dòng dữ liệu giữa các tiến trình, các tập tin, nơi bắt đầu và điểm kết thúc của dòng dữ liệu
Trang 37> Bảng câu hỏi
Như đã trình bày, đội phân tích cần sử dụng bảng câu hỏi kết hợp với các công cụ khác khi thực hiện khảo sát sơ bộ hệ thống Tương tự với công cụ phỏng vấn, công cụ bảng
câu hỏi giúp đội phân tích tìm hiểu những vấn đề đang tồn tại của hệ thống hiện hành, tuy nhiên khá năng thiết lập mối quan hệ với người sử đụng của công cụ nảy không thê hiện rõ như công cụ phỏng vấn Nói cách khác, bảng câu hỏi và phỏng vấn cần được sử dụng phối hợp với nhau đo bảng câu hỏi giúp đội phân tích đảm báo mọi dữ liệu cần thiết đã được thu thập theo chiều rộng, còn phỏng vấn trực tiếp giúp đội phân tích phát hiện khai thác các thông tin quan trọng theo chiều sâu
> Đo lường công việc
Từ mục 1.2.1.1, một trong những nguyên nhân †ạo áp lực thay đổi HTTTKT hiện hành là hệ thống bị quá tải và không thể cung cấp thông tin kết xuất đầu ra theo tình hình
yêu cầu mới Do đó, nhằm xác định các nhiệm vụ chưa được hoàn thành trong hệ
thống hiện hành thì việc tìm hiểu khối lượng công việc, xác định cường độ hoặc khối lượng của những nhiệm vụ này là cần thiết trong quá trình kháo sát sơ bộ Cách thức tiến hành công cụ này là phân tích, tính tốn lượng thời gian trơi qua trung bình cho nhiệm vụ hoặc đếm số lượng đầu ra từ một tác vụ của hệ thống như số lượng các mẫu
biểu đã hoàn thành hoặc số lượng báo cáo đã lập, Điều này giúp cho đội phân tích tính toán hiệu quả của tác vụ thông qua số lượng đầu ra trong một đơn vị thời gian hoặc số lượng đầu ra của mỗi nhân viên
> Xem xét báo cáo kiểm toán
Xem xét lại các báo cáo do các các kiểm toán viên nội bộ hoặc kiểm toán viên độc lập ban hành là một công cụ hữu ích mà đội phân tích có thể quan tâm Kết quả của quá trình kiểm toán hoạt động, phân tích các điểm yếu và các khá năng cải tiễn quy trình hoạt động tại các phòng ban là báo cáo kiểm toán hoạt động của kiểm toán viên nội bộ
Trang 38thể tham khảo thêm các điểm yếu kém và những đề nghị hữu ích cho mình để xác định được các vấn đề cần giải quyết của hệ thống hiện hành
Tóm lại, ngồi cơng cụ xem xét đánh giá tài liệu và phỏng vấn, đội phân tích cần sử dụng phối hợp các công cụ khác như sơ đồ, bảng câu hỏi, báo cáo kiểm toán và kỹ thuật đo lường công việc để tăng cường sự hiểu biết của họ về HTTTKT hiện hành
+* Khảo sát sơ bộ
Mục tiêu cúa khảo sát sơ bộ là tìm hiểu về chiến lược phát triển doanh nghiệp, về đặc điểm hoạt động, nhu cầu thông tin và yêu cầu quán lý của doanh nghiệp, về các thành phần của HTTTKT cũng như mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào cơng tác kế tốn trong doanh nghiệp Trong khi khảo sát, đội phân tích hệ thống sử dụng những công cụ với các nội dung chi tiết công việc đã trình bày ở trên để xác định những khía cạnh về đòng dữ liệu, tính hữu hiệu, tính hiệu quả và kiểm soát nội bộ của HTTTKT hiện hảnh
+* Đánh giá giải pháp kha thi
Theo Marshall B.Romney va Paul J.Steinbart (2012), trong suốt giai đoạn phân tích hệ thống, nghiên cứu khả thi là một công việc cần được cập nhật thường xuyên Phạm vi xem xét tính khả thi phụ thuộc vào quy mô và bản chất của hệ thống hiện hành Theo nhóm tác giả này, nhân sự tham gia vào công tác đánh giá bao gồm nhà quản lý, nhân viên kế toán có kỹ năng kiểm soát và kiêm toán tốt, phân tích viên và người dùng hệ thống
Trang 39> Khả thi về kỹ thuật công nghệ: đội đánh giá cần trả lời câu hỏi tình trạng cơ sở hạ tang, phan mém may tinh va thiết bị máy tính của hệ thống hiện có hoặc
sẽ có frong tương lai có khả thi về mặt kỹ thuật đủ để thực hiện giải pháp đưa ra hay là không, có tương thích với điều kiện hiện tại của đoanh nghiệp hay không, nghĩa là mức độ ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác kế toán phải phù hợp với mục tiêu và khả năng hiện có của doanh nghiệp thì giải pháp đang xem xét được cho là khả thi về mặt công nghệ
> Khả thi về hoạt động tô chức vận hành hệ thống: câu hỏi nguồn nhân lực hiện tại của doanh nghiệp có thực hiện được giải pháp đã đề xuất hay không cần được đội đánh giá tính khả thi trả lời Khả năng thích ứng và kỹ năng của người dùng với kỹ thuật mới; mức độ thỏa mãn cũng như kỳ vọng của người dùng về khả năng xử lý phần việc tồn đọng, cải tiến hệ thống của hệ thống mới; mối quan hệ giữa người dùng và hệ thống (tâm lý sợ hãi, chống đối); quyết tâm thực hiện và các biện pháp hỗ trợ kịp thời từ ban chỉ đạo; là
những vấn đề cần được xem xét khi đánh giá tính khả thi của khía cạnh này Nếu một giải pháp không đáp ứng được các vấn đề được đưa ra thì giải pháp đó không khả thi về mặt hoạt động tổ chức vận hành
> Khả thi về pháp lý: khi xem xét tính khả thi ở tiêu chí này, đội đánh giá cần đám bảo sau khi thực hiện giải pháp đã đề xuất thì hệ thống vẫn tuân thú, phù hợp với mọi nghĩa vụ pháp lý, quy định về hợp đồng giữa các bên liên quan (nếu có) cũng như tuân thủ, phù hợp với các quy định của luật pháp và chính sách, chế độ doanh nghiệp đã đăng ký
Trang 40thông tin thì đoanh nghiệp cần có một hệ thống được thực hiện trong thời gian ngắn Như vậy, khi xác định tính khả thi về thời gian, đối với mỗi giải pháp đội đánh giá dự kiến khung thời gian cần thiết để nhận trang bị, cung cấp phần mềm, tập huấn cho người sử đụng và chuyển đổi sang hệ thống mới Khung thời gian dự kiến này sẽ được so sánh với giới hạn yêu cầu thời gian thực hiện được đoanh nghiệp cho phép để kết luận giải pháp có tính khả thi về mặt thời gian hay là không
> Khả thi về kinh tế: mục tiêu trong đánh giá tính khả thi về mặt kinh tế là xác định những thay đổi của hệ thống có tao ra gid trị tăng thêm cho doanh nghiệp hay không, có hiệu quả về mặt tài chính hay không Để thực hiện, đội đánh giá ước tính lợi nhuận đạt được có tương xứng với các chi phí dự kiến hay không,
nghĩa là giải pháp đó có hiệu quả, có khả thi về kinh tế hay không s* Báo cáo kết quả phân tích hệ thống
Sau khi hoàn tất giai đoạn khảo sát sơ bộ và nghiên cứu khả thị, đội phân tích hệ thống lập báo cáo gửi cho ủy ban chỉ đạo phát triển hệ thống và các phòng ban có liên quan khác nếu cần Nội dung bản báo cáo mô tả kết quả thu thập được từ 2 giai đoạn Trước tiên đội phân tích cần cho biết rõ nguyên nhân dẫn đến việc nghiên cứu hệ thống là do giải quyết một vấn đề với hệ thống hiện hành hay đáp ứng một yêu cầu mới về thông tin hoặc mong muốn ứng đụng kỹ thuật mới Báo cáo viên cũng cần xác định rõ phạm vi của dự án, các hạn chế của hệ thống hiện hành cũng như các yêu cầu cho hệ thống mới; đồng thời trình bảy ngắn gọn các thủ tục đã được thực hiện trong quá trình khảo sát sơ bộ thông qua các công cụ cụ thể nào cùng với phụ lục tài liệu đã thu thập được và mô tả lại về sự vận hành của hệ thống hiện hành; từ đó nêu rõ vấn đề cần giải quyết