Kaizen và việc áp dụng Kaizen ở các doanh nghiệp Việt Nam

Đề tài: Kaizen và việc áp dụng Kaizen ở các doanh nghiệp Việt Nam I) Lời mở đầu Trong một môi trường xã hội luôn thay đổi như thế, những xí nghiệp và các tổ chức hoạt động kinh doanh buộc phải tự thay đổi. Họ phải linh hoạt trong việc điều chỉnh phương thức quản lý kiểu truyền thống lạc hậu trước đây để đáp ứng những biến đổi của môi trường quản lý và để phục vụ tốt hơn nhu cầu của khách hàng. Tuy nhiên, bất chấp sự thay đổi chóng mặt của xã hội, hiện vẫn còn những giá trị và ước vọng còn tồn tại mãi với thời gian. Theo một báo cáo điều tra được tiến hành với hơn 500 doanh nghiệp sản xuất cùng các công ty tham gia bởi JMAC (Hiệp hội quản lý doanh nghiệp Nhật bản), thì những vấn đề được lưu tâm hàng đầu trong lĩnh vực sản xuất chính là chất lượng (Q), chi phí (C), và giảm thời gian vận chuyển (D). Nói một cách khác, sụ cải tiến trong chất lượng, chi phí và thời gian vận chuyển là mối quan tâm của những nhà doanh nghiệp và của ngành công nghiệp sản xuất. Việc triển khai Kaizen trong toàn công ty sẽ rất hiệu quả và nó sẽ là công cụ hữu hiệu để biến những ước vọng của các nhà sản xuất thành hiện thực. Phương thức để áp dụng Kaizen trong toàn công ty không đòi hỏi bất kỳ một công nghệ kỹ thuật đặc biệt nào cũng như không tốn quá nhiều vốn đầu tư Các doanh nghiệp Việt Nam cũng không đứng ngoài vòng xoáy đó, những lợi ích to lớn ma Kaizen mang lại góp phần làm cho sự phát triển của doanh nghiệp ngày càng bền vững hơn. Chính vì thế trong đề tài này em muốn tìm hiểu về Kaizen , việc áp dụng Kaizen ở các doanh nghiệp Việt Nam hiện nay như thế nào ? Từ đó có thể đưa ra các giải pháp nhằm khuyến khích , duy trì việc áp dụng Kazen vào các doanh nghiệp II) Giới thiệu về Kaizen 2.1) Khái niệm về Kaizen Kaizen là một thuật ngữ của người Nhật, nghĩa là liên tục (“kai”) cải tiến (“zen”). Trong tiếng Trung Quốc, Kaizen được phát âm là Gansai, được hiểu là hành động liên tục cải tiến (“gan”) và là hành động mang lại lợi ích cho xã hội hơn là cho lợi ích cá nhân (“sai”). Chiến lược Kaizen kêu gọi nỗ lực cải tiến liên tục không ngừng đối với mọi cá nhân trong tổ chức, không phân biệt là nhà quản lý hay công nhân trong tổ chức đó. Vậy kaizen là hoạt động cải tiến liên tục với sự tham gia của mọi người nhằm cải thiện không ngừng môi trường làm việc, cuộc sống mỗi cá nhân, mỗi gia đình. Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên. Có hai cách tiếp cận để nâng cao năng suất trong các công ty: - Cách tiếp cận từng bước – Kaizen. - Cách tiếp cận mang tính đột phá – Đổi mới Khi áp dụng ở nơi làm việc, Kaizen nghĩa là cải tiến liên tục và nó đòi hỏi sự cam kết và nỗ lực liên tục của mọi người, các cán bộ quản lý cũng như mỗi cán bộ công nhân viên. Kaizen là những cải tiến nhỏ thực hiện từng bước trong một thời gian dài. Thực tế, các công ty Nhật thường chú trọng thực hiện Kaizen hoặc chương trình có sự tham gia của nhân viên vì các chương trình này nằm trong tầm kiểm soát của các cán bộ quản lý. Kaizen ít tốn kém hơn là đầu tư mới. Nó nâng cao chất lượng công việc nó ghi nhận sự tham gia của nhà quản lý, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ và giảm chi phí hoạt động. Các nhà quản lý phương Tây tôn sùng đổi mới. Đổi mới là sự đột phá về công nghệ hoặc áp dụng các kỹ thuật sản xuất mới. Đổi mới mang tính đột phá và gây tác động mạnh còn Kaizen thì dần dần và tinh tế, kết quả không nhìn thấy ngay. Trong khi Kaizen là một quá trình liên tục thì đổi mới thường là hiện tượng tức thời. -Kết hợp Kaizen và đổi mới Trong thực tế không có cái gì tồn tại vĩnh cửu. Tất cả các hệ thống đều đi đến sự xuống cấp sau khi chúng được thiết lập. Một trong các định luật nổi tiến nhất của Parkinson là “Một tổ chức khi đã hình thành được một cấu trúc thì cũng là lúc tổ chức đó bắt đầu xuống cấp”. Nói cách khác, để cải thiện hoặc thậm chí để duy trì hiện trạng thì tất yếu phải có những nỗ lực liên tục. Khi không có sự nỗ lực cải tiến liên tục thì sự xuống cấp là không tránh khỏi. Do đó, thậm chí khi đổi mới tạo ra một chuẩn mực hoạt động mới tồn tại thì mức hoạt động mới cũng sẽ suy giảm nếu như chuẩn mực này không được bổ sung và cải tiến liên tục. Do vậy, bất cứ khi nào đổi mới đạt được thì nó phải được tiếp nối với các hoạt động của Kaizen để duy trì và cải tiến nó. Trong khi đổi mới là một sự đột phá mà ảnh hưởng của nó được tạo dựng dần dần nhờ sự cạnh tranh có chủ ý và sự phá huỷ các chuẩn mực, còn Kaizen là nỗ lực với các ảnh hưởng tích luỹ đánh dấu một tiến bộ vững chắc theo thời gian. Nếu các chuẩn mực chỉ tồn tại để duy trì hiện trạng, chúng sẽ không bị ảnh hưởng chừng nào mức hoạt động đó có thể chấp nhận được. Kaizen, mặt khác có nghĩa là một nỗ lực thường xuyên không chỉ để duy trì mà còn nâng cấp các chuẩn mực. Các nhà chiến lược Kaizen tin rằng các chuẩn mực về bản chất là dự định giống như các bậc đá với một chuẩn mực này dẫn tới chuẩn mực khác khi các nỗ lực cải tiến liên tục được thực hiện. Các khái niệm Kaizen cơ bản Để thực hiện Kaizen, ban lãnh đạo cần nắm bắt và vận dụng các khái niệm cơ bản: - Kaizen và quản lý - Quá trình và kết quả quá trình - Chu trình PDCA - Chất lượng là hàng đầu - Quyết định dựa trên sự kiện - Quá trình tiếp theo là khách hàng 2.Các bước thực hiện Kaizen tại nơi làm việc: Các bước thực hiện Kaizen tuân thủ theo vòng PDCA. Từ bước 1 đến bước 4 là P (kế hoạch), bước 5 là D (thực hiện), bước 6 là C (kiểm tra) và bước 7, 8 là A (hành động khắc phục hoặc cải tiến). Các bước thực hiện Kaizen giúp chúng ta giải quyết vấn đề dựa trên việc phân tích dữ liệu. Các bước thực hiện Kaizen được tiêu chuẩn hoá như sau: _Bước 1 : Lựa chọn chủ đề _Bước 2 : Tìm hiểu tình trạng hiện tại và xác định mục tiêu _Bước 3 : Phân tích dữ kiệu đã thu thập để xác định nguyên nhân gốc rễ. _Bước 4 : Xác định biện pháp thực hiện dựa trên cơ sở phân tích dữ liệu. _Bước 5 : Thực hiện biện pháp _Bước 6 : Xác nhận kết quả thực hiện biện pháp _Bước 7 : Xây dựng hoặc sửa đổi các tiêu chuẩn để phòng ngừa tái diễn. _Bước 8 : Xem xét các quá trình trên và xác định dự án tiếp theo. Những người kết thúc khoá hội thảo chuyên đề về Kaizen sẽ trở thành lãnh đạo các hoạt động áp dụng Kaizen ở từng xưởng sản xuất. Họ sẽ tiến hành việc áp dụng Kaizen theo từng bước sau : 1. Những yêu cầu trong việc áp dụng Kaizen là điều kiện tiên quyết Phải sáng suốt trong việc bắt đầu áp dụng Kaizen vào những dây chuyền sản xuất thục sự cần đến tiêu chuẩn này. Nếu mọi người không nhận thấy được tầm quan trọng của việc áp dụng Kaizen thì bất kỳ hoạt động nào có liên quan đến Kaizen sẽ không kéo dài lâu. Có thể áp dụng Kaizen từ 1 điểm nhất định sau đó mở rộng từ 1 điểm đến 1 dây chuyền và từ 1 dây chuyền đến những khu vực khác. 2. Việc tiến hành 5S Ngay từ lúc ban đầu áp dụng Kaizen, chúng tôi thường bắt đầu tiến hành với 5S vì nó là điểm cốt yếu trong các hoạt động về Kaizen. Không thực hiện 5S sẽ dẫn đến việc không thể tiến hành đến những hoạt động khác. 5S chính là giai đoạn cơ bản của Kaizen. Lợi ích của 5S chính là mỗi nhân viên có thể tham gia vào hoạt động này mà không đòi hỏi phải có kiến thức hoặc kỹ năng liên quan đến Kaizen. Kết quả của việc thực hiện 5S khá rõ ràng trực quan. Do đó, hoạt động này rất hữu hiệu trong việc cũng cố tinh thần của nhân viên và cho việc áp dụng Kaizen trong toàn công ty. Những mặt hàng và nguyên liệu không cần thiết, công việc quá tải trong quá trình tiến hành những phụ tùng hay hàng hóa thành phẩm được chất đầy lộn xộn trong xưởng sản xuất sẽ dần mất đi khi chúng ta hiểu rõ hơn về dây chuyền sản xuất và chúng ta có thể nhận biết những vấn đề tồn tại trong khu sản xuất. 3. Hoạt động theo quá trình sản xuất Chúng ta nổ lực để làm cho dây chuyền sản xuất trở nên thông suốt đến mức có thể. Quá trình này được tiến hành cùng với 5S. Trong quá trình tiến hành 5S, chúng ta cần khám phá ra những bất cập trong việc lưu thông nguyên liệu, phụ tùng những thành phẩm, bán thành phẩm. Điều chỉnh lại vấn đề lưu thông đòi hỏi thay đổi trong việc bố trí máy móc và địa điểm của kho nguyên liệu. Quy mô sản xuất lớn phải chuyển đổi thành quy mô sản xuất nhỏ. Việc thực hiện phải được tiến hành theo đơn đặt hàng sản xuất được định trước dựa vào ngày vận chuyển. Sau đó, chúng ta có thể bàn đến thời gian sản xuất, từ đó để khách hàng thông báo về thời gian vận chuyển. Những xe tải vận chuyển có thể đậu ở sân vào thời điểm đã định. 4. Phương pháp quản lý trực quan Việc chia sẻ những kiến thức cho việc áp dụng Kaizen trong toàn công ty là quan trọng. Quản đốc xưởng, giám đốc sản xuất và những người có liên quan nên thường xuyên đến thăm khu sản xuất để thu thập những thông tin khác nhau ở đấy. Họ có thể hiểu htêm quy trình thực hiện bằng cách quan sát thực tế những cách làm việc ở khu sản xuất mà không bị gián đoạn. 5. Những quy trình chuẩn mực Những quy trình này được soạn thành từ trang giấy như là cuốn sổ tay về định hướng công việc cho từng người thực hành. Trong cuốn sổ tay định hướng công việc, các bước tiến hành cách bố trí máy móc, chu kỳ thời gian, chất lượng kho đều được nhắc đến. Những người vận hành mới này sẽ được đào tạo theo tiêu chuẩn mới này. Và những quy trình chuẩn mực cũng là công cụ quan trọng trong việc áp dụng Kaizen. Quản đốc xưởng, giám đốc sản xuất có hiểu điều thông thường cũng như những điều khác biệt của quá trình hoạt động bởi những tiêu chuẩn trên và quá trình đấy sẽ được kiểm nghiệm lại bởi Kaizen. 3.Đặc điểm của Kaizen • Là qúa trình cải tiến liên tục nơi làm việc. • Tập trung nâng cao năng suất và thoả mãn yêu cầu khách hàng thông qua giảm lãng phí. • Triển khai dựa trên sự tham gia nhiệt tình của mọi thành viên với sự cam kết mạnh mẽ của lãnh đạo. • Đặc biệc nhấn mạnh hoạt động nhóm. • Thu thập và phân tích dữ liệu là công cụ hữu hiệu. 4. Lợi ích của việc áp dụng KAIZEN - Tích lỹ các cải tiến nhỏ trở thành kết quả lớn (góp gió thành bão). - Giảm các lãnh phí, tăng năng suất. - Tạo động lực thúc đẩy cá nhân có các ý tưởng cải tiến. - Tạo tinh htần làm việc tập thể, đoàn kết. - Tạo ý thức luôn hướng tới giảm thiểu các lãng phí. - Xây dựng nền văn hoá công ty. Khi nhận thức được tầm quan trọng của Kaizen, không phân biệt nhà quản lý hay nhân viên đều có thể bắt đầu từ việc thiết lập hệ thống tư duy mới và xây dựng một môi trường kinh doanh đúng hướng. Mỗi một cá nhân đều luôn tâm niệm những điều dưới đây để xây dựng văn hoá công ty theo chiến lược Kaizen: - Không để một ngày trôi qua không có một số cải tiến được thực hiện ở đâu đó trong công ty. - Kaizen áp dụng trong chiến lược định hướng khách hàng, cùng đảm bảo mọi hoạt động quản lý là dẫn tới tăng sự hài lòng cho khách hàng. - Chất lượng là hàng đầu, chứ không phải là lợi nhuận; một doanh nghiệp sẽ trở nên thịnh vượng khi và chỉ khi khách hàng mua sản phẩm và dịch vụ mà họ hài lòng. - Thừa nhận rằng mọi công ty đều có điểm sai sót vì vậy cần thiết lập văn hoá công ty để mọi nhân viên tự nhận thức một cách thoải mái những sai sót, sau đó sẵn sàng đưa ra ý kiến cải tiến. - Giải quyết công việc theo hướng phối hợp và theo hệ thống chức năng chéo. - Nhấn mạnh vào quá trình và thiết lập phương pháp tư duy định hướng vào cải tiến các quá trình, và thiết lập một hệ thống quản lý ủng hộ và cám ơn nỗ lực đóng góp cải tiến của mọi người. 5.Các yếu tố quyết định sự thành công của hoạt động KAIZEN: - Cam kết của lãnh đạo cao nhất Những nguyên tắc quản lý hiện đại của Kaizen hiện nay đang được ứng dụng rộng rãi ở phương Tây. Kaizen đặc biệt coi trọng vai trò của nhà lãnh đạo phải tập trung hướng tới những khuynh hướng mới trong một công ty như: xu hướng làm việc theo nhóm, tập thể coi trọng hơn là cá nhân; xu hướng quản lý theo mạng lưới, hơn là cơ cấu quản lý theo mệnh lệnh, cấp bậc; xu hướng đầu tư vào chất xám và đào tạo nhân viên, được coi trọng hơn là vốn; xu hướng khuyến khích sự linh hoạt và liên tục cải tiến. - Vai trò của cán bộ quản lý và lãnh đạo nhóm Quản lý có hai thành phần chính là duy trì và cải tiến. Cụ thể, nhà quản lý cần duy trì các chuẩn mực hiện tại về công nghệ, điều hành sản xuất và các hoạt động quản lý khác; và cần liên tục cải tiến các chuẩn mực hiện tại đó để đạt năng suất lao động cao hơn, hiệu quả kinh doanh lớn hơn. Để đạt được chức năng duy trì , nhà quản lý trước hết phải thiết lập được các chính sách, quy định, định hướng và các quy trình quản lý chuẩn mực. Sau đó nhà quản lý phải có nhiệm vụ đảm bảo tất cả mọi người tuân thủ các quy trình chuẩn mực đó thông qua các biện pháp đo lường thường xuyên việc thực hiện các quy định và đo lường các chỉ số phát triển nguồn nhân lực. Để đạt được chức năng cải tiến, nhà quản lý phải nỗ lực liên tục đánh giá lại các chuẩn mực hiện tại, nếu các quy định mà có vấn đề thì thiết lập các chuẩn mực cao hơn. Cải tiến được chia thành đổi mới và Kaizen. Đổi mới đòi hỏi nhà quản lý phải cải tiến mạnh mẽ và kiên quyết quá trình sản xuất kinh doanh hiện tại và cần phải có những khoản đầu tư lớn để thực hiện đổi mới, trong khi đó Kaizen chỉ cần những hành động cải tiến nhỏ tất cả nhân viên nỗ lực phối hợp thực hiện. - Nỗ lực tham gia của mọi người 6. Các chương trình KAIZEN cơ bản: Bao gồm 5 chương trình Kaizen cơ bản đó là: 5S, KSS, QCC, JIT và 7 công cụ thống kê, trong này em sẽ trình bày kỹ về phần 5S: [...]... thời các thắc mắc cũng như chuẩn bị về mặt nhân sự cho doanh nghiệp Việc thứ ba đó là hội doanh nghiệp hàng năm nên có các giải thưởng để tôn vinh các doanh nghiệp có những thành tựu xuất sắc trong việc áp dụng Kaizen, tạo môi trường để các doanh nghiệp giao lưu gặp gỡ chia sẻ kinh nghiệm với nhau 4.2) Giải pháp để áp dụng thành công Kaizen V) Kết luận Những kết quả thu thập được từ việc áp dụng Kaizen. .. nhưng ngại áp dụng vì sợ sẽ làm ảnh hưởng không tốt, gây ra những xáo trộn trong công ty Chính vì điều đó để khuyến khích việc áp dụng Kaizen việc đầu tiên ma ta nên làm đó chính là tuyên truyền , giới thiệu đến các doanh nghiệp một cách toàn diện về Kaizen, giúp các công ty nắm rõ và có các chinh sách nhằm cho việc áp dụng nó Việc thứ hai đó chính là mở các khoá đào tạo ngắn hạn, chuyên sâu và các trung... trung đến từng nhân viên công xưởng Với tinh thần đoàn kết và lạc quan, “tư tưởng” Kaizen trong công nhân đã không mất quá nhiều thời gian để phát huy tác dụng IV) Giải pháp để áp dụng thành công Kaizen trong các doanh nghiệp Việt Nam 4.1) Các giải pháp để khuyến khích việc áp dụng Kaizen vào các doanh nghiệp nước ta Qua phần tìm hiểu tổng quan về Kaizen chúng ta cũng thấy được rất rõ những lợi ích mà... hội để bước vào cuộc cạnh tranh khốc liệt trong nền kinh tế toàn cầu sẽ là mong manh Kaizen là công cụ hữu hiệu cho việc cải thiện năng suất, đặc biệt việc áp dụng Kaizen cho toàn công ty là cách tiếp cận khá hiệu quả cho việc cải thiện các qui trình hoạt động sản xuất Các doanh nghiệp cần phải tiếp tục áp dụng việc triển khai Kaizen trong toàn công ty và Kaizen đã thấm sâu vào từng cung cách hoạt động... phân xưởng trong quá trình vận hành, sản xuất Điều quan trọng là trong suốt thờI gian 30 phút này, không có cuộc họp nộI bộ nào diễn ra Lẽ tất nhiên, các quản đốc cũng không dược gọI hay trả lờI bất cứ cuộc điện thoạI nào 3.2) Thực trạng của việc áp dụng Kaizen ở các doanh nghiệp nước ta Dù đã thịnh hành ở Nhật Bản hơn 40 qua nhưng ở Việt Nam, Kaizen chỉ mới phổ biến trong vài năm gần đây "Cách đây... việc - Khen ngợi - Tóm lại, lãnh đạo là khả năng để chuyển đổi những người thừa hành miễn cưỡng thành những người làm việc tự nguyện Nếu bạn lãnh đạo một cách mênh lệnh, ba điều xấu sẽ xảy ra: nhân viên bị áp lực thụ động mà không có động cơ làm việc, nặng về quy trình nhẹ về thực chất, tổ chức không phát triển III) Thực trạng việc áp dụng Kaizen ở các doanh nghiệp Việt nam 3.1) Sự cần thiết phải áp. .. Chu đáo – Thân thiện được đặt lên hàng đầu Hiệu quả của Kaizen có thể đo được bằng con số, nhưng theo các doanh nghiệp đã ứng dụng Kaizen, lợi ích lớn nhất là xây dựng hình ảnh công ty chuyên nghiệp, tác phong làm việc năng động Ở Việt Phúc, 5S tham gia vào việc xây dựng văn hóa doanh nghiệp và duy trì kỷ luật lao động Giao hàng đúng hẹn trên 90% các đơn đặt hàng (từ 7-15-30 ngày/đơn hàng thay cho 30-90-120... thực hiện các công việc đó Người Nhật luôn tìm cách sao cho người công nhân thực sự gắn bó với công việc của mình Lợi ích của 5S: Nơi làm việc trở nên sạch sẽ và ngăn nắp hơn, tăng cường phát huy sáng kiến cải tiến, mọi người làm việc có kỷ luật Các điều kiện hỗ trợ luôn sẵn sàng cho công việc Chỗ làm việc trở nên thuận tiện và an toàn hơn Cán bộ công nhân viên tự hào về nơi làm việc sạch sẽ và ngăn... hơn -Kaizen khuyến khích mỗI ngày cho một ý tưởng Cách hay nhất để có được ý tưởng mớI là có nhiều ý tưởng Đây chính là ứng dụng của Kaizen trong việc mở rộng đầu óc cho ý tưởng tuôn trào Bạn là ngườI không có khả năng sáng tạo? Ai cũng có khả năng nhưng có lẽ bạn sợ những ý tưởng của mình quá nhỏ hoặc vớ vẩn nên chẳng bao giờ phát biểu hay thực hiện NgườI Nhật đã ứng dụng triết lý Kaizen bằng cách... Toyota, Honda, Canon, Panasonic của Việt Nam ngày mai" Vậy tại sao không thử làm quen với Kaizen và áp dụng vào doanh nghiệp cũng như trong cuộc sống hàng ngày? * 10 nguyên tắc của Kaizen: Tập trung vào khách hàng, Liên tục cải tiến, Xây dựng "văn hóa không đổ lỗi", Thúc đẩy sự cởi mở, Khuyến khích làm việc theo nhóm, Quản lý theo chức năng chéo, Nuôi dưỡng các quy trình quan hệ đúng đắn, Phát huy