Các khái niệm trong EXCEL

Đề tài Các khái niệm trong EXCEL

I.Mở đầu Tin học ngày nay là một ngành học không thể thiếu trong mọi lĩnh vực các bạn có thể tự nghiên cứu để có đợc những kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nớc ta đang bớc vào thời kì công nghiệp hoá hiện đại hoá nhằm đa VN thành nớc công nghiệp văn minh, hiện đại.Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó, công tác đào tạo nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng .Chính vì vậy đối với em lần đầu khi tiếp xúc với máy tính ,em cũng giống nh các bạn khác đều có một cảm giác khác lạ. Nhng sau khi đợc học qua các bài giảng trên lớp và thực hành trên chiếc máy tính của mình , giờ đây máy tính là một công cụ không thể thiếu , đối với em nói riêng và những ai đang sử dụng máy tính nói chung. Giờ đây công nghệ thông tin chắc chẳng còn xa lạ đối với mọi ngời vì nớc ta đang bớc vào thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá với mục đích đa đất nớc ta trở thành nớc công nghiệp hoá văn minh hiện đại. Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên thuộc không chỉ những nhân viên văn phòng mà với bất kì ai biết sử dụng máy tính hiện nay. Excel giúp chúng ta tính toán sắp xếp các dữ liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìmCũng chính vì vậy mà em chọn đề tài Excel cho bài luận văn đầu tiên của em. Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận văn chuyên nghành tin, nên chắc không thể không có thiếu xót hoặc mắc sai lầm.Nên em mong các thầy cô đóng góp ý kiến để lần sau em có thể làm bài tốt hơn Em xin chân thành cảm ơn. II.Thân bài A.Cơ quan tiếp nhận thực tập -Trờng THPT Hoàng Văn Thụ -Địa chỉ : Đờng Lĩnh Lam - phờng Vĩnh Hng-Quận Hoàng Mai - Hà Nội. -Hiệu Trởng :Nguyễn Đình Hoàn -Hiệu Phó :Nguyễn thị Giang -Số lợng nhân viên :45 giáo viên và 5 bảo vệ -Các hoạt động chính của cơ quan là: a. hoạt động về mặt dạy học các hoạt động về thể dục thể thao các hoạt động ngoại khoá vui chơI va học tập b. Ngoài hoạt động trên trờng còn có những hoạt động dạy tin học cho hoc sinh mở lớp tin dạy và khuyến khích học sinh tham gia -Đơn vị đợc bố trí thực tập là : a/ tổ dạy tin của trờng phòng máy của trờng b/ chức năng của phòng là làm những công việc về hồ sơ học sinh phô tô các chứng từ tài liệu vv phòng có hoạt động dạy và hớng dẫn các học sinh những kiến thức cơ bản về tin học 1 Thầy giáo hiệu trưởng Phó hiệu trưởng phụ trách học tập Phó hiệu trưởng phụ trách kỉ luật Trưởng các khoa học Tin học ngày nay là một ngành học không thể thiếu trong mọi lĩnh vực các bạn có thể tự nghiên cứu để có được những kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nước ta đang bước vào thời kì công nghiệp hoá hiện đại hoá nhằm đưa VN thành nước công nghiệp văn minh, hiện đại.Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó, công tác đào tạo nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng .Chính vì vậy đối với em lần đầu khi tiếp xúc với máy tính ,em cũng giống như các bạn khác đều có một cảm giác khác lạ. Nhưng sau khi được học qua các bài giảng trên lớp và thực hành trên chiếc máy tính của mình , giờ đây máy tính là một công cụ không thể thiếu , đối với em nói riêng và những ai đang sử dụng máy tính nói chung. Giờ đây công nghệ thông tin chắc chẳng còn xa lạ đối với mọi người vì nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá với mục đích đưa đất nước ta trở thành nước công nghiệp hoá văn minh hiện đại. Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên thuộc không chỉ những nhân viên văn phòng mà với bất kì ai biết sử dụng máy tính hiện nay. Excel giúp chúng ta tính toán sắp xếp các dữ liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm Cũng chính vì vậy mà em chọn đề tài Excel cho bài luận văn đầu tiên của em. Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận văn chuyên nghành tin, nên chắc không thể không có thiếu xót hoặc mắc sai lầm.Nên em mong các thầy cô đóng góp ý kiến để lần sau em có thể làm bài tốt hơn Em xin chân thành cảm ơn. Các thầy cô phụ trách giám sát kỉ luật Khoa tự nhiên Khoa xã hội Toàn thể học sinh ba khoá 10,11,12 -Sơ đồ trờng học -Sơ đồ tổ chức : -Nhận xét chung :Các thầy cô giáo luôn luôn nhiệt tình giúp đỡ ,cở mở ,tận tình chỉ bảo nghiêm khắc khi phạm lỗi -Cơ sở vật chất : Nhiều thiết bị hiện đại dễ sử dụng a/ Các máy tính (20 chiếc xếp theo hai dãy ) + Cấu hình :Pentum IV ,ổ 40 G, Ram 512 ,Màn hình phẳng Sam Sung,Có hai chiếc máy in Larse. +Có nối mạng bằng mạng điện thoại Chỉ những giờ học internet mới mở cổng mạng. 2 Phòng hội đồng Phòng tin Dãy nhà 3 tầng dành cho học sinh lớp 11A và khoá 12 Dãy nhà 3 tầng dành cho học sinh lớp 10 A và lớp 11B p.Hiệu trưởng Thư viện Căng tin Cổng trường Sân trường Nhà thể chất Trưởng các khoa học Tin học ngày nay là một ngành học không thể thiếu trong mọi lĩnh vực các bạn có thể tự nghiên cứu để có được những kỹ năng sử dụng thành thạo máy tính một cách nhanh chóng và chính xác nhất. Nước ta đang bước vào thời kì công nghiệp hoá hiện đại hoá nhằm đưa VN thành nước công nghiệp văn minh, hiện đại.Trong sự nghiệp cách mạng to lớn đó, công tác đào tạo nhân lực luôn giữ vai trò quan trọng .Chính vì vậy đối với em lần đầu khi tiếp xúc với máy tính ,em cũng giống như các bạn khác đều có một cảm giác khác lạ. Nhưng sau khi được học qua các bài giảng trên lớp và thực hành trên chiếc máy tính của mình , giờ đây máy tính là một công cụ không thể thiếu , đối với em nói riêng và những ai đang sử dụng máy tính nói chung. Giờ đây công nghệ thông tin chắc chẳng còn xa lạ đối với mọi người vì nước ta đang bước vào thời kỳ công nghiệp hoá hiện đại hoá với mục đích đưa đất nước ta trở thành nước công nghiệp hoá văn minh hiện đại. Chắc hẳn bộ phần mềm Excel đã trở lên quên thuộc không chỉ những nhân viên văn phòng mà với bất kì ai biết sử dụng máy tính hiện nay. Excel giúp chúng ta tính toán sắp xếp các dữ liệu tốt và dễ hiểu ,dễ tìm Cũng chính vì vậy mà em chọn đề tài Excel cho bài luận văn đầu tiên của em. Đây có lẽ là lần đầu tiên em làm một bài luận văn chuyên nghành tin, nên chắc không thể không có thiếu xót hoặc mắc sai lầm.Nên em mong các thầy cô đóng góp ý kiến để lần sau em có thể làm bài tốt hơn Em xin chân thành cảm ơn. b/Các máy văn phòng: gồm 01 máy pax ; 01 máy phôtôcopy ; Máy quét ảnh. B. Nội dung thực tập về nghiệp vụ: -Nội dung công việc đợc giao: Lắp ráp máy tính ; cài đặt một số chơng trình ; nhận thức ;đánh văn bản -Tự đánh giá về hiệu quả chất lợng công tác của bản thân : Khá -Khuyết điểm của bản thân :Kiến thức học hỏi còn nông cạn ,kĩ năng giao tiếp khá ,ứng sử tình huống khi làm việc đạt hiểu quả, sinh hoạt đầy đủ khi đợc giao nhiệm vụ C.Đề án thực tập: Phần mềm Excel Phần I : Các khái niệm cơ bản trong EXCEL 1. Màn hình giao tiếp Màn hình giao tiếp của Excel gồm các phần sau : 3 Formula Bar Toolbar Menu Bar Title Bar Sheet Tab Status Bar Word sheet Scool Bar Title Bar : Thanh chứa tên của một tập tin trong Excel. Mộ tập tin trong Excl gọi là một word book, trong một word book có thể chứa một hay nhiều bảng tính( Word sheet), biểu đồ(Chart) Menu Bar : Thanh chứa các lệnh của Excel. Tool Bar : thanh chứa một số lện thông dụng của Excel . Các lệnh này có thể truy xuất trực tiếp bằng chuột. Ngoài Standard Tool Bar và Formatting Toolbar còn có các thanh Toolbar khác có thể cho hiển thị hay dấu trên màn hình bằng lệnh View/Toolbars. Các thanh công cụ có thể cho hiển thị trên cùng một dòng hay nhiều dòng. Thông thờng ta nên cho hiển thị hai Toolbar thờng xuyên dung là Standar Toolbar và Formatting Toolbar. Formula Bar : dòng chứa dữ liệu nhập vào cho một ô hiện hành trên bảng tính. Wordsheet : Bảng tính để ngời sử dụng có thể nhập dữ liệu và xử ký. Mỗi một tập tin trong Excel có chúa nhiều wordsheet gọi là Sheet 1, Sheet 2 , Scroll Bar : Gồm Scroll Bar ngang và Scroll Bar dọc để di chuyển wordsheet bằng chuột. Status bar : dòng chứa chế độ làm việc hiện hành hay ý nghĩa lênh hiện hành của Excel và các tình trạng hiện hành của hệ thống nh Numlock, Capslock, Sheet Tab : Chứa các ký hiệu để chọn bảng tính hay biểu đồ trong một workbook. Trong màn hình trên đang chọn bảng tính Sheet 1 của tập tin Book1 Ready : đang sãn sàng chờ nhạp dữ liệu hay công thức. Enter : đang nhập dữ liêu hay công thức vào một ô. Point : đang ghi một công thức thamc hiêud đến môt địa chỉ. Edit : đang điều chỉnh dữ liêuh hay công thức trong ô hiện hành. Chọn một chế độ này bằng cách di chuyển đến ô muốn điều chỉnh và nhấn phím F2. II. Cấu trúc worksheet 4 II.1 Giới thiệu Worksheet Một worksheet ( hay bảng tính ) có thể hình dung nh mộ tấm bảng lớn hình chữ nhật mà màn hình của máy vi tính trợt trên đó. Tại một thời điểm có thể xem một phàn bản tính thông qua màn hình. Bảng tính gồm nhiều dòng và nhiều cột. - Dòng ( Row) : Bảng tính có 65536 dòng đợc dánh bằng số 1,2,3 , 655536. - Cột ( Column) : Bảng tính có 256 cột đợc đánh bằng ký tự : A,B.C AA,AB, ,IV. - Ô (Cell) : Là giao của một dòng với một cột. Địa chỉ của một ô xác định bằng một cột trớc dòng sau , ví dụ ô B5 - Vùng (Range) : Là một tập hợp ô dạng hình chữ nhật. Địa chỉ của một vùng đợc xác định bởi ô góc trên bên tráI và ô góc dới bên phảI, giữa 2 ô ngăn các nhau bởi dấu hai chem. (:). Ví dụ vùng A2:B6. Có thể xem một ô cũng là một vùng. Di chuyển trong worksheet Tại một thời điểm luôn luôn tồn tại một con trỏ ô trong bảng tính. KKhi nhập d liệu , vào công thức hay thao tác lệnh sẽ tác động đến địa chỉ tại vị trí của con trỏ ô. Các phím di chuyển con trỏ ô thông dụng gồm : Lên một dòng Xuống một dòng Sang phải một cột Sang trái một cột PgUp Lên một trang PgDn Xuống một trang Alt+PgUp Sang trái một trang Alt + PgDn Sang phải một trang Home Về đầu dòng Ctrl+Home Về ô A1 Ngoài ra có thể nhấp chuột tại một ô để di chuyển con trỏ đến ô đó. 5 II.2 Thao tác trên worksheet - Đổi tên worksheet hiện hành. Tên chuẩn của mỗi worksheet là Sheet1, Sheet 2, . Muốn đổi tên worksheet, ta thực hiện lệnh Format/Sheet/Rename và nhập tên mới trong SheetTab . - Chèn thêm một worksheet. Trong mỗi tập tin bảng tính thờng ta có ba bảng tính. Muôna chin thêm một workshêt mới, ta thực hiện lệnh Insert/worksheet. - Huỷ một worksheet hiện hành : Thực hiện lệnh Edit/DeleteSheet. Chọn Ok để đồng ý huỷ worksheet hiện hành. - Di chuyển hay chép một worksheet trong Sheet Tab: thực hiện lênh Edit/Move ỏ Copy sheet Chọn before sheet để di chuyển worksheet, chọn Create a copy để chép worksheet. III. Các kiểu dữ liệu Trong một ô chỉ có thể chứa một kiều dữ liệu. Kiểu dữ liệu của ô phụ thuộc vào ký tự đầu tiên gõ vào. Các kiểu dữ liệu trong moat ô đợc phân ra nh sau : III.1. Kiểu số Ký tự đầu tiên gõ vào là số. Một số đợc nhập vào mặc định la General, sau đó có thể định dạng trình bày số lại theo ý muốn bằng lệnh Format/Cells. III.2. Kiểu chuỗi Ký tự đầu tiên gõ vào là chữ. Riêng trờng hợp đối với ô kiểu chuỗi dạng số, ký tự đầu tiên là dấu nháy đơn (), sau đó là chuỗi số. III.3. Kiểu công thức 6 Ký tự đầu tiên là dấu = . Kết quả trình bày trong ô không phải là các ký tự gõ vào mà chính là giá trị của công thức đó. Ví dụ =2*5+3. Kết quả trình bày trong ô là 13 Các toán tử cơ bản trong một công thức Toán tử số : gồm các toán tử + cộng - trừ * nhân / chia Toán tử chuỗi: & Nối chuỗi Toán tử so sánh : Gồm các toán tử > Lớn hơn < Nhỏ hơn >= Lớn hơn hoặc bằng <= Nhở hơn hoặc bằng = Bằng I. Thao tác trên vùng IV.1. Chọn vùng, cột , dòng a) Chọn vùng Có hai cách chọn vùng: Dùng chuột hay dùng bàn phím. Dùng chuột : di chuột từ ô góc trên bên trái đến ô góc dói bên phải hay ngợc lại, vùng chọn sẽ bị bôi đen. Dùng bàn phím : Giữ phím Shift và gõ các phím di chuyên con trỏ ô để chọn vùng. ( Một cách khác. Gõ phím F8 sau đó gõ các phím di chuyển con trỏ ô). Có thể chọn nhiểu vùng trong một lần bằng cách gõtổ hợp phím Shift_F8 và di chuột trên những vùng khác nhau. b) Chọn dòng Nhấp / di chuột tại đờng biên trái của worksheet c) Chọn cột Nhấp/di chuột tại đờng biên trên của worksheet d) Chọn toàn bảng tính Nhấp tại giao điểm của đờng biên trên và đờng biên trái của worksheet. Thao tác chọn này thờng đợc sử dụng để xoá toàn bộ 7 dữ liệu trên bảng tính hoặc định dạng Font chữ một lần cho toàn bộ bảng tính. IV.2. Xoá dữ liệu vùng a) Chọn vùng muốn xoá b) Gõ phím Delete IV.3. Chép dữ liệu vùng a) Chọn vùng nguồn ( Source area). b) Thực hiện lệnh edit / Copy ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + C). c) Chọn vùng dich có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng dịch . c) Thực hiện lệnh Edit / Paste ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + V) Ghi chú : Khi chép dữ liệu Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu số hay chuỗi, kết quả trình bày trong vùng đích se giống vùng nguồn. Nếu vùng nguồn chứa dữ liệu kiểu công thức, kết quả trình bày trong vùng đích sẽ thay đổi hay không tuỳ thuộc vào công thức trong vùng nguồn tham chiếu địa chỉ tơng đối hay địa chỉ tuyệt đối. IV.4. Sự khác nhau của việc chép một vùng có công thức tham chiếu địa chỉ t ơng đối và địa chỉ tuyệt đối. Công thức tham chiếu địa chỉ tơng đối Địa chỉ tham chiếu có dạng CộtDòng. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu của vùng đích sẽ thay đổi theo nghĩa ph- ơng, chiếu và khoảng cách. Công thức tham chiếu địa chỉ tuyệt đối: Địa chỉ tham chiếu có dạng $Cột$Dòng. Khi chép đến vùng đích, địa chỉ tham chiếu vủa vùng đích sẽ giữ nguyên giống nh vùng nguồn. Ví dụ: Dữ liệu trong các ô A1, A2, A3. A4 tơng ứng là 4,3,1,7. Trong ô B1 gõ công thức địa chỉ tơng đối =A1+2. Kết quả là 6 Trong ô C1 gõ công thức địa chỉ tuyệt đối $A$1+2. Kết quả là 6 8 Chép dữ liệu từ ô B1 đến vùng B2:B4 Công thức ô B2 sẽ là =A2+2. Kết quả là 5 Công thức ô B3 se là =A3+2. Kết quả là 3 Công thức ô B4 sẽ là =A4+2. Kết quả là 9 Chép dữ liệu từ ô C1 đến vùng C2:C4 Công thức ô C2 sẽ là =$A$1+2. Kết quả là 6 Công thức ô C3 sẽ là =$A$1+2. Kết quả là 6 Công thức ô C4 sẽ là =$A$1+2. Kết quả là 6 Trong quá trình nhập một công thức, có sử dụng địa chỉ tơng đối và tuyệt đối, có thể chuyển đổi nhanh giữa dạng tơng đối và tuyệt đối bằn cách gõ phím F4. IV.5. Chuyển dũ liệu vùng a) Chọn vùng nguồn (Source area) b) Thực hiện lện Edit / Cut 9 = A1+2 =$A$1+2 =A3+2 =A4+2 =$A$1+2 =$A$1+2 =A2+2 =A1+2 c) Chọn vùng đích (Destination area) có cùng dạng với vùng nguồn hay di chuyển con trỏ ô đến vị trí của ô góc trên bên trái của vùng đích d) Thực hiện lệnh Edit/Paste II. Thao tác trên File Một file lu trữ các bảng tính trong Excel có phần mở rộng là XLS. Lu ý rằng một file trong Excel có thể nhiều bảng tính và nhiều biểu đồ. V.1. L u File vào đĩa Nếu lu vào đĩa với tên mới a) Thực hiện lệnh File/Save as. b) Chọn th mục trong Save in nhập teen mới trong File name và chọn Save để lu . Trong Save á type chọn dạng của tạp tin để lu : Microsoft Office Excel Workbook, Nếu lu vào đĩa với tên cũ Thực hiện lệnh File/Save hay nhấp chuột vào biểu tợng của Toolbar ( có thể gõ tổ hợp phím Ctrl + S). V.2 Mở một File a) Thực hiện lênh File/Open hay nhấp chuột trên biểu tợng của Standbar Toolbar 10 [...]... hình ảnh trong một bảng tính Đây cũng là một cách tinh xảo để dễ dàng nhìn they ô nào đó tại một vài nơI trong bảng tính 18 Ta có thể sử dụng phơng pháp này để in các ô trong một trang Khi các ô liên kết thay đổi thì các định dạng này cũng đợc áp dụng cho các ô đợc liên kết Đẻ tạo một hình ảnh đợc liên kết ta có thể làm theo các bớc sau đây 1) 2) 3) 4) Chọn các ô có chứa dữ liệu gốc Nháy chute vào Copy... sách dữ liệu trong các ô A1:A10, và muốn các giá trị lớn hơn 50 và nhỏ hơn 200 Ta sử dụng công thức sau : = SUM(IF (A1:A10 >= 50, IF(A1:A10 . thực tập: Phần mềm Excel Phần I : Các khái niệm cơ bản trong EXCEL 1. Màn hình giao tiếp Màn hình giao tiếp của Excel gồm các phần sau : 3. Tham chiếu các hàm Để tham chiếu các hàm ứng dụng trong Excel, giữ phím Shift + F3 sẽ đa ra hộp thoại chứa tất cả các hàm ứng dụng và hớng dẫn các cú pháp