Bớc1 : Bôi đen vùng văn bản cần chia làm nhiều cột
Bớc 2: Kích hoạt mục chọn Format | Columns.. Hộp thoại Columns xuất hiện:
Thiết lập các thông số cho hộp thoại Columns với các ý nghĩa nh sau: - ý nghĩa các hộp chọn ở mục Presets nh sau :
One - 1 cột;
Two - 2 cột;
Three - 3 cột;
Left - chia văn bản thành 2 cột, cột bên trái có chiều rộng bằng một nửa cột bên phải;
Right - chia văn bản thành 2 cột, cột bên phải có chiều rộng bằng một nửa cột bên trái;
Number of Columns;
- Mục Width and Spacing: cho phép thiết lập các thông số về chiều rộng và khoảng cách giữa các cột. Ta có thể dùng chuột (hoặc gõ) thay đổi giá trị mục Width, độ rộng của cột tơng ứng sẽ đợc thay đổi (hãy nhìn hình ở mục
Preview để xem trớc kết quả). Hoặc thay đổi giá trị mục Spacing.
- Khoảng cách giữa hai cột kề nhau cũng đợc thay đổi khi mục Equal
columns width đợc chọn (checked)- thì độ rộng của các cột và khoảng cách
giữa các cột đều bằng nhau. Muốn thay đổi độ rộng mỗi cột hoặc khoảng cách giữa các cột khác nhau, hãy bỏ chọn mục này. Khi đó, có thể điều chỉnh độ rộng hoặc khoảng cách giữa hai cột nào đó một cách trực tiếp.
- Hãy quan sát mục Col #: để biết đợc cột sẽ cần điều chỉnh và không quên xem hộp Preview để nhìn thấy trớc đợc kết quả sẽ đạt đợc.
- Mục Apply to: cho biết phạm vi văn bản sẽ chia thành các cột.
+ Nếu chọn Seleted Text thì chỉ chia cột cho văn bản đã đợc chọn (bôi đen) + Nếu chọn Whole Document, toàn bộ các trang văn bản sẽ đợc chia cột theo thiết lập nh trên.