Một số vấn đề về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp ở Việt Nam

Một số vấn đề về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp ở Việt Nam

lời mở đầu

Nền kinh tế thị trờng với sự định hớng theo con đờng XHCN mà Đảng vàNhà nớc ta đang vận hành hết sức sôi động, nền kinh tế đang đi vào tăng trởngcàng tạo ra nhiều ngành nghề, công ăn việc làm cho ngời dân và thu nhập bìnhquân đầu ngời tăng, ổn định trớc sự thay đổi tác động cả bên ngoài, bên trong

đất nớc Đời sống nhân dân không ngừng đợc nâng cao cả về mặt vật chất lẫntinh thần, tình hình chính trị xã hội tơng đối ổn định

Điều đó có đợc kể từ khi đất nớc chúng ta thực hiện chính sách mở cửa,tạo mọi điều kiện thuận lợi cho các thành phần kinh tế phát triển, cho cácdoanh nghiệp các nhà đầu t có môi trờng tốt để kinh doanh, đầu t Nhân tốchính tạo nên sự vợt bậc đó là sự phát triển không ngừng các loại hình doanhnghiệp, các hình thức kinh doanh tiên tiến và hiện đại, đó là sự ăn lên làm ra cólợi nhuận tốt của các doanh nghiệp chủ đầu t bên Chúng ta đều thấy đợc vaitrò cực kỳ quan trọng của hệ thống doanh nghiệp trong nền kinh tế đất nớc; cóthể nói xã hội hiện đại là xã hội doanh nghiệp, doanh nghiệp ngoài chức năngtạo ra của cải, hàng hóa sản phẩm đáp ứng nhu cầu khách hàng, tạo sự thịnh v-ợng cho nền kinh tế nếu doanh nghiệp kinh doanh tốt, còn nếu kinh doanh kém

nó tạo ra sự rối loạn trong nền kinh tế và cả xã hội Vì thế nhà n ớc cần phải cóchiến lợc định hớng cho các loại hình doanh nghiệp

Nhng trớc hết bản thân các doanh nghiệp cũng phải xác định đúng chiếnlợc phát triển của mình ở tầm toàn doanh nghiệp hay ở các đơn vị, các cấpchức năng, hay ở các giai đoạn khác nhau trong quá trình quản lý doanhnghiệp Để doanh nghiệp có thể kinh doanh phát đạt đòi hỏi không chỉ sự lỗlực của mọi thành viên trong doanh nghiệp mà còn phải thực hiện thật tốt cácnhiệm vụ chính nh: Lập kế hoạch kinh doanh chu đáo nh thế nào? thực hiện rasao, cần tổ chức lãnh đạo những gì? và công tác kiểm tra kiểm soát phải thựchiện nh thế nào? để đảm bảo thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp đặt ra

Kiểm soát là một giai đoạn của quá trình quản lý, nó đợc xem xét ở mức

độ doanh nghiệp và bản thân nó cũng là quá trình liên tục là một trong nhữngchức năng rất quan trọng Thông qua công tác kiểm soát có thể kiểm định, điểuchỉnh hoạt động quản trị ở các lĩnh vực nhằm đạt đợc mục tiêu của doanhnghiệp

Để có thể thực hiện tốt công tác kiểm soát cần có sự đòi hỏi khác nhau vềcon ngời, phơng tiện, công cụ, phơng pháp kiểm soát sao cho phù hợp Bêncạnh đó cũng phải có sự kiểm tra kiểm soát về nhiệm vụ trách nhiệm của cáccấp quản lý và của ngời lao động trong doanh nghiệp

Đợc sự hớng dẫn của thầy Phạm Vũ Thắng em nghiên cứu đề tài “Một số vấn đề về công tác kiểm soát trong doanh nghiệp ở Việt Nam” với kết cấu đề

tài nh sau:

Chơng I: Tính tất yếu và mục đích của công tác kiểm soát trong doanh

nghiệp

Chơng II: Trình tự, nội dung của công tác kiểm soát.

Chơng III: Hình thức và phơng pháp kiểm soát.

Chơng IV: Hệ thống kiểm soát trong doanh nghiệp.

Mặc dù đề tài này đợc xem xét ở tầm vi mô song chắc chắn không tránhkhỏi thiếu sót, rất mong đợc sự chỉ bảo thêm của các thầy các cô Trớc khi đivào phần nội dung, em xin chân thành cảm ơn thầy Phạm Vũ Thắng đã tận tìnhgiúp đỡ em hoàn thành đề án này

Chơng I: tính tất yếu và mục đích của kiểm

soát trong doanh nghiệp

Kiểm soát là việc dựa vào các định mức, các chuẩn mực, các kế hoạch đã

định để đánh giá hiệu quả công tác quản trị của các cấp và để đề ra các biệnpháp quản trị thích hợp nhằm đạt đợc những mục tiêu của doanh nghiệp

H.Fayol đã khẳng định “Trong ngành kinh doanh sự kiểm soát gồm cóviệc kiểm chứng xem xét mọi việc có đợc thực hiện theo nh kế hoạch đã đợcvạch ra với những chỉ thị, những nguyên tắc đã đợc ấn định hay không Nó cónhiệm vụ vạch ra những khuyết điểm và sai lầm để sửa chữa ngăn ngừa sự táiphạm Nó đối phó với mọi sự vật, con ngời và hành động”

Goctr: “Sự hoạch định quản trị tìm cách thiết lập những chơng trình thốngnhất, kết hợp và rõ ràng” còn “ Sự kiểm soát quản trị tìm cách bắt buộc côngviệc phải theo đúng với kế hoạch”

Từ những quan điểm nói trên về kiểm soát có thể rút ra mục đích cơ bảncủa kiểm soát là:

 Xác định rõ những mục tiêu, kết quả đã đạt đợc theo kế hoạch đã định

 Xác định và dự đoán những biến động trong lĩnh vực cung ứng đầu vào,các yếu tố chi phí sản xuất cũng nh thị trờng đầu ra

 Xác định chính xác, kịp thời những sai sót xảy ra và trách nhiệm củacác bộ phận có liên quan trong quá trình thực hiện chính sách chỉ thị

 Tạo điều kiện thực hiện một cách thuận lợi các chức năng: uỷ quyền,chỉ huy và thực hiện chế độ trách nhiệm cá nhân

 Hình thành hệ thống thống kê, báo cáo với những biểu mẫu có nội dungchính xác thích hợp

 Đúc rút, phổ biến kinh nghiệm, cải tiến công tác quản lý nhằm đạt mụctiêu đã định, trên cơ sở nâng cao hiệu suất công tác của từng bộ phận,từng cấp, từng cá nhân trong bộ máy quản trị kinh doanh

Sự cần thiết của kiểm soát nảy sinh từ ý muốn của những ngời ra quyết

định, muốn biết kết quả những hành động của mình hoặc những ngời có thẩmquyền, muốn xem tổ chức hoạt động có phù hợp với mục tiêu không Ngoài racòn do bản thân mối liên hệ giữa các hoạt động kiểm soát

Kiểm soát có ý nghĩa to lớn trong việc phối hợp các hoạt động quản trị từxác định mục tiêu, xây dựng chiến lợc, xác định cơ cấu, đổi mới và kích thích

động cơ của ngời lao động trong doanh nghiệp

Để khẳng định tính tất yếu của kiểm soát từ sự tác động của nó tới hệthống quản trị, nó đợc thể hiện ở sơ đồ sau:

Tác động giữa quyết định và kiểm soát

Việc kiểm soát đợc thực hiện trong hai loại hệ thống khác nhau đó là hệthống quyết định và hệ thống thông tin trong doanh nghiệp

Khuynh h ớng(ý t ởng)

Mục tiêu

Các quyết định

th ờng dùng

Tác động đối với môi tr ờng

Xác định chiến

l ợc và cơ cấu

Hệ thống thông tin

Chơng II: Trình tự và nội dung của công tác kiểm soát

1 `Trình tự của quá trình kiểm soát

Kiểm soát là một quá trình gồm ba bớc đó là:

 Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát ( định mức, chuẩn mực)

 Đo lờng, so sánh mức độ đạt đợc với các tiêu chuẩn đã định

 Điều chỉnh các sai lệch

Cụ thể nh sau:

1.1 Thiết lập tiêu chuẩn kiểm soát

1.1 1 Các loại tiêu chuẩn

Tiêu chuẩn là những mốc mà từ đó ngời ta có thể đó lờng thành quả đã đạt

đợc Thông thờng các tiêu chuẩn đề ra đặc trng cho các mục tiêu hoạch định củadoanh nghiệp Các tiêu chuẩn đặt ra thờng đợc phản ánh về mặt định tính hay mặt

định lợng Tuy nhiên, ngời ta cố gắng lợng hoá các tiêu chuẩn

Thí dụ:

Khả năng tổ chức, năng lực hoạch định, khả năng chỉ huy, uy tín… ợc đ

đặt ra cho từng loại quản trị viên, đánh giá qua kết quả hoạt động của đơn vị,

sự tin cậy, khâm phục của đồng nghiệp và cấp dới

Để đánh gía đợc cần thông qua các nhân tố trung gian: quản trị viên cáccấp có liên quan, công nhân… hoặc xác định một chơng trình quảng cáo có đạt

đợc các mục tiêu ngắn hạn và dài hạn

1.1.2 Các bớc xác định đánh giá các tiêu chuẩn

- Xác định các mục đích, kết quả cuối cùng bằng số nh: gia tăng tài sản cố

định, lãi do bán hàng… Sắp xếp các yếu tố quan trọng theo thứ bậc có ảnh hởng tới thực hiện mục đích

Xác định các tiêu chuẩn kiểm soát bằng các đơn vị tính toán cụ thể:bằng tiền, bằng đơn vị sản phẩm, số giờ làm việc…

- Tập hợp các yếu tố và diễn tả mối quan hệ giữa chúng trên biểu đồ haysơ đồ

- Nghiên cứu phân tích chỉ ra đợc thành tích hay tồn tại qua so sánh giữakết quả đạt đợc với mục tiêu đề ra theo dự kiến

- Xác định xu hớng phát triển mới, dự kiến khó khăn rủi ro có thể xảy ra

- Xác định các phơng pháp, công cụ kiểm soát cần dùng Các báo cáo

định kỳ, khả năng vốn, khả năng tổ chức phối hợp hoạt động…

- Kiểm tra lại báo cáo, sơ đồ, biểu đồ xem có phản ánh đợc nội dung biệnpháp kiểm soát đã đặt ra hay không

1.2 So sánh kết quả đạt đợc với những tiêu chuẩn đã đặt ra

Mục đích của bớc này: đánh giá đúng kết quả đã đạt đợc, khẳng địnhthành tích, phát hiện sai lệch làm cơ sở đề ra giải pháp

Để đánh giá một cách khách quan cần thực hiện các nguyên tắc sau:

 Phải căn cứ vào những tiêu chuẩn đã đặt ra để đánh giá kết quả

Vận dụng nguyên tắc này sẽ khó khăn trong trơng hợp kiểm soát nhữngmục tiêu định tính khó có thể đo lờng đợc nh: cải tiến tổ chức sản xuất, nângcao trình độ chuyên môn, rèn luyện phong cách tác phong làm việc

Để khắc phục tình trạng này cần cụ thể hoá các tiêu thức nh:

- Xác định kết quả, mục tiêu cuối cùng

- Đánh giá thông qua các mục tiêu chung tâm

- Dùng chỉ tiêu chu kỳ sản xuất để đánh giá kết quả tổ chức sản xuất

- Dùng những tiêu chuẩn về phẩm chất, trình độ kiến thức, uy tín để đánhgiá việc nâng cao trình độ

 Đảm bảo tính khách quan trong kiểm soát

Để đảm bảo nguyên tắc này trong quá trình kiểm soát phải xác định rõtrách nhiệm, thái độ của các cấp quản trị cấp trên, không thành kiến độc đoán,tránh buộc tội bất công, tránh nhận định chủ quan khi cha có chứng cớ Cấp d-

ới phải có lòng tin và chấp hành nghiêm túc những quy định và nội dung kiểmsoát

 Đảm bảo vừa có lợi cho doanh nghiệp vừa có lợi cho cá nhân, bộ phận là đối tợng của kiểm soát Thông qua kiểm soát quản trị viên cấp cao đánh giá đợcnăng lực của quản trị viên cấp dới Đối với cấp dới, họ khẳng định vị trí củamình, những khiếm khuyết, hớng khắc phục để đạt tiêu chuẩn mục tiêu đã

định Đồng thời họ cần cải tiến phơng pháp làm việc, nâng cao năng lực tổchức

1.3 Điều chỉnh các sai lệch

Kiểm soát không chỉ đơn thuần đo lờng kết quả đã đạt đợc so với nhữngtiêu chuẩn đã đặt ra mà còn đề ra những biện pháp để sửa chữa sai lầm Nhờthực hiện bớc trên của quá trình kiểm soát, quản trị viên biết chính xác cầnphải áp dụng những biện pháp sửa chữa ở những khâu, bộ phận, cá nhân nào.Các hớng điều chỉnh sai lệch thờng gồm:

- Tăng cờng huấn luyện, bồi dỡng nhân viên, đình chỉ cách chức…

Sơ đồ quá trình kiểm soát:

Trình tự kiểm soát nhằm hai mục đích:

Kiểm soát ảnh hởng của các quyết định chiến lợc, sách lợc với những hoạt

động doanh nghiệp

Đánh giá, thông báo, nêu nguyên nhân các tồn tại

Công tác kiểm soát trong doanh nghiệp mang tính toàn diện, bao trùm tấtcả các lĩnh vực hoạt động: Marketing, nhân sự, tài chính, sản xuất, kỹ thuật.Một số nội dung kiểm soát chủ yếu:

2.1 Kiểm soát tài chính.

Tài chính là một nhân tố rất quan trọng để đảm bảo doanh nghiệp hoạt

động bình thờng, nếu không có nó cho dù kế hoạch, chiến lợc đặt ra tốt đến

đâu cũng đều bị loại bỏ Do vậy công tác kiểm soát tài chính ở đây đợc xemxét đầu tiên Nói đến tài chính doanh nghiệp chúng ta không đơn thuần hiểu đó

là tiền mà nó còn bao hàm nguồn lực khác về con ngời, hàng hoá, thông tin…

Để kiểm soát đợc trong lĩnh vực này chúng ta cần phải dựa vào các chỉ tiêu, chỉ

số nh khả năng thanh toán ngắn hạn, khả năng thanh toán nhân, chỉ số nợ củadoanh nghiệp, tỷ số về tỷ suất lợi nhuận, vòng quay của vốn và hàng hóa… để

từ đó phân tích đợc năng lực về tài chính doanh nghiệp, cho thấy đợc bức tranh

về thực trạng tài chính của doanh nghiệp, cho thấy đợc tình hình hoạt động sảnxuất kinh doanh của doanh nghiệp có tốt hay không, hiệu quả sử dụng vốn nhthế nào trong cơ cấu nợ của doanh nghiệp… Từ sự phân tích này chúng ta biết

đợc doanh nghiệp đang ở vị trí nh thế nào? cần phải huy động vốn thêm nữakhông, ở đâu và thực hiện công tác trả lơng,tiền thởng, tiển thuế cho ngời lao

động đất nớc ra sao, và sẽ có quyết định đầu t sản phẩm nào ở thị trờng nào, sửdụng công nghệ dây truyền sản xuất gì thích hợp để đáp ứng nhu cầu thị trờng

Thực hiện biện pháp sửa đổi

Điều hành(các tiêu chuẩn) So sánh kết quả (tìm sai lệch) (mục tiêu)Ra

Phân tích nguyên nhân sai lệch

quá trình quản lý nào Con ngời là nhân tố quyết định sự tồn tại, phát triên củadoanh nghiệp.

Trong quá trình kinh doanh doanh nghiệp đòi hỏi phải tuyển ngời vào, họcần phải đáp ứng những yêu cầu gì, những đòi hỏi mà ban lãnh đạo doanhnghiệp đặt ra nh về kinh nghiệm, năng lực trình độ về ngoại ngữ, tin học vàchuyên môn, yêu cầu về phẩm chất đạo đức nh thế nào để có thể phù hợp vớitừng công việc nhiệm vụ đợc giao Kế tiếp giám đốc hay tổng giám đốc doanhnghiệp , bộ phận chuyên trách về nhân sự phải cắt cử ngời lao động, bố trí họvào những vị trí nhất định trong cơ cấu doanh nghiệp sao cho họ có thể pháthuy hết khả năng của mình và quan trọng hơn phải phù hợp với năng lực trình

độ của họ

Những con ngời đó họ làm lợi cho công ty do vậy ban lãnh đạo cần phải

có định hớng về bồi dỡng, đào tạo nguồn nhân lực của mình đáp ứng yêu cầutình hình sản xuất, sự thay đổi về tri thức, khoa học công nghệ để nắm đ ợcnhững cơ hội mới Chính vì thế tiền thởng thỏa đáng, mức lơng hợp lý và sựthăng tiến, cân nhắc họ vào vị trí mới tốt hơn… sẽ là động lực rất tốt cho họthực hiện tốt mọi nhiệm vụ đợc giao

Điều này cần phải đợc phòng nhân sự công ty kiểm soát

2.3 Kiểm soát về tình hình thị trờng doanh nghiệp.

Thị trờng đó là nơi doanh nghiệp thực hiện chức năng đáp ứng nhu cầu vềsản phẩm, là nơi doanh nghiệp có thể tồn tại đợc,kiếm đợc lợi nhuận, và đó làmột chiến trờng không tiếng súng với sự cạnh tranh ở mọi khía cạnh của các

đối thủ cạnh tranh về sự sống còn của mình

Các nhà marketing hay các phòng ban phụ trách về thị trờng cần phảikiểm soát xem trong việc hoạch định chiến lợc việc xác định thị trờng mục tiêunào, lựa chọn đoạn thị trờng nào phù hợp với khả năng nguồn lực của doanhnghiệp cha Hay đối với doanh nghiệp đang hoạt động thì kiểm tra xem thị tr-ờng mục tiêu của doanh nghiệp chiếm tỷ lệ bao nhiêu so với đối thủ cạnh tranh,kiểm soát xem khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp về chất lợng, gía cả đểchiếm lĩnh thị trờng của các doanh nghiệp sản xuất sản phẩm cùng loại, tìmhiểu xem thị hiếu nhu cầu của khách hàng trên thị trờng mục tiêu có gì thay

đổi, hay yêu cầu về sản phẩm của doanh nghiệp để từ đó có giải pháp tốt hơntrong việc thoả mãn nhu cầu khách hàng Từ đó xác định đợc thị trờng tiềmnăng của doanh nghiệp là mở rộng hay thu hẹp…

2.4 Kiểm soát về năng suất và tình hình sản xuất

Không chỉ các doanh nghiệp sản xuất ra sản phẩm mới cần kiểm soát vềnăng suất mà công tác này còn thực hiện ở các doanh nghiệp tạo ra dịch vụ.Sau khi xác định thị trờng mục tiêu, sản phẩm và dịch vụ cần cung cấp vớichất lợng số lợng giá cả… thích hợp nhu cầu khách hàng thì doanh nghiệp tiến

hành sản xuất tạo ra sản phẩm dịch vụ đó Đòi hỏi công tác kiểm soát ở đâythật cụ thể, sát sao đến từng chi tiết, công đoạn…

Kiểm soát xem chúng ta đã có đợc dây truyền công nghệ sản xuất nào, liêu

có khả năng chế tạo sản phẩm mới với số lợng đã đủ so với nhu cầu hay làthiếu hụt trong điều kiện chất lợng đợc tạo ra nh thế nào và với mẫu mã bao bì

có đạt đợc nh mục tiêu, tiêu chuẩn đã đặt ra không Để từ đó có biện pháp cảitiến Đó còn là công tác dự trữ sản phẩm hàng hoá để đề phòng nhu cầu thị tr-ờng thay đổi nh thế nào, liệu số lợng dự trữ đã đủ cha với chi phí dự trữ nhất

định của doanh nghiệp có hiệu quả không, do vậy cần phải xây dựng nhà khobến bãi để đáp ứng yêu cầu dự trữ về hàng hóa

Chúng ta còn phải xem xét xem lợng phế phẩm tạo ra có nhiều không sovới chính phẩm đã đợc tạo ra nó chiếm bao nhiêu, việc thực hiện các quy địnhnguyên tắc trong sản xuất có đúng không Và phải đo lờng đợc khả năng củadoanh nghiệp trong việc sử dụng các nguồn lực kể cả máy móc thiết bị con ng-

ời, khả năng tăng tốc độ sản xuất sản phẩm trên một đơn vị thời gian sao chochi phí nhỏ nhất Số giờ làm việc, bầu không khí thi đua của tập thể công nhântrong doanh nghiệp hay là các cơ sở vật chất trang bị cho sản xuất làm phơngtiện phục vụ cho sản xuất…

2.5 Kiểm soát về thái độ, trách nhiệm của quản trị viên trong doanh nghiệp

Quản trị viên đó là những ngời quản lý ở cấp doanh nghiệp và lao động của

họ là lao động gián tiếp tuy không trực tiếp tạo ra sản phẩm dịch vụ nhng nhữngcông việc mà họ thực hiện lại thật sự quan trọng có ý nghĩa quyết định, vì vậycàng cần phải kiểm soát ở họ không chỉ thực hiện đúng mà còn hiệu quả các côngviệc đợc giao Đánh giá về thái độ của họ trong công việc có tận tâm tận lựckhông, họ có thật sự chú ý vào công việc của mình đợc giao không và họ có tráchnhiệm nh thế nào trong phần việc đợc giao hay là xem xét xem họ có quan hệ tốtvới mọi ngời trong doanh nghiệp và ngoài cộng đồng trong xã hội

2.6 Kiểm soát về mục tiêu

Mục tiêu đó là cái đích, cái kết quả cuối cùng mà doanh nghiệp cần phải

đạt đợc Đó là mục tiêu chung của doanh nghiệp, mục tiêu của các bộ phận,mục tiêu của các quá trình hay các công việc cụ thể Mục tiêu nó đợc nhắc đếntrong khi chúng ta thực hiện hoạch định chiến lợc kinh doanh, vì vậy để có đợckết quả nh mong muốn ban kiểm soát hay giám đốc (tổng giám đốc) phải biết

đợc đâu là mục tiêu dài hạn đâu là mục tiêu ngắn hạn và giữa các mục tiêu này

có thống nhất không, mục tiêu ngắn hạn có nhằm thực hiện mục tiêu dài hạnkhông

Và quan trọng hơn trong quá trình thực hiện mục tiêu hay vạch ra mục tiêucần phải tính đến yếu tố về nguồn lực đó là hạn chế tất yếu bởi không có doanhnghiệp nào tự cho rằng mình d thừa về nguồn lực Ta còn phải tính đến những

khả năng tiềm ẩn đặc biệt là về con ngời và nhất là những khó khăn hay thuậnlợi mà môi trờng cả bên trong bên ngoài doanh nghiệp tạo ra.

2.7 Kiểm soát về việc thực hiện các dự án đầu t phát triển doanh nghiệp

Hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đợc cụ thể hoá băng việcthực hiện các dự án ở các lĩnh vực kinh doanh khác nhau

Để thực hiện tốt dự án cần phải tổ chức ra phòng ban chịu trách nhiệm thựchiện dự án với cơ cấu thích hợp, liệu bộ phận thực hiện dự án hoạt động có hiệuquả không và trách nhiệm của bộ phận đó đã đủ cha…

Bên cạnh đó chúng ta phải xem xét dự án có ảnh hởng nh thế nào đến môitrờng vĩ mô cũng nh môi trơng vi mô Quan trọng hơn đó là lợi nhuận, chi phí

từ việc thực hiện dự án, từ đó xác định triển vọng cũng nh thuận lợi khó khăn

mà doanh nghiệp gặp phải trong tơng lai

Tóm lại:

Nội dung cơ bản của kiểm soát phải trả lời đợc những vấn đề cơ bản sau:+ Mục đích phải đạt đợc của tổ chức là gì? Có những tiêu chuẩn gì đánhgiá mức độ hoàn thành công việc? Cách thức thay đổi khi cần thiết

+ Hội đồng quản trị hay tổng giám đốc ban hành các quyết định quản lýdựa vào những căn cứ nào?

+ Hệ thống sổ sách, biểu mẫu, nguồn thông tin lập ra để cung ứng, phục vụcho việc hoàn thành các báo cáo có hợp lý không? khoa học không?

+ Chế độ trách nhiệm cá nhân trong quá trình thực hiện nhiệm vụ quản lý

và ghi chép sổ sách của từng cấp, từng cá nhân

+ Tình hình tài chính của doanh nghiệp.?

+ Các quan hệ nhân sự trong doanh nghiệp?

Hoạt động trong doanh nghiệp có thể chia thành hai loại đó là: Những hoạt

động thuộc kế hoạch hoá chiền lợc và những hoạt động thuộc kế hoạch tác nghiệp.Dới đây thể hiện mối quan hệ giữa các hoạt động này với hoạt động kiểmsoát của doanh nghiệp

Những hoạt động thuộc kế

hoạch hoá chiến lợc Những hoạt động thuộc kế hoạch hoá tác nghiệp

Loại kiểm soát

- Quyết định các dự án

- Kiểm soát ngân sách

- Kiểm soát tuyển dụng

- Kiểm soát tín dụng

- Kiểm soát hiệu quả quảng cáo

- Kiêm soát giá, thực hiện

- Đánh giá thành tích của ngời lãnh đạo và các nhân viên

- Kiểm soát năng lực của nhân viên.

Chơng III: Hình thức và phơng pháp kiểm soát

- Giúp nhà quản lý doanh nghiệp cấp dới biết đợc những sai sót, khuyết

điểm mình đã gây ra

- Làm cơ sở cho việc thởng phạt, thăng cấp, đào tạo, bồi dỡng đội ngũnhà quản lý cấp cơ sở

Kiểm soát định kỳ muốn có kết quả khả quan cần chú ý kết hợp với điềuchỉnh lơng bổng, thởng, thăng cấp và cấp trên phải tránh tuỳ tiện kiểm soát cấpdới theo ý đồ chủ quan của mình

1.2 Kiểm soát liên tục

Là thực hiện việc kiểm soát thờng xuyên trong mọi thời điểm với mọi cấp,mọi khâu và với nội dung toàn diện

1.3 Kiểm soát bằng mục tiêu và kết quả

Với hình thức này, việc kiểm soát đợc tiến hành trên cơ sở những mục tiêungắn hạn đã hoạch định và kết quả đạt đợc của quá trình quản trị

So với hai hình thức kiểm soát trên, hình thức này có u điểm cơ bản là:

- Nội dung kiểm soát chính xác, sát hợp với việc đạt tới mục tiêu ngắn hạn,

từ đó kịp thời điều chỉnh những sai phạm nhằm đạt mục tiêu dài hạn,

- Những nội dung kiểm soát đợc xác định rõ ràng nhờ đo lờng giữa kết quả

đã đạt đợc với mục tiêu hoạch định, tránh sự mập mờ không chính xác

- Thông qua kết quả kiểm soát có thể đánh giá đợc đầy đủ hơn phẩm chất,năng lực tính sáng tạo của quản trị viên cấp dới ở những lĩnh vực họ phụtrách

- Tạo điều kiện cho quản trị viên cấp dới phát huy tài năng tổ chức, tínhchủ động trong việc thực hiện các chức năng nhiệm vụ quản lý

- Mỗi nhà quản lý tự học hỏi bồi dỡng để tạo ra một phơng pháp quản lýphù hợp, có hiệu quả đối với bản thân cũng nh việc bồi dỡng đào tạo cấpdới

Chất lợng công tác kiểm soát không chỉ phụ thuộc vào việc quy định chínhxác những nội dung kiểm soát và lựa chọn hợp lý hình thức kiểm soát mà cònphụ thuộc rất lớn vào việc áp dụng hợp lý các phơng pháp kiểm soát

2.1 Các phơng pháp cổ truyền

- Kiểm soát dựa vào các số liệu thống kê, là những số liệu phản ánh kết quả

đã đạt đợc và có thể là những số liệu phản ánh dự báo tơng lai Các số liệu này

có thể đợc trình bày dới các biểu, bảng liệt kê hay các sơ đồ

- Kiểm soát thông tin qua các bản báo cáo và phân tích Thông thờngnhững bản báo cáo và phân tích đợc tập trung vào việc phát hiện ra nhữngkhâu, những bộ phận xung yếu, nhờ các báo cáo và kết quả phân tích mà không

có một bản thống kê hay sơ đồ nào phản ánh đợc đầy đủ, thậm chí có thể pháthiện đợc những vấn đề bất thờng, đột biến xảy ra

- Kiểm soát dựa vào sự phân tích điểm hoà vốn thông qua phân tích sơ đồ

điểm hoà vốn có thể thấy rõ tơng quan của hai yếu tố thu và chi của một đơnhàng, một thơng vụ Với phơng pháp này có thể dự đoán đợc mức lãi của cácphơng án để lựa chọn phơng án tối u Nh vậy với phơng pháp này hoạt độngkiểm soát chỉ có ý nghĩa là kiểm tra lại cái đã làm mà còn tác dụng kiểm tra lạicái sẽ làm để lựa chọn phơng án tối u

- Kiểm soát bằng hình thức kiểm tra các nguồn lực, việc kiểm tra đợc thựchiện do một nhóm nhân viên tiến hành đều đặn trong các lĩnh vực: kế toán, tàichính, sản xuất, kỹ thuật, lao động

Việc kiểm soát phải đánh giá một cách tổng quát và so sánh kết quả thực tế

đạt đợc với dự kiến đồng thời xem xét đến tình hình thực hiện các chính sách,

sử dụng quyền hành, phẩm chất của nhà quản lý cấp cơ sở, hiệu quả của cácbiện pháp sử dụng

Mua hàng

2.2 Phơng pháp kiểm soát hiện đại

Xuất phát từ việc thay đổi phơng thức kiểm soát và phát triển các công cụkiểm soát, ngày nay ngời ta không kiểm soát những công việc cụ thể, mà kiểmsoát kết quả cuối cùng dựa vào các tiêu chuẩn đã xác định

Phơng pháp PERT (Program Evaluation and Review Technique) phơngpháp này xuất phát từ phơng pháp biểu đồ Gantt do Henry Gant sáng tạo vào

đầu thế kỷ XX Biểu đồ Gantt phản ánh mức tơng đối về thời gian giữa cácbiến cố của một chơng trình sản xuất, biểu đồ này đợc xây dựng theo quan

điểm những mục tiêu của một chơng trình hành động phải đợc xem nh là mộtchuỗi kế hoạch với các biến cố của nó mà ta có thể hiểu và theo dõi Do vậy,kiểm soát phải đợc tiến hành trên cơ sở tuyển lựa đợc những yếu tố quan trọngthen chốt của một số kế hoạch theo dõi chính xác

Pert đợc ứng dụng rất rộng rãi trong nhiều lĩnh vực và nhiều giai đoạn củaquá trình quản lý

- Biểu đồ Gantt biểu diễn thời gian dự tính để hoàn thành các công việc

Công

việc

AB

C

DE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 tháng

Sản xuất trục Sản xuất bánh xe

Sản xuất thân máy bay

Sản xuất hộp số