báo cáo đồ án quản lý công văn

MÔ T QUY TRÌNH QU N LÝ CÔNG VĂN Ả QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN Ả QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂNĐối với công văn đến: Khi có một công văn mới được gửi đến bưu điện, fax, email, gặp trực tiếp…,

KHOA KỸ THUẬT CÔNG NGHỆ MÔI TRƯỜNG



BÁO CÁO ĐỒ ÁN

LẬP TRÌNH QUẢN LÝ

MỤC LỤ

PHẦN MỘT: TỔNG QUAN 4

I Đ T V N ĐẶT VẤN ĐỀ ẤN ĐỀ Ề 4

II M C TIÊUỤC TIÊU 4

III L I ÍCH MANG L IỢI ÍCH MANG LẠI ẠI 4

IV MÔ T QUY TRÌNH QU N LÝ CÔNG VĂNẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN Ả QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN 5

V CH C NĂNG CHÍNH C A H TH NGỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG ỦA HỆ THỐNG Ệ THỐNG ỐNG 6

VI MÔ T CH C NĂNG CHI TI TẢ QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG ẾT C A H TH NGỦA HỆ THỐNG Ệ THỐNG ỐNG 6

1 Qu n lýản lý công văn đ nến 6

2 Qu n lýản lý công văn đi 9

3 Qu n lýản lý người dùngi dùng 10

4 Qu n lýản lý l u tr , tìm ki mư ữ, tìm kiếm ến 10

5 Th ng kêống kê 11

PHẦN HAI: PHÂN TÍCH HỆ THỐNG 12

I BI U ĐỂU ĐỒ Ồ PHÂN C P CH C NĂNGẤN ĐỀ ỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG 12 II S ĐƠ ĐỒ Ồ USECASE 12

1 Danh sách các Actor c a h th ngủa hệ thống ệ thống ống kê 12

2 Danh sách các usecase c a h th ngủa hệ thống ệ thống ống kê 12

3 S đ usecaseơ đồ usecase ồ usecase 14

III S Đ L PƠ ĐỒ Ồ ỚP 15

PHẦN BA: THIẾT KẾ 16

I THI T KÊ C S D LI UẾT Ơ ĐỒ Ở DỮ LIỆU Ữ LIỆU Ệ THỐNG 16

1 Chi ti t các b ngến ản lý 16

2 Quan h gi a các b ngệ thống ữ, tìm kiếm ản lý 18

II THI T K GIAO DI NẾT ẾT Ệ THỐNG 19

1 Giao di n chính khi ch a đăng nh p: ện chính khi chưa đăng nhập: ưa đăng nhập: ập: 19

2 Giao di n sau khi đăng nh p: ện chính khi chưa đăng nhập: ập: 19

3 Form qu n lý công văn đ n ản lý công văn ến 20

4 Form qu n lý công văn đi ản lý công văn 20

5 Form chi ti t công văn ến 21

6 Form qu n lý ng ản lý công văn ưa đăng nhập:ời dùng i dùng 22

GVHD: HUỲNH LÝ THANH NHÀN Sinh viên thực hiện: Nguyễn Thành Lợi MSSV: DTH102064

Lớp: DH11TH

8 Form c quan ban hành ơ quan ban hành 23

9 Form đ n v nh n ơ quan ban hành ị nhận ập: 23

10 Form độ mật 24

11 Form độ khẩn 24

12 Form hình th c g i ức gửi ửi 25

13 Form lo i ng ại công văn ưa đăng nhập:ời dùng i dùng 25

14 Form tìm ki m công văn ến 26

15 Form Th ng kê danh sách công văn đ n ống kê danh sách công văn đến ến 26

16 Form Th ng kê danh sách công văn đi ống kê danh sách công văn đến 27

PHẦN BỐN: TỔNG KẾT 28

PH N M T: T NG QUAN ẦN MỘT: TỔNG QUAN ỘT: TỔNG QUAN ỔNG QUAN

trư'c đ n nay, vi c qu n lý công văn, gi y t v n theo quy cách truy n th ng là l uến ệ thống ản lý ời dùng ẫn theo quy cách truyền thống là lưu # ống kê ư

tr trên gi y t , trong các c p, t h s nên gây ra không ít phi n ph c trong vi cữ, tìm kiếm ời dùng ặp, tủ hồ sơ nên gây ra không ít phiền phức trong việc ủa hệ thống ồ usecase ơ đồ usecase # ức trong việc ệ thốngtra c u, l u tr và b o qu n Do đó c n có m t bi n pháp qu n lý t i u h n trongức trong việc ư ữ, tìm kiếm ản lý ản lý ầu tư cả về nhân lực và trang thiết bị Từ ột vai trò vô cùng ệ thống ản lý ống kê ư ơ đồ usecase

II M C TIÊU ỤC TIÊU

- Tin h c hóa công tác qu n lý hành chính cũng nh các ho t đ ng qu n lý vănọng, trong đó có công tác quản lý công văn ản lý ư ạt động quản lý văn ột vai trò vô cùng ản lý

b n.ản lý

- Tin h c hóa các hình th c ti p nh n, l u tr , ph c p, trao đ i và tìm ki mọng, trong đó có công tác quản lý công văn ức trong việc ến ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ư ữ, tìm kiếm ổ cập, trao đổi và tìm kiếm ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ổ cập, trao đổi và tìm kiếm ếnthông tin

k p th i, chính xác và nhanh chóng.ị hành chính và doanh nghiệp ời dùng

- Nâng cao trình đ ng d ng và s d ng các công c CNTT.ột vai trò vô cùng ức trong việc ụng và sử dụng các công cụ CNTT ử lý công văn ụng và sử dụng các công cụ CNTT ụng và sử dụng các công cụ CNTT

III L I ÍCH MANG L I ỢI ÍCH MANG LẠI ẠI

- Ph n m m Qu n lý công văn ra đ i sẽ t o ra m t c ch qu n lý m i, tiên ti n,ầu tư cả về nhân lực và trang thiết bị Từ # ản lý ời dùng ạt động quản lý văn ột vai trò vô cùng ơ đồ usecase ến ản lý ' ến

ti n l i.ệ thống /

- Nâng cao hi u qu x lý công văn và l p h s công vi c, ti t ki m th i gian,ệ thống ản lý ử lý công văn ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ồ usecase ơ đồ usecase ệ thống ến ệ thống ời dùngcông s c, chi phí khi qu n lý, l u tr và tìm ki m công văn; t o môi trức trong việc ản lý ư ữ, tìm kiếm ến ạt động quản lý văn ười dùngng làm

vi c có s tệ thống ực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng ươ đồ usecaseng tác cao

- Gi m công s c, chi phí l u tr , tìm ki m và x lý công văn.ản lý ức trong việc ư ữ, tìm kiếm ến ử lý công văn

IV MÔ T QUY TRÌNH QU N LÝ CÔNG VĂN Ả QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN Ả QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Đối với công văn đến:

Khi có một công văn mới được gửi đến (bưu điện, fax, email, gặp trực tiếp…), văn thư sẽ tiếpnhận công văn và lấy các thông tin cần thiết để cập nhật vào hệ thống quản lý, lưu lại Nếu làcông văn ở dạng giấy tờ sẽ chuyển đổi thành văn bản điện tử để lưu trữ Công văn đến sẽ có mức

độ khẩn (bình thường, khẩn, hỏa tốc) và độ mật (bình thường, tài liệu mật, tài liệu tuyệt mật).Sau đó tiến hành nhân bản công văn đủ số lượng để gửi đến các đơn vị/phòng ban được nhậncông văn đến đã ghi trong công văn

Đối với các công văn cần trả lời, văn thư sẽ chuyển qua đơn vị cần lấy ý kiến trả lời và tiến hànhtrả lời công văn theo ý kiến đó

Đối với công văn đi:

Văn bản đi sẽ được các lãnh đạo cơ quan, ban ngành hay các đơn vị soạn thảo Trước khi gửi đi

sẽ được chuyển đến văn thư để được cập nhật và lưu trữ vào hệ thống Mức độ quan trọng và nhucầu xử lý trong văn bản đi sẽ được hệ thống nhắc nhở

Quản lý lưu trữ, cung cấp thông tin

Toàn bộ các công văn đều được lưu trữ trên hệ thống

Hệ thống sẽ hỗ trợ tìm kiếm công văn trong số nhiều công văn Tùy theo phân quyền người sửdụng, mà người dùng hệ thống có thể tìm kiếm công văn đến và đi để tiến hành sao chép, chỉnhsữa, in ấn… Người dùng có thể tìm kiếm các công văn đến – đi theo các mục: số công văn, ngàytháng công văn, ngày nhận, nơi nhận…

Văn th sẽ ti n hành t ng h p s theo dõi công văn đ n – đi theo đ nh kì đ báo cáo tìnhư ến ổ cập, trao đổi và tìm kiếm / ống kê ến ị hành chính và doanh nghiệp ể báo cáo tình

V CH C NĂNG CHÍNH C A H TH NG ỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG ỦA HỆ THỐNG Ệ THỐNG ỐNG

VI MÔ T CH C NĂNG CHI TI T C A H TH NG Ả QUY TRÌNH QUẢN LÝ CÔNG VĂN ỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG ẾT CỦA HỆ THỐNG ỦA HỆ THỐNG Ệ THỐNG ỐNG

1 Qu n lý công văn đ n ản lý công văn đến ến

Trình t qu n lý công văn đ n:ực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng ản lý ến

- Ti p nh n, đăng ký công văn đ n.ến ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ến

1.1 Ti p nh n, đăng ký công văn đ n ếp nhận, đăng ký công văn đến ận, đăng ký công văn đến ếp nhận, đăng ký công văn đến

Công văn đ n t b t kỳ ngu n nào đ u ph i đến ừ ồ usecase # ản lý ư/ ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếmc t p trung t i văn th cạt động quản lý văn ư ơ đồ usecasequan, t ch c đ làm th t c ti p nh n, đăng ký Nh ng công văn đ n không đổ cập, trao đổi và tìm kiếm ức trong việc ể báo cáo tình ủa hệ thống ụng và sử dụng các công cụ CNTT ến ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ữ, tìm kiếm ến ư/cđăng ký t i văn th , các đ n v , cá nhân không có trách nhi m gi i quy t.ạt động quản lý văn ư ơ đồ usecase ị hành chính và doanh nghiệp ệ thống ản lý ến

Văn th ti p nh n công văn và ti n hành l y thông tin và nh p vào h th ng,ư ến ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ến ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ệ thống ống kê

l u l i Khi có phát sinh c n ch nh s a sẽ đư ạt động quản lý văn ầu tư cả về nhân lực và trang thiết bị Từ ỉnh sửa sẽ được thực hiện ử lý công văn ư/c th c hi n ực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng ệ thống

D li u qu n lý c a công văn đ n: ữ liệu quản lý của công văn đến: ện chính khi chưa đăng nhập: ản lý công văn ủa công văn đến: ến

- S /Kí hi u ống kê ệ thống

- Ngày tháng công văn (ngày ký)

- Ngày nh p sận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ổ cập, trao đổi và tìm kiếm

- Tên đ n v nh n.ơ đồ usecase ị hành chính và doanh nghiệp ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm

- Tên lo i văn b n.ạt động quản lý văn ản lý

- Trích y u n i dung.ến ột vai trò vô cùng

- M c đ m t.ức trong việc ột vai trò vô cùng ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm

- M c đ kh n.ức trong việc ột vai trò vô cùng ẩn

Công văn đ n ph i đến ản lý ư/c k p th i trình cho ngị hành chính và doanh nghiệp ời dùng ười dùngi có trách nhi m và chuy n giaoệ thống ể báo cáo tìnhcho các đ n v , cá nhân gi i quy t Công văn đ n có d u ch các m c đ kh n ph iơ đồ usecase ị hành chính và doanh nghiệp ản lý ến ến ỉnh sửa sẽ được thực hiện ức trong việc ột vai trò vô cùng ẩn ản lý

đư/c trình và chuy n giao ngay sau khi nh n để báo cáo tình ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ư/c

Vi c chuy n giao công văn ph i đ m b o chính xác và gi gìn bí m t n i dungệ thống ể báo cáo tình ản lý ản lý ản lý ữ, tìm kiếm ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ột vai trò vô cùngcông văn

1.3 Gi i quy t và theo dõi, đôn đ c vi c gi i quy t văn b n đ n ản đến ếp nhận, đăng ký công văn đến ốc việc giải quyết văn bản đến ệc giải quyết văn bản đến ản đến ếp nhận, đăng ký công văn đến ản đến ếp nhận, đăng ký công văn đến

Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm chỉ đạo giải quyết kịp thời văn bảnđến Cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức được giao chỉ đạo giải quyết nhữngcông văn đến theo sự ủy nhiệm của người đứng đầu và những công văn đến thuộc cáclĩnh vực được phân công phụ trách

Căn cứ nội dung công văn đến, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vịhoặc cá nhân giải quyết Đơn vị hoặc cá nhân có trách nhiệm nghiên cứu, giải quyết côngvăn đến theo thời hạn được pháp luật quy định hoặc theo quy định của cơ quan tổ chức.Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có thể giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng phòngHành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện những công việc sau:

cấp;

BẢNG CHỮ VIẾT TẮT TÊN LOẠI VĂN BẢN VÀ BẢN SAO

Văn bản quy phạm pháp luật

2 Qu n lý công văn đi ản lý công văn đến

2.1 Trình t qu n lý văn b n đi ự quản lý văn bản đi ản đến ản đến

T t c công văn do c quan, t ch c phát hành (g i chung là công văn đi) ph i đản lý ơ đồ usecase ổ cập, trao đổi và tìm kiếm ức trong việc ọng, trong đó có công tác quản lý công văn ản lý ư/c

- Ki m tra th th c, hình th c và kỹ thu t trình bày; ghi s , ký hi u và ngày,ể báo cáo tình ể báo cáo tình ức trong việc ức trong việc ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ống kê ệ thống

- Đóng d u c quan và d u m c đ kh n, m t (n u có);ơ đồ usecase ức trong việc ột vai trò vô cùng ẩn ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ến

- Làm th t c, chuy n phát và theo dõi vi c chuy n phát công văn đi;ủa hệ thống ụng và sử dụng các công cụ CNTT ể báo cáo tình ệ thống ể báo cáo tình

Công văn đư/c so n th o m i sẽ đạt động quản lý văn ản lý ' ư/c nh p thông tin vào h th ng đ l u tr l iận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ệ thống ống kê ể báo cáo tình ư ữ, tìm kiếm ạt động quản lý văn

trư'c khi g i đi ử lý công văn

D li u qu n lý c a công văn đi: ữ liệu quản lý của công văn đến: ện chính khi chưa đăng nhập: ản lý công văn ủa công văn đến:

- S /Kí hi u ống kê ệ thống

- Ngày tháng công văn (ngày ký)

- Ngày đi

- Ngày nh p s ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ổ cập, trao đổi và tìm kiếm

- Tên đ n v nh n.ơ đồ usecase ị hành chính và doanh nghiệp ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm

- Tên lo i văn b n.ạt động quản lý văn ản lý

- Trích y u n i dung.ến ột vai trò vô cùng

- M c đ m t.ức trong việc ột vai trò vô cùng ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm

- M c đ kh n.ức trong việc ột vai trò vô cùng ẩn

- S t ống kê ời dùng

- S b n.ống kê ản lý

- Người dùngi ký duy t.ệ thống

- Ghi chú

2.2 Chuy n phát công văn đi ển giao văn bản đến

Công văn đi có th để báo cáo tình ư/c chuy n cho n i nh n b ng Fax ho c chuy n qua m ngể báo cáo tình ơ đồ usecase ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ằng Fax hoặc chuyển qua mạng ặp, tủ hồ sơ nên gây ra không ít phiền phức trong việc ể báo cáo tình ạt động quản lý văn

2.3 L u công văn đi ưu công văn đi

M i công văn đi ph i l u ít nh t 2 b n chính; m t b n l u t i văn th c quan, ản lý ư ản lý ột vai trò vô cùng ản lý ư ạt động quản lý văn ư ơ đồ usecase

t ch c và m t b n l u trong h s ổ cập, trao đổi và tìm kiếm ức trong việc ột vai trò vô cùng ản lý ư ồ usecase ơ đồ usecase

B n l u công văn đi t i c quan, t ch c ph i đản lý ư ạt động quản lý văn ơ đồ usecase ổ cập, trao đổi và tìm kiếm ức trong việc ản lý ư/ ắp xếp thứ tự đăng ký Bảnc s p x p th t đăng ký B nến ức trong việc ực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng ản lý

l u d ng đi n t sẽ đư ạt động quản lý văn ệ thống ử lý công văn ươ đồ usecase ư ạt động quản lý vănc l u l i trên h th ng.ệ thống ống kê

B n l u văn b n quy ph m pháp lu t và văn b n quan tr ng khác c a c quan,ản lý ư ản lý ạt động quản lý văn ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ản lý ọng, trong đó có công tác quản lý công văn ủa hệ thống ơ đồ usecase

t ch c ph i đổ cập, trao đổi và tìm kiếm ức trong việc ản lý ư/c làm b ng lo i gi y t t; có đ pH trung tính và đằng Fax hoặc chuyển qua mạng ạt động quản lý văn ống kê ột vai trò vô cùng ư/c in b ng m cằng Fax hoặc chuyển qua mạng ực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng

- User (ng ưu công văn điời dùng): i dùng):

 Thao tác nghi p v ệ thống ụng và sử dụng các công cụ CNTT

 Đ i m t kh u.ổ cập, trao đổi và tìm kiếm ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ẩn

- H th ng sẽ phân c p ng ệc giải quyết văn bản đến ốc việc giải quyết văn bản đến ấp người dùng tìm kiếm các công văn cần thiết khi có nhu ưu công văn điời dùng): i dùng tìm ki m các công văn c n thi t khi có nhu ếp nhận, đăng ký công văn đến ần thiết khi có nhu ếp nhận, đăng ký công văn đến

c u: ần thiết khi có nhu

 Ch có admin, văn th , lãnh đ o c a c quan m i có th n m đỉnh sửa sẽ được thực hiện ư ạt động quản lý văn ủa hệ thống ơ đồ usecase ' ể báo cáo tình ắp xếp thứ tự đăng ký Bản ư/c h t thông tinến

người dùngi dùng nào đã nh p li u, ch nh s a cu i cùng thông tin c a các công văn.ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ệ thống ỉnh sửa sẽ được thực hiện ử lý công văn ống kê ủa hệ thống

 Khi có s c l i nh p li u sai, admin sẽ tìm đực nào thì công tác quản lý luôn giữ một vai trò vô cùng ống kê ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ệ thống ư/c người dùngi ch nh s a cu i cùngỉnh sửa sẽ được thực hiện ử lý công văn ống kêthông qua l ch s đăng nh p.ị hành chính và doanh nghiệp ử lý công văn ận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm

 Người dùngi dùng bình thười dùngng không th th y để báo cáo tình ư/c các công văn m t, công văn n iận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ột vai trò vô cùng

b trong c quan.ột vai trò vô cùng ơ đồ usecase

4 Qu n lý l u tr , tìm ki m ản lý công văn đến ư ữ, tìm kiếm ến

- Ngày nh n/g i công vănận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ử lý công văn

- Đ n v ngơ đồ usecase ị hành chính và doanh nghiệp ười dùngi nh n/g iận, lưu trữ, phổ cập, trao đổi và tìm kiếm ử lý công văn

…

5 Th ng kê ống kê

PH N HAI: PHÂN TÍCH H TH NG ẦN MỘT: TỔNG QUAN Ệ THỐNG ỐNG

I BI U Đ PHÂN C P CH C NĂNG ỂU ĐỒ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG Ồ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG ẤN ĐỀ ỨC NĂNG CHÍNH CỦA HỆ THỐNG

II S Đ USECASE Ơ ĐỒ USECASE Ồ PHÂN CẤP CHỨC NĂNG

1 Danh sách các Actor c a h th ng ủa hệ thống ệ thống ống kê

ST

QUẢN LÝ CÔNG VĂN

Tìm kiếm công văn điTìm kiếm công văn đến

3 Thêm người dùng Thêm người dùng vào hệ thống.

đăng nhập

phục hồi nó khi cần thiết