BÁO CÁO ĐỒ ÁN QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

Alternate/Exceptional flows: trường hợp ngoại lệ - Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên người dùng không được trùng với các người dùng Đối với sub 3-3 thì không cần

Trang 1

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ – MÔI TRƯỜNG

BÁO CÁO ĐỒ ÁN

QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

DTH102086

An Giang, 29/2013

Trang 2

MỤC LỤC

MỤC LỤC 1

DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ 4

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT 5

NỘI DUNG CHÍNH 6

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI: 6

II MÔ TẢ BÀI TOÁN: 7

1 Chức năng: 7

2 Người dùng: 7

3 Nghiệp vụ: 7

4 Hệ thống báo cáo: 7

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG: 8

1 Sơ đồ use-case: 8

a Sơ đồ use-case tổng quát: 8

b Nhiệm vụ của actor “Quản Lý”: 8

c Nhiệm vụ của actor “Lãnh Đạo”: 9

d Nhiệm vụ của actor “Văn Thư”: 9

e Nhiệm vụ của actor “Công Chức”: 10

2 Đặc tả một số use-case: 10

a Đặc tả use-case Quản lý người dùng: 10

b Đặc tả use-case Loại người dùng: 12

c Đặc tả use-case Sao lưu và phục hồi: 13

d Đặc tả use-case Tiếp nhận hồ sơ: 14

e Đặc tả use-case Loại hồ sơ: 15

f Đặc tả use-case Thống kê: 16

3 Sơ đồ lớp: 18

Trang 3

a Chi tiết các bảng: 20

b Quan hệ giữa các bảng: 21

2 Thiết kế giao diện: 22

a Giao diện Chính: 22

b Giao diện Nhập hồ sơ đến: 22

c Giao diện Duyệt hồ sơ: 23

d Giao diện Xem hồ sơ: 23

e Giao diện Tìm kiếm: 24

f Giao diện Báo cáo hồ sơ đến: 24

g Giao diện Đăng nhập: 25

V TỔNG KẾT: 26

1 Hướng phát triển: 26

2 Nhận xét: 26

TÀI LIỆU THAM KHẢO 26

Trang 4

DANH SÁCH HÌNH VẼ, BIỂU ĐỒ

Hình 1: Sơ đồ use-case tổng quát 9

Hình 2: Nhiệm vụ của actor "Quản Lý" 9

Hình 3: Nhiệm vụ của actor “Lãnh Đạo” 10

Hình 4: Nhiệm vụ của actor “Văn Thư” 10

Hình 5: Nhiệm vụ của actor “Công Chức” 11

Hình 6: Sơ đồ đối tượng Use case 19

Hình 7: Sơ đồ đối tượng Use case tổng quát 20

Hình 8: Sơ đồ dữ liệu 21

Hình 9: Quan hệ giữa các bảng 22

Hình 10: Giao diện Main 23

Hình 11: Giao diện Nh ập Hồ Sơ Đến 23

Hình 12: Giao diện duyệt Hồ Sơ Đến 24

Hình 13: Giao diện Xem Hồ Sơ Đến 24

Hình 14: Giao diện Tìm kiếm 25

Hình 15: Giao diện báo cáo hồ sơ đến 25

Hình 16: Giao diện Đăng nhập 26

Trang 5

DANH SÁCH CÁC KÝ HIỆU, CÁC TỪ VIẾT TẮT

Danh sách các ký hiệu:

Tác nhân

(Actor)

Một người / nhóm người hoặc một thiết

bị hoặc hệ thống tác động hoặc thao tácđến chương trình

Use-case

(“Ca” sử dụng)

Một chuỗi các hành động mà hệ thốngthực hiện mang lại một kết quả quan sátđược đối với actor

Control class

(Lớp điều khiển)

Thể hiện trình tự xử lý của hệ thốngtrong một hay nhiều use-case

Entity class

(Lớp thực thể)

Mô hình hóa các thông tin lưu trữ lâudài trong hệ thống, nó thường độc lậpvới các đối tượng khác ở xung quanh.Procedure

Trang 6

NỘI DUNG CHÍNH

I LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

Hiện nay, công nghệ thông tin được xem là một ngành mũi nhọn của các quốc gia,đặc biệt là các quốc gia đang phát triển, tiến hành công nghiệp hóa và hiện đại hoá nhưnước ta Sự bùng nổ thông tin và sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ kỹ thuật số, yêucầu muốn phát triển thì phải tin học hoá tất cả các ngành, các lĩnh vực

Song song đó, người dân có nhiều hồ sơ hơn cần phải được cán bộ nhà nước duyệt

Mà số lượng hồ sơ ngày càng khủng lồ, không thể luu trữu truyền thống được nữahoặc là sử dụng phần mềm lạc hậu không thể đáp ứng nhu cầu cấp thiết thiện nay

Do đó, phần mềm quản lý hồ sơ hành chính hiện đại, thân thiện, linh động và bảo mậtcao là rất cấn thiết

Trang 7

II MÔ TẢ BÀI TOÁN:

Trong chức năng quản lý hồ sơ, người giao việc có thể giao 1 công việc cho 1 người hoặc nhiều người Người nhận việc có thể thực hiện hoặc giao lại cho người khác thực hiện và báo cáo lại kết quả cho người giao việc Giữa người giao và người nhận có thể trao đổi (gửi tin) qua lại với nhau để xử lý các vướng mắc phát sinh, có sự tương tác (tiếp nhận việc, từ chối việc, xác nhận kết quả, đôn đốc tiến độ,…) giúp chokết quả công việc được thực hiện dựa trên sự thống nhất và minh bạch giữa người giao và người nhận Phần mềm cần thể hiện:

 Chức năng đơn giản, gần gũi, dễsửdụng và đẹp mắt

 Cài đặt đơn giản, xửlý thông minh, tốc độnhanh

 Có thểsửdụng đểtruy cập từxa (ởnhà, đi công tác,…)

 Bảo mật tốt, an toàn (hệ thống bảo vệ truy cập 3 lớp)

 Chức năng có thể tuỳ chọn hoặc bổ sung thêm theo nhu cầu riêng

1 Chức năng:

Phần mềm sẽ giúp việc quản lý hồ sơ được dễ dàng và hiệu quả, nhất là với sốlượng hồ sơ lớn, từ việc tiếp nhận hoặc gửi hồ sơ cho đến quản lý hồ sơ, lưu trữ, tìmkiếm, xuất báo cáo thống kê

2 Người dùng:

Quản lý, Lãnh đạo, văn thư và công chức

 Quản lý: có thể sử dụng tất các các chức năng của phần mềm bao gồm:phân nhóm quyền Thêm, xóa, sửa thông tin người dùng

 Lãnh đạo: có nhiệm vụ xem, phân công, duyệt hồ sơ Cũng như tìm kiếm

và báo cáo hồ sơ

 Văn thư: tiếp nhận, chuyển, xử lý hồ sơ khi có hồ sơ mới và gửi trả kếtquả hồ sơ là nhiệm vụ chính Ngoài ra, văn thư cũng có thể xem, tìmkiếm, báo cáo hồ sơ theo định kỳ hoặc yêu cầu của lãnh đạo

 Công chức: chỉ có thể xem, tìm, báo cáo và xử lý hồ sơ mình nhận được

3 Nghiệp vụ:

3.1 Hồ Sơ Điến:

- Cập nhật hồ sơ đến vào phần mềm: bao gồm toàn bộ các thông tin liên

quan đến hồ sơ, văn bản đảm bảo có thể lưu trữ khoa học, phân loại để

quản lý, theo dõi…

Trang 8

- Phê duyệt, chỉ đạo thực hiện hồ sơ đến trên phần mềm

- Gửi hồ sơ đến tới các bộ phận để xử lý hoặc chuyển tiếp cho các đơn vị

trực thuộc bên dưới để tiếp tục triển khai rộng hơn

- Xem hồ sơ đến: cho phép xem hồ sơ đến theo từng ngày, theo tuần

hoặc theo tháng Với mỗi ngày, tuần hoặc tháng lại có thể xem hồ sơ

theo ngày cập nhật vào máy, ngày hồ sơ đến, ngày phát hành hồ sơ

hoặc ngày hồ sơ có hiệu lực

- Tra cứu hồ sơ đến trên phần mềm

3.2 Hồ Sơ Đi:

- Cập nhật hồ sơ đi vào phần mềm: bao gồm nhiều thông tin liên quan tới

hồ sơ đi (đơn vị soạn thảo, đơn vị phát hành, thời gian phát hành, đơn vị

nhận, ghi chú…) nhằm đảm bảo theo dõi hồ sơ đi một cách khoa học

- Gửi hồ sơ đi cho các đơn vị bên dưới

- Gửi hồ sơ đi cho các đơn vị bên ngoài và lập theo dõi kết quả hồi báo:

cho phép theo dõi hồ sơ đi từ lúc gửi đi tới khi nhận được hồ sơ trả

lời của đơn vị có liên quan

- Xem hồ sơ đi: cho phép xem hồ sơ đi theo từng ngày, theo tuần

hoặc theo tháng Với mỗi ngày, tuần hoặc tháng lại có thể xem hồ sơ

theo ngày cập nhật vào máy, ngày hồ sơ đi, ngày phát hành hồ sơ

hoặc ngày hồ sơ có hiệu lực

- Tra cứu hồ sơ đi trên phần mềm

4 Hệ thống báo cáo:

Báo cáo hồ sơ đến hoặc đi theo các đối số: số ký hiệu đến(đi), loại hồ sơ, cơ quanban hành, đơn vị cơ quan và nội dung trích yếu

Trang 9

III PHÂN TÍCH HỆ THỐNG:

1 Sơ đồ use-case:

a Sơ đồ use-case tổng quát:

Hình 1: Sơ đồ use-case tổng quát

b Quản lý

Hình 2: Nhiệm vụ của actor "Quản lý"

System

Nguoi Dung Quan Ly

Trang 10

c Nhiệm vụ lãnh đạo

Hình 3: Nhiệm vụ của actor “Lảnh đạo”

d Nhiệm vụ của actor “Văn thư”:

Hình 4: Nhiệm vụ của actor “Văn Thư”

Trang 11

e Nhiệm vụ actor “ Công Chức”

a Use case quản lý người dùng

Use case name:Quản lý người dùng ID:1 Importance level:Cao

Stakehoders and interests:

Người quản lý: thực hiện thêm, xóa, sửa người dùng trong danh sách người dùng

+Generalization(tổng quát hóa):

Normal flow of event:

1 Chọn chức năng quản lý người dùng

2 Chọn chức năng cần tinh chỉnh

Sub 1: Thêm người dùng

Trang 12

Sub 2: Xóa người dùng Sub 3: Sửa người dùng

3 Thông báo yêu cầu xác nhận thực hiện việc cập nhật

Sub 4: Thông báo xác nhận

4 Cập nhật thông tin mới vào cơ sở dữ liệu

5 Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa người dùng).

Subflows:

Sub1: Thêm người dùng

1 Nhập thông tin của người dùng cần thêm

2 Chọn nút lưu

3 Kiểm tra thông tin nhập vào

4 Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại đến bước Sub1 - 5.

5 Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ (không thực hiện yêu cầu thêm người dùng nữa).

6 Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4 Ngược lại thì bước 5.

Sub2: Xóa người dùng

1 Chọn người dùng cần xóa và nhấn nút xóa.

2 Xác nhận tiếp tục xóa hay hủy bỏ

3 Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5

Sub 3: Sửa người dùng

1 Chọn người dùng cần chỉnh sửa

2 Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu

4 Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2, ngược lại đến bước Sub3-5.

5 Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.

Sub 4: Thông báo xác nhận

1 Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event)

2 Nêu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.

Alternate/Exceptional flows: (trường hợp ngoại lệ)

- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên người dùng không được trùng với các người dùng (Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã người dùng trùng sẽ báo lỗi) Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.

- Bước 4: Trong quá trình cập nhật dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ liệu sẽ không được cập nhật.

Trang 13

b Use case loại người dùng

Use case name:Quản lý loại người dùng ID:1 Importance level:Cao

người dùng

Brief description:

Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong danh sách loại người dùng thì chức năng này

được quản lý sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.

1 Chọn chức năng quản lý loại người dùng

Sub 1: Thêm loại người dùng Sub 2: Xóa loại người dùng Sub 3: Sửa loại người dùng

5 Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa loại người dùng).

Subflows:

Sub1: Thêm loại người dùng

1 Nhập thông tin loại người dùng cần thêm

2 Chọn nút lưu

4 Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại đến bước Sub1 - 5.

5 Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ (không thực hiện yêu cầu thêm loại người dùng mới nữa).

Sub2: Xóa loại người dùng

1 Chọn loại người dùng cần xóa và nhấn nút xóa.

3 Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì quay về bước 5

Sub 3: Sửa loại người dùng

1 Chọn loại người dùng cần chỉnh sửa

2 Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu

Trang 14

4 Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2, ngược lại đến bước Sub3-5.

5 Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.

2 Nếu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.

- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên loại người dùng không được trùng với các loại người dùng (Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra vì mã loại người dùng trùng sẽ báo lỗi) Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.

Use case name:Sao lưu/phục hồi dữ liệu ID:1 Importance level:Cao

cách gọi chức năng này

+Extend(mở rộng): Tìm kiếm DataBase

1 Chọn chức năng backup/restore database

Trang 15

1 Chọn sao lưu dữ liệu

2 Chọn đường dẫn

3 Xác nhận có muốn backup hay hủy bỏ

4 Nếu chọn có thì tiếp tục với bước 4 Ngược lại thì bước 5

Sub2: Phục hồi dữ liệu

1 Chọn phục hồi dữ liệu

2 Chọn CSDL muốn phục hồi

3 Xác nhận khôi phục hay hủy bỏ

4 Nếu chọn khôi phục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5

5 Thông báo khôi phục thành công/thất bại

6 Nếu thất bại thì bước 5, ngược lại thì bước 6

2 Nếu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.

- Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.

- Bước 4: Trong quá trình đọc/ghi dữ liệu nếu có sự cố mất điện xảy ra thì dữ liệu

sẽ không được cập nhật.

d Use case tiếp nhận hồ sơ

Use case name:Tiếp nhận hồ sơ ID:1 Importance level:Cao

Văn Thư: thực hiện thêm, xóa, sửa hồ sơ

Brief description:

Khi có yêu cầu tinh chỉnh trong bảng hồ sơ đến thì chức năng này được văn thư

sử dụng để thao tác trên hệ thống quản lý này.

Trigger:

Có yêu cầu thực hiện tinh chỉnh trên một giao diện quản lý hồ sơ

Type: external

Relationships:

+Association (kết hợp): Văn thư

+Include(bao gồm): Kiểm tra hôp quy định

+Extend(mở rộng):

1 Chọn chức năng quản lý hồ sơ

Sub 1: Thêm một hồ sơ mới Sub 2: Xóa một hồ sơ đã có Sub 3: Sửa thông tin của một hồ sơ

Trang 16

5 Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa hồ sơ).

Subflows:

Sub1: Thêm một hồ sơ mới

1.Nhập thông tin của hồ sơ cần thêm

2.Chọn nút lưu

3.Kiểm tra thông tin nhập vào

4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại đến bước Sub1 - 5.

5.Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ

6.Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4 Ngược lại thì bước 5.

Sub2: Xóa một hồ sơ

1.Chọn một hồ sơ cần xóa và nhấn nút xóa.

3.Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5

Sub 3: Sửa thông tin một hồ sơ đã có

1.Chọn hồ sơ cần chỉnh sửa

2.Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu

4.Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2, ngược lại đến bước Sub3-5.

5.Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.

1.Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event) 2.Nêu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.

- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên hồ sơ không được trùng với các hồ sơ khác(Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã hồ sơ trùng sẽ báo lỗi) Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.

6 Use case loại hồ sơ.

Use case name:Quản lý hồ sơ ID:1 Importance level:Cao

Giáo vụ: thực hiện thêm, xóa, sửa hồ sơ trong danh sách các hồ sơ

Trang 17

1 Chọn chức năng quản lý hồ sơ

Sub 1: Thêm một hồ sơ mới Sub 2: Xóa một loại hồ sơ đã có Sub 3: Sửa thông tin của một loại hồ sơ

5 Kết thúc một sự kiện (thêm, xóa hoặc sửa hồ sơ).

Subflows:

Sub1: Thêm một hồ sơ mới

1.Nhập thông tin của hồ sơ cần thêm

2.Chọn nút lưu

4.Thông báo lỗi khi thông tin không phù hợp và quay lại bước Sub1-1, ngược lại đến bước Sub1 - 5.

5.Xác nhận có muốn lưu lại hay hủy bỏ (không thực hiện yêu cầu thêm hồ sơ nữa) 6.Nếu chọn lưu lại thì tiếp tục với bước 4 Ngược lại thì bước 5.

Sub2: Xóa một loại hồ sơ

1.Chọn một hồ sơ cần xóa và nhấn nút xóa.

3.Nếu chọn tiếp tục thì chọn bước 4, ngược lại thì bước 5

Sub 3: Sửa thông tin một hồ sơ đã có

1.Chọn hồ sơ cần chỉnh sửa

2.Nhập thông tin cần hiệu chỉnh và nhấn nút lưu

4.Thông báo lỗi khi thông tin nhập vào không phù hợp và quay lại bước Sub3-2, ngược lại đến bước Sub3-5.

5.Xác nhận lưu lại hoặc hủy bỏ.

1.Nếu chấp nhận chọn Ok và hệ thống sẽ thực hiện bước 4(normal flow of event) 2.Nêu không chấp nhận thì hệ thống sẽ chuyển sang bước 5.

- Sub 1-3 và Sub 3-3:Cần phải kiểm tra việc nhập mã hoặc tên hồ sơ không được trùng với các hồ sơ(Đối với sub 3-3 thì không cần phải kiểm tra mã hồ sơ trùng

sẽ báo lỗi) Đảm bảo các thông tin cần thiết không được bỏ trống.

Định dạng
Số trang	27
Dung lượng	819 KB