TÌM HIỂU HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING liên hệ tại công ty Nệm Vạn Thành

LỜI MỞ ĐẦUCông nghệ thông tin trong doanh nghiệp là môn học cung cấp cho sinh viên những kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, cách thức quản lý, những phần mềmquản lý thông dụng cũng

BÀI TẬP LỚN MÔN CÔNG NGHỆ THÔNG TIN TRONG DOANH NGHIỆP

Đề tài:

TÌM HIỂU HỆ THỐNG HOẠCH ĐỊNH NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP

ERP - ENTERPRISE RESOURCE PLANNING

Giảng viên hướng dẫn: Trần Quang Duy Trần Đức Minh

Nhóm 6.7A16487 Nguyễn Thị Châu Băng A17416 Bùi Thị Ngọc Hà

A17707 Nguyễn Trung Quân A17747 Nguyễn Thị Hồng Nhung A18105 Lê Thị Yến

A18162 Tạ Quang Anh A18244 Đỗ Ngọc Diệp

HÀ NỘI – 2013

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU 2

PHẦN 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY 3

I Queen Vạn Thành 3

II Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận: 4

1 Tổng giám đốc: 4

2 Đại diện lãnh đạo: 4

3 Các phó tổng giám đốc công ty: 5

4 Phòng hành chính quản trị: 5

5.Phòng xuất nhập khẩu: 5

6 Phòng tài chính kế toán: 6

7 Phòng thí nghiệm sản phẩm: 6

8 Phòng Marketing: 7

9 Phòng công nghệ sản xuất: 7

10 Phòng kinh doanh và các chi nhánh trực thuộc: 8

11 Phòng kho vận: 8

III Lý do Vạn Thành chọn và sử dụng phần mềm ERP: 8

PHẦN 2 ERP VÀ OPENERP 11

I ERP 11

II.OpenERP 11

1 Tại sao lại sử dụng OpenERP: 11

2 Sơ lược về OpenERP 13

3 Nền tảng công nghệ của OpenERP: 13

4 Các đặc điểm nổi bật của OpenERP: 15

PHẦN 3 QUY TRÌNH THU MUA, PHÂN PHỐI 17

I Quy trình thu mua, phân phối của OpenERP trong công ty Nệm Vạn Thành 17

1 Quy trình mua hàng: 18

2 Quy trình sản xuất: 19

3 Quy trình bán hàng 20

II Một số thao tác chính của quy trình thu mua, phân phối trong Nệm Vạn Thành 21 PHẦN 4 LỢI ÍCH VÀ RỦI RO KHI TRIỂN KHAI ERP 42

I.Lợi ích 42

II.Rủi ro 43 TỔNG KẾT 45 TÀI LIỆU THAM KHẢO 46

LỜI MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin trong doanh nghiệp là môn học cung cấp cho sinh viên

những kiến thức cơ bản về hệ thống thông tin, cách thức quản lý, những phần mềmquản lý thông dụng cũng như kỹ năng sử dụng những phần mềm quản lý đó Nó làmôn học vô cùng bổ ích, giúp cho sinh viên chuyên ngành kinh tế hiểu rõ và nắm đượcvai trò quan trọng của việc ứng dụng công nghệ thông tin trong họat động quản lýdoanh nghiệp

Năm 2012 đã qua, bước sang năm 2013 do tác động của suy thoái kinh tế toàncầu khiến giá cả hàng hóa và dịch vụ biến đổi thất thường Diễn biến phức tạp của nềnkinh tế đã và đang tác động không nhỏ đến hoạt động sản xuất kinh doanh của cácdoanh nghiệp, cũng như gây khó khăn đối với kinh tế vĩ mô Đây là khó khăn chung

mà toàn bộ các doanh nghiệp trong nền kinh tế phải vượt lên để phát triển Hơn baogiờ hết, đây là lúc các doanh nghiệp phải hoàn thiện bản thân, nắm bắt được nhu cầukhách hàng Làm sao đưa ra những chính sách hợp lý và hiệu quả, làm sao quản lýchặt chẽ những yếu tố bên trong của doanh nghiệp như nguồn nhân lực, nguồn vốn,tình hình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp đồng thời kiểm soát những yếu tố bênngoài như khách hàng, nhà cung cấp, đối thủ cạnh tranh? Phần mềm ERP có thể cungcấp cho doanh nghiệp một phần của câu trả lời đó

Trải qua 9 tuần của học kì 2 năm học 2012-2013, nhờ sự giảng dạy tận tình của

giảng viên, chúng tôi đã hiểu thêm nhiều kiến thức lý thú về môn học Công nghệ

thông tin trong doanh nghiệp Từ yêu cầu thực tế, được sự hướng dẫn và gợi ý của

giảng viên, nhóm chúng tôi đã tìm hiểu, nghiên cứu và phân tích về đề tài:

“Enterprise Resource Planning - ERP”.

Bài tiểu luận chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót nhất định Chúng tôi kính mongthầy giáo và các bạn đóng góp ý kiến để bài tiểu luận được hoàn thiện hơn

Hà Nội ngày 18 tháng 1 năm 2013

PHẦN 1 GIỚI THIỆU CÔNG TY

Công ty chuyên sản xuất và kinh doanh:

- Mousse xốp P.U cho nghành công nghiệp: Mousse cuộn, mousse tấm, mousse

đổ khuôn, mousse chống cháy tiêu chuẩn Châu Âu – Mỹ

- Sản phẩm gia dụng, nội thất với dòng 05 sản phẩm chính:

+Queen Foam: Nệm mousse xốp bảo hành từ 1 năm đến 10 năm, nệm chiếu dulịch, nệm gấp, nệm gối salon, nệm chiếu Kate, nệm y tế, nệm simili;…

+Queen Coil: Nệm lò xo liên kết, nệm lò xo túi bảo hành từ 5 năm đến 15 năm,giường lò xo, giường đôi,…

+Queen Cover: Drap trải giường-nệm, chăn, mềm, gối gòn cao cấp, áo gối, +Queen Latex: Nệm cao su thiên nhiên, gối cao su thiên nhiên,…

+Queen Furniture: Salon nội thất, giường ngủ (giường DIVAN, giường gỗ)

Để tạo được thương hiệu mạnh, uy tín trên thị trường, công ty liên tục đầu tưđổi mới công nghệ, không ngừng cải tiến mẫu mã sản phẩm phong phú và đa dạng,chất lượng sản phẩm ngày càng được nâng cao cùng chế độ bảo hành 1-15 năm Tất cảquá trình sản xuất đều quản lý nghiêm ngặt tuân theo Tiêu Chuẩn Quản Lý ChấtLượng Quốc Tế ISO 9001-2000 Giấy Phép đạt TCNK Hoa Ký do Hiệp Hội Hàng GiaDụng của Tiểu Bang California cấp Số: IMP 138942 Nhằm đảm bảo chất lượng sảnphẩm, bồi huấn cán bộ kỹ thuật, và làm tốt các khâu phục vụ hậu mãi Công ty cónguyên một đội ngũ chuyên viên kỹ thật, được thường xuyên đi nước ngoài tiếp thu kỹthuật tân tiến, nhằm đảm bảomạng lưới phục vụ khách hàng một cách tận tâm tận nơi.Hiện Công ty Nệm Vạn Thành với ba nhà máy tại Củ Chi (TP.HCM), Đà Nẵng vàHưng Yên được trang bị hệ thống dây chuyền máy móc thiết bị và công nghệ tối tân

nhất của thế giới Mỗi năm, các nhà máy cung cấp ra thị trường trên 700.000 sản phẩmvới đủ chủng loại khác nhau, đạt hệ thống quản lý chất lượng toàn diện ISO 9001-

2008

Sản phẩm Nệm Vạn Thành hiện chiếm lĩnh phần lớn thị trường và đủ sức cạnhtranh với hàng ngoại nhập Sản phẩm còn được tiêu thụ mạnh trong lĩnh vực dân dụng,công nghiệp và xuất khẩu sang các nước như Mỹ, châu Âu, châu Á… Doanh số tăngtrưởng cao, trung bình 20%/năm

II Cơ cấu tổ chức và chức năng từng bộ phận:

Tổ chức bộ máy của Công ty bao gồm: Tổng giám đốc, Đại diện lãnh đạo, cácphó tổng GĐ Ngoài ra còn có các phòng chức năng và các nhà máy trực thuộc

2 Đại diện lãnh đạo:

Đại diện lãnh đạo là tổ chức thay mặt tổng giám đốc để giám sát mọi hoạt độngsản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành của công ty Ban Đại diện gồm 3 thành viênvới nhiệm kỳ 3 năm do tổng giám đốc trực tiếp bổ nhiệm

3 Các phó tổng giám đốc công ty:

Tổng giám đốc có quyền bổ nhiệm và bãi nhiệm phó tổng giám đốc Phó tổnggiám đốc điều hành các hoạt động của công ty, chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc

và trước pháp luật về việc thực hiện các quyền và nghĩa vụ được giao Quyết định tất

cả các vấn đề liên quan đến hoạt động hàng ngày của công ty Mỗi phó tổng giám đốcđược chỉ định chuyên trách một lĩnh vực cụ thể trong công ty

4 Phòng hành chính quản trị:

- Quản lý và xây dựng đề án sắp xếp tổ chức bộ máy nhân sự

- Thành lập, sát nhập, giải thể, thay đổi, bổ sung nhiệm vụ đối với các đơn vịtrực thuộc

- Xây dựng kế hoạch, quản lý và tổ chức thực hiện tuyển dụng, đào tạo, bồidưỡng phát triển nguồn nhân lực, kế hoạch luân chuyển cán bộ trong toàn công ty

- Quản lý, tổ chức thực hiện và hướng dẫn các đơn vị trực thuộc thực hiện cácchế độ chính sách, lao động tiền lương theo quy định của công ty và pháp luật hiệnhành

- Xây dựng các nội quy, quy chế, quy định liên quan chức năng nhiệm vụ,quyền hạn tổ chức bộ máy nhân sự của công ty và hướng dẫn các đơn vị trong công tythực hiện

- Quản lý và thực hiện việc bổ nhiệm, bổ nhiệm lại, luân chuyển miễn nhiệmcán bộ, công nhân viên chức trong toàn công ty

- Kiểm tra giám sát việc thực hiện quy chế phân cấp quản lý cán bộ, điều động

và sử dụng cán bộ của các đơn vị trực thuộc

- Sắp xếp, bố trí chương trình làm việc, phương tiện phục vụ công tác cho lãnhđạo công ty và cho các đoàn công tác của công ty

- Thực hiện nhiệm vụ quản trị hành chính, quản lý cơ sở vật chất, đất đai, nhàxưởng, trang thiết bị phục vụ cho sản xuất kinh doanh của công ty

- Tiếp nhận và luân chuyển các thông tin, ban hành các văn bản đối nội, đốingoại của lãnh đạo công ty

5 Phòng xuất nhập khẩu:

- Tìm hiểu nguồn nhập khẩu, xuất khẩu hàng hoá, các sản phẩm do công ty sảnxuất, cung ứng và tổ chức thực hiện

- Xây dựng và tổ chức thực hiện các chương trình hội thảo, quảng bá, tiếp thịcác sản phẩm của công ty.

- Xây dựng kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, tìm kiếm, ổn định và mở rộng thịtrường tiêu thụ sản phẩm trong nước

- Tổ chức thực hiện tuyên truyền quảng cáo, tiêu thụ sản phẩm và theo dõi,chăm sóc khách hàng theo quy định của công ty

- Quản lý tài sản chung của toàn công ty

- Lập báo cáo tài chính theo chuẩn mực kế toán hiện hành và các chế độ kếtoán

- Xây dựng các quy chế, quy định về lĩnh vực tài chính kế toán

- Quản lý và lưu giữ hồ sơ, tài liệu thuộc lĩnh vực quản lý của pháp luật

- Thiết kế tạo mẫu, bao bì, nhãn mác cho các loại sản phẩm thoả mãn với yêucầu của khách hàng.

- Thu thập thông tin thị trường, yêu cầu của khách hàng về chất lượng kiểudáng, mẫu mã, giá cả, chính sách tiêu thụ sản phẩm của công ty

- Quản lý theo dõi, cân đối, điều tiết nguyên liệu, hàng hoá đảm bảo đúng địnhmức tồn kho và không để thừa thiếu hàng hoá

- Nghiên cứu thị trường thu thập tổng hợp các thông tin từ các đơn vị cơ sở vàkhách hàng về chất lượng hàng hoá, kích thước bao bì, chai, giá cả, chính sách tiêu thụhàng hoá, những ưu thế và khuyết điểm về các sản phẩm của công ty, đề xuất các biệnpháp xử lý

9 Phòng công nghệ sản xuất:

- Xây dựng và quản lý tiêu chuẩn chất lượng, quy trình sản xuất cho từng chủngloại sản phẩm

- Xây dựng định mức kỹ thuật trong sản xuất

- Nghiên cứu thử nghiệm trong phòng thí nghiệm để tìm ra dung môi, phụ giamới và công thức phối trộn tốt nhằm cải tiến nâng cao chất lượng, hiệu quả của sảnphẩm sẵn có

- Xây dựng quy trình công nghệ để sản xuất sản phẩm mới

- Chỉ đạo và điều hành công tác sản xuất, đóng gói sản phẩm hàng hoá tại cácxưởng sản xuất trực thuộc công ty

- Phối hợp với phòng kinh doanh và các đơn vị liên quan giải quyết các khiếunại của khách hàng về chất lượng sản phẩm của công ty

10 Phòng kinh doanh và các chi nhánh trực thuộc:

- Xây dựng kế hoạch sản xuất, kinh doanh trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạncủa đơn vị

- Quản lý, tổ chức thực hiện công tác sản xuất, kinh doanh theo kế hoạch địnhmức công ty giao

- Quản lý và sử dụng hiệu quả cơ sở vật chất, trang thiết bị, phương tiện vậnchuyển được công ty giao cho đơn vị quản lý, sử dụng

- Tuân thủ các nội quy, quy định của công ty và theo pháp luật hiện hành

Củ Chi, TP HCM,… Khi hệ thống càng được mở rộng thì những con số đó lại tiếp tụctăng lên khiến cho việc quản lý trở nên vô cùng khó khăn Điều này đặt ra cho VạnThành những vấn đề phải giải quyết:

Bài toán tối ưu kho: không tồn kho lâu nhưng cũng không được thiếu hàng hoákhi cần, rồi sản xuất lại cũng phải dựa vào việc cung ứng có được tốt hay không, cónhiều hay ít đơn đặt hàng Nói một cách khái quát là các khâu của chu trình hoạt độngdoanh nghiệp gắn kết với nhau, thể hiện qua các thông tin riêng của từng khâu nhưnglại có tính chất chung cần được chia sẻ cho cả doanh nghiệp

Ngoài ra, các hoạt động hằng ngày còn được kiểm soát, theo dõi bởi các cán bộquản lý của doanh nghiệp Việc lập kế hoạch mua nguyên vật liệu cần được cân đối tối

ưu dựa trên thông tin sản xuất, hàng tồn kho và tiêu thụ sản phẩm Số hàng tồn khotrung bình của tất cả các vật tư hoặc của từng vật tư là những số liệu quan trọng mànhà quản lý cần phải biết để nắm rõ tình hình, chưa kể tổng công nợ của doanh nghiệphiện đang là bao nhiêu, nợ quá hạn chiếm tỷ lệ bao nhiêu phần trăm Các khách hàngnào là quan trọng nhất với doanh nghiệp trong thời gian gần đây Những thông tin kiểunhư vậy sẽ rất có giá trị cho các nhà quản lý Đôi khi, các thông tin trên lại ảnh hưởng

đến sự sống còn của doanh nghiệp, chỉ cần thông tin kịp thời và chính xác, các nhàquản lý doanh nghiệp có thể điều chỉnh doanh nghiệp thoát khỏi bờ vực phá sản hay

đổ vỡ kế hoạch kinh doanh trong gang tấc Như vậy, chúng ta đang đề cập tới hệ thốngthông tin tác nghiệp và hệ thống thông tin quản lý, và các hệ thống thông tin này đượcgắn kết với các nhân viên và nhà quản lý doanh nghiệp

Cuối cùng, trong một môi trường cạnh tranh và toàn cầu hoá hiện nay, doanhnghiệp cần nhiều, thậm chí rất nhiều thông tin chính xác và kịp thời về tình trạng kinhdoanh, tình hình tài chính, xu thế tăng trưởng, với mục đích là cung cấp, trao đổi vớithế giới bên ngoài

Do đó, việc sử dụng phần mềm ERP - Công nghệ hoá bộ mặt hoạt động doanhnghiệp là một nhu cầu tất yếu của công ty Vạn Thành Nhờ một hệ thống thông tinERP tập trung, thông tin chỉ nằm một chỗ, cho phép có được sự chính xác, sự kịp thờicủa các thông tin này Từ đó tổng hợp, cung cấp cho các nhà quản lý, các nhà lãnh đạocủa doanh nghiệp, giúp họ điều hành tốt hơn, có các quyết định chính xác hơn, cũngnhư giúp doanh nghiệp cung cấp các thông tin cần thiết ra thế giới bên ngoài Hơn nữa,người sử dụng, khai thác hệ thống ERP chính là các nhân viên tác nghiệp, họ có thể làchuyên gia, các nhà quản lý hay các nhà lãnh đạo cấp cao Vậy nên thông tin đến vớimọi người, phục vụ cho các công việc hằng ngày của công ty, cũng như hỗ trợ côngcuộc quản lý, ra quyết định trong tương lai

ERP sẽ mang lại cho Vạn Thành nhiều lợi ích:

Lợi ích về hoạt động

Rút ngắn thời gian quy trình xử lý ngiệp vụ

Nâng cao năng suất công việc

Cải thiện chất lượng sản phẩm, dịch vụ

Nâng cao dịch vụ khách hàng

Giảm chi phí hoạt động

Lợi ích về quản lý

Quản lý, sử dụng nguồn lực tốt hơn

Cải thiện việc ra quyết định và lập kế hoạch

Nâng cao hiệu quả quản lý

Lợi ích về IT

Nhanh chóng phát triển, và dễ dàng tùy chỉnh cho thích ứng với sự phát triển củadoanh nghiệp

Giảm chi phí cơ sở hạ tầng thông tin, chi phí phần mềm và bảo trì hệ thống

Lợi ích về lâu dài

Dễ dàng mở rộng phát triển kinh doanh khi cần

Giúp đưa ra quyết định chính xác đúng thời điểm

Xây dựng các mối liên kết với bên ngoài (nhà cung cấp, đối tác, khách hàng)

Hỗ trợ mở rộng kinh doanh lên qui mô toàn cầu

Hỗ trợ thương mại điện tử

Lợi ích về tổ chức

Tạo điều kiện và định hướng học tập kinh doanh

Xây dựng tầm nhìn chung toàn doanh nghiệp

Thay đổi hành vi của nhân viên

Hỗ trợ việc thay đổi, tái cơ cấu tổ chức

PHẦN 2 ERP VÀ OPENERP

I ERP

Phần mềm ERP, viết tắt của “Enterprise Resource Planning”, là Hệ thống hoạchđịnh nguồn lực doanh nghiệp: dùng tin học để quản lý và tối ưu các nguồn lực doanhnghiệp, nhằm phục vụ cho việc tác nghiệp hằng ngày để lâu dài đạt được mục tiêu đã

đề ra Trong khái niệm này cần lưu ý nhất là "Doanh nghiệp" Đây thực sự là đối tượngchính của ERP

Mục đích của ERP là tích hợp các chức năng xử lý nghiệp vụ của tất cả các bộphận trong một phần mềm máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả nhu cầu đặc thùcủa các bộ phận khác nhau Vì vậy có thể nói ERP là phần mềm đóng vai trò xươngsống xuyên suốt các phòng ban và quy trình hoạt động của doanh nghiệp

II.OpenERP

1 Tại sao lại sử dụng OpenERP:

- Với phần mềm ERP mã nguồn đóng:

Phần mềm ERP đòi hỏi một quá trình chỉnh sửa lâu dài và tốn kém để phù hợpvới các quy trình nghiệp vụ đặc thù của từng ngành, từng công ty Với phí bản quyền

từ vài trăm nghìn cho đến hàng triệu USD cho một hệ thống ERP bị lệ thuộc hoàn toànvào nhà cung cấp, phần mềm ERP mã nguồn mở có vẻ là phương án lý tưởng hiện naycho các doanh nghiệp

-Và hơn hết OpenERP hoàn toàn tương thích với các phần mềm văn phòng, kếtoán đang sử dụng, các trình duyệt Web phổ biến như Internet Explore, Firefox…, chophép tùy chỉnh nhanh chóng và hoàn toàn từ giao diện nhập liệu, cho đến quy trình xử

lý để phù hợp nhất cho từng doanh nghiệp, đảm bảo đáp ứng hầu hết mọi nhu cầu quản

lý đặc thù của doanh nghiệp

Doanh nghiệp và người dùng có thể dễ dàng tiếp cận với OpenERP bằng cáchxem demo trực tiếp trên Website http://demo.openerp.com/web/webclient/home hoặcdownload phần mềm miễn phí tại http://www.openerp.com/downloads/ và kiểm chứng

ưu điểm vượt trội của OpenERP

- So sánh với phần mềm ERP mã nguồn mở khác:

Tài liệu và biểu đồ đánh giá dưới đây được thực hiện bởi Smile.fr sau 6 thángnghiên cứu & khảo sát các phần mềm ERP mã nguồn mở hiện tại như OpenBravo,Open ERP, Neogia, ERP5, Adempiere, Compiere

So sánh các phần mềm ERP mã nguồn mở 1

Ngoài ra, chúng ta có thể tham khảo qua Evaluation-matrix.com, website đánhgiá chuyên sâu các giải pháp ERP phổ biến trên thế giới để có cái nhìn tổng quát vàkhách quan hơn

So sánh các phần mềm ERP mã nguồn mở 2

2 Sơ lược về OpenERP

OpenERP là phần mềm ERP được phát triển bởi cộng đồng kĩ sư trên thế giớivới nhiều chức năng cho từng nhóm đối tượng khác nhau OpenERP đã đặt yếu tố conngười làm trung tâm, thiết kế hệ thống thân thiện, dễ dàng sử dụng cho các doanhnghiệp Hơn nữa, OpenERP là phần mềm mã nguồn mở, cho phép doanh nghiệp triểnkhai, sử dụng phần mềm mà không phải trả chi phí bản quyền, không phí nâng cấp cáctính năng mới Với OpenERP, doanh nghiệp có thể lựa chọn chức năng phù hợp, khaithác tối đa lợi ích mà hệ thống mang lại với chi phí thấp nhất

3 Nền tảng công nghệ của OpenERP:

OpenERP được xây dựng hoàn toàn trên nền tảng mã nguồn mở với các côngnghệ mạnh mẽ, toàn diện cho việc phát triển và ứng dụng giải pháp

 Ngôn ngữ, hệ quản trị cơ sở dữ liệu – nguồn gốc OpenERP:

Là một giải pháp đồng bộ hoàn toàn, OpenERP sử dụng:

Ngôn ngữ Python – ngôn ngữ giúp việc lập trình trở nên nhanh nhất – được

Google, Nasa, Yahoo sử dụng trong việc phát triển ứng dụng

Hệ quản trị cơ sở dữ liệu Postgre – hệ quản trị cơ sở dữ liệu mã nguồn mở

mạnh nhất hiện nay

Báo cáo Report Lab – giải pháp thiết kế báo cáo mã nguồn mở hàng đầu trên

thế giới để thiết kế toàn bộ các báo cáo của hệ thống

TurboGears Framework – nền tảng hỗ trợ việc phát triển nhanh ứng dụng

trên nền web bằng Python tốt nhất

 Kiến trúc của OpenERP:

Một hệ thống Open ERP được cấu tạo từ 3 thành phần chính:

PostgreSQL database server, chứa toàn bộ cơ sở dữ liệu, trong đó có hầu hếtcác dữ liệu và cấu hình của hệ thống

Open ERP application server, chứa các thuật toán và đảo bảo Open ERP vậnhành hiệu quả nhất

Web server, một ứng dụng riêng, được gọi là Open Object client-web, cho phépbạn kết nối đến Open ERP từ một trình duyệt web thông thường mà không cài GTKClient

Kiến trúc OpenERP

 Cấu hình để chạy OpenERP:

Về cơ bản OpenERP không yêu cầu tài nguyên hệ thống cao Tuy nhiên, để choOpenERP hoạt động tốt trên diện rộng, cần phải xác định cho thời điểm hiện tại và trongtương lai, sẽ có nhiều nhất là bao nhiêu người dùng đồng thời cho giải pháp OpenERP

Về phần cứng, bạn nên cần 1 Server cho giải pháp OpenERP, và các Client truycập vào Server này để chia sẻ thông tin mà ở đây là dữ liệu Server bạn nên chọn IBM,Dell, hoặc HP Server với cấu hình sau đây:

-2 Gb RAM trở lên

-CPU 2Core 2 Ghz trở lên (tùy vào số lượng người dụng mà có thể là 1 hoặc 2CPU)

-Đĩa cứng: nên sử dụng RAID 1 hoặc là RAID 5, hoặc RAID 10

-Tape backup: bạn nên có thiết bị này để đảm bảo hệ thống có thể khôi phụctrong trường hợp gặp sự cố

-Bakup Solution: đây là phần mềm quản trị backup số liệu – Thực ra, nếukhông có phần mềm này, thì các IT có thể sử dụng các công cụ hiện có của hệđiều hành, và hệ quản trị cơ sở dữ liệu để giải quyết backup dữ liệu Nhưngchúng tôi giới thiệu bạn nên sử dụng một giải pháp nào đó của CA hoặc Veritas

để hỗ trợ các IT trong việc backup số liệu của doanh nghiệp bạn

-Anti – Virus: đây là một hệ thống không thể thiếu khi triển khai các phần mềmquản trị doanh nghiệp nói chung và OpenERP nói riêng, bạn cần phải có nó.Chúng tôi thường giới thiệu cho khách hàng sử dụng Kaspersky, NortonAntivirus, và bạn có thể chọn các giải pháp này để bảo toàn dữ liệu của bạn, tuynhiên nếu bạn muốn sử dụng phần mềm miễn phí giống OpenERP thì chúng tôi

đề nghị sử dụng Avira Antivirus – Phần mềm diệt virus miễn phí tốt nhất hiệnnay

4 Các đặc điểm nổi bật của OpenERP:

 Đơn giản – Simple

- Dễ dàng cài đặt chỉ trong vài clicks chuột Giao diện trực quan với cấu trúchình cây

- Hệ thống shortcut, phím tắt giúp chuyển nhanh đến các thao tác thường dùng

- Hỗ trợ drag/drop, trigger, autoComplete giúp thao tác nhanh nhẹn

 Mạnh mẽ - Powerful

- Xử lý nghiệp vụ nền đầy đủ và hoàn thiện (ví dụ: các thao tác tạo và xử lý hóađơn sẽ đồng thời xử lý nghiệp vụ kế toán) giúp tiết kiệm thời gian nhập liệu

- Hỗ trợ chuyển đổi tới 6 cách hiển thị khác nhau cho một đối tượng: List,Form, Graph, Calendar, Gantt, Process - giúp thống kê, theo dõi vô cùng hiệuquả.

- Gắn kết, đồng bộ dữ liệu với Wiki, Google (gồm Google Docs, Google Calendar,Google Blogger, Google Mail, Google Earth, Google Map, Google Translate)

 Chuẩn mực - Standard

- Tương thích hoàn toàn với các phần mềm văn phòng hiện có: Joomla,Ezpublish, SAP, Ldap, eCommerce, PDF, Office, Excel, Outlook, FontUnicode

- Hỗ trợ nhập/xuất dữ liệu từ Office

- Mô hình Main/Addons modules, rất dễ bảo trì sửa chữa và nâng cấp

- Các chức năng đều được phân quyền rõ ràng theo users/groups

- Dữ liệu được bảo mật hoàn toàn với : bảo mật vật lý, bảo mật kết nối và dữliệu tự động sao lưu hằng ngày

 Linh hoạt - Flexible

- Hỗ trợ đồng thời hai môi trường làm việc thân thiện: GTK Client (Win-base)

và Web Client

- Dễ dàng sử dụng, linh hoạt sửa đổi, hủy bỏ, và phân quyền người dùng

- Có thể liên lạc đến các users thông qua chức năng Request (có thể là một cách

để liên lạc nội bộ thay cho email)

- Có thể Attach file vào một đối tượng bất kỳ, đây là một cách để lưu trữ hồ sơgốc hoặc mô tả chi tiết thêm đối tượng cần lưu trữ như thông số kỹ thuật sảnphẩm hay CV ứng viên dự tuyển

 Hoàn chỉnh - Complete

- Hỗ trợ các tiêu chuẩn, nghiệp vụ mới nhất: Just-in-time, FIFO,Average/Standard cost, MTS/MTO, Phantom BoM, Iso9001, Barcodes, Cost-accounting,

- Quy trình nghiệp vụ theo chuẩn mực ERP toàn cầu

- Dễ dàng đáp ứng cho cả công ty rất nhỏ, và đủ mạnh để đáp ứng cho cả công

ty lớn với hơn 2000 nhân viên

- Hơn 1000 lượt tải về mỗi ngày, phát triển trên 45 ngôn ngữ…

 Mã nguồn mở - Open source

- Phát triển trên nền tảng mã nguồn mở với công nghệ tốt nhất: CSDL mởPostgreSQL, ngôn ngữ Python,TurboGears platform, báo cáo Report - Lab, cấutrúc và phương thức truyền dữ liệu Xml-Rpc

- Được hỗ trợ mạnh mẽ bởi cộng đồng mã nguồn mở trên toàn thế giới

- Theo Giấy phép opensource GNU/GPL, bạn không phải trả bất kỳ phí bảnquyền nào

PHẦN 3 QUY TRÌNH THU MUA, PHÂN PHỐI

I Quy trình thu mua, phân phối của OpenERP trong công ty Nệm Vạn Thành

Với một doanh nghiệp sản xuất như Công ty Nệm Vạn Thành có chu trình tuần

hoàn vốn T – H – SX – H’ – T’ thì quy trình hoạt động chính của doanh nghiệp đó

cũng có những phần tương đương:

Quy trình thu mua, phân phối

Hoạt động thu mua, phân phối gồm các bước chính: Mua nguyên vật liệu ->Sản xuất ra thành phẩm -> Bán hàng, là tập hợp của ba quy trình nhỏ hơn Đồng thời,phân hệ sản xuất cũng tích hợp với các phân hệ khác: phân hệ bán hàng (xác định nhucầu từ các đơn bán hàng), phân hệ mua hàng (tự động lập các yêu cầu mua hàng khiNVL không đủ để sản xuất)

Bộ phận kế toán ngoài việc hạch toán kế toán phải thu và hạch toán kế toánphải trả cho việc thu tiền bán hàng, chi tiền mua nguyên vật liệu còn thực hiện chứcnăng lưu trữ chứng từ thanh toán của nghiệp vụ mua, bán hàng

o Các module chức năng trong OpenERP được sử dụng trong quy trình:

1 Quy trình mua hàng:

Quy trình quản lí mua hàng cung cấp quy trình quản lí thông tin từ mua hàngđến nhập kho bao gồm các chức năng như: Quản lí báo giá, Quản lí yêu cầu mua hàng,Quản lí đơn đặt hàng, hóa đơn, thanh toán và kiểm tra hàng nhập kho

Quy trình mua hàng

Quy trình này cho phép doanh nghiệp quản lí nghiệp vụ mua hàng một cách xuyênsuốt từ khi xuất phát yêu cầu mua hàng cho đến khi nhập kho Quy trình này đượcthực hiện thông qua các chức năng Mua hàng, Kho hàng Quy trình này cho phép quản

lí các thông tin như:

Các yêu cầu mua hàng: nhờ tính tích hợp của hệ thống nên các yêu cầu mua hàng cóthể được tạo tự động từ phân hệ quản lí sản xuất (khi hệ thống tính toán thiếu vật tư,hàng hóa để phục vụ sản xuất và bán ra thị trường) Người sử dụng cũng có thể tạocác yêu cầu mua hàng thủ công khi phát sinh các yêu cầu mua hàng hóa và nguyênvật liệu

Quản lí các báo giá: hệ thống cho phép tạo các yêu cầu báo giá, các báo giá do nhàcung cấp đưa lại và tính năng phân tích báo giá Tính năng này cho phép Công tyquản lí các báo giá một cách có hệ thống, dễ dàng tra cứu

Quản lí các đơn đặt hàng/hợp đồng mua hàng: chức năng này cho phép doanhnghiệp lưu các thông tin liên quan đến các đơn mua hàng hay hợp đồng mua hànghóa vật tư với đầy đủ các thông tin liên quan đến nghiệp vụ mua hàng như: nhà cungcấp, ngày mua, ngày nhận hàng, ngày có hiệu lực, mặt hàng, số lượng, đơn giá, điềukhoản thanh toán…

Mua hàng:

o Quản lí việc theo dõi nhận hàng: thông qua các đơn hàng, hệ thống có chứcnăng nhận hàng và đối chiếu với các đơn hàng Ngoài ra, chức năng này cho

phép thực hiện quản lí trả lại hàng (nếu nhận thừa hoặc hàng mua vào khôngđúng yêu cầu…)

o Quản lí hóa đơn: hệ thống cho phép tạo hóa đơn mua hàng tự động dựa trênthông tin trên đơn mua hàng hoặc nhân viên kế toán nhập bằng tay vào hệthống

o Thanh toán: thanh toán các khoản tiền liên quan đến mua hàng và thực hiệnchức năng lưu trữ chứng từ

Nhập kho: sử dụng chức năng kho hàng để theo dõi hàng đã nhập về kho

2 Quy trình sản xuất:

OpenERP sẽ hỗ trợ tự động hóa quy trình sản xuất của doanh nghiệp, đồng thờigiúp việc kiểm soát các bước của quá trình này được chặt chẽ hơn cũng như cung cấpthông tin đầy đủ, kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí sản xuất Các phân hệcon trong phân hệ quản lí sản xuất được tích hợp chặt chẽ và có thể được mô tả nhưsau:

o Quản lí thông tin các công đoạn sản xuất (Manufacturing Orders): cho phép quảnđốc phân xưởng luôn có được các số liệu sản xuất trong từng ngày, từng ca làmviệc và từ các công đoạn khác nhau của quá trình sản xuất Chức năng này sẽ ghi

chép tất cả các NVL xuất ra cho sản xuất, sản phẩm hoàn thành và thời gian sảnxuất cho từng loại sản phẩm Nhờ tính năng này, bộ phận Điều độ sản xuất củanhà máy luôn có số liệu chính xác về việc xuất nhập NVL, thành phẩm, giúp nângcao khả năng quản lí điều độ sản xuất Với đặc thù của Công ty là sản xuất rathành phẩm chức năng này hỗ trợ công tác quản lí một cách tốt nhất.

3 Quy trình bán hàng:

ERP hỗ trợ tự động hóa quy trình bán hàng của doanh nghiệp, giúp việc kiểmsoát các bước của quá trình được chặt chẽ hơn cũng như cung cấp thông tin đầy đủ,kịp thời, chính xác phục vụ công tác quản lí

Quy trình bán hàng trong OpenERP được mô tả như sau:

Quy trình bán hàng

Quy trình theo dõi thông tin xuyên suốt các quá trình: kiểm tra kho hàng -> tạo

cơ hội với khách hàng -> báo giá cho khách hàng -> nhận đơn đặt hàng -> bán hàng ->xuất kho bán

Trong đó, bán hàng quản lí các đơn bán hàng hay hợp đồng, phần này cho phépCông ty lưu trữ tất cả các hợp đồng bán hàng, đơn bán hàng cho khách hàng Thôngtin đơn hàng bao gồm các thông tin như: mặt hàng bán, số lượng, đơn giá, ngày giaohàng, điều khoản thanh toán, khách hàng và địa chỉ giao hàng… Ngoài ra, chức năngquản lí đơn hàng cho phép Công ty khai báo các chính sách bán hàng như chiết khấu,giảm giá,…

o Giao hàng: chức năng giao hàng cho phép theo dõi thông tin liên quan đến việcgiao hàng cho khách hàng Thông tin kết quả của quá trình này là hàng đã đượcxuất khỏi kho và khách hàng đã nhận được hàng

o Tạo hóa đơn bán hàng và thanh toán: hệ thống cho phép tạo hóa đơn bán hàng

tự động hoặc thủ công để theo dõi công nợ của khách hàng theo các thông tintrên hợp đồng, đơn bán hàng Đồng thời, hệ thống cũng thực hiện việc thanhtoán (thu tiền) khi khách hàng trả tiền mua hàng hóa

II Một số thao tác chính của quy trình thu mua, phân phối trong Nệm Vạn Thành

(1) Xác định nhu cầu nguyên vật liệu cần mua:

Mua hàng -> Các sản phẩm -> New

(2) Chọn nhà cung cấp:

Mua hàng -> Sổ địa chỉ -> Các nhà cung cấp -> New

(3) Tạo yêu cầu chào giá:

Mua hàng -> Yêu cầu chào giá -> New

Chọn Save để lưu lại yêu cầu chào giá

(4) Đặt hàng:

Từ báo giá đã có, chọn CONVERT TO PURCHASE ORDER để đặt hàng

Giao diện đơn đặt hàng: