II. Một số thao tác chính của quy trình thu mua, phân phối trong Nệm Vạn Thành
PHẦN 4 LỢI ÍCH VÀ RỦI RO KHI TRIỂN KHAI ERP I.Lợi ích
I.Lợi ích
Cung cấp tức thì các thông tin, báo cáo cần thiết trong quá trình hoạt động:
OpenERP tập trung toàn bộ dữ liệu từ mỗi phân hệ vào một cơ sở quản lý dữ liệu chung giúp cho các bộ phận riêng biệt có thể chia sẻ thông tin với nhau một cách dễ dàng dù ở các địa điểm khác nhau. Ngoài ra, OpenERP còn lập ra các báo cáo đa dạng, trực quan hỗ trợ việc ra quyết định nhanh chóng.
OpenERP cho phép sử dụng trực tuyến, điều này giúp nhà quản lý nắm bắt thông tin và điều khiển hoạt động kinh doanh của công ty hàng ngày một cách hiệu quả ngay cả khi vắng mặt.
Thiết lập mối quan hệ tốt đẹp và bền vững với khách hàng:
Phân hệ quản lý quan hệ khách hàng - CRM giúp doanh nghiệp mắm bắt được nhu cầu, thói quen, sở thích của khách hàng, phát hiện những khách hàng mới ,... qua đó có thể phân tích và xây dựng các chính sách, quản lý các chiến dịch nhằm chăm sóc khách hàng tốt hơn đồng thời tăng doanh thu từ các kênh bán hàng.
Giảm lượng hàng tồn kho:
Phân hệ quản lý kho hàng trong OpenERP cho phép các công ty theo dõi hàng tồn kho chính xác và xác định được mức hàng tồn kho tối ưu, nhờ đó mà giảm nhu cầu vốn lưu động và đồng thời giúp tăng hiệu quả kinh doanh.
Tích hợp thông tin đặt hàng của khách hàng:
Với OpenERP, đơn hàng sẽ đi theo một lộ trình tự động từ lúc nhân viên dịch vụ khách hàng nhận đơn hàng cho đến khi giao hàng và bộ phận Tài chính xuất hóa đơn. Người sử dụng chỉ cần lấy thông tin từ một hệ thống duy nhất thay vì nhận thông tin rải rác từ các bộ phận khác nhau. OpenERP giúp doanh nghiệp theo dõi đơn hàng một cách dễ dàng, giúp phối hợp giữa bộ phận kinh doanh, kho và giao hàng ở các địa điểm khác nhau trong cùng một thời điểm.
Công tác kế toán chính xác hơn:
Phân hệ Tài chính-kế toán của OpenERP giúp doanh nghiệp giảm tối đa các sai sót mà nhân viên thường mắc phải trong cách hạch toán thủ công. Phân hệ Tài chính-
kế toán cũng giúp các nhân viên kiểm toán nội bộ và các cán bộ quản lý cấp cao kiểm tra tính chính xác của các tài khoản. Đồng thời việc kết sổ cuối kỳ trở nên nhanh chóng và chính xác hơn.
Chuẩn hóa quy trình nhân sự và hệ thống tính lương:
Phân hệ quản lý nhân sự HRM hỗ trợ tất cả các nghiệp vụ quản lý nhân sự, giúp sắp xếp hợp lý các qui trình nhân sự và hệ thống lương, giúp sử dụng nhân sự hiệu quả đồng thời giảm thiểu các sai sót và gian lận trong hệ thống tính lương.
Qui trình hoạt động được xác định rõ ràng:
OpenERP được xây dựng dựa trên các qui trình chuẩn (có thể thay đổi theo yêu cầu đặc thù) xác định rõ ràng các qui trình hoạt động kinh doanh, giúp phân công/giao việc được rõ ràng và giảm bớt những rối rắm về các vấn đề liên quan đến các hoạt động tác nghiệp hàng ngày của doanh nghiệp.
Tối đa hóa lợi nhuận:
Phân hệ BI được tích hợp trong OpenERP cho phép các lãnh đạo doanh nghiệp nhanh chóng lập ra các báo cáo quản trị về khách hàng, về sản phẩm, về thị trường, về hiệu quả các chiến dịch ... giúp :
Nắm được tình hình kinh doanh của các mặc hàng.
Phát hiện những khách hàng có giá trị cao.
Phân tích hiệu quả các chương trình khuyến mãi, quảng cáo.
Nâng cao năng lực nhân viên kinh doanh.
Củng cố và làm tăng sự hài lòng, lòng trung thành của khách hàng.
Đo lường và phân tích ảnh hưởng của các hoạt động kinh doanh tới khách hàng.
Đánh giá đối thủ cạnh tranh và mở rộng thị phần...
II.Rủi ro
Thời gian triển khai và sử dụng có thể kéo dài: do quy trình kinh doanh của
doanh nghiệp, mức độ sẵn sàng sử dụng hệ thống, văn hoá làm việc của doanh nghiệp, …
Chi phí đầu tư đắt: do khả năng của hệ thống không đáp ứng được yêu cầu
Sự chọn lựa các module thích hợp: Trong quá trình triển khai hệ thống, các
quy trình kinh doanh, văn hoá doanh nghiệp, các mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp nếu không được hiểu đúng sẽ tạo ra một hệ thống quá xa vời, dẫn đến việc không đáp ứng được yêu cầu kinh doanh, làm tăng nguy cơ đổ vỡ.
Mức độ phức tạp của hệ thống: hệ thống OpenERP là sự liên kết của nhiều
module đảm nhiệm các chức năng khác nhau. Hệ thống càng lớn thì càng khó bảo trì. Bên cạnh đó, không hẳn là khi hệ thống đáp ứng được yêu cầu của doanh nghiệp thì nhân viên trong doanh nghiệp sẽ có thể sử dụng thành thạo ngay. Việc triển khai hệ thống lúc này sẽ đòi hỏi thêm chi phí đào tạo khá tốn kém và Phụ thuộc vào nhà cung cấp và triển khai
Sự đặc biệt của ngành nghề kinh doanh: Ngành nghề kinh doanh quá chuyên
biệt của doanh nghiệp gây nhiều khó khăn cho việc tìm một giải pháp phù hợp. Việc này đòi hỏi doanh nghiệp phải tìm ra một nhà triển khai thật sự có kinh nghiệm với ngành nghề kinh doanh của mình. Một số doanh nghiệp không thể tìm ra giải pháp phù hợp buộc phải tự phát triển giải pháp cho riêng mình với chi phí rất tốn kém.
Khả năng tương thích với các hệ thống được mở rộng: Tuy rằng yêu cầu của
một hệ thống OpenERP là khả năng tích hợp dữ liệu với các hệ thống khác. Nhưng thông thường không có tiêu chuẩn cụ thể cho việc tích hợp dữ liệu do các hệ thống quá khác nhau. Doanh nghiệp thường tốn thêm chi phí cho việc tích hợp dữ liệu hoặc doanh nghiệp phải tính toán lại khả năng triển khai giải pháp cùng với các hệ thống có sẵn.
TỔNG KẾT
Ngày nay, đóng góp của hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) vào khả năng cạnh tranh của các doanh nghiệp trở nên rõ hơn bao giờ hết. Việc ứng dụng các hệ thống giúp tự động xử lý các hoạt động lặp đi lặp lại và được tích hợp hoàn toàn trở nên vô cùng cần thiết để đi trước các đối thủ cạnh tranh.
Một khái niệm đã hình thành và đang trở thành một xu thế đó là ERP - hệ thống thông tin hoạch định nguồn lực doanh nghiệp. Với ERP việc tích hợp các quy trình kinh doanh, chia sẻ thông tin giữa các phòng ban chức năng, giữa các công đoạn trong toàn bộ quy trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp sẽ dẫn đến những cải tiến vược bật trong hoạt động kinh doanh như gia tăng hiệu suất công việc, giảm chi phí (thời gian, nhân lực, vật lực), tăng doanh thu ...
Tuy nhiên, việc ứng dụng hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp (ERP) thường bị vướng phải những lo ngại về chi phí, khả năng đáp ứng cũng như ảnh hưởng của hệ thống đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Giải pháp quản trị toàn diện doanh nghiệp – OpenERP sẽ giúp tháo gỡ những rào cản trên, giúp doanh nghiệp khai thác những lợi ích mà hệ thống IT hiện tại chưa đáp ứng được.
Bài tiểu luận đến đây là kết thúc. Toàn thể nhóm xin chân thành cảm ơn giảng viên đã góp ý và hướng dẫn tận tình trong suốt thời gian qua. Đồng thời cũng xin cảm ơn thư viện Trường Đại học Thăng Long đã cung cấp những điều kiện về cơ sở vật chất, trang thiết bị kĩ thuật phục vụ cho việc học tập và nghiên cứu của nhóm đạt hiệu quả tốt nhất. Bài tiểu luận chắc chắn sẽ còn nhiều thiếu sót nhất định. Chúng tôi kính mong thầy giáo và các bạn đóng góp ý kiến đề bài tiểu luận được hoàn thiện hơn.
TÀI LIỆU THAM KHẢOhttp://openerpvietnam.wordpress.com http://openerpvietnam.wordpress.com
http://www.itgvietnam.com http://gscom.vn