Hệ thống, theo quan điểm lý thuyết hệ thống, được hiểu là một tập hợp hay một tổng thể gồm các phần tử hay các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau
Trang 1Lời mở đầu
Thế kỷ XX, đặc biệt là những thập niên cuối thế kỷ cùng với nhũng biến đối to lớn trong đời sống kinh tế - xã hội của nhân loại, là thời kỳ của những cuộc biến đối cách mạng trong khoa học, thời kỳ của nhiều thay đổi và sáng tạo liên tiếp các khuôn mẫu tư duy trong các lĩnh vực hoạt đông tổ chức, quản lý và kinh doanh Việc ứng dụng khoa học vào quản lý sản xuất công nghệ và kinh doanh có thể được xem là bắt đầu tù cuối thế kỷ XIX với nhà cải cách F W Taylor Sau đó, vào đầu thế kỷ XX, một số phương pháp khoa học khác, như các phương pháp phân tích số liệu thống kê và vận trù học, quy hoạch tuyến tính, tiếp tục được ứng dụng ngày càng rộng rãi trong tố chức sản xuất, lập kế hoạch phát triển kinh tế, Sau chiến tranh thế mới lần thứ hai, liên tiếp có nhiều phát minh mới về khoa học và công nghệ có tác động to lớn thúc đẩy các xu hướng ứng dụng kể trên, như: máy tính điện tử, điều khiển học, khoa học thông tin và khoa học hệ thống
Các phát minh đó vừa cung cấp cơ sở kiến thức khoa học đem xây dựng mô hình cho các bài toán thực tế, vừa tạo ra các công cụ kỹ thuật xử lý thông tin ngay càng mạnh để giúp con người giải các bài toán thực tế đó Nói cách khác, việc ứng dụng các thành tựu
và phát minh khoa học từ giữa thế kỷ XX để hình thành nên một khung mẫu tư duy khoa học để hướng dẫn con người trong tư duy và hành động trước việc nhận thức về đôi tượng và tìm kiếm lời giải cho các bài toán về tổ chức quản lý và kinh doanh Đối tượng là các hệ thống kinh tế, bao gồm nhiều thành phần và các mối tuơng tác giữa chúng với nhau cũng như các tương tác với môi trường, các bài toán quan trọng và chủ yếu nhất trong quản lý và kinh doanh là các bài toán ra quyết định; một khung mẫu tư duy khoa học về quản lý và kinh doanh phải bao gồm một cách hiểu khoa học về đối tượng và các mối tương tác của nó cùng với cách hình dung về việc thiết kế lời giải cho các bài toán quyết định mà công việc quản lý kinh doanh đòi hỏi
Muốn đổi mới tư duy và phong cách, phải biết vận dụng những kiến thức khoa học một cách sáng tạo và hợp lý.Một trong những kiến thức khoa học cần thiết hiện nay chính là
lý thuyết hệ thống , tư duy hệ thống và điều khiển học
Trang 2Sau khi học xong môn lý thuyết hệ thống của thầy, và xuất phát từ những bâng khâng chưa có lời giải đáp của Phòng kinh doanh cũng như của công ty mà em đang
công tác.Với ý nghĩa trên, em xin mạnh dạn chọn đề tài “ ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT
HỆ THỐNG TRONG QUẢN TRỊ DOANH NGHIỆP VÀO HỌAT ĐỘNG KINH DOANH TẠI PHÒNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG LĨNH “
Bài viết chắc chắn khó tránh khỏi những sai sót, khiếm khuyết, kính mong nhận được sự chỉ dẫn của thầy để bài viết này được hòan thiện tốt hơn, để bài viết này cũng
là tài liệu cho phòng kinh doanh, công ty nghiên cứu và ứng dụng nó trong quá trình họat động
Chân thành cảm ơn !
Trang 3CHƯƠNG 1:CƠ SỞ LÝ LUẬN
1.1.Các khái niệm
1.1.1 Khái niệm hệ thống
Hệ thống, theo quan điểm lý thuyết hệ thống, được hiểu là một tập hợp hay một tổng thể gồm các phần tử hay các bộ phận khác nhau có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và được sắp xếp theo một trình tự đảm bảo tính thống nhất và có khá năng thực hiện một số chức năng và mục tiêu nhất định
1.1.2.Khái niệm về quản trị
Quản trị là một quá trình nhằm đạt đến sự thành công trong các mục tiêu đề ra bằng việc phối hợp hữu hiệu các nguồn lực của doanh nghiệp Từ khái niệm này giúp chúng ta nhận ra rằng , quản trị là một họat động liên tục và cần thiết khi con người kết hợp với nhau trong một tổ chức và thúc đẩy các vấn đề chuyển động
Theo quan điểm quản trị kinh doanh : công tác quản trị trong doanh nghiệp là quá trình lập kế họach , tổ chức phối hợp và điều chỉnh các họat động của các thành viên , các bộ phận và các chức năng trong doanh nghiệp nhằm huy động tối đa mọi nguồn lực nhằm đạt được các mục tiêu đã đặt ra của tổ chức
Theo quan điểm hệ thống quản trị :Quản trị còn là việc thực hành các họat động trong mỗi tổ chức một cách có ý thức và liên tục.Quản trị trong một doanh nghiệp tồn tại trong một hệ thống bao gồm các khâu , các phần, các bộ phận có mối liên hệ khăng khít với nhau, tác động qua lại lẫn nhau và thúc đẩy nhau phát triển
1.1.3 Khái niệm về môi trường của hệ thống
Theo quan điểm của lý thuyết hệ thống, môi trường là các yếu tố , điều kiện nằm ngòai hệ thống và có ảnh hưởng đến kết quả họat động của hệ thống đó
Để xác định môi trường của hệ thống , các nhà quản trị thường dựa vào các câu trả lời của hai câu hỏi sau đây:
1.Yếu tố đó có ảnh hưởng đến kết quả của hệ thống hay không?
2 Hệ thống có quyền thay đổi đến các yếu tố đó hay không ?
Nếu yếu tố nào trả lời “ có” ở câu hỏi 1 và “không” ở câu hỏai 2 , thì nó là yếu tố môi trường của hệ thống
Trang 41.1.4 Khái niệm đầu vào và đầu ra của hệ thống
Đầu vào của hệ thống là sự tác động của môi trường vào hệ thống của nó.Ngược lại, đầu ra của hệ thống được coi là sự tác động của hệ thống đến môi trường của nó
Đầu vào và đầu ra của hệ thống trên thực tế có thể được cấu thành từ nhiều yếu
tố khác nhau và có biểu diễn mối quan hệ đầu vào và đầu ra với hệ thống như sau:
1.1.5 Khái niệm về cấu trúc của hệ thống
Cấu trúc là sự sắp xếp các phần tử bên trong của một hệ thống Thực tế cho thấy, mỗi cách sắp xếp khác nhau có thể dẫn đến kết quả họat động của hệ thống không giống nhau
Muốn hệ thống họat động với kết quả tối đa , cần lựa chọn cách sắp xếp tối ưu Trên thực tế hiện nay, có nhiều cách sắp xếp cấu trúc của hệ thống Xin gới thiệu một số mô hình phổ biến hiện nay:
1.Mô hình “Ghép nối tiếp”
2.Mô hình “ Ghép song song”
V1
3.Mô hình “ Ghép có mối liên hệ ngược”
Môi trường
Hệ thống
Phần tử 1
Phần tử 2
Phần tử 3 R
3 R
2
V 3 V
2
R 1
Trang 5- Mô hình ghép có mối liên hệ ngược “gián tiếp”
- Mô hình ghép có mối liên hệ ngược “trực tiếp”
1.1.6 Khái niệm mục tiêu của hệ thống
Mục tiêu là trạng thái mong đợi , có thể có và cần phải có của hệ thống tại một thời điểm hoặc sau một khỏang thời gian nhất định
Mục tiêu là hướng để hệ thống phát triển theo quỹ đạo đã đề ra
Quỹ đạo là con đường để hệ thống chuyển đổi từ trạng thái này sang trạng thái khác, theo hướng tiến đến mục tiêu.Có những trạng thái không mong đợi nhưng lại xảy ra.Do đó, muốn tránh điều này đòi hỏi người điều khiển hệ thống phải có trình độ hiểu biết nhất định về các quy luật phát triển của hệ thống và phải có tầm nhìn xa, trông rộng
1.2 Các tính chất cơ bản của một hệ thống và phân lọai hệ thống
1.2.1 Tính chất về mối quan hệ
Các phần tử hay các bộ phận của một hệ thống luôn luôn có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và các mối quan hệ đó thường mai tính chất nhân quả
1.2.2 Tính chất về sự thay đổi
Bất cứ sự thay đổi nào về lượng cũng như về chất của bất kỳ bộ phận hoặc phần
tử nào đều dẫn đến ảnh hưởng các bộ phận hoặc phần tử khác của hệ thống và chính hệ
Phần tử 3
V
R 3
V 3
E
Trang 6thống đó.Mặt khác , bất kỳ sự thay đổi lượng chất của hệ thống đều làm ảnh hưởng các phần tử bên trong của hệ thống đó
1.2.3.Tính chất “Trồi “ của hệ thống
Nội dung của tính chất có thể hiểu dưới hai khía cạnh sau:
Một là, những khả năng mới của hệ thống
Hai là, sự chênh lệch giữa kết quả đạt được của hệ thống và tổng kết quả của bộ phận
1.2.4.Phân lọai hệ thống
Có nhiều cách phân lọai hệ thống khác nhau, tùy theo ý đồ và mục tiêu nghiên cứu của hệ thống, tchúng ta xem xét một số phân lọai hệ thống tiêu biểu sau:
Hệ thống đóng và hệ thống mở:
+ Hệ thống đóng là hệ thống không có liên hệ mới môi trường bên ngòai hoặc, nếu có, mối liên đó rất yếu
+ Hệ thống mở là hệ thống có mối quan hệ mật thiết với môi trường bên ngòai và chịu tác động rấ mạnh của các yếu tố môi trường
Hệ thống thế năng và hệ thống động năng
+ Hệ thống thế năng là hệ thống có khả năng biến đổi chủ yếu về quy mô, số lượng và ít có khả năng biến đổi về cơ cấu , chất lượng
+ Hệ thống động năng (phi tuyến) là hệ thống có khả năng biến đổi cả về số lượng và chất lượng
Hệ thống phản xạ đơn giản và hệ thống phản xạ phức tạp
+ Hệ thống phản xạ đơn giản là hệ thống có khả năng phản ứng ở một giới hạn nhất định và kết quả phản ứng có thể dự đóan trước được
+ Hệ thống phản xạ phức tạp là hệ thống có khả năng phản ứng theo các mức độ rất khác nhau, đa dạng và khó có thể dự đóan kết quả trước được
Hệ thống phân cấp
Nếu căn cứ vào những nhiệm vụ, quyền hạn của các phân hệ, có thể tồn tại: + Hệ thống cấp trên và hệ thống cấp dưới
+ Hệ thống mẹ, hệ thống con
+ Hệ thống quản lý và hệ thống bị quản lý
Trang 7 Hệ thống động và hệ thống tĩnh
+ Hệ thống động là hệ thống có khả năng thay đổi trạng thái theo thời gian + Hệ thống tĩnh là hệ thống ít có khả năng thay đổi hay không thay đổi trạng thái theo thời gian
Hệ thống thích nghi và hệ thống không thích nghi
+ Hệ thống thích nghi là hệ thống có khả năng tự điều chỉnh để phù hợp với sự thay đổi với môi trường và những điều kiện mới nhằm giảm những bất trắc , tổn thất có thể mang lại cho nó
+ Hệ thống không thích nghi là hệ thống không có khả năng tự thay đổi theo sự biến đổi của môi trường và các điều kiện thực tiễn
CHƯƠNG 2:THỰC TRẠNG CỦA VIỆC ỨNG DỤNG LÝ THUYẾT HỆ THỐNG VÀO HỌAT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN HỒNG LĨNH
2.1 Giới thiệu sơ lược về công ty Cổ phần đầu tư và xây dựng giao thông Hồng Lĩnh
+ Tên Doanh nghiệp : CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ XÂY DỰNG GIAO
THÔNG HỒNG LĨNH( Được chuyển đổi từ công ty TNHH Xây dựng & giao thông
Hồng Lĩnh, Số ĐKKD : 045671,do sở Kế Họach & Đầu tư TP.HCM cấp ngày 16/11/1996)
- Giấy phép ĐKKD số : 4103001416 ngày 07/05/2007
- Địa chỉ công ty : 56A- Nguyễn Thông-Quận 3-TP.HCM
- Vốn điều lệ : 600.000.000.000 VND
- Ngành nghề kinh doanh : Xây dựng công nghiệp và dân dựng, công trình kỹ thuật, giao thông, cầu cảng, công trình thủy lợi, công trình ngầm dưới đất-dưới nước, xây dựng kết cấu công trình, công trình phi nhà ở, xây dựng cầu đường, san lấp mặt bằng, mua bán vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, sản xuất vật liệu xây dựng, cấu kiện bê tông đúc sẵn…
Trang 8+ Họat động
Ngay từ khi mới thành lập năm 1996, do các thành viên trong công ty có nhiều kinh nghiệm và uy tín trong thi công, có đội ngũ cán bộ và công nhân lành nghề, trang thiết bị đầy đủ, hiện đại, đáp ứng được các công trình có qui mô lớn nên công ty đã có nhiều hợp đồng và đang thực hiện.Công ty đã thực hiện nhiều hợp đồng san lấp mặt bằng, công trình dân dụng, nhà xưởng và thi công hạ tầng có qui mô lớn và vừa với liên Doanh Phú Mỹ Hưng, công ty phát triển công nghiệp Tân Thuận, Cảng Thị Vải, khu công nghiệp Vĩnh Lộc, các khu công nghiệp tại TP.HCM và các đơn vị khác…
Có thể đánh giá rằng, công ty CP Đầu Tư & Xây Dựng Giao Thông Hồng Lĩnh qua 10 năm họat động đã khôngngừng phát triển lớn mạnh về số lượng và số lượng.Công ty là một tập thể đòan kết giữa ban lãnh đạo và công nhân viên
Trong những năm gần đây, công ty Cổ phần Hồng Lĩnh không dừng lại ở lĩnh
vực san lấp, thi công mà chuyển san lĩnh vực Kinh Doanh Bất Động Sản, và luôn phấn
đấu để trở thành một đối tác thật sự có uy tín đối với khách hàng.Luôn mong muốn được phục vụ quý khách hàng với tất cả năng lực, trình độ kỹ thuật, kinh nghiệm và bí quyết nghề nghiệp của mình
2.2 Thực trạng
2.2.1 Thực trạng tại phòng kinh doanh
Phòng kinh doanh của công ty được thành lập sau các phòng Ban khác trong công ty, với sự phát triển không ngừng của công ty, vì vậy phòng kinh doanh của công
ty được hình thành từ năm 2005.Nhưng do nhiều yếu tố môi trường cả bên trong và bên ngòai tác động, cũng như cấu trúc của hệ thống chưa được rõ ràng, chính sách và mục tiêu kinh doanh chưa được phê duyệt.Vì vậy phòng kinh doanh không thể họat động
Cho đến đầu năm 2007 , với chính sách kinh doanh của công ty đã có chuyển dịch rất mạnh, công ty đã đầu tư nhiều dây chuyền sản suất cấu kiện bê tông như : Dây chuyển sản xuất cọc bê tông ly tâm Ứng Suất Trước, dây chuyển sản xuất bê tông tươi,
bê tông nhựa nóng, ống cống ly tâm, xây dựng căn hộ cao cấp, các dự án khu dân cư được triển khai… vì vậy phòng kinh doanh đã được hình thành với tòan bộ nhân sự hòan tòan được tuyển chọn mới
Trang 9Cơ cấu họat động của phòng kinh doanh : Được sự chỉ đạo trực tiếp từ Ban giám đốc công ty, sự liên kết giữa các phòng ban chưa cao, các phòng Ban lkhác còn có tư tưởng bán hàng là do phòng kinh doanh bán, không liên quan đến các phòng ban khác, một tư tưởng lạc hậu đã ăn sau vào hệ thống của công ty.Vì thế, phòng kinh doanh không gặp ít khó khăn trong khâu bán hàng trong thời gian vừa qua
2.2.2 Thực trạng tại các phòng ban của công ty
Như đã trình bày ở trên, công ty cổ phần đầu tư và xây dựng giao thông Hồng Lĩnh, ban đầu mới thành lập gồm các phòng Ban sau:
+ Phòng kỹ thuật
+ Phòng kế họach
+ Phòng đầu tư
+ Phòng kế tóan tài vụ
+ Phòng vật tư
+ Phòng quản lý thuyết bị
+ Và phòng kinh doanh chính thức được hình thành từ đầu năm 2007
Nhìn vào cơ cấu trúc tổ chức của công ty, chúng ta thấy rằng công ty có đầy đủ các phòng ban, có hệ thống tổ chức tương đối tốt
Ở đây , chúng tôi có thể nói rằng, với các tính chất của hệ thống như tính chất về mối quan hệ, tính chất về sự thay đổi, tính Trồi của hệ thống thì dường như không có ở đây.Sự thay đổi của bộ phận này không ảnh hưởng đến bộ phận kia, mối quan hệ chưa được thiếy lập… và dường như được chỉ đạo trực tiếp từ Giám đốc của doanh nghiệp.Mọi quyết định trong công ty đều do giám đốc quyết, trường các phòng Ban chỉ
có quyền tư vấn, đề xuất, còn quyết định đều do giám đốc quyết
2.2.Đánh giá
2.2.1.Đánh giá tại phòng kinh doanh
Phòng kinh của công ty mới được hình thành, ban đầu gồm có 4 trhành viên, trong đó có 01 quản lý
Với sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt của thị trường trong nước, đặt biệt là từ khi Việt Nam gia nhập WTO, sự thách thức quá lớn đối các doanh nghiệp trong nước,
và đặt biệt là các doanh nghiệp lần đầu tiên tung sản phẩm ra thị trường, với nhưng sản
Trang 10phẩm có tính cạnh tranh cao trong thị trường, với sản phẩm chưa có thương hiệu của
công ty, nên việc tiêu thụ và bán sản phẩm của công ty trong năm vừa qua (các sản
phẩm cấu kiện bê tông đức sẵn) đã không gặp ít khó khăn trong khâu tiếp thị và tiêu thụ
sản phẩm
Nếu căn cứ vào doanh thu của phòng, thì phòng kinh doanh của công ty đạt mục tiêu của công ty đề ra, bởi vì do tình hình bất động sản tăng mạnh, nhưng xét trong các đơn vị kinh doanh chiến lược (SBU) thì phòng kinh doanh chưa đạt mục tiêu của công
ty đã đề ra, và đặc biệt là Cọc Ly Tâm Ứng Suất Trước, đó là sản phẩm kinh doanh chiến lược của công ty, mà phòng kinh doanh làm tốt trong năm vừa qua
2.2.2 Đánh giá tại công ty
Theo tính chất “Trồi” của hệ thống, đối với họat động của công ty Hồng Lĩnh, chúng ta có thể hiểu như sau :”Là sự chênh lệch giữa kết quả họat động của hệ thống với tổng kết quả của các bộ phận cộng lại”
Mặc dù từng bộ phận của công ty họat động chưa có hiệu quả , chưa có mối quan
hệ bổ trợ cho nhau Xong trong năm vừa qua có thể cho rằng là một năm thành công nhất của công ty kể từ ngày thành lập đến nay Trong họat động kinh doanh bất động sản thì các phần tử trong bộ phận này họat động rất tích cực, có hệ thống và đã thỏai mãn được nhu cầu của khách hàng khi đến giao dịch bất động sản tại công ty cũng như bên ngòai công ty
CHƯƠNG 3:NGUYÊN NHÂN VÀ GIẢI PHÁP
3.1 Nguyên nhân
3.1.1 Phòng kinh doanh
Như đã trình bày ở trên, phòng kinh doanh trong năm vừa qua họat động chưa hiểu quả là do các nguyên nhân cơ bản sau :
Nhân sự mới hình thành, thời gian tiếp cận với công việc mới chưa có nhiều
Đội ngũ nhân viên chưa có kinh nghiệm trong sản phẩm mới nên cũng ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêu thụ sản phẩm và lợi nhuận của công ty
Chính sách quảng cáo, khuyến mãi, dịch vụ sau bán hàng chưa tốt
Hệ thống làm việc giữa các phòng Ban trong công ty chưa liên kết, gắn bó, hộ trợ cho nhau
