Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS)

Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS) Bôi tượng chương: l Đặc điểm của hệ thong thông tin kế toán hiệu quả (The features o f an effective accounting information systems) 2. Hệ thong kế toán bằng tay và bằng máy vì tỉnh (How computerised and manual accounting systems work) 3. Tổng quan về một hệ thong thông tin kế toán (Overview o f an accounting information system) 4. Nhật kỷ bán hàng (Sales Journal) 5. Nhật hỷ thu tiền (Cash Receipts Journal) 6. Nhật kỷ mua hàng (Purchase Journal) 7. Nhật kỷ chi tiền (Cash Payment Journal) 8. Vai trò của Nhật kỷ chung (The roỉes o f the General Journal).

199 Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS) Bôi tượng chương: l' Đặc điểm của hệ thong thông tin kế toán hiệu quả (The features of an effective accounting information systems) 2. Hệ thong kế toán bằng tay và bằng máy vì tỉnh (How computerised and manual accounting systems work) 3. Tổng quan về một hệ thong thông tin kế toán (Overview o f an accounting information system) 4. Nhật kỷ bán hàng (Sales Journal) 5. Nhật hỷ thu tiền (Cash Receipts Journal) 6. 'Nhật kỷ mua hàng (Purchase Journal) 7. Nhật kỷ chi tiền (Cash Payment Journal) 8. Vai trò của Nhật kỷ chung (The roỉes of the General Journal). *** 1. Đặc điểm của hệ thống thông tin kế toán hiệu quả (The features of an effecti ve accounting information systems) Mỗi tổ chức có các nhu cầu thông tin khác nhau và sử dụng một hệ thống thông tin kế toán khác nhau. Tất cả các tổ chức đều cần một một hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa con người, các ghi chép và các thủ tục mà một thực thể dùng để cung cấp các thông tin tài chính. Chương này trình bày việc thiết kế một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả và làm thế nào để vận hành Ĩ1Ó. Một hệ thống kế'toán đơn giản mà chúng ta đã thảo luận ở chương trước bao gồm sổ nhật ký chung và các sổ cái phù hợp với các doanh nghiệp có quy mô nhỏ, ít giao dịch. Tuy nhiên đối với các công ty ỉớn và có các hoạt động phức tạp, nhiều giao dịch cần phải có hệ thống hiệu quả hơn. Có hai cách thường dùng là vi tính hóa, hoặc chuyên môn hóa. Vi tính hóa hệ thống kế toán làm cho hệ thống kế toán nhanh chóng hơn, chính xác hơn và đáng tin cậy hơn. Chuyên môn hóa là kết họp các giao dịch giống nhau để ghi chép, làm nhanh chóng hơn quá trình ghi chép và xử lý số liệu. Chúng ta sẽ giải thích sâu hơn các sổ nhật ký trong các phần sau của chương này. 1.1. Thiết kế hệ thống (System design) Một hệ thống thông tin kế toán bắt đầu từ việc thiết kế hệ thống. Các nhà quản lý và nhà thiết kế hệ thống nghiên cứu các mục tiêu củâ doanh nghiệp và cấu trúc tổ chức. Họ xác định các Trần Xuân Nam - MBA 200 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG ỈASB/VAS nhu cầu thông tin mà các nhà quản lý các cấp cần thiết để quản lý, điều hành doanh nghiệp (báo cáo kế toán quản trị) cũng như để báo cáo ra bên ngoài cho các nhà đầu tư theo yêu cầu của pháp luật. Sau đó họ chia nhỏ các thông tin được yêu cầu thành các nhiệm vụ để thu thập và xử lý các thông tin đó. Nhà thiết kế hệ thống cần phải quan tâm cả về con người sẽ vận hành hệ thống, các thiết bị và phần mềm máy tính được sử dụng, các chứng từ gốc và các báo cáo cần phải (sản xuất) tạo ra. Đẻ có được một hệ thống thông tin kế toán hiệu quả, các doanh nghiệp cần các nhà thiết kế hệ thống thông tin kế toán có kiến thức sâu rộng và có nhiều kinh nghiệm thực tế về quản lý và hệ thống kế toán. 1.2. Cài đặt hệ thống (System installation) Lắp đặt hệ thống thường bao gồm việc lựa chọn và đào tạo nhân viên để vận hành hệ thống, kiểm tra hệ thống và chỉnh sửa nếu cần. Các hệ thống phần mềm lớn như SAP, Oracle, việc lấp đặt thường tốn nhiều tháng, thậm chí tính theo năm, mặc dù rất cẩn thận trong giai đoạn thiết kế, nhưng khó khăn không lường trước có thể vẫn phát sinh. Theo thống kê trên thế gỉới, hầu hết các công ty sử đụng phần mềm mói, trong giai đoạn đầu lắp đặt và sử dụng phần mềm (trong khoảng 6 tháng đầu) thường có rất nhiều trục trặc ảnh hưởng đến việc kinh doanh thông thường của đoanh nghiệp, các nhà quản trị cần phải lường trước điều này. 1.3. Mô hình cơ bản của xử lý thông tin (Basic Model of information Processing) Xử lý thông tin nghĩa là thu thập, tổ chức, phân loại và xử lý các số liệu và truyền đạt các thông tin đến những người sử dụng nó (người ngoài công ty và các nhà quản lý công ty). Mô hình cơ bản của hệ thống kế toán bao gồm thiết kế thủ tục ghi chép (1) các chứng từ gốc, (2) tổ chức và xử lý số liệu (ghi sổ nhật ký rồi chuyển vào sổ cái) và (3) truyền đạt các thông tin thông qua việc đưa ra các báo cáo và bố cáo tài chính như sau: Bàng 8-1. R/IÔ HÌNH xử LÝ THÔNG TIN VÀ HỆ THỐNG KẾ TOÁN . Mô hỉnh cơ bàn Hệ thống kế toán (Accounting system) KỂ TOÁN TÀÍ CHÍNH C hư ơ n g 8: Các h ệ thống th ô n g tin kế toán 201 1 Chửng từ gốc hay số liệu nguồn (source data) của hệ thống kế toán là các chứng từ gốc (source documents) như các hóa đơn, phiếu thu, phiếu chi, phiếu nhập, xuất kho, phiếu chấm công phiếu tính số sản phâm sản xuât, ủy nhiệm chi, séc, giấy báo Nợ, giấy báo Có. 2 Tổ chức và xử lý số liệu (Organizing & processing data) yêu cầu việc phân tích các giao dich và ghi vào sổ nhật ký, chuyển vào sổ cái và lập các bản nháp cân đối thử. 3. Truyền đạt các thông tin đầu ra là các bố cáo tài chính (Financial statements) và các báo cáo tài chính (Financial reports) cho việc quản trị ở các bộ phận và toàn doanh nghiệp. (Hiện nay ở Việt Nam chưa phân biệt các Bố cáo tài chính cho công chúng và các báo cáo tài chính mà đều dùng chung từ Báo cáo tài chính). 1.4. Đặc điểm của một hệ thống kế toán hiệu quả (The feature of an effective Accounting System) Mỗi hệ thống kế toán đều bao gồm các yếu tố như đã chỉ ra trong bảng minh họa 8-1 ở trên. Tuy nhiên một hệ thống thông tin kế toán được thiết kế tốt là nó có tính kiểm soát (Control), tính thích hợp (compatibility), tính linh hoạt (flexibility) và có mối liên hệ lợi ích và chi phí ở mức độ chấp nhận được (acceptable cost/benefit relationship). 1.4.1. Tính kiểm soát (Control) Một hệ thống kế toán tốt giúp các nhà quản lý và điều hành doanh nghiệp kiểm soát được các hoạt động của họ. Kiểm soát nội bộ là các phương pháp và thủ tục mà doanh nghiệp sử dụng để phê duyệt các giao dịch, đảm bảo an toàn các tài sản và đảm bảo việc ghi chép chính xác các giao dịch của nó. Ví dụ hầu hết các doanh nghiệp kiểm soát rất chặt các khoản chi tiền và tránh khỏi sự mất cắp thông qua việc trả tiền không có sự phê duyệt. Mặc dù việc giữ sổ sách ghi chép chính xác của các khoản phải thu chỉ là một cách để đảm bảo các khách hàng được xuất hóa đơn và thu tiền nợ đúng hạn. Hệ thống kế toán có tính kiểm soát các tài sản ở các mức độ khác nhau. Thông thường kiểm soát tiền và các vật có giá trị cao được kiểm soát chặt chẽ hơn các tài sản khác như các khoản công cụ, dụng cụ ít tiền hay các chi phí trả trước. 1.4.2. T ính thích hợp (Compatibility) Một hệ thống thông tin được coi là thích hợp khi nó làm việc một cách trơn tru với cấu trúc, con người và các đặc điểm đặc thù cụ thể của doanh nghiệp. Ví dụ một công ty có thể có cấu trúc theo ngành hàng (product line) công ty khác có thể cấu trúc theo khu vực địa lý (geographical region). Kế toán cho loại công ty thứ nhất phải ghi chép, cộng dồn doanh thu, chi phí theo từng ngành hàng. Nhưng kế toán cho loại công ty thứ hai lại cần cộng dồn theo khu vực địa lý. Rất nhiều công ty hàng tiêu dùng nhanh (như đầu gội đầu, xà bông, kem đánh răng, nước ngọt, thuốc lá, bánh kẹo, sữa) kết hợp cả hai loại cấu trúc, vừa quản lý theo ngành hàng vừa quản lý theo khu vực địa ỉý. Ví dụ Giám đốc bán hàng một doanh nghiệp hàng tiêu dùng nhanh muốn kiểm soát (1) doanh số bán hàng theo từng mặt hàng, từng nhóm mặt hàng cả về số lượng, giá trị, chi phí, lợi nhuận (2) theo khu vực địa lý như từng tỉnh, khu vực 202 Phần li: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS Bắc, Trung và Nam (3) theo từng ngày, tuần, tháng hay bất cứ quãng thời gian nào mà anh ta muốn, hơn thế nữa anh ta cũng muốn biết được doanh thu của mặt hàng, và (4) theo từng kênh bán hàng (kênh truyền thống, kênh hiện đại như các siêu thị, các khách hàng quan trọng). Việc quản trị một công ty hàng tiêu dùng nhanh khác với một công ty hàng công nghiệp bởi vậy không nên lấy một mô hình kế toán cho một công ty hàng tiêu dùng nhanh như Unilever hay Coca-cola áp dụng cho một công ty sản xuất hàng công nghiệp như LILAMA. Việc thiết kế một hệ thống kế toán phải thích hợp với loại hình kinh doanh của công ty, cấu trúc và con người cụ thể ở đó. 1.4.3. Tính linh hoạt (Flexibilities) Môi trường kinh doanh luôn thay đổi, các doanh nghiệp cũng phải thay đổi để phù hợp với môi trường kinh doanh mới. Doanh nghiệp thường xuyên phát triển sản phẩm mới, hay có thể bán các bộ phận không có lãi, hay điều chỉnh hệ thống lương thưởng, điều chinh quy trinh sản xuất hay bán hàng. Các thay đổi trong hoạt động của đoanh nghiệp thường yêu cầu đẫn đến sự thay đổi trong hệ thống .kế toán của công ty. Một hệ thống được thiết kế tốt phải đáp ứng được tính linh hoạt để có thể phù hợp với các thay đổi trong kinh doanh mà không cần phải có một sự thay đổi hoàn toàn hay gần như hoàĩì toàn hệ thống kế toán. 1.4.4. Mối liên hệ chi phí và lợi ích ử mức độ chấp nhận được (Acceptable cost/benefit relationship) Một hệ thống kế toán có thể đáp úng được các yêu cầu về tính kiểm soát, tính phù hợp và tính linh hoạt nhưng chúng đều phải có chi phí. Các nhà quản lý phải làm sao để có được một hệ thống kế toán với các lợi ích tối đa và với một giá phí thấp nhất có thể. Tất nhiên các lợi ích mà hệ thống mang lại phải lớn hơn các chi phí mà công ty phải bỏ ra. Các doanh nghiệp tư nhân nhỏ thường dùng hệ thống kế toán bằng tay đơn giản, có thể không cần dùng hệ thống kế toán trên các phần mềm máy tính đắt tiền. Tuy nhiên các tập đoàn hay các công íy lớn, hoạt động phức tạp thường phải dùng các phần mềm kế toán hay các phần mềm ERP (Hoạch định nguồn lực công ty) lớn như SAP, Oracle. Mặc dù các phần mềm này rất đắt tiền, tổng chi phí có thể lên đến cả triệu USD nhưng nó mang ỉại lợi ích to ỉớn hơn so với các chi phí để có nó, do vậy quyết định mua và đưa vào sử dụng chúng lại có thể là hợp lý. 1.5. Các bộ phận của hệ thống kế toán trên máy vi tính (Components of a cumputerised accounting system) Có ba bộ phận chính trong một hệ thống kế toán trên máy tính gồm (1) Phần cứng (hardware), (2) phần mềm (software) và (3) con người của doanh nghiệp. Mỗi bộ phận đều có tầm quan trọng riêng của nó trong sự thành công chung của hệ thống. Phần cứng (hardware) là các thiết bị điện tử bao gồm bộ vi xử lý máy tính, đĩa iưu thông tin, màn hình, bàn phím, máy in và các thiết bị mạng kết nối chúng. Hầu hết các hệ thống kế toán hiện đại yêu cầu hệ thống mạng kết nối điện tử mà chúng cho phép các máy tính cá nhân có KỂ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 203 thể dùng chung một số thông tin. Trong một hệ thống mạng, server lưa trữ các chương trình và các số liệu. Với một mạng máy tính, một nhà quản lý ngồi ở Anh hay Mỹ đều có thể truy cập vào mạng xem hoặc lấy các dữ liệu trong hệ thống ở Việt Nam nếu anh ta được cấp quyền truy cập vào hệ thống đó. Phần mềm (software) là một bộ chương trình điều kiển máy tính để thực hiện các công việc mong muốn. Một phần mềm kế toán chấp nhận việc chỉnh sửa, thay thế và lưu trữ câc dữ liệu giao dịch và tạo nên các báo cáo mà các nhậ quản lý cần dùng nó để quản trị doanh nghiệp. ISÍhiều phần mềm kế toán hoạt động độc lập với các hoạt động máy tính khác của hệ thống. Ví dụ một công ty có thể vi tính hóa một phần, có thể sử dụng phần mềm tính lương và kế toán bán hàng và khoản phải thu. Các phần khác của hệ thống kế toán có thể làm bằng tay. Rất nhiều công ty lớn như Unilever, Coca-cola, Scancom phần mềm kế toán là tích hợp với các dữ liệu kinh doanh khác trong toàn bộ công ty như sản xuất, quản lý kho, bán hàng, phân phối và kế toán. Những công ty như vậy các hệ thống thông tin quản trị (management information systems) bao gồm cả số liệu kế toán và không kế toán. Con người (personnel) nhân sự vi tính trong hệ thống chính bao gồm người phân tích hệ thống (system analyst), người lập trình (programmer) và người điều khiển máy tính (machine operator). Người phân tích hệ thống thiết kế ra hệ thống, trên cơ sở các thông tin cần thiết của các nhà quản lý, các bộ phận và các thông tin kế toán có sẵn. Công việc của nhà phân tích là thiết kế hệ thống để chuyển các số liệu (data) thành các thông tin hữu ích (useful information) cho việc ra quyết định với chi phí thấp nhất. Nhà ỉập trình viết các chương trình (các hướng dẫn) để điều khiển các hoạt động của máy vi tính. Người vận hành máy vi tính (computer operator) thao tác cho máy ví tính chạy suôn sẻ. 2, Hệ thống kế toán bằng tay và bằng máy vi tính (How computerised and manual accounting systems work) 2.1. Sự vận hành của một hệ thống kế toán bằng tay và bằng máy vi tính Ngày nay hệ thống kế toán bằng máy tính đã thay thế các hệ thống kế toán bằng tay ở rất nhiều tổ chức và công ty, thậm chí những doanh nghiệp nhỏ. Bảng 8-1 ở trên đã minh họa 3 bước cơ bản của hệ thống xử lý số liệu đó có thể tóm lược đơn giản là (1) nhập dữ liệu (input data) (2) xử lý số liệu (processing) và (3) đầu ra (outputs) là các báo cáo tài chính và báo cáo quản trị. Hệ thống kế toán trên máý tính cũng được thiết kế trên nguyên tắc tương tự như Bảng minh họa 8-2 trang sau. Các giao dịch được ghi chép và nhập vào hệ thống máy vi tính. Phần mềm sẽ tổ chức xử lý các thông tin như đã iập trình sẵn và sẽ chạy ra các sồ nhật ký, sổ cái, sổ cái phụ và các ghi chép thống kễ khác đồng thời chạy ra các báo cáo tài chính và quản trị như đã lập trình sẵn. Các nhà quản trị có thể in cậc báo cáo ra giấy hay xem ừên màn hình máy tính. Trần Xuân Nam - MBA 2.2. Thiết kế một hệ thống kế toán hiệu quả 2.2.1. Hệ thống các báo cáo quản trị và báo cáo tài chính Bảng 8-2 HỆ THỐNG KẾ TOÁN BẰNG MÁY TÍNH Nhân sự (personnel) Nhập cẩc giao dịch, yêu cầu các báo cáo, bảo vệ các ghi chép 204 Phần ii: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/ VAS Đầu vào (input) Đẩu ra (Output) Như đã đề cập ở phần trên, kế toán là một quá trình thu thập và xử ỉý thông tin để ra các báo cáo tài chính và quản trị cho người sử dụng nó ra các quyết định kinh doanh. Cũng như khi giải một bài toán phức tạp, chúng ta luôn phải bắt đầu từ phân tích yêu cầu của bài toán, trong thiết kế hệ thống kế toán, nhà thiết kế hệ thống phải bắt đầu bằng việc phân tích các yêu cầu thông tin của người quản trị trong việc ra các báo cáo quản trị của tất cả các bộ phận trong công ty cũng như yêu cầu của các báo cáo tài chính ra bên ngoài. Thông tíiường yêu cầu thông tin nội bộ để quản lý công ty cần rất chi tiết, đa dạng, đa chiều hơrĩ so với các thông tin lên báo cáo tài chính ra bên ngoài. Bởi vậy nhà thiết kế hệ thống phải làm việc với các giám đốc, trưởng phòng chức năng để tìm hiểu các nhu cầu thông tin của họ, làm và thống nhất các form báo cáo cần thiết cho từng bộ phận và toàn bộ công ty. Phần phụ lục A ở cuối chương là mật ví đụ về yêu cầu các báo cáo quản trị của các bộ phận của một công ty hàng tiêu dùng nhanh để nhà thiết kế hệ thống lập hệ thống tài khoản kế toán cho công tỵ. 2.2.2, Hệ thống tài khoản (Chart of accounts) Từ các yêu cầu thông tin và các báo cáo đã xác định ở phần trên, nhà thiết kế phân tích và đưa ra một hệ thống tài khoản phù hợp mà nó có thể đáp ứng được các báo cáo tài chính và báo cảo quản trị. Lưu ý rằng việc đáp ứng các yêu cầu của các báo cáo quản trị cần nhiều tài khoản hơn so với yêu cầu để ra được các báo cáo tài chính theo luật định. Ở hầu hết các nước, không có khái niệm hệ thống tài khoản kế toán thống nhất chung cho một quốc gia vì họ hiểu rằng điều đó là không cần thiết vì mỗi công ty có nhu cầu thông tin, quân trị khác nhau nên KỂ TOÁN TÀỈ CHÍNH Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 205 các công ty sẽ tự xây dựng cho mình sẽ là họp lý nhất. Ở Việt Nam Bộ Tài chính ban hành môt hệ thống tài khoản kê toán thông nhất dùng cho các doanh nghiệp. Tuy nhiên cần phải hiểu rằng hệ thống tài khoản này chỉ đáp ứng được việc ra các báo cáo tài chính thông thường cho người ngoài. Các công ty muốn có một hệ thống kế toán hiệu quả cần phải thiết kế riêng cho mình một hệ thống tài khoản dựa trên hệ thống tài khoản kế toán thống nhất và các nhu cầu thông tin quản trị nội bộ của công ty. Hệ thống tài khoản kế toán đó phải đáp ứng được yêu cầu của không những các báo cáo tài chính cho bên ngoài mà điều quan trọng là cho các báo cáo quản trị nội bộ của công ty. Ví đụ về hệ thống tài khoản kế toán cho báo cáo kết quả kinh đoanh của một công ty hàng tiêu dùng nhanh như bảng minh họa 8-3. Bảng 8-3: HỆ THỐNG KÝ HIỆU (CODE) CÁC TÀI KHOẢN CỦA BÁO CÁO KẾT QUẢ Công íy hàng tiêu dùng nhanh XYZ Kế toán tài chính KTquản trị p.bộ 3 p. bộ 4 p.bộ 5 p.bộ 6 p.bộ 7 xxxxxx XXX xxxx XX xxxx XX xxxx - Có hai loại tài khoản (1) đành cho kế toán tài chính và (2) đành cho kế toán quản trị. Nó cho phép ghi chép kế toán quản trị tách biệt với kế toán tài chính. Mỗi tài khoản là tổ hợp của 7 phân bộ (segment) có thể lên tới 25 ký tự. - Kế toán tài chính: gồm 6 ký tự, đành cho kế toán tài chính (Căn bản theo hệ thống tài khoản kế toán Việt Nam) - tcế toán quản trị (Segment 2), 3 ký tự: Tài khoản cấp 1 của kế toán quản trị - Phân bộ 3 (Segment 3), 4 ký tự: Tài khoản cấp 2, tài khoản chi tiết của kế toán quản trị (và kế toán tài chính nếu cần). - Các phân bộ 4, 5, 6 và 7 (segment 4-7):' dùng cho Kê toán quản trị ià chủ yếu (và Kế toán tài chính nếu cần). Trần Xuân Nam - MBA 206 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/ VAS Để dễ hiểu hơn, bạn có thể tham khảo hệ thống tài khoản các phân bộ 1, 2 và 3 (Tài khoản kế toán tài chính, tài khoản chính và tài khoản chi tiết của kế toán quản trị) của hệ thống tài khoản của một công ty hàng tiêu dùng nhanh ở phần phụ lục B của chương này. Lưu ý: - Chi tiết về việc thiết kế hệ thống tài khoản là một vấn đề rất phức tạp nó nằm ngoài phạm vi của cuốn sách này. - Khi ghi các bút toán dành riêng cho Kế toán quản trị, code của loại kế toán tài chính sẽ để trống hay đánh các số không. Ngược lại khi ghi nhận các định khoản dành riêng cho kế toán tài chính, thì code của loại 1 dành cho kế toán quản trị sẽ để trống. 2.2.3. Hệ thống sổ sách kế toán (Accounting books) Tùy thuộc vào quy mô và sự phức tạp của các giao dịch kinh doanh cũng như việc sử dụng máy vi tính cho kế toán đến đâu để nhà thiết kế đưa ra một hệ thống sổ sách cho phù hợp. Một hệ thống đơn giản chỉ bao gồm một sổ nhật kỷ chung và các sè cái. Tuy nhiên đối với các công ty lớn, hoạt động phức tạp và có rất nhiều giao dịch thường các sồ nhật ký phải được tách ra nhiều loại sổ nhật ký để nhóm các ỉoại nghiệp vụ giống nhau về cùng một sổ nhật ký và do vậy nhiều người có thể cùng làm và việc tổng hợp được thuận tiện hơn. Việc thiết kế chi tiết các sổ sách này sẽ được đề cập ở các phần sau của chương này. 2.2.4. Hệ thống các chứng từ gốc (Source documents) Sau khi thiết kế được các báo cáo đầu ra cần thiết cho các nhà quản trị, người thiết kế phải tiếp tục thiết kế các chứng từ gốc để thu thập các thông tin từ gốc và đo vậy mới có thể đáp ứng được các báo cáo đầu ra. Ở Việt Nam, mặc dù Bộ Tài chinh đã ban hành hệ thống chứng từ ban đầu, tuy nhiên nó không thể đầy đủ và phù hơp với tất cả các công ty. Các công ty íùy thuộc vào yêu cầu báo cáo đầu ra để thiết kế các chứng từ gốc cho phù hợp và thuận tiện cho việc thực hiện của các phòng ban cũng như việc quản trị của công ty. . 2.3. Xử lý các giao dịch: Hệ thống bằng tay và bằng máy vi tính (Processing transactions: Manual and menu-driven systems) Việc ghi chép các giao dịch trong một hệ thống kế toán thực tế thường rất khác nhau tùy theo từng công ty. Tuy nhiên hầu hết các hệ thống kế toán đơn giản bao gồm ít nhất hai bộ phận là ghi vào sổ nhật ký và ghi vào sổ cái các tài khoản. Tuy nhiên ở các công ty có số lượng các giao dịch nhiều, có nhiều kế toán viên thường yêu cầu có các sổ nhật ký đặc biệt chuyên cho các giao dịch giống nhau. Đa phần các công ty phân loại các giao địch thành năm loại giao dịch để thực hiện nhiệm vụ được hiệu quả nhất. Trong một hệ thống kế toán làm tay các giao dịch được phân loại để ghi chép vào các nhật ký đặc biệt như sau: - Bán hàng chịu (Credit sales) được ghi chép vào sổ nhật ký bán hàng (Sales Journal) - Thu tiền (Cash receipts) được ghi vào sổ Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal) " Mua hàng trả sau (hàng và tàí sản khác) được ghi trong sổ Nhật ký mua (Purchase Journal) KỂ TOÁN TÀi CHÍNH Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 207 -■ Chi tiền (Cash payments) được ghi vào sổ Nhật ký chi tiền (Cash Payment Journal) - Các giao dịch khác không íhuộc các loại trên được ghi vào sổ Nhật ký chung (General Journal) như ghi khấu hao TSCĐ, các bút toán điều chỉnh, khóa sổ. Chúng ta sẽ thảo luận chi tiết các sổ nhật ký này ở các phần sau của chương này. Tuy nhiên phải nói thêm, một số công ty có thể mở thêm một số sổ nhật ký đặc biệt khác nữa. Rất nhiều công ty thường mở thêm sổ “Nhật ký chi tiền lặt vặt” (Petty cash Journal). Một số công ty có lượng hàng bán bị trả lại nhiều hay mua hàng bị trả lại nhiều và muốn quan tâm nhiều vẩn đề này có thể mở thêm các sổ nhật ký “Hàng bán bị trả lại và giảm giá” và sổ nhật ký “Hàng mua trả lại và giảm giá” Các hệ thống máy vi tính được tổ chức theo các chức năng (function) hay nhiệm vụ (task). Việc truy cập vào các chức năng được sắp xếp trong các menu. Một MENU là một danh sách các khả năng để lựa chọn các chức năng của máy vi tính. Trong một hệ thống được điều khiển các menu, trước tiên bạn truy cập vào nhóm chung nhất của các chức năng, gọi là menu chính (main menu). Sau đó bạn chọn một hoặc nhiều hơn các menu phụ cho đến khi nào bạn tìm được chức năng mà bạn cần. Bảng 8-4 dưới đây minh họa một loại cấu trúc menu. Dòng đầu trên cùng chi ra các menu chính. Kê toán viên chọn menu “General” (Viết tắt của General ledger, nhật ký chung), con ưỏ trên màn hình sễ làm nổi bật (highlighted) menu. Hành động này đã mở ra một chuỗi 4 menu phụ là Transactions (Giao dịch), Posting (chuyển vào sổ cái), Account maitenance (duy trì tài khoản) và Closing (đóng tài khoản). Menu phụ Transactions đã được lựa chọn làm nồi bật-màu đen. Bàng 8- 4: CÁC MENU CHÍNH CỦA MỘT HỆ THỐNG KẾ TOÁN BẰNG MÁY VI TÍNH General Receivaies Payables Inventory Payroll Reports (Chung) (Phải thu) (Phải trả) {Hàng ton kho) (Lương) (Báo cáo) Menu phụ <r (Sub menu) Transactions (các giao dịch) Posting (chuyển sổ cái) Account Maintenance {D.trỉ TK) Closing {đóng íài khoản) Use arrow keys to make choice. Press <Reiurn> to access choice. Press F7 <escape> to leave menu Các menu chính (Main menu) COMPUTERISED ACCOUNTING SYSTEM 6.1 MAIN (CHÍNH) Trần Xuân Nam - MBA 208 Phần II: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG 1ASB/VAS Trong hệ thống vi tính, việc chuyển vào sổ cái (posting) có thể được thực hiện liên tục khi các giao dịch được ghi nhận (xử lý trực tuyến/ online processing) hoặc được chuyển sau đó theo từng nhóm hoặc từng lô (batch) của các giao dịch giống nhau (Batch Processing). Trong cả haí trường hợp trên nó đều ỉà tự động. Xử lý theo lô (batch) của các số liệu kế toán, cho phép các kế toán viên kiểm tra sự chính xác của các bút toán trước khi chuyển nó vào sổ cái. Trong thực tế các số liệu của các giao dịch phải đợi trong máy vi tính chờ chuyển vào sổ cái, nó chỉ đơn giản là sự cập nhật các số dư các tài khoản. Đầu ra của hệ thống kế toán là các báo cáo Ĩ1Ó bao gồm báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị là bước cuối cùng của xử lý số liệu. Trong hệ thống vi tính, nó có thể được in tự động bất cứ lúc nào mà nhà quản lý muốn hoặc họ chỉ cần xem trên màn hình. 2.4. Phần mềm kế toán tích hợp: Bảng tính điện tử (Integrated accounting software: spreadsheet) Một bộ phần mềm kế toán thường được tổ chức dưới dạng các module, chúng có thể tách biệt nhưng có thể tích hợp thành một đơn vị mà chúng tương thích với nhau và các chức năng có thể làm việc bình thường cùng nhau. Những sự thay đổi ảnh hưởng đến một module có thể ảnh hưởng đến các mudule khác. Ví dụ nhập và chuyển số liệu vào sổ cái một giao dịch bán hàng chịu (trả sau) sẽ cập nhật hai module: Các khoản phải thu/ bán hàng và Hàng tồn kho/ Giá vốn hàng bán. Rất nhiều công ty mua và đưa vào áp dụng các phần mềm kế toán theo từng module theo từng thời kỳ khác nhau chứ không nhất thiết phải áp dụng tất cả các module cùng một lúc. Tuy nhiên khi thiết kế hệ thống phải xác định trước việc sử dụng các module như thế nào trong tương lai để tiết kiệm nhất thời gian và tiền của công ty. Các bản tính đỉện tử (Spreadsheets trong excel) ỉà các chương trình máy tính mà chúng kết nối các số liệu bằng các phương tiện là các công thức, các hàm số. Cạc bảng tính điện tử rất hữu dụng khi một số lượng lớn các số liệu cần được phân tích. Nó làm giảm đi rất nhiều thời gian và công sức so với làm tay thông thường và chính xác hon. Bởi vậy rất nhiều kế toán viên sử dụng các bảng tính điện từ trong Excel để làm nhiều công vỉệc kế toán mà các phần mềm kế toán chưa được thực hiện ở đó. 3. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán (Overview of an accounting information system) 3.1. Tổng quan về hệ thống thông tin kế toán (Overview of accounting information system) Mục đích của một hệ thống thông tin kế toán là sản xuất ra được các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị khác để sử dụng cho các nhà quản trị công ty, các nhà đầu tư và nhũng người có liên quan. Các công ty tùy theo nhu cầu thông tin để thiết kế và sử dụng các hệ thống kế toán cho phù hợp. Đó có thể ỉà một hệ thống kế toán làm bằng tay, hay làm một phần bằng KẾ TOÁN TÀI CHÍNH [...]... summary) Một hệ thống kế toán hiệu quả bao gồm nhân sự, các sổ sách ghi chép và các thủ tục đáp ứng các nhu cầu thông tin của một tổ chức Xử lý thông tin kế toán có nghĩa là thu thập các thông tin từ các chứng từ gốc (source/ nguồn), tổ chức, ghi chép các số liệu, truyền đạt các thông tin qua các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị liên quan đến tài chính Mỗi doanh nghiệp thiết kế hệ thống kế toán riêng... 80 100 4 Có 2 488 Sổ dư 289 1 403 Có Sô du* 2070 38 2370 2332 i_ Có Phải trả người bán 331 Ngày T.c Nơ 30/6 P.3 30/6 CP.4 1265 ỈI_ Thuế VAT (3331) Ngày T c Nơ 30/6 S.5 30/6 CR.6 2 30/6 255 p 3 30/6 CP.4 115 A Sô đư 80 180 Có 280 5 Sô dư 280 5 1540 Có 3 28 60 So du» 3 28 386 131 19 ,8 3 .8 1 Chi phí thuê 6277X 220 Ngày 16/6 T.c CP.4 Nự 750 t Có Sô dư 750 KẾ TOÁN TÀI CHÍNH 221 Chương 8: Các hệ thống thông tin. .. để thỏa mãn các yêu cầu thông tin cụ thể của mình Để hiệu quả, hệ thống phải cung cấp cho các nhà quản tộ các thông tin cần thiết để kiểm soát tổ chức Hệ thống cũng phải tương thích hay phù hợp với các hoạt động của doanh nghiệp Vì doanh nghiệp sẽ luôn thay đổi, hệ thống phải linh hoạt để đáp ứng những sự thay đồi Cuối cùng hệ thống phải có lợi ích nhiều hơn so với chi phí của hệ thống Hệ thống xử ỉý... thông qua nhiều module kế toán Ví dụ Module Các khoản phải thu (Account receivables) cho các giao dịch bán hàng chịu Trần Xuân Nam - MBA 210 Phần ii: CÁC HỆ THỐNG KỂ TOÁN VÀ BỘ KHUNG IASB/VAS Bàng 8- 5: TổNG QUAN HỆ THỐNG KẾ TOÁN VỚI CÁC NHẬT KÝ ĐẶC BIỆT CHO MỘT CỐNG TY THƯƠNG MẠI 3.2.2 Sử dụng các chứng từ như là các sổ nhật ký (U sing docum ents as Journals) Rất nhiều doanh nghiệp nhỏ tổ chức hệ thống. ..209 Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán máy vi tính (thường phù hợp với các công ty có quy mô nhỏ, số lượng giao dịch không nhiều) hay làm toàn bộ trên máy vi tính (dùng các phần mềm tích hợp toàn bộ hệ thống, thường dùng cho c á c công ty lớn, hoạt động phức tạp, có nhiều giao dịch) Mỗi công ty thiết kế hệ thống thông tin để có thể đáp ứng được các yêu cầu tính kiểm soát,... cứng bao gồm máy tính chủ hoặc các máy vi tính Người điều kiển máy tính sử dụng các phần mềm để xử lý các số liệu trực tuyến (online) hay theo từng đợt (batches) KẾ TOÁN TÀ! CHỈNH 223 Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán Rất nhiều doanh nghiệp sử dụng các nhật ký đặc biệt để kế toán cho các giao dịch lặp đi lặp I 1 như bán hàng chịu, thu tiền, mua chịu và chi tiền Các nhật ký đặc biệt này sẽ làm... hiệu các chứng tò gốc như là các sổ nhật ký Các hệ thống máy vi tính có thể lập trình để xử lý tất các các đặc tính của các nhật ký đặc biệt đã mô tả ở chương này Mục tiêu chính của việc thiết kế hệ thống là hiệu quả trong việc xử lý các công việc thường ngày với số lượng giao dịch nhiều Các nhật ký đặc biệt được tạo ra để đáp ứnơ các yêu cầu này Tương tự như vậy, các hệ thống máy tính có thể ỉưu giữ các. .. T.c Nợ Có Sô dư 28. 6_ CR.6 50 50 Nợ 19 68 360 Có Các giao dịch về tiền rất phổ biến trong tất cả các doanh nghiệp, thu tiền từ khách hàng được ví như dòng máu sống của doanh nghiệp Để hợp lý hóa việc ghi chép các giao dịch lặp đi lặp ỉại về thu tiền, kế toán viên sử dụng sổ Nhật ký thu tiền (Cash Receipts Journal) KỂ TOÁN TÀI CHÍNH ĩ Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 215 Bảng 8- 7, Phần A minh... chịu về hàng hóa, đụng cụ và các tài sản khác Nó cũng được dùng để ghi chép các khoản chi phí KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 8: Các hệ thống thông tin kế toán 217 đã phát sinh (phải gánh chịu) nhưng chưa trả tiền Các khoản mua hàng trả ngay bằng tiền được ghi chép trong sổ Nhật ký chi tiền Bảng 8- 8 minh họa sổ Nhật ký mua của Công ty Thương mại Nguyễn Kim (phần A) và việc chuyển vào các sổ cái (phần B) Cột số... chuyển số tiền vào sổ cái tài khoản Các khoản phải thu và Doanh thu Kế toán viên cũng có thể chuyển vào sổ cái trực tiếp từ các hóa đơn bán hàng vào tài khoản phải thu của khách hàng trong sổ cái các khoản phải thu Hệ thống “không cần sổ nhật ký” này giảm thiểu được chi phí kế toán vì các kế toán viên không phải vào các sổ nhật ký các thông tin mà nó đã có trong các chứng từ gốc Tuy nhiên điều này . cầu thông tin để thiết kế và sử dụng các hệ thống kế toán cho phù hợp. Đó có thể ỉà một hệ thống kế toán làm bằng tay, hay làm một phần bằng KẾ TOÁN TÀI CHÍNH Chương 8: Các hệ thống thông tin kế. tổ chức có các nhu cầu thông tin khác nhau và sử dụng một hệ thống thông tin kế toán khác nhau. Tất cả các tổ chức đều cần một một hệ thống kế toán. Hệ thống thông tin kế toán là sự kết hợp giữa. 199 Chương 8 CÁC HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN (ACCOUNTING INFORMATION SYSTEMS) Bôi tượng chương: l' Đặc điểm của hệ thong thông tin kế toán hiệu quả (The features of an effective accounting information