Đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động cung ứng trong các loại hình hoạt động cơ bản.

Do vậy, đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cung ứng cần quan tâm nghiên cứu tính đa dạng của các loại hình hoạt động bởi vì các hoạt động ,lĩnh vực khác nhau lại có những đ

Ph n 1: Đánh giá hi u qu ho t đ ng và hi u năng qu n lý ho t đ ng ệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ộng và hiệu năng quản lý hoạt động ệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ộng và hiệu năng quản lý hoạt động

cung ng trong các lo i hình ho t đ ng c b n ứng trong các loại hình hoạt động cơ bản ạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ạt động và hiệu năng quản lý hoạt động ộng và hiệu năng quản lý hoạt động ơ bản ả hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động

Cung ứng là hoạt động thực hiện chức năng cung cấp đầu vào cho mọi hoạt động trên tất cả các lĩnh vực Do vậy, đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cung ứng cần quan tâm nghiên cứu tính đa dạng của các loại hình hoạt động bởi

vì các hoạt động ,lĩnh vực khác nhau lại có những đặc điểm, tính chất, quy trình thực hiện hoạt động cung ứng khác nhau nên không thể xây dựng một hệ thống tiêu chuẩn, tiêu chí chung để đánh giá hoạt động và hiệu năng quản lý hoạt động cung ứng trong tất cả các loại hình hoạt động

Mặt khác, giữa chi phí với kết quả (hiệu quả hoạt động) và quan hệ giữa kết quả

dự tính (mục tiêu hoạt động) với kết quả thực tế (hiệu năng quản lý) của quá trình cung ứng có quan hệ chặt chẽ với nhau (chương 1:mối quan hệ giữa 3 mục tiêu kiểm toán) Do vậy có thể kết hợp đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản

lý của hoạt động này

Căn cứ vào lĩnh vực hoạt động có thể phân chia các loại hoạt động thành hai nhóm: sản xuất - kinh doanh và hành chính - sự nghiệp:

Nhóm I: hoạt động thuộc lĩnh vực sản xuất – kinh doanh

Căn cứ vào chức năng trong quá trình tái sản xuất để phân chia hoạt động thuộc lĩnh vực này thành hai loại cơ bản:

Loại I: hoạt động thực hiện chức năng sản xuất

Với hoạt động này, chức năng mua chỉ là một dịch vụ trung gian trong giai đoạn đầu tiên phục vụ cho giai đoạn sản xuất và cuối cùng là bán hàng để có kết quả đầu ra (T – H…SX…T’)

Loại hoạt động này bao gồm: công nghiệp chế tạo, lắp ráp, chế biến, sx điện năng

và năng lượng khác; nông nghiệp; lâm nghiệp; một số hoạt động sx vật chất khác (xây lắp, công nghiệp khai thác…)

Việc đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cho loại hoạt động này

có thể áp dụng một trong hai cách: trực tiếp hoặc gián tiếp:

 Với cách trực tiếp: hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cung ứng cho sx cần được đo lường trên cơ sở kết quả của chính tổ chức sx Các chỉ tiêu phản ánh kết quả để xác định hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý của hoạt động cung ứng có thể là giá trị sản lượng hoặc giá trị sản phẩm hoàn thành hoặc giá trị sx gia tăng.

VD:

Với những đơn vị hoạt động sx giản đơn, ít mặt hàng với khối lượng lớn, chu kỳ

sx ngắn, sản phẩm dở dang không có hay có không đáng kể như khai thác than, quặng, hải sản, sx nông-lâm nghiệp ngắn ngày, sx điện năng và các năng lượng khác (điện, nước, khí đốt ) có thể áp dụng chỉ tiêu giá trị sản lượng.

Các đơn vị sx theo đơn đặt hàng như công nghiệp chế biến, xây lắp mà tính đến thời điểm kiểm toán chưa hoàn thành có thể áp dụng chỉ tiêu giá trị sản phẩm hoàn thành.

Các đơn vị sx phức tạp theo kiểu chế biến liên tục như cơ khí chế tạo, lắp ráp,

mà hoạt động cung ứng nguồn lực đầu vào riêng biệt có thể đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý bằng chỉ tiêu giá trị sx gia tăng.

Việc lựa chọn một trong các chỉ tiêu này tùy thuộc vào các điều kiện về nguồn

số liệu, tính chất hoạt động… song cần đảm bảo tính nhất quán so sánh được giữa các kỳ kinh doanh và giữa các đơn vị cùng ngành.

 Với cách gián tiếp: Sử dụng các chỉ tiêu kết quả cuối cùng: doanh thu bán hàng hoặc thu nhập (V+m) hoặc lợi nhuận trước thuế hoặc sau thuế Việc lựa chọn chỉ tiêu cụ thể, ngoài các điều kiện trên, cần chú ý tới loại mục tiêu cần đánh giá: hiệu quả hoạt động (thường dùng chỉ tiêu lợi nhuận: để thấy được sức sx, sức sinh lời của các nguồn lực đầu vào từ hoạt động cung ứng →

chỉ tiêu lợi nhuận thu được từ đầu ra của toàn bộ hoạt động sx, kinh doanh), hay hiệu năng quản lý (thường dùng chỉ tiêu doanh thu bán hàng: cho thấy rõ hơn và có thể so sánh được mối quan hệ giữa nguồn lực bỏ ra và kết quả thu được, giữa mục tiêu hoạt động với kết quả thực tế)

Ngoài ra, cần chú ý tới đặc điểm loại hoạt động, VD: với hoạt động khai thác hay gia công có thể vận dụng chỉ tiêu thu nhập ( với hoạt động khai thác hay gia công, nguồn lực đầu vào chủ yếu là lao động, sử dụng chỉ tiêu thu nhập (V+m) có thể thấy sức sx, sức sinh lời của nguồn lực này trong mối quan hệ với thu nhập đầu ra, cũng có thể so sánh được mối quan hệ giữa nguồn lao động đầu vào và thu nhập đạt được).

Loại II Hoạt động thương mại thực hiện chức năng mua để bán (T – T’)

Hoạt động thương mại là hoạt động nhằm mục đích sinh lợi, bao gồm mua bán hàng hoá, cung ứng dịch vụ, đầu tư, xúc tiến thương mại và các hoạt động nhằm mục đích sinh lợi khác

Cụ thể:

Mua bán hàng hoá là hoạt động thương mại, theo đó bên bán có nghĩa vụ giao hàng, chuyển quyền sở hữu hàng hóa cho bên mua và nhận thanh toán; bên mua

có nghĩa vụ thanh toán cho bên bán, nhận hàng và quyền sở hữu hàng hoá theo thỏa thuận

Cung ứng dịch vụ là hoạt động thương mại, theo đó một bên (sau đây gọi là bên cung ứng dịch vụ) có nghĩa vụ thực hiện dịch vụ cho một bên khác và nhận thanh toán; bên sử dụng dịch vụ (sau đây gọi là khách hàng) có nghĩa vụ thanh toán cho bên cung ứng dịch vụ và sử dụng dịch vụ theo thỏa thuận

Xúc tiến thương mại là hoạt động thúc đẩy, tìm kiếm cơ hội mua bán hàng hoá

và cung ứng dịch vụ, bao gồm hoạt động khuyến mại, quảng cáo thương mại, trưng bày, giới thiệu hàng hoá, dịch vụ và hội chợ, triển lãm thương mại

Các hoạt động trung gian thương mại là hoạt động của thương nhân để thực hiện các giao dịch thương mại cho một hoặc một số thương nhân được xác định, bao gồm hoạt động đại diện cho thương nhân, môi giới thương mại, uỷ thác mua bán hàng hoá và đại lý thương mại

Tóm lại, hoạt động cung ứng tương ứng của hoạt động thương mại ở đây là mua bán hàng hóa và cung ứng dịch vụ

Khác với hoạt động thực hiện chức năng sản xuất, trong hoạt động này, cung ứng có quan hệ trực tiếp với kết quả cuối cùng Vì vậy, ngoài việc phân tích hiệu quả riêng từng giai đoạn hoạt động, đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cũng được thực hiện đồng thời với đánh giá chung

Phân tích cụ thể:

Như ở loại I, T- H – H’ – T’, hoạt động cung ứng là T – H, hoạt động này có quan hệ trực tiếp với kết quả đầu ra là H’, tương ứng là giá trị sản lượng hoặc giá trị sản phẩm hoàn thành hoặc giá trị sản xuất gia tăng Và hoạt động này có quan hệ gián tiếp với kết quả cuối cùng là T’, tương ứng là doanh thu bán hàng hoặc thu nhập hoặc lợi nhuận trước thuế hoặc sau thuế Và do vậy, để đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý cung ứng cho loại hoạt động này có thể áp dụng 1 trong hai cách khác nhau: trực tiếp hoặc gián tiếp

Còn ở loại II, T – H – T’, hoạt động cung ứng là T – H có quan hệ trực tiếp với kết quả cuối cùng là T’, và hoạt động này là 1 trong 2 giai đoạn cơ bản của loại hoạt động thương mại ( T – H và H –T’) Do vậy, như ở trên đề cập, ngoài việc phân tích hiệu quả riêng từng giai đoạn hoạt động, đánh giá hiệu quả hoạt động

và hiệu năng quản lý cũng được thực hiện đồng thời với đánh giá chung:

Phân tích hiệu quả riêng: với hoạt dộng cung ứng, theo phân tích trên thì có quan hệ trực tiếp với kết quả đầu ra, nên để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý ta sẽ dùng cách trực tiếp và nó tương tự như cách trực tiếp của nhóm I

Đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý được thực hiện đồng thời với đánh giá chung: cũng chính vì hoạt động cung ứng là 1 trong 2 hoạt động cơ bản chính và có quan hệ trực tiếp với kết quả cuối cùng nên việc đánh giá hoạt động này là một yếu tố tất yếu để đi tới những đánh giá chung, tổng quát cho toàn bộ hoạt động thương mại

Nhóm II Hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính – sự nghiệp:

Hoạt động hành chính: Nhìn chung các hoạt động thuộc lĩnh vực hành chính thường sử dụng ngân sách nhà nước để thực hiện những dịch vụ công không thu phí Do vậy ở đây, hiệu quả kinh tế hoạt động cung ứng được đánh giá qua mức tiết kiệm chi phí cung ứng, còn hiệu năng quản lý qua tổng mức tiết kiệm chi tiêu ngân sách nhà nước

Hoạt động sự nghiệp: thường đa dạng hơn hoạt động hành chính, tùy theo nguồn ngân sách có thể có hoạt động sự nghiệp công là hoạt động do nguồn ngân sách từ nhà nước cấp cho nên trong trường hợp này nội dung và cách thức đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cũng tương tự như hoạt động hành chính nói trên; hay hoạt động sự nghiệp tư là hoạt động có nguồn kinh phí huy động ngoài ngân sách (bao gồm đơn vị một phần kinh phí hoạt động do NSNN cấp, một phần từ thu sự nghiệp hoặc đơn vị kinh phí hoạt động hoàn toàn từ thu sự nghiệp) Đối với loại hình hoạt động tư có thể lựa chọn nội dung

và cách thức đánh giá của hoạt động sản xuất kinh doanh (ví dụ như các bệnh viện công có các hoạt động dịch vụ giống các hoạt động kinh doanh thông thường khác vì vậy đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cũng dựa vào các chỉ tiêu doanh thu và lợi nhuận) hoặc lựa chọn nội dung và cách thức đánh giá của hoạt động hành chính sự nghiệp có điều kiện tương ứng: (ví dụ: Các trường đại học tự đảm bảo 100% kinh phí thì việc đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng dựa vào mức tiết kiệm chi phí cung ứng còn việc đánh giá hiệu năng quản lý hoạt động cung ứng dựa vào mức tiết kiệm chi tiêu nguồn thu cho hoạt động cung ứng

Phần 2: các bước trong quá trình kiểm toán đánh giá hiệu quả hoạt động

và hiệu năng quản lý trong hoạt động cung ứng

Để có thể đánh giá hiệu quả, hiệu năng của hoạt động cung ứng trong quá trình kiểm toán thì cần phải tiến hành các bước sau

Bước một: mô tả và lý giải các phát hiện kiểm toán

Bản chất của việc mô tả và lý giải các phát hiện kiểm toán chính là biểu hiện chức năng xác minh trong kiểm toán Để mô tả các phát hiện kiểm toán, kiểm toán viên có thể sử dụng các công cụ: bảng tường thuật, hoặc lưu đồ để ghi chép các yếu tố thu nhận được Để lí giải được những điểm mạnh, điểm yếu của hoạt động cung ứng trong doanh nghiệp thì các kiểm toán viên cần chú ý tới các trắc nghiệm về tính thường xuyên của trình tự của hoạt động cung ứng cho quá trình sản xuất kinh doanh Đồng thời, các kiểm toán viên có thể sử dụng kết hợp các phương pháp phân tích nói chung (tương quan, loại trừ, chi tiết hóa) hoặc phương pháp phân tích thống kê (chỉ số, so sánh, hồi quy…) hoặc phân tích tài chính Trong đó, thủ tục phân tích chi tiết được sử dụng cho cả những thông tin

về mặt lượng (số lượng sản phẩm mua, chi phí mua hàng, chi phí bảo quản hàng hóa) và những thông tin phi tài chính (phương pháp điều hành, trình tự quản lý) thông qua việc so sánh các thông tin tài chính kỳ này với kỳ trước, thực tế và kế hoạch, thực tế và dự toán để nhận định những yếu tố bất thường, định hướng cho những phát hiện kiểm toán; nghiên cứu mối liên hệ của các thông tin tài chính với nhau và nghiên cứu mối liên hệ thông tin tài chính và phi tài chính để thấy những điểm bất hợp lý từ đó định hướng và tìm kiếm những lí giải cho vấn

đề Để thực hiện các thủ tục trên, kiểm toán viên sử dụng các phương pháp kỹ thuật thu thập sau: quan sát kết hợp với khảo sát, thăm dò, phỏng vấn, gửi phiếu xác nhận hoặc xem xét quy trình của hoạt động cung ứng từ đầu tới cuối hoặc ngược lại v.v…

Trên cơ sở mô tả những phát hiện kiểm toán, kiểm toán viên đánh giá được thực trạng hoạt động cung ứng và từ đó xem xét ảnh hưởng của phát hiện kiểm toán tới những hoạt động có liên quan Để thực hiện được điều này các kiểm toán viên cần tiến hành xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá để xác định tiêu chuẩn

đo lường về hoạt động

Bước hai: Xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá hiệu quả và hiệu năng quản lý

Để đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý trong quá trình cung ứng cũng sử dụng cả tiêu chí định tính lẫn các tiêu chí định lượng, tuy nhiên tiêu chí định lượng thường được sử dụng nhiều hơn Căn cứ vào bản chất, chức năng của hoạt động cung ứng cùng bản chất của tiêu chí và nội dung, kết cấu của hệ thống tiêu chí có thể định hướng chung cho những tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động và hiệu năng quản lý cung ứng theo các nhóm cơ bản sau:

Nhóm II- Nhóm tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng (tính theo khối lượng mua từng loại hoặc tổng giá trị mua)

II.01 Sức sản xuất (sức lưu chuyển hàng hóa): Được xác định bằng tỉ suất

bán hoặc tiêu dùng hàng mua so với hàng thực mua

Tiêu chí này phản ánh được thời gian luân chuyển của hàng mua Nếu tỉ suất này tăng chứng tỏ thời gian lưu kho của hàng mua là ngắn nên chi phí lưu kho ít tốn kém, và ngược lại

II.01.01 Sức sản xuất của chi phí mua: Được xác định bằng giá trị hoặc sản

lượng hàng mua bình quân một đồng chi phí

Tiêu chí này phản ánh hiệu quả của việc sử dụng vốn trong hoạt động cung ứng (mua hàng hóa)

II.01.02 Sức sản xuất của lao động: Được xác định bằng khối lượng hoặc giá

trị mua hàng bình quân một nhân viên

Tiêu chí này cho biết hiệu quả của sức lao động trong việc sử dụng hàng mua (hoạt động cung ứng)

II.01.03 Sức sản xuất của tài sản cố định: Được xác định bằng khối lượng hoặc

giá trị hàng hóa lưu chuyển bình quân 1m2 kho hàng

II.02 Mức tiết kiệm chi phí mua hàng

Mức tiết kiệm chi phí mua hàng được đánh giá bằng mức tiết kiệm tuyệt đối và tương đối của chi phí mua hàng nói chung và tính bình quân cho từng yếu tố của quá trình mua (nếu cần)

II.02.01 Mức tiết kiệm tuyệt đối cho hoạt động

Mức tiết kiệm tuyệt đối của chi phí mua hàng là mức giảm của chi phí mua hàng khi số lượng hàng mua vẫn được đảm bảo (chi phí mua hàng giảm là do hoặc giá mua hàng hóa giảm, hoặc chi phí vận chuyển hàng mua giảm hoặc là được tăng chiết khấu, hoa hồng)

II.02.02 Mức tiết kiệm tương đối cho hoạt động

Mức tiết kiệm tương đối là mức độ tăng nhanh hơn của số lượng và giá trị hàng mua so với chi phí mua hàng

Để đánh giá hiệu quả hoạt động cung ứng, các kiểm toán viên bên cạnh việc xây dựng hệ thống tiêu chí đánh giá thì cần phải xác định các tiêu chuẩn đo lường thích hợp với những số gốc và qui tắc gốc như: sức sản xuất kế hoạch hoặc mức chi phí mua hàng, số lượng hàng mua kế hoạch được đưa ra, hay các kiểm toán viên cũng cần quan tâm tới sức sản xuất của kỳ trước…v.v

Nhóm III - Nhóm đánh giá hiệu năng quản lý cung ứng

III.01 Mức đảm bảo nguồn lực cho cung ứng

III.01.01 Mức đảm bảo nguồn lực tài chính cho cung ứng

Để đánh giá được tiêu chí này, kiểm toán viên cần xem xét dự toán tài chính của doanh nghiệp dùng cho hoạt động cung ứng như thế nào, đánh giá mức đảm bảo nguồn lực tài chính cả về số lượng và kịp thời cho hoạt động cung ứng III.01.02 Mức đảm bảo lao động cho cung ứng (số nhân viên thu mua)

III.01.03 Mức đảm bảo kho tàng cho cung ứng

Kiểm toán viên xem xét xem kho bãi của đơn vị phục vụ cho việc tích trữ hàng hóa mua về diện tích có đủ chỗ, việc sắp xếp các mặt hàng hợp lý cho việc lưu trữ và lấy ra sử dụng, các điều kiện bảo quản có được đảm bảo cho từng loại mặt hàng hay không

III.02 Mức kết quả đạt được so với mục tiêu

III.02.01 Số đơn hàng không được thực hiện so với dự kiến

III.02.02 Số đơn hàng bị gián đoạn so với dự kiến

III.02.03 Chênh lệch hàng mua so với dự kiến

III.02.04 Tỉ suất hàng hóa cung ứng đúng mục tiêu

III.02.04.01 Tỷ suất hàng hóa cung ứng đảm bảo chất lượng (so với tổng khối lượng hoặc giá mua dự kiến)

III.02.04.02 Tỷ suất hàng hóa cung ứng đúng thời gian dự kiến ( so với tổng khối lượng hoặc giá trị mua dự kiến)

III.02.05 Tổn thất về tài chính do cung ứng không đúng mục tiêu

III.02.05.01 Tổn thất về tài chính do cung ứng bị gián đoạn so với dự kiến III.02.05.02 Tổn thất về tài chính do cung ứng thừa( hoặc thiếu) so với dự kiến

III.02.06 Tổn thất về thời gian sản xuất (hoặc bán hàng) bị gián đoạn do cung ứng không đúng mục tiêu

III.03.Mức năng động trong trong điều hành cung ứng

Tính năng động và hoạt động cung ứng: cung ứng là loại hoạt động đòi hỏi tính năng động cao bởi vì: hoạt động cung ứng phụ thuộc vào nhu cầu của các bộ phận và thị trường mặt hàng cần cung ứng Nhu cầu của các bộ phận thì luôn luôn biến đổi tùy thuộc vào kế hoạch sản xuất, không phải lúc nào cũng sản xuất cùng một mặt hàng với số lượng, chất lượng như nhau Hơn nữa nguyên liệu đầu vào cũng biến đổi theo thị trường về mặt giá cả và số lượng Vì vậy để hoàn thành mục tiêu đã đề ra của doanh nghiệp thì đòi hỏi các cấp quản lý cần phải năng động trong khâu cung ứng Tính năng động có thể được thể hiện như việc thay đổi nhà cung cấp mới, sử dụng mặt hàng mới

 Do vậy có thể nói tính năng động là một mặt quan trọng trong đánh giá hiệu năng quản lý cung ứng và cần phải xây dựng các tiêu chí cụ thể để có thể đánh giá rõ ràng được tính năng động này

Một số tiêu chí đánh giá tính năng động trong cung ứng:

III.03.01 số lần tổ chức thành công hội nghị khách hang

III.03.02 số đại diện được nhân viên cung ứng tiếp đón

III.03.03 số lần mở thầu cung ứng

III.03.04 số nhà cung ứng mới được lựa chọn

 Nhóm các tiêu chí này thể hiện tính năng động của quản lý trong việc lựa chọn nhà cung ứng, từ việc gặp mặt, trao đổi, đàm phán và lựa chọn nhà cung ứng phù hợp về chất lượng và số lượng

III.03.05 số mặt hàng mới được lựa chọn

 Nhóm chỉ tiêu này thể hiện tính năng động của quản lý trong việc lựa chọn các mặt hàng mới thông qua chỉ tiêu số lượng