giáo trình Microsoft Access

MUÏC LUÏC Baøi 1_ GIÔÙI THIEÄU ACCESS 2002 3 I. Khaùi nieäm veà cô sôû döõõ lieäu 3 II. Thao taùc vôùi Access 3 III. Caùc thaønh phaàn trong taäp tin CSDL ACCESS 5 IV. Cöûa soå Database 5 V. Moät soá thao taùc trong cöûa soå Database 6 Baøi 2_TABLE 7 I.Giôùi thieäu 7 II. Taïo Table baèng Design View 8 IV. Thuoäc tính Field _ trang Lookup 11 IV. Thieát laäp quan heä giöõa caùc Table 15 V. Thuoäc tính Field _ trang General 17 VI. Trình baøy vaø caäp nhaät döõõ lieäu vaøo Table 21 Baøi 3_QUERY 24 I. Khaùi nieäm 24 II. Taïo Select Query 26 IV. Caùc pheùp toaùn thöôøng duøng 28 V. Moät soá haøm duøng trong Field tính toaùn vaø trong Criteria 32 VI. Query töï ñoäng doø tìm 36 VII. Thuoäc tính cuûa Query 36 VIII. Query nhoùm 38 IX. Query tham soá (Parameter Query ) 40 X. Find UnMatch Query 40 XI. Crosstab Query 42 Baøi 4_FORM 44 I. Khaùi quaùt II. Taïo Form baèng Wizard 44 III. Chænh söûa Form (sô boä) 48 IV. Compact and Repaint 48 Baøi 5_THIEÁT KEÁ FORM 49 I. Khaùi quaùt 49 II. Caùc thao taùc thieát keá Form 49 III. MainSub Form 54 IV. Thay ñoåi thieát keá Form 57 V. Taïo Textbox tính toaùn trong Form 60 VI. Taïo caùc Control trong Form 62 Baøi 6_REPORT 68 I. Khaùi nieäm 68 II. Taïo Report baèng Wizard 69 III. Chænh söûa Report 72 IV. Thuoäc tính (Properties) 74 V. Ñònh daïng trang in 75 Baøi 7_MOÄT SOÁ LEÄNH THÖÔØNG DUØNG 77 I. Taïo Sub trong FormReport 77 II. Caùc leänh thöôøng duøng 78 III. Söï kieän vaø thuû tuïc söï kieän 83 III. Moät soá söï kieän treân Control 86 Baøi 8_MODULE 88 I. Moät soá khaùi nieäm 88 II. Laøm vieäc vôùi Module 89 III. Cöûa soå soaïn thaûo leänh (VBE) 90 IV. Bieán 91 V. Haèng 93 VI. Bieåu thöùc 94 VII. Söû duïng bieán trong bieåu thöùc ñieàu kieän 94 Baøi 9_ACTION QUERY

MỤC LỤC

Bài 9_ACTION QUERY 97 1

Bài 1 2

I Khái niệm về cơ sở dữõ liệu (Database) 2

II Thao tác với Access 2

III Các thành phần trong tập tin CSDL ACCESS 4

IV Cửa sổ Database 4

V Một số thao tác trong cửa sổ Database 5

Bài 2 6

I Giới thiệu 6

II Tạo Table bằng Design View 7

IV Thuộc tính Field _ trang Lookup 10

IV Thiết lập quan hệ giữa các Table 14

V Thuộc tính Field _ trang General 16

VI Trình bày và cập nhật dữõ liệu vào Table 20

Bài 3 23

I Khái niệm 23

II Tạo Select Query 25

IV Các phép toán thường dùng 27

V Một số hàm dùng trong Field tính toán và trong Criteria 31

VI Query tự động dò tìm 35

VII Thuộc tính của Query 36

VIII Query nhóm 37

IX Query tham số (Parameter Query ) 39

X Find UnMatch Query 39

XI Crosstab Query 41

42

Bài 3 43

II Tạo Form bằng Wizard 43

III Chỉnh sửa Form (sơ bộ) 47

IV Compact and Repaint 47

Bài 4 48

I Khái quát 48

II Các thao tác thiết kế Form 48

III Main/Sub Form 53

IV Thay đổi thiết kế Form 56

V Tạo Textbox tính toán trong Form 59

VI Tạo các Control trong Form 61

Bài 6 67

I Khái niệm 67

II Tạo Report bằng Wizard 68

III Chỉnh sửa Report 71

IV Thuộc tính (Properties) 73

V Định dạng trang in 74

VI Macro Autokeys 75

Bài 1

Giới thiệu MS Access 2002

I Khái niệm về cơ sở dữõ liệu (Database)

− Cơ sở dữõ liệu là tập hợp dữõ liệu có cấu trúc, được lưu trữ trong máy tính để đáp ứngnhững mục đích khác nhau của nhiều người cùng sử dụng

− Một cơ sở dữõ liệu quan hệ lưu trữ thông tin trên một hoặc nhiều Table có quan hệvới nhau Một Table gồm nhiều cột, dòng lưu trữ dữõ liệu của một đối tượng cụ thể

− Microsoft Access là chương trình tạo ứng dụng giúp:

• Lưu trữ dữõ liệu trong cơ sở dữõ liệu quan hệ

• Cung cấp các công cụ quản lý, khai thác dữõ liệu

II Thao tác với Access

II.1 Khởi động Access

− C1 : Bấm biểu tượng MS Access trên thanh MS Office Shortcut bar

− C2 : Start \ Programs \ Microsoft Access

II.2 Thoát Access

− C1 : Bấm nút Close ở góc trên phải cửa sổ Access

− C2 : File \ Exit

II.3 Màn hình Access

− Cửa sổ Microsoft Access với Task Panel ở bên phải.

Microsoft Access

Tạo CSDL mới Mở CSDL đã có

II.4 Tạo mới CSDL

Sau khi khởi động Access, trong Task Pane chọn New Blank Database, hiện hộp thoại:

II.5 Mở tậïp tin CSDL

− Bấm nút Open trên thanh công cụ, hoặc chọn lệnh File \ Open (Ctrl + O).

− Chọn ổ đĩa, đường dẫn, tên tập tin để mở

Nhắp nút Create, Access sẽtạo ra tập tin mới cókiểu MDBGõ tên cho tập tin

II.6 Đóng File CSDL, thoát Access

− Đóng CSDL: Bấm nút ở góc trên phải cửa sổ Database (hoặc File \ Close).

− Thoát Access: Bấm nút ở góc trên phải cửa sổ Access(hoặc File \Exit).

III Các thành phần trong tập tin CSDL ACCESS

IV Cửa sổ Database

− Trong khung trái khi bấm chọn 1 loại đối tượng thì trong khung phải sẽ hiện các đốitượng của nó

Thanh công cụ

Loại đối tượng

V Một số thao tác trong cửa sổ Database

Tạo mới

− Trong khung trái chọn loại đối tượng

− Trong khung phải, bấm đôi Short cut tạo đối tượng, hoặc bấm nút New

Đóng đối tượng

− Bấm nút ở góc trên phải cửa sổ

Mở đối tượng để thiết kế

− Bấm chọn đối tượng

− Bấm nút Design.

Mở đối tượng để xem, nhập dữõ liệu

− Bấm chọn đối tượng

− Bấm nút Open.

Đổi tên đối tượng

− Bấm phải vào đối tượng

− Trong menu tắt chọn Rename, gõ tên mới.

Sao chép đối tượng.

− Bấm chọn đối tượng

− Nhấn Ctrl + C, rồi nhấn Ctrl + V, gõ tên cho đối tượng mới.

Xóa đối tượng

− Bấm chọn đối tượng

− Gõ phím Delete.

Tạo nhóm đối tượng

− Trong khung trái, bấm phải vào một loại đối tượng, trong menu tắt chọn New Group, gõ tên cho nhóm.

− Bấm kéo các đối tượng cần thiết bỏ vào nhóm mới

Thay đổi chế độ hiển thị

− Bấm nút View ở bên trái thanh công cụ sẽ chuyển từ chế độ thiết kế sang chế đôï

xem, nhập dữ liệu và ngược lại

Chuyển sang chế độ thiết kế Chuyển sang chế độ xem, nhập dữõ liệu

Bài 2

Table

I Giới thiệu

I.1 Giới thiệu

− Table là thành phần cơ bản của CSDL để lưu trữ dữõ liệu

− Mỗi Table chứa thông tin của từng nhóm đối tượng cụ thể

− Khai báo cấu trúc Table tốt giúp quản lý dữõ liệu được chặt chẽ, tiết kiệm tàinguyên, tăng hiệu quả khai thác

• Mỗi Record chứa thông tin về một người hay một vật mà ta cần quản lý

• Mỗi Field mô tả một thuộc tính cần lưu trữ, mỗi Field thuộc một kiểu dữõ liệu cụthể và có một tên Field

− Ví dụ

• Để lưu trữ danh sách các học viên của một lớp học với thông tin của mỗi họcviên gồm có : Mã số, Họ tên, Phái, Ngày sinh, Nơi sinh, trong Table sẽ tổ chứcdữõ liệu như sau :

• Mỗi dòng (Record) là thông tin của 1 học viên, số lượng Record tùy thuộc vàosố lượng học viên đăng ký học lớp đó

• Mỗi Record gồm 5 cột (Field) : Mã số, Họ tên, Phái, Ngày sinh, Nơi sinh

I.2 Khoá chính của Table

− Là một hoặc nhiều Field với kích thước ngắn nhất dùng để phân biệt các mẩu tin khác nhau trong một Table.

− Khoá chính được trình bày với dạng chữ in đậm hoặc có gạch chân.

I.3 Các bước thiết kế mô hình dữõ liệu

− Khảo sát, phỏng vấn, ghi phiếu điều tra, thu thập hồ sơ sổ sách có liên quan đếnlĩnh vực quản lý

− Thanh lọc loại bỏ dữõ liệu thừa, trùng lặp, hệ quả tính toán

− Nhóm các dữõ liệu có cùng chủ đề, tách các thông tin xuất hiện giá trị nhiều lầnthành nhóm mới (thực thể)

− Liệt kê thuộc tính của từng thực thể

− Tạo Table và Field (không có Field tính toán)

− Xác định thuộc tính Field

− Thiết lập quan hệ giữa các Table

II Tạo Table bằng Design View

II.1 Cấu trúc của một Table

a Field name (Tên Field)

− Không quá 64 ký tự

− Không nên dùng ký tự trắng, dấu chữ Việt để đặt tên

− Không được trùng tên Field, hoặc trùng với từ khóa của Access

b Các kiểu dữõ liệu của Field

Kiểu dữõ liệu Giá trị lưu trữ Kích cở (Size)

Curency Số từ –922,337,203,685,477.5808 đến 922,337,203,685,477.5808 8 bytes

Auto Number Số tự động và không trùng lặp ngay cả với các vịtrí Record đã xóa. 4 bytes

Yes/No Chứa trị luận lý, chỉ nhận Yes hoặc No 1bit

OLE Object Chứa các đối tượng nhúng như hình ảnh, âmthanh … 1 gigabyte

Hyberlink Địa chỉ của 1 Website

Lookup Wizard Thiết kế một danh sách chọn theo hướng dẫn củaWizard

− Ghi chú : Field dữõ liệu chứa số nhưng không dùng để tính toán như số điện thoại,

số hóa đơn, số CMND… ta có thể dùng kiểu Text

c Description

− Thông tin mô tả Field, có thể nhập hay không cũng được

− Thông tin này sẽ hiện ở Status bar khi cập nhật dữõ liệu

d Thuộc tính Field

− Nhập hoặc chọn giá trị cho các thuộc tính của từng Field trong 2 thẻ :

− Thẻ General : quy định các thuộc tính Field.

− Thẻ Lookup : quy định nhập liệu theo một danh sách các trị định trước.

II.2 Các bước tạo Table

Bước 1

C1 : Tại cửa sổ Database, bấm chọn Tables, bấm đôi vào mục Create Table in Design View.

C2 : Tại cửa sổ Database:

− Bấm chọn Tables

− Bấm nút New, hiện cửa sổ:

• Chọn Design View,

• Bấm nút OK.

Chọn kiểu dữ liệu

Khai báo thuộc tính FieldNhập tên Field

− Field Name : Nhập tên Field, không có ký tự trắng và dấu chữ Việt

− Data Type : Chọn kiểu dữõ liệu thích hợp cho Field.

− Description : Có thể nhập dòng mô tả (sẽ hiện ở thanh trạng thái khi nhập dữõ liệu).

− Field Properties : Khai báo các thuộc tính cho Field.

Bước 3 :

− Xác định Field làm khóa chính cho Table:

− Bấm vào ô chọn bên trái tên Field chọn làm khóa chính Có thể nhấn giữ phím Ctrl,chọn thêm Field khác nếu khóa chính là nhiều Field

− Bấm nút để tạo khóa chính Nếu đã có bấm lần nữa sẽ bỏ khoá chính

Bước 4 :

− Bấm nút để đóng cửa sổ thiết kế Tại hộp thoại hiện ra, chọn Yes để lưu.

− Nhập tên cho Table

Lưu ý : Nếu không xác định Field làm khóa chính cho Table thì khi đóng Table sẽ hiện

hộp thoại :

− Ta chọn No để đóng lại, sau đó bấm đôi tên Table để mở lại và tạo khóa chính cho

Table

II.3 Caùc thao taùc trong cöûa soơ thieât keâ Table

a/ Cheøn moôt Field môùi vaøo tređn Field chón

B1 : Baâm phại vaøo Field, trong menu taĩt chón Insert Row

B2 : Khai baùo teđn Field, kieơu döõõ lieôu, thuoôc tính

b/ Xoùa 1 Field trong Table

− Baâm chuoôt vaøo ođ chón beđn traùi Field Name, roăi goõ phím Delete.

c/ Ñoơi vò trí cụa Field

− Baâm chuoôt vaøo ođ chón beđn traùi coôt Field Name vaø keùo ređ ñeân vò trí môùi

d/ Thay ñoơi thuoôc tính Field

− ÔÛ khung tređn baâm chón Field

− ÔÛ khung döôùi (Properties) thay ñoơi giaù trò thuoôc tính

IV Thuoôc tính Field _ trang Lookup

IV.1 Khoaù ngoái

− Khoùa ngoái ôû Table naøy laø khoaù chính ôû Table khaùc.

− Ví Dú: Trong CSDL QLSinhVien

• Table SinhVien coù Field MaKhoa laø khoaù ngoái, vì MaKhoa laø khoaù chính trongTable DMKhoa

• Trong Table KetQua, coù Field MaSV laø khoùa ngoái vì MaSV laø khoùa chính trongTable SinhVien MaMH cuõng laø khoaù ngoái vì MaMH laø khoùa chính trong TableMonHoc

− Khoaù ngoái ôû caùc Table coù theơ ñöôïc táo danh saùch ñeơ chón nhaôp lieôu (Combo Box) töø Table coù khoùa chính töông öùng.

− ÔÛ moôt soâ Field cuõng coù theơ táo danh saùch ñeơ chón nhaôp lieôu

IV.2 Táo danh saùch chón nhaôp lieôu baỉng Lookup Wizard

− Quan saùt caâu truùc Table, nhìn thaây khoaù chính, duøng buùt ñaùnh daâu khoùa ngoái.

− Khi táo Table :

• Caùc Table khođng coù khoaù ngoái neđn táo tröôùc

• Caùc Table coù khoaù ngoái neđn táo sau

− Khi táo khoùa ngoái, baâm chuoôt vaøo Data Type, chón Lookup Wizard.

− Ví Du:ï Trong CSDL QLSinhVien, khi táo Table SinhVien ñeẫn Field MaKhoa laø khoùa ngoái (vì coù Field MaKhoa laø khoùa chính trong Table DMKhoa):

− Chọn Table có Khóa chính tương ứng với khóa

ngoại đang Lookup

− Ở ví dụ này, bấm chọn Tên Table DMKhoa,

bấm nút Next

→ hiện hộp thoại :

Bước 4

− Bấm chọn Field khoá chính (MaKhoa) bấm nút

> để đưa vào.

− Bấm tiếp 1 Field mô tả (TenKhoa) bấm nút >

để đưa vào danh sách chọn

(Giải thích thêm: nút >> dùng để đưa mọi

Field danh sách, nút < dùng để đưa ra)

Bước 5 : Mục Hide key colum :

− Nếu không đánh dấu : trong danh sách sẽ

hiện 2 cột là khoá chính và Field mô tả Ở bài

tập tạm thời không đánh dấu mục này

− Nếu có đánh dấu : trong danh sách sẽ ẩn

khoá chính , chỉ hiện Field mô tả (thực tế sử

dụng nên đánh dấu chọn mục này)

− Dù cho ẩn hay hiện khoá chính, giá trị được

chọn vẫn là khoá chính Bấm Next

Bước 6

− Chọn nhận giá trị từ Field khóa chính khi chọn

1 dòng trong danh sách có nhiều cột : chọn

Field (MaKhoa)

− Bấm Next

Bước 7

− Nhập tên Field hay để mặc định

− Bấm Finish để kết thúc

Bước 8

− Access sẽ hỏi có lưu mối quan hệ hay không, nên chọn No, vì ta chỉ cần tạo xong

việc chọn nhập từ danh sách

Kết quả :

Bước 9

− Xác lập Field Size ở khóa ngoại bằng với khóa chính.

IV.3 Thuộc tính của Field – trang Lookup

− Sau khi dùng Lookup Wizard, trong thuộc tính Field, trang Lookup, các thuộc tínhđược xác lập như sau, các giá trị này ta có thể sửa đổi lại

Display Control Combo Box Dùng Combobox để hiển thị Field

Lệnh SQL để tạo danh sách chọn cho Combobox, có thể bấm nút 3 chấm để xem lệnh này trong lưới thiết kế

Bound Column 1

Giá trị được ở cột thứ 1 của danh sách được ghi vào Field , khi chọn một dòng từ danh sách của

Combobox

Column Heads No Không hiển thị Column Heads

Column Widths 2cm; 4cm Độ rộng của các cột (nếu nhập 0cm; 4cm” sẽ ẩn cột thứ 1, chỉ hiện cột thứ 2).

List Widths 6cm Cộng của các Column Widths

Limit To List Yes Yes: chỉ được chọn, nhập trị từ danh sách.No: có thể nhập trị ngoài danh sách.

Lưu ý :

− Ta cũng có thể chọn trang Lookup và khai báo trực tiếp giá trị cho các thuộc tínhtrên (không sử dụng Lookup Wizard)

IV Thiết lập quan hệ giữa các Table

2 Hai loại quan hệ giữa các Table

− Quan hệ 1 – nhiều (thường dùng): Giá trị Field quan hệ của Table chính (bên 1)xuất hiện nhiều lần trong Field quan hệ của Table quan hệ (bên nhiều)

− Quan hệ 1 – 1 (ít dùng)

Ví dụ

• Trong CSDL QLSV, quan hệ giữa Table DMKhoa và SinhVien là quan hệ 1 –

nhiều qua Field quan hệ là Mã khoa Do có nhiều sinh viên cùng học ở một

khoa Tin học, nên Mã khoa “TH” (là khoa Tin học) ở Table DMKhoa xuất hiệnnhiều lần trong Field Mã khoa của Table SinhVien

3 Trình tự thiết lập mối quan hệ giữa các Table

Bước 1: Đưa các Table vào cửa sổ Relationships

− Đóng hết các Table đang mở

− Bấm nút Relationships trên thanh công

cụ

− Cửa sổ Relationships hiện ra cùng với hộp

thoại Show Table

(Nếu hộp thoại Show Table không hiện thì

bấm phải vào nền của cửa sổ Relation Ships

chọn Show Table)

− Bấm giữ chuột vào tên Table đầu tiên kéo

đến Table cuối để chọn tất cả Bấm nút Add

− Nếu đưa vào dư thì bấm Table dư gõ phím Delete để xóa, nếu đưa thiếu thì bấmphải vào nền cửa sổ, chọn ShowTable Double Click tên Table để đưa vào chođủ

Bước 2: Thiết lập mối quan hệ giữa các Table

− Bấm Field khoá chính của Table chính kéo bỏ vào Field khóa ngoại của Table quan hệ, hiện cửa sổ Edit Relationships.

−  Enforce Referential Intergrity (duy trì toàn vẹn tham chiếu): Nên bấm chuột

đánh dấu, chỉ được nhập cho Field quan hệ của Table quan hệ từ các giá trị của

Field quan hệ của Table chính

−  Cascade Update Related Fields (tự động cập nhật các Field quan hệ): Nên

bấm chuột đánh dấu, khi sửa Field quan hệ của Table chính (bên 1) thì giá trị của Field quan hệ của Table quan hệ (bên nhiều) tự động được sửa theo

−  Cascade Delete Related Records (tự động xóa các mẩu tin quan hệ) :

• Nếu không đánh dấu thì không thể xóa các mẩu tin của Table chính nếu có tồntại các mẩu tin quan hệ trong Table quan hệ

• Nếu có đánh dấu : khi xóa 1 mẩu tin của Table chính (bên 1) thì các mẩu tinquan hệ của Table quan hệ (bên nhiều) tự động xóa theo

− Trường hợp thiết lập quan hệ từ nhiều Field :

• Trong Table chính, bấm chọn 1 Field quan hệ, nhấn giữ phím Ctrl, bấm chọn

Field quan hệ khác

• Bấm vào 1 trong các Field đã chọn kéo bỏ vào Table quan hệ, chọn các Fieldquan hệ ở Table quan hệ cho phù hợp

• Tạo xong bấm nút X ở góc trên phải cửa sổ để đóng lại, chọn Yes để lưu

Sửa dây quan hệ

− Bấm đôi vào dây Hoặc bấm phải, chọn Edit Relationships

− Chọn các thông tin cần áp dụng

− OK

Xóa dây quan hệ giữa 2 Table

− Bấm vào dây, gõ phím Delete

Xoá Table trong cửa sổ Edit Relationshifts

− Bấm chọn dây quan hệ với các Table khác, gõ phím Delete

− Bấm vào Table và gõ phím Delete

Lưu ý : Phải xóa dây trước mới xóa Table sau

Cửa sổ Edit Relationships

V Thuộc tính Field _ trang General

1 Field Size

− Kích thước lớn nhất của Field

− Cần chỉ định Field Size vừa đủ với dữõ liệu cần lưu trữ để khỏi lảng phí và xử lýnhanh hơn

a/ Đối với dữõ liệu kiểu Text

− Nhập 1 số > 0 và < 255 để quy định số ký tự tối đa nhập vào Field

b/ Đối với dữõ liệu kiểu Number

− Chọn 1 trong các kiểu sau cho Field Size

− Định dạng hiển thị dữõ liệu, tùy kiểu dữõ liệu mà có các xác lập khác nhau

− Mặc nhiên định dạng áp dụng bên phải dữõ liệu

Một số định dạng dùng chung

“đồng” Hiển thị chuỗi ký tự giữa 2 dấu nháy kép

! Áp dụng định dạng bên trái dữõ liệu,

* Điền vào các khoảng trắng bằng 1 ký tự tiếp theo sau dấu *

Một số ký tự dùng định dạng

Kiểu dữ liệu Ký tự định dạng Ý nghĩa

Chuỗi

ký tự

> Hiện chữ hoa

< Hiện chữ thường

@ Khoảng trắng hay ký tự có giữ chỗ

& Khoảng trắng hay ký tự không giữ chỗ

0 Hiện 1 số hoặc 0 (không tròn số)

Ví Dụ

Giả sử Field kiểu Text, Field Size 15

− Hoặc nhập là #,###

− VD: Format là #,### “đồng” Nhập là 5000000, sẽ hiện là 5,000,000 đồng

Kiểu Yes/No

− Nếu là Textbox, nhập là ;”Trị thay Yes”; “Trị thay No”

− VD: TextBox thể hiện Field Phai nhập là ;”Nam”;”Nữ”

3 Decimal Places

− Số lẽ áp dụng cho dữõ liệu kiểu số (chọn là 0 hoặc 1 hoặc 2 … )

4 Input Mask

− Quy định khuôn mẫu nhập liệu

0 1 số từ 0 đến 9, bắt buộc nhập

9 1 số từ 0 đến 9, không buộc nhập

# 1 số, dấu + hoặc dấu - không buộc nhập

L 1 ký tự chữ, bắt buộc nhập

? 1 ký tự chữ, không buộc nhập

A 1 ký tự chữ hoặc số, bắt buộc nhập

a 1 ký tự chữ hoặc số, không buộc nhập

> Sau > là chữ in

< Sau < là chữ thường

Ví Dụ

Họ sinh viên aaaaaaaaaaaaaaaaaaaa Chỉ nhập ký tự hay để trống

Ngày sinh 00/00/0099 Nhập ngày với 2 số, tháng với 2 số, năm với2 hay 4 sốĐiểm thi ##.## Nhập số với 2 số lẽ hoặc không có số lẽ

5 Caption

− Dòng chữ thay thế tên Field ở màn hình nhập liệu (nên nhập có dấu chữ Việt)

6 Default Value

− Giá trị cho trước của Field khi tạo mẩu tin mới

− Ví Dụ: Ngày lập hóa đơn, Ngày hợp đồng, Default Value nhập là Date() → tự hiệnlà ngày hiện hành

7 Validation Rule

− Quy tắc kiểm tra hợp lệ khi nhập dữõ liệu vào Field (dùng các phép toán : >, >=, <,

<= ,=, <>, And, Or, Not, phép toán về chuỗi Like, Between, in

• Nếu giá trị so sánh là chuỗi ký tự phải được đặt trong cặp dấu ngoặc kép VD: “N” or “X”

• Nếu là số thì nhập số

• Nếu là dạng ngày thì phải đặt trong cặp dấu thăng ## VD: #01/01/2003#

− Các ký tự đại diện có thể dùng chung với Like : ? , * , #

• Dấu ? thay cho 1 ký tự

• Dấu * thay cho nhiều ký tự

• Dấu # thay thế cho 1 số hoặc 1 ký tự số

Ví dụ

Validation Rule Ý nghĩa của biểu thức kiểm tra

Like “??##” Ký tự thứ ba và tư phải là dạng số

>=#01/02/1998# and <=#01/03/1998# >= ngày 01/02/1998 và <= ngày 01/03/1998

8 Validation Text

− Dòng thông báo sẽ hiện ra khi vi phạm Validation Rule

9 Required

− Yes : Nếu không nhập liệu sẽ có thông báo của Acces yêu cầu nhập liệu.

− No : Không bắt buộc nhập liệu

10 Allow Zero Lengh

− Cho hay không cho nhập giá trị rổng vào Field (giá tri rổng là cặp ngoặc kép “”)

Tạo Indexed cho 1 Field

− Mở Table ở chế độ Design View, thuộc tính Indexed chọn là :

• No : không sắp xếp dữõ liêụ trong Field

• Yes (No Duplicate) : Sắp xếp dữõ liệu theo thứ tự tăng dần và không chấp nhậngiá trị trùng

• Yes (Duplicate OK) : (ít dùng) Sắp xếp dữõ liệu theo thứ tự tăng dần và chấp

nhận giá trị trùng

Tạo Index cho nhiều Field

− Mở Table ở Design View, từ menu View \

Indexes.

• Trong cột Index Name : Nhập tên cho

Index

• Trong cột Field Name : Chọn Field đầu

tiên cho Index trong danh sách

• Trong các dòng kế tiếp, ở cột Field

Name : Chọn các Field tiếp theo cho

Index (không quá 10 Field)

• Bấm chuột lên dòng đã nhậïp Index Name, sau đó bấm chuột vào khung Properties ở bên dưới để thiết lập các thuộc tính của Index :

Primary Yes Chỉ mục đang chọn là khóa chính

Unique Yes Chỉ mục đang chọn là chỉ mục phân biệt

Ignore Null Yes Các mẩu tin có giá trị trống không có trong bảng chỉ mục

Lưu ý : Khi tạo Index trên nhiều Field thì thuộc tính Index của từng Field tham gia Index nên để mặc nhiên là No.

VI Trình bày và cập nhật dữõ liệu vào Table

1 Màn hình Datasheet

− Dùng để biểu thị trạng thái của Record Selector có các dạng :

• Có hình tam giác : Record hiện hành

• Có hình cây bút : Record hiện hành đang được hiệu chỉnh hay nhập liệu

• Có hình hoa thị : Record trống liền sau Record cuối cùng

− Sử dụng các nút Navigation trong màn hình nhập liệu

First Record : Về mẩu tin đầu

Previous Record : Về mẩu tin trước

Next Record : Đến mẩu tin sau

Last Record : Đến mẩu tin cuối

Add New Record : Nhập mẩu tin mới

− Muốn đến 1 mẩu tin bất kỳ, bấm vào hộp số, xóa số cũ, nhập số mới, gõ Enter

2 Di chuyển con trỏ trong màn hình nhập liệu

Tab / Ships + Tab Chuyển đến Field kế tiếp / Field trước

Home / End Chuyển đến đầu / cuối của Field hiện hành

PgUp / PgDn Chuyển đến trang trên / dưới trang hiện hành

Ctrl + PgUp / PgDn Chuyển đến trang bên phải / trái trang hiện hành

Ctrl + / ↓ Chuyển đến Record trên cùng / dưới cùng

Shift + F2 Mở hộp thoại Zoom để nhập biểu thức hay văn bản

Enter Nhận dữõ liệu nhập và chuyển con trỏ sang ô bên phải

ESC Hủy bỏ giá trị vừa nhâïp vào, trả lại giá trị cũ

Ctrl + ‘ Chèn giá trị cùng Field của Record liền trên

Ctrl + ; Chèn ngày hiện hành theo đồøng hồ máy tính

Ctrl + : Chèn giờ hiện hành theo đồøng hồ máy tính

Ctrl + dấu + / - Thêm một mẩu tin mới / xóa mẩu tin hiện tại

3 Chọn Font chữ mặc định (nên chọn)

− Tools \ Options, bấm thẻ Datasheet → hiện hộp thoại :

− Default Font: Chọn Font chữ mặc định.

− Default Color: Chọn màu sắc mặc định cho ký tự, nền và đường lưới.

− Default Gridline Showing : Chọn mặc định hiển thị đường lưới.

− Default Cells Effect : Chọn mặc định hiệu ứng lồi lõm cho ô.

3 Chọn Font chữ riêng từng Table

− Format \ Font

4 Trang trí màn hình

− Format \ Datasheet

5 Một số thao tác

Chỉnh độ rộng cột:

− Bấm kéo cạnh phải tiêu đề côït

Thêm Record mới:

− Bấm vào hàng trống dưới Table, nhập liệu

Hiệu chỉnh Record.

− Chuyển đến vị tri cần thiết, chỉnh sửa

Phục hồi dữõ liệu của ô đang nhập

− Gõ phím ESC

Phục hồi dữõ liệu của dòng đang nhập

− Gõ phím ESC hai lần

Xóa Record

− Bấm ô chọn trước tên Field, gõ phím Delete

Chọn Font chữ

mặc định

Tìm và thay thế

− Edit \ Find, hiện hộp thoại

Sắp xếp dữõ liệu

− Bấm phải vào Field cần sắp xếp

− Trong menu tắt chọn

• Sort Ascending : xếp tăng dần

• Sort Descending : xếp giảm dần

Lọc dữõ liệu

− Bấm phải vào Field, trong menu tắt chọn:

• Filter by Selection

• Filter Excluding Selection

• Filter For Điều kiện lọc

− Điều kiện lọc gồm phép toán >, <, =, and, or, not, Like, Between

− “Chuỗi ký tự”, số, #ngày tháng năm#

Lọc cao cấp

− Records \ Filter \ Advanced Filter/Sort Khai báo điều kiện lọc như trong Query

Baøi 3

Query

I Khaùi nieôm

1 Giôùi thieôu

− Query laø cođng cú duøng ñeơ:

 Xem, lóc, toơng hôïp döõõ lieôu töø nhieău Table, Query coù quan heô vôùi nhau

 Caôp nhaôt döõõ lieôu trong 1 hay nhieău Table

− Keât quạ cụa Query laø bạng döõõ lieôu ñoông Dynaset, ñöôïc táo ra khi Query môû vaø seõmaât khi ñoùng Query

− Coù theơ duøng Query ñeơ laøm döõõ lieôu nguoăn cho Form, Report

− Neâu hieôu chưnh tređn Query thì döõõ lieôu tređn caùc Table cuõng söûa ñoơi theo

2 Caùc tröôøng hôïp duøng Query

Query thöôøng söû dúng trong caùc tröôøng hôïp sau :

− Löïa chón moôt soâ Field trong 1 hoaịc nhieău Table

− Löïa chón moôt soâ Record theo nhöõng ñieău kieôn ñaịt ra

− Xeâp thöù töï caùc Record

− Tham khạo döõõ lieôu töø nhieău Table, Query khaùc nhau

− Thöïc hieôn caùc pheùp tính

− Táo döõõ lieôu cô sôû cho Form, Report hay Query khaùc

− Thöïc hieôn caùc thay ñoơi trong Table

3 Caùc hình thöùc hieơn thò cụa Query

− Design View: cöûa soơ thieât keâ.

− Datasheet View cöûa soơ xem vaø caôp nhaôt döõõ lieôu.

• Trong cöûa soơ Database, baâm nuùt Open

• Hoaịc trong cöûa soơ thieât keẫ Query baâm nuùt Datashet View

− SQL View: trình bày bằng dòng lệnh SQL.

• Hiển thị thiết kế Query dưới dạng dòng lệnh theo ngôn ngữ SQL, các dòng lệnhnày do Access tạo ra khi thiết kế Query hay do người thiết kế nhập trực tiếp

• Thao tác : Mở Query trong chế độ Data Sheet hoặc Design View, bấm nút Viewchọn SQL View

4 Cửa sổ thiết kế Query

− Phần trên trình bày các Table hoặc Query chứa các dữõ liệu sẽ được truy xuất

− Phần dưới của Query là lưới QBE, gồm các hàng sau :

• Field : Chứa các Field được đưa vào lưới.

• Table : Chứa tên Table của Field đã đưa vào hàng Field.

• Sort : Sắp xếp dữõ liệu trong Query :

 Ascending : tăng dần

 Descending : giảm dần

• Show :

 Có đánh dấu  : Hiện Field trên màn hình kết qua

 Không đánh dấu  : Không hiện Field trên màn hình kết quả

• Criteria : Khai báo tiêu chuẩn lọc.

• Or : Khai báo bổ sung tiêu chuẩn lọc.

•

II Tạo Select Query

1 Các bước tạo Query

− Mở Query Design View

− Quan sát các Field cần dùng, chọn đúng các Table/Query cần thiết cho Query,

không được chọn dư.

− Các Table tham gia vào query phải có quan hệ với nhau thì query mới tính đúng.

Có thể chọn thêm Table trung gian để các Table có quan hệ (nếu nguồn dữ liệu làTable và Query, có thể tạo quan hệ cho chúng)

− Chọn Field cho Query: Trong các Table đã đưa vào Query, nếu dùng Field quan hệ có từ hai Table, hãy lấy từ Table bên nhiều.

− Chọn Field để sắp xếp, ẩn Field nếu cần

− Khai báo điều kiện lọc các mẩu tin

− Lưu và chạy thử Query

Ví dụ

− Tạo 1 Query đặt tên là Q_SinhVien gồm các Field : MaSV, HoTen, Phai, NamSinh,MaKhoa, TenKhoa Sắp xếp tăng dần theo TenSV, và chỉ hiện các SV Nam

B1 Mở cửa sổ tạo Query mới

− Trong cửa sổ Database, bấm Queries, bấm đôi “Create query in Design view” hiện cửa sổ

B2 Chọn Table/Query cung cấp dữõ liệu cho Query

− Chỉ đưa vào Query các Table/Query chứa Field thật sự cần dùng cho Query.

− Nếu các Table/Query được đưa vào Query không có mối quan hệ, có thể đưa thêmTable trung gian vào để các Table có quan hệ mới hiện đúng dữõ liệu

− Ở ví dụ này đưa Table SinhVien và DMKhoa vào Query Trong hộp thoại ShowTable:

• Bấm Table SinhVien

• Nhấn giữ phím Ctrl (để chọn không liên tục)

• Bấm Table DMKhoa

• Bấm nút Add

(Nếu chọn các Table xếp liên tục: chọn Table cận trên, nhấn giữ Shift, bấmchọn Table cận dưới.)

B3 Tạo quan hệ giữa các Table khi cần thiết

− Thông thường, nếu đã tạo quan hệ giữa các Table trong cửa sổ Relationships, khiđưa các Table vào làm nguồn dữõ liệu cho Query, mối quan hệ giữa các Table vẫngiữ nguyên

− Có khi nguồn dữõ liệu của Query là các Table và Query chưa quan hệ, có thể (ít sửdụng) tạo quan hệ giữa các Table và Query tại khung trên cửa sổ thiết kế Query

B4 Đưa các Field vào Query

− Bấm đôi vào tên Field ở khung trên để đưa vào cuối hàng Field

− Hoặc bấm kéo tên Field từ khung trên, bỏ vào hàng Field tại vị trí thích hợp

− Nếu cần đưa tất cả Field của 1 Table vào Query: bấm đôi vào tên Table ở khungtrên, mọi Field của Table sẽ được chọn, bấm vào 1 trong các Field đã chọn kéo bỏvào hàng Field

− Trong ví dụ, ta bấm từng Field MaSV, MaKhoa, TenKhoa kéo bỏ vào hàng Field

B5 Tạo Field tính toán từ các Field đã có

− Trong ô trống ở hàng Field, gõ tên Field mới, dấu hai chấm và biểu thức

Tên Field : Biểu thức

− Ở ví dụ này, tạo các Field tính toán:

HoTen: HoSV & “ “ & TenSV

NamSinh: Year(NgaySinh)

Gioi: iif(Phai = Yes, “Nam”,”Nữ”)

Lưu ý

− Tên Field mới phải khác với các tên Field đã có

− Sau khi tạo Field tính toán xong nên bấm nút View để xem thử kết quả.

− Nếu trong công thức có dùng các Field cùng tên từ các Table khác nhau, để phân

biệt phải gõ là Tên_Table.Tên_Field

B6 Chọn sắp xếp Field, ẩn Field

− Sắp xếp: Trong hàng Sort của Field cần sắp xếp, chọn:

• Ascending : Xếp tăng

• Descending : Xếp giảm

− Aån Field: trong hàng Show, bấm chuột xóa dấu kiểm ở Field cần ẩn

• Ở ví dụ này: Đưa Field TenSV vào Query, ở hàng Sort chọn Ascending, ở hàng Show xóa dấu kiểm để ẩn Field

B7 Khai báo tiêu chuẩn lọc các mẩu tin sẽ được hiện trong Query

− Trong cửa sổ thiết kế Query, tại hàng Criteria, nhập tiêu chuẩn lọc

• Điều kiện VÀ của các Field ta khai báo cùng hàng

• Điều kiện HOẶC của các Field ta khai báo khác hàng

− Ở ví dụ này, tại hàng Criteria của Field Gioi ta nhập điều kiện lọc là “Nam”

B8 Lưu và đặt tên cho Query

2 Sửa Query

− Thay đổi thứ tự Field: Bấm chuột vào ô chọn Field (ô có màu xám, mỏng ở trên

hàng Field), kéo đến vị trí thích hợp

− Chỉnh độ rộng Field: Rà chuột vào đường ngăn cách giữa các ô chọn trên hàng Field, khi chuột có dạng  thì bấm và kéo

− Xóa 1 Field: Bấm chuột vào ô chọn Field, gõ phím Delete.

− Phóng to ô hiện hành thành cửa sổ lớn: nhấn phím Shift + F2 hoặc bấm phải chọn Zoom.

− Thêm Table: Bấm phải vào nền khung trên, trong menu tắt chọn Show Table.

IV Các phép toán thường dùng

1 Phép toán số học

− Trình bày theo độ ưu tiên giảm dần trong bảng sau đây.

HoTen: HoSùV & ” “ & TenSV

3 Phép toán so sánh

− Cho kết quả là True hoặc False Gồm có:

4 Phép toán luận lý

− AÙp dúng pheùp toaùn luaôn lyù khi khai baùo ñieău kieôn ôû haøng Criteria

• AND : Ñieău kieôn ñaịt ôû caùc coôt tređn cuøng doøng

• OR : Ñieău kieôn ñaịt ôû nhieău doøng

− Ví dú 1: Trong Query lieôt keđ caùc sinh vieđn coù tuoơi töø 19 ñeẫn 21

− Ví dú 2: Trong Query lieôt keđ caùc sinh vieđn Nam khoa Tin hóc

− Ví dụ 3: Trong Query liệt kê các sinh viên khoa Tin học hoặc Anh văn

− Ví dụ 4: Trong Query liệt kê các sinh viên khoa Tin học hoặc Anh văn

− Ví dụ 5: Trong Query không hiện các sinh viên khoa Anh văn

5 Phép toán Like

− Cú pháp

Like “Mẫu so sánh”

− Cho kết quả TRUE khi giá trị của Field giống mẫu dữõ liệu sau Like

− Một số ký tự đại diện dùng trong mẫu dữõ liệu của Like

? Thay cho 1 ký tự không chỉ rõ

* Thay cho nhiều ký tự không chỉ rõ

# Thay cho 1 số không chỉ rõ

[ ] Một trong các ký tự trong [ ]

[Giá trị 1 – Giá trị 2] Trong khoản từ giá trị 1 đến giá trị 2

! Phũ nhận 1 ký tự trong [ ]

− Ví Dụ

Yêu cầu của Query Field Nhập điều kiện tại hàng

Criteria

Hiện danh sách các sinh viên có tên bắt

Hiện danh sách các sinh viên có tên bắt

Hiện danh sách các hóa đơn trong quí

6 Phép toán Between

− Cú pháp : Between Giá trị 1 and Giá trị 2.

− Công dụng : Phép toán Between cho giá trị True nếu giá trị đem so sánh ở trongkhoản giữa giá trị 1 và giá trị 2, ngược lại cho kết quả là False

− Ví Dụ

• Between #01/07/2002# and #01/08/2002#

• Between 5 and 7

7 Phép toán In

− Cú pháp : IN(Giá trị 1,Giá trị 2,…,Giá trị N)

− Công dụng : Phép toán IN cho giá trị True nếu giá trị đem so sánh bằng 1 trong cácgiá trị 1, giá trị 2, giá trị n Ngược lại cho kết quả là False

• Ví dụ:

In(#01/07/2002#, “#05/07/2002#”, #01/08/2002#)

In(“Win2000”, “Excel 2000”, “Access 2000”)

8 Phép toán Is Null

− Phép toán Is Null cho kết quả True khi giá trị Field rổng

− Ví Du:ï Để hiện danh sách các khách hàng không có điện thoại, hàng Criteria của

Field DienThoại khai báo là Is Null

9 Field tính toán

− Field được tạo nên bởi sự kết hợp giữa các Field khác

− Tên Field mới không đặt trùng với các tên Field đã có

− Cú pháp : Tên Field mới:<Biểu thức>

V Một số hàm dùng trong Field tính toán và trong Criteria

1 Nhóm hàm thời gian

Hàm Date()

− Cú pháp : Date()

− Công dụng : Hàm trả về giá trị kiểu ngày, là ngày tháng năm hiện hành theo đồnghồ máy tính

Hàm Now()

− Cú pháp : Now()

− Công dụng : Hàm trả về giá trị kiểu ngày, là ngày tháng năm và giờ phút giây hiệnhành theo đồng hồ máy tính

Hàm Day

− Cú pháp : Day(ngày tháng năm)

− Công dụng : Hàm trả về 1 số cho biết ngày của <ngày tháng năm>

− Ví Dụ: NgayHienHanh:Day(Date())

Hàm Month

− Cú pháp : Month(ngày tháng năm)

− Công dụng : Hàm trả về 1 số cho biết tháng của <ngày tháng năm>

− Ví dụ : ThangHienHanh:Month(Date())

Hàm Year

− Cú pháp : Year(ngày tháng năm)

− Công dụng : Hàm trả về 1 số cho biết năm của <ngày tháng năm>

Hàm Weekday

− Cú pháp : Weekday(ngày tháng năm)

− Công dụng : Hàm trả về 1 số cho biết thứ của <ngày tháng năm> trong tuần, riêngchủ nhật là số 1

− Cú pháp : Left(Chuỗi ký tự, số ký tự)

− Công dụng : Trích một Chuỗi con bên trái “Chuỗi ký tự”, với độ dài là số ký tự

− Ví Du:ï Left(“Abcdef”,2) → Ab

Hàm Right

− Cú pháp : Right(Chuỗi ký tự, số ký tự)

− Công dụng : Trích một Chuỗi con bên phải “Chuỗi ký tự”, với độ dài là số ký tự

− Ví Du:ï Right(“Abcdef”,2) → ef

Hàm Mid

− Cú pháp : Mid(Chuỗi ký tự, vị trí, số ký tự)

− Vị trí : là 1 số cho biết Chuỗi con trích từ ký tự thứ mấy trong Chuỗi ký tự

− Công dụng : Trích ra Chuỗi con trong “Chuỗi ký tự”, tại vị trí, với độ dài là số ký tự

− Ví Du:ï Mid(“Abcdef”,2,3) → bcd

Hàm Trim

− Cú pháp : Trim(Chuỗi ký tự )

− Công dụng : Cắt bỏ các ký tự trắng trước và sau Chuỗi ký tự

− Ví dụ : Trim(“ Abcdef ”) → “Abcdef”

Hàm Strconv

− Cú pháp : Strconv(Chuỗi ký tự, hệ số biến đổi)

− Công dụng : Hàm trả về Chuỗi ký tự theo kiểu chữ quy định bởi hêï số biến đổi :

− Hệ số biến đổi :

• Là 1 → hàm trả về Chuỗi ký tự theo kiểu chữ in hoa

• Là 2 → hàm trả về Chuỗi ký tự theo kiểu chữ thường

• Là 3 → hàm trả về Chuỗi ký tự theo kiểu chữ hoa đầu từ

Ví dụ : Strconv(“bình DƯƠNG”,3) → Bình Dương

Hàm Len

− Cú pháp : Len(Chuỗi ký tự)

− Công dụng : Hàm trả về 1 số là số ký tự chứa trong Chuỗi ký tự

− Ví Dụ Len(“Abcd”) → 4

Hàm Nz

− Cú pháp : Nz(Biểu thức, Giá trị thay thế)

− Công dụng : Hàm trả về giá trị thay thế nếu biểu thức chứa trị Null

− Ví Dụ: Tính SLTon bằng SLNhap – SLXuat, nếu SLNhap hoặc SLXuat có trị là Nullthì SLTon sẽ nhận trị Null Để SLTon hiện đúng ta dùng hàm NZ

Lưu ý: Nếu không dùng hàm NZ, số lượng tồn của Cát sạch và Đá 1x 2 sẽ hiện Null.

3 Nhóm hàm luận lý

Hàm IIF

− Cú pháp : IIF(điều kiện, trị khi điều kiện đúng, trị khi điều kiện sai)

− Công dụng : Nếu điều kiện có giá trị là True thì hàm nhận <trị khi điều kiện đúng>,ngược lại thì hàm nhận <trị khi điều kiện sai>

Lưu ý: Trị khi điều kiện sai là tùy chọn.

− Ví Dụ

• KetQua:IIF([SoMonThi]=4 and [DTB]>= 5,”Đậu”,”Rớt”)

VI Query tự động dò tìm

− Ví dụ 1: Khi tạo Form nhập liệu vào Table HoaDon, ta có nhu cầu sau khi chọn

xong MaKH thì Địa chỉ và Số điện thoại của Khách hàng sẽ được tự động hiện ra

Để làm được điều này, phải chuẩn bị dữõ liệu nguồn cho Form là môït Query tự độngdò tìm

Khi nhâïp mới dữ liệu cho Query này, dữ liệu được ghi vào Table HoaDon (bên nhiều)

− Ví dụ 2: Khi tạo Form nhập liệu vào Table ChiTietHD, ta có nhu cầu sau khi chọn

xong MaHH thì Đơn vị tính của Hàng hóa đó sẽ được tự động hiện ra trong Form.Để làm được điều này, phải chuẩn bị dữõ liệu nguồn cho Form là môït Query tự độngdò tìm

Khi nhâïp mới dữ liệu cho Query này, sẽ được ghi vào Table CTHoaDon (bên nhiều).

Lưu ý: Field MaKH trong Query phải lấy từ Table bên nhiều.

Sau khi chọn xong MaKH thì Địa chỉvà Số điện thoại của Khách hàng sẽđược tự động hiện

Sau khi chọn xong MaHH thì Đơn

vị tính của Hàng hóa đó sẽ đượctự động hiện

Lưu ý: Field MaHH trong Query phải lấy từ Table bên nhiều

VII Thuộc tính của Query

1 Hiện bảng thuộc tính của Query

− Trong cửa sổ thiết kế Query, bấm phải vào nền khung trên, trong menu tắt chọnProperties

− Bấm chuột vào thuộc tính cần thay đổi, chọn hoặc nhập giá trị mới

2 Thuộc tính Top Value

− Hiển thị các mẩu tin có giá trị trên cùng của Field sắp xếp

− Ví dụ 1: Tìm sinh viên nhỏ tuổi nhất gồm các Field MaSV, HoTen, Tuoi, DiaChi.

B1: Đưa vào Query các Field cần thiết

B2: Hàng Sort của Field Tuổi chọn là Ascending (xếp tăng)

• Bấm phải vào nền khung trên, chọn Properties, chọn Top Value là 1 (chỉ hiện 1mẩu tin trên cùng)

− Ví Dụ 2: Trong Query để liệt kê các sinh viên có điểm thi môn Cơ sở dữõ liệu cao

nhất gồm các Field MaSV, HoTen, MaMH, Diem:

 Hàng Criteria của MaMH nhập Mã của môn Cơ sở dữõ liệu

 Hàng Sort của Field Diem chọn Descending xếp giảm

 Top Value chọn 1

3 Thuộc tính Unique Value

− Chọn là Yes : chỉ hiện 1 lần cho mỗi giá trị

− Ví Dụ Trong CSDL QL_BanHang, hiển thị danh sách các đơn vị tính của hàng hóađang có không lặp lại giá trị

B1: Tạo Query có 1 Field DonViTinh

B2: Thuộc tính Unique Value chọn là Yes

VIII Query nhóm

− Mục đích: Khi có yêu cầu cộng, đếm, tính trung bình, giá trị cao nhất, giá trị thấp

nhất, giá trị đầu, cuối của từng nhóm, ta dùng Query nhóm

− Ví dụ :

• Cho biết Điểm Trung bình của từng sinh viên

• Tình Tổng thành tiền của từng Hóa đơn

• Cho biết số lượng nhân viên của mỗi Tổ

Các bước tạo Query nhóm

B1: Tạo Select Query

B2: Bấm nút Total trên thanh công cụ  Trong Query hiện thêm hàng Total

− Xác lập các giá trị cho hàng Total : bấm  bên phải từng Field, chọn giá trị thíchhợp trong danh sách

− Các phép tính trên hàng Total có thể chọn

• Group By : Phân nhóm theo từng giá trị trong 1 Field.

• Sum : Cộng các giá trị trong Field theo từng nhóm

• Count : Đếm số giá trị trong Field theo từng nhóm

• Avg : Tính trung bình của các giá trị trong Field theo từng nhóm

• Min : Tìm giá trị nhỏ nhất trong Field theo từng nhóm

• Max : Tìm giá trị lớn nhất trong Field theo từng nhóm

• First : Tìm giá trị của mẩu tin đầu tiên trong Field của từng nhóm

• Last : Tìm giá trị của mẩu tin cuối cùng trong Field của từng nhóm

• Where : Điều kiện lọc trước khi nhóm (Field này sẽ không hiển thị)

• Expresion : Khi Field tính toán có thành phần là một hoặc nhiều Field mới dựa

trên nhóm

− Lưu ý:

• Nguồn dữ liệu của Form dùng để nhập dữ liệu không thể là Query nhóm vì Query nhóm không thể nhập dữ liệu mới

• Sau khi đưa vài Field vào Query, hãy nhắp nút View xem thử kết quả.

Các trường hợp này tadùng Query nhóm