Xây dựng hệ thống quản lý thống nhất về quy trình nghiệp vụ về chức năng quản lý và về cơ sở dữ liệu

Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý doang nghiệp

Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 LỜI NÓI ĐÂU Để tồn tại và phát triển, con người phải tiến hành sản xuất. Hoạt động sản xuất là hoạt động tự giác và có ý thức của con người nhằm biến các vật thể tự nhiên thành các vật phẩm có ích phục vụ mình. Nếu xét trong quá trình liên tục và đổi mới không ngừng, quá trình sản xuất là một quá trình vận động liên tục, thường xuyên qua các giai đoạn khác nhau. Đó cũng là quá trình tái sản xuất. Con người khi tiến hành việc gì cũng muốn đạt hiệu quả cao. Để đạt được hiệu quả cao, quá trình sản xuất cần phải được định hướng và tổ chức thực hiện theo những hướng đã định. Từ đó xuất hiện nhu cầu tất yếu phải thực hiện chức năng quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh. Kế toán là một trong những hoạt động đó. Tổ chức công tác kế toán là một trong những nội dung quan trọng trong tổ chức công tác quản lý doang nghiệp. Với chức năng cung cấp thông tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế - tài chính trong doanh nghiệp nên công tác kế toán ảnh hưởng trực tiếp đến chất lượng và hiệu quả quản lý ở một doanh nghiệp. Hơn thế nữa, nó còn ảnh hưởng đến việc đáp ứng các yêu cầu quản lý khác nhau của các đối tượng bên ngoài doanh nghiệp nhưng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối với hoạt động của doanh nghiệp, trong đó có cả các cơ quan chức năng của nhà nước như cơ quan tài chính, thuế, ngân hàng Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, khi mà vấn đề cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp diễn ra có tính chất thường xuyên, phức tạp và mang tính chất khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được khẳng định như là một trong những tiêu chuẩn quan trọng để đảm bảo sự an toàn, hiệu quả và khả năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Vì những lý do trên, chúng em quyết định chọn đề tài này. Mục đích của hệ thống là xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất về quy trình nghiệp vụ, về chức năng quản lý và về cơ sở dữ liệu. Hệ thống này sẽ giúp cho quá trình phát triển kinh doanh của doanh nghiệp đi đúng hướng và gặp nhiều thuận lợi. Điều này sẽ góp phần vào sự phát triển mạnh mẽ của toàn doanh nghiệp. Hệ thống này được thực hiện trong thời gian làm đồ án với các công việc sau : • Khảo sát và đánh giá hệ thống hiện tại. • Xây dựng một mô hình quản lý tổng quát và thống nhất. • Phân tích thiết kế hệ thống mới. • Xây dựng chương trình. Hy vọng chương trình sẽ góp phần vào thành công của doanh nghiệp. Hà Nội, ngày 22 tháng 5 năm 2005. Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 LỜI CẢM ƠN Trong suốt quá trình nghiên cứu, khảo sát, phân tích thiết kế và phát triển đề tài, chúng em đã nhận được sự giúp đỡ rất nhiều của các thầy cô và các anh chị tại công ty. Trước hết chúng em xin gửi lời cảm ơn trân trọng nhất tới cô Phạm Huyền Linh - thạc sỹ, giảng viên khoa Toán – Tin ứng dụng. Cô là người trực tiếp hướng dẫn chúng em. Với kinh nghiệm quý báu và sự giúp đỡ tận tình, cô đã giúp chúng em trong việc chọn đề tài, định hướng hệ thống, phân tích thiết kế hệ thống… Tiếp theo chúng em xin gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo trong khoa Toán – Tin ứng dụng đã đóng góp những lời khuyên rất quý báu và tạo các điều kiện thuận lợi trong quá trình chúng em thực hiện đồ án này. Cuối cùng, chúng em xin chân thành cảm ơn đến gia đình, bạn bè và những người thân đã giúp đỡ, động viên chúng em để chúng em có thể hoàn thành được đồ án này. Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 Mục lục CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG KẾ TỐN 1.1.Một số vấn đề cơ bản về kế tốn và hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam. 1.1.1. Bản chất của kế tốn………………………………………….7 1.1.2. Vai trò của kế tốn……………………… .7 1.1.3. Nội dung cấu thành hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam.8 1.2.Một số khái niệm về các nghiệp vụ kế tốn hiện nay…………………… 9 1.2.1. Kế tốn vốn bằng tiền và các khoản ứng trước……………………… 9 1.2.2. Kế tốn tài sản cố định trong doanh nghiệp………………………………… .11 1.2.3. Kế tốn các loại vật liệu và cơng cụ, dụng cụ trong doanh nghiệp… 12 1.2.4. Kế tốn tiền lương và các khoản trích theo lương…………………………… 12 1.2.5. Kế tốn chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong doanh nghiệp…….13 1.2.6. Kế tốn thành phẩm, tiêu thụ thành phẩm và xác định kết quả tiêu thụ……….14 1.2.7. Kế tốn hoạt động tài chính và các khoản thu nhập khác, chi phí khác……….15 1.2.8. Kế tốn đầu tư xây dựng cơ bản trong doanh nghiệp………………………….15 1.2.9. Kế tốn hàng hóa…………………………………………………………….16 1.3.Các hình thức kế tốn áp dụng ở các doanh nghiệp Việt Nam. Lê Hồng Chính Quang – Hồng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 1.3.1. Hình thức kế toán Nhật ký chung…………………………………………… .17 1.3.2. Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái…………………………………… 18 1.3.3. Hình thức kế toán chứng từ ghi sổ…………………………………………….18 1.3.4. Hình thức kế toán nhật ký chứng từ………………………………………… .18 1.4.Lập, đọc, phân tích hệ thống báo cáo tài chính……………………………… 1.4.1. Một số vấn đề chung về hệ thống báo cáo tài chính………………………… 18 1.4.2. Bảng cân đối kế toán………………………………………………………….19 1.4.3. Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh……………………………………….20 1.4.4. Báo cáo lưu chuyển tiền tệ……………………………………………… 20 1.4.5. Thuyết minh báo cáo tài chính……………………………………………… 21 1.4.6. Báo cáo kế toán quản trị………………………………………………………21 CHƯƠNG 2. KHẢO SÁT HỆ THỐNG HIỆN TRẠNG……………………………… 22 2.1.Giới thiệu công ty 3C…………………………………………………………… 22 2.2.Một số vấn đề đặt ra tại công ty 3C…………………………… .23 Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 2.3.Tổng quan hệ tổng hiện tại của công ty 3C……………………………………….23 2.3.1. Cơ sở hạ tầng ( Phần cứng ) ………………………………………………… .23 2.3.2. Các chương trình ứng dụng ( Phần mềm ) …………………………………….24 2.3.3. Các quy trình hiện tại của hệ thống kế toán doanh nghiệp 24 2.4.Đánh giá ưu khuyết điểm của hệ thống hiện nay…………………………………25 2.5.Đánh giá ưu khuyết điểm của một số chương trình kế toán đã có……………… 26 2.6.Tính cấp thiết cần xây dựng hệ thống mới……………………………………… 26 CHƯƠNG 3. XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI………………………………… .28 3.1.Các yêu cầu của hệ thống mới………………………………………… 28 3.2. Giới thiệu đề tài…………. ……………………………………………. ……… .29 3.3. Phân tích lựa chọn môi trường và công cụ phát triển…………………………….31 3.3.1. Hệ điều hành……………………………………………………… 32 3.3.2. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu………………………………………………………32 3.3.3. Ngôn ngữ lập trình…………………………………………………………….33 CHƯƠNG 4. PHÂN TÍCH HỆ THỐNG……………………………………………….34 Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 4.1.Phân tích chương trình Hệ thống kế toán doanh nghiệp………………………….34 4.1.1. Vai trò và nhiệm vụ của hệ thống kế toán doanh nghiệp…………………… 34 4.1.2. Xác định mục tiêu và các tính năng cần xây ựng……………………………34 4.1.3. Kế hoạch thực hiện……………………………………………………………35 4.2. Các sơ đồ phân tích………………………… .36 4.2.1. Các ký hiệu trong sơ đồ………………………………………………………36 4.2.2. Sơ đồ chức năng………………………………………………………………38 4.2.3. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh ( mức 0 ) …………………………………39 4.2.4. Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh ( mức 1 ) …………………………………… 40 4.2.5. Sơ đồ luồng dữ liệu mức 2……………………………………………………41 4.2.6. Sơ đồ luồng dữ liệu mức ………………………………………… 46 4.2.7. Phân tích hệ thống về dữ liệu………………………………………………….56 CHƯƠNG 5. THIẾT KẾ HỆ THỐNG………………………………………… .58 5.1.Thiết kế cơ sở dữ liệu…………………………………………………………… 58 Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 5.1.1. Thiết kế các bảng dữ liệu của chương trình……………………………………58 5.1.2. Mối quan hệ giữa các bảng trong cơ sở dữ liệu……………………………… 82 5.2.Các form của chương trình. ………………………………………… .86 5.3.Các report của chương trình………………………………………………………99 CHƯƠNG 6. KẾT LUẬN…………………………………………………………… 107 6.1. Những kết quả đạt được………………………………………………………….107 6 2. Hướng phát triển chương trình………………………………………………….107 Tài liệu tham khảo………………………………………………………………………… 108 Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 CHƯƠNG 1 CƠ SỞ LÝ THUYẾT HỆ THỐNG KẾ TỐN 1.1. Một số vấn đề cơ bản về kế tốn và hệ thống kế tốn doanh nghiệp Việt Nam. 1.1.1. Bản chất của kế tốn. Có nhiều định nghĩa khác nhau về kế tốn. Tuy nhiên các định nghĩa này đều xoay quanh 2 khía cạnh : Khía cạnh khoa học và khía cạnh nghề nghiệp. Xét trên khía cạnh khoa học thì kế tốn đựơc xác định đó là khoa học về thơng tin và kiểm tra các hoạt động kinh tế, tài chính gắn liền với một tổ chức nhất định ( gọi chung là chủ thể ) thơng qua một hệ thống các phương pháp riêng biệt. Xét trên khía cạnh nghề nghiệp thì kế tốn được xác định là cơng việc tính tốn và ghi chéo bằng con số mọi hiện tượng kinh tế - tài chính phát sinh tại một tổ chức nhất định nhằm phản ánh và giám đốc tình hình hoạt động của doanh nghiệp thơng qua 3 thước đo : tiền, hiện vật và thời gian lao động trong đó tiền tệ là thước đo chủ yếu. Kế tốn có 2 chức năng là chức năng phản ánh ( thơng tin ) và chức năng giám đốc ( kiểm tra ) . Hai chức năng này có mối liên hệ hữu cơ : chức năng phản ánh là cơ sở để thực hiện chức năng giám đốc và ngược lại thơng qua chức năng giám đốc sẽ hồn thiện chức năng phản ánh theo mục tiêu quản lý nhất định. 1.1.2. Vai trò của kế tốn. Kế tốn là cơng cụ quản lý có vai trò hết sức quan trọng khơng chỉ đối với bản thân doanh nghiệp mà còn đối với các cơ quan chức năng của Nhà Lê Hồng Chính Quang – Hồng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 nước cũng như các đối tượng có quyền lợi trực tiếp hoặc gián tiếp đối với hoạt động của doanh nghiệp. Đối với Nhà nước : thông tin của kế toán là căn cứ để tổng hợp, để tính thuế, để kiểm tra và chỉ đạo theo yêu cầu quản lý chung. Đối với doanh nghiệp : thông tin của kế toán là cơ sở để lập kế hoạch, kiểm tra đánh giá phân tích tình hình thực hiện kế hoạch, kiểm tra chấp hành luật pháp và là cơ sở để ra quyết định. Đối với các đối tượng khác : thông tin của kế toán là căn cứ để quyết định đầu tư, mua bán thanh toán cũng như xử lý những vấn đề liên quan đến quyền hạn, trách nhiệm giữa doanh nghiệp và các bên có liên quan. Trong hệ thống kế toán thì kế toán trưởng là người có vai trò rất quan trọng, thực hiện tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán, thống kê của đơn vị, đồng thời còn thực hiện cả chức năng kiểm soát các họat động kinh tế tài chính của đơn vị. Kế toán trưởng chịu trách nhiệm trực tiếp trước thủ trưởng đợn vị và trước kế toán trưởng cấp trên về các công tác thuộc pham vi quyền hạn của kế toán trưởng. 1.1.3. Nội dung cấu thành hệ thống kế toán doanh nghiệp Việt Nam. Bao gồm các chế độ sau : * Chế độ chứng từ kế toán : dựa vào các chứng từ - là cơ sở pháp lý của mọi số liệu ghi chép trong các sổ kế toán. Mọi nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong đơn vị kế toán đều phải lập chứng từ. Chứng từ phải lập theo đúng quy định, ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng với sự thực nghiệp vụ kinh tế phát sinh. * Chế độ sổ kế toán : Sổ kế toán phải được mở theo hệ thống tài khoản do Bộ tài chính ( hoặc do Bộ chủ quản ) quy định nhằm phân lọai các nghiệp vụ kinh tế phát sinh để phản ánh số hiện có và tình hình biến động của từng đối tượng kế toán. Mỗi đơn vị chỉ có một hệ thống sổ kế toán chính thức. Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng [...]... 0918.775.368 CHƯƠNG 3 XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI 3.1 Các yêu cầu của hệ thống mới Từ thực tế đã trình bày ở trên, nhu cầu xây dựng một hệ thống kế toán doanh nghiệp mới cho công ty trên nền hệ quản trị cơ sở dữ liệu chuyên dụng và khả năng truyền nhận dữ liệu giữa các phân hệ kế toán là hết sức cấp bách và cần thiết Với sự phát triển của công nghệ thông tin như hiện nay, hệ thống mới phải được triển khai... đầu kỳ : sẽ được thực hiện vào đầu mỗi kỳ kế toán + Tạo cơ sở dữ liệu nhiều kỳ : cho phép sao lưu dữ liệu trong các kỳ kế toán • Khoá sổ : gồm 3 chức năng chính + Làm bản sao dữ liệu + Lấy bản sao dữ liệu + Khoá sổ dữ liệu • Báo cáo : chức năng này gồm 2 chức năng chính + + 2.4 Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính Đánh giá ưu khuyết điểm của hệ thống hiện nay • Ưu điểm : Hệ thống hiện tại của công ty... nhập Cập nhật các chỉ tiêu Tạo CSDL nhiều kỳ Khoá sổ dữ liệu 2.3.3 Báo cáo Báo cáo kế toán Báo cáo tài chính Các quy trình nghiệp vụ hiện tại của hệ thống kế toán doanh nghiệp Hệ thống kế toán doanh nghiệp hiện tại gồm 5 chức năng chính : • Hệ thống : gồm 3 chức năng chính : + Cài đặt thông số đầu kỳ : cài đặt các thông tin về công ty, về kỳ hạch toán và tỷ giá đối với các ngoại tệ cho kỳ kế toán đó Lê... bảo mật ở cả mức chương trình và cả mức cơ sở dữ liệu Mỗi User sẽ có một Account nhất định được phân phát bởi Admin Ngoài ra, chương trình cũng cho phép sao lưu, backup dữ liệu một cách dễ dàng User có thể kết xuất các dữ liệu cần thiết ra Excel và đặt mật khẩu cho các file Excel đó để tránh tình trạng đánh mất và rò rỉ dữ liệu • Chương trình được xây dựng để áp dụng cho hệ thống đa tiền tệ Đây là... quá trình vận hành Xây dựng được một hệ thống làm việc ổn định • Phù hợp với cơ sở vật chất hiện có và môi trường phát triển, trình độ đội ngũ phát triển hệ thống Trên đây là các vấn đề cơ bản cho sự lựa chọn công cụ khi triển khai việc phân tích và thiết kế hệ thống kế toán doanh nghiệp Sau quá trình xem xét các yếu tố và thành phần theo mô hình tác nghiệp cũng như các yêu cầu cần thiết khác mà hệ thống. .. 0918.775.368 2.6 Tính cấp thiết cần xây dựng hệ thống mới Hệ thống mới ra đời để đáp ứng được những yêu cầu mà thực tế đặt ra Hệ thống mới cần phân ra các phân hệ kế toán khác nhau và cài đặt trên các máy khác nhau dùng cho mỗi phân hệ Mỗi phân hệ thực hiện các chức năng của mình và có một số quy n hạn nhất định Các phân hệ này được điều hành bởi một Admin – là người có quy n cao nhất Lê Hoàng Chính Quang –... nhiều phân hệ kế toán Mỗi phân hệ có các chức năng khác nhau, hoạt động độc lập nhau và cùng được điều hành bởi Admin • Xây dựng một kho dữ liệu tập trung và đồng nhất nhằm cung cấp thông tin chính xác, tức thời, cập nhật liên tục và có tính bảo mật cao • Các phân hệ trong hệ thống phải được liên kết chặt chẽ với nhau thông qua CSDL tập trung • Cần có hệ thống báo cáo, thống kê đầy đủ và liên tục về tình... các nghiệp vụ kế toán trong chương trình đã được đưa về 5 phân hệ chính là Kế toán Tiền mặt, Kế toán bán mua hàng và công nợ phải thu phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tổng hợp và Admin Chương trình này đã bao gồm các nghiệp vụ chính trong quản lý doanh nghiệp là Quản lý kho, Quản lý công nợ, Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và ngoại tệ Các thông tin chương trình mang lại không những chỉ là... và cơ sở dữ liệu • Năng lực xử lý tốt • Thuận lợi ghép nối trong môi trường phân tán Lê Hoàng Chính Quang – Hoàng Nghĩa Dũng Website: http://www.docs.vn Email : lienhe@docs.vn Tel (: 0918.775.368 • Hỗ trợ khả năng truy xuất dữ liệu và tài nguyên mạng • Có khả năng hỗ trợ thiết kế giao diện người dùng • Có công cụ hỗ trợ các thao tác giao tiếp với cơ sở dữ liệu • Khả năng quản trị và bảo dưỡng hệ thống. .. đồng đô-la Mỹ (USD) Ngoài ra các hệ thống này thường chú trọng vào các vấn đề nhập dữ liệu nhằm mục đích lưu trữ số liệu hơn là xử lý các dữ liệu ấy để đem lại những thông tin có ích cho người quản lý Tóm lại những hệ thống này không còn đáp ứng được công tác kế toán trong tình hình hiện tại và việc xây dựng những hệ thống mới là điều tất yếu sẽ phải làm đối với các doanh nghiệp Lê Hoàng Chính Quang – . những lý do trên, chúng em quy t định chọn đề tài này. Mục đích của hệ thống là xây dựng một hệ thống quản lý thống nhất về quy trình nghiệp vụ, về chức năng. hệ thống hiện tại. • Xây dựng một mô hình quản lý tổng quát và thống nhất. • Phân tích thiết kế hệ thống mới. • Xây dựng chương trình. Hy vọng chương trình