CHƯƠNG 3 XÁC LẬP HỆ THỐNG MỚI 3.1 Các yêu cầu của hệ thống mớ
3.2.Giới thiệu đề tà
Đề tài này xây dựng hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp, cụ thể là tổng công ty 3C. Vai trò quan trọng của hệ thống kế toán trong hoạt động sản xuất kinh doanh là điều đã được khẳng định. Trong điều kiện của nền kinh tế thị trường, khi mà vấn đề cạnh tranh để tồn tại và phát triển giữa các doanh nghiệp diễn ra có tính chất thường xuyên, phức tạp và mang tính khốc liệt thì chất lượng thông tin của kế toán được khẳng định như là một
năng mang lại thắng lợi cho các quyết định kinh doanh. Mô hình kế toán trong thực tế đối với các doanh nghiệp khác nhau có thể khác nhau. Đề tài này là ứng dụng của một mô hình vào thực tế. Đề tài này xây dựng hệ thống kế toán cho một doanh nghiệp lớn và dễ dàng phát triển lên để đáp ứng với nhu cầu phát triển của doanh nghiệp. So với những hệ thống trước đây, hệ thống này có nhiều điểm phù hợp và gần gũi hơn.
Cụ thể, chương trình kế toán mới xây dựng có những đặc điểm sau :
• Chương trình được triển khai trên mạng và cho phép đa người dùng truy cập, những người dùng này sẽ được phân các quyền hạn nhất định thông qua Admin.
• Cơ sở dữ liệu tập trung : một CSDL tập trung được cài đặt tại một Server, Admin sẽ là người trực tiếp thao tác với CSDL, các User theo quyền hạn của mình có thể làm việc với CSDL nhưng việc cập nhật, chỉnh sửa và xóa dữ liệu cần phải được Admin cho quyền thì mới thành công. Ngoài ra để tránh tình trạng lỗi dữ liệu do nhiều người sử dụng, một bảng hệ thống sẽ ghi lại tất cả các hành động của các User khi truy cập vào hệ thống.
• Mức độ bảo mật : trong hệ thống đa người sử dụng, vấn đề bảo mật luôn được đặt lên hàng đầu. Chương trình cho phép bảo mật ở cả mức chương trình và cả mức cơ sở dữ liệu. Mỗi User sẽ có một Account nhất định được phân phát bởi Admin. Ngoài ra, chương trình cũng cho phép sao lưu, backup dữ liệu một cách dễ dàng. User có thể kết xuất các dữ liệu cần thiết ra Excel và đặt mật khẩu cho các file Excel đó để tránh tình trạng đánh mất và rò rỉ dữ liệu.
• Chương trình được xây dựng để áp dụng cho hệ thống đa tiền tệ. Đây là một yêu cầu rất thực tế bởi với sự trao đổi buôn bán như hiện nay, việc giao dịch với những đồng ngoại tệ là rất phổ biến. Trong chương trình, cho phép thực hiện với tất cả các loại ngoại tệ. Đầu mỗi kỳ kế toán, phải
nhập tỷ giá cho các loại ngoại tệ đó và tỷ giá đó phải được dùng cho trong cả kỳ kế toán đó.
• Đây là chương trình kế toán đã đảm bảo 2 phần là phần kế toán và phần quản trị. Cụ thể, các nghiệp vụ kế toán trong chương trình đã được đưa về 5 phân hệ chính là Kế toán Tiền mặt, Kế toán bán mua hàng và công nợ phải thu phải trả, Kế toán hàng tồn kho, Kế toán tổng hợp và Admin. Chương trình này đã bao gồm các nghiệp vụ chính trong quản lý doanh nghiệp là Quản lý kho, Quản lý công nợ, Quản lý tiền mặt, tiền gửi ngân hàng và ngoại tệ. Các thông tin chương trình mang lại không những chỉ là những con số thể hiện kết quả kinh doanh mà còn giúp cho nhà quản lý có được những thông tin bổ ích cho việc quản lý. Những số liệu đó có thể giúp nhà quản lý biết được nên mở rộng sản xuất kinh doanh sang nghành nghề nào, lĩnh vực cụ thể nào cũng như giảm bớt những chi phí không cần thiết khác.
• Giao diện chương trình thân thiện, gần gũi với người sử dụng. Các chức năng đều có phím tắt, dễ nhớ và thao tác.
Như vậy, ngoài ý nghĩa đơn thuần là chương trình kế toán cho tổng công ty 3C, có thể nói rằng đây còn là sản phẩm đóng gói mang tính thương mại và là chương trình kế toán doanh nghiệp nói chung.