THIẾT KẾ HỆ THỐNG 5.1 Thiết kế Cơ sở dữ liệu.
5.2. Các Form của chương trình
Đây là các màn hình chính của chương trình : 5.2.1 Màn Hình Quản Lý Hệ Thống
Ở đây bao gồm các menu để có thể truy nhập vào các phân hệ kế chương trình cũng như để quả trị toàn bộ chương trình. Ngoài ra chương trình còn được thiết kế toàn bộ bằng các phím tắt để tối ưu các thao tác truy nhập. Người dùng có thể thực hiện các chức năng của chương trình bằng menu chính, menu phụ, thanh công cụ hoặc là dùng phím tắt.
5.2.2 Hệ Thống Danh Mục Tài Khoản
Form này dùng để quản lý các danh mục tài khoản. Người dùng có thể thêm, sửa, xóa, tra cứu, lọc cột, lọc dòng, sắp xếp, xuất ra Excel, xem chi tiết phát sinh của từng tài khoản.
a. Thêm Tài Khoản: ̣̣̣̣̣̣̣̣̣(F2)
Ấn phím F2 hoặc dùng thanh công cụ để thực hiện chức năng này. Sau đó nhập dữ liệu tài khoản vào form để thực hiện thêm dữ liệu.
Dùng phím Insert để chọn các dòng dữ liệu cần lọc sau đó ấn F5 để thực hiện lọc dòng. Có thể vào trong form thông số hệ thống để điều chỉnh các thông số cho chức năng này.
Đưa con trỏ đến cột cần lọc rồi ấn F9 để vào chức năng lọc cột. Có rất nhiều sự lựa chọn cho chức năng này, vì đây là một chức năng rất qua trọng khi thực hiện lấy dữ liệu để xuất ra Excel và phục vụ cho việc in, tổng hợp số liệu. Sau khi đánh vào các chỉ tiêu lọc thì cột được chọn sẽ lọc ra các mẫu tin phù hợp với điều kiện lọc. Với chức năng này thì ta dẽ dàng tổng hợp số dư của một tài khoản hay đối tượng khách hàng. Và cũng dễ dàng để tìm ra các mẫu tin mong muốn.
d. Chọn Cột(F8).
Dùng phím F8 để thực hiện chức năng chọn cột. Với chức năng này ta sẽ chọn ra các cột mong muốn để hiển thị.
e. Sắp xếp(F6)
Dùng phím F6 để chạy chức năng sắp xếp dữ liệu, chương trình cho phép sắp xếp theo nhiều cột theo thứ tự tăng hay giảm.
f. Xuất ra file
Dùng chức năng này để xuất dữ liệu ra Excel, sau đó chương trình sẽ tự động bật Excel cùng với dữ liệu đã được nạp vào.
5.2.3. Các danh mục và sổ sách khác.
Các sổ sách và danh mục khác cũng có đầy đủ các chức năng như ở danh mục tài khoản. Ngoài ra ta có thể sử dụng thêm chức năng tính toán như trong Excel. Ta đánh công thức vào ô giá trị để thực hiện tính toán.
5.2.4. Form nhập phát sinh.
a. Nhập hóa đơn, phiếu xuất, phiếu nhập
Chương trình trợ giúp tối đa cho người dùng, bất cứ lúc nào cũng có thể lấy các thông số trợ giúp như: mã đối tượng, công nợ đối
tượng, nguyên tệ, chứng từ, tài khoản, số dư tài khoản. Bên cạnh đó form này cho phép xem tồn kho ngay lập tức, hạch toán một lần nhiều nguyên tệ và nhiều tài khoản, có thể xuất kho tự động. Ngoài ra còn có các chức năng chạy ẩn phía dưới giúp cho chương trình kiểm soát lỗi nhập dữ liệu, và tự động tính toán.
b. Phiếu thu, phiếu chi, giấy nợ, giấy có
Form có được các tính năng xử lý vượt trội so với các phần mềm kế toán khác, đó là nó cho phép tính tự động các bút toán điều chỉnh tỷ giá hối đoái, để trực tiếp hạch toán điều chỉnh tỷ giá. Ngoài ra việc hạch toán nhiều tài khoản kèm theo nhiều nguyên tệ khác nhau cũn là một điểm mạnh của
form này. Nếu liên quan đến công nợ khách hàng thì công nợ sẽ được cập nhật tự động theo đầu tài khoản và mã đối tượng.
Ðây form sẽ cài đặt riêng cho kế toán thuế, form này cho phép hạch toán cả thuế đi kèm với hóa đơn bán hàng và mua hàng. Các bút toán thuế sẽ được tính ra và ghi vào cơ sở dữ liệu.
Chọn các tham số ngầm định cho chương trình, sủ dụng form này để cài đặt cho chương trình những tham số để tối ưu hóa các thao tác khi xử lý các tính năng khác.Người dùng có thể thiết lập tham số cho máy in, tham số về kho, nguyên tệ sử dụng.
5.3. Các Report của chương trình
5.3.1. Các vấn đề đặt ra khi thực hiện các report của chương trình :
• Đây là chương trình viết bằng ngôn ngữ Visual Basic 6.0 nên việc đặt truy vấn vào đâu để thực hiện tốt nhất cần phải được cân nhắc. Do khi thiết kế CSDL cho chương trình, tác giả đã tránh cho dữ liệu bị trùng lặp và dư thừa nên công việc truy vấn rất phức tạp và mất nhiều thời gian.
• Có nhiều cách để thiết kế và lấy nguồn dữ liệu cho report. Nếu lấy thẳng từ CSDL và thực hiện truy vấn trên đó thì report sẽ không linh động. Do vậy, tác giả đã thực hiện thiết kế và sử dụng report như sau
+ Viết các hàm trả ra recordset mà report cần hiển thị. Các hàm này được viết trong COM bằng ngôn ngữ Visual Basic.
VD : Public Function NhatKyChung ( byval a_strMaTK As String ) As
ADODB.Recordset + Trước khi Design report, dựa vào hàm này tạo một file với phần mở rộng là .ttx. File này sẽ là nguồn dữ liệu để hiển thị ra report.
+ Thiết kế report theo yêu cầu thực tế, Save lại dưới tên có phần mở rộng là .rpt.
+ Với những thay đổi về dữ liệu trong COM, có thể update lại trong file .ttx trước khi Verify Database đối với report.
• Thực hiện thêm một số kỹ thuật để report xuất ra có thể dễ dàng mang lại thông tin cho người dùng như :
+ Với những report nhiều trang có cột số liệu tổng, thì tổng ở cuối mỗi trang sẽ được hiển thị ở đầu trang tiếp sau đó, và trang cuối là tổng tất cả.
+ Để tránh nhầm lẫn, các số liệu cuối cùng có kết quả bằng số trong repoprt sẽ được in thành chữ ( ví dụ như tổng số tiền ).
• Tạo subReport để hiển thị những phần không liên quan đến số liệu của báo cáo như tiêu đề thông tin về công ty.
5.3.2 Một số report trong chương trình :
Ngày….. tháng…..năm…..
NGƯỜI LẬP BIỂU KẾ TOÁN
TRƯỞNG