phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Chương trình quản lý bán hàng

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM Đề Tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin : Chương trình quản lý bán hàng : Lớp 13CĐ -TP1: Nhóm 2: PHẠM KHẮC HÙNG HUỲNH MINH TÚ TRƢƠNG MINH QUANG LA LUÂN KIỆT LÂM VŨ TRƢỜNG GIANG Phần A :KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG BẢNG KẾ HOẠCH TỔNG QUAN I. Kế hoạch phỏng vấn Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý bán hàng Người lập: nhóm 2 ngày 30/9/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Quy trình đặt hàng Hiểu tất cả các chu trình đặt hàng của khách hàng 30/9/2014 30/9/2014 2 Quản lí nhà cung cấp Hiểu về việc tìm kiếm nhà cung cấp tốt 30/9/2014 30/9/2014 3 Quản lí nhân viên Hiểu về các ưu đãi cho nhân viên và huấn luyện nhân viên 30/9/2014 30/9/2014 4 Quản lí khách hàng Hiểu về lí do tại sao khách hàng đến với cửa hàng 30/9/2014 30/9/2014 5 Thống kê 30/9/2014 30/9/2014 Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15 QPN Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014 Thời điểm bắt đầu: 14h5’ Thời điểm kết thúc: 14h55’ Đối tượng:  Tư vấn bán hàng  Các vấn đề lien quan tới đặt hàng sản phẩm  Người được hỏi là nhân viên chuyên nhận các đơn đặt hàng qua mạng hoặc qua điện thoại Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm  Chủ đề cập nhật: vấn đề đặt hàng và ưu đãi khi là khách hàng quen  Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng diễn ra ở đâu và như thế nào?  Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng tận nơi hay khách phải tới lấy?  Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu thì tôi có những ưu đãi gì không?  Câu hỏi 4: Nếu hủy đơn hàng thì phải làm sao? Ước lượng thời gian:  1phút  2phút  2phút  10 phút  10 phút  10 phút  10 phút Dự kiến tổng cộng: 50’ Dự án: Xây dựng chƣơng trình quản lý bán hàng Người được hỏi: Huỳnh Minh Tài 14h5’, Ngày 30/9/2014 Người hỏi: Phạm Khắc Hùng Câu hỏi: Ghi chú: Chủ đề :  Câu hỏi 1: Quá trình đặt hàng diễn ra như thế nào và ở đâu  Câu hỏi 2: Vậy mình có giao hàng tận nơi không hay khách phải tới lấy?  Câu hỏi 3: Nếu là khách hàng lâu năm thì tôi có được ưu đãi gì không? Trả lời:  Đơn hàng của khách thường diễn ra ở cửa hàng, trên mạng và qua điện thoại  Chúng tôi sẽ giao cho bạn trong vòng 3 ngày kể từ khi đặt hàng, sẽ miễn phí ship trong nội thành và có tính ship nếu bạn ở ngoại thành  Sẽ nhanh hơn vì chúng tôi đã rõ thông tin của bạn, và còn có ưu đãi giảm giá 10% cho khách hàng lâu năm nữa  Nếu tôi hủy đơn hàng thì phải làm sao? Nhận xét:  Bạn phải hủy đơn hàng trong 1 ngày kể từ khi đặt hàng Ngƣời thực hiện: Trƣơng Minh Quang Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn Người phỏng vấn: Trương Minh Quang Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15 QPN Thời gian hẹn: 14h ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h5’ ngày 30/9/2014 Thời gian kết thúc:14h30’ Đối tượng: Phụ trách việc tìm kiếm nhà cung cấp tốt cho cửa hàng Người được hỏi là trưởng nhân viên sale Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: việc tìm kiếm nhà cung cấp tốt  Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà cung cấp ở đâu  Cẩu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay không? Tổng hợp các thông tin thu thập Kết thúc phỏng vấn Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp Ước lượng thời gian:  1phút  2phút  2phút  10phút  10phút Dự kiến tổng cộng: 25’ Người được hỏi: Huỳnh Minh Tuấn Người phỏng vấn: Trương Minh Quang Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15 QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h5’ Thời gian kết thúc: 14h30’  Câu hỏi 1: Các bạn kiếm nhà cung cấp ở đâu  Câu hỏi 2: Bạn có nhập 1 lọai sản phẩm từ nhiều nhà cung cấp hay  Thường sẽ có 1 nhóm nhân viên sale đi tìm kiếm nhà cung cấp cho chúng tôi  Chúng tôi sẽ có sự chọn lọc cẩn thận để chọn ra được lọai sản không? phẩm tốt nhất Nhận xét: Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15 QPN Thời gian hẹn: 15h, Ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 15h5’ Thời gian kết thúc: 16h20’ Đối tượng:  Trưởng quản lí nhân viên  Dữ liệu thu thập là các vấn đề xoay quanh nhân viên  Người được hỏi là nhân viên trưởng của cửa hàng Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: việc quản lí nhân viên Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn quản lí nhân viên như thế nào?  Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ của nhân viên?  Cảu hỏi 3: Bạn tuyển nhân viên theo định kì hay là cần mới tuyển?  Câu hỏi 4: Đội ngũ nhân viên của bạn có được huấn luyện khi tiếp cách ứng xử với khách hàng không? Ước lựơng thời gian:  1phút  2phút  2phút  20phút  20phút  20phút  10phút Dự kiến tổng cộng: 75’ Người được hỏi: Huỳnh Văn Lượng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 91/1 Nguyễn Trọng Tuyển P15 QPN Thời gian hẹn: 15h, Ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 15h5’ Thời gian kết thúc:16h20’ Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: Cửa hàng của bạn quản lí nhân viên như thế nào? Trả lời:  Nhân viên của chúng tôi chia ra mỗi người 1 khu trực luân phiên  Câu hỏi 2: Về chế độ đãi ngộ nhân viên như thế nào?  Bạn tuyển nhân viên theo định kì hay là cần mới tuyển?  Đội ngũ nhân viên của bạn có được huấn luyện khi tiếp xúc với khách hàng không? nhau làm việc  1 quý là 6 tuần chúng tôi sẽ lập bảng kiểm kê để bầu ra nhân viên tốt, người đó sẽ được thưởng theo chế độ công ty  Thường chúng tôi sẽ tuyển theo chế độ công ty, ví dụ như đơn hàng về quá nhiều thì chúng tôi sẽ tuyển nhân viên bán thời gian  Có, các nhân viên của chúng tôi được huấn luyện bài bản các giao tiếp ứng xử thân thiện với khách hàng Nhận xét: Ngƣời thực hiện: Phạm Khắc Hùng Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN Thời gian hẹn: 17h Thời gian bắt đầu: 17h5’ Thời gian kết thúc: Đối tượng:  Thuộc bộ phận chăm sóc khách hàng  Dữ liệu thu thập là các vấn đề lien quan tới khách hàng Người được hỏi là nhân viên trong bộ phận chăm sóc khách hàng Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: việc làm thế nào để khách hàng biết tới cửa hàng  Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách hàng cho cửa hàng như thế nào?  Câu hỏi 2: Khách hàng biết đến cửa hàng do đâu?  Câu hỏi 3: Bạn có những chương Ước lượng thời gian:  1phút  2phút  2phút  20phút  20 phút  20 phút trình ưu đãi gì cho khách hàng Dự kiến tổng cộng: 70’ Người được hỏi: Lê Ngọc Hoàng Người phỏng vấn: Phạm Khắc Hùng Địa chỉ: 154/4 Hoàng Văn Thụ QPN Thời gian hẹn: 17h Thời gian bắt đầu: 17h5’ Thời gian kết thúc: 17h15’ Chủ đề:  Câu hỏi 1: Bạn tìm kiếm khách hàng cho cửa hàng như thế nào?  Khách hàng biết đến cửa hàng do đâu?  Bạn có những chương trình ưu đãi gì cho khách hàng Trả lời:  Thường sẽ có đội ngũ sale đi tiếp thị và giới thiệu sản phẩm để khách hàng chú ý tới chúng tôi hơn  Quảng cáo trên mạng, nhiều ưu đãi hấp dẫn, thông tin báo đài  Khách hàng sẽ được tặng thẻ VIP, giảm 10%, cứ mỗi tháng sẽ có chương trình ưu đãi quà tặng, bốc thăm Nhận xét: Ngƣời thực hiện: Huỳnh Minh Tú Người được hỏi: Hoàng Minh Châu Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h5’ Thời gian kết thúc:14h55’ Đối tượng: Trưởng kho Dữ liệu thu thập là quá trình nhập xuất hàng trong kho Người được hỏi là nhân viên thủ kho Chương trình:  Giới thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm  Chủ đề cập nhật: các vấn đề về hàng trong kho  Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng Ước lượng thời gian:  1phút  2phút  2phút  30phút trong kho như thế nào?  Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay nhập kho thì có cần làm thủ tục gì không?  10phút Dự kiến tổng cộng: 50’ Người được hỏi: Hoàng Minh Châu Người phỏng vấn: Huỳnh Minh Tú Địa chỉ: 123/3A Lý Thường Kiệt QPN Thời gian hẹn: 14h, Ngày 30/9/2014 Thời gian bắt đầu: 14h5’ Thời gian kết thúc:14h55’ Chủ đề:  Câu hỏi 1: Bạn kiếm soát hàng trong kho như thế nào?  Câu hỏi 2: Muốn xuất kho hay nhập kho thì có cần làm thủ tục gì không? Trả lời:  Chúng tôi phải thường xuyên kiểm tra xem hàng nào còn, hàng nào hết trong kho để báo lại cho khâu bán hàng, khi khách hỏi thì có thể biết là hàng còn hay hết  Có, phải thông qua các thủ tục giấy tờ để xuất họăc nhập hàng, mọi vấn đề lien quan đến kho đều phải có sự thông qua của trưởng kho Nhận xét: Ngƣời thực hiện: La Luân Kiệt, Lâm Vũ Trƣờng Giang Kế hoạch phỏng vấn Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn Người phỏng vấn: La Luân Kiệt, Lâm Vũ Trường Giang Địa chỉ: tại 20/3 Nguyễn Hồng Đào Thời gian hẹn: 30/09/2014 Thời điểm bắt đầu: 13h30 Thời điểm kết thúc: 14h30 + Đối tượng được hỏi: Nhân viên bán hàng + Cần thu thập dữ liệu: Về cách bán hàng, thanh toán, bảo hành sản phẩm dành khách hàng, …. + Thoả thuận: Nắm được cách thức bán hàng,qui trình bán hàng, các chương trình khuyễn mãi, hình thức thanh toán. Chương trình: • Giới thiệu. • Tổng quan dự án. • Kế hoạch phỏng vấn. • Các chủ đề:  Chủ đề 1: Câu hỏi và trả lời.  Chủ đề 2: Câu hỏi và trả lời. Ước tính thời gian: • 2 phút. • 1 phút. • 1 phút. • 10 phút • 10 phút  Chủ đề 3: Câu hỏi và trả lời.  Chủ đề 4: Câu hỏi và trả lời. • Tổng hợp lại nội dung. • Xin ý kiến người được hỏi. • Kết thúc cuộc phỏng vấn • 10phút • 10 phút • 3 phút • 2 phút • 1 phút Thời gian dự kiến: 50 phút Phiếu phỏng vấn Dự án: Bán Hàng. Tiểu dự án: Nắm được cách thức bán hàng,qui trình bán hàng. Người được hỏi: Nguyễn Văn Tuấn Ngày: 30/09/2014 Câu hỏi: Câu 1: Khi khách mua sản phẩm của anh thì anh sẽ xử lí như thế nào? Câu 2: Khi anh lập hoá đơn thì anh cần lưu trữ những thông tin gì của khách hàng? Câu 3: Và anh có mấy loại hoá đơn? Câu 4: Vậy các hình thức thanh toán của các anh là gì? Câu 5: Còn bán theo hình thức trả góp thì có được áp dụng ko? Câu 6: Vậy khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm thì các anh sẽ làm gì? Câu 7: Vậy khi xuất xong hoá đơn, những thông tin đó các anh có lưu trữ lại hay ko? Nếu có thì ở đâu? Câu 8: Vậy khi khách hàng đặt hàng qua mạng hoặc trực tiếp thì sao? Trả lời: Câu 1: Khi nhận được yêu cầu của khách hàng thì chúng tôi sẽ xem khách hàng cần mặt hàng nào, từ đó chúng tôi sẽ kiểm tra số liệu trong kho, nếu có đầy đủ thì chúng tôi xuất hoá đơn bán hàng cho khách hàng. Câu 2: Trong hoá đơn chúng tôi sẽ lưu lại mã hoá đơn, mã khách hàng, tên khách hàng, địa chỉ, mã hàng hoá bán ra, số lượng, đơn giá bán. Câu 3: Ở đây chúng tôi có 2 loại hoá đơn: 1 loại là hoá đơn bán cho những khách hàng bình thường và 1 hoá đơn là cho các khách hàng có thông tin và địa chỉ công ty của khách hàng đó đang làm. Câu 4: Hình thức thanh toán của chúng tôi là tiền mặt hoặc thẻ tín dụng ngân hàng. Nhưng chủ yếu là thanh toán bằng tiền mặt. Câu 5: Có, vì xã hội ngày càng phát triễn cũng song song với nhu cầu con người ngày càng cao nên chúng tôi có hình thức trả góp. Và trong hoá đơn trả góp chúng tôi sẽ lưu lại những thông tin của khách hàng như: CMND và hộ khẩu có công chứng, và thu nhập cá nhân cũng như công việc của khách hàng đó. Câu 6: Khi khách hàng đến bảo hành sản phẩm thì chúng tôi sẽ đối chiếu với hoá đơn được mua trước đó.Nếu trùng khớp thì chúng tôi sẽ nhận bảo hành còn ngược lại chúng tôi sẽ trả sản phẩm cho khách hàng.Và sau đó nhờ bộ phận sửa chữa. Câu 7: Khi xuất hoá đơn thì chúng tôi sẽ xuất ra 2 liên, 1 liên thì chúng tôi giữ lại để lưu vào hệ thống cơ sỡ còn liên còn lại chúng tôi sẽ gửi cho khách hàng. Câu 8: Lúc đó chúng tôi sẽ nhận một phần tiền cọc và sau đó xuất hoá đơn tạm cho khách hàng. Và khi có hàng thì chúng tôi liên lạc cho khách hàng để lấy hàng và nhận khoản tiền còn lại sau đó xuất hoá đơn. II.Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu [...]... đã thu thập đƣợc các thông tin Việc quản lý kinh doanh đƣợc dựa trên các nguyên tắc chung từ việc nhập hàng, xuất hàng, thanh toán, thống kê, tạo các báo cáo tổng kết theo định kỳ Sau đây là các nguyên tắc quản lý: Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập một số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập một đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về mặt hàng nhƣ nhà sản xuất,... các thông tin của khách hàng vào cơ sở dữ liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập một đơn hàng xuất gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lƣợng, giá bán. cuối cùng đơn hàng đƣợc lƣu vào kho dữ liệu Xuất hàng: khi khách hàng đã thực hiện giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu đƣợc nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lƣợng, và. .. giá nhập Sau khi hàng đƣợc nhập về kiểm tra các thông tin của mặt hàng và cần lƣu trữ các thông tin về mặt hàng đã nhập vào kho dữ liệu Đơn hàng nhập cũng đƣợc lƣu trữ để thuận tiện cho việc thanh toán Bán hàng: Khi nhận đƣợc yêu cầu mua hàng của khách thì nhân viên kinh doanh Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có còn trong kho hay không rồi mới chấp nhận đơn hàng của khách, rồi... cửa hàng Các cửa hàng nhập nhiều lọai sản phẩm từ các nhà cung cấp đã đƣợc chọn lọc cẩn thận để bán cho khách hàng các sản phẩm thật tốt và đảm bảo Các sản phẩm đƣợc trƣng bày và lƣu trữ trong kho hàng sau đó cung cấp tới các đối tƣợng khách hàng khác nhau từ những khách hàng lẻ cho tới những đối tác làm ăn thƣờng xuyên 1.2 Các hoạt động và nguyên tắc quản lý Trong quá trình khảo sat thực tế tại cửa hàng. .. xuất, số dƣ nợ của khách hàng quen, dựa trên các số liệu thống kê đƣợc đƣa ra tình hình kinh doanh trong thời gian đó Dựa trên các số liệu thống kê, và tình hình kinh doanh trong một khoảng thời gian định kỳ để lập các báo cáo về tình trạng kinh doanh cho ngƣời quản lý Bảo hành:Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành về thiết bị của mình đã mua ở cửa hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, và sẻ ghi biên lai nhận... cho khách hàng sản phẩm sử dụng thay thế trong thời gian bảo hành Bộ phận bảo hành có trách nhiệm kiểm tra sửa chữa, và gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu thanh toán (nếu đã hết bảo hành) các thông tin bảo hành sẻ đƣợc lƣu lại trong sổ bảo hành Tìm kếm:chức năng tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên... trao sản phẩm cho khách, mọi hoạt động xuất hàng điều đƣợc lƣu trữ trong sổ xuất hàng Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa trên các đơn hàng đƣợc lƣu trữ trong cơ sở dữ liệu gồm cả đơn hàng nhập và đơn hàng xuất Thanh toán đơn hàng nhập đƣợc thực hiện với nhà sản xuất trong đó sẽ tính toán và đƣa ra các số liệu cần thanh toán đối với nhà thanh toán nhƣ số lƣợng hàng, đơn giá, số tiền đã thanh toán, số... xuất Việc thanh toán đơn hàng xuất đƣợc thực hiện tƣơng tự với khách hàng nhƣng việc thanh toán tiền sẽ khác ở chỗ khách hàng lẻ thì không đƣợc nợ, còn các khách hàng là đối tác làm ăn thƣờng xuyên thì có thể nợ Thống kê:Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại các số liệu về hàng hóa cũng nhƣ các hóa đơn nhập xuất, sau đó đƣa ra những con số cụ thể nhƣ số lƣợng hàng tồn kho, số dƣ nợ... tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng và tìm kiếm khách hàng Khi tìm kiếm mặt hàng có thể tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất hoặc đặc điểm của mặt hàng Khi tìm kiếm khách có thể tìm kiếm theo tên khách hàng, địa chỉ khách hàng, hoặc đơn hàng . TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP. HCM Đề Tài phân tích và thiết kế hệ thống thông tin : Chương trình quản lý bán hàng : Lớp 13CĐ -TP1: Nhóm 2: PHẠM KHẮC HÙNG. đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập và các thông tin về mặt hàng nhƣ nhà sản xuất, số lƣợng, giá nhập. Sau khi hàng đƣợc nhập về kiểm tra các thông tin của mặt hàng và. TRẠNG BẢNG KẾ HOẠCH TỔNG QUAN I. Kế hoạch phỏng vấn Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý bán hàng Người lập: nhóm 2 ngày 30/9/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc