PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG

Tổng hợp các thông tin thu thập Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp  15 phút Dự kiến tổng cộng : 1 giờ Dự án: xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây dự

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM

KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG

LỚP: 13CĐ-TP1 (nhóm 3) Sinh viên thực hiện:

 Nguyễn Thanh Bình

 Lê Anh Duy

 Nguyễn Huy Đức

 Nguyễn Vũ Qúi

Phần A: Khảo sát hiện trạng

Bảng kế hoạch tổng quan

I Kế hoạch phỏng vấn

Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý vật tư xây dựng (Vật Liệu Xây Dựng)

Người lập: Nhóm 4 ngày 27/9/2014

đầu

Ngày kết thúc

1 Quy trình nhập

hàng

Hiểu về các quy trình Nhập hàng của

công ty

29/9/2014 29/9/2014

2 Quy trình xuất

hàng

Nắm rõ về nguyên tắc bán hàng và xuất hàng khi khách đặt

hàng

30/9/2014 30/9/2014

3 Báo cáo thống kê Biết được doanh thu

và kho hàng trong công ty

1/10/2014 1/10/2014

Người thực hiện: Nguyễn Huy Đức

Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Huy Đức

Địa chỉ: 318A, Lý Thường Kiệt,P.6,

Q.Tân Bình

Thời gian hẹn: 15h15, ngày 29/9/2014

Thời điểm bắt đầu: 15h20 Thời điểm kết thúc: 16h15 Đối tượng:

 Chủ cửa hàng vật liệu xây

dựng

 Dữ liệu thu thập được là quy

trình nhập hàng của cửa hàng

vật liệu xây dựng Cũng như

hiểu rõ hơn về mặt hàng và

các yếu tố của vật liệu mà chủ

cửa hàng nhập hàng

Chương trình

 Giới Thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

 Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: Quy trình nhập

hàng của cửa hàng ?

 Câu hỏi 1: Xin anh cho biết

quy trình nhập hàng của cửa

hàng ?

 Câu hỏi 2: Xin anh cho biết

các vật liệu mà cửa hàng

thường hay nhập vào cửa hàng

đó điểm gì chú ý?

Ước lượng thời gian

 2 phút

 2 phút

 4 phút

 15 phút

 20 phút

 Câu hỏi 3: Yếu tố gì khi cửa

hàng nhập vật liệu hay sản

phẩm vào cửa hàng ?

Tổng hợp các thông tin thu thập

Xin cảm ơn các thông tin mà anh

đã cung cấp

 15 phút

Dự kiến tổng cộng : 1 giờ

Dự án: xây dựng chương trình quản

lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây

dựng

Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Huy Đức

Chủ đề 1:

 Câu hỏi 1: Quy trình nhập

hàng của cửa hàng diễn ra như

thế nào?

 Câu hỏi 2: Các vật liệu mà cửa

hàng thường nhập vào có điểm

gì chú ý?

Trả lời:

 Việc nhập hàng từ cửa hàng của chúng tôi thông qua 2 cách chính là:

- Chúng tôi nhập hàng trực tiếp

từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra các vật liệu mà cửa hàng cần, có hóa đơn chứng từ bàn giao hàng hóa, và các giấy

tờ có liên quan khác đi kèm

- Ngoài ra, chúng tôi cũng nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng (đa phần không có hóa đơn giao hàng,

và các giấy tờ liên quan khác, chủ yếu dựa trên lòng tin của chủ cửa hàng với người giao hàng là chính)

 Là những vật liệu mà cửa hàng tiêu thụ mạnh trong tháng, trong quý

- Là các mặt hàng hợp thị hiếu

- Các mặt hàng chất lượng tốt và

 Câu hỏi 3: Xin anh cho biết

dựa vào yếu tố nào để cửa

hàng nhập vật liệu hay sản

phẩm từ nơi khác vào cửa

hàng ?

giá thành thấp

- Nhập hàng từ các cơ sở hay xí nghiệp có uy tín với cửa hàng

 Yếu tố để chúng tôi nhập vật liệu hay sản phẩm từ nơi khác vào cửa hàng:

- Chúng tôi thường dựa vào số lượng vật liệu, sản phẩm

- Chất lượng vật liệu, sản phẩm

- Loại vật liệu, sản phẩm

- Giá thành vật liệu, sản phẩm cập nhật giá thành mới nhất

- Các thông số kỹ thuật đi kèm vật liệu, sản phẩm (thông thường thì các thông số kỹ thuật đi kèm không được quan tâm nhiều lắm)

- Các giấy tờ liên quan đi kèm Nhận xét

Người thực hiện: Nguyễn Thanh Bình

Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh

Bình Địa chỉ: 318A Lý Thường Kiệt, P.6

,Q.Tân Bình

Thời gian hẹn: 15h15 ngày 30/9/2014

Thời điểm bắt đầu: 15h20 Thời điểm kết thúc: 16h20 Đối tượng:

 Chủ cửa hàng vật liệu xây

dựng

 Dữ liệu thu thập được là quy

trình bán hàng khi khách hàng

đặt hàng Cũng như quy trình

xuất hàng của cửa hàng

Chương trình:

 Giới Thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

 Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật:

 Chủ đề 1: Vấn đề đặt hàng của

khách hàng

 câu hỏi 1

 câu hỏi 2

 chủ đề 2: Vấn đề xuất hàng

 câu hỏi 1

 câu hỏi 2

 câu hỏi 3

Ước lượng thời gian

 1 phút

 2 phút

 2 phút

 20 phút

 30 phút

Dự kiến tổng cộng: 1 giờ

Dự án xây dựng: xây dựng chương

trình quản lý bán hàng tại cửa hàng

vật liệu xây dựng

Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh

Bình

Chủ đề 1: Vấn đề đặt hàng của khách

hàng

 Câu hỏi 1: Theo anh thì các

yếu tố nào được khách hàng

quan tâm khi đến mua hàng tại

cửa hàng?

 Câu hỏi 2: Anh có hay thường

dùng máy tính để lưu trữ

những dữ liệu về vật liệu xây

dựng hay không ? Hay Anh

chỉ lưu trữ những dữ liệu về

vật liệu xây dựng trong sổ

sách ?

Chủ đề 2: Vấn đề xuất hàng

 Câu hỏi 1: Xin anh cho biết

trong quá trình xuất hàng có

những hình thức nào ?

Trả lời

 Vì yêu cầu của khách hàng quan tâm nhất đến vật liệu là chất lượng của vật liệu đó, bên cạnh đó khi các khách quen đặt hàng cho chúng tôi, chúng tôi cũng thường xuyên có những lần ưu đãi và giảm giá cho họ, và chúng tôi cũng thường xuyên chú ý đến thái

độ của khách hàng đối với chúng tôi, để chúng tôi biết là mình đã làm hài lòng khách hàng của mình hay chưa?

 Vì đa phần là khách quen nên việc lưu trữ các thông tin của khách hàng được tôi và các nhân viên ghi nhớ là chính Thường thì chúng tôi thường lưu các dữ liệu của khách hàng vào đầu và sổ sách là chính

 Quy trình xuất hàng của cửa hàng chúng tôi có nhiều hình thức như:

- Xuất hàng theo yêu cầu của đơn đặt hàng

- Trả lại cho nhà cung cấp những trường hợp vật liệu ko đạt yêu cầu, kém chất lượng,

… , kèm theo các giấy tờ có liên quan

- Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng

- Đưa ra các hình thức khuyến mãi do tình hình thị trường hay quảng cáo thông qua các

 Câu hỏi 2: Việc xuất bán các vật

liệu được diễn ra như thế nào ?

 Câu hỏi 3: Khi làm bảng báo giá

thì cửa hàng có tham khảo giá ở

thị trường hay không ?

banner

 Việc xuất bán các vật liệu sản phẩm của cửa hàng được tiến hành một cách trực tiếp giữa khách hàng và bên đại diện cửa hàng (bên đại diện cửa hàng có thể là chủ cửa hàng hay nhân viên)

 Việc xuất bán đa phần là không có sổ thống kê và hóa đơn vì khách đến mua hàng thường mua nhỏ lẻ hoặc chỉ mua với số lượng vì vật liệu ít

 Khi làm bảng báo giá, chúng tôi thường cập nhật giá thành của từng sản phẩm của cửa hàng so với giá thị trường thường xuyên (1 tuần 2 lần)

Để có thể theo dõi và nắm rõ hơn từng chi tiết của từng sản phẩm để từ đó có thể đưa ra mức giá hợp lý nhất đến với khách hàng

Nhận xét

Người thực hiện: Nguyễn Vũ Qúi

Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Vũ Qúi Địa chỉ: 318 A Lý Thường Kiệt, P.6,

Q.Tân Bình

Thời gian hẹn: 15h15 ngày 1/10/2014

Thời điểm bắt đầu: 15h20 Thời điểm kết thúc: 16h Đối tượng: Chủ cửa hàng

Dữ liệu thu thập được là nắm rõ về

quy trình quản lý kho vật liệu xây

dựng

Chương trình:

 Giới Thiệu

 Tổng quan về dự án

 Tổng quan về phỏng vấn

 Xin phép ghi âm

Chủ đề cập nhật: Quy trình báo

cáo thống kê

 Câu 1: Xin anh cho biết ở cửa

hàng thường báo cáo thông kê

về những mặt nào ?

 Câu 2: Nếu trong kho vật liệu

của cửa hàng mà còn nhiều vật

liệu để lâu ngày dẫn đến tình

trạng chất lượng vật liệu bị

kém đi thì anh sẽ xử lý việc

này ra sao ?

Ước lượng thời gian:

 1 phút

 3 phút

 2 phút

 20 phút

 20 phút

Dự kiến tổng cộng: 1 giờ

Dự án xây dựng: xây dựng chương

trình quản lý bán hàng tại cửa hàng

vật liệu xây dựng

Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Vũ Qúi

Chủ đề: Quy trình báo cáo thống kê

 Câu 1: Xin anh cho biết ở cửa

hàng thường báo cáo thông kê

về những mặt nào ?

 Câu 2: Nếu trong kho vật liệu

của cửa hàng mà còn nhiều vật

liệu để lâu ngày dẫn đến tình

trạng chất lượng vật liệu bị

kém đi thì anh sẽ xử lý việc

này ra sao ?

Trả lời

 Ở cửa hàng của chúng tôi, chúng tôi thường báo cáo và thông kê lại ở những mặt như:

- Thống kê khách hàng, nhà cung cấp, dịch vụ yêu cầu

- Thông kê các loại thông tin theo quý, tháng, năm như: Thống kê tiền doanh thu, tiền lãi, công nợ

 Nếu trong kho vật liệu của cửa hàng của chúng tôi mà còn nhiều vật liệu kém chất lượng thì tôi sẽ xem sét và lần sau yêu cầu nhà phân phối kiểm tra lại vật liệu trước khi cung

cấp hàng cho chúng tôi, vì khi chúng tôi có được hàng của nhà cung cấp rồi mà trả lại ngay sau đó thì hơi khó khăn Còn nếu không thì chúng tôi đành bán lại với mức giá rẻ cho chỗ khác

Nhận xét

II Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu

1 Mô tả hệ thống

Nội dung: Qua khảo sát tại của hàng bán vật liệu xây dựng Phỏng vấn chủ cửa hàng Phỏng vấn người làm thuê, xem sổ ghi nợ sổ thanh toán, sổ nhập hàng Quan sát quá trình nhập hàng và bán lẻ Tham khảo qua internet về các đề tài tương tự

Hiện trạng:

Quản lý bán hàng ra: gồm mã sp, tên sp, số lượng, đơn giá, tổng tiền , ngày bán

Quản lý nhập hàng:gồm mã sp, tên sp, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày nhập

Quản lý tài chính: quản lý tổng chi, tổng thu, lãi suất thu được hàng tháng hàng năm

 Các công thức tính của của hàng:

 Nợ của khách khi mua hàng: bằng tổng tiền hàng

 Nợ của khách hàng: bằng tổng số tiền hàng trừ tổng tiền trả

Khi nợ bằng 0, xóa thông tin về nợ cũ trong bảng nợ

 Đến hạn phải trả hết:

Tiền lãi tính trên từng khách hàng bằng: nợ còn*1.2%

 Nợ của cửa hàng: bằng tổng tiền nhập hàng

Nợ của cửa hàng: bằng tổng tiền nhập hàng trừ tổng tiền đã trả cho NCC Khi nợ bằng 0, xóa khỏi danh sách thông tin về nợ trong bảng nợ

 Doanh thu = tổng tiền thu được do bán hàng ( tính từ thời điểm này đến thời điểm khác)

 Tiền lãi của cửa hàng = (tiền mua bán vật liệu – tiền mua vật liệu – tiền lương quy định cho nhân viên)* khoảng thời gian

Lãi suất= tổng thu – tổng chi

Biểu mẫu bán hàng:

Tên khách hàng:… Mã phiếu bán hàng:…

Địa chỉ:… Điện thoại:…

Tổng cộng:…

Đặt trước:…

Chưa thanh toán:…

(Kí rõ họ tên) Người bán hàng

(Kí rõ họ tên) Biểu mẫu nhập hàng:

Phiếu nhập kho số:… Ngày…Tháng….Năm…

Người bán:…

Người nhập:…

Tổng cộng:…

Biểu mẫu phiếu nợ:

Khách hàng:…

Địa chỉ:…… Điện thoại:…

STT Mã phiếu

bán hàng

Ngày Giá trị đơn

hàng

Số tiền còn nợ

Đã thanh toán

Còn lại

Người lập phiếu