PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG

TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG LỚP: 13CĐ-TP1 (nhóm 3) Sinh viên thực hiện:  Nguyễn Thanh Bình  Lê Anh Duy  Nguyễn Huy Đức  Nguyễn Vũ Qúi Phần A: Khảo sát hiện trạng Bảng kế hoạch tổng quan I. Kế hoạch phỏng vấn Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý vật tư xây dựng (Vật Liệu Xây Dựng) Người lập: Nhóm 4 ngày 27/9/2014 STT Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc 1 Quy trình nhập hàng Hiểu về các quy trình Nhập hàng của công ty 29/9/2014 29/9/2014 2 Quy trình xuất hàng Nắm rõ về nguyên tắc bán hàng và xuất hàng khi khách đặt hàng 30/9/2014 30/9/2014 3 Báo cáo thống kê Biết được doanh thu và kho hàng trong công ty 1/10/2014 1/10/2014 Người thực hiện: Nguyễn Huy Đức Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Huy Đức Địa chỉ: 318A, Lý Thường Kiệt,P.6, Q.Tân Bình Thời gian hẹn: 15h15, ngày 29/9/2014 Thời điểm bắt đầu: 15h20 Thời điểm kết thúc: 16h15 Đối tượng:  Chủ cửa hàng vật liệu xây dựng  Dữ liệu thu thập được là quy trình nhập hàng của cửa hàng vật liệu xây dựng. Cũng như hiểu rõ hơn về mặt hàng và các yếu tố của vật liệu mà chủ cửa hàng nhập hàng Chương trình  Giới Thiệu.  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: Quy trình nhập hàng của cửa hàng ?  Câu hỏi 1: Xin anh cho biết quy trình nhập hàng của cửa hàng ?  Câu hỏi 2: Xin anh cho biết các vật liệu mà cửa hàng thường hay nhập vào cửa hàng đó điểm gì chú ý? Ước lượng thời gian  2 phút  2 phút  4 phút  15 phút  20 phút  Câu hỏi 3: Yếu tố gì khi cửa hàng nhập vật liệu hay sản phẩm vào cửa hàng ? Tổng hợp các thông tin thu thập Xin cảm ơn các thông tin mà anh đã cung cấp  15 phút Dự kiến tổng cộng : 1 giờ Dự án: xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây dựng Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Huy Đức Câu hỏi Ghi chú Chủ đề 1:  Câu hỏi 1: Quy trình nhập hàng của cửa hàng diễn ra như thế nào?  Câu hỏi 2: Các vật liệu mà cửa hàng thường nhập vào có điểm gì chú ý? Trả lời:  Việc nhập hàng từ cửa hàng của chúng tôi thông qua 2 cách chính là: - Chúng tôi nhập hàng trực tiếp từ công ty hay xí nghiệp sản xuất ra các vật liệu mà cửa hàng cần, có hóa đơn chứng từ bàn giao hàng hóa, và các giấy tờ có liên quan khác đi kèm. - Ngoài ra, chúng tôi cũng nhập hàng gián tiếp thông qua các người giao hàng (đa phần không có hóa đơn giao hàng, và các giấy tờ liên quan khác, chủ yếu dựa trên lòng tin của chủ cửa hàng với người giao hàng là chính)  Là những vật liệu mà cửa hàng tiêu thụ mạnh trong tháng, trong quý. - Là các mặt hàng hợp thị hiếu. - Các mặt hàng chất lượng tốt và  Câu hỏi 3: Xin anh cho biết dựa vào yếu tố nào để cửa hàng nhập vật liệu hay sản phẩm từ nơi khác vào cửa hàng ? giá thành thấp. - Nhập hàng từ các cơ sở hay xí nghiệp có uy tín với cửa hàng  Yếu tố để chúng tôi nhập vật liệu hay sản phẩm từ nơi khác vào cửa hàng: - Chúng tôi thường dựa vào số lượng vật liệu, sản phẩm. - Chất lượng vật liệu, sản phẩm. - Loại vật liệu, sản phẩm. - Giá thành vật liệu, sản phẩm cập nhật giá thành mới nhất. - Các thông số kỹ thuật đi kèm vật liệu, sản phẩm (thông thường thì các thông số kỹ thuật đi kèm không được quan tâm nhiều lắm) - Các giấy tờ liên quan đi kèm Nhận xét Người thực hiện: Nguyễn Thanh Bình Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh Bình Địa chỉ: 318A Lý Thường Kiệt, P.6 ,Q.Tân Bình Thời gian hẹn: 15h15 ngày 30/9/2014 Thời điểm bắt đầu: 15h20 Thời điểm kết thúc: 16h20 Đối tượng:  Chủ cửa hàng vật liệu xây dựng  Dữ liệu thu thập được là quy trình bán hàng khi khách hàng đặt hàng. Cũng như quy trình xuất hàng của cửa hàng Chương trình:  Giới Thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật:  Chủ đề 1: Vấn đề đặt hàng của khách hàng  câu hỏi 1  câu hỏi 2  chủ đề 2: Vấn đề xuất hàng  câu hỏi 1  câu hỏi 2  câu hỏi 3 Ước lượng thời gian  1 phút  2 phút  2 phút  20 phút  30 phút Dự kiến tổng cộng: 1 giờ Dự án xây dựng: xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây dựng Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Thanh Bình Chủ đề 1: Vấn đề đặt hàng của khách hàng  Câu hỏi 1: Theo anh thì các yếu tố nào được khách hàng quan tâm khi đến mua hàng tại cửa hàng?  Câu hỏi 2: Anh có hay thường dùng máy tính để lưu trữ những dữ liệu về vật liệu xây dựng hay không ? Hay Anh chỉ lưu trữ những dữ liệu về vật liệu xây dựng trong sổ sách ? Chủ đề 2: Vấn đề xuất hàng  Câu hỏi 1: Xin anh cho biết trong quá trình xuất hàng có những hình thức nào ? Trả lời  Vì yêu cầu của khách hàng quan tâm nhất đến vật liệu là chất lượng của vật liệu đó, bên cạnh đó khi các khách quen đặt hàng cho chúng tôi, chúng tôi cũng thường xuyên có những lần ưu đãi và giảm giá cho họ, và chúng tôi cũng thường xuyên chú ý đến thái độ của khách hàng đối với chúng tôi, để chúng tôi biết là mình đã làm hài lòng khách hàng của mình hay chưa?  Vì đa phần là khách quen nên việc lưu trữ các thông tin của khách hàng được tôi và các nhân viên ghi nhớ là chính. Thường thì chúng tôi thường lưu các dữ liệu của khách hàng vào đầu và sổ sách là chính  Quy trình xuất hàng của cửa hàng chúng tôi có nhiều hình thức như: - Xuất hàng theo yêu cầu của đơn đặt hàng - Trả lại cho nhà cung cấp những trường hợp vật liệu ko đạt yêu cầu, kém chất lượng, … , kèm theo các giấy tờ có liên quan - Xuất hàng để thanh lý vì quá hạn hay hư hỏng nặng - Đưa ra các hình thức khuyến mãi do tình hình thị trường hay quảng cáo thông qua các  Câu hỏi 2: Việc xuất bán các vật liệu được diễn ra như thế nào ?  Câu hỏi 3: Khi làm bảng báo giá thì cửa hàng có tham khảo giá ở thị trường hay không ? banner  Việc xuất bán các vật liệu sản phẩm của cửa hàng được tiến hành một cách trực tiếp giữa khách hàng và bên đại diện cửa hàng (bên đại diện cửa hàng có thể là chủ cửa hàng hay nhân viên)  Việc xuất bán đa phần là không có sổ thống kê và hóa đơn vì khách đến mua hàng thường mua nhỏ lẻ hoặc chỉ mua với số lượng vì vật liệu ít  Khi làm bảng báo giá, chúng tôi thường cập nhật giá thành của từng sản phẩm của cửa hàng so với giá thị trường thường xuyên (1 tuần 2 lần). Để có thể theo dõi và nắm rõ hơn từng chi tiết của từng sản phẩm để từ đó có thể đưa ra mức giá hợp lý nhất đến với khách hàng. Nhận xét Người thực hiện: Nguyễn Vũ Qúi Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Vũ Qúi Địa chỉ: 318 A Lý Thường Kiệt, P.6, Q.Tân Bình Thời gian hẹn: 15h15 ngày 1/10/2014 Thời điểm bắt đầu: 15h20 Thời điểm kết thúc: 16h Đối tượng: Chủ cửa hàng Dữ liệu thu thập được là nắm rõ về quy trình quản lý kho vật liệu xây dựng Chương trình:  Giới Thiệu  Tổng quan về dự án  Tổng quan về phỏng vấn  Xin phép ghi âm Chủ đề cập nhật: Quy trình báo cáo thống kê  Câu 1: Xin anh cho biết ở cửa hàng thường báo cáo thông kê về những mặt nào ?  Câu 2: Nếu trong kho vật liệu của cửa hàng mà còn nhiều vật liệu để lâu ngày dẫn đến tình trạng chất lượng vật liệu bị kém đi thì anh sẽ xử lý việc này ra sao ? Ước lượng thời gian:  1 phút  3 phút  2 phút  20 phút  20 phút Dự kiến tổng cộng: 1 giờ Dự án xây dựng: xây dựng chương trình quản lý bán hàng tại cửa hàng vật liệu xây dựng Người được hỏi: Trần Văn Sang Người phỏng vấn: Nguyễn Vũ Qúi Chủ đề: Quy trình báo cáo thống kê  Câu 1: Xin anh cho biết ở cửa hàng thường báo cáo thông kê về những mặt nào ?  Câu 2: Nếu trong kho vật liệu của cửa hàng mà còn nhiều vật liệu để lâu ngày dẫn đến tình trạng chất lượng vật liệu bị kém đi thì anh sẽ xử lý việc này ra sao ? Trả lời  Ở cửa hàng của chúng tôi, chúng tôi thường báo cáo và thông kê lại ở những mặt như: - Thống kê khách hàng, nhà cung cấp, dịch vụ yêu cầu - Thông kê các loại thông tin theo quý, tháng, năm như: Thống kê tiền doanh thu, tiền lãi, công nợ  Nếu trong kho vật liệu của cửa hàng của chúng tôi mà còn nhiều vật liệu kém chất lượng thì tôi sẽ xem sét và lần sau yêu cầu nhà phân phối kiểm tra lại vật liệu trước khi cung cấp hàng cho chúng tôi, vì khi chúng tôi có được hàng của nhà cung cấp rồi mà trả lại ngay sau đó thì hơi khó khăn. Còn nếu không thì chúng tôi đành bán lại với mức giá rẻ cho chỗ khác. Nhận xét II. Mô tả chi tiết hệ thống và một số biểu mẫu 1. Mô tả hệ thống Nội dung: Qua khảo sát tại của hàng bán vật liệu xây dựng. Phỏng vấn chủ cửa hàng. Phỏng vấn người làm thuê, xem sổ ghi nợ sổ thanh toán, sổ nhập hàng. Quan sát quá trình nhập hàng và bán lẻ. Tham khảo qua internet về các đề tài tương tự Hiện trạng: Quản lý bán hàng ra: gồm mã sp, tên sp, số lượng, đơn giá, tổng tiền , ngày bán. Quản lý nhập hàng:gồm mã sp, tên sp, số lượng, đơn giá, tổng tiền, ngày nhập. Quản lý tài chính: quản lý tổng chi, tổng thu, lãi suất thu được hàng tháng hàng năm.  Các công thức tính của của hàng:  Nợ của khách khi mua hàng: bằng tổng tiền hàng.  Nợ của khách hàng: bằng tổng số tiền hàng trừ tổng tiền trả. Khi nợ bằng 0, xóa thông tin về nợ cũ trong bảng nợ.  Đến hạn phải trả hết: Tiền lãi tính trên từng khách hàng bằng: nợ còn*1.2%  Nợ của cửa hàng: bằng tổng tiền nhập hàng. Nợ của cửa hàng: bằng tổng tiền nhập hàng trừ tổng tiền đã trả cho NCC Khi nợ bằng 0, xóa khỏi danh sách thông tin về nợ trong bảng nợ  Doanh thu = tổng tiền thu được do bán hàng ( tính từ thời điểm này đến thời điểm khác).  Tiền lãi của cửa hàng = (tiền mua bán vật liệu – tiền mua vật liệu – tiền lương quy định cho nhân viên)* khoảng thời gian. Lãi suất= tổng thu – tổng chi Biểu mẫu bán hàng: Tên khách hàng:… Mã phiếu bán hàng:… Địa chỉ:…. Điện thoại:…. STT Mã SP Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng:…. Đặt trước:…. Chưa thanh toán:…. Người mua hàng Ngày…Tháng…Năm… (Kí rõ họ tên) Người bán hàng (Kí rõ họ tên) Biểu mẫu nhập hàng: Phiếu nhập kho số:…. Ngày…Tháng….Năm…. Người bán:…. Người nhập:…. STT Mã SP Số lượng Đơn giá Thành tiền Tổng cộng:… Biểu mẫu phiếu nợ: Khách hàng:… Địa chỉ:…… Điện thoại:…. STT Mã phiếu bán hàng Ngày Giá trị đơn hàng Số tiền còn nợ Đã thanh toán Còn lại Người lập phiếu . TRƯỜNG CAO ĐẲNG KỸ THUẬT LÝ TỰ TRỌNG TP.HCM KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG VẬT LIỆU XÂY DỰNG LỚP: 13CĐ-TP1 (nhóm. Phần A: Khảo sát hiện trạng Bảng kế hoạch tổng quan I. Kế hoạch phỏng vấn Hệ thống: Xây dựng chương trình quản lý vật tư xây dựng (Vật Liệu Xây Dựng) Người lập: Nhóm 4 ngày 27/9/2014. thu thập được là quy trình nhập hàng của cửa hàng vật liệu xây dựng. Cũng như hiểu rõ hơn về mặt hàng và các yếu tố của vật liệu mà chủ cửa hàng nhập hàng Chương trình  Giới Thiệu. 