ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG

ĐỀ TÀI PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN: CHƢƠNG TRÌNH QUẢN LÝ CỬA HÀNG BÁN ĐIỆN THOẠI DI ĐỘNG SINH VIÊN THỰC HIỆN: Nhóm  Nguyễn Hữu Tuân Anh  Lê Chí Công  Lưu Vũ Lân  Đặng Thị Kim Xuyên Phần A: KHẢO SÁT HIỆN TRẠNG I Bảng kế hoạch vấn tổng quan hệ thống bảng cụ thể chủ đề Bảng kế hoạch vấn tổng quan hệ thống Hệ thống: Quản lý hàng điện thoại di động Viễn thông A Ngƣời lập: Nhóm STT Ngày lập:28/09/2014 Chủ đề Yêu cầu Ngày bắt đầu Ngày kết thúc Nắm rõ nguyên tắc nhập hàng có kế hoạch xử lí hàng tồn (chương trình khuyến mãi, ) Quy trình nhập hàng Quy trình bán hàng Số lượng sản phẩm bán ngày, thủ tục cách thức bán hàng Quy trình bảo hành Cách thức bảo hành, trường 28/9/2014 28/9/2014 29/9/2014 29/9/2014 30/9/2014 30/9/2014 30/9/2014 30/9/2014 hợp không bảo hành giải cố Hệ thống máy móc Nắm rõ tài nguyên máy móc phần mềm quy trang thiết bị, phần mềm, hệ điều trình tìm kiếm hành sử dụng hiểu rõ cách tìm kiếm mặt hàng thông tin khách hệ thống máy tính 2 Các bảng kế hoạch vấn cụ thể: a) Kế hoạch vấn phiếu vấn số 1: Ngƣời thực hiện: Đặng Thị Kim Xuyên Kế hoạch vấn Người Được Hỏi: Trần Quốc Tấn Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận 10, TPHCM Đối Tượng:  Trưởng kho  Dừ liệu thu thập trình nhập kho Chương trình: Giới Thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề nhập hàng Người Phỏng vấn: Đặng Thị Kim Xuyên Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 28/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’ • Người hỏi nhân viên thủ kho Ước Lượng Thời Gian: phút phút phút • • • •  Câu hỏi trả lời Tổng hợp thông tin thu thập Kết thúc vấn 10 phút 10 phút 10 phút Xin cảm ơn thông tin mà anh cung cấp! Dự kiến tổng cộng: 35 phút Phiếu vấn Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý trình nhập hàng Ngƣời Đƣợc Hỏi: Trần Quốc Tấn Ngày: 28/09/2010 Câu hỏi : Câu hỏi 1: Cửa hàng anh có thường xuyên nhập mặt hàng hay không? Trả lời: _Cửa hàng thường xuyên nhập mặt hàng mặt hàng đáp ứng nhu cầu người tiêu dùng Câu hỏi 2: Anh quản lý xuất nhập hàng ( Theo phân loại hay theo dòng sản phẩm hay theo ngày tháng nhập.) _ Thì phân loại xếp chúng theo ngày tháng nhập, ngày loại để riêng Câu hỏi 3: Cửa hàng chọn nhà cung cấp nào? Câu hỏi 4: Cửa hàng nhập hàng từ nhà cung cấp nào? Câu hỏi 5: Quá trình nhập hàng anh có lưu trữ lại không? Vậy phiếu nhập hàng có thông tin lưu trữ nào? Câu hỏi 6: Thông thường cuối tháng nhập hàng không ạ? Nhưng hết hàng giũa chừng sao? Câu hỏi 7: Cửa hàng anh quản lý hàng tồn kho nào? _Cửa hàng hợp tác với nhà cung cấp tin cậy, có uy tín, mặt hàng cửa hàng nhập mặt hàng có nguồn gốc xuất sứ rõ ràng _ Nhà cung cấp đem hàng hóa tới phiếu đặt hàng, nhân viên kiểm tra xem thông tin nhà cung cấp hàng hóa nhập có sẵn danh mục chưa Sau kiểm tra xong, nhân viên tiến hành lập phiếu nhập hàng, in lưu trữ phiếu _ Có thường lưu trữ lại lần nhập xuất kho phiếu nhập xuất kho đưa vào máy tính để lưu trữ lại.Trên phiếu nhập hàng lưu thông tin như: Mã hàng nhập, tên hàng nhập, nhà cung cấp, ngày nhập, giá _ Đúng, sẻ lập báo cáo lên cấp yêu cầu nhập hàng _ Hàng tuần kiểm tra sản phẩm kho Chúng kiểm tra, quản lý hàng ngày để kiểm tra tình Câu hỏi 8: Chương trình khuyến cửa hàng nào, lần, khách hàng thân thiết khách hàng bình thường sao? trạng sản phẩm _ Chương trình khuyến áp dụng với sản phẩm bán chạy thị trường, hàng tồn kho khoảng tháng lần, khách hàng thường xuyên cấp thẻ thành viên cộng điểm mua hàng quy đổi phần quà tương ứng với điểm b) Kế hoạch vấn phiếu vấn số 2: Ngƣời thực hiện: Lê Chí Công Kế hoạch vấn Người Được Hỏi: : Nguyễn Tường Vy Người Phỏng vấn: Lê Chí Công Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận 10, TPHCM Thời Gian Hẹn: 14h20’, Ngày 29/09/2010 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’ Đối Tượng: Trưởng phận bán hàng Dữ liệu thu thập quy trình bán hàng • Người hỏi nhân viên bán hàng • • • • Chương trình: Giới Thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn Chủ Đề Cập Nhật: Vấn đề bán hàng Ước Lượng Thời Gian: phút phút phút Câu hỏi trả lời: 10 phút Tổng hợp thông tin thu thập 10 phút Kết thúc vấn 10 phút Xin cảm ơn thông tin mà chị cung cấp! Dự kiến tổng cộng: 35 phút Phiếu vấn Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý trình bán hàng Ngƣời Đƣợc Hỏi: Nguyễn Tường Vy Ngày: 29/09/2010 Câu hỏi: Câu hỏi 1: Hoạt động bán hàng diễn nào? Trả lời: _ Cửa hàng lập bảng báo giá cho thiết bị Sau khách hàng lựa chọn sản phẩm viết đơn mua hàng, khách hàng cầm đến quầy thu ngân để tính tiền Hoặc mua sản phẩm qua trang web cửa hàng có người giao hàng tận nơi Câu hỏi 2: Cửa hàng bán hàng theo hình thức bán hàng nào, toán trực tiếp , bán trả góp, hình thức toán tiền mặt hay dùng thẻ ạ? _ Bán hàng trực tiếp, có cho toán thẻ, hình thức bán trả góp cửa hàng đưa vào dip cuối tháng Câu hỏi 3: Cửa hàng có bán hàng qua mạng hay không cách toán với hình thức _ Có bán hàng qua mạng, sản phẩm đưa đến khách hàng nội thành khoản 5h, với khách hàng xa khoảng ngày, toán qua thẻ Câu hỏi 4: Vậy có khách hàng đến hàng có lưu thông tin lại không? Hay khách hàng mua hàng lưu thông tin! _ Cửa hàng lưu thông tin khách hàng mua sản phẩm qua mạng hay mua với số lượng lớn trị giá lớn lưu thông tin khách hàng Câu hỏi 5: Vậy lưu thông tin khách hàng mua sản phẩm cửa hàng lưu thông tin gì? _ Chúng lưu thông tin như: Mã sản phẩm, tên sản phẩm, tên khách hàng, ngày mua hàng, giá Câu hỏi 6: Cửa hàng có hình thức toán nào? _ Cửa hàng có cách toán: o Thanh toán tiền mặt o Thanh toán thẻ tín dụng Câu hỏi 7: Nếu khách hàng mua lượng lớn sản phẩm cửa hàng có ưu đãi không? _ Khi khách hàng mua với sô lượng nhiều nhận phiếu giảm giá chúng tôi: 10 triệu giảm 5% Câu hỏi 8: Chổ cửa hàng có cho mua điện thoại trả góp không.và có lãi xuất nào?.và cần để mua trả góp? _ Có Chổ có cho mua hàng trả góp.với lãi xuất 5% mổi điện thoại trả góp vòng 12 tháng 3% với tháng Nếu muốn trả góp bạn cần sổ hộ photo giấy chứng minh photo công chứng.hoặc lái xe c) Kế hoạch vấn phiếu vấn số 3: Ngƣời thực hiện: Nguyễn Hữu Tuân Anh Kế hoạch vấn Người Được Hỏi: Lê Ngọc Trung Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận 10, TPHCM Đối Tượng: • Trưởng phận bảo hành • Dữ liệu thu thập quy trình bảo hành điện thoại cho khách hàng đến cửa hàng đế yêu cầu bảo hành sản phẩm Quy trình bảo hành sản phẩm Người Phỏng vấn: Nguyễn Hữu Tuân Anh Thời Gian Hẹn: 14h20\ Ngày 29/09/2014 Thời Điểm Bắt Đầu: 14h30’ Thời Điểm Kết Thúc: 15h20’ • Người hỏi nhân viên phận bảo hành chuyên tiếp nhận tham gia bảo hành nhận yêu cầu khách hàng • • • Chương Trình: Giới Thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn Chủ đề cập nhật: Vấn đề bảo hành Ước Lượng Thời Gian: phút phút phút Câu hỏi trả lời: 20 phút Tổng hợp thông tin thu thập Kết thúc vấn 30 phút 10 phút Xin cảm ơn thông tin mà anh cung cấp! Dự kiến tổng cộng: lh5’ Phiếu vấn Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Tiểu dự án: Quản lý trình bảo hành Ngƣời Đƣợc Hỏi: Lê Ngọc Trung Ngày: 29/09/2014 Câu hỏi : Câu hỏi 1: Để cửa hàng bảo hành sản phẩm điện thoại yêu cầu cửa hàng gì? Trả lời: _ Các tiêu chi để hàng bảo hành đơn giản: Các sản phẩm có xuất xứ hàng Khi khách hàng mua sản phẩm cấp giấy bảo hành kèm theo sản phấm cửa hàng cung cấp với ngày mua thời gian bảo hành ghi giấy Do muốn bảo hành sản phẩm phải giấy bảo hành thời gian bảo hành Sán phẩm bị lỗi kĩ thuật, số trường hợp khác ghi rõ tên sản phẩm Câu hỏi 2: Các trường hợp không cửa hàng bảo hành gì? _ Sản phẩm hết bảo hành, hư hòng khách hàng gây Ngoài sản phẩm hết thời hạn bảo hành mua cửa hàng sửa chữa tính phí Câu hỏi 3: Khi nhận sản phấm theo quy định bảo hành bô phân anh làm gì? _ Chúng yêu cầu khách hàng điền số thông tin khách hàng vào mẫu cửa hàng cung cấp Sau nhân viên kĩ thuật kiểm tra sản phấm yêu cầu bảo hành ghi chi tiết cần sửa chữa Toàn thông tin lưu vào số bảo hành phận Câu hỏi 5: Khi nhận sản phẩm không bảo hành cách thức cửa hàng phận bảo hành làm gì? _ Chúng nói rõ cho khách hàng biết nhận sản phấm cửa hàng bán tính chi phí sửa chữa cho khách hàng Nếu khách hàng đồng ý có thề viết vào mẫu yêu cầu theo mẫu Câu hỏi 4: Vậy thông tin ghi mẫu khách hàng muốn bảo hành sản phẩm sổ bảo hành cửa hàng? _ Khách hàng cần phải điền đầy đủ xác thông tin đưa mẫu như: mã phiếu bảo hành, mã sản phẩm, tên sản phẩm, tên khách hàng, ngày mua, thông số kĩ thuật…Và sổ bảo hành cửa hàng lưu thông tin mà khách hàng điền mẫu Câu hỏi 5: Khi sản phẩm phận bảo hành, khách hàng muốn nhận sản phẩm bảo hành gồm bước nào? _ Chúng chia làm trường hợp: + Trường hợp bảo hành: Khách hàng giao cho nhân viên giấy yêu cầu bảo hành mà trước cửa hàng yêu cầu khách hàng ghi Sau dó nhân viên kiểm tra có giấy tò không giao trá sản phấm bảo hành không tinh chi phi sữa chữa + Trường hợp hểt hạn bảo hành: Cũng bước vừa yêu cầu khách hàng qua quần thu phi nộp tiền chi phí bảo hành Sau khách hàng da đóng tiền giao trả máy cho khách hàng Câu hỏi 6: Cửa hàng điện thoại anh bán hàng có hay gặp hàng bị lỗi kỷ thuật khách mua hàng sữ dụng không! _Có! Đôi lúc điện thoại cửa hàng bán có máy lỗi kỷ thuật Câu hỏi 7: Vậy cửa hàng anh xử lý nào? _ Chúng nhận máy lại gởi nhà sản xuất khắc phục cố máy sớm hoàn trả máy cho khách hàng sớm Câu hỏi 8: Vậy anh kiễm soát máy nhận máy giấy tờ hay nhập lại vào máy _ Chúng kiểm tra phiếu bảo hành ghi nhận máy vào sổ gởi khách phiếu hẹn d) Kế hoạch vấn phiếu vấn số 4: Ngƣời thực hiện: Lƣu Vũ Lân nn Kế hoạch vấn Người hỏi: Lê Văn Cường Địa Chỉ: 328-330 Đường 3/2, P.12, Quận 10, TPHCM Đối tượng: - Đối tượng hỏi nhân viên cửa hàng - Dữ liệu cần thu thập tài nguyên máy móc trang thiết bị, phần mềm, hệ điều hành sử dụng nắm cách thức tìm kiếm cửa hàng Người vấn: Lưu Vũ Lân Thời gian hẹn: 8h Ngày 30/9/20104 Thời điểm bắt đầu: 8h20’ Thời điểm kết thúc: 9h Người hỏi nhân viên cửa hàng Chương Trình: Giới Thiệu Tổng quan dự án Tổng quan vấn Chủ đề cập nhật: Vấn đề hệ thống máy tính tìm kiếm • • • Ước lượng thời gian: phút 2phút 1phút 20 phút Câu hỏi trả lời: 10 phút Tổng hợp thông tin thu thập Kết thúc vấn Xin cảm ơn thông tin mà anh cung cấp! Dự kiến tống cộng: 35 phút Phiếu vấn Dự án: Quản lý cửa hàng ĐTDĐ Ngƣời đƣợc hỏi: Lê Văn Cường Tiểu dự án: Quản lý hệ thống máy tính tìm kiếm Ngày: 30/9/20104 Câu hỏi : Câu hỏi 1: Cửa hàng anh có thường xuyên cập nhật hệ thống quản lý cửa hàng hay không? Trả lời : _ Có Chúng cập nhật phần mềm để giúp cho việc quản lý cửa hàng tốt Và nâng cấp hệ thống máy tính cách tốt Câu hỏi 2: Cửa hàng có giới thiệu hàng hóa website không? _ Có Câu hỏi 3: Công cụ tìm kiếm cửa hàng thực nào? _ Chúng có phân loại hàng hóa tìm kiếm theo giá, theo tên, theo nhà sản xuất, giá từ cao xuống ngược lên Câu hỏi 4: Vậy khách hàng có tìm kiếm cách gọi điện thoại tới cửa hàng không? _ Củng có khách hàng gọi tới cửa hàng hỏi hàng hóa cửa hàng 10 II Mô tả chi tiết hệ thống số biểu mẫu 1.1 Môi trường hoạt động trung tâm mua hán điện thoại di động thông thường Hiện nay, việc người sử dụng thiết bị di động không xa lạ mà công nghệ dịch vụ di động phát triển ngày Do vậy, trung tâm mua bán điện thoại di động khai trương nơi Các trung tâm có thị trường lớn nhà sản xuất điện thoại liên tục đưa sản phẩm hấp dẫn khách hàng Một trung tâm mua bán điện thoại động thường cung cấp loại máy điện thoại dộng dịch vụ di động kèm nhiều nhà sàn xuất, nhà cung cấp dịch vụ khác Các sản phẩm trung tâm nhập từ nhà sản xuất nhà cung cấp dịch vụ Các sản phẩm trưng bày lưu trữ kho hàng sau cung cấp tới đối tượng khách hàng khác từ khách hàng lẻ đối tác làm ăn thường xuyên Đề tài xem xét “xây dựng chương trình quản lý bán hàng cửa hàng điện thoại di động” 1.2 Các hoạt động nguyên tắc quản lý Trong trình khảo sat thực tế cửa hàng điện thoại di động thu thập thông tin Việc quàn lý kinh doanh dựa nguyên tắc chung từ việc nhập hàng, xuất hàng, toán, thống kê, tạo báo cáo tổng kết theo định kỳ Sau nguyên tắc quản lý: Nhập hàng: Khi có nhu cầu nhập số hàng hóa mới, nhân viên kinh doanh cần lập đơn hàng nhập gồm mã đơn hàng nhập, tên mặt hàng cần nhập thông tin mặt hàng nhà sản xuất, số lượng, giá nhập Sau hàng nhập kiểm tra thông tin mặt hàng cần lưu trừ thông tin mặt hàng nhập vào kho dù liệu Đơn hàng nhập lưu trữ để thuận tiện cho việc toán Bán hàng: Khi nhận yêu cầu mua hàng khách nhân viên kinh doanh Nhân viên bán hàng có trách nhiệm kiểm tra xem mặt hàng có kho hay không chấp nhận đơn hàng khách, thêm cập nhật thông tin khách hàng vào sở liệu để tiện liên lạc làm ăn, đồng thời cần lập đơn hàng xuất gồm mã đơn hàng xuất, tên khách hàng, địa chỉ, tên mặt hàng bán, số lượng, giá bán.cuối đơn hàng lưu vào kho dừ liệu Xuất hàng: khách hàng thực giao dịch với cửa hàng, khách hàng yêu cầu nhận sản phẩm, nhân viên thủ kho sẻ đối chiếu đơn hàng xuất, kiểm tra số lượng, tiến hành trao sản phẩm cho khách, hoạt động xuất hàng điều lưu trừ sổ xuất hàng Thanh toán: Các nhân viên kế toán dựa đom hàng lưu trữ sở liệu gồm đơn hàng nhập đơn hàng xuất Thanh toán đơn hàng nhập thực với nhà sản xuất tính toán đưa số liệu cần toán nhà toán sổ lượng hàng, đơn giá, số tiền toán, số tiền nợ nhà sản xuất Việc toán đơn hàng xuất thực tương tự với khách hàng việc toán tiền khác chỗ khách hàng lẻ không nợ, khách hàng đối tác làm ăn thường xuyên nợ 11 Thống kê: Theo thời gian định kỳ, việc kinh doanh cần thống kê lại số liệu hàng hóa hóa đơn nhập xuất, sau đưa số cụ thể số lượng hàng tồn kho, số dư nợ với nhà sản xuất, số dư nợ khách hàng quen, dựa số liệu thống kê đưa tình hình kinh doanh thời gian Dựa số liệu thống kê, tình hình kinh doanh khoảng thời gian định kỳ để lập báo cáo tình trạng kinh doanh cho người quản lý Bảo hành: Khi khách hàng có nhu cầu bảo hành thiết bị mua cửa hàng, cửa hàng sẻ đồng ý yêu cầu, sẻ ghi biên lai nhận bảo hành, đồng thời trao cho khách hàng sản phấm sử dụng thay thời gian bảo hành Bộ phận bảo hành có trách nhiệm kiếm tra sửa chữa, gửi lại thiết bị cho khách đồng thời có kèm theo phiếu toán (nếu hết bảo hành) thông tin bảo hành sẻ lưu lại sổ bảo hành Tìm kếm: chức tìm kiếm cho phép tìm kiếm mặt hàng tìm kiếm khách hàng Khi tìm kiếm mặt hàng tìm kiếm theo tên mặt hàng, tên nhà sản xuất đặc điếm mặt hàng Khi tìm kiếm khách tìm kiếm theo tên khách hàng, địa khách hàng, đơn hàng Các chứng từ giao dịch mô tả trình lƣu chuyển chức từ Khi có giao dịch kinh doanh để có chứng từ kèm theo 1.3 12 1.3.1 Đơn hàng nhập(BMOl) Khi thống kê mặt hàng hết yêu cầu nhập mặt hàng phận quản lý bán hàng lập đơn hàng nhập để yêu cầu phận quản lý mặt hàng nhập hàng BM01: 13 1.3.2 Đơn hàng yêu cầu(BM02) Khách hàng có yêu cầu mua hàng điền đầy đủ thông tin vào đơn Bộ phận bán hàng dựa vào thông tin đơn hàng lập đơn hàng xuất phiếu xuất kho BM02: 14 1.3.3 Phiếu nhập kho (BM04) Khi nhà sản xuất bàn giao hàng phận làm phiếu nhập kho để nhập mặt hàng vừa nhận vào kho hàng BM04: 15 1.3.4 Phiếu xuất kho(BM05) Khi phận bán hàng nhận đơn yêu cầu khách phận lập phiếu xuất kho yêu cầu phận kho xuất hàng cho khách BM05: 16 1.3.5 Hóa đơn bán hàng(BM07) Khách hàng nhận hàng đến toán với phận bán hàng, khách hàng nhận hóa đơn bán hàng BM07: 1.3.6 Báo cáo Bộ phận thống kê thống kê theo định kì lập báo cáo toàn tinh hình kinh doanh trung tâm cho ban quán lý trung tâm 17 III Biểu đồ phân cấp chức Quản lý bán điện thoại Quản lý nhập hàng Quản lý bán hàng Lập phiếu nhập Lập phiếu bán Cập nhật phiếu nhập Cập nhật phiếu bán Kiểm tra hàng Hủy phiếu bán Ghi sổ Thanh toán Quản lý bảo hành Kiểm tra phiếu bảo hành Đối chiếu phiếu bảo hành Quản lý cố Thống kê, báo cáo Kiểm tra sản phẩm Nhập hàng Xuất hàng Lập phiếu hẹn Công nợ Ghi sổ Đối chiếu phiếu hẹn Trả sản phẩm 18