Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội

Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội

Lời mở đầu

Chủ trơng đổi mới nền kinh tế của Đảng và Nhà nớc đã tạo ra bớc ngoặtlịch sử cho nền kinh tế nớc ta Trong quá trình chuyển đổi từ nền kinh tế tậptrung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trờng theo định hớng xã hội chủnghĩa và đặc biệt hiện nay là xu thế hội nhập, toàn cầu hoá đang diễn ramạnh mẽ đã đặt các doanh nghiệp Việt Nam vào môi trờng kinh tế mới, môitrờng cạnh tranh sôi động có thể tồn tại và phát triển nhằm mục tiêu cuốicùng là tối đa hoá lợi nhuận Đây chính là cơ hội thuận lợi nhất để các doanhnghiệp bộc lộ tài năng nhng cũng là thách thức lớn mà các doanh nghiệpphải vợt qua Muốn vậy đòi hỏi các doanh nghiệp phải quan tâm đến tất cảcác khâu trong quá trình sản xuất, từ khi doanh nghiệp bỏ vốn ra đến khidanh nghiệp thu hồi về Làm thế nào để đạt đợc hiệu quả cao nhất với chi phíthấp nhất luôn là câu hỏi đặt ra đối với các doanh nghiệp Có nh vậy doanhnghiệp mới đảm bảo có lãi, cải thiện đời sống ngời lao động, thực hiện đầy

đủ nghĩa vụ đối với nhà nớc

Để thực hiện điều đó yêu cầu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp làphải quản lý chặt chẽ các yếu tố chi phí đầu vào bỏ ra trong quá trình sảnxuất kinh doanh Trong đó chi phí nguyên vật liệu đợc coi là yếu tố đầu vàokhông thể thiếu Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quả có ýnghĩa quan trọng trên con đờng phát triển của các doanh nghiệp hiện nay

Hỗ trợ đắc lực cho công tác này, kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụ theodõi tình hình biến động và cung cấp thông tin cần thiết về nguyên vật liệucho các nhà quản trị trong doanh nghiệp

Nhận thức đợc vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toánnguyên vật liệu trong các doanh nghiệp và với mong muốn tiếp cận học hỏikinh nghiệm thực tế, đợc sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy giáo - thạc sỹNguyễn Văn Dậu, lãnh đạo, cán bộ phòng Tài chính kế toán Trung tâm Dịch

vụ Khách hàng Bu Điện Hà Nội, em đã đi vào nghiên cứu đề tài :” Công tác

kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bu điện HàNội”

Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 chơng:

Chơng I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

Chơng II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm DVKH Chơng III: Nhận xét đánh giá về tình hình công tác quản lý, công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm DVKH

Lý luận chung về công tác kế toán

nguyên vật liệu trong doanh nghiệp

I Sự cần thiết của công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất

1.1 Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất.

Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu là đối tợng lao động, một trong

ba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sảnphẩm

Xét về mặt hiện vật,vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất kinhdoanh.Và khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu bị tiêu hao toàn bộ một lầnvào giá trị sản phẩm mới tạo ra Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộ phậncủa vốn kinh doanh Thông thờng, vật liệu trong quá trình sản xuất củadoanh nghiệp rất phong phú về chủng loại, đa dạng về số lợng và thờngxuyên biến động

Nguyên vật liệu chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong việc sảnxuất ra sản phẩm có chất lợng tốt, đảm bảo về số lợng, đúng yêu cầu kỹthuật Chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chiphí để sản xuất ra sản phẩm Chính vì vậy việc cung cấp nguyên vật liệu có

đầy đủ, kịp thời đợc hay không, có đảm bảo chất lợng, đúng yêu cầu kỹthuật hay không, sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ảnh hởng tới tình hình sảnxuất của doanh nghiệp điều đó có nghĩa là ảnh hởng tới giá thành sản phẩm,tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp

1.2 Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,nguyên vật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vậtliệu đợc nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tợng trng cho đặc tính dễthấy lớn nhất của cái gì đã sản xuất Do vậy muốn cho hoạt động sản xuấtkinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành đợc đều đặn, liên tục phải thờngxuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lợng đủ về số lợng, kịp

về thời gian, đúng về qui cách, phẩm chất Đây là một vấn đề bắt buộc mànếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm đợc

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lợng mới tồn tại

đ-ợc Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lợng cho sản xuất là một tất yếukhách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội Tuy nhiên sẽ

là một thiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắc tới tầmquan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân có thể tóm tắt

nh sau:

Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sảnphẩm so với các khoản mục chi phí sản xuất khác( lao động trực tiếp và sảnxuất chung);

- Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thờng xuyênphản ánh để xác định khi nào cần đặt mua tiếp với ngời bán vì nếu không sẽlàm gián đoạn sản xuất;

- Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điềunày đòi hỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việccung cấp nhịp nhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu cho sản xuất

Tất cả lý do này đòi hỏi sổ sách phải đợc lập một cách chính xác vìnếu không công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúcnào mua Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cảnguyên vật liệu đợc cung cấp đầy đủ và đúng cho phân xởng sản xuất khi

cần thiết Công tác kiểm tra nội bộ qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảocác nguồn vốn của công ty đợc sử dụng theo đúng kế hoạch.

1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sảnxuất kinh doanh nh đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệutrong doanh nghiệp chủ yếu đợc chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính làcung ứng, dự trữ và sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, với các yêucầu nh sau:

- Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu:

Đây là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp

- Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lợng tốt: Đây là điều kiệnnâng cao chất lợng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vật liệu,tăng năng suất lao động

Bên cạnh đó việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiếtkiệm, dự trữ đầy đủ

sẽ ảnh hởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hởng đếnviệc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhận, tăng tích luỹ cho doanh nghiệp

1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.

Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản,

dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp tiến hành đợc liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch và thúc đẩy quátrình luân chuyển nhanh vật t, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiết kiệm,

kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

(+) Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cungcấp vật liệu trên các mặt: số lợng, chất lợng, chủng loại, giá trị và thời giancung cấp ;

(+) Tính toán và phẩn bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tợng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mức tiêuhao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trờng hợp sử dụng vậtliệu sai mục đích, lãng phí;

(+) Thờng xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu, pháthiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, cha cần dùng và cóbiện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt hại

(+) Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo

về vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dựtrữ, sử dùng vật liệu

(+) Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáo

về vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dựtrữ, sử dùng vật liệu

II Phân loại và đánh giá vật liệu.

2.1 Phân loại vật liệu.

Phân loại vật liệu là việc phân chia vật liệu của doanh nghiệp thànhcác loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định Tuỳ thuộc yêucầu quản lý để sắp xếp trong thứ loại vật liệu vào cùng một tiêu thức

Mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nênphải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu đợc sử dụng lại

có tính năng lý hoá riêng Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chứchạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trịdoanh nghiệp cần thiết phải phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định

* Căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu đợc chiathành các loại nh sau:

- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ) :

Là đối tợng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩm

đ-ợc sản xuất ra nh: sắt, thép trong DN chế tạo máy; xi măng, gạch ngói trong

DN xây dựng

- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm nh làm tăng chất lợng của NVL chính hay tăng chất lợngsản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, cho việc bảoquản bao gói sản phẩm nh các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trong DN dệt;dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong DN cơ khí sữa chữa; bao bì và vật liệu

đóng gói sản phẩm

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu đợc dùng để cung cấp nhiệt năngcho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sảnphẩm diễn ra bình thờng.Ví dụ: xăng dầu, than củi; hơi đốt cung cấp nhiệt l-ợng cho các phơng tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động

- Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết đợc sử dụng để thay thế,sữa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phơng tiện vận tải của DN

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp, khôngcần lắp, các vật kết cấu, các vật t xây dựng dùng cho công tác xây dựng cơbản trong DN

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất chếtạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ có thể sửdụng hoặc bán ra ngoài Ví dụ: gỗ, sắt vụn, phoi bào

* Căn cứ vào nguồn gốc của NVL thì NVL đợc chia thành:

- NVL mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh

đợc DN mua ở ngoài thị trờng

- NVL tự sản xuất: Là vật liệu DN tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công

- NVL có từ nguồn khác, chẳng hạn đợc Nhà nớc hoặc cấp trên cấp,nhận vốn liên doanh bằng vật liệu, vay bằng vật liệu…

* Căn cứ vào mục đích sử dụng NVL trong DN đợc chia thành các loại:

- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm

- NVL dùng cho quản lý phân xởng

- NVL dùng cho khâu bán hàng

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán, do đó nó

có ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng nhchi phí sản xuất kinh doanh

* Nguyên tắc kế toán sử dụng trong đánh giá NVL:

- Phơng pháp kiểm kê định kỳ có đặc điểm là trong kỳ kế toán chỉtheo dõi, tính toán và ghi chép các nghiệp vụ nhập vật liệu, còn giá trị vậtliệu xuất chỉ đợc xác định một lần vào cuối kỳ khi có kết quả kiểm kê vậtliệu hiện còn cuối kỳ

2.2.1 Tính giá nhập nguyên vật liệu:

- Vật liệu mua ngoài:

Trị giá vật liệu hiện còn đầu kỳ Trị giá vật liệu nhập trong kỳ

Giá vật liệu

nhập kho

Trong đó:

Giá mua ghi trên hoá đơn:

Đối với các đơn vị tính thuế giá trị gia tăng theo phơng pháp khấu trừ

thì đó chính là giá cha tính VAT

Đối với các đơn vị áp dụng phơng pháp trực tiếp khi tính thuế giá trị

gia tăng hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phúc lợi, hành chính sự nghiệp

đó là giá có tính VAT

Ngoài ra đối với vật liệu mua từ nớc ngoài thì thuế nhập khẩu đợc tínhvào giá thực tế vật liệu nhập

Chi phí thu mua bao gồm : Chi phí vận chuyển, bảo quản từ nơi mua

về doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi; chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua;hao hụt trong định mức khi mua vật liệu; tiền công tác phí của ngời đi mua

Chiết khấu thơng mại, giảm giá đợc hởng : Khi DN mua nguyên vật

liệu một lần với số lợng lớn hoặc mua hàng nhiều lần trong khoảng thời giannhất định hoặc vật liệu đã mua nhng không đảm bảo qui cách phẩm chất nênngời bán đồng ý giảm giá

- Vật liệu đợc cấp hoặc nhận vốn liên doanh bằng vật liệu hay các cánhân cổ đông góp vốn bằng vật liệu: Giá thực tế vật liệu là giá ghi trên biênbản bàn giao hoặc giá do hội đồng định giá thẩm đình cộng thêm các chi phíkhác (nếu có)

- Vật liệu đợc biếu tặng, đợc thởng: Giá thực tế vật liệu là giá trị vậtliệu đợc biếu, tặng, thởng hoặc tham khảo giá trị của loại vật liệu tơng đơngtrên thị trờng

- Vật liệu là phế liệu: Có hai cách tính gía:

Tính theo giá kế hoạch hoặc giá ớc tính không điều chỉnh, có u điểm

là đơn giản nhng không chính xác Hoặc tính giá thực tế bán trên thị trờng,

có u điểm là tính đúng giá phế liệu nhng nhợc điểm là phức tạp

2.2.2 Tính giá xuất vật liệu

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phơng pháp tính giá sau.Tuy nhiên khi sử dụng phơng pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhấtquán

* Tính giá xuất kho vật liệu theo phơng pháp đơn giá bình quân:

Theo phơng pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đợc tínhtheo công thức:

Giá thực tế vật liệu = Số lợng vật liệu x Giá đơn vị

xuất dùng xuất dùng bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau:

(+) Giá đơn vị bình

quân cả kỳ dự trữ =

Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳLợng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này có u điểm là đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệu xuất

sử dụng trong kỳ tơng đối chính xác nhng nhợc điểm là công việc tính toándồn vào cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung

động vật liệu trong kỳ tuy nhiên không chính xác vì không tính đến sự biến

động của giá cả vật liệu kỳ này

(+) Giá đơn vị bình

quân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhậpLợng thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên, vừachính xác vừa cập nhật Tuy nhiên phơng pháp này tốn nhiều công sức, tínhtoán nhiều lần, thờng chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu,

* Phơng pháp giá thực tế nhập sau, xuất trớc (LIFO):

Phơng pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ đợc xuất trớctiên, ngợc với phơng pháp nhập trớc, xuất trớc ở trên Phơng pháp nhập sau,xuất trớc thích hợp trong trờng hợp lạm phát

* Phơng pháp giá thực tế đích danh:

Theo phơng pháp này vật liệu đợc xác định theo đơn chiếc hoặc từnglô và giữ nguyên từ lúc nhập vào cho đến lúc xuất dùng (trừ trờng hợp điềuchỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Do vậyphơng pháp này còn có tên gọi là phơng pháp trực tiếp hoặc phơng pháp đặc

điểm riêng Ưu điểm của phơng pháp là vật liệu đợc tính chính xác theo giánhập nhng nhợc điểm là không phù hợp với giá thực tế thị trờng, sổ sáchtheo dõi vất vả

III Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép , phản ánh sự biến độngnhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho và

toàn doanh nghiệp Công việc hạch toán chi tiết vật liệu đợc theo dõi ở cả hainơi: ở kho và phòng kế toán và thờng là công việc tốn nhiều công sức nhất.

Chứng từ hạch toán:

Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thờng liên quan đến nhiều loạichứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất buộc lẫnnhững chứng từ có tính chất hớng dẫn hoặc tự lập Tuy nhiên dù là loạichứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặtchẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầuquản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán.Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm cácloại sau:

- Các chứng từ gốc:

+ Chứng từ phản ánh nguồn nhập nh do thu mua, tự sản xuất, nhậnvốn góp hoặc cấp phát , chẳng hạn nh hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tínhthuế theo phơng pháp khấu trừ) hay hoá đơn bán hàng (nếu tính theo phơngpháp trực tiếp ) trong trờng hợp doanh nghiệp tự thu mua

+ Chứng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng từ mệnh lệnh( lệnh xuất) và chứng từ thực hiện

- Biên bản kiểm nhận vật t, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT): Đây

là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa ngời cungcấp , ngời quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý về số lợng, chủng loại,chất lợng

- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT): là chứng từ phản ánh lợng hàng

đ-ợc nhập qua kho trớc khi xuất dùng hoặc xuất bán Phiếu nhập kho có thể docán bộ cung ứng hoặc kế toán vật t lập Thờng đợc lập 3 liên:

 Liên 1: để lu

 Liên 2: ngời nhập hàng giữ

 Liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): đợc dùng để theo dõi chặt chẽ số ợng vật t, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất hoặc tiêu thụ Phiếu xuấtkho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm, địnhmức tiêu hao, giá vốn hàng tiêu thụ

l-Ngoài ra còn có một số chứng từ sau:

 Thẻ kho ( Mẫu số 06-VT)

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)

 Phiếu xuất vật t theo hạn mức ( Mẫu số 04-VT)

 Phiếu báo vật t còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 07-VT)

 Bảng phân bổ vật liệu sử dụng

1 Phơng pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu có thể đợc thực hiện theo ba phơngpháp sau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp

1.1 Phơng pháp thẻ song song:

* Nguyên tắc hạch toán:

- ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng

loại vật liệu về số lợng trên Thẻ kho

- ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập,xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết vật liệu Có bao nhiêu loại vật liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết vật liệu

* Điều kiện áp dụng: Phơng pháp này áp dụng ở những doanh nghiệp

có ít chủng loại vật t, tài sản, hàng hoá, giá trị hàng hoá lớn cần phải thờngxuyên kiểm tra, theo dõi và áp dụng với kế toán đợc chuyên môn hoá

* Ưu, nhợc điểm của phơng pháp:

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra Cung cấp thông tin ờng xuyên về tình hình biến động từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị và hiện vật Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và có áp dụng kế toán máy.

th Nhợc điểm: Ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp có nhiều loại vật liệu và công tác kế toán thủ công.

2.2 Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Ưu nhợc điểm của phơng pháp:

- Ưu điểm : Đơn giản, dễ thực hiện

- Nhợc điểm : Khối lợng ghi chép của kế toán quá nhiều vào cuốitháng nên ảnh hởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toán chocác đối tợng khác nhau

2.3 Phơng pháp sổ số d

* Nguyên tắc hạch toán:

- ở kho : Thủ kho ghi chép giống nh phơng pháp thẻ song song nhngcuối kỳ trên cơ sở số liệu tồn kho trên thẻ kho thủ kho vào sổ số d (phần theodõi về số lợng) Sổ này do kế toán lập và chuyển cho thủ kho vào ngày cuốitháng để ghi sổ.

Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải đợc thủ khophân loại theo chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo cácchứng từ nhập, xuất

- ở phòng kế toán : Kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập,xuất, tồn cho từng loại vật liệu về giá trị trên Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn

* Ưu, nhợc điểm của phơng pháp:

- Ưu điểm : Tránh đợc việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kếtoán Cung cấp thông tin kịp thời cho ngời quản lý về tình hình biến độngcủa nguyên vật liệu

- Nhợc điểm : Khó kiểm tra đối với các sai sót, nhầm lẫn

IV kế toán tổng hợp vật liệu

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình nhập,xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị Nhờ đó quá trình theo dõi mang tính kháiquát hoá cao hơn và có thể so sánh đợc Có hai phơng pháp thờng đợc dùng

để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là:

- Phơng pháp kê khai thờng xuyên

- Phơng pháp kiểm kê đình kỳ

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phơng pháp kê khai thờng xuyên

4.1 Nội dung của phơng pháp kê khai thờng xuyên

Phơng pháp kê khai thờng xuyên là phơng pháp hạch toán tổng hợphàng tồn kho dùng để phản ánh một cách thờng xuyên, liên tục tình hìnhbiến động nhập, xuất, tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm, hànghoá Phơng pháp này có u điểm là cung cấp thông tin thờng xuyên biến độnghàng tồn kho do kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi sự biến động nhập, xuất,tồn Tuy nhiên phơng pháp này cũng có nhợc điểm là nếu doanh nghiệp sửdụng quá nhiều vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản xuất ra quá nhiều loạithành phẩm hay kinh doanh quá nhiều hàng hoá thì việc ghi chép tốn nhiềucông sức

doanh nghiệp đến kho của nhà cung cấp để nhận Nhà cung cấp sẽ giao nhậncho doanh nghiệp hoá đơn giao hàng là Hoá đơn giá trị gia tăng hay Hoá đơnbán hàng Đối với những

vật t quan trọng thì doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm nghiệm để xác định

số vật t thừa thiếu, đúng hay sai quy cách vật chất để nhập kho và tráchnhiệm vật chất của những ngời liên quan Phiếu nhập kho đợc lập thành 3liên đặt giấy than viết 1 lần

b.Tài khoản sử dụng:

- Tài khoản 152 “ Nguyên vật liệu”: Tài khoản này dùng để phản ánh

sự biến động nhập, xuất, tồn vật liệu theo giá thực tế Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu nhập kho

Bên Có: Phản ánh giá thực tế vật liệu xuất kho

D Nợ: Phản ánh giá thực tế vật liệu tồn kho (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)

- Tài khoản 151 “ Hàng mua đang đi trên đờng”: Tài khoản này phản

ánh sự biến động tăng, giảm vật liệu đã mua có hoá đơn nhng cuối kỳ cha vềnhập kho hoặc đã về kho nhng cha làm thủ tục kiểm nghiệm để nhập kho.Kết cấu:

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đờng

Bên Có: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đờng đã về nhập kho

D Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đờng (đầu kỳ hoặc cuối kỳ)Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 133, 331, 311, 111, 112, phản ánhtình hình thanh toán với nhà cung cấp và số thuế giá trị gia tăng đợc khấu trừ(nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phơng khấu trừ)

c Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu : (Sơ đồ số 1)

Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (vật liệu tăng) thì nguyên tắc chung để hạch toán là ghi Nợ TK 152 và đối ứng với nó sẽ là Có các TK cóliên quan khác nhau tuỳ theo nguồn gốc của vật liệu nhập kho

-Đối với vật liệu tăng do mua ngoài thì khi vật liệu về nhập kho cóchứng từ kèm theo, kế toán ghi:

- Trờng hợp vật liệu về cha có chứng từ kèm theo, doanh nghiệp vẫnlàm thủ tục nhập kho vật liệu nhng cha ghi sổ kế toán mà đợi đến cuối thángnếu chứng từ về ghi sổ giống trờng hợp vật liệu về có chứng từ kèm theo.Nếu chứng từ vẫn cha về thì ghi sổ theo giá tạm tính và sang tháng sau nếuchứng từ về kế toán so sánh giữa giá thực tế và giá tạm tính để điều chỉnh.

Chứng từ về trớc, vật liệu cha về thì kế toán cha ghi sổ mà đợi đếncuối tháng nếu vật liệu về thì làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và ghigiống trờng hợp vật liệu về cha có chứng từ kèm theo, còn nếu cuối tháng vậtliệu vẫn cha về thì kế toán ghi:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”

- Trờng hợp khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện vật liệu sai qui cáchphẩm chất đợc ngời bán giảm giá hoặc trả lại cho ngời bán thì kế toán ghigiảm vật liệu, đồng thời giảm thuế giá trị gia tăng đợc chiết khấu (nếu làdoanh nghiệp tính thuế giá tri gia tăng theo phơng pháp khấu trừ):

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lập chứng

từ xuất vật liệu sử dụng cho các mục đích khác nhau:

- Sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho vật

t theo hạn mức

- Sử dụng để liên doanh: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng liên doanh

- Thuê ngoài chế biến: Phiếu xuât kho kèm theo Hợp đồng gia công chế biến

- Xuất từ kho này sang kho khác: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

b.Tài khoản sử dụng:

-TK 621 “ Chí phí nguyên liệu, vật liệu trực tiếp”

-TK 627 “ Chi phí sản xuất chung”

-TK 641 “ Chi phí bán hàng”

-TK 642 “ Chi phí quản lý doanh nghiệp”

-TK 241 “ Xây dựng cơ bản”

c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 1)

Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu (vật liệu giảm) thì nguyêntắc chung để hạch toán tổng hợp là ghi Có TK 152 đối ứng Nợ với các tàikhoản khác có liên quan tuỳ theo mục đích xuất kho và đối tợng sử dụng vậtliệu

- Căn cứ vào chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanh

và nơi sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 632: Giá trị phần hao hụt mất mát sau khi đã trừ đi phần bồi

phải nộp NSNN -Giảm giá hàng mua

-Trả lại NVL cho ngời bán

XDCB không sử dụng hết nhập liên doanh

Lại kho

Thu hồi vốn góp liên doanh bằng NVL phát hiện thiếu khi

NVL nhập kho kiểm kê chờ xử lý

TK 3381

NVL phát hiện thừa khi kiểm kê

Chờ xử lý

V kế toán dự phòng giảm giá nguyên vật liệu tồn kho

1 Khái niệm

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trớc một khoản tiềntính vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớn hơngiá trị thuần có thể thực hiện đợc của chúng tại thời điểm cuối kỳ kế toánnăm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xẩy ra cho

kỳ kế toán sau do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu

2 Điều kiện áp dụng:

Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyên vậtliệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêu cầusau:

- Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vậtliệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợccủa chúng trên thị trờng;

- Việc ớc tính giá trị thuần có thể thực hiện đợc của hàng tồn kho phảidựa trên bằng chứng tin cậy thu thập đợc tại thời điểm ớc tính;

- Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn kho tạithời điểm lập dự phòng

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho đợc thực hiện trên cơ sởtừng mặt hàng tồn kho Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho cógiá gốc cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đợc nhng giá bán sản phẩm đ-

ợc sản xuất ra từ nguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơn giáhiện tại thì không đợc lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu

x

Đơn giá

hạchtoán trênsổ

-Đơn giá

thực tếthời điểmlập dựphòng

- Xác định mức dự phòng phải trích lập:

- Tài khoản sử dụng:

TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho” Kết cấu:

Bên Nợ: Hoàn nhập dự phòng giảm giá hàng tồn kho

Bên Có: Trích lập hoặc trích lập bổ sung dự phòng hàng tồn kho

+) Sang cuối năm sau, nếu số cần lập cho năm kế hoạch đúng bằng số

đã trích lập của năm trớc thì kế toán không phải trích lập dự phòng nữa

+) Nếu số cần lập cho năm kế hoạch cao hơn số đã lập thì kế toántrích lập thêm phần chênh lệch tăng thêm và hạch toán nh sau:

Nợ TK 632 “ Giá vốn hàng bán” ( chi tiết dự phòng giảm giá hàng tồnkho)

Có TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

+) Nếu số lập cho năm kế hoạch thấp hơn số đã lập thì kế toán hoànnhập phần chênh lệch giảm và hạch toán nh sau:

Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

Có TK 711: Thu nhập khác

VI Hệ thống sổ sách sử dụng trong kế toán nguyên vật liệu

Sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện của phơng pháp đối ứng tàikhoản trên thực tế vận dụng Nó là phơng tiện vật chất cơ bản để hệ thốnghoá số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác.Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổnhật ký, sổ cái và qui trình ghi sổ thích hợp Có các loại hình sổ tổng hợpsau:

- Hình thức Nhật ký- Sổ cái

- Hình thức Nhật ký chung

- Hình thức Chứng từ- Ghi sổ

- Hình thức Nhật ký- Chứng từ

Dới đây em xin trình bày sơ qua về hình thức chứng từ ghi sổ:

Theo hình thức này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm chứng từ ghi sổ, sổ

đăng ký chứng từ, sổ cái Định kỳ hoặc hàng ngày kế toán căn cứ vào chứng

từ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghi

sổ thực chất là một bảng kê chứng từ theo các tiêu thức nhất định để thuậntiện ghi vào sổ cái Sau khi đã ghi vào chứng từ ghi sổ, kế toán đăng kýchứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số thứ tự ghi ở sổ đăng

ký chứng từ ghi sổ Từ đó chứng từ ghi sổ mới đợc ghi vào sổ cái theo nộidung kinh tế

chơng II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu

tại Trung tâm dịch vụ khách hàng

I Khái quát chung về Trung tâm

1.1 Quá trình hình thành và phát triển :

Trung tâm Dịch vụ Khách hàng trực thuộc Bu điện Hà Nội, có trụ sởtại 75 Đinh Tiên Hoàng - Hoàn Kiếm - Hà Nội

Là một đơn vị trực thuộc của Bu điện Hà Nội do đó Trung tâm hoạt

động kinh doanh và phục vụ cùng với các đơn vị trực thuộc khác của Bu điện

Hà Nội trong một dây chuyền hoạt động sản xuất kinh doanh của Bu điện HàNội, có mối liên hệ mật thiết với nhau về tổ chức mạng lới, lợi ích kinh tế,tài chính, tiếp thị, phát triển dịch vụ để thực hiện nhiều mục tiêu kế hoạch do

Bu điện Thành phố Hà Nội giao

Tiền thân của Trung tâm Dịch vụ khách hàng là công ty Phát triển Cung ứng Vật t Bu điện Hà Nội với nhiệm vụ chính là phát triển thuê bao vàcung ứng vật t phục vụ sự phát triển, sửa chữa mạng lới thông tin của Bu điệnThành phố Hà Nội Sự phát triển mạnh của ngành Bu chính Viễn thông nóichung và mạng lới viễn thông Bu điện Thành phố Hà Nội nói riêng trong nhữngnăm qua đòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa hơn nữa Do đó Trung tâm Dịch

-vụ khách hàng Bu điện Hà Nội đã đợc chia tách từ công ty Phát triển - Cungứng vật t Bu điện Căn cứ NĐ 51/CP 01/8/95 của CP phê chuẩn TTDVKH đợcthành lập lại theo quyết định số 4356/QĐ_TCCB ngày 18/12/1996 của TổngGiám đốc Tổng Công ty Bu chính - Viễn thông Việt Nam

Là một doanh nghiệp trực thuộc Bu Điện thành phố Hà Nội, có t cáchpháp nhân, có con dấu theo mẫu Doanh nghiệp Nhà nớc, có giấy phép đăng

ký kinh doanh theo quy định hiện hành: giấy phép đăng ký kinh doanh do Sở

Kế hoạch và Đầu t Hà Nội cấp Công ty đợc phép mở tài khoản tiền ViệtNam và tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nớc, hạch toán phụ thuộc Bu điệnThành phố Hà Nội

Đợc thành lập từ năm 1997 đến nay Trung tâm DVKH đã có một cơ

sở vật chất tơng đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trình

độ kỹ thuật cao, có tinh thần trách nhiệm Nhờ đó mà tổ chức sản xuất củaTrung tâm ngày càng đợc phát triển và hoàn thiện qui mô hơn, phù hợp hơn.Trung tâm đợc trang bị những phơng tiện cần thiết phục vụ cho hoạt độngkinh doanh nh: hệ thống máy tính, máy in tốc độ cao, đờng truyền số liệu,

điện thoại nghiệp vụ, máy fax, máy photocopy, account Internet, e-mail,

máy điều hòa, bàn ghế hiện đại, các trang thiết bị phục vụ cho các công việccủa công ty…

1.2 Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dịch vụ khách hàng

1.2.1 Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng

Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bu Điện Hà Nội do

Giám đốc BĐHN phê chuẩn Cụ thể nh sau:

- Tiếp nhận các yêu cầu đầu vào

- Phát triển thuê bao

- Tính cớc, in cớc

- Quản lý thanh toán cớc phí

- Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ liên quan đến các nghiệp vụ viễnthông

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ khách hàng.

Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thànhlập Công ty đã nhanh chóng tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, tinh giảmtối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ đợc đào tạocơ bản, chính quy nhng còn ít kinh nghiệm với cán bộ cha đạt trình độ đạihọc nhng có bề dày kinh nghiệm trong nghành, nghề Từ ngày 18/12/96Trung tâm đợc chia thành 4 phòng ban và hai đội với tổng số nhân viên là

132 ngời

Các phòng ban bao gồm :

- Phòng tổng hợp

- Phòng tài chính kế toán: quản lý tài chính của Trung tâm

- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: chỉ đạo về mặt nghiệp vụ

- Phòng Giao dịch - Phát triển thuê bao: tiếp nhận yêu cầu đàu vào lắp

đặt máy điện thoại cố định, fax,

Trung tâm đã không ngừng cố gắng hoàn thiện và xây dựng tổ chức

bộ máy của Trung tâm Cùng với sự quan tâm của Giám đốc Trung tâm và ýthức tổ chức xây dựng của mỗi nhân viên với mục đích hoàn thiện và pháttriển công ty ngày càng vững mạnh, tạo đợc uy tín cao trong đông đảokhách hàng Hiện nay trung tâm đang từng bớc kiện toàn lại bộ máy tổ chức

cho phù hợp, bồi dỡng nâng cao trình độ chuyên môn, nghiệp vụ và ngoạingữ cho cán bộ công nhân viên Bên cạnh đó, Ban Giám đốc trung tâm cònrất chú trọng đến việc nâng cao đời sống vật chất, tinh thần của toàn thể cán

bộ công nhân viên trong trung tâm, động viên mọi ngời hăng say lao động,góp phần đẩy mạnh hoạt động kinh doanh của trung tâm Qua một thời giantồn tại và phát triển đến nay Trung tâm có 323 nhân viên trong đó 309 nhânviên chính thức còn lại là tập việc, thử việc và thời vụ Bộ máy tổ chức củaTrung tâm đợc chia thành hai khối: khối chức năng và khối sản xuất, gồm 9phòng ban, cụ thể nh sau:

Sơ đồ tổ chức trung tâm dịch vụ khách hàng bu điện Hà Nội

(kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005)

nghị của Giám đốc Bu điện Thành phố Hà Nội Giám đốc là đại diện phápnhân của công ty, là ngời điều hành cao nhất ở Trung tâm, chịu trách nhiệmtrớc Bu điện Thành phố Hà Nội và pháp luật về quản lý và điều hành công tytrong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình.

- Phó Giám đốc do Bu điện Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, miễn nhiệm,

điều chuyển Phó Giám đốc là ngời giúp đỡ Giám đốc điều hành một số lĩnhvực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc Phó Giám

đốc chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Trung tâm và Pháp luật về nhiệm vụ đợcgiao

* Khối chức năng:

Phòng tổng hợp: phòng Tổng hợp là một phòng chức năng quản lý

trực thuộc trung tâm, có trách nhiệm tham mu giúp việc cho Giám đốc trungtâm về các mặt công tác:

- Tổ chức, quản lý nhân sự - lao động - tiền lơng - đào tạo

- Tổng hợp - xây dựng kế hoạch, định mức lao động,, thi đua

- An toàn lao động - PCCC - BHLĐ

- Hành chính - quản trị

Phòng tổng hợp đợc đề xuất, cải tiến các biện pháp tổ chức phân côngquản lý của phòng nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ giám đốc giao Làmột phòng chức năng trực thuộc Trung tâm, có trởng phòng chịu tráchnhiệm, phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các công tác tổ chức nhân sự,thi đua, tổng hợp, có phó phòng giúp việc thay thế trởng phòng khi vắng mặt

và trực tiếp phụ trách các công tác lao động tiền lơng, ATLĐ, HCQT, có cácchuyên viên, cán sự giúp việc

Phòng nghiệp vụ - kinh doanh: P NV- KD là đơn vị chức năng trực

thuộc Giám đốc Trung tâm DVKH chỉ đạo điều hành công tác quản lýnghiệp vụ, kinh doanh, công tác khoa học kỹ thuật và tin học Phòng cótrách nhiệm tham mu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt côngtác:

- Theo dõi chỉ đạo điều hành các đơn vị trong Trung tâm về công tácnghiệp vụ và qui trình sản xuất

- Hớng dẫn triển khai thực hiện các qui định , thủ tục, trình tự nghiệp

vụ, giá, cớc các dịch vụ viễn thông

- Chỉ đạo việc triển khai công tác khuyến mại, chăm sóc khách hàng,giải quyết khiếu nại

- Kiểm tra theo dõi chất lợng, tiến độ thực hiện của các đơn vị và tậphợp báo cáo đề xuất biện pháp giải quyết.

- Nghiên cứu áp dụng khoa học công nghệ, kĩ thuật trong sản xuất

- Quản lý, đầu t trang thiết bị kỹ thuật và tin học - viễn thông

- Kinh doanh các trang thiết bị, dịch vụ viễn thông

Phòng tài chính - kế toán: là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc

trung tâm Dịch vụ khách hàng Phòng có nhiệm vụ tham mu, giúp việc chogiám đốc trung tâm chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán của Trungtâm

* Khối sản xuất:

Phòng tiếp thị - chăm sóc khách hàng (TTCSKH): là đơn vị sản xuất

trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng Phòng TTCSKH có nhiệm vụtriển khai thực hiện công tác quản lý điều tra nghiên cứu phát triển thị trờng,tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giải quyết khiếu nại

và lu giữ hợp đồng Phòng có trởng phòng phụ trách chung, có phó phònggiúp việc thay thế trởng phòng khi vắng mặt, có các cán bộ công nhân viênchia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trởng quản lý:

- Tổ tiếp thị và chăm sóc khách hàng ( gọi tắt là 700)

- Tổ giải quyết khiếu nại

- Tổ lu giữ hợp đồng

Phòng giao dịch - phát triển thuê bao (GDPTTB): là đơn vị trực

thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành các

đơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông của kháchhàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý và tính cớc.Phòng có trởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thếtrởng phòng khi trởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chialàm 4 tổ, mỗi tổ do một tổ trởng quản lý:

- Tổ tổng hợp

- Tổ giao dịch

- Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng

- Tổ thu ngân

Phòng tính cớc :là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ

lên danh mục, tính cớc, in hoá đơn cớc phí Bu điện, bảo trì bảo dỡng mạng.Phòng có trởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc và thay thếtrởng phòng khi trởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhân viên chialàm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trởng quản lý:

- Tổ tính cớc

- Tổ quản trị mạng

- Tổ tổng hợp, in cớc

Phòng quản lý thanh toán I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm dịch

vụ khách hàng có nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toán cớc phí viễnthông của đối tợng khách hàng là t nhân, tiếp nhận yêu cầu đầu vào pháttriển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộc giải quyếtcác vấn đề liên quan đến quản ký theo dõi thanh toán khách hàng khối tnhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúc đẩy tăng

tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối t nhân, thừa lệnh giám đốc tiếp nhận giảiquyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, đợc phép lậpbiên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độ khi tiếpxúc với khách hàng

Phòng quản lý thanh toán III: là đơn vị đợc Giám đốc trung tâm

DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bu

điện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nớc, các doanhnghiệp, tổ chức, cá nhân ngời nớc ngoài đảm bảo mục tiêu thu nhanh thu

đúng, thu đủ Phòng đợc phép xử lý các trờng hợp chậm thanh toán cớc phí

Bu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và công ty TNHH viphạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bu điện theo quy định của Bu điện thànhphố Hà Nội Đợc quyền trực tiếp làm việc với các đơn vị liên quan trong việcthanh toán cớc phí

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

+) Tổ chức hoạt động: Bộ máy kế toán tại phòng TC-KTTK củatrung tâm bao gồm 19 ngời Trong đó đồng chí Trởng phòng kiêm Kế toántrởng chịu trách nhiệm trớc Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộ côngviệc của phòng kế toán , 01 đồng chí phó phòng và các kế toán viên chịutrách nhiệm về phần công việc của mình theo sự phân công trực tiếp của Kếtoán trởng Bộ máy kế toán của trung tâm:

- Kế toán trởng: Là ngời giúp việc cho giám đốc trung tâm, thực hiệnquyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nớc Kế toán tr-ởng phụ trách phòng, tổ chức, phân công nhân viên trong phòng phụ tráchtừng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trung tâm,của Bu Điện Hà Nội Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tế củatrung tâm, tham mu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý có hiệuquả Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định

- Phó phòng kế toán: Giúp việc kế toán trởng, trực tiếp theo dõi mộtkhâu kế toán trong công việc chuyên môn đợc giao.

- Phòng đợc chia thành:

+ Tổ quản lý số liệu bu điện phí+ Tổ thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi+ Tổ kế toán

+ ) Chức năng:

Phòng tài chính kế toán là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch vụKhách hàng có trách nhiệm tham mu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm vềcác mặt công tác:

- Quản lý toàn bộ vốn tài sản của trung tâm

- Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm

- Lập và thực hiện các kế hoạch tài chính của trung tâm

- Lập báo cáo tài chính kế toán theo định kỳ

- Theo dõi, quản lý số liệu và số tiền bu điện phí ghi nợ thu đợc của cácthuê bao trên địa bàn Hà Nội

- Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vị cùngtham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bu Điện Hà Nội

- Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vị trực thuộctrung tâm

+) Nhiệm vụ:

Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối soát, theo dõi việc sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra và hạch toán kịp thời các khoản thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cớc phí Bu Điện Tập hợp,

đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định của Bu

Bộ phận thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi:

- Hớng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cớc đã thực hiện đòinhiều lần nhng không đòi đợc để phục vụ việc lập dự phòng và thuêthu nợ đọng

- Làm việc với các công ty luật, văn phòng luật s để thuê thu nợ

+) Mối quan hệ công tác:

Phòng Tài chính Kế toán có quan hệ với các đơn vị trong và ngoài Bu

điện Hà Nội theo uỷ quyền của Giám đốc Trung tâm để hoàn thành công tác

đợc giao Khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, Phòng Tài chính

Kế toán có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban đơn vị trong trung tâmhoàn thành nhiệm vụ đợc giao

Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng năm

Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ

Hình thức sổ áp dụng: Chứng từ ghi sổ

Nguyên tắc ghi sổ: CTGS đợc lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp

các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổ cái.CTGS đợc đánh số hiệu liên tục trong từng tháng( theo số thứ tự trong sổ

đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc kèm theo, đợc kế toán trởngduyệt trớc khi ghi sổ

Các loại sổ sử dụng:

- Sổ tổng hợp TK

- Sổ chi tiết

Sơ đồ hạch toán theo hình thức CTGS ( sơ đồ )

Với hình thức ghi sổ này cuối tháng kế toán có thể xem đợc các sổ: sổtổng hợp 1521, 13635 ; sổ chi tiết 1521, 13635; và các sổ khác nh sổ TKcông nợ

Bảng tổng hợp chi Tiết

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng

Đối chiếu, kiểm tra

1.4 Tình hình thực hiện nghĩa vụ đối với nhà nớc:

Trung tâm Dịch vụ Khách hàng thực hiện báo cáo toàn bộ các khoảnthu nhập, chi phí về Bu Điện Hà Nội để xác định kết quả kinh doanh và nộpthuế tập trung tại Bu Điện Hà Nội

II Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại trung tâm Dịch vụ khách hàng

2.1 Đặc điểm hạch toán vật liệu và yêu cầu quản lý vật liệu

2.1.1 Đặc điểm vật liệu của Trung tâm

Nguyên vật liệu của Trung tâm phục vụ chủ yếu cho quá trình tính, incớc sử dụng dịch vụ viễn thông của khách hàng Ngoài ra nguyên vật liệucòn phục vụ quá trình tiếp nhận yêu cầu đầu vào, thu cớc phí Bu Điện Do

đặc thù của Trung tâm là phục vụ khách hàng, tính in cớc theo định kỳ nênviệc cung cấp nguyên vật liệu phải mang tính kịp thời

2.1.2 Phân loại vật liệu

Để áp dụng phần mềm kế toán trong công tác kế toán NVL thì côngviệc khai báo mã hoá ban đầu rất quan trọng, nó sẽ giúp cho việc hạch toán,ghi chép và theo dõi đợc thuận tiện

Khai báo danh mục tài khoản: trên cơ sở tài khoản cấp 1 và cấp 2 do

Bộ tài chính quy định, căn cứ vào yêu cầu quản trị, Trung tâm thực hiện xâydựng danh mục tài khoản chi tiết cần sử dụng

Cụ thể: để phản ánh tình hình nhập xuất NVL trung tâm mở các tàikhoản sau:

TK 1521: nguyên vật liệu

15211: NVL chính15212: NVL phụ15214: phụ tùng thay thếNguyên vật liệu của trung tâm đợc chia thành 4 loại có mã từ 01 đến

04, đều đợc chứa ở kho Trung tâm

+) Nguyên vật liệu chính (mã 01): là những nguyên vật liệu dùng trựctiếp cho việc in ấn hoá đơn cớc phí nh: giấy in cớc, mực in, ấn phẩm ( hợp

đồng, các yêu cầu dịch vụ…), hoá đơn…

+) Nguyên vật liệu phụ (mã 02): văn phòng phẩm: giấy,bút, các dụng

cụ văn phòng khác,…

+) Phụ tùng thay thế (mã 04): là các phụ kiện dùng để sủa chữa thaythế maý móc thiết bị bị hỏng hóc từng phần nh: phụ kiện máy tính( bàn