Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Vật liệu Bưu điện Yên Viên.

Trong xu hướng chung của sự phát triển. Đặc biệt là trong những ngành sản xuất đã phải có những sách lược cũng như chiến lược của riêng mình nhằm tránh khỏi sự đào thải khắc nghiệt của nền kinh tế thị trường. Tuy nhiên để làm được điều này thì không phải là một việc dễ dàng nhất là trong bối cảnh nước ta đang trong thời kì hội nhập và phát triển vẫn còn nhiều vấn đề khúc mắc và bỡ ngỡ. Kéo theo đó là sự chậm chạp trong tư duy cũng như cách quản lý của toàn nền kinh tế nói chung và trong những nghành sản xuất nói riêng. Để đánh giá một cách chính xác mức độ tăng trưởng của toàn nền kinh tế cần phải dựa trên nhiều yếu tố cả khách quan cũng như chủ quan. Nhưng có một điều có thể được khẳng định chắc chắn đó là trình độ quản lý của chúng ta đã đươc nâng cao cả về chất cũng như lượng. Điều này có nghĩa là chúng ta đã dần nhận thức ra được vai trò và tầm quan trọng của nền kinh tế thị trường trong sự hội nhập cũng như phát triển đóng một vai trò lớn như thế nào. Ở đây với khuôn khổ và thời gian không cho phép nên trong bài viết này em chỉ đề cập đến một khía cạnh rất nhỏ nhưng sự ảnh hưởng của nó đến kết qủa cũng như sự thành bại đối với các doanh nghiệp sản xuất là rất lớn. Đó là việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Trong những nghành sản xuất sản xuất nguyên vật liệu được ví như huyết mạch. Cụ thể hơn NVL chính là nhân tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất được liên tục,là cơ sở vật chất tạo ra thực thể sản xuất, chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm, tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. Trong quá trình thực tập tại Nhà Máy Vật Liệu Bưu Điện Yên Viên thuộc Tổng Công ty Bưu chính Viễn thông Việt Nam. Em đã được tiếp xúc cũng như học hỏi về chế độ cũng như phương pháp kế toán nguyên vật liệu của nhà máy. Do vậy em đã càng thấy rõ tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, càng thấy rõ sự cần thiết quản lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán của nhà máy và được sự hướng dẫn của cô giáo, em đã quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài: ”Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy vật liệu bưu điện Yên Viên”. Đề tài gồm 3 phần chính: Chương I: Những vấn đề lí luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. Chương II: Tình hình thực tế công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy. Chương III: Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Vật liệu Bưu điện Yên Viên.

Lời Nói Đầu Trong xu hớng chung của sự phát triển. Đặc biệt là trong những ngành sản xuất đã phải có những sách lợc cũng nh chiến lợc của riêng mình nhằm tránh khỏi sự đào thải khắc nghiệt của nền kinh tế thị trờng. Tuy nhiên để làm đợc điều này thì không phải là một việc dễ dàng nhất là trong bối cảnh nớc ta đang trong thời kì hội nhập và phát triển vẫn còn nhiều vấn đề khúc mắc và bỡ ngỡ. Kéo theo đó là sự chậm chạp trong t duy cũng nh cách quản lý của toàn nền kinh tế nói chung và trong những nghành sản xuất nói riêng. Để đánh giá một cách chính xác mức độ tăng trởng của toàn nền kinh tế cần phải dựa trên nhiều yếu tố cả khách quan cũng nh chủ quan. Nhng có một điều có thể đợc khẳng định chắc chắn đó là trình độ quản lý của chúng ta đã đơc nâng cao cả về chất cũng nh lợng. Điều này có nghĩa là chúng ta đã dần nhận thức ra đợc vai trò và tầm quan trọng của nền kinh tế thị trờng trong sự hội nhập cũng nh phát triển đóng một vai trò lớn nh thế nào. ở đây với khuôn khổ và thời gian không cho phép nên trong bài viết này em chỉ đề cập đến một khía cạnh rất nhỏ nhng sự ảnh hởng của nó đến kết qủa cũng nh sự thành bại đối với các doanh nghiệp sản xuất là rất lớn. Đó là việc hạch toán kế toán nguyên vật liệu. Trong những nghành sản xuất sản xuất nguyên vật liệu đợc ví nh huyết mạch. Cụ thể hơn NVL chính là nhân tố cơ bản để đảm bảo cho quá trình hoạt động sản xuất đợc liên tục,là cơ sở vật chất tạo ra thực thể sản xuất, chiếm tỉ trọng lớn trong chi phí và giá thành sản phẩm, tác động rất lớn đến hiệu quả của quá trình sản xuất kinh doanh. 1 Trong quá trình thực tập tại Nhà Máy Vật Liệu Bu Điện Yên Viên thuộc Tổng Công ty Bu chính Viễn thông Việt Nam. Em đã đợc tiếp xúc cũng nh học hỏi về chế độ cũng nh phơng pháp kế toán nguyên vật liệu của nhà máy. Do vậy em đã càng thấy rõ tầm quan trọng của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh, càng thấy rõ sự cần thiết quản lý, tiết kiệm nguyên vật liệu. Đợc sự giúp đỡ nhiệt tình của các cán bộ phòng kế toán của nhà máy và đợc sự hớng dẫn của cô giáo, em đã quyết định đi sâu nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy vật liệu bu điện Yên Viên. Đề tài gồm 3 phần chính: Ch ơng I : Những vấn đề lí luận chung về tổ chức kế toán nguyên vật liệu ở các doanh nghiệp sản xuất. Ch ơng II : Tình hình thực tế công tác hạch toán kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy. Ch ơng III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Vật liệu Bu điện Yên Viên. Trong quá trình đi sâu tìm hiểu mặc dù đã có nhiều cố gắng nhng chắc hẳn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận đợc sự góp ý cũng nh chỉ bảo của các thầy cô để đề tài của em đợc hoàn thiện hơn. Em xin chân thành cảm ơn ! 2 CHƯƠNG I Những lý luận chung về công tác kế toán tại các doanh nghiệp sản xuất I/ Một số vấn đề cơ bản về quản lý và kế toán nguyên vật liệu trong các doanh nghiệp sản xuất: 1. Đặc điểm và vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh: Vật liệu là đối tợng lao động- một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong quá trình sản xuất, các loại vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp có các đặc điểm chính phân biệt với các t liệu sản xuất khác( TSCĐ, công cụ dụng cụ ) là chỉ tham gia một lần vào qúa trình sản xuất và dới tác động của lao động vật liệu bị tiêu hao toàn bộ hoặc thay đổi hình thái vật chất ban đầu để tạo thành sản phẩm. Trong các doanh nghiệp chi phí vật liệu thờng chiếm một tỉ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất- kinh doanh. Quản lý tốt việc thu mua, dự trữ và sử dụng vật liệu là điều kiện cần thiết để tiết kiệm chi phí, hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. 2. Yêu cầu quản lý vật liệu trong các doanh nghiệp: Trong khâu thu mua cần kiểm soát chặt chẽ chất lợng, giá cả vật liệu. Quản lý tốt quá trình bảo quản, vận chuyển vật liệu về kho chống thất thoát, hao hụt, giảm chất lợng trong qúa trình vận chuyển. Các doanh nghiệp cần xây dựng định mức dự trữ hợp lý cho từng danh điểm vật liệu. Định mức tồn kho vật liệu là cơ sở để xây dựng kế hoạch thu mua và kế hoạch tài chính của doanh nghiệp. Việc dự trữ hợp lý, cân đối các loại vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp sẽ đảm bảo cho quá trình sản xuất- kinh doanh đợc liên tục đồng thời tránh đợc sự tồn đọng vốn kinh doanh. 3 ở các doang nghiệp sản xuất phải có hệ thống kho tàng đủ tiêu chuẩn kĩ thuật. Các quy trình nhập, xuất kho nguyên vật liệu cần đợc thực hiện đầy đủ và chặt chẽ. 3. Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu: Hạch toán tốt vật liệu góp phần giúp doanh nghiệp huy động và sử dụng vốn có hiệu quả do tổ chức hợp lý việc cung cấp và dự trữ. Việc hạch toán và quản lý tốt vật liệu có ý nghĩa quan trọng trong việc hạ giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận cho doanh nghiệp. Các nhiệm vụ của hạch toán vật liệu: Kiểm tra chi phí thu mua, tính giá vật liệu nhập, xuất, tồn kho. Phản ánh chính xác, kịp thời tình hình biến động của từng loại vật liệu bằng thớc đo giá trị và hiện vật. Phản ánh tình hình thực hiện kế hoạch thu mua và dự trữ vật liệu. Phát hiện kịp thời vật liệu tồn đọng, kém phẩm chất để có biện pháp xử lý nhằm hạn chế thiệt hại ở mức thấp nhất. Phân bổ giá trị vật liệu sử dụng vào chi phí sản xuất kinh doanh. 4. Phân loại vật liệu: Vật liệu sử dụng trong các doanh nghiệp gồm nhiều loại. Mỗi loại vật liệu có công dụng và vai trò khác nhau đối với quá trình sản xuất - kinh doanh. Vật liệu sử dụng trong doanh nghiệp đợc phân thành các loại sau: a. Vật liệu chính: là đối tợng lao động chính trong quá trình sản xuất của doanh nghiệp. Vật liệu chính là cơ sở vật chất chủ yếu để cấu thành nên thực thể của sản phẩm. b. Vật liệu phụ: là những vật liệu có tác dụng phụ trong qúa trình sản xuất. Vật liệu phụ đợc sử dụng kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiện và nâng cao tính năng, chất lợng sản phẩm. Vật liệu phụ cũng đợc sử dụng để giúp cho máy móc, thiết bị và các công cụ lao động hoạt động bình thờng. Vật liệu phụ còn đ- ợc sử dụng cho nhu cầu kĩ thuật và quản lý. c. Nhiên liệu: Là vật liệu phụ dùng để cung cấp nhiệt năng. 4 d. Phụ tùng thay thế: Dùng để thay thế, sửa chữa các máy móc, thiết bị. e. Vật liệu và thiết bị xây dựng cơ bản : là loại vật t sử dụng cho công tác xây dựng nội bộ. f. Vật liệu khác: Gồm những vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất.Bao gồm những loại vật liệu khác cha đợc kể đến ở trên. 5/ Đánh giá vật liệu theo giá thực tế: a. Giá thực tế vật liệu nhập kho: Giá thực tế vật liệu nhập kho đợc hình thành trên cơ sở các chứng từ chứng minh các khoản chi phí hợp lệ để có đợc vật liệu tại doanh nghiệp. Tùy theo nguồn nhập vật liệu mà giá của chúng có thể đợc xác định khác nhau. Giá thực tế vật liệu mua ngoài: Giá thực tế vật liệu nhập kho= Giá mua + chi phí thu mua + thuế nhập khẩu (nếu có) - các khoản giảm giá Vật liệu tự chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho để tự chế + + các chi phí chế biến Vật liệu thuê ngoài gia công chế biến: Giá thực tế vật liệu nhập kho = Giá thực tế vật liệu xuất kho thuê chế biến + Tiền công phải trả cho ngời nhận chế biến + Chi phí vận chuyển bốc dỡ khi giao nhận vật liệu phát sinh b. Giá thực tế vật liệu xuất kho: b.1) Phơng pháp tính theo giá thực tế đích danh: Giá trị thực tế của nguyên vật liệu xuất kho tính theo giá thực tế của từng lô hàng nhập áp dụng đối với doanh nghiệp sử dụng ít loại nguyên vật liệu, nguyên vật liệu có giá trị lớn và có thể nhận diện đợc. Là giá đợc tính theo giá thực tế của từng lô vật liệu nhập kho. b.2) Phơng pháp tính theo giá bình quân: 5 */ Giá bình quân cả kì dự trữ( bình quân gia quyền ) Giá thực tế vật liệu xuất kho = Số lợng vật liệu xuất kho Đơn giá bình quân gia quyền Trong đó: Đơn giá = Trị giá thực tế tồn đầu kì + trị giá thực tế nhập trong kì bình quân gia quyền số lợng tồn đầu kì + số lợng nhập trong kì -Ưu điểm: Phơng pháp này đơn giản. Việc tính giá xuất kho sẽ rất hợp lý nếu trờng hợp giá cả vật liệu ổn định, không phụ thuộc vào số lần nhập kho vật liệu nhiều hay ít. -Nhợc điểm: Phơng pháp này đơn giản nhng độ chính xác không cao. Công việc tính giá lại chỉ thực hiện vào cuối tháng nên ảnh hởng đến độ chính xác và tính kịp thời của thông tin kế toán. Không phản ánh đợc sự biến động của giá cả. */ Giá bình quân sau mỗi lần nhập ( bình quân liên hoàn ) Đơn giá bình quân sau mỗi Trị giá thực tế nguyên vật liệu tồn kho trớc khi nhập + Trị giá thực tế nguyên vật liệu nhập kho của từng lần nhập Số lợng nguyên vật liệu tồn kho trớc khi nhập + Số lợng nguyên vật liệu nhập kho của từng lần nhập -Ưu điểm : Phơng pháp này đáp ứng đợc yêu cầu kịp thời của thông tin kế toán.Phản ánh kịp thời sự biến động của giá cả. - Nhợc điểm: Phơng pháp này đòi hỏi nhiều thời gian và công sức tính toán. */ Phơng pháp bình quân cuối kì trớc: Đơn giá bình quân = Trị giá vật t tồn kho cuối kì trớc ( đầu kì ) cuối kì trớc Số lợng vật t tồn kho cuối kì trớc ( đầu kì ) b.3) Phơng pháp nhập trớc xuất trớc ( FIFO ) 6 Phơng pháp này áp dụng giả thiết rằng lô vật liệu nào nhập kho trớc sẽ đ- ợc sẽ đợc xuất dùng trớc và hàng tồn kho còn lại cuối kỳ là hàng tồn kho đợc mua hoặc sản xuất gần thời điểm cuối kỳ. Phơng pháp này thích hợp với những doanh nghiệp sử dụng ít loại vật liệu, số lần xuất, nhập kho ít. b.4) Phơng pháp nhập sau xuất trớc: ( LIFO ) Phơng pháp này giả thiết rằng lô vật liệu nào nhập sau sẽ đợc xuất dùng tr- ớc. Giá của lô vật liệu xuất dùng sẽ tính theo giá của lô vật liệu nhập kho sau cùng. 5.2) Đánh giá vật liệu theo giá hạch toán: Giá hạch toán là giá tạm tính đợc sử dụng ổn định, thống nhất trong thời gian dài tại doanh nghiệp. Đây chỉ là giải pháp kĩ thuật của hạch toán dùng để theo dõi số lợng, chất lợng và chủng loại vật liệu xuất kho.Giá hạch toán không có ý nghĩa trong thanh toán và trong hạch toán tổng hợp vật liệu. Phơng pháp này đợc sử dụng trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều vật liệu, việc xuất nhập kho thờng xuyên với số lợng lớn. -Hàng ngày khi nhập, xuất kho vật liệu kế toán ghi theo giá hạch toán cho từng loại vật liệu. Cuối tháng khi đã tính đợc giá thực tế của vật liệu nhập kho kế toán sẽ tiến hành điều chỉnh giá hạch toán vật liệu xuất kho thành giá thực tế thông qua hệ số chênh lệch giá. Hệ số chênh lệch giữa giá thực tế và giá hạch toán của từng loại vật liệu tính theo công thức sau: II/ Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: 1) Tổ chức chứng từ kế toán: Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp đều phải lập chứng từ kế toán. Chứng từ sử dụng để hạch toán là cơ sở để ghi chép vào thẻ kho và các sổ kế toán liên quan. 7 Trị giá thực tế vật t tồn đầu kì + trị giá thực tế vật t nhập trong kì Hệ số chênh lệch= Giá hạch toán vật t tồn đầu kì + giá hạch toán vật t nhập trong kì Giá thực tế xuất giá hạch toán vật liệu Hệ số chênh lệch giá kho trong kì = xuất kho trong kì Chứng từ kế toán STT Tên chứng từ Kí hiệu 1 Phiếu nhập kho 01-VT 2 Phiếu xuất kho 02-VT 3 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ 03-VT 4 Hoá đơn GTGT 01/GTKT-3LL 5 Hoá đơn bán hàng 01/GTGT-3LL 6 Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý 04-XKĐL-3LL Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể sử dụng thêm các chứng từ kế toán: -Phiếu xuất kho theo hạn mức ( Mẫu 04-VT ) -Phiếu báo vật t còn lại cuối kì ( Mẫu 07-VT ) -Biên bản kiểm nghiệm vật t ( Mẫu 05-VT ) 2) Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu: Mỗi loại vật liệu có vai trò nhất định đối với quá trình sản xuất- kinh doanh của doanh nghiệp. Việc hạch toán và cung cấp đầy đủ thông tin về tình trạng và sự biến động của từng loại vật liệu là yêu cầu đặt ra cho kế toán chi tiết vật liệu. Việc kiểm tra đối chiếu của kế toán với thủ kho đợc tiến hành theo một trong các phơng pháp sau: 2.1) Phơng pháp thẻ song song : Phơng pháp này có nhợc điểm là việc ghi chép trùng lặp vì mỗi loại vật liệu phải lập riêng một thẻ ở cả kho và phòng kế toán.Trong các doanh nghiệp sử dụng nhiều loại vật liệu thì số lợng thẻ quá lớn sẽ làm mất nhiều công sức ghi chép, đối chiếu, kiểm tra. a. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thớc đo hiện vật theo số thực nhập ghi vào thẻ kho. Cuối ngày hoặc sau mỗi lần xuất, nhập kho thủ kho phải tính toán và đối chiếu số lợng vật liệu tồn kho thực tế so với số liệu trên thẻ kho. Hàng ngày hoặc định kì thủ kho phải chuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất về phòng kế toán. 8 b. Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ hoặc thẻ chi tiết cho từng danh điểm vật liệu tơng ứng với thẻ kho mở ở kho. Hàng ngày, hoặc định kì khi nhận chứng từ nhập xuất kho vật liệu do thủ kho nộp, kế toán kiểm tra, ghi đơn giá, tính thành tiền và phân loại chứng từ. Sau khi phân loại chứng từ xong, kế toán căn cứ vào đó để ghi chép biến động của từng danh điểm vật liệu bằng cả thớc đo hiện vật và giá trị vào sổ ( thẻ ) chi tiết vật liệu. Cuối tháng, sau khi ghi chép xong toàn bộ các nghiệp vụ nhập xuất kho lên sổ hoặc thẻ chi tiết, kế toán tiến hành cộng và tính số tồn kho cho từng danh điểm vật liệu. Số liệu này phải khớp với số liệu tồn kho của thủ kho trên thẻ kho tơng ứng. Sau khi đối chiếu xong kế toán lập Bảng tổng hợp nhập xuất tồn kho vật liệu để đối chiếu với số liệu của kế toán tổng hợp về vật liệu. 9 Sơ đồ hạch toán theo phơng pháp thẻ song song . Ghi hằng ngày Ghi cuối tháng Đối chiếu 2.2) Phơng pháp thẻ đối chiếu luân chuyển: Ưu điểm của phơng pháp này là giảm bớt đợc số lần ghi chép. Tuy vậy, công việc ghi chép lại dồn vào cuối tháng nên việc lập báo cáo và cung cấp thông tin bị chậm trễ. a. Tại kho: Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ nhập, xuất kho thủ kho ghi chép tình hình nhập, xuất, tồn kho của từng danh điểm vật liệu bằng thớc đo hiện vật theo số thực nhập.Cuối ngày hoặc sau mỗi lần xuất, nhập kho, thủ kho 10 Thẻ kho Phiếu nhập Phiếu xuất Sổ chi tiết vật liệu Bảng tổng hợp nhập- xuất-tồn Nguyên vật liệu . tại nhà máy. Ch ơng III : Một số ý kiến đề xuất nhằm hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy Vật liệu Bu điện Yên Viên. Trong quá trình đi. nghiên cứu đề tài: Hoàn thiện công tác kế toán nguyên vật liệu tại nhà máy vật liệu bu điện Yên Viên. Đề tài gồm 3 phần chính: Ch ơng I : Những vấn đề lí luận