Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty may xuất khẩu Phương Mai

Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu, công cụ dụng cụ tại công ty may xuất khẩu Phương Mai

Lời mở đầu Việt Nam đang chuyển sang nền kinh tế thị trờng dới sự quản lý vĩ mô của Nhà nớc đồng thời với chính sách mở rộng quan hệ với các nớc trong khu vực và trên thế giới. Vì vậy ngày càng có nhiều cách doanh nghiệp thành lập. Do nhiều doanh nghiệp ra đời nên sự cạnh tranh ngày càng khốc liệt, muốn đứng vững và phát triển đợc mỗi doanh nghiệp cần phải năng động, nghiên cứu thị trờng và thị hiếu của khách hàng nhằm mang lại lợi nhuận cao. Muốn vậy doanh nghiệp phải quan tâm hàng đầu đến yếu tố đầu vào, đặc biệt là vật liệu, đây là sự sống còn của doanh nghiệp. ở hầu hết các doanh nghiệp, NVL chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm. Vì vậy NVL có ý nghĩa quan trọng trong việc qui định số lợng và chất lợng sản phẩm sản xuất ra đời. Công ty may xuất khẩu Phơng Mai là công ty thuộc Bộ Nông nghiệp và phát triển nông thôn chuyên may hàng xuất khẩu ở Việt Nam cũng nh trên thế giới. Trên thị trờng Việt Nam hiện nay có không ít công ty may nên việc cạnh tranh diễn ra gay gắt. Để các sản phẩm cạnh tranh đợc trên thị trờng, Công ty phải quan tâm đặc biệt đến NVL và việc tổ chức công tác kế toán vật liệu vì nó là cơ sở, là tiền đề qui định đến sản phẩm đầu ra. Trên đây ta đã thấy vai trò của NVL quan trọng tới mức nào trong quá trình sản xuất. Do đó, sau quá trình học ở trờng và trong quá trình thực tập tại Công ty may xuất khẩu Phơng Mai em đã quyết định chọn đề tài: "Tổ chức công tác kế toán NVL, CCDC tại Công ty may xuất khẩu Phơng Mai" Nội dung đợc chia làm 3 phần chính: Phần I: Đặc điểm tình hình chung tại đơn vị thực tập. Phần II: Báo cáo thực tập tốt nghiệp môn kế toán doanh nghiệp Chuyên đề: Kế toán nguyên vật liệu công cụ dụng cụ Phần III: Báo cáo thực tập môn phân tích hoạt động tài chính Do trình độ và thời gian có hạn nên chuyên đề này không tránh khỏi những thiếu sót. Em mong sự giúp đỡ của các thầy cô giáo và các cán bộ của công ty để chuyên đề của em tốt hơn, thiết thực với thực tế. Em xin chân thành cảm ơn! Học sinh Tởng Diệp Anh Phần I Đặc điểm tình hình chung tại đơn vị thực tập 1. Quá trình hình thành và phát triển của đơn vị thực tập Kinh tế ngày càng phát triển kéo theo nhu cầu xã hội cũng cao lên nhất là nhu cầu về may mặc. Chính vì vậy hoạt động may ngày càng chiếm vị trí quan trọng trong xã hội. Hiện nay các công ty may ra đời ngày càng nhiều để đáp ứng nhu cầu của con ngời. Công ty may xuất khẩu Phơng Mai ra đời cũng nhằm mục đích đó. Công ty may xuất khẩu Phơng Mai thuộc Tổng Công ty xây dựng Nông nghiệp và phát triển nông thôn. Công ty có tên giao dịch là: Công ty may xuất khẩu Phơng Mai. Địa điểm: Khu D phờng Phơng Mai, quận Đống Đa, Hà Nội. Công ty đợc thành lập theo QĐ 02NN- TCCB/QĐ ngày 02/01/1990 của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn về việc thành lập xí nghiệp may xuất khẩu. Công ty là một đơn vị có t cách pháp nhân, hạch toán độc lập, có TK tiền Việt và TK ngoại tệ gửi tại ngân hàng. TK tiền Việt: 431101000010 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội TK ngoại tệ: 43210137000010 tại Ngân hàng Nông nghiệp Hà Nội Công ty đợc thành lập với nhiệm vụ chủ yếu sản xuất quần áo bảo hộ lao động và quần áo Jacket xuất khẩu. Công ty trởng thành và phát triển trong điều kiện khó khăn, nhng dới sự chỉ đạo và quản lý trực tiếp của Tổng công ty, các công nhân viên đã dần khắc phục khó khăn đi vào ổn định, làm ăn ngày càng đạt hiệu quả cao. Cơ sở vật chất ban đầu của công ty rất sơ sài và thiếu thốn. Công ty gồm có 1 dãy nhà kho khung Tiệp, 1 dãy nhà cấp 4 hỏng nát và một số thiết bị máy móc nh contenek, máy khâu, mãy chữ Trong quá trình hoạt động công ty đợc đầu t cải tạo lại nhà kho thành 1 xởng sản xuất gồm 2 tầng: Tầng 1 chữa nhiên liệu thành phẩm. Tầng 2 làm phân xởng sản xuất và Công ty xây dựng thêm 1 dãy nhà tầng mới. Ngoài ra máy móc thiết bị cũng đợc mua sắm thêm (100% là máy may công nghiệp), máy thùa khuy, máy vắt sổ, máy cắt, máy là Với vốn cố định vào khoảng: 1.500.000.000 đ và 200.000 USD Vốn lu động khoảng: 300.000.000đ Để phù hợp với trình độ phát triển của nền kinh tế thị trờng Công ty phải tăng c- ờng đa dạng hoá sản phẩm, mẫu mã, nâng cao chất lợng sản phẩm, kỹ thuật và mỹ thuật hợp thời trang. Tháng 3/1993 theo nghị định số 388/HĐBT/QĐ ngày 24/3/1993 Nhà n- ớc sắp xếp lại sản xuất đổi tên xí nghiệp thành Công ty may xuất khẩu Phơng Mai. Trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh để đáp ứng nhu cầu thị trờng Công ty đã không ngừng đầu t mua sắm thiết bị, máy móc hiện đại. Công ty đã ký kết hợp đồng với nhiều khách hàng trên thế giới nh: Hàn Quốc, Hồng Kông, Singapo, Nhật Bản Bảng kết quả 3 năm gần đây của Công ty TT Chỉ tiêu Năm 1999 2000 2001 1 Doanh thu 8.516.789.436 9.050.879.230 10.150.371.450 2 Tổng chi phí 8.036.247.430 8.700.118.780 9.730.010.750 3 Kết quả 480.542.006 350.760.450 420.360.700 4 Tổng số cán bộ CNV 423 410 420 5 Vốn 3.131.347.737 3.241.347.737 3.364.019.787 + Vốn lu động 1.987.604.266 2.037.604.266 2.103.494.766 + Vốn cố định 1.143.743.471 1.203.743.471 1.260.524.021 Công ty có đặc điểm là gia công hàng may xuất khẩu nên NVL chủ yếu là vải, chỉ, cúc do các chủ hàng đặt gia công cung cấp. NVL chính là vải, bông lót, mex còn NVL phụ là chỉ, cúc. Còn NVL dự trữ của Công ty rất ít nên công ty thờng xuyên gặp khó khăn trong việc sản xuất. Đó là tình trạng thiếu vốn lu động vì khi ký hợp đồng với khách hàng hình thức thanh toán thờng là sau 2 tháng công ty mới nhận đợc tiền công. Do đó công ty không có sẵn vốn lu động theo yêu cầu để đáp ứng cho sản xuất. Công ty phải vay ngắn hạn ngân hàng để đáp ứng kịp thời cho nhu cầu sản xuất và tiêu thụ sản phẩm. Là công ty may nên đội ngũ công nhân thờng là trẻ và nữ đang độ tuổi sinh đẻ nên ngày công lao động không đảm bảo, có nhiều lần phải làm thêm giờ mới đáp ứng tiến độ sản xuất, giao hàng đúng thời hạn (đặc biệt những ngày đóng gói vào thùng contener). Đối với những khó khăn đó, về lâu dài công ty đã và đang có biện pháp cụ thể áp dụng. Công ty không ngừng nâng cao năng lực sản xuất, khẳng định sự tồn tại và phát triển đi lên trong môi trờng cạnh tranh ngày càng gay gắt. 2. Đặc điểm tổ chức và sản xuất Để tổ chức và sản xuất tốt công ty chia ra làm 4 phân xởng. Các phân xởng có mối quan hệ mật thiết với nhau tạo thành một dây chuyền công nghệ khép kín và sản xuất hàng loạt hoặc đơn chiếc tuỳ theo yêu cầu của các đơn đặt hàng. Phân xởng cắt có nhiệm vụ trải vải, sắc mẫu, cắt bán thành phẩm. Phân xởng 1,2 chuyên may các loại quần áo (bảo hộ) Phân xởng thêu chuyên về thêu các loại Sơ đồ tổ chức sản xuất Công ty Phân xưởng cắt Phân xưởng may 1 Phân xưởng may 2 Phân xưởng thêu Sơ đồ quy trình công nghệ vải các loại Từ các loại vải, trải vải để sắc mẫu sau đó là cắt phá, cắt gọt vải theo mẫu và đánh sổ. Bớc đầu tiên là may sờn, may tay, may cổ và may cho hoàn thành sản phẩm, sau đó thùa khuy. Khi đã may và thùa khuy xong tiếp theo là phải là, gấp, đóng túi, cho vào kho để trả cho khách hàng. 3. Đặc điểm tổ chức quản lý của đơn vị Công ty may xuất khẩu Phơng Mai đã tổ chức bộ máy quản lý của mình phù hợp với điều kiện tình hình của công ty. - Đứng đầu là giám đốc vừa là ngời đại diện cho nhà nớc vừa là ngời đại diện cho CNV toàn công ty về hoạt động kết quả sản xuất kinh doanh, lập kế hoạch triển khai mẫu may. - Các phòng ban khác: + Phòng kế toán: tham mu cho giám đốc trong lĩnh vực tài chính, tổ chức điều hành kế toán theo quy định của nhà nớc. Ghi chép và phản ánh trung thực về sự biến động hàng hoá trong sản xuất kinh doanh và trong mỗi kỳ hạch toán. Trải vải Rắc mẫu Cắt phá Cắt gọt Vắt sổ Kế toán bán thành phẩm May sư ờn May tay May cổ Thùa khuy Là Gấp Đóng túi KCS Đóng gói Kho thành phẩm + Phòng kỹ thuật: triển khai và thực hiện các đơn đặt hàng, may sẵn sản phẩm. Tham gia với phân xởng thiết kế bố trí sắp xếp dây chuyền sản xuất phù hợp với từng mã hàng. + Phòng kế hoạch: tham mu cho giám đốc xây dựng kế hoạch dài hạn, ngắn hạn về sản xuất. Cung cấp vật t phục vụ cho sản xuất, kiểm tra, đôn đốc và thực hiện kế hoạch, phụ trách kho. + Phòng tổng hợp: Giúp việc cho giám đốc trong công tác tổ chức, lao động tiền lơng, tổ chức bộ máy quản lý sản xuất, triển khai với nihệm vụ của công ty tới các bộ phận khác. Lo việc hành chính, quản lý phơng tiện vật t, y tế. + Tổ thiết bị: Lắp đặt sửa chữa, bảo dỡng MMTB, bảo đảm cho hoạt động sản xuất kinh doanh diễn ra bình thờng, quản lý sửa chữa điện nớc cho việc phục vụ sản xuất. + Tổ bảo vệ: Bảo vệ tài sản cho công ty. Sơ đồ tổ chức bộ máy quản lý 4. Công tác tổ chức kế toán của đơn vị thực tập 4.1. hình thức tổ chức công tác kế toán Bộ máy kế toán là tập hợp những cán bộ kế toán cùng với những trang thiết bị kỹ thuật tính toán để thực hiện công tác kế toán của doanh nghiệp. Việc tổ chức bộ máy kế toán phức tạp hoặc gọn nhẹ tuỳ thuộc vào quy mô, khối lợng nghiệp vụ kế toán của doanh nghiệp. Công ty may xuất khẩu Phơng Mai tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung. 4.2. Cơ cấu tổ chức công tác kế toán Giám đốc Phòng kế toán Phòng kế hoạch Phòng kỹ thuật Phòng tổng hợp Tổ thiết bị Tổ bảo vệ - Kế toán trởng kiêm trởng phòng: Tốt nghiệp đại học, là ngời có nhiệm vụ hết sức quan trọng. Chịu trách nhiệm trớc giám đốc và cơ quan tài chính cấp trên về các vấn đề liên quan đến tài chính của công ty. Tổ chức hoạt động tài chính huy động và sử dụng vốn sao cho có hiệu quả. Chỉ đạo chuyên môn các nhân viên trong phòng. Tổ chức điều hành toàn bộ hệ thống kế toán, giúp việc cho giám đốc về công tác chuyên môn. - Phó phòng kế toán: Phụ trách về phần xuất nhập khẩu các hợp đồng kinh tế, theo dõi việc thanh toán các hợp đồng, tổng hợp số liệu và báo cáo tài chính. - Kế toán viên: + Một kế toán viên theo dõi về ngân hàng thu, chi có nhiệm vụ theo dõi các khoản vốn vay, TGNH, các khoản thu chi của công ty phát sinh hàng ngày bằng tiền mặt và tiền séc. + Một kế toán theo dõi TSCĐ và XDCB: có nhiệm vụ ghi chép và phản ánh tình hình biến động của các TSCĐ của công ty. + Một thủ quỹ kiêm thủ kho có nhiệm vụ thu chi và bảo quản TM trong công ty. Giao nhận và xuất vật t cho các tổ sản xuất, vào thẻ kho theo dõi số lợng N - X - T. + Một kế toán theo dõi về phần nhập - xuất thanh toán tiền lơng và BHXH. Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán. 4.3. Hình thức kế toán a. Hệ thống thanh khoản kế toán áp dụng - Tk 152 " Nguyên liệu, vật liệu" TK dùng để ghi chép số liệu, tình hình tăng, giảm NVL theo giá thực tế. TK 152 có các TK cấp hai sau: + TK 1521: NVL chính + TK 1522: NVL phụ + TK 1523: Nhiên liệu + KTK 1524: Phụ tùng thay thế + TK 1525: Thiết bị XDCB + TK 1528: Vật liệu khác. - TK 151 " Hàng mua đang đi đờng" phản ánh giá trị các loại vật t hàng hoá mà doanh nghiệp đã mua, chấp nhận thanh toán với ngời bán, ngời nhận thầu nhng hàng cha về nhập kho. - Tk 331 "Phải trả cho ngời bán" phản ánh QH thanh toán giữa doanh nghiệp với ngời bán, ngời nhận thầu và các khoảng vật t, hàng hoá, dịch vụ theo hợp đồng đã ký. - TK 133" Thuế GTGT đợc khấu trừ" phản ánh số thuế GTGT đầu vào đợc khấu trừ, đã khấu trừ và còn khấu trừ. b. hình thức kế toán và sổ sách kế toán. Công ty tổ chức hạch toán theo hình thức chứng từ ghi sổ. Hình thức này phù hợp với mọi quy mô loại hình doanh nghiệp - sản xuất, mẫu sổ đơn giản, dễ đối chiếu. Kế toán trưởng - kiêm trư ởng phòng Phó phòng kế toán Kế toán nhập xuất thanh toán lương &BH Kế toán thu chi Kế toán TSCĐ và XDCB Thủ quỹ kiêm thủ kho Hàng ngày kế toán căn cứ vào các chứng từ gốc đã kiểm kê lập bảng kê chứng từ gốc, sau đó lập chứng từ ghi sổ và chuyển cho kế toán trởng kiểm tra làm căn cứ cho việc ghi vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ cuối cùng sổ cái. Đối với những TK cần mở sổ (thẻ) kế toán chi tiết thì cănghiên cứu ứ vào chứng từ ghi sổ, chứng từ gốc, bảng tổng hợp chứng từ gốc để ghi vào bảng tổng hợp chi tiết có liên quan. - Sổ (thẻ) kế toán chi tiết . + Sổ chi tiết vật t + Sổ chi tiết thành phẩm + Sổ chi tiết TSCĐ + Sổ chi tiết theo dõi TGNH + Sổ chi tiết công nợ cho từng đơn vị + Sổ theo dõi quỹ TM, Sổ Cái, BCĐ - SPS, BCĐ kế toán Cuối tháng cộng Sổ cái tính ra số d phát sinh trong tháng của từng TK, lấy kết quả để lập bảng cân đối SPS. Cộng tổng số tiền phát sinh trong tháng trên sổ đăng ký chứng từ ghi sổ và đối chiếu với bảng CĐSPS. Sau khi đã đối chiếu kiểm tra đảm bảo khớp nhau thì căn cứ vào bảng CĐSPS, bảng tổng hợp chi tiết để lập bảng tổng kết tài sản và báo cáo kế toán.