Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bưu điện Hà Nội

Công tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bưu điện Hà Nội

LỜI MỞ ĐẦU

Chủ trương đổi mới nền kinh tế của Đảng và Nhà nước đã tạo ra bướcngoặt lịch sử cho nền kinh tế nước ta Trong quá trình chuyển đổi từ nềnkinh tế tập trung quan liêu bao cấp sang nền kinh tế thị trường theo địnhhướng xã hội chủ nghĩa và đặc biệt hiện nay là xu thế hội nhập, toàn cầu hoáđang diễn ra mạnh mẽ đã đặt các doanh nghiệp Việt Nam vào môi trườngkinh tế mới, môi trường cạnh tranh sôi động có thể tồn tại và phát triểnnhằm mục tiêu cuối cùng là tối đa hoá lợi nhuận Đây chính là cơ hội thuậnlợi nhất để các doanh nghiệp bộc lộ tài năng nhưng cũng là thách thức lớnmà các doanh nghiệp phải vượt qua Muốn vậy đòi hỏi các doanh nghiệpphải quan tâm đến tất cả các khâu trong quá trình sản xuất, từ khi doanhnghiệp bỏ vốn ra đến khi danh nghiệp thu hồi về Làm thế nào để đạt đượchiệu quả cao nhất với chi phí thấp nhất luôn là câu hỏi đặt ra đối với cácdoanh nghiệp Có như vậy doanh nghiệp mới đảm bảo có lãi, cải thiện đờisống người lao động, thực hiện đầy đủ nghĩa vụ đối với nhà nước.

Để thực hiện điều đó yêu cầu đặt ra đối với tất cả các doanh nghiệp làphải quản lý chặt chẽ các yếu tố chi phí đầu vào bỏ ra trong quá trình sảnxuất kinh doanh Trong đó chi phí nguyên vật liệu được coi là yếu tố đầuvào không thể thiếu Công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu hiệu quảcó ý nghĩa quan trọng trên con đường phát triển của các doanh nghiệp hiệnnay Hỗ trợ đắc lực cho công tác này, kế toán nguyên vật liệu có nhiệm vụtheo dõi tình hình biến động và cung cấp thông tin cần thiết về nguyên vậtliệu cho các nhà quản trị trong doanh nghiệp.

Nhận thức được vai trò và tầm quan trọng của công tác tổ chức kế toánnguyên vật liệu trong các doanh nghiệp và với mong muốn tiếp cận học hỏikinh nghiệm thực tế, được sự giúp đỡ chỉ bảo tận tình của thầy giáo - thạc sỹNguyễn Văn Dậu, lãnh đạo, cán bộ phòng Tài chính kế toán Trung tâm Dịch

vụ Khách hàng Bưu Điện Hà Nội, em đã đi vào nghiên cứu đề tài :” Công

tác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm Dịch vụ khách hàng – Bưu điệnHà Nội”

Nội dung chính của chuyên đề gồm 3 chương:

Chương I: Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật liệu trongdoanh nghiệp

Chương II: Thực trạng kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm DVKHChương III: Nhận xét đánh giá về tình hình công tác quản lý, côngtác kế toán nguyên vật liệu tại Trung tâm DVKH

Hà Nội, ngày 12 tháng 04 năm 2006

Sinh viên

Nguyễn Thị Thuý Hà

CHƯƠNG I

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG DOANH NGHIỆP

I SỰ CẦN THIẾT CỦA CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONGDOANH NGHIỆP SẢN XUẤT

1.1 Khái niệm, đặc điểm, vị trí của nguyên vật liệu trong sản xuất.

Trong doanh nghiệp sản xuất vật liệu là đối tượng lao động, một trongba yếu tố của quá trình sản xuất, là cơ sở vật chất cấu thành nên thực thể sảnphẩm.

Xét về mặt hiện vật,vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuấtkinh doanh.Và khi tham gia vào sản xuất thì vật liệu bị tiêu hao toàn bộ mộtlần vào giá trị sản phẩm mới tạo ra Xét về mặt giá trị thì vật liệu là một bộphận của vốn kinh doanh Thông thường, vật liệu trong quá trình sản xuấtcủa doanh nghiệp rất phong phú về chủng loại, đa dạng về số lượng vàthường xuyên biến động.

Nguyên vật liệu chiếm một vị trí vô cùng quan trọng trong việc sảnxuất ra sản phẩm có chất lượng tốt, đảm bảo về số lượng, đúng yêu cầu kỹthuật Chi phí về nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng lớn trong tổng số chiphí để sản xuất ra sản phẩm Chính vì vậy việc cung cấp nguyên vật liệu cóđầy đủ, kịp thời được hay không, có đảm bảo chất lượng, đúng yêu cầu kỹthuật hay không, sử dụng tiết kiệm hay lãng phí ảnh hưởng tới tình hình sảnxuất của doanh nghiệp điều đó có nghĩa là ảnh hưởng tới giá thành sảnphẩm, tới kết quả kinh doanh của doanh nghiệp.

1.2 Tầm quan trọng của nguyên vật liệu và công tác kế toán nguyên vậtliệu trong doanh nghiệp sản xuất.

Đóng vai trò là một yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,nguyên vật liệu là thành phần chính để cấu tạo nên sản phẩm Nguyên vậtliệu được nhận diện dễ dàng trong sản phẩm vì nó tượng trưng cho đặc tính

kinh doanh của các doanh nghiệp tiến hành được đều đặn, liên tục phảithường xuyên đảm bảo cho nó các loại nguyên vật liệu, năng lượng đủ về sốlượng, kịp về thời gian, đúng về qui cách, phẩm chất Đây là một vấn đề bắtbuộc mà nếu thiếu thì không thể có quá trình sản xuất sản phẩm được.

Doanh nghiệp sản xuất cần phải có nguyên vật liệu, năng lượng mới tồn tạiđược Vì vậy đảm bảo nguyên vật liệu, năng lượng cho sản xuất là một tấtyếu khách quan, một điều kiện chung của mọi nền sản xuất xã hội Tuynhiên sẽ là một thiếu sót nếu chỉ nhắc tới nguyên vật liệu mà lại không nhắctới tầm quan trọng của công tác kế toán nguyên vật liệu Nguyên nhân có thểtóm tắt như sau:

Chi phí nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn nhất trong một đơn vị sảnphẩm so với các khoản mục chi phí sản xuất khác( lao động trực tiếp và sảnxuất chung);

- Số liệu chính xác về nguyên vật liệu có trong tay phải thường xuyênphản ánh để xác định khi nào cần đặt mua tiếp với người bán vì nếu khôngsẽ làm gián đoạn sản xuất;

- Một số sản phẩm cần nhiều loại nguyên vật liệu để sản xuất Điềunày đòi hỏi rất nhiều chứng từ gốc và các thủ tục kiểm tra để đảm bảo việccung cấp nhịp nhàng và đồng bộ các loại nguyên liệu cho sản xuất.

Tất cả lý do này đòi hỏi sổ sách phải được lập một cách chính xác vìnếu không công ty sẽ rất khó mà xác định số nguyên vật liệu cần mua và lúcnào mua Sổ sách chính xác và kiểm tra nội bộ tốt cũng đảm bảo tất cảnguyên vật liệu được cung cấp đầy đủ và đúng cho phân xưởng sản xuất khicần thiết Công tác kiểm tra nội bộ qua hệ thống ghi sổ sách nhằm đảm bảocác nguồn vốn của công ty được sử dụng theo đúng kế hoạch.

1.3 Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp.

Xuất phát từ tầm quan trọng của nguyên vật liệu đối với quá trình sảnxuất kinh doanh như đã nói ở trên, mục tiêu công tác quản lý nguyên vật liệutrong doanh nghiệp chủ yếu được chú trọng và tập trung ở 3 khâu chính là

cung ứng, dự trữ và sử dụng tiết kiệm các loại nguyên vật liệu, với các yêucầu như sau:

- Cung ứng, dự trữ đồng bộ, kịp thời và chính xác nguyên vật liệu:Đây là điều kiện có tính chất tiền đề cho sự liên tục của quá trình sản xuấtkinh doanh của doanh nghiệp.

- Đảm bảo cung ứng nguyên vật liệu có chất lượng tốt: Đây là điềukiện nâng cao chất lượng sản phẩm, góp phần sử dụng tiết kiệm nguyên vậtliệu, tăng năng suất lao động.

Bên cạnh đó việc đảm bảo cung ứng, sử dụng tiếtkiệm, dự trữ đầy đủsẽ ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của doanh nghiệp, ảnh hưởngđến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhận, tăng tích luỹ cho doanhnghiệp.

1.4 Yêu cầu và nhiệm vụ kế toán nguyên vật liệu.

Với yêu cầu chung là quản lý chặt chẽ tình hình cung cấp, bảo quản,dự trữ và sử dụng vật liệu nhằm đảm bảo sản xuất kinh doanh của doanhnghiệp tiến hành được liên tục đều đặn theo đúng kế hoạch và thúc đẩy quátrình luân chuyển nhanh vật tư, sử dụng vốn hợp lý, có hiệu quả và tiếtkiệm, kế toán vật liệu cần thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

(+) Phản ánh chính xác, kịp thời và kiểm tra chặt chẽ tình hình cungcấp vật liệu trên các mặt: số lượng, chất lượng, chủng loại, giá trị và thờigian cung cấp ;

(+) Tính toán và phẩn bổ chính xác, kịp thời trị giá vật liệu xuất dùngcho các đối tượng khác nhau, kiểm tra chặt chẽ việc thực hiện định mứctiêu hao vật liệu, phát hiện và ngăn chặn kịp thời những trường hợp sử dụngvật liệu sai mục đích, lãng phí;

(+) Thường xuyên kiểm tra việc thực hiện định mức dự trữ vật liệu,phát hiện kịp thời các loại vật liệu ứ đọng, kém phẩm chất, chưa cần dùngvà có biện pháp giải phóng để thu hồi vốn nhanh chóng, hạn chế các thiệt

(+) Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáovề vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dựtrữ, sử dùng vật liệu.

(+) Thực hiện việc kiểm kê vật liệu theo yêu cầu quản lý, lập báo cáovề vật liệu, tham gia công tác phân tích và thực hiện kế hoạch thu mua, dựtrữ, sử dùng vật liệu.

II PHÂN LOẠI VÀ ĐÁNH GIÁ VẬT LIỆU.

2.1 Phân loại vật liệu.

Phân loại vật liệu là việc phân chia vật liệu của doanh nghiệp thànhcác loại, các nhóm, các thứ theo tiêu thức phân loại nhất định Tuỳ thuộcyêu cầu quản lý để sắp xếp trong thứ loại vật liệu vào cùng một tiêu thức.

Mỗi doanh nghiệp, do tính chất đặc thù trong sản xuất kinh doanh nênphải sử dụng nhiều loại vật liệu khác nhau, mỗi loại vật liệu được sử dụnglại có tính năng lý hoá riêng Để có thể quản lý một cách chặt chẽ và tổ chứchạch toán chi tiết từng loại, từng thứ vật liệu phục vụ cho nhu cầu quản trịdoanh nghiệp cần thiết phải phân loại chúng theo những tiêu thức nhất định.

* Căn cứ vào công dụng chủ yếu của vật liệu thì vật liệu được chiathành các loại như sau:

- Nguyên vật liệu chính ( bao gồm cả nửa thành phẩm mua ngoài ) :Là đối tượng lao động chủ yếu cấu thành nên thực thể chính của sản phẩmđược sản xuất ra như: sắt, thép trong DN chế tạo máy; xi măng, gạch ngóitrong DN xây dựng

- Vật liệu phụ: Là loại vật liệu có vai trò phụ trong quá trình sản xuất,chế tạo sản phẩm như làm tăng chất lượng của NVL chính hay tăng chấtlượng sản phẩm, phục vụ cho công tác quản lý, phục vụ cho sản xuất, choviệc bảo quản bao gói sản phẩm như các loại thuốc tẩy, thuốc nhuộm trongDN dệt; dầu nhờn, xà phòng, giẻ lau trong DN cơ khí sữa chữa; bao bì vàvật liệu đóng gói sản phẩm.

- Nhiên liệu: Là những loại vật liệu được dùng để cung cấp nhiệt năngcho quá trình sản xuất kinh doanh tạo điều kiện cho quá trình chế tạo sảnphẩm diễn ra bình thường.Ví dụ: xăng dầu, than củi; hơi đốt cung cấp nhiệtlượng cho các phương tiện vận tải, máy móc, thiết bị hoạt động.

- Phụ tùng thay thế: Là các phụ tùng, chi tiết được sử dụng để thaythế, sữa chữa các máy móc, thiết bị sản xuất, phương tiện vận tải của DN.

- Thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm các loại thiết bị cần lắp, khôngcần lắp, các vật kết cấu, các vật tư xây dựng dùng cho công tác xây dựng cơbản trong DN.

- Vật liệu khác: Là các loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuấtchế tạo sản phẩm hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý TSCĐ có thểsử dụng hoặc bán ra ngoài Ví dụ: gỗ, sắt vụn, phoi bào.

* Căn cứ vào nguồn gốc của NVL thì NVL được chia thành:

- NVL mua ngoài: Là những vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanhđược DN mua ở ngoài thị trường.

- NVL tự sản xuất: Là vật liệu DN tự sản xuất hoặc thuê ngoài gia công- NVL có từ nguồn khác, chẳng hạn được Nhà nước hoặc cấp trêncấp, nhận vốn liên doanh bằng vật liệu, vay bằng vật liệu…

* Căn cứ vào mục đích sử dụng NVL trong DN được chia thành các loại:- NVL trực tiếp dùng cho sản xuất sản phẩm.

- NVL dùng cho quản lý phân xưởng.- NVL dùng cho khâu bán hàng.

2.2 Đánh giá nguyên vật liệu

Tính giá vật liệu là xác định giá trị vật liệu để ghi sổ kế toán, do đó nócó ý nghĩa quan trọng trong việc hạch toán đúng tình hình tài sản cũng nhưchi phí sản xuất kinh doanh.

* Nguyên tắc kế toán sử dụng trong đánh giá NVL:+ Nguyên tắc giá gốc

+ Nguyên tắc nhất quán

- Phương phỏp kiểm kờ định kỳ cú đặc điểm là trong kỳ kế toỏn chỉtheo dừi, tớnh toỏn và ghi chộp cỏc nghiệp vụ nhập vật liệu, cũn giỏ trị vậtliệu xuất chỉ được xỏc định một lần vào cuối kỳ khi cú kết quả kiểm kờ vậtliệu hiện cũn cuối kỳ.

2.2.1 Tớnh giỏ nhập nguyờn vật liệu:

- Vật liệu mua ngoài:

Trong đú:

Giỏ mua ghi trờn hoỏ đơn:

Đối với cỏc đơn vị tớnh thuế giỏ trị gia tăng theo phương phỏp khấu

trừ thỡ đú chớnh là giỏ chưa tớnh VAT

Đối với cỏc đơn vị ỏp dụng phương phỏp trực tiếp khi tớnh thuế giỏ

trị gia tăng hoặc vật liệu mua vào sử dụng cho phỳc lợi, hành chớnh sựnghiệp đú là giỏ cú tớnh VAT.

Ngoài ra đối với vật liệu mua từ nước ngoài thỡ thuế nhập khẩu đượctớnh vào giỏ thực tế vật liệu nhập.

Trị giá vật liệu

hiện còn đầu kỳ Trị giá vật liệu nhập trong kỳ

-Trị giá vật liệu xuất trong kỳ

Giá mua ghi trên

hoá đơn Chi phí thu mua

= + - Chiết khấu th ơng mại, giảm giá đ ợc h ởngTrị giỏ vật liệuhiện cũn cuối kỳ

Giỏ vật liệunhập kho

Chi phí thu mua bao gồm : Chi phí vận chuyển, bảo quản từ nơi mua

về doanh nghiệp; chi phí thuê kho bãi; chi phí bảo hiểm hàng hoá khi mua;hao hụt trong định mức khi mua vật liệu; tiền công tác phí của người đi mua

Chiết khấu thương mại, giảm giá được hưởng : Khi DN mua nguyên

vật liệu một lần với số lượng lớn hoặc mua hàng nhiều lần trong khoảng thờigian nhất định hoặc vật liệu đã mua nhưng không đảm bảo qui cách phẩmchất nên người bán đồng ý giảm giá.

- Vật liệu được cấp hoặc nhận vốn liên doanh bằng vật liệu hay các cánhân cổ đông góp vốn bằng vật liệu: Giá thực tế vật liệu là giá ghi trên biênbản bàn giao hoặc giá do hội đồng định giá thẩm đình cộng thêm các chi phíkhác (nếu có).

- Vật liệu được biếu tặng, được thưởng: Giá thực tế vật liệu là giá trịvật liệu được biếu, tặng, thưởng hoặc tham khảo giá trị của loại vật liệutương đương trên thị trường.

- Vật liệu là phế liệu: Có hai cách tính gía:

Tính theo giá kế hoạch hoặc giá ước tính không điều chỉnh, có ưuđiểm là đơn giản nhưng không chính xác Hoặc tính giá thực tế bán trên thịtrường, có ưu điểm là tính đúng giá phế liệu nhưng nhược điểm là phức tạp.

2.2.2 Tính giá xuất vật liệu

Doanh nghiệp có thể sử dụng một trong các phương pháp tính giá sau.Tuy nhiên khi sử dụng phương pháp tính giá phải tuân thủ nguyên tắc nhấtquán.

* Tính giá xuất kho vật liệu theo phương pháp đơn giá bình quân:

Theo phương pháp này, giá thực tế vật liệu xuất dùng trong kỳ đượctính theo công thức:

Giá thực tế vật liệu = Số lượng vật liệu x Giá đơn vịxuất dùng xuất dùng bình quân

Trong đó, giá đơn vị bình quân có thể tính theo 1 trong 3 cách sau:

quân cả kỳ dự trữ

Lượng thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ Cách tính này có ưu điểm là đơn giản, dễ làm, tính giá trị vật liệuxuất sử dụng trong kỳ tương đối chính xác nhưng nhược điểm là công việctính toán dồn vào cuối tháng, gây ảnh hưởng đến công tác quyết toán nóichung

(+) Giá đơn vịbình quân cuối

(+) Giá đơn vị bìnhquân sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhậpLượng thực tế VL tồn kho sau mỗi lần nhập Cách tính này khắc phục được nhược điểm của 2 phương pháp trên,vừa chính xác vừa cập nhật Tuy nhiên phương pháp này tốn nhiều côngsức, tính toán nhiều lần, thường chỉ áp dụng cho doanh nghiệp sử dụng ítloại vật liệu, số lần nhập vật liệu trong tháng ít.

* Tính giá xuất kho theo phương pháp giá thực tế nhập trước, xuấttrước (FIFO):

Theo phương pháp này, giả thiết rằng số vật liệu nào nhập trước thìxuất trước, xuất hết số nhập trước thì mới đến số nhập sau theo giá thực tếcủa từng số hàng xuất Nói cách khác, cơ sở của phương pháp này là giáthực tế của vật liệu mua trước sẽ được dùng làm giá để tính giá thực tế vậtliệu xuất trước và do vậy giá thực tế của vật liệu tồn kho cuối kỳ sẽ là giáthực tế của số vật liệu mua vào sau cùng Phương pháp này thích hợp trongtrường hợp giá cả ổn định hoặc có xu hướng giảm.

* Phương pháp giá thực tế nhập sau, xuất trước (LIFO):

Phương pháp này giả định những vật liệu mua sau cùng sẽ được xuấttrước tiên, ngược với phương pháp nhập trước, xuất trước ở trên Phươngpháp nhập sau, xuất trước thích hợp trong trường hợp lạm phát.

* Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này vật liệu được xác định theo đơn chiếc hoặc

điều chỉnh) Khi xuất vật liệu nào sẽ tính theo giá thực tế của vật liệu đó Dovậy phương pháp này còn có tên gọi là phương pháp trực tiếp hoặc phươngpháp đặc điểm riêng Ưu điểm của phương pháp là vật liệu được tính chínhxác theo giá nhập nhưng nhược điểm là không phù hợp với giá thực tế thịtrường, sổ sách theo dõi vất vả.

III HẠCH TOÁN CHI TIẾT NGUYÊN VẬT LIỆU

Hạch toán chi tiết vật liệu là việc ghi chép , phản ánh sự biến độngnhập, xuất, tồn cho từng loại vật liệu cả về hiện vật và giá trị của từng kho vàtoàn doanh nghiệp Công việc hạch toán chi tiết vật liệu được theo dõi ở cảhai nơi: ở kho và phòng kế toán và thường là công việc tốn nhiều công sứcnhất.

Chứng từ hạch toán:

Kế toán tình hình nhập, xuất vật liệu thường liên quan đến nhiều loạichứng từ kế toán khác nhau, bao gồm những chứng từ có tính chất buộc lẫnnhững chứng từ có tính chất hướng dẫn hoặc tự lập Tuy nhiên dù là loạichứng từ gì cũng phải đảm bảo có đầy đủ các yếu tố cơ bản, tuân thủ chặtchẽ trình tự lập, phê duyệt và luân chuyển chứng từ để phục vụ cho yêu cầuquản lý ở các bộ phận có liên quan và yêu cầu ghi sổ kiểm tra của kế toán.Chứng từ kế toán liên quan đến nhập, xuất và sử dụng vật liệu bao gồm cácloại sau:

- Các chứng từ gốc:

+ Chứng từ phản ánh nguồn nhập như do thu mua, tự sản xuất, nhậnvốn góp hoặc cấp phát , chẳng hạn như hoá đơn giá trị gia tăng (nếu tínhthuế theo phương pháp khấu trừ) hay hoá đơn bán hàng (nếu tính theophương pháp trực tiếp ) trong trường hợp doanh nghiệp tự thu mua.

+ Chứng từ phản ánh mục đích xuất kho bao gồm chứng từ mệnh lệnh( lệnh xuất) và chứng từ thực hiện.

- Biên bản kiểm nhận vật tư, sản phẩm, hàng hoá (Mẫu số 05-VT):Đây là chứng từ để chứng minh nghiệp vụ giao nhận hàng tồn kho giữa

người cung cấp , người quản lý tài sản và cán bộ nghiệp vụ quản lý về sốlượng, chủng loại, chất lượng.

- Phiếu nhập kho ( Mẫu số 01- VT): là chứng từ phản ánh lượng hàngđược nhập qua kho trước khi xuất dùng hoặc xuất bán Phiếu nhập kho cóthể do cán bộ cung ứng hoặc kế toán vật tư lập Thường được lập 3 liên:

 Liên 1: để lưu

 Liên 2: người nhập hàng giữ

 Liên 3: thủ kho, kế toán luân chuyển giữ.

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 02-VT): được dùng để theo dõi chặt chẽ sốlượng vật tư, sản phẩm hàng hoá xuất kho cho sản xuất hoặc tiêu thụ Phiếuxuất kho là căn cứ để kế toán tập hợp chi phí và tính giá thành sản phẩm,định mức tiêu hao, giá vốn hàng tiêu thụ

Ngoài ra còn có một số chứng từ sau:  Thẻ kho ( Mẫu số 06-VT)

 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)  Phiếu xuất vật tư theo hạn mức ( Mẫu số 04-VT)

 Phiếu báo vật tư còn lại cuối kỳ ( Mẫu số 07-VT) Bảng phân bổ vật liệu sử dụng

1 Phương pháp hạch toán chi tiết nguyên vật liệu

Việc hạch toán chi tiết vật liệu có thể được thực hiện theo ba phươngpháp sau tuỳ theo điều kiện của từng doanh nghiệp

1.1 Phương pháp thẻ song song: * Nguyên tắc hạch toán:

- Ở kho: Thủ kho ghi chép sự biến động nhập, xuất, tồn của từng

loại vật liệu về số lượng trên Thẻ kho

- Ở phòng kế toán: Kế toán vật liệu ghi chép sự biến động nhập,xuất, tồn của từng loại vật liệu về cả hiện vật và giá trị trên sổ chi tiết vậtliệu Có bao nhiêu loại vật liệu thì có bấy nhiêu trang sổ chi tiết vật liệu

* Điều kiện áp dụng: Phương pháp này áp dụng ở những doanh

nghiệp có ít chủng loại vật tư, tài sản, hàng hoá, giá trị hàng hoá lớn cầnphải thường xuyên kiểm tra, theo dõi và áp dụng với kế toán được chuyênmôn hoá

* Ưu, nhược điểm của phương pháp:

- Ưu điểm: Đơn giản, dễ làm, dễ đối chiếu kiểm tra Cung cấp thông tinthường xuyên về tình hình biến động từng loại vật liệu trên cả hai mặt giá trị vàhiện vật Thích hợp với các doanh nghiệp có ít chủng loại vật liệu và có áp dụngkế toán máy.

- Nhược điểm: Ghi chép trùng lắp, không thích hợp với doanh nghiệp cónhiều loại vật liệu và công tác kế toán thủ công.

2.2 Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

* Ưu nhược điểm của phương pháp:

- Ưu điểm : Đơn giản, dễ thực hiện

- Nhược điểm : Khối lượng ghi chép của kế toán quá nhiều vào cuốitháng nên ảnh hưởng đến tính kịp thời của việc cung cấp thông tin kế toáncho các đối tượng khác nhau

2.3 Phương pháp sổ số dư* Nguyên tắc hạch toán:

- Ở kho : Thủ kho ghi chép giống như phương pháp thẻ song songnhưng cuối kỳ trên cơ sở số liệu tồn kho trên thẻ kho thủ kho vào sổ số dư(phần theo dõi về số lượng) Sổ này do kế toán lập và chuyển cho thủ khovào ngày cuối tháng để ghi sổ.

Các chứng từ nhập, xuất sau khi đã ghi vào thẻ kho phải được thủ khophân loại theo chứng từ và chuyển giao cho phòng kế toán kèm theo cácchứng từ nhập, xuất.

- Ở phòng kế toán : Kế toán vật liệu chỉ theo dõi sự biến động nhập,xuất, tồn cho từng loại vật liệu về giá trị trên Bảng kê lũy kế nhập, xuất, tồn

* Ưu, nhược điểm của phương pháp:

- Ưu điểm : Tránh được việc ghi chép trùng lắp giữa kho và phòng kếtoán Cung cấp thông tin kịp thời cho người quản lý về tình hình biến độngcủa nguyên vật liệu.

- Nhược điểm : Khó kiểm tra đối với các sai sót, nhầm lẫn.

IV KẾ TOÁN TỔNG HỢP VẬT LIỆU

Kế toán tổng hợp nguyên vật liệu là quá trình theo dõi tình hình nhập,xuất, tồn kho vật liệu theo giá trị Nhờ đó quá trình theo dõi mang tính kháiquát hoá cao hơn và có thể so sánh được Có hai phương pháp thường đượcdùng để hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu là:

- Phương pháp kê khai thường xuyên- Phương pháp kiểm kê đình kỳ

Kế toán tổng hợp vật liệu theo phương pháp kê khai thườngxuyên

4.1 Nội dung của phương pháp kê khai thường xuyên

Phương pháp kê khai thường xuyên là phương pháp hạch toán tổnghợp hàng tồn kho dùng để phản ánh một cách thường xuyên, liên tục tìnhhình biến động nhập, xuất, tồn của vật liệu, công cụ dụng cụ, thành phẩm,hàng hoá Phương pháp này có ưu điểm là cung cấp thông tin thường xuyênbiến động hàng tồn kho do kế toán phải mở sổ chi tiết theo dõi sự biến độngnhập, xuất, tồn Tuy nhiên phương pháp này cũng có nhược điểm là nếudoanh nghiệp sử dụng quá nhiều vật liệu, công cụ dụng cụ hoặc sản xuất raquá nhiều loại thành phẩm hay kinh doanh quá nhiều hàng hoá thì việc ghi

4.2 Kế toán tổng hợp nhập vật liệua.Thủ tục và chứng từ:

Căn cứ vào yêu cầu của quá trình kinh doanh, công ty thực hiện kýkết hợp đồng kinh tế với nhà cung cấp Tuỳ theo hình thức hợp đồng kinh tếđã được ký kết, nhà cung cấp sẽ vận chuyển hàng đến cho doanh nghiệphoặc doanh nghiệp đến kho của nhà cung cấp để nhận Nhà cung cấp sẽ giaonhận cho doanh nghiệp hoá đơn giao hàng là Hoá đơn giá trị gia tăng hayHoá đơn bán hàng Đối với những

vật tư quan trọng thì doanh nghiệp phải lập biên bản kiểm nghiệm để xácđịnh số vật tư thừa thiếu, đúng hay sai quy cách vật chất để nhập kho vàtrách nhiệm vật chất của những người liên quan Phiếu nhập kho được lậpthành 3 liên đặt giấy than viết 1 lần.

Bên Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng mua đang đi đường

Bên Có: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đường đã về nhập khoDư Nợ: Phản ánh giá thực tế hàng đang đi đường (đầu kỳ hoặc cuốikỳ)

Ngoài ra còn có các tài khoản: TK 133, 331, 311, 111, 112, phản ánhtình hình thanh toán với nhà cung cấp và số thuế giá trị gia tăng được khấu

trừ (nếu doanh nghiệp áp dụng tính thuế giá trị gia tăng theo phương khấutrừ).

c Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu : (Sơ đồ số 1)

Đối với nghiệp vụ nhập nguyên vật liệu (vật liệu tăng) thì nguyên tắc-chung để hạch toán là ghi Nợ TK 152 và đối ứng với nó sẽ là Có các TK cóliên quan khác nhau tuỳ theo nguồn gốc của vật liệu nhập kho.

Đối với vật liệu tăng do mua ngoài thì khi vật liệu về nhập kho cóchứng từ kèm theo, kế toán ghi:

Nợ TK 152

Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,311

Trường hợp doanh nghiệp mua vật liệu sử dụng để sản xuất mặt hàngkhông chịu thuế giá trị gia tăng hoặc sử dụng cho hành chính phúc lợi sựnghiệp thì giá mua nguyên vật liệu nhập là có tính cả thuế giá trị gia tăng.

- Trường hợp vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo, doanh nghiệpvẫn làm thủ tục nhập kho vật liệu nhưng chưa ghi sổ kế toán mà đợi đếncuối tháng nếu chứng từ về ghi sổ giống trường hợp vật liệu về có chứng từkèm theo Nếu chứng từ vẫn chưa về thì ghi sổ theo giá tạm tính và sangtháng sau nếu chứng từ về kế toán so sánh giữa giá thực tế và giá tạm tínhđể điều chỉnh.

Chứng từ về trước, vật liệu chưa về thì kế toán chưa ghi sổ mà đợiđến cuối tháng nếu vật liệu về thì làm thủ tục kiểm nghiệm nhập kho và ghigiống trường hợp vật liệu về chưa có chứng từ kèm theo, còn nếu cuối thángvật liệu vẫn chưa về thì kế toán ghi:

Nợ TK 151

Nợ TK 133 (nếu có) Có TK 111,112,331

Sang tháng sau nếu vật liệu về thì doanh nghiệp làm thủ tục kiểm

Nợ TK 152 Có TK 151

- Trường hợp doanh nghiệp mua hàng được hưởng chiết khấu do trảtiền trước thời gian qui định thì chiết khấu thu được coi là thu nhập hoạtđông tài chính và được hạch toán như sau:

Nợ TK 111,112,331

Có TK 515 “Doanh thu hoạt động tài chính”

- Trường hợp khi kiểm nghiệm nhập kho phát hiện vật liệu sai quicách phẩm chất được người bán giảm giá hoặc trả lại cho người bán thì kếtoán ghi giảm vật liệu, đồng thời giảm thuế giá trị gia tăng được chiết khấu(nếu là doanh nghiệp tính thuế giá tri gia tăng theo phương pháp khấu trừ):

Nợ TK 111,112,331 Có TK 152 Có TK 133

4.3 Kế toán tổng hợp xuất vật liệua Thủ tục và chứng từ

Căn cứ vào kế hoạch sản xuất kinh doanh, doanh nghiệp sẽ lập chứngtừ xuất vật liệu sử dụng cho các mục đích khác nhau:

- Sử dụng cho sản xuất kinh doanh: Phiếu xuất kho hoặc Phiếu xuất kho vậttư theo hạn mức

- Sử dụng để liên doanh: Phiếu xuất kho kèm theo Hợp đồng liên doanh- Thuê ngoài chế biến: Phiếu xuât kho kèm theo Hợp đồng gia công chế biến- Xuất từ kho này sang kho khác: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

c.Trình tự hạch toán một số nghiệp vụ chủ yếu: (Sơ đồ số 1)

Đối với nghiệp vụ xuất kho nguyên vật liệu (vật liệu giảm) thì nguyêntắc chung để hạch toán tổng hợp là ghi Có TK 152 đối ứng Nợ với các tàikhoản khác có liên quan tuỳ theo mục đích xuất kho và đối tượng sử dụngvật liệu

- Căn cứ vào chứng từ xuất vật liệu sử dụng cho sản xuất kinh doanhvà nơi sử dụng, kế toán ghi:

Nợ TK 621,627,641,642,241 Có TK 152

- Khi xuất vật liệu để thuê ngoài chế biến, hoặc tự chế biến, kế toánghi:

Nợ TK 154 Có TK 152

- Khi xuất vật liệu để góp vốn liên doanh, nếu xảy ra một trong cáctrường hợp sau thì kế toán sẽ ghi sổ như sau:

+ Số vốn góp liên doanh là vật liệu bằng giá trị vật liệu ghi trên sổ kếtoán, kế toán ghi:

Nợ TK 222,228,128 Có TK 152

+ Số vốn góp liên doanh là vật liệu khác giá trị vật liệu ghi trên sổ kếtoán, kế toán ghi:

Nợ TK 222,228,128 Có TK 412 Có TK 152

- Nếu kiểm kê phát hiện thiếu vật liệu, kế toán ghi:Nợ TK 1381

Có TK 152

Khi có quyết định xử lý số vật liệu thiếu, tuỳ theo nội dung quyếtđịnh, kế toán ghi:

Nợ TK 111,334: Phần tổ chức, cá nhân phải bồi thường

Nợ TK 632: Giá trị phần hao hụt mất mát sau khi đã trừ đi phần bồi thường của tổ chức, cá nhân

Có TK 1381

- Nếu đánh giá lại vật liệu mà giảm giá, kế toán ghi:Nợ TK 412: Phần giá trị chênh lệch giảm

Có TK 152: Phần giá trị chênh lệch giảm

(sơ đồ 1 trang bên)

Thuế nhập khẩu NVL

phải nộp NSNN -Giảm giá hàng mua

-Trả lại NVL cho người bán TK3332-Chiết khấu thương mại

Thuế tiêu thụ đặc biệt NVL TK 632nhập khẩu phải nộp NSNN

TK33312 NVL xuất bánThuế GTGT hàng NK phải

nộp NSNN(nếu được khấu trừ) TK 142,242 TK 411

Nhận vốn góp liên doanhNVL xuất dùng SXKD phải

Bằng NVL phân bổ dầnTK 621,623,627

641,642,241… TK 128,222

NVL xuất dùng cho SXKD hoặcNVL xuất kho để góp vốnXDCB không sử dụng hết nhập liên doanh

Lại kho

TK 128,222 TK 1381Thu hồi vốn góp liên doanh bằng NVL phát hiện thiếu khi

NVL nhập kho kiểm kê chờ xử lýTK 3381

NVL phát hiện thừa khi kiểm kê Chờ xử lý

V KẾ TOÁN DỰ PHÒNG GIẢM GIÁ NGUYÊN VẬT LIỆU TỒN KHO1 Khái niệm

Dự phòng giảm giá hàng tồn kho là việc trích lập trước một khoảntiền tính vào chi phí do có sự chênh lệch giữa giá gốc của hàng tồn kho lớnhơn giá trị thuần có thể thực hiện được của chúng tại thời điểm cuối kỳ kếtoán năm nhằm tạo nguồn tài chính bù đắp cho những thiệt hại có thể xẩy racho kỳ kế toán sau do nguyên nhân giảm giá nguyên vật liệu.

2 Điều kiện áp dụng:

Việc trích lập hay hoàn nhập các khoản dự phòng giảm giá nguyênvật liệu tại thời điểm lập báo cáo tài chính cuối năm phải tuân thủ các yêucầu sau:

- Phải có đầy đủ tài liệu, chứng từ chứng minh giá vốn của nguyên vậtliệu tại thời điểm lập dự phòng cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện đượccủa chúng trên thị trường;

- Việc ước tính giá trị thuần có thể thực hiện được của hàng tồn khophải dựa trên bằng chứng tin cậy thu thập được tại thời điểm ước tính;

- Là nguyên vật liệu thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp, tồn khotại thời điểm lập dự phòng.

Việc lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho được thực hiện trên cơ sởtừng mặt hàng tồn kho Tuy nhiên đối với những nguyên vật liệu tồn kho cógiá gốc cao hơn giá trị thuần có thể thực hiện được nhưng giá bán sản phẩmđược sản xuất ra từ nguyên vật liệu này không giảm hoặc thậm chí cao hơngiá hiện tại thì không được lập dự phòng giảm giá nguyên vật liệu.

3 Phương pháp hạch toán

Mức dự phòngphải trích cho

năm điểm kếhoạch

Lượngnguyên vậtliệu tồn kho

giảm giáx

Đơn giáhạchtoán trên

-Đơn giáthực tếthời điểm

lập dựphòng- Xác định mức dự phòng phải trích lập:

Có TK 159 “ Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”

+) Nếu số lập cho năm kế hoạch thấp hơn số đã lập thì kế toán hoànnhập phần chênh lệch giảm và hạch toán như sau:

Nợ TK 159 “Dự phòng giảm giá hàng tồn kho”Có TK 711: Thu nhập khác

VI HỆ THỐNG SỔ SÁCH SỬ DỤNG TRONG KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU

Sổ kế toán chính là hình thức biểu hiện của phương pháp đối ứng tàikhoản trên thực tế vận dụng Nó là phương tiện vật chất cơ bản để hệ thốnghoá số liệu kế toán trên cơ sở các chứng từ gốc và các tài liệu kế toán khác.Tuỳ theo hình thức sổ kế toán doanh nghiệp áp dụng để xác định các loại sổnhật ký, sổ cái và qui trình ghi sổ thích hợp Có các loại hình sổ tổng hợpsau:

- Hình thức Nhật ký- Sổ cái- Hình thức Nhật ký chung- Hình thức Chứng từ- Ghi sổ- Hình thức Nhật ký- Chứng từ

Dưới đây em xin trình bày sơ qua về hình thức chứng từ ghi sổ:

Theo hình thức này, sổ kế toán tổng hợp bao gồm chứng từ ghi sổ, sổđăng ký chứng từ, sổ cái Định kỳ hoặc hàng ngày kế toán căn cứ vào chứngtừ kế toán, bảng tổng hợp chứng từ để ghi vào chứng từ ghi sổ.Chứng từ ghisổ thực chất là một bảng kê chứng từ theo các tiêu thức nhất định để thuậntiện ghi vào sổ cái Sau khi đã ghi vào chứng từ ghi sổ, kế toán đăng kýchứng từ ghi sổ vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ theo số thứ tự ghi ở sổ đăngký chứng từ ghi sổ Từ đó chứng từ ghi sổ mới được ghi vào sổ cái theo nộidung kinh tế.

Tiền thân của Trung tâm Dịch vụ khách hàng là công ty Phát triển Cung ứng Vật tư Bưu điện Hà Nội với nhiệm vụ chính là phát triển thuê baovà cung ứng vật tư phục vụ sự phát triển, sửa chữa mạng lưới thông tin củaBưu điện Thành phố Hà Nội Sự phát triển mạnh của ngành Bưu chính Viễnthông nói chung và mạng lưới viễn thông Bưu điện Thành phố Hà Nội nóiriêng trong những năm qua đòi hỏi phải có sự chuyên môn hóa hơn nữa Do đóTrung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu điện Hà Nội đã được chia tách từ công tyPhát triển - Cung ứng vật tư Bưu điện Căn cứ NĐ 51/CP 01/8/95 của CP phêchuẩn TTDVKH được thành lập lại theo quyết định số 4356/QĐ_TCCB ngày18/12/1996 của Tổng Giám đốc Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông ViệtNam.

-Là một doanh nghiệp trực thuộc Bưu Điện thành phố Hà Nội, có tưcách pháp nhân, có con dấu theo mẫu Doanh nghiệp Nhà nước, có giấy phépđăng ký kinh doanh theo quy định hiện hành: giấy phép đăng ký kinh doanhdo Sở Kế hoạch và Đầu tư Hà Nội cấp Công ty được phép mở tài khoản

tiền Việt Nam và tại các ngân hàng, kho bạc Nhà nước, hạch toán phụ thuộcBưu điện Thành phố Hà Nội.

Được thành lập từ năm 1997 đến nay Trung tâm DVKH đã có một cơsở vật chất tương đối hoàn chỉnh với đội ngũ cán bộ công nhân viên có trìnhđộ kỹ thuật cao, có tinh thần trách nhiệm Nhờ đó mà tổ chức sản xuất củaTrung tâm ngày càng được phát triển và hoàn thiện qui mô hơn, phù hợphơn Trung tâm được trang bị những phương tiện cần thiết phục vụ cho hoạtđộng kinh doanh như: hệ thống máy tính, máy in tốc độ cao, đường truyềnsố liệu, điện thoại nghiệp vụ, máy fax, máy photocopy, account Internet, e-mail, máy điều hòa, bàn ghế hiện đại, các trang thiết bị phục vụ cho cáccông việc của công ty…

1.2 Nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Trung tâm Dịch vụ khách hàng

1.2.1 Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng

Nhiệm vụ của Trung tâm Dịch vụ khách hàng Bưu Điện Hà Nội do

Giám đốc BĐHN phê chuẩn Cụ thể như sau:

- Tiếp nhận các yêu cầu đầu vào- Phát triển thuê bao

- Tính cước, in cước

- Quản lý thanh toán cước phí

- Giải quyết khiếu nại các nghiệp vụ liên quan đến các nghiệp vụ viễnthông.

1.2.2 Cơ cấu tổ chức của Trung tâm dịch vụ khách hàng.

Để phù hợp với nhiệm vụ sản xuất kinh doanh, ngay từ khi mới thànhlập Công ty đã nhanh chóng tổ chức, sắp xếp lại bộ máy tổ chức, tinh giảmtối đa bộ máy quản lý gián tiếp, kết hợp việc sử dụng cán bộ trẻ được đàotạo cơ bản, chính quy nhưng còn ít kinh nghiệm với cán bộ chưa đạt trình độđại học nhưng có bề dày kinh nghiệm trong nghành, nghề Từ ngày 18/12/96Trung tâm được chia thành 4 phòng ban và hai đội với tổng số nhân viên là132 người.

Các phòng ban bao gồm :- Phòng tổng hợp

- Phòng tài chính kế toán: quản lý tài chính của Trung tâm- Phòng nghiệp vụ kinh doanh: chỉ đạo về mặt nghiệp vụ

- Phòng Giao dịch - Phát triển thuê bao: tiếp nhận yêu cầu đàu vào lắpđặt máy điện thoại cố định, fax,

Sơ đồ tổ chức trung tâm dịch vụ khách hàng bưu điện Hà Nội

(kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2005)

- Giám đốc Trung tâm do Tổng Công ty Bưu chính - Viễn thông ViệtNam bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều chuyển, khen thưởng và kỷ luật theo đềnghị của Giám đốc Bưu điện Thành phố Hà Nội Giám đốc là đại diện phápnhân của công ty, là người điều hành cao nhất ở Trung tâm, chịu tráchnhiệm trước Bưu điện Thành phố Hà Nội và pháp luật về quản lý và điềuhành công ty trong phạm vi quyền hạn và nghĩa vụ của mình.

- Phó Giám đốc do Bưu điện Thành phố Hà Nội bổ nhiệm, miễnnhiệm, điều chuyển Phó Giám đốc là người giúp đỡ Giám đốc điều hànhmột số lĩnh vực hoạt động của Trung tâm theo sự phân công của Giám đốc.Phó Giám đốc chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm và Pháp luật vềnhiệm vụ được giao

- Hành chính - quản trị

Phòng tổng hợp được đề xuất, cải tiến các biện pháp tổ chức phâncông quản lý của phòng nhằm thực hiện chức năng nhiệm vụ giám đốcgiao Là một phòng chức năng trực thuộc Trung tâm, có trưởng phòng chịutrách nhiệm, phụ trách chung và trực tiếp phụ trách các công tác tổ chứcnhân sự, thi đua, tổng hợp, có phó phòng giúp việc thay thế trưởng phòngkhi vắng mặt và trực tiếp phụ trách các công tác lao động tiền lương, ATLĐ,HCQT, có các chuyên viên, cán sự giúp việc.

Phòng nghiệp vụ - kinh doanh: P NV- KD là đơn vị chức năng trực

thuộc Giám đốc Trung tâm DVKH chỉ đạo điều hành công tác quản lýnghiệp vụ, kinh doanh, công tác khoa học kỹ thuật và tin học Phòng có

trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm về các mặt côngtác:

- Theo dõi chỉ đạo điều hành các đơn vị trong Trung tâm về công tácnghiệp vụ và qui trình sản xuất

- Hướng dẫn triển khai thực hiện các qui định , thủ tục, trình tự nghiệpvụ, giá, cước các dịch vụ viễn thông.

- Chỉ đạo việc triển khai công tác khuyến mại, chăm sóc khách hàng,giải quyết khiếu nại.

- Kiểm tra theo dõi chất lượng, tiến độ thực hiện của các đơn vị và tậphợp báo cáo đề xuất biện pháp giải quyết.

- Nghiên cứu áp dụng khoa học công nghệ, kĩ thuật trong sản xuất- Quản lý, đầu tư trang thiết bị kỹ thuật và tin học - viễn thông- Kinh doanh các trang thiết bị, dịch vụ viễn thông

Phòng tài chính - kế toán: là đơn vị chức năng trực thuộc Giám đốc

trung tâm Dịch vụ khách hàng Phòng có nhiệm vụ tham mưu, giúp việc chogiám đốc trung tâm chỉ đạo điều hành công tác tài chính kế toán của Trungtâm

* Khối sản xuất:

Phòng tiếp thị - chăm sóc khách hàng (TTCSKH): là đơn vị sản xuất

trực thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng Phòng TTCSKH có nhiệm vụtriển khai thực hiện công tác quản lý điều tra nghiên cứu phát triển thịtrường, tiếp thị bán hàng, chăm sóc khách hàng sau bán hàng, giải quyếtkhiếu nại và lưu giữ hợp đồng Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, cóphó phòng giúp việc thay thế trưởng phòng khi vắng mặt, có các cán bộcông nhân viên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:

- Tổ tiếp thị và chăm sóc khách hàng ( gọi tắt là 700)- Tổ giải quyết khiếu nại

- Tổ lưu giữ hợp đồng

Phòng giao dịch - phát triển thuê bao (GDPTTB): là đơn vị trực

thuộc Trung tâm Dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ tiếp nhận, điều hành cácđơn vị liên quan thực hiện các yêu cầu sử dụng dịch vụ viễn thông củakhách hàng, hoàn thiện các loại hồ sơ đầu vào phục vụ cho việc quản lý vàtính cước Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việcvà thay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ côngnhân viên chia làm 4 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:

- Tổ tổng hợp- Tổ giao dịch

- Tổ hoàn thiện hồ sơ khách hàng- Tổ thu ngân

Phòng tính cước:là đơn vị trực thuộc trung tâm DVKH có nhiệm vụ

lên danh mục, tính cước, in hoá đơn cước phí Bưu điện, bảo trì bảo dưỡngmạng Phòng có trưởng phòng phụ trách chung, có phó phòng giúp việc vàthay thế trưởng phòng khi trưởng phòng vắng mặt, có các cán bộ công nhânviên chia làm 3 tổ, mỗi tổ do một tổ trưởng quản lý:

- Tổ tính cước- Tổ quản trị mạng- Tổ tổng hợp, in cước

Phòng quản lý thanh toán I và II: là đơn vị trực thuộc trung tâm

dịch vụ khách hàng có nhiệm vụ quản lý và thực hiện việc thanh toán cướcphí viễn thông của đối tượng khách hàng là tư nhân, tiếp nhận yêu cầu đầuvào phát triển thuê bao, thừa lệnh Giám đốc yêu cầu các đơn vị trực thuộcgiải quyết các vấn đề liên quan đến quản ký theo dõi thanh toán khách hàngkhối tư nhân, có quyền đề nghị giám đốc tổ chức các hoạt động hỗ trợ, thúcđẩy tăng tỷ lệ thu, giảm tỷ lệ nợ đọng khối tư nhân, thừa lệnh giám đốc tiếpnhận giải quyết các khiếu nại của khách hàng về công tác thanh toán, đượcphép lập biên bản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân vi phạm thái độkhi tiếp xúc với khách hàng.

Phòng quản lý thanh toán III: là đơn vị được Giám đốc trung tâm

DVKH uỷ quyền để tiếp xúc, giao dịch với khách hàng sử dụng dịch vụ Bưuđiện thuộc khối cơ quan và công ty TNHH thuộc Đảng, Nhà nước, cácdoanh nghiệp, tổ chức, cá nhân người nước ngoài đảm bảo mục tiêu thunhanh thu đúng, thu đủ Phòng được phép xử lý các trường hợp chậm thanhtoán cước phí Bưu điện đối với các khách hàng thuộc khối cơ quan và côngty TNHH vi phạm hợp đồng sử dụng dịch vụ Bưu điện theo quy định củaBưu điện thành phố Hà Nội Được quyền trực tiếp làm việc với các đơn vịliên quan trong việc thanh toán cước phí.

1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và công tác kế toán

1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán:

+) Tổ chức hoạt động: Bộ máy kế toán tại phòng TC-KTTK củatrung tâm bao gồm 19 người Trong đó đồng chí Trưởng phòng kiêm Kếtoán trưởng chịu trách nhiệm trước Giám đốc Trung tâm điều hành toàn bộcông việc của phòng kế toán , 01 đồng chí phó phòng và các kế toán viênchịu trách nhiệm về phần công việc của mình theo sự phân công trực tiếpcủa Kế toán trưởng Bộ máy kế toán của trung tâm:

- Kế toán trưởng: Là người giúp việc cho giám đốc trung tâm, thựchiện quyền hạn và trách nhiệm của điều lệ tổ chức kế toán nhà nước Kếtoán trưởng phụ trách phòng, tổ chức, phân công nhân viên trong phòng phụtrách từng phần việc cụ thể đảm bảo quản lý chặt chẽ vốn, tài sản của trungtâm, của Bưu Điện Hà Nội Hạch toán kế toán, phân tích hoạt động kinh tếcủa trung tâm, tham mưu đề xuất với giám đốc ra các quyết định quản lý cóhiệu quả Thực hiện các chế độ báo cáo kế toán theo quy định.

- Phó phòng kế toán: Giúp việc kế toán trưởng, trực tiếp theo dõi mộtkhâu kế toán trong công việc chuyên môn được giao.

- Phòng được chia thành:

+ Tổ quản lý số liệu bưu điện phí

+ Tổ kế toán

+) Chức năng:

Phòng tài chính kế toán là đơn vị chức năng thuộc Trung tâm Dịch vụKhách hàng có trách nhiệm tham mưu giúp việc cho Giám đốc Trung tâm vềcác mặt công tác:

- Quản lý toàn bộ vốn tài sản của trung tâm

- Hạch toán, kế toán và phân tích hoạt động kinh tế của trung tâm- Lập và thực hiện các kế hoạch tài chính của trung tâm

- Lập báo cáo tài chính kế toán theo định kỳ

- Theo dõi, quản lý số liệu và số tiền bưu điện phí ghi nợ thu được củacác thuê bao trên địa bàn Hà Nội.

- Là đầu mối thực hiện việc phân chia doanh thu cho các đơn vị cùngtham gia kinh doanh dịch vụ viễn thông trong Bưu Điện Hà Nội.

- Kiểm tra định kỳ và đột xuất công tác tài chính các đơn vị trực thuộctrung tâm

+) Nhiệm vụ:

Bộ phận kế toán: chịu trách nhiệm kiểm tra, đối soát, theo dõi việc sử dụng tài sản của Trung tâm, kiểm tra và hạch toán kịp thời các khoản thu từ hoạt động phát triển thuê bao và thu cước phí Bưu Điện Tập hợp, đối soát để hoạch toán doanh thu, chi phí theo đúng quy định củaBưu Điện Hà Nội

Bộ phận quản lý số liệu: quản lý toàn bộ số liệu thu Bưu Điện phí, thu phát triển thuê bao trên mạng đảm bảo tính chính xác giữa số liệu trênsổ sách và máy tính Chịu trách nhiệm đảm bảo số liệu chuẩn trên mạng dùng chung cho tra cứu nợ đọng, xử lý tạm dừng thông tin và chăm sóc khách hàng.

Bộ phận thụ lý hồ sơ nợ phải thu khó đòi:

- Hướng dẫn các đơn vị tập hợp các hồ sơ nợ cước đã thực hiệnđòi nhiều lần nhưng không đòi được để phục vụ việc lập dự phòng vàthuê thu nợ đọng.

- Làm việc với các công ty luật, văn phòng luật sư để thuê thunợ đọng

- Khởi kiện các thuê bao nợ cước tại các toà án nhân dân

+) Quyền hạn

Có quyền đề xuất các biện pháp liên quan đến các mặt công tác đượcgiao Được thừa lệnh giám đốc trong việc chỉ đạo điều hành công việc theođúng thẩm quyền và lĩnh vực công tác đã được giao Được phép lập biênbản đề nghị giám đốc trung tâm xử lý cá nhân, đơn vị vi phạm thể lệ, thủtục, quy trình, quy phạm đã đề ra

+) Mối quan hệ công tác:

Phòng Tài chính Kế toán có quan hệ với các đơn vị trong và ngoàiBưu điện Hà Nội theo uỷ quyền của Giám đốc Trung tâm để hoàn thànhcông tác được giao Khi thực hiện các chức năng nhiệm vụ của mình, PhòngTài chính Kế toán có nhiệm vụ phối hợp với các phòng ban đơn vị trongtrung tâm hoàn thành nhiệm vụ được giao.

Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 1/1 và kết thúc ngày 31/12 hàng nămĐơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VNĐ

Hình thức sổ áp dụng: Chứng từ ghi sổ

Nguyên tắc ghi sổ: CTGS được lập từ chứng từ gốc hoặc bảng tổng

hợp các chứng từ gốc cùng loại, có cùng nội dung kinh tế là căn cứ để ghi sổcái CTGS được đánh số hiệu liên tục trong từng tháng( theo số thứ tự trongsổ đăng ký chứng từ ghi sổ ) và có chứng từ gốc kèm theo, được kế toántrưởng duyệt trước khi ghi sổ

Các loại sổ sử dụng:- Sổ tổng hợp TK

Sơ đồ hạch toán theo hình thức CTGS ( sơ đồ )

Chứng từ gốc

Sổ quỹBảng tổng hợp chứngtừ gốc

Sổ, thẻkế toánchi tiết

Chứng từghi sổSổ đăng ký chứng

từghi sổ

Sổ cái

Bảng cân đối

Bảngtổnghợp chi

Tiết