Chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu và thực tiễn áp dụng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

Chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu và thực tiễn áp dụng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

LỜI MỞ ĐẦU 4

1 Lý do chọn đề tài 4

2 Mục đích, ý nghĩa của đề tài 5

3 Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề 5

4 Kết cấu chuyên đề 5

5 Phương pháp nghiên cứu 6

CHƯƠNG 1: CHẾ ĐỘ PHÁP LÝ VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU 7

1.1 Những vấn đề lý luận về hợp đồng xuất nhập khẩu 7

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm 7

1.1.2 Phân loại 7

1.1.3 Hình thức cơ cấu hợp đồng xuất nhập khẩu 8

1.1.4 Nội dung cơ bản của hợp đồng xuất nhập khẩu 9

1.1.5 Nguồn luật điều chỉnh 10

1.2 Chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu 13

1.2.1 Điều kiện về tên hàng 13

1.2.2 Điều kiện về phẩm chất 13

1.2.3 Điều kiện về số lượng 14

1.2.4 Điều khoản giao hàng 14

1.2.5 Giá cả 14

1.2.6 Thanh toán 14

1.2.7 Bao bì và ký mã hiệu 15

1.2.8 Bảo hành 16

1.2.9.Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng 16

1.2.10 Bảo hiểm 17

1.2.11 Bất khả kháng 18

1.2.12 Khiếu nại 18

1.2.13 Trọng tài 18

1.3 Quá trình đàm phán và ký kết Hợp đồng xuất nhập khẩu 19

1.3.1 Các phương thức đàm phán 19

1.3.2 Soạn thảo và ký kết hợp đồng 20

1.4 Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu 21

1.4.1 Xin giấy phép xuất/nhập khẩu 22

1.4.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu 22

1.4.3 Kiểm tra chất lượng 23

1.4.6 Làm thủ tục hải quan 25

1.4.7 Giao nhận hàng với tàu 25

1.4.8 Làm thủ tục thanh toán 27

1.4.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại 28

1.5.Tranh chấp và việc giải quyết tranh chấp trong hợp đồng xuất nhập khẩu 29

1.5.1.Thương lượng trực tiếp giữa các bên tranh chấp 29

1.5.2.Hòa giải tranh chấp 30

1.5.3 Giải quyết tranh chấp theo thủ tục trọng tài 31

1.5.4 Giải quyết tranh chấp tại tòa án 32

CHƯƠNG 2: THỰC TIỄN ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ PHÁP LÝ VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP KHẨU VIGLACERA 33

2.1.Tổng quan về công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera 33

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera 33

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera 34

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty cổ phần xuất nhập khẩu

Viglacera 35

2.1.4 Lao động và những vấn đề pháp lý về lao động của công ty 40

2.2.Thực tiễn ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty 47 2.2.1.Tình hình xuất nhập khẩu 47

2.2.2.Tình hình ký kết và thực hiện hợp đồng xuất khẩu của công ty 50

2.2 Tình hình thực hiện các hợp đồng xuất nhập khẩu 55

2.3 Kết thúc hợp đồng 58

2.4 Tranh chấp và giải quyết tranh chấp 58

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN VÀ NÂNG CAO HIỆU QUẢ KÝ KẾT VÀ THỰC HIỆN HỢP ĐÔNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY 61

3.1 Những thuận lợi và khó khăn trong việc ký kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu 61

3.1.1 Những thuận lợi 61

3.1.2 Khó khăn, thách thức 66

3.2 Một số kiến nghị 69

3.2.1.Kiến nghị nhằm hoàn thiện chế độ hợp đồng xuất nhập khẩu 69

3.2.2 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện tại công ty 72

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 80

I.Văn bản quy phạm pháp luật 80

II Điều ước quốc tế và tập quán, thông lệ thương mại quốc tế 81

III.Tài liệu tham khảo khác 81

Lời mở đầu

1 Lý do chọn đề tài

Thực hiện chính sách hội nhập kinh tế quốc tế mở rộng và phát triển quan

hệ thương mại với nước ngoài của Đảng và Nhà nước ta các doanh nghiệpViệt nam đang tích cực tham gia hoạt động kinh tế đối ngoại với các thươngnhân nước ngoài Một trong những lĩnh vực chủ yếu của kinh tế đối ngoại làhoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa.Trong những năm qua hoạt động xuấtnhập khẩu hàng hóa ngày càng đóng góp hiệu quả cho sự phát triển kinh tếquốc dân, cho sự nghiệp công nghiệp hóa hiện đại hóa đất nước

Trong hoạt động xuất nhập khẩu thì một công cụ pháp lý trung tâm mà cácdoanh nghiệp xuất nhập khẩu thường xuyên sử dụng là hợp đồng xuất nhậpkhẩu.Tuy nhiên trong bối cảnh mới đất nước mới chuyển sang cơ chế mớipháp luật còn đang trong thời gian hoàn thiện,các doanh nghiệp nước ta cònnon kém kinh nghiêm,thiếu hiểu biết pháp luật trong giao thương quốc tế lạiphải đối mặt với những thương nhân nước ngoài sắc sảo trong kinh doanh,sành sỏi về pháp luật; do vậy các doanh nghiệp nước ta còn chịu nhiều thuathiệt và rủi ro khi ký kết các hợp đồng làm cho hoạt động xuất nhập khẩu thực

sự chưa đạt hiệu quả cao.Việc hoàn thiện pháp luật trong hoạt động kinh tếđối ngoại cũng như trong chế độ về hợp đồng xuất nhập khẩu là yêu cầu cầucấp bách hiện nay

Trong một thời gian thực tập tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

đã cho em có điều kiện hiểu biết thực tế việc áp dụng chế độ pháp lý về hợpđồng xuất nhập khẩu tại công ty qua đó cũng thấy đựợc những yêu cầu bứcxúc của công ty trong việc nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện hợp đồng

xuất nhập khẩu.Vì vậy em đã quyết định chọn đề tài “chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu và thực tiễn áp dụng tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera” cho chuyên đề thực tập tốt nghiệp của mình.

Có được chuyên đề này là nhờ sự hướng dẫn nhiệt tình của thầy Thạc sỹ Đỗ Kim Hoàng, sự giúp đỡ rất lớn của các anh chị trong công ty đặcbiệt các anh chị trong phòng Kinh tế, Trung tâm xuất nhập khẩu, phòng Tổchức hành chính…Xin chân thành cảm ơn sự tạo giúp đỡ và tạo điều kiệnđó,hy vọng chuyên đề này sẽ đáp ứng lòng mong mỏi của mọi người.

giáo-Xin được nhận mọi ý kiến trao đổi, góp ý để hoàn thiện chuyên đề hơn

2 Mục đích, ý nghĩa của đề tài

Chuyên đề được thực hiện nhằm hệ thống hóa và làm rõ các vấn đề pháp

lý về hợp đồng xuất nhập khẩu,đồng thời đánh giá việc áp dụng chúng trongviệc ký kết và thực hiện tại công ty và đề xuất một số kiến nghị để hoàn thiệnpháp luật về hợp đồng xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiệntai công ty

Qua chuyên đề sẽ làm cho chúng ta có tầm nhìn khái quát pháp luật vềhợp đồng xuất nhập khẩu nước nhà, đồng thời qua thời gian thực tiễn tại công

ty là một cơ hội lớn để kết hợp lý luận và thực tiễn để trau dồi và làm sâu sắckiến thức đã học

3 Phạm vi nghiên cứu của chuyên đề.

Do hạn chế về thời gian và do kiến thức có hạn nên chuyên đề chỉ tậptrung làm rõ chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu hiện hành và thựctiễn tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera trong những năm gầnđây,chủ yếu là hợp đồng kinh doanh xuất nhập khẩu hàng hóa.Những giảipháp mà chuyên đề đề cập chỉ mang tính kiến nghị nhằm hoàn thiện pháp luật

về hợp đồng xuất nhập khẩu, nâng cao hiệu quả ký kết và thực hiện tại công

ty trong những năm tới

4 Kết cấu chuyên đề

Chuyên đề bao gồm các phần là: Phần mở đầu, phần nội dung, phần kếtluận và phần danh mục tài liệu tham khảo.Trong đó phần nội dung là phần cốtlõi của chuyên đề bao gồm các chương như sau:

Chương 1: Chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu

Chương 2: Thực tiễn áp dụng chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu

tại công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

Chương 3: Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện và nâng cao hiệu quả ký

kết và thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu tại công ty cổ phần xuất nhập khẩuViglacera

5 Phương pháp nghiên cứu

Phương pháp chung được sử dụng trong quá trình tìm hiểu là phươngpháp luận của chủ nghĩa Mac-Lênin bao gồm phương pháp duy vật biệnchứng và phương pháp duy vật lịch sử

Phương pháp cụ thể được áp dụng là phương pháp logic kết hợp với lịchsử,phân tích và tổng hợp, nghiên cứu lý thuyết, điều tra và tổng kết thực tiễn

để đưa ra những kết luận phù hợp

Chương 1 CHẾ ĐỘ PHÁP LÝ VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU 1.1 Những vấn đề lý luận về hợp đồng xuất nhập khẩu

1.1.1 Khái niệm, đặc điểm

Hợp đồng xuất nhập khẩu còn gọi là hợp đồng mua bán quốc tế hoặchợp đồng mua bán ngoại thương là sự thoả thuận giữa các đương sự có trụ sởkinh doanh ở các nước khác nhau, theo đó một bên gọi là bên xuất khẩu (Bênbán) có nghĩa vụ chuyển vào quyền sở hữu của một bên khác gọi là bên nhậpkhẩu (Bên mua) một tài sản nhất định, gọi là hàng hoá; bên mua có nghĩa vụ

Định nghĩa trên đây nêu rõ: Bản chất của hợp đồng này là sự thoả thuận củacác bên ký kết Chủ thể của hợp đồng là Bên bán (bên xuất khẩu) và bên mua(bên nhập khẩu) Họ có trụ sở kinh doanh ở các nước khác nhau Bên bángiao một giá trị nhất định, và để đổi lại, bên mua phải trả một đối giá cânxứng với giá trị đã được giao

Đối tượng của hợp đồng này là tài sản; do được đem ra mua bán tài sảnnày biến thành hàng hoá Hàng hoá này có thể được chuyển ra (hoặc đưa vào)lãnh thỗ người bán (người mua) hoặc đưa vào (hoặc từ) khu vực đặc biệt nằmtrên lãnh thỗ nước đó được coi là khu vực hải quan theo quy định của phápluật (Đ28- thương mại 2005)

Đồng tiền thanh toán trong hợp đồng phải là ngoại tệ đối với ít nhất mộtbên trong quan hệ hợp đồng

1.1.2 Phân loại

Pháp luật Việt nam xem hoạt động xuất nhập khẩu gồm 2 hoạt động xuấtkhẩu và hoạt động nhập khẩu (Đ28-Luật thương mại 2005) theo đó có thểchia hợp đồng xuất nhập khẩu thành 2 loại hợp đồng xuất khẩu và hợp đồng

nhập khẩu, khi đó sự phân biệt giữa hai loại này ở việc đưa hàng hóa ra ngoàihay vào lãnh thổ Việt nam tương ứng với hợp đồng xuất khẩu hay hợp đồngnhập khẩu.Tuy nhiên trong thực tế trong hợp đồng xuất nhập khẩu bao gồmnhiều hợp đồng khác nhau được ký kết để thực hiện hoạt động xuất nhậpkhẩu, dù pháp luật Việt nam cũng như thế giới không quy định rõ ràng là cónhững loại nào nhưng qua thực tiễn ký kết các hợp đồng trong thương mạiquốc tế có thể phân loại hợp đồng xuất nhập khẩu thành 2 hai nhóm sau

Hợp đồng xuất nhập khẩu liên quan đến hàng hóa bao gồm hợp đồng mua

bán,trao đổi hàng hóa (ví dụ trao đổi gạo lấy phân bón, sắt thép với thươngnhân Nga), thông qua đấu thầu, đấu giá hàng hóa

Hợp đồng xuất nhập khẩu liên quan đến dịch vụ bao gồm các hợp đồng liên

quan đến hoạt động xuất nhập khẩu các dịch vụ như : vận tải, du lịch, bảohiểm, gia công sản phẩm… Trong phạm vi của chuyên đề chỉ đề cập chủ yếuđến hợp đồng xuất nhập khẩu hàng hóa, các hợp đồng như hợp đồng vận tải,hợp đồng bảo hiểm thường được gọi là hợp đồng liên quan đến hợp đồngxuất nhập khẩu hàng hóa vì các hợp đồng đó là một trong những nội dung củahợp đồng xuất nhập khẩu.Các doanh nghiệp Việt nam cũng chủ yếu thực hiệnhoạt động xuất nhập khẩu hàng hóa,trong nhiều trường hợp thuật ngữ xuấtnhập khẩu thường chỉ dùng đến khi nói về xuất nhập khẩu hàng hóa

1.1.3 Hình thức cơ cấu hợp đồng xuất nhập khẩu

1.1.3.1 Hình thức

Ở nước ta theo luật thương mại 2005 tại điều 27 khoản 2 thì “mua bánhàng hóa quốc tế phải được thực hiện trên cơ sở hợp đồng bằng văn bản hoặcbằng hình thức khác có giá trị pháp lý tương đương đương” Như vậy Luậtpháp nước ta chỉ công nhận hình thức văn bản trong hợp đồng mua bán ký kếtvới nước ngoài.Trong khi đó theo luật quốc tế như công ước Viên 1980 vềmua bán hàng hóa quốc tế lại không giới hạn hình thức ký kết của hợp đồng

“Không yêu cầu hợp đồng mua bán phải được ký kết hoặc được xác nhậnbằng văn bản hoặc phải tuân thủ một yêu cầu nào đó về hình thức Có thểdùng bất kỳ phương thức nào kể cả lời khai nhân chứng để chứng minh sựtồn tại của hợp đồng” (Đ11)

1.1.3.2 Cơ cấu của hợp đồng

Một hợp đồng xuất nhập khẩu thường bao gồm các phần sau đây

Phần mở đầu gồm những nội dung sau đây

- Tên và số hợp đồng

- Ngày và nơi ký hợp đồng

- Các bên ký hợp đồng (nhà xuất khẩu, nhập khẩu ) phần này ghi tên đơnvị,địa chỉ liên hệ, tên điện tín, số điện thoại, fax, tên và chức vụ người ký hợpđồng

- Cam kết ký hợp đồng

Phần các điều khoản cam kết cụ thể ( tên hàng ,số lượng quy cách, phẩm

chất, giá cả, thanh toán, vận tải và các điều khoản thưởng phạt, bất khả kháng,hiệu lực hợp đồng )

Phần ký kết các bên xuất khẩu và nhập khẩu ký vào hợp đồng

1.1.4 Nội dung cơ bản của hợp đồng xuất nhập khẩu

Nội dung cơ bản của hợp đồng là những điều kiện mua bán mà các bên

đã thỏa thuận Một hợp đồng có 2 loại điều khoản sau

1.1.4.1 Điều khoản chủ yếu

Là những điều khoản nếu một bên trong hợp đồng không thực hiện thì bên kia có quyền hủy bỏ hợp đồng và phạt gây thiệt hại Các điều khoản đó như là : tên hàng, số lượng, chất lượng, địa điểm và thơi hạn giao hàng, giá

cả, thanh toán…

1.1.4.2 Điều khoản không chủ yếu

Là những điều khoản nếu một bên vi phạm thì bên kia không có quyền hủy hợp đồng mà chỉ có quyền đòi hỏi bên thực hiện và bắt phạt.

Pháp luật Việt nam không quy định cụ thể những điều khoản nào là chủ yếu và không chủ yếu mà chỉ quy định những nội dung mang tính hướng dẫn như : Đối tượng hợp đồng, số lượng, chất lượng, giá cả, phương thức thanh toán, thời hạn, địa điểm thanh toán, quyền và nghĩa vụ các bên, trách nhiệm

do vi phạm hợp đồng…(Đ 402 Bộ luật dân sự ).Công ước Viên cũng vậy chỉ quy định gián tiếp những nội cơ bản của một hợp đồng qua bản chào hàng như: Giá cả,phương thức thanh toán, số lượng và phẩm chất hàng hóa, địa điểm và thời hạn giao hàng, trách nhiệm các bên, giải quyết tranh chấp…(Đ 19.3).Việc pháp luật quy định như vậy xuất phát từ tính tự do thỏa thuận của hợp đồng nhằm đạt được những thuận lợi nào đó cho việc ký kết, thực hiện và tránh những rủi ro có thể gặp phải của các bên Ngay cả khi một sự vi phạm

là cơ bản thì công ước Viên cũng chỉ định nghĩa một cách trừu tượng đó là trường hợp người bị thiệt hại “bị mất cái mà họ có quyền chờ đợi trên cơ sở hợp đồng” (Đ25) mà không quy định một cách chính thức cụ thể là những trường hợp nào.

1.1.5 Nguồn luật điều chỉnh

1.1.5.1 Điều ước quốc tế ( ĐƯQT)

Có hai loại điều ước quốc tế điều chỉnh họat động thương mại quốc tế: Một là điều ước quốc tế quy định những nguyên tắc chung mang tính chỉ đạo đối với các hành vi thương mại của các thương nhân giữa các quốc gia khác nhau như quy chế Tối huệ quốc và Đãi ngộ quốc gia của Hiệp định GATT/WTO Hai là điều ước quy định cụ thể quyền và nghĩa vụ các bên trong quan hệ thương mại quốc tế; điển hình là công ước Viên 1980 về hợp đồng mua bán hàng hóa quốc tế quy định thủ tục ký kết hợp đồng mua bán

hàng hóa quốc tế, quyền và nghĩa vụ của các bên, trách nhiêm do vi phạm hợp đồng.

Theo quy định của pháp luật Việt nam đối với những ĐƯ mà Nhà nước

đã tham gia ký kết và phê chuần thì sẽ áp dụng các ĐƯ đó cả khi ĐƯ đó trái quy định của pháp luật Việt nam Đối với những ĐƯ mà nhà nước ta chưa tham gia hoặc chưa công nhận thì chỉ áp dụng các điều khoản không trái với pháp luật Việt nam và khi có sự thỏa thuận áp dụng giữa các bên.

1.1.5.2 Pháp luật quốc gia

Các bên trong quan hệ hợp đồng có thể thỏa thỏa thuận dẫn chiếu luật của một nước bất kỳ để điều chỉnh các giao dịch của mình Ngoài ra khi họ là thành viên của công ước mà công ước này dẫn chiếu đến việc áp dụng luật của của một nước thành viên thì luật nước đó cũng trở thành luật đỉều chỉnh quan hệ giữa các bên.

Việc áp dụng luật quốc gia là do ý chí trực tiếp của các bên thể hiện trong các điều khoản của hợp đồng hoặc gián tiếp khi xuất phát từ nội dung của hợp đồng và điều kiện liên quan đến việc thực hiện các hợp đồng đó từ

đó các bên muốn đặt nghĩa vụ của mình dưới sự điều chỉnh của pháp luật của một quốc gia nào đó Ngay cả trong trường hợp không thỏa thuận luật áp dụng cho hợp đồng thì trường hợp này luật quốc gia được áp dụng theo nguyên tắc xung đột pháp luật.Theo đó Luật quốc gia được áp dụng có thể là luật nơi quốc gia có nghĩa vụ chủ yếu được thực hiện như luật của người bán,luật của của quốc gia vận chuyển ; hoặc Luật của quốc gia nơi ký kết hợp đồng; Luật của nơi có mối liên hệ mật thiết với hợp đồng do Tòa án đưa

ra như Luật của quốc gia mà các bên có chung quốc tịch, luật nơi có bất động sản, luật của nơi mà các bên sử dụng ngôn ngữ nơi đó khi soạn thảo 1.1.5.3 Tập quán thương mại quốc tế và hợp đồng mẫu

Tập quán thương mại quốc tế là những quy tắc xử sự phổ biến được hình

thành lâu đời trong thực tiễn hoạt động thương mại quốc tế

Bản thân tập quán thương mại quốc tế không có hiệu lực pháp lý như mộtvăn bản quy phạm pháp luật mà nó chỉ có hiệu lực trong những trường hợpnhất định.Thực tiễn hoạt động thương mại từ trước đến nay cho thấy nhữngtrường hợp mà tập quán đó có hiệu lực như sau

- Chúng được chính các quốc gia công nhận bằng văn bản nó như là một vănbản quy phạm pháp luật, ví dụ như Ucraina, Iran và một số nước chậm pháttriển ở Châu Phi

- Là ý chí của các bên trong hợp đồng trong việc thỏa thuận chọn áp dụng

- Được Tòa Án Trọng Tài công nhận như là nguồn luật điều chỉnh quan hệgiữa các bên theo hợp đồng xuất phát từ hoàn cảnh cụ thể của vụ việc

Một trong những tập quán được Ủy ban thương mại quốc tế soạn thảo lầnđầu tiên và được sử dụng nhiều nhất trong thương mại quốc tế là cuốn “Cácđiều kiện thương mại quốc tế” (International commercial terms -Incoterms)với 6 lần sữa đổi và bổ sung từ năm 1936, 1953, 1967, 1980, 1990,2000.Ngoài Incoterms còn có “những nguyên tắc thống nhất và tập quán liênquan đến tính dụng chứng từ (L/C)” (UCP-500) công bố năm 1993 cũng có ýnghĩa quan trọng được hầu hết các ngân hàng sử dụng trong thanh toán quốc

tế

Hợp đồng mẫu,những điều kiện giao dịch chung,những chỉ dẫn dù hạn chế

các bên trong việc xác định các điều kiện của hợp đồng nhưng chính sự tự docủa các bên trong việc xác định các điều kiện là cơ sở xây dựng các hợp đồngmẫu.Trên phiếu ghi hợp đồng mẫu thường có văn bản của hợp đồng mẫu vàmột số điều khoản đã được điền vào cụ thể ( tên gọi, địa chỉ các bên, giá, thờihạn giao hàng ) và hợp đồng có hiệu lực khi các bên ký lên phiếu Hợp đồngmẫu được soạn thảo bởi các tổ chức, chủ thể có uy tín trên thế giới ví dụ như

Hiệp hội thương mại Luân Đôn ( LonDon cortrade association ), Ủy ban kinh

tế Châu âu

1.1.5.4 Án lệ

Đây là việc Tòa án sử dụng một hoặc một số phán quyết của Tòa án đãđược công bố để làm khuôn mẫu áp dụng cho việc giải quyết các trường hợptranh chấp vụ việc tương tự Mặc dù chưa được nhà nước và pháp luật Việtnam công nhận nhưng lại được công nhận cho việc áp dụng giải quyết cáctranh chấp, vụ việc tương tự ở nhiều nước trên thế giới như các nước trong hệthống pháp luật Anh-Mỹ, Châu Âu lục địa

1.2 Chế độ pháp lý về hợp đồng xuất nhập khẩu

Nội dung của hợp đồng xuất nhập khẩu là tất cả các điều khoản được cácbên thỏa thuận trong hợp đồng cho phép xác lập quyền và nghĩa vụ mỗibên.Trên cơ sỡ luật thương mại và một số quy định mang tính hướng dẫn tạiĐiều 402 Bộ luật dân sự 2005 có thể thấy một hợp đồng mua bán hàng hóanói chung và hợp đồng xuất nhập khẩu nói riêng phải có các điều khoản sau

1.2.1 Điều kiện về tên hàng

Điều khoản này nêu tên hàng, đặc tính (công dụng) và chủng loại hàng.Tênhàng có thể là tên thường gọi, tên khoa học, thường ghi kèm với nơi sản xuất,nhãn hiệu, công dụng của hàng

1.2.2 Điều kiện về phẩm chất

Phẩm chất là điều khoản nói lên mặt chất của hàng hóa như tính năng,tác dụng, công suất, hiệu suất…của hàng hóa đó Xác định cụ thể phẩm chấtcủa sản phẩm là cơ sở xác định giá cả.Do vậy để xác định điều kiện phẩmchất tốt dẫn đến xác định giá cả tốt, đúng và mua được hàng hóa đúng yêu cầucủa mình

Trong thực tiễn mậu dich hiện nay có nhiều biện pháp xác định phẩmchất hàng hóa: Có thể dựa vào hàng thực hoặc hàng mẫu mà 2 bên xem hàng

có thể trực tiếp gặp hoặc gửi hàng mẫu (lấy từ lô hàng hoặc được sản xuất ralàm hàng mẫu ) cho nhau xem xét kiểm nghiệm và đàm phán Cũng có thểdùng thuyết minh mô tả để định chất lượng hàng hóa hoặc có thể dựa vàonhãn hiệu hàng hóa để xác định chất lượng Dù được xác định theo cách nàothì các bên đều mong muốn hàng hóa của mình của mình có giấy chứng nhậncủa hệ thống chất lượng theo tiêu chuẩn quốc tế (ISO 9000)

1.2.3 Điều kiện về số lượng

Số lượng hàng xác định bằng các đơn vị tính số lượng, trọng lượng,khối lượng,chiều dài diện tích, chiếc, kiện, thùng, hòm Việc xác định đơn vịtùy vào mỗi loại hàng hóa khác nhau.Thông thường điều khoản ghi số lượnghàng hóa kèm với độ dung sai.Ngoài đơn vị tính phải thống nhất, điều khoảnnày còn ghi rõ phương pháp quy định số lượng như 1000 cái hay “xấp xỉ”,

“khoảng” 1000 cái…tùy vào loại hàng, phương pháp quy định trọng lượnggồm trọng lượng tịnh hay cả trọng lượng bao bì hoặc trọng lượng thương mại

1.2.4 Điều khoản giao hàng

Là điều khoản quy định trách nhiệm của 2 bên đưa hàng tới địa điểm giaohàng và từ địa điểm giao hàng tới đích đến, xácđịnh thời gian, địa điểm vàphương thức giao hàng cùng với nghĩa vụ thông báo giao hàng, quy định chi phícho các bên phải chịu và xác định thời điểm chuyển rủi ro và tổn thất về hànghóa từ người bán sang người mua Các điều kiện giao hàng được dùng nhiều nhất

ở Việt nam là các điều kiện trong Incoterms: FOB, CIF và CFR…

1.2.5 Giá cả

Cần xác định giá cả trong hợp đồng bao gồm các vấn đề : Đơn vị đểtính giá,cơ sở tính giá, lựa chọn đồng tiền để tính Giá cả phải biểu thị rõ đơngiá, tổng trị giá, đồng tiền tính giá và đồng tiền thanh toán.Bên cạnh đó cần cóphương pháp quy định giá để để phòng sự mất giá của đồng tiền hay sự daođộng của tỉ giá, do đó tùy theo thỏa thuận hợp đồng mà có thể ghi các loại giá

như giá cố định, giá định sau, giá định lại và giá di động…Điều kiện cở sởgiao hàng cho phép tính giá hàng trong hợp đồng bao gồm giá hàng thực tếcộng với giá cước vận tải, tiền bảo hiểm, gửi kho hay không tùy vào từngnhóm điều kiện giao hàng.

1.2.6 Thanh toán

Trong điều khoản này quy định đồng tiền thanh toán, thờihạn thanh toán và phương thức thanh toán

-Đồng tiền thanh toán: Việc thanh toán tiền hàng được tiến hành bằng

đồng tiền của nước xuất khẩu, của nước nhập khẩu hoặc đôi khi một nước thứ

ba thậm chí trong hợp đồng còn cho quyền người nhập khẩu được thanh toánbằng các ngoại tệ khác nhau tùy theo sự lựa chọn của mình.Đồng tiền thanhtóan có thể trùng hợp hoặc không trùng hợp với đồng tiền ghi giá, nếu khôngtrùng hợp thì phải quy định tỷ giá quy đổi

-Thời hạn thanh toán: Thường quy định cụ thể trong hợp đồng ,nếu

không quy định thì việc thanh toán thường đựoc thực hiện sau một số ngàykhi nhà xuất khẩu đã thông báo cho nhà nhập khẩu hàng đã nằm trong sựkiểm soát của họ hoặc một số ngày (thường là 15 ngày) sau khi thông báo chonhà nhập khẩu là hàng đã gửi theo tập quán quốc tế

-Phương thức thanh toán

Có nhiều phương thưc thanh toán khác nhau trong hợp đồng từ trả tiềnmặt, ghi sổ, nhờ thu, chuyển tiền, giao chứng từ trả sau, tín dụng chứngtừ trong đó phổ biến và thông dụng nhất hiện nay là phương thức thanh toánbằng tín dụng chứng từ.Mỗi phương thức thanh toán đều có những ưu điểmlẫn hạn chế riêng do đó các bên cần nghiên cứu kỹ để chọn phương thứcthanh toán hợp

1.2.7 Bao bì và ký mã hiệu

Ngoài phương thức để trần và để rời thì hầu hết các hàng hóa phải bao bìthích hợp khi chuyên chở và trong nhiều trường hợp là điều kiện chính củahợp đồng Hàng hóa cần được bao bì đóng gói để cho tiện việc bảo quản,thuận lợi khi vận chuyển và tránh hư hỏng mất mát

Bao bì đóng gói gồm bao bì ngoài thích hợp từng loại hàng hóa,điều kiệnvận chuyển,bốc dỡ để bảo vệ an toàn đến nơi tiêu thụ,loại bao bì này có thể

kẻ những ký hiệu đơn giản thường để chỉ dẫn khi vận chuyển như chống mưa,chống vỡ

Và bao bì tiêu thụ để tiện cho việc bày bán nhận biết,mang xách và sửdụng.Loại bao bì này dùng các dấu hiệu thuyết minh bằng chữ viết kết hợpvới hình vẽ thoáng đẹp, hẫp dẫn để thuyết minh cho sản phẩm

1.2.8 Bảo hành

Trong điều khoản này thường đề cập tới hai yếu tố: Thứ nhất là thời gianbảo hành phải cụ thể là bao nhiêu, đó là khoảng thời gian cân thiết để xácđịnh trách nhiệm đối với sản phẩm của chủ hàng.Thứ hai là nội dung bảohành: người bán hàng cam kết trong thời hạn bảo hành hàng hóa sẽ bảo đảmcác tiêu chuẩn chất lượng, đặc điểm kỹ thuật, phù hợp với qui định của hợpđồng, với điều kiện người mua phải nghiêm chỉnh thi hành sự hướng dẫn củangười bán về sử dụng và bảo dưỡng Nếu trong giai đoạn đó, người mua pháthiện thấy khuyết tật của hàng hóa, thì người bán phải sửa chữa miễn phí hoặcgiao hàng thay thế

1.2.9.Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng

Điều khoản này các bên có thể thỏa thuận trong hợp đồng nếu một trong cácbên không làm tốt nghĩa vụ của mình và trách nhiệm phải bồi thường nếu gâythiệt hại cho bên kia nếu không chứng minh được không thực hiện hoặc thựchiện không đúng nghĩa vụ do trường hợp bất khả kháng gây ra

Căn cứ để xác định trách nhiệm phát sinh do vi phạm hợp đồng là phải

có hành vi phạm hợp đồng, hành vi ấy phải xuất phát từ lỗi của họ và phải cómối quan hệ nhân quả giữa hành vi và hậu qủa là những thiệt hại thực tế đãxãy ra

Khi vi phạm hợp đồng thì bên vi phạm phải chịu một trong các hình thứcpháp lý sau tại Điều 292 Luật thương mại 2005

- Buộc thực hiện đúng hợp đồng (Đ297) như đã cam kết: Ngưòi bán giaohàng chậm thì phải nhanh chóng giao trong thời gian quy định cả gia hạn,giao hàng đủ như hợp đồng, sữa chữa khuyết tật của hàng hóa Người muaphải trả tiền nhận hàng và thực hiện đúng nghĩa vụ khác

- Phạt không quá 8% giá trị nghĩa vụ hợp đồng bị vi phạm trừ trườnghợp giám định sai ( Đ301), việc phạt này không nhất thiết phải có thiệt hạixảy ra với các vi phạm mà do sự thỏa thuận trong hợp đồng trừ trường hợpmiễn trách (Đ300) Pháp luật các nước khác coi phạt là hình thức trách nhiệm

do vi phạm hợp đồng thường không hạn chế mức phạt mà do các bên tự thỏathuận trong hợp đồng

- Bồi thường thiệt hại một khoản bao gồm giá trị tổn thất thực tế trực tiếp

và khỏan lợi đáng lẽ được hưởng nếu không có vi phạm ( Đ302) Để được bồithường bên bị vi phạm phải có nghĩa vụ chứng minh tổn thất đó Tuynhiên bên yêu cầu bồi thường phải áp dụng các biện pháp hợp lý để hạn chếtổn thất nếu không bên vi phạm có quyền yêu cầu giảm bớt giá trị bồi thườngbằng mức tổn thất đáng lẽ hạn chế được ( Đ305)

- Tạm ngừng và đình chỉ thực hiện hợp đồng hợp đồng đối với những viphạm cơ bản hoặc do thỏa thuận (Đ308,310), trường hợp này các bên có thểyêu cầu bồi thường thiệt hại nếu có.Đối với việc đình chỉ thực hiện hợp đồngphải thông báo cho bên kia biết trước nếu không thông báo mà gây thiệt hạithì phải bồi thường

- Hủy hợp đồng đối với những vi phạm cơ bản hoặc do thỏa thuận hoặc

đã cho bên vi phạm một thời hạn bổ sung để thực hiện hợp đồng mà bên viphạm vẫn không thực hiện hoặc tuyên bố không thực hiện ( Đ312).Việc hủy

bỏ phải thông báo cho bên kia được biết, nếu chưa thông báo mà bên vi phạm

đã thực hiện nghĩa vụ thì bị mất quyền hủy hợp đồng

1.2.10 Bảo hiểm

Trong điều khoản này cần thỏa thuận ai là người mua bảo hiểm và điềukiện bảo hiểm cần mua.Thường thì điều khoản này phụ thuộc vào các điềukiện cơ sở giao hàng như trên đã đề cập

1.2.11 Bất khả kháng

Là những trường hợp xảy ra khách quan mà đương sự được miễn một phầnhay toàn bộ trách nhiệm hoặc được miễn hay hoãn thực hiện nghĩa vụ hợpđồng Theo pháp luật Việt nam các trường hợp được miễn trách bao gồm:những trường hợp do thỏa thuận, xảy ra những trường hợp bất khả kháng nhưthiên tai, chiến tranh, đình công, nổi loạn; hành vi vi phạm do lỗi của bên kiahoặc hành vi đó do thực hiện quyết định của nhà nước mà không biết trướcđược vào thời điểm giao kết hợp đồng (Đ294.1-Thương mại 2005) Khi xảy

ra trường hợp bất khả kháng đương sự phải thông bào kịp thời cho đối tác biết

để xác định trách nhiệm hợp đồng, đồng thời để được miễn trách nhiệm bên

vi phạm phải nghĩa vụ chứng minh tổn thất đó

1.2.12 Khiếu nại

Khiếu nại là các đề nghị do một bên đưa ra đối với bên kia do số lượng, chấtlượng giao hàng, hoặc một số vấn đề khác không phù hợp với các điều khoản

đã được qui định trong hợp đồng

Về điều khoản này các bên qui định trình tự tiến hành khiếu nại, thời hạn cóthể nộp đơn khiếu nại, quyền hạn và nghĩa vụ của các bên liên quan đến việcphát đơn khiếu nại, các phương pháp điều chỉnh khiếu nại

Khiếu nại được đưa ra dưới dạng văn bản và gồm các số liệu sau:Tên hàng,

số lượng, và xuất xứ hàng hóa, cơ sở để khiếu nại kèm theo chỉ dẫn chính vềnhững thiếu xót mà đơn khiếu nại được phát ra, các yêu cầu về điều chỉnhkhiếu nại

Ðơn khiếu nại được gửi đi kèm theo các chứng từ cần thiết như: biên bảngiám định, biên bản chứng nhận tổn thất, mất mát, vận đơn đường biển, bảnliệt kê chi tiết, giấy chứng nhận chất lượng

1.2.13 Trọng tài

Các bên tự thỏa thuận thủ tục giải quyết tranh chấp phát sinh trong quá trìnhthực hiện hợp đồng.Các bên thỏa thuận và thống nhất Tòa án hay Trọng tàinước nào giải quyết tranh chấp trong trường hợp không tự giải quyết đượcbằng thương lượng Việt nam đã có Trọng tài thương mại và đã tham gia côngước Newyork về công nhận phán quyết của trọng tài.Điều khoản này còn quyđịnh luật nào áp dụng vào xét xử ,địa điểm tiến hành xét xử và việc phân địnhchi phí trọng tàì

Ngoài các điều khoản trên trong hợp đồng các bên có thể thỏa thuận thêmnhững điều khoản khác cho đầy đủ, tuy nhiên chúng phải không được trái vớiquy định của ĐƯQT, luật quốc gia của người bán và người mua cụ thể làpháp luật Việt nam về thương mại

1.3 Quá trình đàm phán và ký kết Hợp đồng xuất nhập khẩu

1.3.1 Các phương thức đàm phán

Ðàm phán là một quá trình trong đó hai hay nhiều bên tiến hành thươnglượng, thảo luận về các mối quan tâm chung và những quan điểm còn bấtđồng để đi tới một thỏa thuận mà các bên cùng có lợi Đây là công việc đầutiên để chuẩn bị ký kết 1 hợp đồng Việc đàm phán có thể được thực hiệnbằng nhiều cách khác nhau nhưng nhìn chung gồm 2 phương thức cơ bản làđàm phán ký kết trực tiếp và đàm phán ký kết gián tiếp

Đàm phángiao dịch bằng thư tín là hình thức gián tiếp qua thư từ gửi

bằng bưu điện, telex, fax hoặc email nhà nhập khẩu và nhà xuất khẩu thỏathuận với nhau những điều khoản cần thiết trong hợp đồng Hình thức nàytuy ít tốn kém, người viết có thời gian và điều kiện để cân nhắc ý kiến và gửicùng lúc nhiều bạn hàng nhưng việc đàm phán có thể kéo dài, nhiều lúc trảiqua nhiểu lần viết thư để đạt được kết quả cuối cùng Hình thức này thường

áp dung cho những khách hàng cũ có mối quan hệ buôn bán từ trước tới nay

Đàm phán qua điện thoại Đây là hình thức gián tiếp qua đường dây điện

thoại quốc tế cả hai bên tiến hành thực hiện giao dịch để đi đến ký hợpđồng.Hình thức này làm cho việc ký kết hợp đồng có thể diễn ra nhanh chóngnhưng với cách trao đổi bằng miệng không có gì làm bằng chứng cho sự thỏathuận, quyết định trong trao đổi; hơn nữa việc gọi điện thoại quốc tế rất tốnkém, trình bày sẽ rất khó đầy đủ ý cho nhau vì hạn chế thời gian.Người ta chỉ

sử dụng trong trường hợp thật cần thiết, khẩn trương sợ lỡ thời cơ hoặc trongtrường hợp mọi điều kiện đã thõa thuận xong chỉ còn chờ xác nhận một vàichi tiết nữa để làm rõ hợp đồng

Đàm phán bằng cách gặp gỡ trực tiếp đây là hình thức 2 bên trực tiếp

gặp gỡ bàn bạc, thương lượng trực tiếp các điều khoản của hợpđồng.Phương thức này tạo điều kiện cho các bên thống nhất bàn bạc kỹlưỡng tránh những sai sót hiểu lầm ý định của nhau, kết quả của đàm phán

có được sự xác nhận pháp lý ngay của các bên nên khiến hợp đồng mauchóng đi vào thực hiện Nhưng hình thức này lại rất tốn kém, mất thời gian,

dễ lộ bí mật thường áp dụng cho hợp đồng phức tạp dưới góc độ pháp lý,hoặc có giá trị lớn về kinh tế

1.3.2 Soạn thảo và ký kết hợp đồng

Văn bản hợp đồng thường do một bên soạn thảo Trước khi ký kết bên kiaphải xem xét kỹ lưỡng, cẩn thận đối chiếu với những thỏa thuận đã đạt được

trong đàm phán.Cần chú ý là việc hợp đồng có hiệu lực hay không là dựa trên

cơ sở quy định pháp luật quốc gia của các bên trong hợp đồng chứ không phụthuộc vào việc lựa chọn luật áp dụng.Việc áp dụng điều kiện để hợp đồng cóhiệu lực các bên thường tham khảo tới bộ nguyên tắc về hợp đồng thươngmại quốc tế (PRINCIPLES OF INTERNATIONAL COMMERCIALCONTRACTS-PICC),tuy nhiên PICC chỉ có giá trị tham khảo mà không cótrị pháp lý như một văn bản pháp luật.Vì vậy việc việc am hiểu pháp luật đối

phương là đỉều cần thiết.Theo Luật dân sự 2005 thì để một hợp đồng có hiệu lực cần đảm bảo điều kiện sau (Đ 410)

-Chủ thể của hợp đồng phải hợp pháp: Các chủ thể ở đây theo luật thương

mại 2005 là các thương nhân bao gồm tổ chức kinh tế được thành lập hợppháp, cá nhân hoạt động thương mại một cách độc lập thường xuyên và cóđăng ký kinh doanh (Đ6).Đối với các doanh nghiệp xuất nhập khẩu thì tất cảcác doanh nghiệp sản xuất, chế biến, kinh doanh hàng hoá, có thị trường ổnđịnh đã được cấp giấy đăng ký kinh doanh và giấy đăng ký mã số xuất nhậpkhẩu đều có thể tham gia XNK Trong đó đối với pháp nhân theo pháp luậtViệt nam là 1 tổ chức được thành lập một cách hợp pháp,có tài sản riêng vàchịu trách nhiệm một cách độc lập bằng các tài sản, có quyền quyết định củaminh và có quyền tự mình tham gia các quan hệ pháp luật.Đối với cá nhânphải có năng lực hành vi,năng lực pháp lý theo pháp luật dân sự

- Hàng hóa đối tượng của hợp đồng phải là hàng hóa phù hợp với mặt hàngghi trong giấy phép đăng ký kinh doanh (trừ các mặt hàng cấm XNK và cácmặt hàng có điều kiện).Danh mục mặt hàng này đã được pháp luật quy định

cụ thể

- Hình thức hợp đồng phải là văn bản (như trên đã đề cập)

- Mục đích và nội dung của giao dịch không vi phạm điều cấm của phápluật, không trái đạo đức xã hội (xem phần Nội dung cơ bản của hợp đồng xuấtnhập khẩu ở trên)

Bên cạnh đó việc ký kết hợp đồng phải tôn trọng nguyên tắc cơ bản là sựnguyện ,sự bình đẳng, thiện chí trung thực của hai bên ký kết.Những hợpđồng ký kết do nhầm lẫn (Đ131-Dân sự 2005), do bị đe dọa hoặc một trongcác bên bị lừa dối (Đ132-Dân sự 2005) thì hợp đồng không có hiệu lực

1.4 Thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu

Sau khi hợp đồng được ký kết các đơn vị kinh doanh xuất nhập khẩu phải tổchức thực hiện nó.Công việc này đòi hỏi phải tuân thủ pháp luật quốc gia vàquốc tế, đảm bảo quyền lợi quốc gia và uy tín của đơn vị kinh doanh.Việc tổchức thực hiện cần cố gắng tiết kiệm chi phí lưu thông, nâng cao tính doanhlợi và hiệu quả của toàn bộ giao dịch

Với một hợp đồng xuất nhập khẩu nói chung việc thực hiện trải qua cácbước sau đây:

1.4.1 Xin giấy phép xuất/nhập khẩu

Sau khi ký hợp đồng xuất nhập khẩu nói chung doanh nghiệp phải xingiấy phép giấy phép xuất nhập khẩu.Hiện nay trong xu thế tự do hóa mậu dịchnhiều nước đã giảm bớt một số mặt hàng phải xin giấy phép xuất nhập khẩutheo chuyến.Ở nước ta chỉ còn 9 trường hợp là các mặt hàng phải xin giấyphép xuất nhập khẩu theo chuyến theo công văn số 208/TCHQ-CSQL doTổng cục Hải quan ban hành ngày 20/3/1996

Việc cấp giấy phép được phân công như sau

- Bộ Thương mại cấp giấy phép xuất nhập khẩu mậu dịch nếu hàngthuôc 1 trong 9 trường hợp trong công văn nêu trên

- Tổng cục hải quan cấp phép đối với các mặt hàng phi mậu dịch

Mỗi giấy phép chỉ cấp cho 1 chủ hàng kinh doanh để xuất nhập khẩu 1hoặc mốt số mặt hàng với một số nước quy định,chuyên chở bằng mộtphương thức vận tải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định.Đơn xin cấpphép (và các chứng từ kèm theo) phải được chuyển đến phòng cấp phép của 2

cơ quan có thẩm quyền trên Sau 3 ngày nhận được đơn đó phòng hoặc tổ cấpgiấy phép phải trả lời kết quả

1.4.2 Chuẩn bị hàng xuất khẩu

Thực hiện cam kết trong hợp đồng xuất khẩu chủ hàng xuất khẩu phảitiến hành chuẩn bị hàng xuất khẩu, căn cứ để chuẩn bị hàng xuất khẩu là hợpđồng đã ký và/hoặc L/C nếư hợp đồng quy định thanh toán bằng L/C Côngviệc chuẩn bị hàng cho xuất khẩu bao gổm 3 khâu chủ yếu sau:

- Thu gom hàng thành lô hàng xuất khẩu

Giai đoạn này chủ hàng phải tiến hành thu gom hàng từ nhiều cơ sở sảnxuất –thu mua khác nhau cho lo hàng xuất khẩu của mình.Để thu gom hàng

đó là các chủ hàng phải ký kết các hợp đồng kinh tế với cơ sở sàn xuất để huyđộng hàng, đó là những hợp đồng mua bán hàng,hợp đồng gia công, hợp đồngđổi hàng, hợp đồng ủy thác thu mua hàng hay hợp đồng nhận ủy thác xuấtkhẩu hoặc hợp đồng liên doanh liên kết xuất khẩu …

-Đóng gói bao bì hàng xuất khẩu

Trong buôn bán quốc tế tuy không ít mặt hàng để trần hoặc để rời nhưngđại bộ phận hàng hóa đòi hỏi phải được đóng gói bao bì trong quá trình vậnchuyển.Vì vậy việc tổ chức đóng gói, bao bì, kẻ mã hiệu là khâu quan trọng

mà muốn làm tốt thì cần phân công cụ thể việc bao gói để lựa chọn cách baogói thích hợp.Việc chọn loại bao bì nào là hòm, bao, kiện, thùng hoăcchai,lọ với những vật liệu gì để gói bên trong cần đảm bảo an toàn,rẻ và thẩmmỹ.Ngoài ra cũng cần xét đến nhân điều kiện vận tải,khí hậu,cả luật pháp vàchi phí vận chuyển để đảm bảo những yêu cầu đó

- Kẻ ký mã hiệu hàng xuất khẩu

Ký mã hiệu (marking) là những ký hiệu bằng chữ, bằng số hoặc bằnghình vẽ được ghi trên các bao bì bên ngoài nhằm thông báo những chi tiết cầnthiết cho việc giao nhận, bốc dỡ hoặc bảo quản hàng hoá Ký mã hiệu cầnphải bao gồm những dấu hiệu cần thiết đối với người nhận hàng như: tênngười nhận và tên người gửi, trọng lượng tịnh và trọng lượng cả bì, số hợpđồng, số hiệu chuyến hàng, số hiệu kiện hàng

1.4.3 Kiểm tra chất lượng

Người xuất khẩu có nghĩa vụ phải kiểm tra hàng về phẩm chất, số lượngtrọng lượng, bao bì hoặc nếu hàng hoá xuất khẩu là động vật, thực vật phảikiểm tra lây lan bệnh dịch.Việc kiểm nghiệm ở cơ sở do đơn vị sản xuất, thumua chế biến kiểm tra chất lượng sản phẩm Việc kiểm dịch thực vật ở cơ sở

là do phòng bảo vệ thực vật tiến hành Việc kiểm nghiệm và kiểm dịch đượctiến hành ở hai cấp: ở cơ sở và ở cửa khẩu trong đó việc kiểm tra ở cơ sở cóvai trò quyết định nhất và có tác dụng triệt để nhất Còn việc kiểm tra hànghoá ở cửa khẩu có tác dụng thẩm tra lại kết quả kiểm tra ở cơ sở và thực hiệnthủ tục quốc tế

Doanh nghiệp nhập khẩu, với tư cách là một bên đứng tên trên vận đơn, phảilập thư dự kháng nếu nghi ngờ hoặc thực sự thấy hàng có tổn thất sau đó phải yêu cầu công ty bảo hiểm lập biên bản giám định nêu tổn thất xảy ra bởi những rủi ro đã được mua bảo hiểm Trong những trường hợp khác phải yêu cầu công ty giám định tiến hành kiểm tra hàng hoá và lập chứng thư giám định Các cơ quan kiểm dịch phải thực hiện nhiệm vụ kiểm dịch nếu hàng nhập khẩu là động hoặc thực vật

1.4.4 Thuê tàu lưu cước

Trong quá trình thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu việc thuê tàu chở

hàng được tiến hành dựa vào ba căn cứ sau đây: Những điều khoản của hợp

đồng xuất nhập khẩu, đặc điểm hàng mua bán và điều kiện vận tải.Các doanh nghiệp Việt nam thường lựa chọn điều kiện cơ sở giao hàng củahợp đồng xuất khẩu là CIF hoặc của hợp đồng nhập khẩu là FOB thì chủhàng xuất nhập khẩu phải thuê tàu biển để chở hàng.Tàu này có thể là tàuchuyến nếu hàng có khối lượng lớn và để tràn hoặc có thể có tàu chợ nếuhàng lẻ tẻ, lặt vặt, đóng trong bao kiện và trên đường hàng đi có chuyến tàuchợ Việc thuê khoang tàu chợ còn gọi là lưu cước.Các doanh nghiệp xuấtnhập khẩu thường uỷ thác việc thuê tàu, lưu cước uỷ thác cả năm hoặc theochuyến cho một công ty hàng hải như: công ty thuê tàu và môi giới hàng hải(Vietfracht), công ty đại lý tàu biển (VOSA)

1.4.5 Mua bảo hiểm

Các chủ hàng xuất nhập khẩu của ta, khi cần mua bảo hiểm đều mua tạicông ty Việt Nam Hợp đồng bảo hiểm có thể là hợp đồng bảo hiểm bao hoặc

là hợp đồng bảo hiểm chuyến Khi mua bảo hiểm bao, chủ hàng ký hợp đồng

từ đầu năm, còn đến khi giao hàng xuống tàu xong chủ hàng chỉ gửi đến công

ty bảo hiểm một thông báo bằng văn bản gọi là: "Giấy báo bắt đầu vậnchuyển" khi mua bảo hiểm chuyến, chủ hàng phải gửi đến công ty bảo hiểmmột văn bản gọi là: "Giấy yêu cầu bảo hiểm " Trên sở "Giấy yêu cầu "này,chủ hàng và công ty bảo hiểm đàm phán ký kết hợp đồng bảo hiểm

1.4.6 Làm thủ tục hải quan

Hàng hoá khi đi ngang qua biên giới quốc gia để xuất khẩu hoặc nhập khẩuđều phải làm thủ hải quan Việc làm thủ tục hải quan gồm ba bước chủ yếu

Chủ hàng khai báo trung thực và chính xác các chi tiết về hàng hoá lên tờkhai để cơ quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ.Nội dung của tờ khaibao gồm những mục như : Loại hàng (hàng mậu dịch, hàng trao đổi tiểu

ngạch biên giới hàng tạm nhập tái xuất ), tên hàng, số, khối lượng, giá trịhàng, tên công cụ vận tải, xuất khẩu hoặc nhập khẩu với nước nào tờ khaihải quan phải được xuất trình kèm theo một số chứng từ khác, mà chủ yếu là:giấy phép xuất nhập khẩu, hoá đơn phiếu đóng gói, bảng kê chi tiết

Hàng hoá xuất nhập khẩu phải được xắp xếp trật tự thuận tiện cho việc kiểmsoát Chủ hàng phải chịu chi phí và nhân công về việc mở, đóng các kiệnhàng,nộp thủ tục phí hải quan Yêu cầu của việc xuất trình hàng hoá cũng là

sự trung thực của chủ hàng

- Thực hiện các quyết định của hải quan

Sau khi kiểm soát giấy tờ và hàng hoá, hải quan sẽ ra những quyết định như: Cho hàng được phép ngang qua biên giới (thông quan), cho hàng đi qua một cách có điều kiện (như phải sửa chữa, phải bao bì lại ) cho hàng đi qua sau khi chủ hàng đã nộp thuế; lưu kho ngoại quan (bonded warehouse) hàng không được xuất (hoặc nhập) khẩu nghĩa vụ của chủ hàng là phải nghiêm túc thực hiện các quyết định đó

1.4.7 Giao nhận hàng với tàu

-Giao hàng xuất khẩu

Hàng xuất khẩu của ta được giao, về cơ bản, bằng đường biển và đườngsắt Nếu hàng được giao bằng đường biển, chủ hàng phải tiến hành các việcsau:

+ Lập bảng đăng ký hàng chuyên chở cho người vận tải để đổi lấy sơ

Nếu hàng hoá được giao bằng container khi chiếm đủ một container,chủ hàng phải đăng ký thuê container, đóng hàng vào container và lập bảng

kê hàng trong container Khi hàng giao không chiếm hết một container, chủhàng phải lập "bản đăng ký hàng chuyên chở" Sau khi đăng ký được chấpthuận, chủ hàng giao hàng đến ga container cho người vận tải Nếu hàng hoá chuyên chở bằng đường sắt, chủ hàng phải kịp thời đăng kývới cơ quan đường sắt để xin cấp toa xe phù hợp với tính chất hàng hoá vàkhối lượng hàng hoá Khi đã dược cấp toa xe, chủ hàng tổ chức bốc xếp hàng,niêm phong các chứng từ vận tải, trong đó chủ yếu là vận đơn đường sắt

Cung cấp các tài liệu cần thiết cho việc giao nhận hàng hoá (như vậnđơn, lệnh giao hàng ) nếu tàu biển không giao những tài liệu đó cho cơ quanvận tải

Thông báo cho các đơn vị trong nước đặt mua hàng nhập khẩu (nếuhàng nhập khẩu cho một đơn vị trong nước) về dự kiến ngày hàng về, ngàythực tế tàu chở hàng về đến cảng hoặc ngày toa xe chở hàng về sân ga giaonhận

Thanh toán cho cơ quan vận tải các khoản phí tổn về giao nhận, bốc xếp bảoquản và vận chuyển hàng nhập khẩu

Theo dõi việc giao nhận, đôn đốc cơ quan vận tải lập những biênbản(nếu cần) về hàng hoá và giải quyết trong phạm vi của mình những vấn đềxảy ra trong việc giao nhận

1.4.8 Làm thủ tục thanh toán

Việc thanh tóan thường theo nhiều phương thức khác nhaui và Mỗi phươngthức lại có quy trình thủ tục khác nhau,dưới đây chỉ trình bày đối với phươngthức thông dụng nhất hiện nay là thanh toán bằng thư tín dụng

Nếu hợp đồng xuất khẩu quy định việc thanh toán bằng thư tín dụng, đơn

vị kinh doanh xuất khẩu phải đôn đốc người mua ở nước ngoài mở thư tíndụng (L/C) đúng hạn và sau khi nhận được L/C phải kiểm tra L/C và khảnăng thuận tiện trong việc thu tiền hàng xuất khẩu L/C đó Nếu L/C khôngđáp ứng được những yêu cầu này, cần phải buộc người mua sửa đổi lại rồimới giao hàng.Khi lập bộ chứng từ thanh toán, những điểm quan trọng cầnđược quán triệt là: Nhanh chóng, chính xác, phù hợp với những yêu cầu củaL/C cả về nội dung lẫn hình thức

Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C, đầu tiênbên mua phải mở L/C Thời gian mở L/C, nếu hợp đồng không quy định gì,phụ thuộc vào thời gian giao hàng Thông thường L/C được mở khoảng 20 -

25 ngày trước khi đến thời gian giao hàng (nếu khách hàng ở Châu Âu).Căn

cứ mở L/C là các điều khoản của hợp đồng nhập khẩu Khi mở L/C, Tổngcông ty hoặc công ty xuất nhập khẩu dựa vào căn cứ này để điền vào một mẫugọi là " Giấy xin mở tín dụng khoản nhập khẩu" Giấy xin mở tín dụng khoảnnhập khẩu kèm theo bản sao hợp đồng và giấy phép nhập khẩu được chuyểnđến ngân hàng ngoại thương cùng với hai uỷ nhiệm chi: một uỷ nhiệm chi đã

ký quỹ theo quy định về việc mở L/C và một uỷ nhiệm chi nữa để trả thủ tụcphí cho ngân hàng về việc mở L/C.Khi bộ chứng từ gốc từ nước ngoài về đếnngân hàng ngoại thương đơn vị kinh doanh nhập khẩu phải kiểm tra chứng từ

và nếu chứng từ hợp lệ, trả tiền cho ngân hàng Có như vậy, đơn vị kinhdoanh nhập khẩu mới nhận được chứng từ để đi nhận hàng

1.4.9 Khiếu nại và giải quyết khiếu nại

Khi thực hiện hợp đồng nhập khẩu, nếu chủ hàng xuất nhập khẩu pháthiện thấy hàng nhập khẩu bị tổn thất, đỗ vỡ thiếu hụt, mất mát, thì cần lập hồ

sơ khiếu nại ngay để khỏi bỏ lỡ thời gian khiếu nại.Có thể khiếu nại ngườibán nếu hàng không phù hợp với hợp đồng,thời hạn giao hàng bị vi phạmthanh toán nhầm lẫn

Khiếu nại người vận tải nếu hàng bị tổn thất trong quá trình chuyên chở

do lỗi cuả người vận tải gây nên Khiếu nại công ty bảo hiểm nếu hàng hoá đối tượng của bảo hiểm bị tổn thất do thiên tai, tại nạn bất ngờ hoặc do lỗi củangười thứ ba gây nên, khi những rủi ro này đã được mua bảo hiểm

Đơn khiếu nại phải kèm theo những bằng chứng về việc tổn thất , hoáđơn , vận đơn đường biển, đơn bảo hiểm (nếu khiếu nại công ty bảo hiểm ) Khi thực hiện hợp đồng xuất khẩu, nếu chủ hàng xuất khẩu bị khiếu nại đòibồi thường, cần phải có thái độ nghiêm túc, thận trọng trong việc xem xét yêucầu của khách hàng (người nhập khẩu) Việc giải quyết phải khẩn trương kịpthời có tình có lý

Nếu khiếu nại của khách hàng là cơ sở, chủ hàng xuất khẩu có thể giảiquyết bằng một trong những phương pháp như: Giao đủ số hàng thiếu,giaohàng tốt thay thế hàng kém chất lượng,sữa chữa hàng hỏng,giảm giá hàng mà

số tiền giảm giá được trang trải bằng hàng hoá giao vào thời gian sau đó Nếu việc khiếu nại không được giải quyết thỏa đáng hai bên có thể kiệnnhau tại hội đồng trọng tài (nếu thoả thuận trọng tài) hoặc tại Toà án

1.5.Tranh chấp và việc giải quyết tranh chấp trong hợp đồng xuất nhập khẩu

Tranh chấp là những bất đồng xảy ra trong quá trình thực hiện các hợp đồngxuất nhập khẩu.Tranh chấp là điều khó tránh khỏi do sự khác biệt về điều kiệnđịa lý,kinh tế, chính trị,văn hóa Tranh chấp là điều các bên không ai mongmuốn cả,do vậy khi có tranh chấp phát sinh cần nhanh chóng giải quyết ổnthỏa để giữ gìn mối quan hệ làm ăn,buôn bán.Tranh chấp thương mại đượcgiải quyết bằng nhiều hình thức khác nhau.Những phương thức thường được

áp dụng là giải quyết bằng thương lượng, giải quyết bằng hòa giải, giải quyếtbằng trọng tài và giải quyết bằng tòa án

1.5.1.Thương lượng trực tiếp giữa các bên tranh chấp

Thương lượng là hình thức giải quyết tranh chấp không cần đến vai tròngười thứ ba.Đặc điểm cơ bản của thượng là các bên cùng nhau bàn bạc trìnhbày quan điểm, tìm ra biện pháp thích hợp, trên cơ sở đó đi đến thống nhất đểgiải quyết những bất đồng.Do tính chất đơn giản, tiết kiệm, không làmphương hại quan hệ hợp tác vốn có, giữ được bí mật kinh doanh lại không bịràng buộc bởi các thủ tục pháp lý nên được các thương nhân ưa chuộng.Kếtquả của thương lượng là những cam kết,thỏa thuận tháo gỡ những bất đồng

mà các bên thường không nhận thức được trước đó Kết quả đó thường lậpthành một biên bản, biên bản được thành lập một cách hợp lệ với những nộidung chủ yếu

- Những sự kiện pháp lý liên quan đến thương lượng

- Quan điểm của mỗi bên trong quá trình thươn lượng

- Các giải pháp được đề xuất qua thương lượng

- Những thỏa thuận,cam kết đạt được qua thương lượng\

Biên bản có giá trị như một hợp đồng và có giá trị bắt buộc với các bên.Biênbản như một chững cứ quan trọng yêu cầu các cơ quan tài phán công nhận vàcưỡng chế thì hành những thỏa thuận nói trên khi một trong các bên không tựgiác thi hành

1.5.2.Hòa giải tranh chấp

Đây là hinh thức giải quyết có sự tham gia của người thứ ba độc lập do haibên cùng chấp nhận hay chỉ định vai trò trung gian để hỗ trợ các bên nhằmtìm kiếm những giải pháp thích hợp cho việc giải quyết xung đột

Hòa giải mang tính tự nguyện tùy thuộc vào sự lựa chọn của các bên.Hòagiải viên thường là những cá nhân,tổ chức có trình độ chuyên môn cao và cókinh nghiệm về những vụ việc liên quan đến tranh chấp phát sinh.Có hai hìnhthức hòa giải chủ yếu là hòa giải ngoài thủ tục tố tụng và hòa giải trong thủtục tố tụng

Hòa giải ngoài thủ tục tố tụng là hình thức hòa giải qua trung gian được các

bên tiến hành trước khi đưa tranh chấp ra cơ quan tài phán.Khi thống nhấtđược phương án giải quyết tranh chấp thì các bên tự nguỵện thực hiện nó.Pháp luật Việt nam cũng như thế giới coi đây là công việc riêng tư của cácbên nên không điều chỉnh trực tiếp và chi tiết

Hòa giải trong thủ tục tố tụng là hình thức hòa giải được tiến hành tại tòa án

hay trọng tài khi các cơ quan này giải quyết tranh chấp theo yêu cầu của cácbên.Trung gian ở đây có thể là thẩm phán hoặc trọng tài viên phục trách vụviệc.Hình thức này chỉ được tiến hành khi có đơn khởi kiện đến các cơ quantài phán này và đã được thụ lý.Khi hòa giải thì người trung gian đó phải tôntrọng tính tự nguyện tự do ý chí của các bên.Khi đương sự thỏa thuận đượcvới nhau thì trọng tài viên hoặc thẩm phán đó lập biên bản và ra quyết địnhcông nhận nó.Quyết định có hiệu lực như một bản án hay một phán quyết củatrọng tài

1.5.3 Giải quyết tranh chấp theo thủ tục trọng tài

Trọng tài là một phương thức giải quyết các tranh chấp theo đó các bên

thỏa thuận giao cho một cá nhân (trọng tài viên) thẩm quyền giải quyết tranhchấp phát sinh giữa họ với nhau.Trọng tài viên đó là bên thứ ba trung lập do

các bên tự nguyện lựa chọn và sau khi nghe các bên trình bày sẽ ra một phánquyết có tinh bắt buộc đối với các bên tranh chấp.

Trọng tàì thương mại quốc tế được tổ chức dưới hai hình thức là trọng tàiad-hoc và Trọng tài thường trực

Trọng tài ad-hoc là loại trọng tài không có cơ quan thường trực do các bên

tranh chấp lập ra để giải quyết các vấn đề mà họ yêu cầu.Hình thức này tạo ra

sự lựa chọn không giới hạn của đưong sự về Trọng tài viên trong danh sách

có sẵn như trọng tài thường trực,đặc biệt các bên đương sự có tòan quyềntrong việc xác lập quy chế tố tụng.Loại hình này được pháp lệnh trọng tàithương mại 2003 cuả Việt nam chính thức ghi nhận

Trọng tài thường trực là là hình thức trung gian giữa tòa án và trọng tài

ad-hoc.Trọng tài thường trực giống trọng tài ad-hoc ở khả năng lựa chọn trọngtài viên tuy có hạn chế hơn (phải lựa chọn trong danh sách trọng tài viên cósẵn ).Mặt khác các bên đương sự phải tuân theo các quy chế xét xử của từngtrung tâm trọng tài

Cơ cấu của trọng tài thường trực nói chung rất phức tạp Nói chung cơ cấucủa nó bao gồm

- Bộ phận thường trực giúp việc

- Các Hội đồng trọng tài ( thành lập khi có vụ việc)

Hiện nay có ba Hội lớn nhất chuyên giải quyết các tranh chấp thương mạiquốc tế đó là Hiệp hội trọng tài Hoa Kỳ,Tòa Trọng tài quốc tế của phòngthương mại quốc tế và Tòa Trọng Tài quốc tế Luân Đôn.Ngoài ra còn có cáctrung tâm trọng tài nhiều nơi trên thế giới,ở Việt nam có Trung tâm trọng tàiquốc tế Việt nam bên cạnh phòng thương mại và công nghiệp Việt Nam.Phán quyết của trọng tài có giá trị bắt buộc với các bên.Khi phán quyết củatrọng tài nước ngoài thì đối với các nước là thành viên của Công ước New-york 1958 thì quyết định của Trọng tàì dù được tuyên ở nước ngoài vẫn được

nghị lên có Thẩm quyền yêu cầu giải quyết.Đối với các nước không gia nhâpCông ước đó thì việc công nhận và cho thi hành tùy thuộc vào việc ký kếtđiều ước song phưong giữa các bên.

1.5.4 Giải quyết tranh chấp tại tòa án

Việc giải quyết tranh chấp tại Tòa án thường gắn liền với quyền lực của Nhà

nước vì cho đến thực tế cho thấy rằng chưa có một tòa án quốc tế nào giải quyếthữu hiệu các tranh chấp thương mại quốc tế mà chỉ có thể giải quyết tại Tòa áncủa một quốc gia nào đó theo quy tắc tố tụng của pháp luật quốc gia đó

Lựa chọn Tòa án nước nào là do sự thỏa thuận của các bên có tranh chấp.Trongnhiều trường hợp các bên không quy định bất kỳ điều khoản nào về giải quyếttranh chấp.Khi tranh chấp phát sinh thì phải quyết định Tòa án nào có thẩmquyền bằng cách áp dụng các quy tắc xung đột xung đột pháp luật như trên đãnói hoặc xem xét các hiệp định song phương hoặc đa phương có thể áp dụng.Khilựa chọn đặc biệt chú ý thẩm quyền của Tòa án được lựa chọn, tính khách củaTòa án được lựa chọn,hiệu lực thi hành bản án của Tòa án…

Tại Việt nam việc giải quyết tranh chấp tại tòa án được tiến hành theo thủ tục tưpháp theo Bộ luật tố tụng dân sự 2004 bao gồm nhiều thủ tục được bộ luật quyđịnh rất phức tạp từ thủ tục sơ phúc thẩm vụ việc đến thủ tục xét lại bản án đã cóhiệu lực pháp luật tất cả đều rất chặt chẽ buộc các bên trong hợp đồng phải tuânthủ nghiêm ngặt thì việc giải quyết tranh chấp mới hiệu quả

Bản án của tòa án có hiệu lực thi hành bắt buộc với các bên, nếu bên nào khôngthi hành thì cơ quan thi hành án có quyền áp dụng các biện pháp cưỡng chế thihành án theo quy định của pháp luật ( Pháp lệnh thi hành án 2004)

Chương 2 THỰC TIỄN ÁP DỤNG CHẾ ĐỘ PHÁP LÝ VỀ HỢP ĐỒNG XUẤT NHẬP KHẨU TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN XUẤT NHẬP

KHẨU VIGLACERA2.1.Tổng quan về công ty cổ phần xuất nhập khẩu

- EXPORT JOINT STOCK COMPANY,viết tắt là EXIM.,JSC.Trụ sở chính của công ty đặt tại số 2- Đường Hoàng Quốc Việt -Phường Nghĩa Đô-Quận Cầu Giấy-Hà Nội.Công ty được thành lập với 69 Cổđông sáng lập có tổng số vốn điều lệ là 8 tỷ đồng

VIGLACERA-Công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thực hiện chế độ hạch toán nội

bộ trong cơ quan Tổng công ty thuỷ tinh và gốm xây dựng, được sử dụng condấu riêng theo mẫu quy định và được mở tài khoản tại ngân hàng,kho bạc Nhànước,Ngân hàng nước ngoài được phép hoạt động tại Viêtnam và Ngân hàng

nước ngoài khi cần thiết theo quy định của pháp luật và điều lệ công ty.Công

ty hoạt động theo sự phân công phân cấp của Tổng công ty theo điều lệ tổchức và hoạt động công ty do Đại hội đồng cổ đông công ty thông qua ngày10/10/2005 phù hợp với sự đổi mới của nền kinh tế nước nhà và nền kinh tếthế giới

2.1.2 Chức năng nhiệm vụ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu

Viglacera

2.1.2.1 Chức năng

Như tên gọi của nó công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera thực hiệnchức năng là kinh doanh xuất nhập khẩu (xuất nhập khẩu kinh doanh),xuấtkhẩu lao động , xuất nhập khác khẩu ủy thác cho các đơn vị trong tổng công

ty và các đơn vị khác, kinh doanh vật liệu xây dựng và trang trí nội thất, kinhdoanh nội địa Như vậy về cơ bản có 2 nhóm chức năng cơ bản đó là:

*Chức năng kinh doanh: Đây là chức năng chung của tất cả các doanhnghiệp trong quá trình hoạt động của mình Để đáp ứng yều này đòi hỏi công

ty phải nghiên cứu quy luật cung cầu trên thị trường trong và ngoài nước vềcác loại sản phẩm do các đơn vị thành viên sản sản xuất để xây dựng phương

án tiêu thụ,làm cho Tổng công ty hoà nhập và đáp ứng nhu cầu thị truờng,hiệuquả cao

* Chức năng xuất nhập khẩu

Đây là chức năng đặc thù của mình trong lĩnh vực nghành nghề mà công tyhoạt động,công ty thực hiện chức năng xuất khẩu các sản phẩm gạch ngói đấtsét nung và sành sứ xây dựng,gạch ốp lát ceramic,granit,nguyên vật liệu,sứ vệsinh,kính xây dựng,máy móc thiết bị, phục vụ sản xuất công nghiệp và xâydựng

Nhập khẩu vật tư,nguyên vật liệu,thiết bị phụ tùng,hoá chất,phụ gia,vật liệusản xuất của các đơn vị thành viên trong Tổng công ty và phục vụ sản xuấtkinh doanh.

Thực hiện dịch vụ xuất nhập khẩu uỷ thác theo uỷ quyền của Tổng giám đốctổng công ty

2.1.2.2 Nhiệm vụ của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

Về cơ bản nhiệm vụ của công ty là nghiên cứu thị trường trong và ngoàinước nhằm đảm bảo sự hoạt động liên tục hiệu quả của các đơn vị thành viênbao gồm cả việc đảm bảo những yếu tố đầu vào (nhập khẩu) và việc tiêu thụsản những sản phẩm đầu ra qua đó thu được lợi nhuận.Xây dựng,tổ chứctriển khai quản lý hệ thống đại diện, đại lý cửa hàng,cộng tác viên để hìnhthành mạng lưới tiêu thụ sản phẩm của Tổng công ty trong và ngoài nước.Xâydựng chương trình tiếp thị dài hạn và ngắn hạn trình Tổng giám đốc công typhê duyệt trên cơ sở đó hoàn thành nhiệm vụ được giao.Thực hiện đầy đủ vànghiêm chỉnh các chính sách,chế độ hiện hành của Nhà nước và hướng dẫncủa bộ thương mại

Tuy nhiên trong từng giai đoạn công ty cần tùy vào tình hình cụ thể của thịtrường để có những thay đổi bổ sung phù hợp, đưa ra những nhiệm vụ cụ thểnhằm khái thác tối đa tiềm năng của thị trường để đảm bảo những mục tiêukhông chỉ đối vớí trong phạm vi công ty mà còn đối với tổng công ty,chứcnăng đối với ngành và còn cả với nền kinh tế nước nhà trong bối cảnh hộinhập hiện nay

2.1.3 Cơ cấu tổ chức và bộ máy quản lý của công ty cổ phần xuất nhập khẩu Viglacera

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau

Là một đơn vị được cổ phần hoá từ Doanh nghiệp Nhà nước do vậy cơ cấu

tổ chức có hình thức theo quy định của điều lệ công ty phù hợp với quy địnhcủa luật doanh nghiệp 2005,và các quy định hướng dẫn khác của pháp luật

Cụ thể tổ chức bộ máy quản lý của công ty như sau

-Đaị hội đồng cổ đông

- Hội đồng quản trị

-Tổng giám đốc và bộ máy giúp việc

- Ban kiểm soát

Trong đó Đại hội đồng cổ đông gồm tất cả cổ đông có quyền biểu quyết,

là cơ quan quyết định cao nhất của công ty cổ phần Đại hội đồng Cổ đông cótrách nhiệm thảo luận và phê chuẩn nhữngchính sách dài hạn và ngắn hạn vềphát triển của Công ty, quyết định về cơ cấu vốn, bầu ra bộ máy quản lý vàđiều hành sản xuất kinh doanh của Công ty

Hội đồng Quản trị là cơ quan quản trị Công ty,có toàn quyền nhândanh

Công ty để quyết định mọi vấn đề liên quan đến mục đích, quyền lợi củaCông ty, trừnhững vấn đề thuộc thẩm quyền của Đại hội đồng Cổ đông màkhông được ủy quyền Hội đồng Quản trị có trách nhiệm xây dựng các kếhoạch sản xuất kinh doanh, đưa ra các biệnpháp, các quyết định nhằm đạtđược các mục tiêu do Đại hội đồng Cổ đông đề ra.Hội đồng quản trị (HĐQT)công ty hiện tại gồm 05 thành viên do Cổ đông sáng lập để cử theo tỷ lệ sởhữu cổ phần của từng Cổ đông sáng lập,các thành viên đó là -1.Ông TrầnQuốc Thái-2.Ông Lê Minh Tuấn-3.Ông Nguyễn Vĩnh Cường-4.Ông ĐặngVăn Thiệu và Ông.Nguyễn Trần Tuấn Nghĩa.Các thành viên của HĐQT cónhiệm kỳ không quá 3 năm và có thể được bầu lại vào đại hội cổ đông tiếptheo

Ban Giám đốc là cơ quan điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công

ty, chịu trách nhiệm trước Đại hội đồng Cổ đông, Hội đồng Quản trị về toàn

bộ việc tổ chức sản xuất kinhdoanh, thực hiện các biện pháp nhằm đạt đượccác mục tiêu phát triển của Công ty Ban Giám đốc gồm 01Giám đốcvà 03PhóGiám đốc phụ trách trên các lĩnh vực xuất nhập khẩu,kinh doanh nội địa

và kinh doanh VLXD.Giám đốc là đại diện pháp nhân của công ,chịu tráchnhiệm trước ĐHĐCĐ,HĐQT và pháp luật về các kết quả kinh doanh của công

ty ,thay mặt công ty ký kết các hợp đồng tài chính, thương mại, tổ chức vàđiều hành sản xuất kinh doanh của công ty, trình HĐQT phê chuẩn kế hoạchkinhdoanh cho năm tài chính tiếp theo Giám đốc và một số phó giám đốc cóthể đồng thời là thành viên HĐQT và do HĐQT bổ nhiệm hoặc bãi miễn theomột Nghị quyết hợp thức của công ty.Cuối cùng là một hệ thống các bộphận,trung tâm vàc các phòng ban tương ứng với các lĩnh vực hoạt động củamình ,bao gồm bộ phận kinh doanh nội địa,phòng xuất nhập khẩu,trung tâmxuất khẩu lao động, trung tâm kinh doanh vật liệu xây dựng;các phòng chứcnăng này hoạt động dưới sự lãnh đạo trực tiếp của các phó giám đốc phụtrách, bên cạnh đó còn có phòng kinh tế chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Giámđốc công ty,phòng tổ chức hành chính chịu sự chỉ đạo trực tiếp của Đại hộiđông cổ đông.Giám đốc và bộ máy giúp việc điều hành hoạt động công tychịu trách nhiệm và nằm dưới sự lãnh đạo của HĐQT

Trong đó :

- Phòng kinh tế vốn được tổ chức từ phòng tài chính kế toán và phòng kếhoạch đầu tư trước đây nên về cơ bản chức năng nhiệm vụ của phòng là tổchức quản lý chặt chẽ và sử dụng hiệu quả các nguồn vốn và tài sản của côngty,theo dõi kiểm tra,kiểm soát tình hình tài chính công ty,lập hệ thống báo cáotài chính và cung cấp thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng,xác lập vàtập hợp số lượng thông tin các hoạt động sản xuất kinh doanh,phân tích cácthông tin kế toán để giúp các nhà lãnh đạo công ty có giải pháp.Đồng thời

phối hợp các phòng khác để tiến hành các hoạt động trong phạm vi nhiệm vụcủa mình

- Bộ phận kinh doanh nội địa, đây là chi nhánh ở Hà nội của công ty thựchiện việc triển khai tiêu thụ các sản phẩm, xây dựng hệ thống khách hàng,lậpcác phương án, quản lý việc thu hồi công nợ

- Phòng xuất nhập khẩu thực hiện việc tham mưu giám đốc về công tácxuất nhập khẩu, tìm kiếm và khai thác thị trường các nước trên thế giới để mởrộng hoạt động kinh doanh xuất nhập khẩu của công ty Xây dựng phương án

mở văn phòng đại diện tại nước ngoài để hình thành mạng lưới tiêu thụ sảnphẩm của Tổng công ty trên thế giới

- Trung tâm xuất khẩu lao động thực hiện việc tham mưu cho giám đốc

và tổ chức thực hiện các công việc liên quan đến xuất khẩu lao động như đàotạo và giáo dục định hướng cho người lao động, tuyển lao động đi làm việc cóthời hạn ở nước ngoài, làm các thủ tục để đưa người lao động đi làm ở nướcngoài; tìm kiếm đối tác và nguồn lao động trong nước, giao dịch tìm kiếm đốitác nước ngoài theo dõi và bảo vệ quyền lợi hợp pháp của lao động ở nướcngoài

- Trung tâm kinh doanh vật liệu xây dựng thực hiện việc kinh doanh cácsản phẩm kính, gương-bán vật liệu xây dựng thu hồi công nợ của công ty Tổchức mạng lưới bán hàng mua sắm trang thiết bị (vận chuyển), trả lương choCBCNV trong bộ phận, lao động thuê ngoài, nộp tiền khoán cho công ty vàchịu trách nhiệm về công nợ bán hàng, sử dụng các biện pháp để chăm sóckhách hành tốt nhất, chủ động cung cấp đáp ứng sản phẩm cho khách hàng

- Phòng tổ chức hành chính thực hiện việc tham mưu cho lãnh đạo công

ty thực hiện quản lý các lĩnh vực công tác như: tổ chức, hành chính, lao đông,tiền lương, đào tạo, bảo vệ an ninh quốc phòng và thực hiện các chế độ chínhsách đối với người lao động của Công ty.Quản lý con dấu theo quy định của

Nhà nước ,quản lý và điều hành phương tiện làm việc cho CBCNV của côngty,công tác thông tin,báo chí,tuyên truyền

Ngoài chi nhánh tại Hà nội công ty còn còn có một chi nhánh tại Thànhphố Hồ Chí Minh được thành lập từ tháng 6/2006 gồm cán bộ công nhân viênđược tổ chức thành 4 phòng là phòng hành chính tổng hợp,phòng kế toán tàichính, phòng xuất khẩu lao động Malasia, phòng xuất khẩu lao động ĐàiLoan –Macao và bộ phận gồm 3 CBCNV đại diện tuyển dụng tạo nguồn ởcác tỉnh phía Bắc.Là chi nhánh mới được thành lập nên trong sáu tháng đi vàohoạt động,ban đầu chỉ ổn định tổ chức bộ máy,hoàn thiện quy chế hoạtđộng,cơ sở vật chất và đăng ký kinh doanh Trong kinh doanh chi nhánh chỉmới bắt đầu xây dựng thực hiện phát triển thương hiệu của công ty tại chinhánh phía Nam,hoạt động ban đầu chỉ là lĩnh vực xuất khẩu lao động sau đó

sẽ dần thực hiện các hoạt động kinhhdoanh thương mại, xuất nhập khẩu, dulịch, du học, sản xuất dịch vụ

Ban Kiểm soát gồm 03 thành viên do Đại hội đồng Cổ đông bầu ra thay

mặt cổ đông để kiểm soát mọi hoạt động quản trị và điều hành kinh doanh củaCông ty.Nhằm bảo đảm lợi ích hợp pháp tối đa của công ty và cổ đông củacông ty,hoạt động dưới sự chỉ đạo trực tiếp của Đại hội đồng cổ đông.Mỗi cổđông hoặc nhóm cổ đông nắm giữ trên 16 % cổ phần công ty trong 6 thángliên tục đều được quyền để cử vào ban kiểm soát ,nhiệm kỳ của các thànhviên trong ban kiểm soát là 3 năm và có thể được bầu lại trong ĐHĐCĐ tiếptheo

Các tổ chức Đảng Cộng sản Việt Nam, Công đoàn, Đoàn Thanh niên và các tổ chức chính trị xã hội khác hoạt động theo hiến pháp pháp luật và điều

lệ của công ty.Tổng giám đốc lập kế hoạch để HĐQT thông qua các vấn đềliên quan đến tuyển dụng, lao động, buộc thôi việc, tiền lương, BHXH, phúclợi, khen thưởng và kỷ luật đối với cán bộ quản lý và người lao động cũng