Cơ cấu tổ chức Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân

Đội trưởng Ban truyền thông Ban kinh doanh Ban đối ngoại Nhóm TCM Nhóm tuyên truyền văn hóa Nhóm đi dạy Nhóm 1 Nhóm 2 Nhóm 3 Nhóm 4 Nhóm 5 Đội phó Đội phó Đội phó Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân  Giới thiệu tổ chức Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân là đội hình tình nguyện chính của nhà trường, là đơn vị duy nhất trực thuộc cả Đoàn thanh niên và Hội sinh viên. Thành lập vào ngày 03/06/2000 với nhiều hoạt động tình nguyện thiết thực ý nghĩa được xã hội và nhà trường đánh giá rất cao như dạy trẻ khuyết tật, tổ chức hiến máu… A. Cơ cấu tổ chức Đội có khoảng 150 thành viên hoạt động được chia làm 5 nhóm thường kỳ, mỗi nhóm có 1 nhóm trưởng 2 nhóm phó Đội trưởng, 3 đội phó cùng 5 nhóm trưởng của 5 nhóm tạo thành ban thường trực (ban lãnh đạo) bao quát toàn bộ các hoạt động của đội Về 3 đội phó trực tiếp hõ trợ cho đội trưởng (cái này t ko rõ lắm nhưng chém gió ra là 1 ng phụ trách về đối ngoại vs các tổ đội khác, 1 ng là lo viẹc nội bộ trong đôi, 1 ng là lo tổ chức các chương trinh lớn của đôi) Thành viên các nhóm sẽ tham gia các ban hoặc các nhóm hoạt động khác mỗi thành viên có thể tham gia nhiều ban, nhóm trong đội o Chức năng của từng bộ phận trong đội - Nhóm đi dạy: dạy trẻ khiếm thị tại trường Nguyễn Đình Chiểu - Nhóm tuyên truuyền văn hóa: tuyên truyền về các danh lam thắng cảnh, di tích lịch sử đất nước cho các em học sinh tiểu học. - Nhóm TCM là tuyên truyền các ca khúc cách mạng - Ban truyền thông: giới thiệu, quảng bá cho các chương trình của đội như hiến máu, trao đội sách… - Ban đối ngoại: tìm kiếm nhà tài trợ để tổ chức các chương trình - Ban kinh doanh: thực hiện các hoạt động kinh doanh để tạo quỹ đội o Chức năng của đội: Là đội hình tình nguyện chính của trường, Đội Sinh viên Tình nguyệnTrường Đại học Kinh kế Quốc dân đi đầu trong các hoạt động tình nguyện, tiếp sức mùa thi, mừa hè xanh… là môi trường để các bạn sinh viên học hỏi được những kỹ năng mềm, giao lưu kết bạn và trên hết là để sinh viên góp một phần sức trẻ vào việc giúp đỡ những hoàn cảnh khó khăn, xây dựng đất nước B. Các thuộc tính cơ bản của tổ chức 1. Chuyên môn hóa công việc. Chuyên môn hóa công việc của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là khá tốt. Chia ra các ban và nhóm riêng biệt thì sẽ sử dụng và phát huy được hết điểm mạnh của một người. Cụ thể sẽ bao gồm những ban và nhóm chức năng sau: − Nhóm tuyên truyền văn hóa − Nhóm đi dạy − Nhóm TCM − Ban truyền thông − Ban đối ngoại − Ban kinh doanh Ngoài ra , để khắc phục hạn chế của việc chuyên môn hóa công việc như làm giảm sút khả năng sang tạo , gây nhàm chán , gây xa lạ giữa các thành viên trong đội , đội còn có các công việc chung như tổ chức các ngày hội hiến máu ; chương trình từ thiện cho trẻ em nghèo vùng cao ; ngày hội trao đổi sách v.v…. 2. Hình thành các bộ phận. Mô hình tổ chức của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là mô hình tổ chức ma trận. Cụ thể ở đây thì mô hình tổ chức ma trận này là kết hợp giữa mô hình tổ chức theo chức năng và mô hình tổ chức theo đơn vị độc lập. Một người sẽ được làm việc trong 2 hoặc nhiều môi trường cụ thể là trong các nhóm và nhóm chức năng, họ vừa là thành viên của các nhóm vừa là nhân lực cho các nhóm chức năng. Ví dụ thành viên của nhóm 1 cũng có thể là người nằm trong Ban đối ngoại và cả nhóm đi dạy 3. Phối hợp các bộ phận của tổ chức Vai trò của phối hợp: - Xây dựng được các kênh thông tin ngang dọc, lên xuống thông suốt giữa các bộ phận và các cấp quản lý - Duy trì được mối liên hệ giữa người đứng đầu với các tổ chức bộ phạn khác. - Duy trì được mối liên hệ giữa các tổ chức với môi trường trực tiếp và gián tiếp. Hàng tuần tất cả các nhóm, ban mảng đều có 1 buổi họp thường kỳ để báo cáo các hoạt động, sau đó các trưởng ban sẽ có buổi họp với ban lãnh đạo để các bên trao đổi thông tin, định hướng hoạt động, ngoài ra các trưởng ban cũng có thể liên lạc trực tiếp với nhau về công việc liên quan 2 bộ phận à không cần thông qua ban lãnh đạo. trong ban lãnh đạo luôn có người đảm nhiệm vai trò đối ngoại: liên hệ với nhà trường để xin giúp đỡ, liên hệ các bên tài trợ…. Các công cụ phối hợp: 1. Các kế hoạch: đưa ra các kế hoạch, phân công rõ ràng công việc, các bộ phận có mối liên kết với nhau và tạo ra một mục tiêu thống nhất. Trong mỗi buổi họp ban thường trực, đội trưởng sẽ đặt ra nhiệm vụ trong thời gian tiếp theo từ đó giao công việc cho các ban mảng liên quan để thực hiện đồng bộ hiệu quả 2. Hệ thống tiêu chuẩn kinh tế - kỹ thuật: đưa ra những gì cần đạt được cho từng bộ phận và toàn bộ tổng thể. Người đầu việc có nhiệm vụ đưa ra các phương án để hoàn thành công việc và đưa ra các yêu cầu cần thỏa mãn. Sau khi được giao nhiệm vụ, sẽ có deadline (hạn nộp) cho các trưởng ban để hoàn thành công việc, yêu cầu về chỉ tiêu cần đạt được, từ đó các trưởng ban sẽ triển khai về các đơn vị với các yêu cầu tương tự. 3. Các công cụ cơ cấu: cơ cấu tổ chức của đội theo mô hình cơ cấu tổ chức ma trận nên việc phối hợp giữa các bộ phận là khá dễ dàng cụ thể nhân sự của các nhóm và các nhóm chức năng là trùng lặp nên việc trao đổi và phối hợp được cải thiện rất nhiều. 4. Giám sát trực tiếp: Các nhóm phó, nhóm trưởng,…. Được nhận lệnh trực tiếp từ đội trưởng triển khai cho các thành viên và trực tiếp giám sát tiến độ thực hiện để báo cáo lên cấp trên, các hoạt động luôn dược phân chia người phụ trách rõ ràng để tiện cho việc quản lý, giám sát. 5. Các công cụ của hệ thống thông tin, truyền thông và tham gia quản lý những phương diện cơ bản. Các thành viên chủ chốt đểu có gmail để liên lạc công việc, tận dụng các grôupfacebook để tạo các nhóm liên lạc trong các ban mảng để bàn bạc thảo luận về công việc 6. Văn hóa tổ chức: hai trong ba giá trị cốt lỗi của đội là kỷ luật và tình cảm, kỷ luật phải luôn được dặt lên hàng đầu, các cá nhân phải luôn đảm bảo đúng giờ đến tham gia các hoạt động cũng như deadline công việc, bên cạnh đó, các thành viên cũng cư xử với nhau rất thân thiết, thoải mái cởi mở như một gia đình lớn, có nhiều hoạt động tập thể để gắn kết các cá nhân với nhau tạo lên một môi trườn làm việc thoải mái và tạo động lực làm việc cho các cá nhân 4. Quyền hạn và trách nhiệm trong tổ chức a) Đội trưởng : • Quyền hạn : − Trực tiếp chỉ đạo các Đội phí , tổ trưởng , trưởng ban , trưởng nhóm , các thành viên của đội . − Ra các quyết định lớn liên quan đến Đội về các tất cả các mặt . • Trách nhiệm : − Lãnh đạo đội hoàn thành các sứ mệnh, tầm nhìn được đặt ra . − Báo cáo trước Đoàn thanh niên và Hội sinh viên về hoạt động của đội . − Chịu trách nhiệm trước Đoàn thanh niên và Hội sinh viên về kết quả hoạt động của đội . b) Đội phó • Quyền hạn : tham mưu , cung cấp thông tin , lời khuyên cho Đội trưởng về các mặt đối nội , đôi ngoại và các sự kiện lớn của Đội . • Trách nhiệm : − Dành thời gian giám sát , đánh giá các hoạt động của các ban , nhóm , tổ trong đội − Tham mưu , cung cấp thông tin , lời khuyên cho đội trưởng c) Tổ trưởng , Trưởng ban , Trưởng nhóm : • Quyền hạn : Lãnh đạo , phân công các thành viên thực hiện các hoạt động, nhiệm vụ của tổ , ban , nhóm mình • Trách nhiệm : − Hoàn thành nhiệm vụ của tổ , ban , nhóm . − Báo cáo , chịu trách nhiệm trước đội trưởng về kết quả hoạt động của tổ , ban , nhóm mình 5. Tập trung và phi tập trung : Cơ câu của đội tình nguyện có mức độ phi tập trung khá cao − Phần lớn các quyết định được ra bởi các trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng ; Đội trưởng chi ra những chỉ đạo chung mang tính chiến lược của đội − Một trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng được độc lập ra quyết định mà chỉ cần thông báo với đội trưởng sau khi quyết định đã ra − Các quyết định của các trưởng ban , trưởng nhóm , tổ trưởng có tầm quan trọng lớn , liên quan trực tiếp đến các vấn đề tài chính , hoạt động của đội . Trong trường hợp cần thiết , Đội trưởng có thể trao cho các đội phó quyền hạn chức năng để lãnh đạo một ban , nhóm , tổ nào đó . 6. Cấp quản lý và tầm quản lý : Đội tình nguyện có cả các đặc điểm của cơ cấu nằm ngang và cơ cấu hình tháp Đối vơi Đội trưởng cùng 3 đội phó và 5 tổ trưởng thì quản lý thiên về cơ cấu nằm ngang • Công việc được xác định khái quát • Tổng hợp hóa hoạt động ( các đội phó có hoạt động giống nhau , các tổ có hoạt động giống nhau ) • Có thể linh hoạt giữa công việc và các bộ phận ( 3 đội phó có thể đổi công việc cho nhau , 5 tổ cũng có thể hoán đổi công việc cho nhau ) • Di chuyển nhân lực theo chiều ngang ( các thành viên trong 5 tổ cũng dễ dàng hoán đổi vị trí do chức năng của 5 đội là như nhau ) Đối với Đội trưởng cùng 3 ban , 3 nhóm thì quản lý thiên về cơ cấu hình tháp , tầm quản lý của Đội trưởng hẹp • Có nhiều cấp bậc quản lý ( Đội trưởng – Trưởng ban , trưởng nhóm - Phó ban , nhóm phó ) • Hoạt động được chuyên môn hóa theo các lĩnh vực truyền thông , kinh doanh , đối ngoại , đi dạy , tuyên truyền văn hóa , tcm ) • Các công việc giữa các bộ phận bị giới hạn C. Đánh giá cơ cấu của tổ chức theo các tiêu chí Đánh giá theo 5 tiêu chí 1. Tính tin cậy - Về cơ bản thì cơ cấu nhóm đã thể hiện đươc tương đối đầy đủ các thông tin được sử dụng trong tổ chức, đảm bảo được tính chính xác để phối hợp các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận trong hoạt động chung của hội sinh viên - Chức năng, quyền hạn và nhiêm vụ ,công việc được thể hiên một cách rõ ràng, công khai ( qua sơ đồ cơ cấu, bản mô tả công việc, sơ đồ quyền hạn …) từ trên xuống dưới từ đội trưởng xuống các đội phó,tới các ban, nhóm và từng hội viên, đảm bảo hoạt động độc lập, hiệu quả các công việc không bị trùng lặp, các hội viên trong 5 nhóm có thể tham gia các hoạt động của các ban hay các nhóm hoạt động… 2. Tính linh hoạt Cơ cấu hội sinh viên tương đối linh hoạt có thể thích ứng với những tình huống xảy ra, nhưng về cơ bản thì cơ cấu vẫn không có quá nhiều thay đổi. Trong những trường hợp cụ thể cơ cấu có thể phân thêm các nhánh nhỏ ( xaay dựng các tổ ,đội ,nhóm…) để thực hiện những chức năng nhiệm vụ riêng biệt, hay hỗ trợ các nhóm khác nhằm tối đa hóa số cấp quản lý và các mối quan hệ Hội sinh viên là 1 tổ chức không quá phức tạp,được hình thành chưa lâu và chức năng nhiệm vụ là rất nhiều, liên tục phát sinh thêm nhiều hoạt động nên đòi hỏi tính linh hoạt cũng rất cao, cơ cấu phải dần dần cải thiện 3. Tính hiệu quả Các nhóm , các ban, nhóm hoạt động đều có những mục tiêu hoạt động cụ thể, có thể hoạt động độc lập hay liên kết với nhau.các mối quan hệ hợp lý và không có sự chồng chất về chức năng nhiệm vụ của các bộ phận 4. Tính thống nhất trong mục tiêu Trong đội svtn thì mỗi thành viên đều có thể tham gia nhiều hoạt động của tổ chức.Thế nên mỗi thành viên khi thuộc một ban ngành nào đó không có nhiệm vụ mục tiêu rõ ràng khi mà cả mỗi nhóm đều do 3 ban quản lý thế nên không có sự thống nhất về mục tiêu và nhiệm vụ của mỗi thành viên Một cơ cấu tổ chức đc coi là có kết quả khi nó cho phép mỗi cá nhân góp phần công sức vào các mục tiêu chung của tổ chức. 5. Tính tối ưu Trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các bộ phận phân hệ và con người để thực hiện các hoạt động cần thiết. Giữa các bộ phận và các cấp tổ chức có sự thiết lập về mối quan hệ hợp lí với số cấp nhỏ nhất nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính năng động luôn đi sát phục vụ mục đích đề ra của tổ chức. Trong đội svtn, các đội phó còn chưa rõ chức vụ riêng của mình trong việc cùng đội trưởng baoquát công việc chung thế nên còn chồng chéo nhiệm vụ và quyền hạn thiếu đi sự năng động khi hoạt động. Tuy nhiên, đã có sự phân rõ trong việc quản lý hoạt động của các ban , nhóm riêng nên có sự đổi mới và sáng tạo cao dẫn đến thong tin có được độ chuẩn xác cao tạo nên sự hiệu quả trong hoạt động. D. Nhận xét vè cơ cấu tổ chức và đưa ra giải pháp cho cơ cấu đó  Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là mọt cơ cấu chính thức, bền vững được tổ chức chính theo mô hình ma trận, tuy nhiên khi cũng áp dụng cơ cấu tổ chức theo nhóm: khi tổ chức mộtchương trình lớn thì sẽ có 1 nhóm các thành viên được chnj ra làm ban tổ chức – tập hợp người từ nhiều ban mảng khác nhau.  Ưu điểm: tận dụng được tối đa khả năng của mọi người khi các cá nhânđược chọn làm việc ở 1 hay nhiều vị trí thích hợp, kết hợp tổ chức ma trận và tổ chức theo nhóm đeo lại sự linh hoạt trong tổ chức, đáp ứng được sự biến động của điều kiện  Nhược điểm: Quản lý các cấp còn chồng chéo, tổ chức chưa thực sự chuyên nghiệp vì thế quyền lực chỉ đạo bị phân tán xung đột, thường xuyên xảy ra hiện tượng song trùng lãnh đạo – tạo ra mệnh lênh không nhất quán dẫn đến công việc khó khăn khi thực hiệnmất nhiều thời gian và công sức…  Giải pháp: thống nhất lại vè cơ cấu tổ chức, phânchia rõ quyền quản lý giãu các ban mảng, các nhiệm vụ được giao toàn quyền quyết định cho một số cá nhân, tránh tình trạng chồng chéo quản lý, chỉ đạo… Ưu điểm: - Định hướng các hoạt động theo kết quả cuối cùng - Tập trung nguồn lực vào khâu xung yếu. - Kết hợp được năng lực của nhiều nhà quản lý và chuyên gia. - Tạo điều kiện đạp ứng nhanh chóng với những thay đổi môi trường. Nhược điểm: - Hiện tượng song trùng lãnh đạo dẫn đến sự không thống nhất mệnh lệnh - Quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản lý có thể trùng lắp tạo ra các xung đột - Cơ cấu phức tạp và không bền vững - Gây tốn kém. . Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân  Giới thiệu tổ chức Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh kế Quốc dân là đội hình tình nguyện chính của nhà trường, là đơn vị duy. động. D. Nhận xét vè cơ cấu tổ chức và đưa ra giải pháp cho cơ cấu đó  Đội Sinh viên Tình nguyện Trường Đại học Kinh tế Quốc dân là mọt cơ cấu chính thức, bền vững được tổ chức chính theo mô. phận. Mô hình tổ chức của Đội sinh viên tình nguyện Trường Kinh tế quốc dân là mô hình tổ chức ma trận. Cụ thể ở đây thì mô hình tổ chức ma trận này là kết hợp giữa mô hình tổ chức theo chức năng