tình huống số 18 quản trị học - Các nguyên tắc và nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức

LỜI MỞ ĐẦU Một nhà quản trị chiến lược ắt sẽ có tác động mãnh liệt đến sự phát triển cũng như lợi nhuận của doanh nghiệp. Là một nhà quản trị, họ đều biết thành công chính là sự hội tụ của các yếu tố: cơ hội, tài năng, sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng. Louis Vuitton - một nhà quản trị tài ba khẳng định "không có khái niệm nào cho sự may mắn, có may mắn hay không là do chính bản thân quyết định, thương trường cũng vậy". Cơ hội đôi khi nó tự tìm đến nhưng đôi khi bản thân cũng có khả năng tạo ra, cơ hội sẽ đến với doanh nghiệp nào có năng lực cũng như phát huy được khả năng quản trị. Điều được đề cập đến ở đây chính là cơ cấu tổ chức doanh nghiệp. Đó chính là vấn đề nguồn nhân lực của doanh nghiệp; có thể một doanh nghiệp không có nhiều nhân viên quản trị giỏi nhưng với một cơ cấu tổ chức hợp lí sẽ phát huy hết được nguồn nhân lực một cách tốt nhất. Sự chuẩn bị chu đáo sẵn sàng chính là nhân tố quan trọng nhất, một mô hình tổ chức thích hợp có khả năng lường trước được các tình huống sẽ xảy ra không bị ngỡ ngàng trước sự biến động của thị trường, cũng như các yếu tố tác động khác. Trong giai đoạn hiện nay, các doanh nghiệp nước ta đang bắt đầu chú trọng chức năng phát triển cơ cấu tổ chức, một số khác lại lao vào chức năng thu hút nhân tài nhằm đẩy mạnh khả năng cũng như sức mạnh của cơ cấu tổ chức. Cơ cấu đổi mới rất quan trọng, đặc biệt là trong bối cảnh doanh nghiệp nước ta hiện nay. Chiến lược kinh doanh được triển khai thông qua các dự án cơ cấu tổ chức, xây dựng hệ thống trợ lực. Đổi mới cơ cấu chiếm vị trí then chốt trong đổi mới doanh nghiệp. Tầm nhìn chiến lược đòi hỏi doanh nghiệp phải có sự hiểu biết sâu sắc về cơ cấu tổ chức, bởi chỉ khi hiểu được xu hướng phát triển của cơ cấu tổ chức, hiểu được giá trị cốt lõi cần xây dựng, hiểu được định hướng phát triển của doanh nghiệp khi đó mới hoạch định được chiến lược kinh doanh. Tất cả đều cho thấy vai trò của cơ cấu tổ chức là không thể phủ nhận. 1 Tuy nhiên, trên thực tế có những tình huống với những ý kiến trái chiều từ những thành viên trong một công ty/ một doanh nghiệp/ một tổ chức về vai trò của cơ cấu tổ chức. Và chúng ta cùng xét một tình huống cụ thể như sau: “Tôi sẽ không có bất kỳ sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác dưới bất kỳ hình thức nào ở công ty này”, ông Minh, vị chủ tịch và là người sáng lập công ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn đã tuyên bố như vậy. "Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển – nơi tôi muốn tất cả mọi người quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng một đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng - mỗi ô trong sơ đồ - và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy. Tôi không muốn bất kì người nào có ý nghĩ như vậy! Chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hàng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu vài chục tỷ đồng chính là vì tất cả chúng ta đã hoà hợp ăn ý với nhau và đã mạnh dần nhờ mẫu tốt và chi phí thấp. Chúng ta không cần phải là Công ty với sơ đồ tổ chức phức tạp và tôi không bao giờ muốn như vậy". Khi bàn luận về ý kiến của vị chủ tịch về sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác vào một bữa ăn trưa, ông Hùng kế toán trưởng công ty đã ra sức bảo vệ vị chủ tịch và nhấn mạnh rằng hành động theo tinh thần đồng đội thực sự chính là cốt lõi của sự thành công. Tuy nhiên, cô Lan phụ trách sản xuất thì cho rằng “quan điểm của vị chủ tịch là sai lầm không thể chấp nhận được”. Cô Lan nói: "Sự thật là tôi không thể điều hành nổi bộ phận sản xuất của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả công tác, tôi phải giấu nó trong ngăn bàn của tôi, chỗ mà ông Minh không sao tìm được". Đây cũng là tình huống thảo luận của nhóm mình. Vậy quan điểm của ai đúng? quan điểm của ai sai? Hướng giải quyết vấn đề này như thế nào? Mời cô và các bạn cùng nhóm mình thảo luận tình huống này!!! 2 3 A. Sơ lược lý thuyết về cơ cấu tổ chức I. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau, có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, được chuyên môn hóa theo những chức trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu chung đã được xác định. • Cơ cấu tổ chức cho phép sự dụng hợp lý các nguồn lực • Cơ cấu tổ chức cho phép xác định rõ vị trí, vai trò của các đơn vị, cá nhân, cũng như mối liên hệ giữa các đơn vị và cá nhân này, hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức II. Các nguyên tắc và nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 1. Các nguyên tắc của cấu trúc tổ chức a) Tương thích giữa các hình thức và chức năng Khi thiết kế cấu trúc tổ chức, các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều phải nhằm thực hiện các chức năng, hay xuất phát tự việc thực hiện các chức năng. “Hình thức phải đi sau chức năng”. b) Thống nhất chỉ huy Cấu trúc tổ chức được xác lập phải đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu trách nhiệm báo cáo cho các nhà quản trị trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính thống nhất trong toàn tổ chức. c) Cân đối Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm công việc giữa các đơn vị, cá nhân với nhau. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định bền vững trong tổ chức. d) Linh hoạt 4 Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. e) Hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. 5 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức a) Mục tiêu và chiến lược của tổ chức Cấu trúc tổ chức được xây dựng nhằm đáp ứng mục tiêu của tổ chức. Vì vậy, khi mục tiêu và chiến lược của tổ chức thay đổi, thì cấu trúc tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của mục tiêu và chiến lược. b) Chức năng và nhiệm vụ của tổ chức Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình. c) Quy mô tổ chức Quy mô của tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô đòi hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ phức tạp trong tổ chức. d) Đặc điểm về kỹ thuật, công nghệ của tổ chức Trong tổ chức, kỹ thuật, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng đơn giản hơn. e) Môi trường bên ngoài của tổ chức Trong điều kiện môi trường bên ngoài ổn định, các yếu tố của môi trường có thể dự đoán và dễ kiểm soát thì cấu trúc tổ chức có tính ổn định, ít phức tạp. Ngược lại, khi môi trường có nhiều biến động, có nhiều yếu tố khó dự báo, thì cấu trúc tổ chức sẽ phức tạp hơn, đòi hỏi sự linh hoạt cao hơn, nên việc lựa chọn cấu trúc tổ chức hữu cơ là cần thiết. f) Trình độ quản trị viên và trang thiết bị 6 Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức, thì trong cấu trúc tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối kiên hệ, các bộ phận quản trị với nhau. Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn. B. Thảo luận tình huống I. Quan điểm của ông Minh (chủ tịch công ty chuyên sản xuất và kinh doanh quần áo may sẵn) và quan điểm của cô Lan (phụ trách sản xuất) về sơ đồ tổ chức hay bản mô tả vị trí công tác ở công ty 1. Nhận xét về quan điểm của ông Minh a) Điểm đúng trong quan điểm của ông Minh Ông Minh cho rằng "Chúng ta là một công ty thành đạt và đang phát triển - nơi tôi muốn tất cả mọi quản lý và nhân viên của chúng ta đều cảm thấy họ là những người cùng đội ngũ. Sơ đồ tổ chức và bản mô tả công việc chính là cách làm cho mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng - mỗi ô trong sơ đồ - và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy". o Điều này có nghĩa là ông Minh muốn sự bình đẳng trong công việc, không có sự cạnh tranh về chức vụ. Bình đẳng trong quá trình hoạt động kinh doanh là rất cần thiết. Nó giúp cho mọi người hòa đồng thân thiện, giúp đỡ nhau trong các khâu sản xuất kinh doanh đem lại hiệu quả cao trong công việc. o Theo quan điểm của ông Minh, tất cả nhân viên sẽ làm việc trong một môi trường lành mạnh, đoàn kết gắn bó trong tình cảm đồng nghiệp. Nhân viên sẽ tránh khỏi những việc làm xấu của những cá nhân tham địa vị trong 7 những cuộc tranh chấp quyền hành. Điều đó vừa giúp nhân viên của công ty đỡ căng thẳng, giảm stress, đem lại hiệu quả cao trong công việc. o Cũng theo quan điểm này, tính tư duy và sáng tạo của tất cả các nhân viên đều được phát huy. Đặc biệt, công ty của ông Minh là công ty may quần áo; chính vì vậy khả năng sáng tạo đòi hỏi cao đối với nhân viên để tạo ra sản phẩm đa dạng kiểu cách. Tuy nhiên, mong muốn của ông Minh có đúng hay không khi ông phủ nhận đi vai trò của cơ cấu tổ chức trong công ty??? b) Điểm sai trong quan điểm của ông Minh o Chúng ta đã biết rằng công tác tổ chức có vai trò tạo “nền móng” cho hoạt động của tổ chức nói chung và cho hoạt động quản trị nói riêng, sử dụng có hiệu quả các nguồn lực của tổ chức đặc biệt là nguồn nhân lực và cơ sở vật chất kỹ thuật, tạo ra văn hóa tổ chức… như vậy thì không thể phủ nhận sự có ích của việc tổ chức. Đối với ông Minh thì điều này chỉ đúng trong vài trường hợp với những điều kiện cụ thể, ví dụ như trình độ của người quản trị quá giỏi khả năng quản trị của ông ta rất tốt với quy mô công ty còn nhỏ hẹp… thì họ sẽ có thể không cần đến bản “sơ đồ mô tả công việc” mà họ vẫn làm tốt công tác lãnh đạo. Ở đây, trong bài cũng có nói rằng công ty quần áo may sẵn này đang trên đà phát triển, do vậy ông Minh không cần bản “sơ đồ tổ chức” ông Minh vẫn làm tốt nhưng khi công ty của ông Minh đã phát triển với quy mô lớn hơn, rộng hơn thì nếu không có “sơ đồ mô tả công việc” thì hoạt động quản trị của ông Minh sẽ không đạt hiệu quả cao. Ông Minh có nêu là “chúng ta đã trưởng thành từ một công ty nhỏ với doanh thu hằng năm vài trăm triệu đồng đến nay trở thành một công ty lớn với doanh thu hằng năm vài chục tỷ đồng chính là tất cả chúng ta đã hòa hợp ăn ý với nhau” nhưng ông Minh đâu có biết rằng thành công đó có sự đóng góp của “sơ đồ tổ chức và sơ đồ 8 mô tả công việc” của cô Lan. Cô Lan đã dùng chúng trong suốt quá trình làm việc của mình.  Như vậy, ông Minh cần suy nghĩ lại về “sơ đồ tổ chức” và “sơ đồ mô tả công việc” thực sự là chúng rất cần thiết cho công tác quản trị của những nhà quản trị các cấp bậc. o “Đoàn kết là sức mạnh vô địch”. Nhưng ông Minh hoàn toàn sai lầm khi phủ nhận hoàn toàn “cơ cấu tổ chức” trước các thành viên trong công ty? Và nhất là khi công ty ông đang trên đà phát triển? - "Tổ chức là hoạt động sắp xếp công việc, giao nhiệm vụ cho từng bộ phận, từng cá nhân và các bộ phận cá nhân này có trách nhiệm hoàn thành công việc hay nhiệm vụ mà tổ chức giao phó để đạt được mục tiêu chung của tổ chức đã đề ra". - Một doanh nghiệp dù phát triển đến đâu cũng cần có một cơ cấu tổ chức hợp lý, có sự phân chia nhiệm vụ, công việc rõ ràng. Việc phân chia công việc, nhiệm vụ không phải là sẽ làm cho "mọi người cảm thấy họ có cương vị riêng – mỗi ô trong sơ đồ – và vì thế chỉ muốn khư khư giữ lấy" mà là làm cho mọi người có thể nhìn rõ trách nhiệm của mình với công ty. Nó không gây mất đoàn kết cũng như không gây đánh mất tinh thần đồng đội trong công ty. Bên cạnh đó, với sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác của công ty thì mỗi nhân viên trong công ty có thể biết được vị trí của mình để hoàn thành tốt nhiệm vụ, cũng như cố gắng phấn đấu bản thân để được vị trí cao hơn nhờ tài năng và sự nỗ lực của chính họ; từ đó giúp cho công ty tìm kiếm được nhân tài để phát triển công ty, cũng như sa thải những người không có năng lực thật sự. - Một công ty lớn không thể không có sơ đồ tổ chức. Nếu không có sơ đồ tổ chức thì tất cả các bộ phận trong công ty sẽ trở nên rối loạn có thể không thực hiện đúng trách nhiệm và quyền hạn của mình, ai cũng có cái tôi của 9 mình và cho mình là đúng. Với một tổ chức lớn, đông nhân viên, mọi người thống nhất được ý kiến quan điểm là rất khó, cần có trật tự để có người thống nhất các ý kiến quan điểm nếu không mỗi người chỉ nhất nhất làm theo ý mình sẽ khó làm việc một cách ăn ý và khó đem lại được hiệu quả cho công việc của công ty. o Một khía cạnh nữa đó là "quản trị là một nghệ thuật và người quản trị là một nghệ sĩ", việc ông Minh nhất quyết với quan điểm của mình mà không nghe ý kiến của nhân viên, sẽ làm cho nhân viên nghĩ rằng ông là người bảo thủ, cố chấp, sợ và không dám bày tỏ quan điểm của chính mình, là đang đi ngược lại với tác dụng của quản trị. Cô Lan luôn cho rằng quan điểm của chủ tịch là sai lầm, cô Lan không phục nhưng cũng không dám nói trực tiếp với ông Minh (mà đưa ra ý kiến của mình trong một bữa ăn trưa với ông Hùng – kế toán trưởng công ty). Nếu sự bất đồng ý kiến này không được giải quyết thì dần dần sẽ xảy ra mâu thuẫn giữa lãnh đạo và nhân viên dưới quyền. Và về lâu dài, điều này sẽ là một hạn chế, một trở ngại lớn đối với công ty ông Minh. Bởi, nhân viên trong công ty sẽ cảm thấy mình đang làm việc trong một môi trường không thể phát triển được và sẽ dời bỏ công ty. 2. Nhận xét về quan điểm của cô Lan Theo như lời cô Lan nói “Sự thật là tôi không thể điều hành nổi bộ phận sản xuất của tôi nếu không có sơ đồ tổ chức và bản mô tả vị trí công tác”, nghĩa là trong suốt thời gian cô Lan phụ trách về sản xuất, cô đã tự vạch ra cho mình 1 sơ đồ tổ chức và có bản mô tả vị trí công tác cho bộ phận sản xuất của mình, nhưng không để cho chủ tịch công ty là ông Minh biết. Và thực tế đã chứng minh rằng cô Lan đã hoàn thành tốt việc điều hành bộ phận sản xuất, và góp phần giúp công ty của ông Minh thành đạt và đang trên đà phát triển. 10 [...]... tuyến chức năng như chức năng sản xuất, thương mại, nhân sự… 15 Mô hình cấu trúc tổ chức chức năng: Tổng giám đốc Giám đốc chức năng A Giám đốc chức năng B Giám đốc chức năng C Ưu điểm:     Phản ánh logic chức năng Tuân thủ nguyên tắc chuyên môn hóa công việc Nêu bật vai trò của các chức năng chủ yếu Dễ kiểm soát Nhược điểm:  Thường dẫn đến mâu thuẫn giữa các chức năng khi đề ra các chỉ tiêu và ... lực vào tuyến sản phẩm Phối hợp tốt giữa các bộ phận Rèn kĩ năng tổng hợp cho các nhà quản trị Nhược điểm:  Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp 18 Giám đốc sản phẩm C    Công việc có thể bị trùng lặp ở các bộ phận khác nhau Khó kiểm soát Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực 19 c) Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý Đặc điểm:  Chia tổ chức thành các nhánh, mỗi nhánh đảm nhận thực hiện hoạt động của  tổ chức. .. của cơ cấu tổ chức của công ty trong tình huống 1 trên Và đề xuất các biện pháp khắc phục nhược điểm cho công ty Công ty ông Minh có cơ cấu tổ chức hay không? Từ khi thành lập công ty cho đến thời điểm hiện tại công ty đang trên đà phát triển, ông Minh không hề nhắc đến sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty và bản mô tả vị trí công tác đối với nhân viên trong công ty, chứng tỏ ông là một nhà quản trị có... Thiếu sự phối hợp hành động giữa các phòng ban chức năng Chuyên môn hóa quá mức và tạo ra cách nhìn hạn hẹp ở các cán bộ quản lí Đổ trách nhiệm về việc thực hiện mục tiêu chung của tổ chức cho cấp lãnh đạo cao nhất 16 Mô hình tổ chức bộ phận theo chức năng tương đối dễ hiểu và được hầu hết các tổ chức sử dụng trong một giai đoạn phát triển nào đó, khi tổ chức có quy mô vừa và nhỏ hoạt động trong một lĩnh... vực, đơn thị trường hoặc áp dụng với các bộ phận cấp thấp đối với công ty lớn, phức tạp Để khắc phục được những nhược điểm, hạn chế mà cơ cấu tổ chức công ty hiện có, nhóm thảo luận có đề xuất thêm một số mô hình cơ cấu tổ chức cơ bản cho công ty ông Minh: a) Cấu trúc tổ chức chức năng Đặc điểm:   Là cơ cấu tổ chức dựa trên chuyên môn hóa theo chức năng công việc Các hoạt động giống nhau hoặc gần giống... trúc tổ chức đa dạng ma trận Đặc điểm:  Là cấu trúc kết hợp các cấu trúc của tổ chức trên để tận dụng các ưu điểm  của mỗi loại và hạn chế tối đa những nhược điểm của chúng Cấu trúc ma trận có 2 hệ thống chỉ huy cặp đôi, vì vậy tồn tại cùng lúc 2 tuyến chỉ đạo trực tuyến Mô hình cấu trúc tổ chức dạng ma trận: Tổng giám đốc Giám đốc kinh doanh Giám đốc nhân sự Giám đốc tài chính Giám đốc khu vực G.đốc... b) Cấu trúc tổ chức theo sản phẩm Đặc điểm:  Chia tổ chức thành các nhánh”, mỗi nhánh đảm nhận toàn bộ hoạt động  kinh doanh theo các loại hoặc nhóm sản phẩm nhất định Mỗi nhánh vẫn có thể sử dụng các bộ phận chức năng hoặc các chuyên gia chuyên môn để hỗ trợ hay giúp việc Mô hình cấu trúc tổ chức theo sản phẩm: Tổng giám đốc Giám đốc sản phẩm A Giám đốc sản phẩm B Ưu điểm:    Hướng sự chú ý và. .. khắc phục, bởi không có một cơ cấu tổ chức nào hoàn hảo mọi mặt Với những đặc điểm, ưu điểm, cũng như nhược điểm của các sơ đồ cơ cấu tổ chức cơ bản trên, công ty ông Minh cần dựa trên thực tế để lựa chọn được một phương án cơ cấu tổ chức tốt nhất cho công ty để đưa công ty ngày càng phát triển và thành đạt Nếu là chủ tịch công ty, nhóm em sẽ chọn sơ đồ cấu trúc tổ chức chức năng Bởi, công ty ông Minh... chuyên biệt Mô hình cấu tổ chức khách hàng Tổng giám đốc Giám đốc khách hàng loại 1 Giám đốc khách hàng loại 2 Giám đốc khách hàng loại 3 Ưu điểm:   Tạo sự hiểu biết khách hàng tốt hơn Toàn bộ hoạt động của tổ chức hướng vào hoạt động bán hàng để đạt kết quả cuối cùng Nhược điểm: 22    Cần nhiều nhà quản trị tổng hợp Khó kiểm soát Cạnh tranh nội bộ về nguồn lực 23 e) Cấu trúc tổ chức đa dạng ma trận... công tác một cách hợp lý, chi tiết và được cụ thể hóa với toàn thể nhân viên trong công ty Thứ hai, khi công ty phát triển thành một công ty lớn sẽ có nhiều nhân viên, nhiều cấp bậc, bộ phận, phòng, ban, số lượng công việc cũng do đó mà nhiều lên, không thể chỉ áp dụng được cấu trúc tổ chức giản đơn Thường mô hình cấu trúc tổ chức đơn giản hiện tại chỉ áp dụng với các tổ chức bé, kinh doanh đơn lĩnh vực, . hình thành các nhóm chính thức trong tổ chức II. Các nguyên tắc và nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức 1. Các nguyên tắc của cấu trúc tổ chức a) Tương thích giữa các hình thức và chức năng . bên trong tổ chức. e) Hiệu quả Cấu trúc tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc giảm chi phí và nâng cao hiệu quả kinh tế. 5 2. Các nhân tố ảnh hưởng đến cấu trúc tổ chức a) Mục tiêu và chiến. Mời cô và các bạn cùng nhóm mình thảo luận tình huống này!!! 2 3 A. Sơ lược lý thuyết về cơ cấu tổ chức I. Khái niệm cơ cấu tổ chức Cấu trúc (hay cơ cấu) tổ chức là một tập hợp bao gồm các bộ