Hoàn thiện kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hành tại công ty trách nhiệm hữu hạn thiết bị trường học Phục Hưng

Một số khái niệm cơ bản trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng - Bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa, sản phẩm hoặc cung cấp dịch vụ cho khách hàng và được khá

Việc tổ chức kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng một cách khoa học, hợp lý và phù hợp với điều kiện cụ thể của doanh nghiệp có ý nghĩa quan trọng trong việc thu nhận, xử lý và cung cấp thông tin cho chủ doanh nghiệp, giám đốc điều hành lựa chọn phương án kinh doanh có hiệu quả nhất Việc thống kê các khoản doanh thu, chi phí và kết quả kinh doanh chính xác, tỉ mỉ và khoa học sẽ giúp các nhà quản trị doanh nghiệp có được các thông tin chi tiết về tình hình tiêu thụ cũng như hiệu quả kinh doanh của từng mặt hàng tiêu dùng trên thị trường Trên cơ sở đó, doanh nghiệp xác định được kết quả bán hàng, từ đó xác định được con số lãi thực tế cũng như số thuế nộp ngân sách Nhà Nước Và cuối cùng nhà quản trị sẽ đề ra được kế hoạch kinh doanh của từng loại hàng hóa trong kỳ kế toán tới, tìm ra biện pháp khắc phục những yếu điểm để hoàn thiện công tác tiêu thụ hàng hóa cũng như kế toán bán hàng, xác định kết quả bán hàng trong doanh nghiệp

Không chỉ tác động trực tiếp tới sự thành bại của một doanh nghiệp, việc tổ chức

kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng hiệu quả còn đóng vai trò quan trọng đối với người tiêu dùng và toàn bộ nền kinh tế quốc dân Thực hiện tốt công tác bán hàng cũng có nghĩa doanh nghiệp đã góp phần đáp ứng nhu cầu của người tiêu dùng Thông qua hoạt động mua bán hàng hóa, doanh nghiệp thương mại chính là cầu nối giữa nhà sản xuất và người tiêu dùng, giúp nhà sản xuất tiếp cận thị trường, nắm bắt nhu cầu, thị hiếu

2 của người tiêu dùng để đáp ứng nhu cầu đó Hơn nữa, sự lớn mạnh của mỗi doanh nghiệp đều góp phần củng cố sự phát triển của nền kinh tế quốc dân Do vậy, doanh nghiệp thương mại phải thực hiện tốt khâu bán hàng để góp phần điều hòa giữa sản xuất và tiêu dùng, đảm bảo sự phát triển cân đối và bền vững của nền kinh tế quốc dân

1.2 Một số khái niệm cơ bản trong bán hàng và xác định kết quả bán hàng

- Bán hàng là quá trình doanh nghiệp chuyển giao hàng hóa, sản phẩm hoặc cung

cấp dịch vụ cho khách hàng và được khách hàng thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán Hay nói cách khác, bán hàng là quá trình trao đổi để thực hiện giá trị của hàng hoá sản phẩm để chuyển hoá vốn của doanh nghiệp từ hình thái vật chất sang hình thái tiền tệ, là giai đoạn cuối cùng của vòng luân chuyển vốn của doanh nghiệp

- Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ là tổng giá trị các lợi ích kinh tế doanh

nghiệp thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động sản xuất kinh doanh thông thường của doanh nghiệp, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu Tùy thuộc vào phương pháp tính thuế GTGT, doanh thu bán hàng được xác định như sau:

+ Đối với hàng hóa chịu thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp hoặc là đối tượng không chịu thuế GTGT thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán

+ Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ, doanh thu bán hàng là giá bán chưa có thuế

+ Đối với hàng hóa thuộc diện chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc thuế xuất khẩu thì doanh thu bán hàng là tổng giá thanh toán (đã bao gồm thuế tiêu thụ đặc biệt và thuế xuất khẩu)

Doanh thu bán hàng được xác định khi đồng thời thỏa mãn cả 5 điều kiện sau:

+ Doanh nghiệp đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa hoặc đã bán hàng cho người mua

+ Doanh nghiệp không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hoá như người sở hữu hàng hoá hoặc kiểm soát hàng hoá

+ Doanh thu được xác định tương đối chắc chán

+ Doanh nghiệp đã thu được hoặc sẽ thu được sẽ thu được lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng

+ Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng

- Các khoản trừ doanh thu

+ Chiết khấu thương mại: là khoản tiền doanh nghiệp giảm trừ cho khách hàng khi mua hàng với khối lượng lớn theo thỏa thuận về chiết khấu thương mại đã ghi trong hợp đồng kinh tế mua bán hoặc cam kết mua bán Trong trường hợp, khách hàng mua hàng

3 hóa nhiều lần mới đạt đến lượng hàng mua được hưởng chiết khấu thì khoản chiết khấu thương mại này được ghi giảm trừ vào giá bán trên hóa đơn GTGT hoặc hóa đơn bán hàng vào lần cuối cùng Trường hợp khách hàng mua hàng với số lượng lớn và được hưởng chiết khấu thương mại, giá bán phản ánh trên hóa đơn là giá đã giảm (đã trừ chiết khấu thương mại) thì khoản chiết khấu này không được hạch toán nữa

+ Hàng bán bị trả lại: là giá trị khối lượng hàng bán đã xác định là tiêu thụ bị khách hàng trả lại và từ chối thanh toán Hàng bị trả lại phải có văn bản kiến nghị của người mua ghi rõ lý do trả lại hàng, số lượng, giá trị hàng bị trả lại, đính kèm hóa đơn hoặc bản sao hợp đồng và đính kèm chứng từ nhập lại kho của doanh nghiệp Trị giá của số hàng bị trả lại tính theo đúng đơn giá ghi trên hóa đơn

+ Giảm giá hàng bán: là khoản giảm trừ cho khách hàng do hàng hoá kém chất lượng, sai quy cách hoặc lạc hậu về thị hiếu

+ Các khoản thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất khẩu, thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

- Doanh thu thuần về bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu bán hàng với các

khoản giảm trừ doanh thu

- Giá vốn hàng bán là trị giá vốn của hàng hóa sản phẩm, dịch vụ đã tiêu thụ, bán

được trong kỳ Đối với doanh nghiệp thương mại, trị giá vốn hàng bán bao gồm giá mua thực tế của hàng hóa bán ra

- Lợi nhuận gộp là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng với giá vốn

hàng bán

- Chi phí quản lý kinh doanh là biểu hiện bằng tiền của các hao phí về lao động

sống, lao động vật hoá và các chi phí cần thiết khác phát sinh trong quá trình bảo quản, bán hàng và quản lý kinh doanh của doanh nghiệp Chi phí quản lý kinh doanh gồm chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

- Kết quả bán hàng là số chênh lệch giữa doanh thu thuần về bán hàng và cung cấp

dịch vụ với trị giá vốn của hàng bán và chi phí quản lý kinh doanh

Trong đó:

Doanh thu thuần về bán

hàng và cung cấp dịch vụ =

Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ -

Các khoản giảm trừ doanh thu

4

Có 2 phương thức bán buôn:

- Bán buôn qua kho: Là phương thức bán hàng mà hàng hóa được xuất từ kho của doanh nghiệp Đây là hình thức bán hàng truyền thống và thích hợp để áp dụng với những doanh nghiệp thương mại có đặc điểm: quá trình tiêu thụ có diễn ra theo định kỳ giao-nhận, thời điểm giao hàng không trùng với thời điểm nhập hàng hay đối với những doanh nghiệp kinh doanh hàng hóa khó khai thác hoặc hàng hóa cần qua dự trữ, xử lí để tăng giá trị thương mại Phương thức này có thể được thực hiện dưới 2 hình thức:

+ Xuất kho bán trực tiếp: Hàng hóa được bán và giao ngay cho bên mua tại kho của người bán Khách hàng tới kho của doanh nghiệp để nhận hàng Hàng hóa được xác định

là tiêu thụ khi khách hàng đã nhận đủ hàng và kí vào hóa đơn mua hàng

+ Xuất kho gửi bán chờ chấp nhận: Doanh nghiệp thương mại xuất kho hàng hóa và chuyển hàng, giao cho bên mua tại một địa điểm đã quy định trong hợp đồng bằng phương tiện sẵn có tại doanh nghiệp hoặc thuê ngoài Chi phí vận chuyển này do bên bán hoặc bên mua chịu, tùy thuộc vào điều kiện trong hợp đồng thương mại đã ký Hàng hóa khi chuyển đi vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp; khi bên mua chấp nhận thanh toán (một phần hoặc toàn bộ số hàng) thì hàng hóa mới được coi là tiêu thụ

- Bán buôn không qua kho: Theo hình thức bán hàng này, doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng, không chuyển về lưu kho mà chuyển thẳng cho bên mua Đây là phương thức bán hàng tiết kiệm nhất vì giảm thiểu được chi phí lưu thông, bảo quản; tăng nhanh

sự vận động của vốn Dựa vào cách thức thanh toán, nghiệp vụ này được chia thành 2 hình thức:

+ Bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán

Bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán theo hình thức trực tiếp (giao tay ba) là hình thức bán hàng mà doanh nghiệp mua hàng, giao trực tiếp cho đại diện bên mua tại kho của người bán Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi đại diện bên mua xác nhận

đủ hàng, bên mua đã thanh toán hoặc chấp nhận thanh toán

6 Bán buôn không qua kho có tham gia thanh toán theo hình thức vận chuyển thẳng: doanh nghiệp sau khi mua hàng, nhận hàng, dùng phương tiện vận tải của mình hoặc thuê ngoài để chuyển hàng đến cho bên mua tại địa điểm đã thỏa thuận Hàng hóa chuyển bán vẫn thuộc quyền sở hữu của doanh nghiệp Hàng hóa được xác định là tiêu thụ khi doanh nghiệp nhận được tiền của bên mua hoặc thông báo đã nhận hàng và chấp nhận thanh toán + Bán buôn không qua kho không tham gia thanh toán: Là phương thức mà doanh nghiệp không thực hiện quá trình mua hàng và bán hàng, mà đóng vai trò trung gian môi giới trong quan hệ mua-bán giữa nhà cung cấp và khách hàng Doanh nghiệp phản ảnh doanh thu là khoản tiền hoa hồng nhận được, không ghi nhận nghiệp vụ mua-bán

1.3.2 Bán lẻ

Bán lẻ hàng hóa là phương thức bán hàng trực tiếp cho người tiêu dùng, hoặc các

tổ chức kinh tế hoặc các đơn vị kinh tế tập thể mua về mang tính chất tiêu dùng nội bộ Bán hàng theo phương thức này có đặc điểm là hàng hoá đã ra khỏi quá trình lưu thông và

đi vào quá trình tiêu dùng, giá trị và giá trị sử dụng của hàng hoá đã được thực hiện Bán

lẻ thường bán đơn chiếc hoặc bán với số lượng nhỏ, giá bán thường ổn định Trong phương thức này có 3 hình thức bán lẻ sau:

- Bán lẻ thu tiền trực tiếp: Là hình thức bán hàng mà hoạt động thanh toán và giao hàng được thực hiện cùng lúc tại nơi bán Tùy thuộc vào yêu cầu của nhân viên quản lý tại quầy hàng bán lẻ mà nhân viên bán hàng kiểm kê lượng hàng còn lại và dựa vào lượng hàng luân chuyển trong ca, ngày…để xác định số lượng hàng bán ra của từng mặt hàng Cuối ca, ngày bán hàng, nhân viên bán hàng tiến hành kiểm quầy, kiểm tiền và lập báo cáo tiền bán hàng, nộp cho kế toán bán lẻ để ghi sổ

- Bán hàng trả góp là hình thức bán hàng thu tiền nhiều lần, người mua thanh toán một phần ngay tại thời điểm mua Số tiền còn lại, người mua chấp nhận trả dần ở các kỳ Lượng hàng

bán ra trong

ca, ngày, kỳ

Lượng hàng tồn cuối ca, ngày, kỳ Lượng hàng

nhập vào trong

ca, ngày, kỳ Lượng hàng

tồn đầu ca, ngày, kỳ

7 tiếp theo và phải chịu một khoản lãi nhất định do trả chậm Doanh nghiệp ghi nhận doanh thu bán hàng ngay khi giao hàng cho người mua và ghi nhận phần lãi trả chậm vào doanh thu hoạt động tài chính

1.3.3 Bán hàng qua đại lý, ký gửi

Phương thức bán hàng gửi đại lý, ký gửi bán đúng giá hưởng hoa hồng là phương thức bên giao đại lý, ký gửi bên (bên đại lý) để bán hàng cho doanh nghiệp Bên nhận đại

lý, ký gửi bán hàng theo đúng giá đã quy định và được hưởng thù lao dưới hình thức hoa hồng hoặc chênh lệch giá Số tiền hoa hồng trả cho đại lý được tính vào chi phí bán hàng của bên giao đại lý

Theo luật thuế GTGT, bên đại lý bán theo đúng giá quy định của bên giao đại lý qui định thì bên đại lý phải nộp toàn bộ thuế GTGT đầu ra của hàng bán đại lý và phần hoa hồng được hưởng Trường hợp bên đại lý hưởng khoản chênh lệch giá thì bên đại lý

sẽ chịu thuế GTGT tính trên phần GTGT

1.4 Các phương thức thanh toán

1.4.1 Phương thức thanh toán ngay

Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiền tệ sẽ được chuyển từ người mua sang người bán ngay sau khi quyền sở hữu hàng hoá được chuyển giao Ở hình thức này sự vận động của hàng hoá gắn liền với sự vận động của tiền tệ Thanh toán trực tiếp

có thể được thực hiện qua 2 hình thái:

- Thanh toán bằng tiền mặt

- Thanh toán không dùng tiền mặt: chuyển khoản, séc, ngân phiếu hoặc hàng hóa (hàng đổi hàng)

1.4.2 Phương thức thanh toán trả chậm

Là phương thức thanh toán mà quyền sở hữu về tiện tệ sẽ được chuyển giao sau một khoảng thời gian so với thời điểm chuyển quyền sở hữu về hàng hoá, do đó hình thành khoản công nợ phải thu của khách hàng Nợ phải thu cần được hạch toán quản lý chi tiết cho từng đối thượng phải thu và ghi chép theo từng lần thanh toán

1.5 Các phương pháp tính giá xuất kho

1.5.1 Phương pháp giá thực tế đích danh

Theo phuơng pháp này, hàng hóa xuất kho thuộc lô hàng nhập nào thì lấy đơn giá nhập kho của lô hàng đó để tính Đây là phương pháp tốt nhất, nó tuân thủ nguyên tắc phù hợp của kế toán, chi phí thực tế phù hợp với doanh thu thực tế Giá trị của hàng xuất kho

8 đem bán phù hợp với doanh thu mà nó tạo ra Hơn nữa, giá trị hàng tồn kho được phản ánh đúng theo giá trị thực tế của nó

Tuy nhiên, việc áp dụng phương pháp này đòi hỏi những điều kiện khắt khe, chỉ những doanh nghiệp kinh doanh có ít loại mặt hàng, hàng tồn kho có giá trị lớn, mặt hàng

ổn định và loại hàng tồn kho nhận diện được thì mới áp dụng được phương pháp này Còn đối với những doanh nghiệp có nhiều loại hàng hóa thì không thể áp dụng được phương pháp này

1.5.2 Phương pháp Nhập trước – Xuất trước (FIFO)

Phương pháp Nhập trước – Xuất trước dựa trên giả thiết là giá của những mặt hàng nào nhập kho trước tiên sẽ dùng để tính giá cho hàng xuất kho hay giá của những mặt hàng còn tồn kho cuối kỳ là giá của những mặt hàng vừa nhập kho ở lần nhập gần nhất

Phương pháp này có ưu điểm là cho phép kế toán có thể tính giá hàng hóa xuất kho kịp thời mỗi lần xuất Nhược điểm của phương pháp này là phải tính giá theo từng loại hàng hóa và phải hạch toán chi tiết hàng tồn kho theo từng loại giá nên tốn nhiều công sức hơn Ngoài ra phương pháp này khiến cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp không phản ứng kịp thời với giá cả thị trường của hàng hóa Tuy nhiên, khi giá cả có xu hướng giảm thì phương pháp tính giá xuất kho này lại có lợi cho doanh nghiệp do giảm rủi ro tiềm tàng ẩn chứa trong giá trị hàng tồn kho cuối kỳ

Phương pháp FIFO chỉ thích hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hóa, số lần nhập kho của mỗi loại không nhiều

1.5.3 Phương pháp Nhập sau – Xuất trước (LIFO)

Phương pháp này dựa trên giả thiết là giá của những mặt hàng nào nhập kho ở lần gần nhất với lần xuất dùng sẽ sử dụng để tính giá cho hàng xuất dùng, hay giá của những mặt hàng tồn kho cuối kỳ là giá của những mặt hàng còn tồn đầu kỳ hay mua sớm nhất trong kỳ

Về cơ bản ưu, nhược điểm và điều kiện vận dụng của phương pháp LIFO cũng giống với FIFO, nhưng sử sụng phương pháp LIFO giúp cho chi phí kinh doanh của doanh nghiệp phản ứng kịp với sự biến động về giá cả của thị trường Khi giá cả của hàng hóa có xu hướng tăng thì phương pháp Nhập sau – Xuất trước khiến cho giá vốn hàng hóa tăng và giá trị hàng tồn kho cuối kỳ là trị giá thấp của hàng hóa tồn kho và các lần nhập

kỳ

Phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ thích hợp với những doanh nghiệp có ít loại hàng hóa nhưng số lần nhập, xuất của mỗi loại nhiều Phương pháp này có ưu điểm là giảm nhẹ được việc hạch toán chi tiết so với phương pháp LIFO và FIFO và không phụ thuộc vào số lần nhập – xuất của từng loại Nhược điểm của phương pháp này là dồn công việc tính giá hàng hóa xuất kho vào cuối kỳ báo cáo nên ảnh hưởng đến tiến độ của các khâu kế toán khác, đồng thời sử dụng phương pháp này cũng phải tiến hành tính giá theo từng loại hàng hóa

- Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập

Theo phương pháp này, sau mỗi lần nhập, kế toán phải xác định giá bình quân của từng loại hàng hóa Căn cứ vào giá đơn vị bình quân và lượng hàng hóa xuất kho giữa 2 lần nhập kế tiếp để xác định giá thực tế của hàng hóa xuất kho

Đơn giá thực tế của mặt

hàng i sau mỗi lần nhập =

Giá thực tế hàng i sau mỗi lần nhập

Số lượng thực tế của hàng i sau mỗi lần nhập

Giá thực tế hàng i xuất kho = Số lượng hàng i

Đơn giá thực tế bình quân

của mặt hàng i tồn kho

Trị giá thực tế hàng i tồn đầu kỳ

Số lượng hàng i tồn đầu kỳ

=

Trị giá thực tế hàng i tăng trong kỳ

Số lượng hàng i tăng trong kỳ +

- Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

- Phiếu xuất kho (Mẫu số 01-VT)

- Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ (Mẫu số 03-VT)

- Phiếu xuất kho hàng gửi đại lý (Mẫu số 04 HDL-3LL )

- Hóa đơn bán hàng thông thường (Mẫu 01 GTGT-322)

- Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTGT-3LL)

- Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL)

- Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định (Mẫu số 06-TSCĐ)

- Bảng phân bổ nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ (Mẫu số 07-VT)

1.6.2 Tài khoản sử dụng

- TK 156-Hàng hóa

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động tăng, giảm các loại hàng hóa của doanh nghiệp Giá gốc hàng hóa mua vào bao gồm: giá mua theo hóa đơn và chi phí thu mua Trường hợp doanh nghiệp mua hàng hóa về để bán lại nhưng

vì lý do nào đó cần phải gia công, sơ chế, tân trang, phân loại chọn lọc để làm tăng thêm giá trị hoặc khả năng bán của hàng hóa thì trị giá hàng mua gồm giá mua theo hóa đơn cộng (+) chi phí gia công, sơ chế Đối với hàng hóa nhập khẩu, ngoài các chi phí trên còn bao gồm cả thuế nhập khẩu, thuế tiêu thụ đặc biệt hàng nhập khẩu (nếu có), thuế GTGT hàng nhập khẩu (nếu không được khấu trừ), chi phí bảo hiểm,

sở hữu của doanh nghiệp TK 157 có thể mở chi tiết cho từng loại hàng gửi bán

TK 157-Hàng gửi đi bán

- Trị giá hàng hóa gửi bán cho khách

hàng hoặc gửi bán đại lý

- Kết chuyển cuối kỳ trị giá hàng hoá đã

gửi đi bán được khách hàng chấp nhận

thanh toán (phương pháp KKĐK)

- Trị giá hàng hóa gửi bán đã được chấp nhận thanh toán

- Trị giá hàng hóa gửi bán bị khách hàng trả lại

- Kết chuyển đầu kỳ trị giá hàng hóa đã gửi đi bán chưa được khách hàng chấp nhận thanh toán đầu kỳ (phương pháp KKĐK)

Dư nợ: Trị giá hàng hóa gửi bán chưa

được chấp nhận

- Trị giá mua của hàng hóa nhập kho

- Trị giá hàng thuê gia công, chế biến

- Chi phí thu mua hàng hóa

- Kết chyển trị giá hàng hóa tồn kho cuối

- Trị giá hàng hóa phát hiện thiếu khi kiểm kê

- Kết chuyển trị giá hàng hóa tồn kho đầu kỳ (phương pháp KKĐK)

Dư nợ: Trị giá hàng hóa thực tế tồn kho

cuối kỳ

12

- TK 511 - Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Tài khoản này dùng để phản ảnh doanh thu bán hàng thực tế của doanh nghiệp thực hiện trong kỳ, các khoản giảm trừ doanh thu và doanh thu thuần TK 511 cuối kỳ không có số dư và được chi tiết thành 4 tài khoản cấp 2:

+ TK 5111 - Doanh thu bán hàng hóa

+ TK 5112 - Doanh thu bán thành phẩm

+ TK 5113 - Doanh thu cung cấp dịch vụ

+ TK 5118 - Doanh thu khác

TK 511-Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

- TK 521 – Các khoản giảm trừ doanh thu

Tài khoản này dùng để phản ánh trị giá của các khoản giảm trừ doanh thu phát sinh trong kỳ TK 521 không có số dư cuối kỳ TK 521 được chi tiết thành 3 tài khoản cấp 2: + TK 5211-Chiết khấu thương mại

+ TK 5212-Hàng bán bị trả lại

Trị giá số hàng bị trả lại = Số lượng hàng bị trả lại x Đơn giá bán

+ TK5213-Giảm giá hàng bán Chỉ phản ánh vào tài khoản này các khoản giảm trừ

do chấp thuận giảm giá ngoài hóa đơn, tức là sau khi xuất hóa đơn bán hàng Không phản ánh vào tài khoản này số giảm giá đã được ghi trên hóa đơn bán hàng và đã được trừ vào tổng trị giá bán ghi trên hóa đơn

- Số thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế xuất

nhập khẩu phải nộp tính trên doanh thu

bán hàng và cung cấp dịch vụ trong kỳ

- Số thuế GTGT phải nộp của doanh

nghiệp theo phương pháp trực tiếp

- Số chiết khấu thương mại, các khoản

giảm giá hàng bán và doanh thu hàng

bán bị trả lại

- Kết chuyển doanh thu thuần vào TK

Xác định kết quả kinh doanh (TK911)

Doanh thu bán sản phẩm hàng hóa và cung cấp dịch vụ của doanh nghiệp trong kỳ kế toán

- Trị giá khoản chiết khấu thương mại đã

chấp nhận thanh toán cho khách hàng

- Doanh thu của hàng bán bị trả lại, đã trả

lại tiền cho người mua hoặc tính trừ vào

khoản phải thu khách hàng về số hàng

hóa bị trả lại

- Trị giá khoản giảm giá hàng bán đã

chấp thuận cho người mua hàng do hàng

kém, mất phẩm chất hoặc sai quy cách

theo quy định trong hợp đồng kinh tế

- Cuối kỳ kết chuyển toàn số chiết khấu thương mại sang TK 511 để xác định doanh thu thuần của kỳ báo cáo

- Kết chuyển doanh thu hàng bán bị trả lại vào bên Nợ TK 511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo

- Kết chuyển toàn bộ số tiền giảm giá hàng bán vào bên Nợ TK 511 để xác định doanh thu thuần trong kỳ báo cáo

- Trị giá thực tế hàng hóa tồn đầu kỳ

- Trị giá thực tế hàng hóa mua và nhập

trong kỳ

- Trị giá thực tế hàng hóa tồn cuối kỳ

- Trị giá thực tế hàng hóa xuất trong kỳ

- Trị giá thực tế hàng hóa trả lại cho người bán hoặc được giảm giá, chiết khấu thương mại

14

- TK 632 – Giá vốn hàng bán

Tài khoản này dùng để phản ánh giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ TK 632 không có số dư cuối kỳ

- TK 642-Chi phí quản lý kinh doanh

Tài khoản này được sử dụng để phản ánh các chi phí quản lý kinh doanh phát sinh trong kỳ của doanh nghiệp TK 642 không có số dư cuối kỳ và được chi tiết thành 2 tài khoản cấp 2:

+ TK 6421-Chi phí bán hàng: Tài khoản này dùng để hạch toán các chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ sản phẩm, hàng hoá bao gồm: chi phí nhân viên (tiền lương chính, lương phụ,các khoản phụ cấp có tính chất tiền lương, các khoản trích theo lương ), chi phí vật liệu bao bì, chi phí công cụ-dụng cụ, chi phí hoa hồng, chi phí bảo hành, chi phí dịch vụ mua ngoài và các loại chi phí bằng tiền khác

+ TK 6422-Chi phí quản lý doanh nghiệp: Tài khoản này dùng để hạch toán những chi phí quản lý chung cho toàn bộ doanh nghiệp: chi phí nhân viên quản lý (tiền lương, phụ cấp, các khoản trích theo lương, kinh phí công đoàn của ban giám đốc ), chi phí vật liệu quản lý, chi phí đồ dùng văn phòng,chi phí khấu hao TSCĐ, chi phí dự phòng, thuế, phí, lệ phí và chi phí khác bằng tiền…

15

TK 642-Chi phí quản lý kinh doanh

- TK 911-Xác định kết quả kinh doanh

Tài khoản này phản ánh việc xác định kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh và các hoạt động khác của doanh nghiệp trong một kỳ kế toán năm Đối với doanh nghiệp lập báo cáo tài chính giữa niên độ thì xác định kết quả kinh doanh theo quý.Kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp bao gồm kết quả của hoạt động sản xuất, kinh doanh, kết quả hoạt động tài chính và kết quả hoạt động khác TK 911 không có số dư cuối kỳ

TK 911-Xác định kết quả kinh doanh

Ngoài những tài khoản trên, trong quá trình kế toán bán hàng và xác định kết quả doanh thu còn sử dụng các tài khoản khác như: TK 111-Tiền mặt, TK 112-Tiền gửi ngân hàng, TK 131-Phải thu khách hàng, TK 3331-Thuế giá trị gia tăng phải nộp (GTGT)

- Các chi phí phát sinh liên quan đến quá

- Kết chuyển chi phí bán hàng vào tài TK

Xác định kết quả kinh doanh (TK 911)

- Kết chuyển chi phí quản lý doanh

nghiệp vào tài TK Xác định kết quả kinh doanh (TK911)

- Trị giá vốn của hàng hóa và dịch vụ đã

- Kế toán tại đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Sơ đồ 1.1 Kế toán nghiệp vụ bán buôn qua kho

(1) Trị giá thực tế của hàng hóa xuất kho bán

(2a) Trị giá thực tế hàng hóa gửi bán

(2b) Giá vốn hàng gửi bán được xác định là tiêu thụ

(3) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(4a) Doanh thu bán hàng

(4b) Thuế GTGT bán ra tương ứng

(5a) Trị giá khoản giảm trừ doanh thu:

(5b) Thuế GTGT bán ra tương ứng (ghi giảm)

(6) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

(7) Kết chuyển giá vốn hàng bán bị trả lại

(8) Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng

(5b) (7)

(2b) (2a)

(1a) Giá vốn hàng bán (trong trường hợp giao bán tay ba)

(1b) Thuế GTGT đầu vào tương ứng

(2a) Trị giá thực tế của hàng gửi bán (trong trường hợp doanh nghiệp chuyển hàng đến cho khách hàng)

(2b) Thuế GTGT đầu vào tương ứng

(2c) Giá vốn hàng bán được xác định là tiêu thụ

(4a) Doanh thu hàng bán

(4b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng

(5a) Trị giá khoản giảm trừ doanh thu

(5b) Thuế GTGT bán ra tương ứng (ghi giảm thuế GTGT)

(6) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

(7) Kết chuyển doanh thu thuần về bán hàng

(2b)

(1b)

(5b)

(1a) Doanh thu nhận được: hoa hồng được hưởng từ nghiệp vụ mô giới

(1b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng

(2) Kết chuyển doanh thu thuần

(3a) Chi phí mô giới phát sinh

(3b) Thuế GTGT đầu ra tương ứng

(4) Kết chuyển chi phí phát sinh

Sơ đồ 1.4 Kế toán nghiệp vụ bán lẻ hàng hóa

(1) Trị giá thực tế hàng gửi bán giao đại lý

(2) Trị giá thực tế hảng gửi bán được coi là tiêu thụ

(3a) Doanh thu hàng gửi bán đại lý

(3b) Thuế GTGT đầu ra của hàng hóa tiêu thụ

(4a) Tiền hoa hồng đại lý

(4b) Thuế GTGT đầu vào

(5) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(6) Kết chuyển doanh thu bán hàng

Sơ đồ 1.6 Kế toán nghiệp vụ nhận đại lý

(3a) (4a)

20 (1) Trị giá hàng hóa nhận đại lý

(2) Trị giá hàng hóa nhận gửi bán đã tiêu thụ

(3a) Doanh thu từ tiền hoa hồng nhận được

(3b) Thuế GTGT đầu ra của hoa hồng

(4) Số tiền hàng phải trả cho bên giao đại lý

(5) Thanh toán tiền hàng cho bên giao đại lý

(6) Kết chuyển doanh thu

Sơ đồ 1.7 Kế toán bán hàng theo phương thức trả góp

(3a) Doanh thu bán hàng tại thời điểm giao hàng (giá thanh toán ngay)

(3b) Thuế GTGT đầu ra phải nộp (tính trên giá bán trả một lần)

(3c) Doanh thu chưa thực hiện (số tiền lãi trả góp)

(4) Kết chuyển doanh thu bán hàng

(5) Doanh thu tài chính từ tiền lãi trả góp

(6) Kết chuyển doanh thu tài chính

(1) (2) (4)

(3a)

(3b)

(5) (3c) (6)

21

- Kế toán bán hàng tại đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

Sơ đồ 1.8 Kết toán bán hàng tại đơn vị hạch toán thuế GTGT theo phương pháp trực tiếp

TK 156,157 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 521

TK 3331

(1) Giá vốn của hàng hóa tiêu thụ trong kỳ

(2) Kết chuyển giá vốn hàng bán

(3) Doanh thu bán hàng (giá thanh toán)

(4) Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại (5) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

(6) Thuế GTGT phải nộp trong kỳ (tính và phản ánh vào cuối kỳ)

(7) Kết chuyển doanh thu bán hàng

(1) (2)

(6)

(4) (3)

(5) (7)

22

1.6.3.2 Kế toán tại đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ

Phương pháp kiểm kê định kỳ là phương pháp không phản ánh thường xuyên, liên tục trên sổ kế toán tình hình biến động của từng loại hàng của doanh nghiệp Khi áp dụng phương pháp này thì toàn bộ các loại vật tư, hàng hóa mua vào đều được theo dõi qua tài khoản mua hàng Trong kỳ, các khoản xuất kho vật tư, hàng hóa không được phản ánh vào các tài khoản tồn kho tương ứng mà cuối kỳ phải tiến hành kiểm kê thực tế số lượng tồn kho từng chủng loại, xác định giá trị thực tế của chúng để ghi vào các tài khoản hàng tồn kho

Sơ đồ 1.9 Kế toán bán hàng tại đơn vị hạch toán HTK theo phương pháp KKĐK

TK 156,157 TK 611 TK 632 TK 911 TK 511 TK 111,112,131 TK 521

TK 133

(1) Kết chuyển trị giá hàng tồn kho đầu kỳ

(2a) Trị giá thực tế của hàng mua trong kỳ

(2b) Thuế GTGT đầu vào phải nộp

(3a) Doanh thu bán hàng

(3b) Thuế GTGT đầu ra phải nộp

(4) Các khoản chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán và doanh thu hàng bán bị trả lại (5) Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

(6) Kết chuyển hàng tồn kho cuối kỳ

(7) Trị giá thực tế của hàng hóa được xác định là tiêu thụ

(4) (3a)

(5)

(2b)

(9)

(3b)

23

1.6.4 Kế toán xác định kết quả bán hàng

1.6.4.1 Phương pháp kế toán chi phí quản lý kinh doanh

Sơ đồ 1.10 Kế toán chi phí quản lý kinh doanh

Cuối kỳ, kết chuyển chi phí quản lý kinh doanh

Thuế GTGT đầu vào

Trích lập dự phòng nợ phải

thu khó đòi

Hoàn nhập dự phòng nợ phải thu khó đòi

Hoàn nhập dự phòng phải trả (bảo hành SP)

24

1.6.4.2 Phương pháp kế toán xác định kết quả bán hàng

Sơ đồ 1.11 Kế toán xác định kết quả bán hàng

1.7 Tổ chức sổ cho kế toán bán hàng và xác định kết quả bán hàng

1.7.1 Các hình thức sổ kế toán được qui định trong QĐ48

Doanh nghiệp được áp dụng 1 trong 4 hình thức kế toán sau:

- Hình thức kế toán Nhật ký chung;

- Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

- Hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ;

- Hình thức kế toán trên máy vi tính

Trong mỗi hình thức sổ kế toán có những quy định cụ thể về số lượng, kết cấu, mẫu sổ, trình tự, phương pháp ghi chép và mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Doanh nghiệp phải căn cứ vào quy mô, đặc điểm hoạt động sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý, trình độ nghiệp vụ của cán bộ kế toán, điều kiện trang bị kỹ thuật tính toán, lựa chọn một hình thức kế toán phù hợp và phải tuân thủ theo đúng quy định của hình thức sổ kế toán đó, gồm: Các loại sổ và kết cấu các loại sổ, quan hệ đối chiếu kiểm tra, trình tự, phương pháp ghi chép các loại sổ kế toán

Kết chuyển các khoản giảm trừ doanh thu

Kết chuyển doanh thu thuần

Kết chuyển lỗ

Kết chuyển lãi Kết chuyển chi phí quản

lý kinh doanh Kết chuyển giá vốn hàng

bán

25

1.7.2 Chi tiết hình thức kế toán Nhật ký chung

- Nguyên tắc, đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán Nhật ký chung: Tất cả các nghiệp vụ kinh

tế, tài chính phát sinh đều phải được ghi vào sổ Nhật ký, mà trọng tâm là sổ Nhật ký chung, theo trình tự thời gian phát sinh và theo nội dung kinh tế (định khoản kế toán) của nghiệp vụ đó Sau đó lấy số liệu trên các sổ Nhật ký để ghi Sổ Cái theo từng nghiệp vụ phát sinh Hình thức kế toán Nhật ký chung gồm các loại sổ chủ yếu sau:

+ Sổ Nhật ký chung, Sổ Nhật ký đặc biệt;

+ Sổ Cái;

+ Các sổ, thẻ kế toán chi tiết

- Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ đã kiểm tra được dùng làm căn cứ ghi sổ, trước hết ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký chung, sau đó căn cứ số liệu đã ghi trên

sổ Nhật ký chung để ghi vào Sổ Cái theo các tài khoản kế toán phù hợp Nếu đơn vị có

mở sổ, thẻ kế toán chi tiết thì đồng thời với việc ghi sổ Nhật ký chung, các nghiệp vụ phát sinh được ghi vào các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

Trường hợp đơn vị mở các sổ Nhật ký đặc biệt thì hàng ngày, căn cứ vào các chứng từ được dùng làm căn cứ ghi sổ, ghi nghiệp vụ phát sinh vào sổ Nhật ký đặc biệt liên quan Định kỳ (3, 5, 10 ngày) hoặc cuối tháng, tuỳ khối lượng nghiệp vụ phát sinh, tổng hợp từng sổ Nhật ký đặc biệt, lấy số liệu để ghi vào các tài khoản phù hợp trên Sổ Cái, sau khi đã loại trừ số trùng lặp do một nghiệp vụ được ghi đồng thời vào nhiều sổ Nhật ký đặc biệt (nếu có)

Cuối tháng, cuối quý, cuối năm, cộng số liệu trên Sổ Cái, lập Bảng cân đối số phát sinh Sau khi đã kiểm tra đối chiếu khớp, đúng số liệu ghi trên Sổ Cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ, thẻ kế toán chi tiết) được dùng để lập các Báo cáo tài chính.Về nguyên tắc, Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên Bảng cân đối số phát sinh phải bằng Tổng số phát sinh Nợ và Tổng số phát sinh Có trên sổ Nhật ký chung (hoặc sổ Nhật ký chung và các sổ Nhật ký đặc biệt sau khi đã loại trừ số trùng lặp trên các

sổ Nhật ký đặc biệt) cùng kỳ

26

Sơ đồ 1.12 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán Nhật ký chung

Ghi chú:

Ghi hàng ngày Ghi cuối tháng, hoặc định kỳ Quan hệ đối chiếu, kiểm tra

521, 611, 632, 642

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH Chứng từ kế toán

27

CHƯƠNG 2

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNG VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNG TẠI CÔNG TY TNHH THIẾT BỊ TRƯỜNG HỌC PHỤC HƯNG 2.1 Khái quát chung về công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển cuả công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

- Tên doanh nghiệp: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiết bị trường học Phục Hưng

- Tên giao dịch: S.E PHUC HUNG CO.,LTD

- Loại hình: Công ty trách nhiệm hữu hạn

- Địa chỉ trụ sở: Thôn Đại Lan, xã Duyên Hà, huyện Thanh Trì, Hà Nội

- Điện thoại: 04.38512124 – 04.35112277

- Fax: 04.35116741

- Website: dochoiphuchung.com.vn

- Văn phòng giao dịch: 79A Đông Các, Ô Chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội

- Số đăng ký kinh doanh: 0101310801

- Mã số thuế: 0101310801

- Vốn điều lệ: 5.000.000.000 đồng (Bằng chữ: Năm tỷ đồng chẵn)

- Các chi nhánh: Sơn La, Thanh Hóa, Hải Phòng

- Kho hàng hóa tại: Đại Lan, Duyên Hà, Thanh Trì và Lưu Phái, Ngũ Hiệp, Thanh

Trì

- Lĩnh vực hoạt động: Cung cấp các thiết bị trường học mầm non và tiểu học

Công ty thiết bị trường học Phục Hưng được thành lập vào năm 2002 với lĩnh vực kinh doanh chính là cung cấp trang thiết bị chuyên ngành mầm non Công ty TNHH Thiết

bị trường học Phục Hưng được khách hàng và các nhà chuyên môn đánh giá là đơn vị đi đầu trong việc nghiên cứu và sản xuất Đồ chơi – Thiết bị dạy học của lứa tuổi mầm non Trải qua 15 năm nghiên cứu và sản xuất Được sự giúp đỡ của Bộ Giáo dục, Vụ Giáo dục Mầm non Sản phẩm của Công ty mang tính giáo dục, an toàn rất cao, trong 6 năm liền

được người tiêu dùng bình chọn “Hàng Việt Nam chất lượng cao” từ 2000 – 2005 do

Báo Sài Gòn tiếp thị tổ chức

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

(Nguồn: Phòng Hành chính nhân sự)

- Ban giám đốc là cấp lãnh đạo cao nhất trong công ty; gồm giám đốc và phó giám

đốc Giám đốc là người đại diện pháp nhân của công ty trong mọi giao dịch, là người quản

lí điều hành và chịu trách nhiệm mọi hoạt động kinh doanh của công ty và tuân thủ pháp luật Phó Giám đốc là người hỗ trợ cho giám đốc, là cầu nối cho giám đốc trong quan hệ với các bộ phận, phòng ban, chịu trách nhiệm quản lí và điều hành các phòng ban theo

Kho 1 Phòng

kỹ thuật Phòng hành

chính nhân sự

Phòng

kế toán Phòng

kinh doanh

Ban giám đốc

VP giao dịch

Kho 2 Trụ sở chính

Cửa hàng bán lẻ

Bộ phận phân phối

29 các quyền và nghĩa vụ được giám đốc phân công; là người chịu trách nhiệm chung về các

vấn đề đối nội, đối ngoại

- Phòng hành chính nhân sự: Giải quyết các thủ tục về việc hợp đồng lao động (tuyển

dụng, điều động, bổ nhiệm, miễn nhiệm) Lập và quản lý quỹ lương, các quy chế phân phối tiền lương, tiền thưởng theo quy định của Nhà nước Lập các báo cáo thống kê liên quan đến chức năng, nhiệm vụ Đồng thời lưu trữ, quản lí, bảo quản hồ sơ cán bộ, công nhân đang công tác tại doanh nghiệp theo quy định của Nhà Nước Chịu trách nhiệm trong việc kiểm tra, giám sát, tổ chức kiểm định, nghiệm thu, xác nhận khối lượng thực hiện theo quy định của hợp đồng Chủ trì giải quyết các vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện hợp đồng

- Phòng kinh doanh: Phụ trách khâu bán hàng, thu tiền hàng, tìm kiếm đối tác, theo

dõi kho hàng, tìm hiểu và đáp ứng các nhu cầu của khách hàng cũng như thị trường, tham mưu cho giám đốc, phó giám đốc những vấn đề liên quan đến khách hàng và các nghiệp

vụ bán hàng Xây dựng và phát triển hệ thống kênh phân phối, phân đoạn thị trường, lựa chọn thị trường mục tiêu Xác lập các mục tiêu ngắn hạn, trung hạn và dài hạn dựa trên chiến lược phát triển của công ty bằng các chương trình hành động cụ thể: kế hoạch tiêu thụ sản phẩm, kế hoạch quảng cáo, tiếp thị, khuyến mại, chính sách bán hàng Theo dõi

và thực hiện việc thu hồi công nợ của khách hàng, các nhà phân phối

- Phòng kế toán: Chịu trách nhiệm hạch toán, quản lý về tài chính kế toán của Công

ty

+ Tổ chức hoạt động kế toán phù hợp với Luật kế toán hiện hành

+ Tổ chức chỉ đạo việc ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác trung thực, kịp thời, đầy đủ toàn bộ tình hình tài chính, tài sản của công ty

+ Cân đối nguồn vốn, bố trí cơ cấu các nguồn vốn hợp lý để phục vụ hoạt động kinh doanh có hiệu quả

+ Phân tích thu chi về tài chính

+ Xây dựng kế hoạch tài chính theo kỳ, hạn định Lập phương án huy động vốn, đầu

tư, sử dụng vốn đảm bảo an toàn và phát triển nguồn vốn

+ Lập báo cáo thống kê, quyết toán tài chính đúng hạn, đầy đủ, kịp thời gửi các cơ quan có liên quan

30 + Cung cấp và báo cáo với cơ quan thuế, thanh tra theo quy định của pháp luật

+ Tư vấn cho ban giám đốc về các quyết định tài chính

- Phòng kĩ thuật: Chịu trách nhiệm đảm bảo hàng hóa mua về đảm bảo chất lượng, số

lượng; theo dõi kiểm tra quá trình thực hiện các đơn hàng Tiến hành lắp đặt, sửa chữa, bảo hành hàng hóa theo yêu cầu của khách hàng

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán tại công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

2.1.3.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán tại công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu phòng kế toán công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

Quan hệ trực tuyến Quan hệ phối hợp

(Nguồn: Phòng kế toán)

- Trưởng phòng kế toán là người có trách nhiệm tổ chức công tác kế toán, phân công, phân quyền cho các cán bộ nhân viên phòng kế toán để thực hiện các nhiệm vụ thuộc lĩnh vực kế toán, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện công tác kế toán, chịu trách nhiệm chung về mọi hoạt động của phòng tài chính kế toán trước pháp luật Tham mưu, đề xuất

các giải pháp phục vụ yêu cầu quản trị và quyết định kinh tế, tài chính của công ty

- Kế toán vốn bằng tiền, kiêm thuế có trách nhiệm theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến phần hành tiền tệ, ghi sổ quỹ theo dõi biến động của vốn lưu động, lập phiếu thu – chi

- Kế toán tiền lương, kiêm chi phí có trách nhiệm: hạch toán và ghi sổ các chi phí phát sinh; Tổ chức ghi chép, phản ánh kịp thời, đầy đủ tình hình hiện có và sự biến động

về số lượng và chất lượng lao động; Tính toán chính xác, kịp thời, đúng chính sách chế độ

về các khoản tiền lương, tiền thưởng, các khoản trợ cấp phải trả cho người lao động; Thực hiện việc kiểm tra tình hình chấp hành các chính sách, chế độ về lao động tiền lương, bảo

Kế toán hàng tồn kho, kiêm TSCĐ

Kế toán bán hàng

Kế toán công nợ

và thanh toán

Thủ quỹ

31 hiểm xã hội (BHXH), bảo hiểm y tế (BHYT), bảo hiểm thất nghiệp (BHTN) và kinh phí công đoàn (KPCĐ)

- Kế toán hàng tồn kho, kiêm TSCĐ: Quản lý hàng hóa, về mặt số lượng cũng như chất lượng có trong kho, theo dõi, lập sổ sách chứng từ như phiếu nhập, phiếu xuất, bảng tổng hợp Hàng kỳ báo cáo chi tiết liên quan đến phần hành như tình hình lưu chuyển hàng hóa và chứng từ cho kế toán trưởng Theo dõi, phản ánh tình hình tăng, giảm của TSCĐ trong Công ty; cuối tháng tiến hành tính, tổng hợp chi phí khấu hao TSCĐ

- Kế toán bán hàng có nhiệm vụ ghi chép phản ánh kịp thời đầy đủ và chính xác tình

hình bán hàng của công ty cả về giá trị và số lượng hàng bán trên từng mặt hàng, từng địa điểm bán hàng, từng phương thức bán hàng Đồng thời phản ánh doanh thu, thu nhập trong kỳ

- Kế toán công nợ và thanh toán: Nhận và theo dõi các hợp đồng kinh tế, theo dõi công nợ (với khách hàng và với người mua), lập thông báo công nợ, quản lý các khoản vay Hàng kỳ kết chuyển, báo cáo các bút toán liên quan đến công nợ như: báo cáo tình hình công nợ, sổ sách liên quan và tham mưu cho kế toán trưởng

- Thủ quỹ thực hiện công tác thu, chi và quản lý tiền mặt tại đơn vị Báo cáo tình hình tồn quỹ tiền mặt, cập nhật chứng từ thu chi, kết sổ và đối chiếu quỹ tiền mặt hàng

ngày với kế toán tiền mặt

2.1.3.2 Các chính sách kế toán áp dụng tại công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

Chế độ kế toán hiện nay công ty đang áp dụng là chế độ kế toán Ban hành theo QĐ

số 48/2006/QĐ- BTC ngày 14/9/2006 Bộ Trưởng BTC đã được cập nhật, bổ sung Chế độ

kế toán doanh nghiệp và các quyết định ban hành chuẩn mực kế toán Việt Nam, các thông

tư hướng dẫn, sửa đổi, bổ sung chuẩn mực kế toán Việt Nam do Bộ Tài Chính ban hành

có hiệu lực đến thời điểm kết thúc niên độ kế toán lập báo cáo tài chính năm

+ Niên độ kế toán bắt đầu từ ngày 01/01 kết thúc ngày 31/12 hàng năm

+ Kỳ kế toán tính theo năm Tuy nhiên, cuối mỗi tháng kế toán vẫn xác định doanh thu, chi phí và phản ánh lũy kế lên số cái các tài khoản Kết thúc năm, kế toán kết chuyển

tự động một lần vào TK 911

+ Đơn vị tiền tệ sử dụng ghi chép kế toán là đồng Việt Nam (VND)

+ Công ty sử dụng hình thức kế toán máy (phần mềm MISA), in sổ theo hình thức sổ Nhật ký chung

32 Hàng ngày căn cứ vào chứng hợp lệ để lập định khoản kế toán sau đó ghi vào sổ nhật ký chung theo thứ tự thời gian các nghiệp vụ phát sinh, sau đó kế toán dùng số liệu

từ sổ nhật ký chung để ghi vào sổ cái các tài khoản kế toán có liên quan Cũng từ chứng

từ gốc kế toán cập nhật thường xuyên vào Sổ (thẻ) chi tiết, cuối kỳ kế toán tổng hợp chi tiết, đầy đủ, chính xác số liệu đã được ghi chép Cuối đối chiếu số liệu giữa bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh với số liệu trên sổ cái tài khoản Công việc cuối cùng trong mỗi kỳ của kế toán là tổng hợp số liệu ghi trên sổ cái (dựa trên số liệu được ghi chép ở Bảng tổng hợp chi tiết) lên bảng cân đối số phát sinh các tài khoản và hệ thống báo cáo tài chính

Hệ thống sổ sách của công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng được lưu trên

2 dạng là: lưu giữ trên phần mềm kế toán; In, đóng thành các tập sổ kế toán và được quản

- Bán buôn: Công ty chỉ tiến hành kinh doanh bằng phương thức bán buôn qua kho

Phương thức này được áp dụng với hình thức xuất kho bán trực tiếp hoặc xuất kho gửi bán chờ chấp nhận Quyết định áp dụng hình thức nào tùy thuộc xem đối tượng khách hàng cũng như thỏa thuận trước đó của đôi bên

- Bán lẻ: Cửa hàng bán lẻ của Công ty là cấu nối đưa hàng hóa đến tay người tiêu

dùng một cách trực tiếp nhất Khách hàng chọn mua ngay tại cửa hàng Đối với những mặt hàng lớn, cồng kềnh, Công ty cử người của phòng Kỹ thuật tới hỗ trợ vận chuyển và lắp đặt nếu cần Đây là kênh bán hàng chủ yếu, đem lại doanh thu lớn cho Công ty

- Bán hàng qua đại lý, ký gửi: Công ty ký gửi hàng cho các đại lý tại nhiều tỉnh,

thành phố trên cả nước Cuối tháng, các đại lý lập và gửi “Biên bản đại lý” tới cho Công

ty để thông báo về tình hình bán hàng; cũng như quyết định có chấp nhận số hàng đó hay không Từ đó, Công ty phát hành hóa đơn GTGT và ghi nhận doanh thu bán hàng

33

2.2.2 Các phương thức thanh toán

Hiện nay, Công ty áp dụng hình thức thanh toán ngay bằng tiền mặt, chuyển khoản

và thanh toán trả chậm

- Hình thức thanh toán ngay

+ Thanh toán bằng tiền mặt: là hình thức thanh toán được áp dụng chủ yếu tại Công

ty Nhân viên bán hàng sẽ thu tiền mặt ngay sau khi giao hàng nếu khách hàng thanh toán ngay Nếu thanh toán sau, nhân viên bán hàng sẽ ghi nhận khoản đó bằng phiếu nợ Số tiền thu được sẽ được ghi vào sổ chi tiết công nợ của từng khách hàng; kế toán căn cứ vào

đó để ghi nhận doanh thu bán hàng

+ Thanh toán bằng chuyển khoản: Với hình thức này, ngân hàng đóng vai trò trung gian để thu các khoản nợ từ khách hàng về cho công ty và chi trả các khoản nợ từ công ty tới các nhà cung cấp

- Hình thức thanh toán trả chậm

Công ty áp dụng hình thức thanh toán trả chậm với những khách hàng lớn hoặc khách hàng lâu năm của Công ty Nếu khách hàng chưa đủ khả năng thanh toán ngay, Công ty chấp nhận cho khách hàng trả chậm trong một khoảng thời gian nhất định Kế toán công nợ và nhân viên của phòng kinh doanh thảo luận và đưa ra quyết định xem khoảng thời gian “cho nợ ”là bao lâu Khoảng thời gian này dài hay ngắn phụ thuộc vào quan hệ làm ăn giữa hai bên và sẽ được ghi rõ trong hợp đồng kinh tế hoặc phiếu nợ

2.2.3 Phương pháp xác định giá vốn hàng bán

Hiện nay, Công ty hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên

và tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

Đối với hàng nhập, kế toán tính giá trị hàng nhập theo trị giá mua thực tế chưa có chi phí thu mua Khoản chi phí thu mua được công ty hạch toán vào chi phí quản lý kinh doanh trong kỳ

Đối với hàng xuất, Công ty tính trị giá hàng hóa xuất bán theo phương pháp bình quân cả kỳ dự trữ Trong tháng, khi có nghiệp vụ bán hàng phát sinh, kế toán vẫn xuất phiếu xuất kho (trên phiếu xuất kho chỉ ghi số lượng) và hóa đơn GTGT nhưng chỉ ghi nhận được giá trị của phần doanh thu; đến cuối tháng, khi kế toán hàng tồn kho tính ra đơn giá bình quân cả kỳ dự trữ thì mới ghi nhận giá trị của khoản giá vốn hàng bán (đồng thời hoàn thiện nốt phiếu xuất kho)

Ví dụ 1: Tình hình nhập xuất của mặt hàng Ghế nhựa 24 cm (LAE32) trong tháng

11/2014 như sau:

34

Biểu 2.1 Sổ chi tiết của mặt hàng Ghế nhựa 24 cm (LAE32)

SỔ CHI TIẾT HÀNG HÓA Tháng 11 năm 2014

Tên vật liệu (sản phẩm, hàng hóa): Ghế nhựa 24 cm (LAE32) Đơn vị tính: Chiếc

35 Đơn giá thực tế bình quân

cả kỳ dự trữ của LAE32 =

75.000.000 + (145.000.000 + 151.000.000)

= 105.000

Giá thực tế xuất kho của LAE32 = (2050-20) * 105.000 = 213.150.000

Đơn giá trên được tính tự động vào ngày kỳ trên phần mềm kế toán MISA

+ Phiếu nhập kho (Mẫu số 01-VT)

+ Phiếu xuất kho (Mẫu số 01-VT)

+ Hóa đơn GTGT (Mẫu số 01 GTGT-3LL)

+ Bảng phân bổ tiền lương và bảo hiểm xã hội (Mẫu số 11-LĐTL)

+ Bảng tính và phân bổ khấu hao tài sản cố định (Mẫu số 06-TSCĐ)

+ Bảng phân bổ nguyên vật liệu-công cụ dụng cụ (Mẫu số 07-VT)

- Tài khoản sử dụng

Hệ thống tài khoản kế toán được áp dụng tại Công ty đều dựa trên qui định của Bộ Tài chính theo Quyết định số 48/2006 Tuy nhiên, một số tài khoản công ty mở chi tiết để thuận lợi cho việc quản lý Công ty chủ yếu sử dụng một số tài khoản sau:

TK 111 : Tiền mặt

TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

TK 131 : Phải thu khách hàng – Tài khoản này được mở chi tiết cho từng đối tượng là khách hàng lớn, thường xuyên

TK 133 : Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

TK 156 : Hàng hóa – Tài khoản này được mở chi tiết cho từng nhóm hàng hóa

TK 632 : Giá vốn hàng bán

TK 511 : Doanh thu bán hàng

TK 3331 : Thuế GTGT đầu ra phải nộp

36

2.2.5 Kế toán bán hàng

2.2.5.1 Kế toán chi tiết bán hàng

*Bán buôn trực tiếp qua kho

Ví dụ 2: Ngày 2/11/2014, xuất bán buôn cho công ty TNHH Thiết bị giáo dục

Thùy Anh theo số HĐ 0120025; bao gồm 600 chiếc ghế nhựa 24 cm với giá chưa bao gồm thuế GTGT là 150.000đ/chiếc, 10 bộ xích đu gấu đơn với giá chưa thuế GTGT là 1.650.000đ/bộ, 12 bộ cầu trượt con gấu với đơn giá chưa thuế GTGT là 2.500.000đ, 15 bộ cầu trượt củ cà rốt với đơn giá chưa thuế GTGT là 2.050.000đ và 10 chiếc giá để đồ chơi

3 tầng 9 ngăn với giá chưa thuế GTGT là 1.550.000đ/chiếc Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Thùy Anh đã thanh toán 50% tổng số tiền hàng bằng chuyển khoản sau được trừ 1% chiết khấu thương mại đối với 600 chiếc mặt hàng ghế

Biểu 2.2 Phiếu xuất kho

Mẫu số 02 - VT

QĐ số 48-TC/QĐ/CĐKT Ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính

Họ tên người nhận hàng: Chu Minh Thủy

Địa chỉ: Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Thùy Anh

Lý do xuất kho: Xuất bán buôn

Xuất tại kho: Kho Đại Lan

STT Tên nhãn hiệu, quy cách

1 Ghế nhựa (24 cm) LAE32 Chiếc 600 600 105.000 63.0000.000

2 Xích đu gấu đơn VS701 Bộ 10 10 1.100.00 11.000.000

3 Cầu trượt con gấu VS771 Bộ 12 12 1.750.000 21.000.000

4 Cầu trượt củ cà rốt SL-10 Bộ 15 15 1.300.000 19.500.000

5 Giá để đồ chơi 3 tầng 9 ngăn VS823 Chiếc 10 10 1.200.000 12.000.000

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm hai sáu triệu năm trăm đồng chẵn

Xuất, ngày 2 tháng 11năm 2014 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho

(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

37

Biểu 2.3 Hóa đơn giá trị gia tăng

(Nguồn: Phòng kế toán)

Ngày 2 tháng 11 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

Địa chỉ: 79 A Đông Các, Ô chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 125-100-001181-42 Mã số: 0101310801

Họ và tên người mua: Chu Minh Thủy

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Thùy Anh

Địa chỉ: Số 12 Mê Linh, Hà Nội

Hình thức thanh toán: Chuyển khoản 50%, trả sau 50%

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Ghế nhựa (24 cm) Chiếc 600 150.000 90.000.000

3 Cầu trượt con gấu Bộ 12 2.500.000 30.000.000

Cộng tiền hàng trước thuế: 181.850.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 200.035.000

Số tiền viết bằng chữ: Hai trăm triệu ba mươi lăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

38 Căn cứ vào hóa đơn GTGT ở trên, kế toán bán hàng vào mục kế toán bán hàng và công nợ phải thu/ cập nhật số liệu/ hóa đơn bán hàng kiêm phiếu xuất kho và nhập vào phần mềm các thông tin có trên hóa đơn số 0120025 Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào các sổ chi tiết và sổ tổng hợp có liên quan

Cụ thể, phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu vào TK 511 “Doanh thu bán hàng hóa” TK 131 “Phải thu khách hàng”- chi tiết cho khách hàng Công ty TNHH Thiết bị giáo dục Thùy Anh TK 3331 - thuế GTGT đầu ra Đồng thời ghi nhận khoản chiết khấu thương mại vào TK 521 “Các khoản giảm trừ doanh thu”, ghi giảm TK 3331

Khi khách hàng trả tiền hàng cho Công ty, kế toán ghi giảm công nợ của khách hàng

Biểu 2.4 Sổ phụ số 57

(Nguồn: Phòng kế toán)

Ngân hàng TMCP Kỹ thương

VN Techcombank

SAO KÊ TÀI KHOẢN CHI TIẾT STATEMENT OF ACCOUNT Số 57

Từ ngày 2/11 đến ngày 2/11

Số TK/ Account No: 125-100-001181-42 Tiền tệ/ Currency: VND Tên TK/ Account Name:

Công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng Ngày phát sinh trước

Ngày phát sinh

Transaction date

Số chứng từ Document date

Nội dung giao dịch Desscription

Doanh số phát sinh Nợ/ Debit Có/ Credit 2/11/2014 1321/354 Inward CHS- CA

39

*Bán lẻ trực tiếp

Ví dụ 3: Ngày 2/11, bán trực tiếp 20 chiếc ghế nhựa (24 cm) và 5 chiếc bàn nhựa

composite (cao 50 cm) cho trường mầm non tư thục A Sean theo đơn HĐ 0120026 Công

ty xuất hóa đơn bán hàng thông thường Khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt

Biểu 2.5 Phiếu xuất kho

Mẫu số 02 - VT

QĐ số 48-TC/QĐ/CĐKT

Ngày 14 tháng 9 năm 2006 của Bộ Tài Chính

Họ tên người nhận hàng: Nguyễn Văn Nam

Địa chỉ: Mầm non A Sean

Lý do xuất kho: Xuất bán trực tiếp

Xuất tại kho: Kho Đại Lan

1 Ghế nhựa (24 cm) LAE32 Chiếc 20 20 105.000 2.100.000

2 Bàn nhựa composite NG02 Chiếc 5 5 230.000 1.150.000

Tổng số tiền (viết bằng chữ): Một trăm mười sáu triệu đồng chẵn

Xuất, ngày 2 tháng 11 năm 2014 Thủ trưởng đơn vị Kế toán trưởng Phụ trách cung tiêu Người giao hàng Thủ kho (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)

40

Biểu 2.6 Hóa đơn giá trị gia tăng

(Nguồn: Phòng kế toán)

HÓA ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Mẫu số 01 GTGT-3LL

KK/2014N

Ngày 2 tháng 11 năm 2014 Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Thiết bị trường học Phục Hưng

Địa chỉ: 79 A Đông Các, Ô chợ Dừa, Đống Đa, Hà Nội

Số tài khoản: 125-100-001181-42 Mã số: 0101310801

Họ và tên người mua: Nguyễn Văn Nam

Tên đơn vị: Trường mầm non tư thục A Sean

Địa chỉ: Số 10, ngõ 10/2 Tôn Thất Tùng

Hình thức thanh toán: Trả ngay

STT Tên hàng hóa, dịch vụ Đơn

vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

2 Bàn nhựa composite Chiếc 5 300.000 1.500.000

Tổng tiền thanh toán: 4.500.000

Tổng cộng tiền thanh toán: 4.950.000

Số tiền viết bằng chữ: Bốn triệu chín trăm năm mươi nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)