Chương trình quản lý trung tâm thương mại

 So sánh kết quả bán hàng và tổng chi tiêu theo tháng để biết kết quả kinh doanh o Quản lý công nợ  Quản lý công nợ của các quầy trực thuộc  Cảnh báo đến hạn thanh toán o Hệ thống báo

ĐẠI HỌC MỞ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH KHOA CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

LUẬN VĂN TỐT NGHIỆP

CỬ NHÂN TIN HỌC

ĐỀ TÀI :

CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TRUNG TÂM

THƯƠNG MẠI

GVHD: Th.S Nguyễn Lâm Kim Thy

Vũ Đức Thuận

Thành phố Hồ Chí Minh – tháng 8 năm 2012

………

………

………

………

………

…… ………

……… ………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

………

LỜI CẢM ƠN



Chỉ còn một khoảng thời gian ngắn nữa là chúng em phải rời xa giảng đường đại học để hòa nhập vào xã hội Sự tận tụy của thầy cô là đóng góp to lớn cho hành trang kiến thức cho chúng em để bước vào đời , các thầy cô đã chỉ dạy tận tình cho chúng

em, truyền đạt những kiến thức kinh nghiệm quý báu, xây dựng cho chúng em một nền tảng tri thức vững chắc về ngành nghề mà chúng em đang theo học, đặc biệt em xin

cảm ơn các thầy cô của Khoa Công Nghệ Thông Tin đã tạo cơ hội và điều kiện

thuận lợi để giúp em hoàn thành bài luận văn tốt nghiệp này

Trong quá trình hoàn thành luận văn tốt nghiệp, tất nhiên chúng em không thể tránh khỏi những sai sót, em xin ghi nhận sửa chữa theo ý kiến thầy cô và các bạn để hoàn thành tốt hơn sau này

Sau cùng, em xin cảm ơn cô Nguyễn Lâm Kim Thy và Ban lãnh đạo các doanh nghiệp đoàn thể đã tạo điều kiện, hỗ trợ hết mình cho chúng em thực hiện thành công tốt đẹp luận văn tốt nghiệp Xin chân thành kính chúc quý thầy cô và toản thể cán bộ nhà trường luôn luôn mạnh khỏe, thành công trong công việc, hạnh phúc trong cuộc sống để có thể tạo nên nhiều điều tốt đẹp cho thế hệ sinh viên học sinh khóa sau cũng như những gì mà thầy cô đã dành cho chúng em suốt thời gian qua

Xin chân thành cảm ơn !

TP Hồ Chí Minh ngày tháng năm 2012

Sinh viên thực hiện

Võ Minh Tuấn Khải

Vũ Đức Thuận

Chương 1 TỔNG QUAN 1

1.1 Mục tiêu và phạm vi của đề tài 1

1.1.1 Giới thiệu tổng quan 1

1.1.2 Mục tiêu và phạm vi của đề tài 2

1.1.3 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu 4

1.1.4 Những đóng góp của đề tài 5

1.2 Nội dung của đề tài 5

1.3 Kết quả của đề tài 6

Chương 2 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG 8

2.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI 8 2.1.1 Khảo sát hiện trạng 8

2.1.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CÁC NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG 18

2.2 NGHIỆP VỤ QUẢN LÝ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI 22

2.2.1 Mô tả : 22

2.2.2 Mô tả nghiệp vụ quản lý bán hàng 23

2.3 Phân tích mức ý niệm 25

2.3.1 Mô hình ý niệm truyền thông 25

2.3.2 Mô hình xử lý nghiệp vụ thuê quầy 42

2.3.3 Mô hình ý niệm xử lý 43

2.4 MÔ HÌNH Ý NIỆM DỮ LIỆU 80

2.5 MÔ HÌNH TỔ CHỨC XỬ LÝ 94

MÔ HÌNH VẬT LÝ DỮ LIỆU 135

Chương 3 PHÁT TRIỂN ỨNG DỤNG 146

3.1 Sơ lược các công nghệ đã sử dụng trong chương trình 146

3.1.1 Visual Studio 2008 : 146

3.1.2 Microsoft SQL server 2008: 146

3.1.3 Notepad++: 146

3.1.4 Power AMC: 146

3.1.5 Dev Express: 146

3.2 Các phân hệ của ứng dụng 147

3.3 Giao diện ứng dụng quản lý 148

3.3.1 MÔ HÌNH CHỨC NĂNG PHẦN MỀM 148

3.4 GIAO DIỆN PHẦN MỀM 149

3.5 Giao diện bán hàng trực tuyến 160

3.5.1 Sơ lược về hệ thống bán hàng trực tuyến 160

3.5.2 Trang chủ 161

3.5.3 Đặc điểm nổi bật của website 175

Chương 4 KẾT LUẬN 176

4.1 Nội dung chương trình đã thực hiện 176

4.1.1 Các tính năng nổi bật 177

4.1.2 Các ưu khuyết điểm 177

4.2 Các yêu cầu khi cài đặt: 178

4.3 Tài liệu tham khảo khác 178

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ bán hàng 10

Hình 2.3 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ mua hàng 10

Hình 2.4 Phiếu bán hàng của Parkson 11

Hình 2.5 Hóa đơn đặt hàng 12

Hình 2.6 Phiếu chi 13

Hình 2.7 Phiếu thu 14

Hình 2.8 Phiếu nhập kho 15

Hình 2.9 Phiếu yêu cầu mua hàng 16

Hình 2.10 Hợp đồng cung ứng 16

Hình 2.11 Phiếu xuất kho 17

Hình 2.13 Phiếu báo giá tiền 18

Hình 2.14 Sơ đồ quản lý 22

Hình 2.15 Mô hình ý niệm truyền thông 26

Hình 2.16 Mô hình xử lý toàn cục 43

Hình 2.17 Quy trình nghiệp vụ mua hàng từ nhà cung cấp 61

Hình 2.18 Quy trình nghiệp vụ bán hàng tại quầy 67

Hình 2.19 Quy trình nghiệp vụ bán hàng trực tuyến 71

Hình 2.20 Mô hình ý niệm dữ liệu 80

Hình 2.21 Mô hình tổ chức xử lý 94

Hình 2.22 Mô hình vật lý dữ liệu 135

Hình 3.1 Mô hình chức năng phần mềm 148

Hình 3.2 Khung đăng nhập 149

Hình 3.3 Phân quyền cho thành viên 150

Hình 3.4 Giai diện quản trị người dùng 150

Hình 3.5 Thêm nhóm 151

Hình 3.6 Thêm người dùng 151

Hình 3.7 Giao diện chính khi đăng nhập bằng quyền Admin 152

Hình 3.8 Form danh mục sản phẩm 153

Hình 3.9 Sửa thông tin sản phẩm 154

Hình 3.10 Hóa đơn 155

Hình 3.11 Thêm sản phẩm vào hóa đơn 155

Hình 3.12 Textbox hiển thị trường số 156

Hình 3.13 Mẫu in hóa đơn 156

Hình 3.14 Mẫu phiếu thu 157

Hình 3.15 Mẫu phiếu chí 157

Hình 3.16 Nhập thông tin cần báo cáo tồn kho 158

Hình 3.17 Bảng theo dõi tồn kho 158

Hình 3.18 Mẫu báo cáo tồn kho 159

Hình 3.19 Nhập thông tin cần báo cáo số dư 159

Hình 3.20 form thông báo số dư cuối kỳ 159

Hình 3.21 Mẫu báo cáo số dư cuối kỳ 160

Hình 3.22 Toàn cảnh Trang chủ 161

Hình 3.23 Giỏ hàng 162

Hình 3.24 Menu danh mục sản phẩm 162

Hình 3.25 Liên lạc online 163

Hình 3.26 thể hiện trang chủ 163

Hình 3.27 Giới thiệu 164

Hình 3.28 Tin tức 164

Hình 3.29 Nút back to top 165

Hình 3.30 Hình ảnh trang chủ 165

Hình 3.34 Nhập địa chỉ giao hàng 168

Hình 3.35 Chọn phương thức thanh toán 169

Hình 3.36 Xác nhận tài khoản ngân hàng 169

Hình 3.37 Giao dịch thành công 170

Hình 3.38 Trang giới thiệu công ty(trung tâm thương mại) 170

Hình 3.39 Trang tin tức 171

Hình 3.40 Một bài viết được lấy từ RSS 172

Hình 3.41 Hình ảnh trang Liên hệ 173

Hình 3.42 Giao diện đăng nhập 174

Hình 3.43 Giao diện đăng ký 174

Hình 3.44 Giao diện lấy mật khẩu 175

Chương 1 TỔNG QUAN

1.1 Mục tiêu và phạm vi của đề tài

1.1.1 Giới thiệu tổng quan

1.1.1.1 Đôi nét về trung tâm thương mại Parkson

Parkson là thành viên của tập đoàn Lion, một tập đoàn quốc tế được thành lập từ năm

1930 tại Malaysia Kể từ khi thành lập, tập đoàn Lion đã mạnh dạn đầu tư và thiết lập các hoạt động không chỉ ở Malaysia mà còn mở rộng phạm vi đa dạng trên nhiều lĩnh vực và nhiều nước trên thế giới như Trung Quốc, Việt Nam, Hồng Kông, Indonesia, Mexico, Singapore và Hoa Kỳ

Ngày 29/06/2005, trung tâm thương mại cao cấp đầu tiên của Parkson chính thức mở cửa tại Thành phố Hồ Chí Minh, khởi đầu cho những chương trình khuyến mãi quy mô và sáng tạo

Hiện tại, với 8 trung tâm thương mại cao cấp tại Việt Nam trong đó 5 TTTM tại Thành phố Hồ Chí Minh, 2 TTTM tại Hà Nội và 1 TTTM tại Hải Phòng với hơn 300 nhãn hàng bao gồm các thương hiệu quốc tế cũng như các nhãn hiệu nổi tiếng trong khu vực trong đó có nhiều thương hiệu lần đầu tiên xuất hiện tại thị trường Việt Nam như Coach, Christian Dior, Estée Lauder, Lancôme, Clinique, Shiseido, Gucci, Clarins, Escada, Lacoste, Guess, CK Jeans, Lancel, Esprit, Levis, Lewré, Bonia, Ecco, Geox, Addidas, Nike đến các nhãn hiệu lớn trong nước như Vera, Nino Maxx, N&M, An Phuoc… Ngoài ra, Parkson còn cung cấp các dịch vụ giải trí, khu vực ăn uống, khu siêu thị phục vụ cho tất cả khách hàng

1.1.1.2 Nhu cầu đáp ứng

Hiện nay, do nhu cầu mua sắm của người dân tăng cao, việc xây dựng các trung tâm mua sắm để đáp ứng thị trường là rất cần thiết Bên cạnh đó, cần phải phát triển các ứng dụng quản lí việc mua bán trong trung tâm thương mại không chỉ để đơn giản hóa việc mua bán trong trung tâm thương mại mà còn góp phần vào việc dễ dàng quản lý có hiệu quả, đầu tư đúng, tạo nên hướng đi đúng cho kinh tế Việt Nam đi lên

Một trong bốn điều nhà quản trị quan tâm hàng đầu đó là vấn đề điều hành hiệu quả Việc tính toán nhu cầu thị trường, cân đối tồn kho, chiến dịch hiệu quả trong từng thời vụ là yếu tố sống còn trong sự tồn tại và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp Các thông số luôn luôn cần cập nhật như lượng tồn kho tĩnh, tồn kho động, doanh số bán hàng tổng thể, doanh

số từng mã hàng, nguyên liệu nào sản xuất trước nguyên liệu nào sản xuất sau, thu chi từng thời điểm, lợi nhuận kinh doanh và lịch sử giao dịch khách hàng…

trong việc có những số liệu cần thiết phục vụ cho hoạch định chiến lược Khi chúng ta cần tiết kiệm thời gian và tiện lợi hơn, mọi lúc, mọi nơi đều có thể nắm chắc từng hơi thở trong hoạt động kinh doanh đang diễn ra… Lúc đó chúng ta cần một công cụ mạnh hơn nhưng phải trung thực và khách quan Đó là hệ thống phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động tổng thể của doanh nghiệp Giúp nhà lãnh đạo nắm tình hình mọi lúc mọi nơi

Có 3 lý do chính để một doanh nghiệp chọn sử dụng một công cụ quản lý tổng thể việc kinh doanh hơn là giải quyết mọi việc bằng những công cụ rời rạc kém hiệu quả, hoặc tệ hơn

là bằng tay :

 Tức thời: Nhu cầu về thông tin được đáp ứng tức thì, mọi lúc, mọi nơi thay vì phải

chờ báo cáo tổng hợp bằng giấy của các Franchisee hay báo cao định kỳ của những giải pháp lỗi thời

 Đồng bộ: Chuyển tải thông tin giữa văn phòng và cửa hàng cách hiệu quả nhất chỉ

với click văn phòng nắm bắt tình hình kinh doanh, tồn kho, khách hàng của các cửa hàng tương tự các của hàng nhận các chương trình từ văn phòng ngay khi chúng được tạo ra

 Đơn giản: Kiến trúc đơn giản, thực hiện các nghiệp vụ kinh doanh dễ dàng và

chuyên nghiệp loại bỏ công việc giấy tờ rườm ra mất nhiều thời gian đồng thời tạo

sự tiện lợi cho công việc quản lý, kiểm tra

ParksonHighLight là công cụ lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin nhanh nhất, hiệu quả nhất về tất cả các loại hàng hóa nhập, xuất và tồn kho, hỗ trợ trực tiếp các giao dịch mua, bán vật tư và thể hiện chính xác các biến động của hàng tồn kho Thúc đẩy sử dụng hiệu quả các kho hàng, đảm bảo tính cân đối của hàng tồn kho luôn luôn được giữ vững, trích xuất các báo cáo về lãi lỗ, sản phẩm bán chạy, khách hàng

1.1.2 Mục tiêu và phạm vi của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài đặt ra là tạo được chương trình quản lý doanh nghiệp với đầy đủ các nghiệp vụ cần thiết cho việc quản lý thành công trung tâm thương mại, phát triển website phục vụ cho việc thương mại online, loại hình thương mại hiện đang phổ biến trong

xã hội hiện nay

 Những mục tiêu chính của đề tài :

o Đối với nhà quản lý :

 Quản lý được thông tin nhân viên

 Thực hiện được việc phân quyền sử dụng hệ thống

 Thống kê được tình hình tiêu thụ hàng hóa, doanh thu, lợi nhuận theo từng tháng của cả TTTM hoặc theo từng quầy

o Đối với nhân viên bán hàng

 Lưu thông tin, thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn vào hệ thống mỗi khi bán hàng

 Tính trị giá hóa đơn bán hàng trong quá trình lập hóa đơn

 Cập nhật dữ liệu mỗi khi khách hàng trả tiền

 Thống kê và xuất báo cáo khi có nhu cầu

o Đối với đối tác thuê quầy

 Quản lý được thông tin kinh doanh, cho phép thực hiện thống

kê theo từng ngày

 Quản lý được doanh thu, lãi lỗ hàng tháng

 Quản lý được đơn đặt hàng, phiếu nhập kho, phiếu xuất kho

 Quản lý được công nợ đối với nhà cung cấp với TTTM

o Đối với nhân viên quản lý kho

 Cập nhật số lượng hàng hóa mỗi khi nhập xuất hàng

 Danh sách các mặt hàng được quản lý theo từng loại hàng, từng nhà cung cấp, từng thuộc tính sản phẩm

 Việc tìm kiếm các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi

 Cập nhật tồn kho đầu kỳ (hàng tháng) dễ dàng

 Những phạm vi mà chương trình cần đạt được

o Quản lý sản phẩm

 Quản lý danh sách sản phẩm và giá theo từng thời điểm

 Quản lý sản phẩm khuyến mãi

 Quản lý loại sản phẩm, nhà sản xuất

o Quản lý bán hàng

 Kiểm kê hóa đơn, quản lý hàng trả

 Giao diện bán hàng hoạt động giống Quầy thu ngân siêu thị

o Quản lý khách hàng

 Cho phép quản lý khách hàng theo từng loại

 Mỗi loại khách hàng có thể áp dụng các mức giảm giá khác nhau

o Quản lý chi tiêu

 So sánh kết quả bán hàng và tổng chi tiêu theo tháng để biết kết quả kinh doanh

o Quản lý công nợ

 Quản lý công nợ của các quầy trực thuộc

 Cảnh báo đến hạn thanh toán

o Hệ thống báo cáo hỗ trợ đồ họa trực quan

 Xem biểu đồ kết quả bán hàng

 Xem so sánh lượng tiêu thụ của các mặt hàng

 Tổng hợp dữ liệu bán hàng theo từng mốc thời gian: năm, tháng, ngày

o Phân quyền sử dụng theo 3 cấp

 Quản trị: toàn quyền, dành cho giám đốc, quản trị viên hệ thống

 Quản lý: dành cho trưởng khu

 Nhân viên: nhân viên bán hàng tại quầy, nhân viên thu ngân

1.1.3 Đối tượng và phương pháp nghiên cứu

Khảo sát yêu cầu

 Phân tích thiết kế : giai đoạn này cần được xử lý chặt chẽ, đòi hỏi chính xác cao

để thỏa các yêu cầu nghiệp vụ quản lý mà bài toán đã đặt ra Dựa trên các hồ sơ, hợp đồng cho thuê các biểu mẫu báo cáo cũng trung tâm, chúng ta sẽ đưa ra các giải pháp cần thiết trong việc xây dựng mô hình thiết kế hệ thống thỏa các vấn đề

về các chính sách, thống dữ liệu đạt tính logic, độ chính xác cao nhất Để thiết kế

hệ thống chính xác, mô hình hệ thống trực quan người sử dụng, cần được thiết kế trên chương trình Power AMC Chương trình này hỗ trợ trong vấn đề tạo tính logic trong hệ thống, giao diện dễ sử dụng, có thể tạo ra các báo cáo chi tiết vê cơ

sở dữ liệu, phân tích rõ ràng hệ thống dữ liệu được tạo

 Phát triển ứng dụng : dựa trên hệ thống đã được thiết kế trên, chương trình vừa

phải thỏa yêu cầu bài toán quản lý đề ra, mà còn có giao diện dễ sử dụng, tập hợp các tiện ích cho việc quản lý, đồng thời cũng tương thích với đại đa số hệ thống máy tính hiện nay trong doanh nghiệp Tương tự với website, yêu cầu đặt ra không chỉ đẹp, nhanh mà còn đáp ứng được yêu cho việc mua bán hàng online, quản lý người sử dụng cũng như cung cấp các tin tức cập nhật nhanh nhất có thể

 Giai đoạn kiểm tra, chạy thử : sau khi các chương trình được xây dựng thành

công, cần bảo đảm tính logic được thỏa mãn trong hệ thống Các bài toán hệ thống được đáp ứng đầy đủ Tất nhiên chương trình cũng có phát sinh một số lỗi, cần sửa chửa , xem xét kĩ lưỡng trước khi xử lý để bảo đảm không có bất kỳ vấn

đề phát sinh gây ảnh hưởng đến mục đích đặt ra

 Triển khai và bảo trì : Chương trình được thiết kế dưới dạng module động, cho

phép việc triển khai (cài đặt) và bảo trì, cập nhật (update) được thực hiện một cách dễ dàng Trong quá trình sử dụng chương trình được bảo trì và bổ sung thêm các yêu cầu sao cho phù hợp với quản lý và đạt hiệu quả cao nhất

ro xảy ra trong kinh doanh

Tương tự như thế lợi ích của website cho doanh nghiệp cũng vô cùng to lớn, không những đem việc mua sắm hàng hóa từ trung tâm vào từng gia đình, mà còn tạo điều thuận lợi hơn cho người dùng trong việc mua sắm hàng hóa nhưng lại có quá ít thời gian để được thỏa mãn nhu cầu shopping tại trung tâm

Cả toàn bộ chương trình quản lý và website cũng hỗ trợ cho các đối tác trong việc mua sắm sản phẩm tại từng gian hàng Hiện đại hóa mô hình quản lý doanh nghiệp, đẩy nhanh kinh doanh để đáp ứng với tốc độ phát triển kinh tế thị trường hiện nay

Các mô hình sản phẩm cũng được thay đổi linh hoạt, đa dạng phù hợp với tất cả các mặt hàng tại trung tâm

1.2 Nội dung của đề tài

Sau đây là sơ lược về nội dung các chương của báo cáo chương trình

 Chương 1: Tổng quan giúp người đọc có thể hiểu sơ lược về mục tiêu của đề tài,

các yêu cầu quản lý được đặt ra cũng như chiến lược phát triển chương trình của bài toán, thể hiện sơ bộ về quy trình phát triển chương trình

những nghiệp vụ được đặt ra để xây dựng chương trình Quá trình xây dựng cơ

sở dữ liệu được thực hiện và xây dựng Cơ sở dữ liệu được xây dựng sau khi hoàn tất việc thiết kế

 Chương 3: Phát triển ứng dụng : mô tả các ứng dụng trợ giúp cho việc lập trình

chương trình, các công cụ cần thiết cho phép người lập trình có nền tảng để xây dựng toàn bộ hệ thống

 Chương 4: Chương trình : Chương này giúp người dùng hiểu rõ nét về chương

trình Những tiện ích đã cung cấp, chỉ rõ những nghiệp vụ đã được tự động hóa Hướng dẫn người sử dụng chương trình được linh hoạt

1.3 Kết quả của đề tài

Dựa trên các kết quả nghiên cứu về quy trình quản lý mua bán sản phẩm, cho thuê mặt bằng mua bán và các khâu quảng cáo, công bố sản phẩm ra thị trường, việc quản lý hệ thống vận chuyển lưu thông hàng hóa và khâu chăm sóc khách hàng vv…

Đề tài đã thực hiện thành công và đã đạt được những kết quả như sau:

 Xây dựng thành công hệ thống cơ sở dữ liệu đạt tính login, chính xác, thể hiện rõ mối quan hệ giữa các khâu trong công việc kinh doanh, thể hiện rõ nét sự lưu thông hàng hóa

 Csdl còn cung cấp đầy đủ thông tin cho việc quản lý nhân sự trong công ty và quản lý chăm sóc khách hàng, các đối tác thuê quầy cũng như nhà cung cấp sản phẩm

 Hệ thống cung cấp các chương trình riêng để phục vụ riêng cho từng nhu cầu quản lý khác nhau Trên hệ thống cũng đã phân cấp người sử dụng Tùy theo tên đăng nhập tại các bộ phận khác nhau mà sự can thiệp của người vào chương trình cũng thay đổi theo các cấp độ khác nhau

 Chương trình cũng hỗ trợ các khâu chăm sóc khách hàng, khuyến mãi sản phẩm Cung cấp các báo cáo thống kê trong kinh doanh mặt hàng Giúp người sử dụng biết rõ nắm bắt tình hình kinh doanh để đưa ra các chiến lược kinh doanh đúng đắn

 Khâu mua bán hàng trong chương trình được tính toán logic, ngăn chặn việc thất thoát sản phẩm cũng như quản lý kỹ càng việc chi tiêu sồ sách, các vấn đề phu chi trong công tác thanh toán

 Website cung cấp giao diện trực quan, việc đăng ký nhanh gọn, người sử dụng dễ nắm bắt quy trình từ việc lựa chọn sản phẩm yêu thích đến khâu thanh toán

 Website tích hợp nhiều công nghệ khác nhau như việc nhập chứng thực (captcha) trong khâu đăng ký hay việc xác nhận tài khoản ngân hàng đến từ phía csdl của ngân hàng Ngoài ra website cũng tích hợp việc thanh toán qua các hình thức phổ biến khác hiện nay như Ngân lượng hoặc Bảo Kim

2.1 PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ TRUNG TÂM THƯƠNG MẠI

2.1.1 Khảo sát hiện trạng

Hiện nay trung tâm thương mại Parkson thực hiện việc mua bán , nhập sản phẩm cũng như tính toán việc thuê quầy tại trung tâm bằng những phương pháp thủ công Các vấn đề này cần được hệ thống hóa đúng cách, tạo tính logic trong các khâu quản lý từ sản phẩm cho đến hoạt động kinh doanh của cả trung tâm Điều đó giúp làm giảm sai sót trong khâu tính toán, báo cáo , tiết kiệm rất nhiều thời gian không cần thiết trong việc kiểm soát, kê khai báo cáo hàng tháng cho trung tâm, đơn giản hóa vấn đề kinh doanh của cả trung tâm

Việc mua sắm hiện nay chỉ tập trung trong phạm vi trung tâm Người tiêu dùng muốn tiếp xúc với sản phẩm cần phải tới trung tâm để được tham khảo giá trị món hàng cũng như chất lượng mà sản phẩm mang lại Website bán hàng online giúp cho người tiêu dùng có thề theo dõi, mua hàng trực tiếp mà không phải tới trung tâm để tham khảo sản phẩm Giúp cho trung tâm gia tăng việc mua bán sản phẩm được thuận lợi Sản phẩm tới tay người tiêu dùng

dễ dàng mà tiết kiệm nhiều chi phí cũng như thời gian, công sức

Mô tả hiện trạng hiện nay của trung tâm thương mại Parkson:

 Mỗi quầy là một đơn vị kinh doanh độc lập, có giao diện quản lý riêng, có khả năng tự thực hiện việc đặt hàng, nhập xuất hàng (phải thông qua thủ kho)

 Nhập Hàng : Trung tâm nhận hàng từ các nhà cung ứng các mặt hàng Hàng được nhập vào kho thông qua phiếu nhập

 Đặt Hàng : Mỗi đối tác thuê quầy quản lý các mặt hàng và việc đặt hàng riêng của mình

 Xuất Hàng: Hàng hóa được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất

 Bán Hàng: Mỗi nhân viên đứng quầy quản lí một chủng loại hàng hóa khác nhau,

họ có nhiệm vụ trông coi hàng hóa tránh mất cắp và giải thích về những thắc mắc của những khách hàng về quầy hàng do họ phụ trách.Cuối mỗi ca họ phải kiểm tra lại số hàng còn lại trên quầy để giao ca đồng thời họ phải nạp lại phiếu giao

ca cho bộ phận quản lí

 Báo Cáo DoanhThu : Báo cáo doanh thu theo ngay , tháng , năm

 Theo Dõi Tình Hình Bán Hàng : Mặt hàng nào bán chạy , mặt hàng nào không Lượng tồn kho bao nhiêu và cần nhập về bao nhiêu ?

 Quản Lí Nhân Viên Bán Hàng : Kỷ luật , khen thưởng v.v

 Quản Lý Hóa Đơn: Hàng hóa sau khi được khách hàng chon lựa xong sẽ được nhân viên đứng quầy khi nhận vào Phiếu Bán Hàng(chưa giao hàng cho khách), khách hàng sẽ mang ra quầy tính tiền cho nhân viên tính số tiền họ cần phải trả Những nhân viên ở khâu này có nhiệm vụ nhập số mã hàng hóa in trên hàng và

số lượng vào máy, máy sẽ tự động tính và cộng dồn số tiền cho đến khi nhân viên

ra lệnh in ra hóa đơn cho khách Nhân viên thu ngân sẽ dựa vào đó để thu tiền của khách hàng và giao hóa đơn cùng Phiếu Nhận Hàng cho khách

Hình 2.1 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ chung

Hình 2.2 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ bán hàng

Hình 2.3 Sơ đồ quy trình nghiệp vụ mua hàng

Hình 2.4 Phiếu bán hàng của Parkson

Hình 2.5 Hóa đơn đặt hàng

Hình 2.6 Phiếu chi

Hình 2.7 Phiếu thu

Hình 2.8 Phiếu nhập kho

Hình 2.9 Phiếu yêu cầu mua hàng

Hình 2.10 Hợp đồng cung ứng

Hình 2.11 Phiếu xuất kho

Hình 2.12 Phiếu giao hàng

Hình 2.13 Phiếu báo giá tiền

2.1.2 NGUYÊN TẮC QUẢN LÝ CÁC NGHIỆP VỤ MUA BÁN HÀNG

Hóa đơn bán hàng được quản lý thủ công sẽ dễ thất lạc và khó khăn trong việc tìm kiếm Mỗi khi bán hàng, nhân viên phải tính trị giá hóa đơn theo cách thủ công

Khi thay đổi về giá cả thị trường, giá tiền của tất cả các mặt hàng sẽ thay đổi theo, việc thay đổi số liệu sẽ gây mất nhiều thời gian, ảnh hưởng lớn tới kết quả kinh doanh

Mỗi khi muốn có thông tin về số lượng hàng hóa còn trong kho, nhân viên phải tổng hợp các bảng kê nhập và xuất hàng để có kết quả Cũng như khi cần số liệu vè tình hình tiêu thụ hàng hóa, nhân viên cửa hàng phải dựa trên sổ sách theo dõi bán hàng để tính toán

Một trong bốn điều nhà quản trị quan tâm hàng đầu đó là vấn đề điều hành hiệu quả Việc tính toán nhu cầu thị trường, cân đối tồn kho, chiến dịch hiệu quả trong từng thời vụ là yếu tố sống còn trong sự tồn tại và phát triển kinh doanh của doanh nghiệp Các thông số luôn luôn cần cập nhật như lượng tồn kho tĩnh, tồn kho động, doanh số bán hàng tổng thể, doanh

thời điểm, lợi nhuận kinh doanh và lịch sử giao dịch khách hàng

Khi các công cụ quản lý đơn giản như sổ sách hay excel đã làm doanh nghiệp vất vả trong việc có những số liệu cần thiết phục vụ cho hoạch định chiến lược Khi chúng ta cần tiết kiệm thời gian và tiện lợi hơn, mọi lúc, mọi nơi đều có thể nắm chắc từng hơi thở trong hoạt động kinh doanh đang diễn ra… Lúc đó chúng ta cần một công cụ mạnh hơn nhưng phải trung thực và khách quan Đó là hệ thống phần mềm quản lý toàn bộ hoạt động tổng thể của doanh nghiệp Giúp nhà lãnh đạo nắm tình hình mọi lúc mọi nơi

Từ những điều trên cho thấy một hệ thống quản lý toàn diện các nghiệp vụ mua bán hàng là rất cần thiết, giúp giảm thiểu các sai sót có thể mắc phải khi thao tác trên sổ sách và giúp cho việc quản lý trung tâm được dễ dàng hơn

 Yêu cầu đề ra

o Đối với nhà quản lý

 Quản lý được thông tin nhân viên

 Thực hiện việc phân quyền sử dụng hệ thống

 Thống kê được tình hình tiêu thụ hàng hóa trong từng tháng

o Đối với nhân viên kinh doanh

 Tự động lưu thông tin khách hàng, thông tin hóa đơn vào hệ thống mỗi khi bán hàng

 Tự động tính trị giá hóa đơn trong quá trình lập hóa đơn

 Lập báo cáo doanh thu, doanh số, lượng khách hàng của trung tâm

 Giải quyết việc tiếp thị, khuyến mãi nhằm kích thích sức mua của khách hàng

 Theo dõi kết quả kinh doanh của từng quầy hàng và báo cáo lãi

lỗ hàng tháng, từ đó xác định được đối tác tiềm năng và đối tác kinh doanh không hiệu quả

 Lập báo cáo tổng hợp về các mặt hàng đã bán của toàn trung tâm

o Đối với nhân viên kế toán

quầy và chi cho đơn hàng của nhà cung cấp)

 Báo cáo tổng hợp về doanh thu, lợi nhuận hàng tháng của toàn trung tâm

 Phân tích, tổng hợp số liệu, tình hình kinh doanh, đối chiếu các chứng từ, hóa đơn, hợp đồng

 Lên kế hoạch thu tiền mỗi tháng đối với đối tác thuê quầy cũng như theo dõi công nợ và doanh thu hàng tháng của quầy được thuê

o Đối với nhân viên quản lý kho

 Cập nhật số lượng hàng hóa mỗi khi nhập xuất hàng

 Danh sách các mặt hàng được quản lý khoa học theo từng mặt hàng, từng nhà cung cấp

 Việc tìm kiếm các thông tin về hàng hóa, nhà cung cấp được thực hiện nhanh chóng, tiện lợi

 Kiểm soát chặt chẽ lượng hàng tồn để có biện pháp xử lý kịp thời, cũng như giảm thiểu việc mất mát hàng hóa

 Các hoạt động kinh tế trong qui trình mua hàng

o Yêu cầu hàng hóa

o Đơn đặt hàng và nhà cung cấp

o Nhận hàng và nhập kho

o Ghi nhận phải trả nhà cung cấp

o Thanh toán cho nhà cung cấp

 Yêu cầu hàng hóa và dịch vụ

Đây là hoạt động đầu tiên của quá trình mua hàng Bất cứ bộ phận nào có nhu cầu về hàng hóa hoặc dịch vụ, nguyên vật liệu hoặc khi tồn kho xuống dưới mức an toàn đều lập yêu cầu mua hàng gửi cho bộ phận mua hàng Tuy nhiên, thông thường yêu cầu mua hàng được lập bởi bộ phận quản lý kho hàng, khi cần bổ sung hàng tồn kho Chứng từ ghi nhận điều này

là yêu cầu mua hàng

 Đơn đặt hàng và nhà cung cấp

Sauk hi nhận yêu cầu mua hàng, bộ phận mua hàng lựa chọn hoặc tìm kiếm nhà cung cấp nhằm đạt 3 điều cơ bản: giá cả, chất lượng hàng mua và sự tin cậy trong bán hàng, giao hàng Sauk hi lựa chọn nhà cung cấp bộ phận mua hàng sẽ thực hiện đàm phán và lập danh sách hàng mua gửi cho nhà cung cấp đã lựa chọn để xác định các yêu cầu về hàng mua cũng như yêu cầu liên quan tới việc giao hàng

Nhà cung cấp xem xét và nếu chấp nhận đơn đặt hàng sẽ gửi thông báo chấp nhận đơn đặt hàng Đây chính là hợp đồng pháp lý ràng buộc giữa hai bên bán và mua

 Nhận hàng và nhập kho

Khi nhà cung cấp giao hàng tại địa điểm được chỉ định trong đơn đặt hàng, bộ phận nhận hàng(quản lý kho) có trách nhiệm kiểm tra số lượng, chất lượng hàng, đối chiếu giấy gửi hàng của nhà cung cấp với đơn đặt hàng để chấp nhận hay không chấp nhận nhận lô hàng từ nhà cung cấp, nếu mọi điều kiện đều thỏa như đã ký kết trong hợp đồng, việc nhập hàng vào kho được thực hiện và hoạt động mua hàng mới kết thúc, ngược lại, bên bán(nhà cung cấp) sẽ được yêu cầu phải thực hiện đúng hợp đồng đã ký kết

Sau khi nhận hàng, bộ phận kho lập phiếu nhập kho báo cáo về hàng nhận Sau đó hàng được làm thủ tục nhập kho Lúc này thủ kho ký vào phiếu nhập và trách nhiệm quản lý được chuyển cho bộ phận kho hàng

 Ghi nhận phải trả cho nhà cung cấp

Khi nhà cung cấp gửi hóa đơn bán hàng, kế toán phải trả tiến hành đối chiếu hóa đơn bán hàng và các chứng từ gốc liên quan đến đơn đặt hàng, phiếu nhập kho và tổ chức theo dõi các khoản phải trả cho nhà cung cấp

 Thanh toán cho nhà cung cấp

Tới ngày cần thanh toán cho nhà cung cấp như trong hợp đồng, kế toán phải trả tiến hành lập các thủ tục chuyển bộ phận quỹ chi tiền cho nhà cung cấp Sau khi thanh toán tiền, căn cứ vào chứng từ liên quan như phiếu chi hoặc phiếu thanh toán, kế toán phải trả ghi nhận khoản thanh toán cho nhà cung cấp

 Các bộ phận tham gia trong quy trình nghiệp vụ mua hàng

Bộ phận yêu cầu: đây là bộ phận phát hành các “Yêu cầu mua hàng” làm căn cứ cho

bộ phận mua hàng tiếp tục các xử lý Bộ phận yêu cầu này có thể là quản lý hàng tồn kho hoặc là bất kỳ bộ phận nào trong trung tâm có nhu cầu bổ sung nguyên vật liệu, hàng hóa hoặc tài sản cố định Cụ thể là: yêu cầu nhập hàng để bán cho bộ phận bán hàng lập

Bộ phận mua hàng: đây là bộ phận có chức năng lựa chọn nhà cung cấp, xác định các điều kiện liên quan đến việc mua hàng như giá cả, điều kiện thanh toán, điều kiện giao hàng, chế độ bảo hành…Sauk hi lựa chọn nhà cung cấp và các điều kiện mua hàng thích hợp, bộ phận mua hàng lập “Đơn đặt hàng” cho nhà cung cấp, kế toán phải trả, bộ phận yêu cầu mua hàng và bộ phận quản lý kho nhằm xác định, kiểm tra, ủy quyền thực hiện các nội dung trong

xử lý nghiệp vụ mua hàng

nhằm tăng hiệu quả kiểm soát Bộ phận nhận hàng có chức năng nhận, kiểm tra số lượng và chất lượng hàng giao và lập phiếu nhập kho cho số hàng nhận được này Người giám sát của

bộ phận sẽ đối chiếu số lượng giữa “phiếu nhập kho” và số lượng trên “đơn đặt hàng” để có thể tiếp tục xử lý nghiệp vụ mua hàng

Bộ phận kế toán phải trả: bộ phận này có chức năng theo dõi việc thanh toán và thực hiện thanh toán cho nhà cung cấp, kế toán phải trả sử dụng các loại sổ sách tương ứng Dù được tổ chức theo dõi theo hình thức nào đi chăng nữa thì yêu cầu bắt buộc là kế toán phải đối chiếu bốn loại chứng từ: “yêu cầu mua hàng”, “đơn đặt hàng”, “phiếu nhập kho” và “hóa đơn bán hàng” trước khi ghi sổ hoặc làm các thủ tục thanh toán

Bộ phận tài vụ: bộ phận này có chức năng kiểm tra các chứng từ thanh toán hoặc phiếu do kế toán phải trả lập bằng cách đối chiếu các chứng từ liên quan, chấp thuận các chứng từ thanh toán và thực hiện thanh toán khi tới hạn thanh toán

 Đặt Hàng : Mỗi đối tác thuê quầy quản lý các mặt hàng và việc đặt hàng riêng

của mình

 Nhập Hàng : Trung tâm nhận hàng từ các nhà cung ứng các mặt hàng Hàng

được nhập vào kho thông qua phiếu nhập

 Xuất Hàng: Hàng hóa được xuất ra quầy thông qua phiếu xuất

 Bán Hàng: Mỗi nhân viên đứng quầy quản lí một chủng loại hàng hóa khác

nhau, họ có nhiệm vụ trông coi hàng hóa tránh mất cắp và giải thích về những thắc mắc của những khách hàng về quầy hàng do họ phụ trách.Cuối mỗi ca họ phải kiểm tra lại số hàng còn lại trên quầy để giao ca đồng thời họ phải nạp lại phiếu giao ca cho bộ phận quản lí

 Báo Cáo Doanh Thu: Báo cáo doanh thu theo ngay , tháng , năm

 Theo Dõi Tình Hình Bán Hàng : Mặt hàng nào bán chạy , mặt hàng nào không

Lượng tồn kho bao nhiêu và cần nhập về bao nhiêu ?

 Quản Lí Nhân Viên Bán Hàng : Kỷ luật , khen thưởng v.v

 Quản Lý Hóa Đơn: Hàng hóa sau khi được khách hàng chon lựa xong sẽ được

nhân viên đứng quầy khi nhận vào Phiếu Bán Hàng(chưa giao hàng cho khách), khách hàng sẽ mang ra quầy tính tiền cho nhân viên tính số tiền họ cần phải trả Những nhân viên ở khâu này có nhiệm vụ nhập số mã hàng hóa in trên hàng và

số lượng vào máy, máy sẽ tự động tính và cộng dồn số tiền cho đến khi nhân viên

ra lệnh in ra hóa đơn cho khách Nhân viên thu ngân sẽ dựa vào đó để thu tiền của khách hàng và giao hóa đơn cùng Phiếu Nhận Hàng cho khách

2.2.2 Mô tả nghiệp vụ quản lý bán hàng

Khi phát sinh phiếu đặt hàng (đặt hàng trên mạng) hay có yêu cầu trực tiếp tại quầy hàng thì bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập đơn hàng, khi hội đủ điều kiện còn hàng và khách hàng điền đầy đủ, chính xác thông tin cũng như đã thanh toán đủ cho bộ phận thu tiền (thông qua chuyển khoản hay tiền mặt) thì bộ phận thu tiền sẽ tiến hành lập hóa đơn, phiếu xuất kho

 Đối với khách mua hàng trực tiếp tại trung tâm:

Hóa đơn bao gồm 3 liên, liên 1 sẽ được giao cho khách hàng, liên 2 giao cho nhân viên của quầy hàng giữ và liên 3 do bộ phận thu ngân của trung tâm giữ để làm chứng từ thu tiền và đến cuối ngày tổng hợp lại cùng tiền mặt giao cho bộ phận kế toán làm thủ tục nhập quỹ hay ghi sổ kế toán có liên quan

Đối với các mặt hàng thông thường thì quy trình giao nhận hàng sẽ diễn ra tại quầy, nhân viên quầy sẽ nhận tiền của khách và thực hiện thanh toán tại quầy thu ngân chung của

phận kho, sau đó tiến hành xuất hàng và giao cho khách hàng

 Đối với khách mua hàng trực tuyến (qua mạng):

Hóa đơn bao gồm 3 liên, liên 1 sẽ được giao cho khách hàng (thông qua nhân viên giao hàng) Liên 2 giao cho nhân viên của quầy hàng giữ và liên 3 do bộ phận thu ngân của trung tâm giữ để làm chứng từ thu tiền và đến cuối ngày tổng hợp lại cùng tiền mặt giao cho

bộ phận kế toán làm thủ tục nhập quỹ hay ghi sổ kế toán có liên quan

Phiếu xuất kho sẽ được giao cho bộ phận giao hàng kèm theo 1 biên bản giao nhận (để xác nhận việc nhận hàng của khách hàng) Sau đó bộ phận giao hàng sẽ xuống kho lấy hàng

và thực hiện giao hàng cho khách Sau khi khách hàng nhận hàng xong phải ký vào biên bản giao nhận để xác nhận, nhân viên giao hàng sẽ mang biên bản này, cùng tiền mặt (nếu hình thức thanh toán là tiền mặt) về giao cho bộ phận kế toán

Cuối tháng bộ phận kinh doanh tập hợp các đơn hàng đã xuất để báo cáo doanh số tháng, hoặc báo cáo theo từng quý So sánh số lượng bán trong từng tháng, quý, số lượng hàng bán lưu trữ trên hóa đơn bán hàng, doanh số từng tháng của từng quầy và doanh thu chung của toàn trung tâm

Đối với khách hàng thân thiết, sẽ xét trị giá của mỗi đơn hàng mua và chính sách chiết khấu đang được áp dụng trên loại thẻ của khách hàng để tính chiết khấu/ tặng quà cho khách hàng

 Các hoạt động kinh tế trong quy trình nghiệp vụ bán hàng

o Nhận yêu cầu của khách hàng

o Giao hàng (trực tiếp tại quầy hoặc thông qua bộ phận giao hàng đối với khách đặt hàng trực tuyến)

o Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền

o Nhận tiền thanh toán, và trả lại tiền thừa (nếu có)

Trong trường hợp việc mua bán diễn ra ngày tại trung tâm thì các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra trong cùng 1 thời điểm nên hệ thống quản lý sẽ ghi nhận bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán Trong trường hợp giao hàng cho khách mua trực tuyến thì mỗi

sự kiện tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau

 Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách mua trực tuyển

Đây là bước xử lý đầu tiên của nghiệp vụ bán hàng trực tuyến, bộ phận kinh doanh sẽ kiểm tra lượng hàng hiện hữu (tồn kho thực tế) thông qua giao diện quản lý của phần mềm hoặc tham khảo trực tiếp từ bộ phận quản lý kho và xác nhận thông tin là chính xác từ phía khách hàng, từ đó tiến hành lập lệnh bán hàng, đồng thời chuyển bộ phận kế toán lệnh bán hàng, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra thông tin hiện hữu về khách hàng tương ứng (nếu có) và gửi phiếu xuất kho cho bộ phận quản lý kho và phiếu giao hàng cho bộ phận giao hàng

Như vậy, tham gia vào hoạt động xử lý nghiệp vụ bán hàng trực tuyển này bao gồm có bốn bộ phận tham gia là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý kho, bộ phận kế toán và bộ phận giao hàng Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, và phiếu giao hàng

Đơn đặt hàng: là chứng từ do người mua gửi tới (thông qua giao diện web) để xác định nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu về điều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan

Lệnh bán hàng: là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận có liên quan thực hiện xuất kho, giao hàng cho khách Nó bao gồm mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ,

số lượng, giá bán, các thông tin về người mua (tên, địa chỉ giao hàng, số điện thoại liên lạc)

Phiếu xuất kho: là chừng từ nội bộ do bộ phận kế toán lập, cho phép bộ phận quản lý kho xuất hàng và bộ phận giao hàng nhận hàng từ đó tiến hành giao hàng cho khách

Phiếu giao hàng: là chừng từ ghi nhận lại việc giao hàng, thanh toán diễn ra giữa nhân viên giao hàng và khách hàng, để xác nhận việc giao dịch thành công, hoặc chưa thành công

Giao hàng cho khách hàng

Tới thời điểm được yêu cầu như trong đơn đặt hàng của khách hàng, kho hàng sẽ tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng Bộ phận giao hàng sẽ nhận và gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉ định Khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận giao hàng sẽ lập giấy gửi hàng, là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người trực tiếp giao hàng bao gồm các thông tin liên quan như: chủng loại, số lượng, trọng lượng, quy cách

Nhận tiền và phản hồi từ phía khách hàng

Khi nhân viên của trung tâm đến giao hàng, khách hàng sẽ có trách nhiệm kiểm tra quy cách, chất lượng, số lượng sản phẩm có đúng với thực tế không, từ đó thực hiện việc trả tiền xác ký xác nhận đã nhận hàng

Lập hóa đơn bán hàng

Đây là bước cuối trong quy trình nghiệp vụ bán hàng, sau khi hàng được và có chữ ký xác nhận giao dịch thành công của khách hàng, lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ có liên quan và lập hóa đơn ghi nhận việc bán hàng thực sự hoàn thành

Các bộ phận tham gia trong quy trình nghiệp vụ bán hàng:

Bộ phận kinh doanh (bán hàng): đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng tại trung tâm cũng như khách hàng trực tuyến về các điều kiện bán hàng, thanh toán, các chương trình giảm giá, khuyến mãi…Kiểm tra số lượng hàng tồn có đáp ứng yêu cầu không và nhận đơn đặt hàng của khách (trực tuyến), lập “Lệnh bán hàng”

Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm kiểm tra công nợ của khách hàng (trường hợp thân thiết và có hợp đồng mua hàng lớn), chấp nhận việc bán hàng cho khách

Bộ phận quản lý kho: Chịu trách nhiệm chuyển hàng cho Bộ phận giao hàng đúng với

mã hàng, số lượng, quy cách như trên đơn đặt hàng

Bộ phận giao hàng: Chịu trách nhiệm đảm bảo giao hàng tận nơi cho khách hàng tại địa điểm được chỉ định trước, nhận tiền và chữ ký xác nhận của khách hàng

2.3 Phân tích mức ý niệm

2.3.1 Mô hình ý niệm truyền thông

Mô hình đồ họa toàn cục

Hình 2.15 Mô hình ý niệm truyền thông

2.3.1.1 Mô tả

 Mua hàng : Khi có nhu cầu mua hàng từ các phòng ban/ Bộ phận mua hàng sẽ

tiến hành khảo giá từ các nhà cung cấp và sau đó trình Ban giám đốc xem xét và nếu đồng ý thì thực hiện hợp đồng mua hoặc mua hàng trực tiếp từ nhà cung cấp.Sau khi nhà cung cấp giao hàng tiến hành lập các thủ tục cần thiết để gửi các chứng từ bộ phận kho dựa vào đó mà tiến hành thực hiện việc nhập kho Đồng thời gửi các chứng từ liên quan tới bộ phận kế toán phải thu để thanh toán

 Bán hàng : Mỗi nhân viên đứng quầy quản lí một chủng loại hàng hóa khác

nhau, họ có nhiệm vụ trông coi hàng hóa tránh mất cắp và giải thích về những thắc mắc của những khách hàng về quầy hàng do họ phụ trách.Cuối mỗi ca họ phải kiểm tra lại số hàng còn lại trên quầy để giao ca đồng thời họ phải nạp lại phiếu giao ca cho bộ phận quản lí

o Việc thanh toán sẽ diễn ra ở các quầy thu ngân của trung tâm, nhân viên đứng quầy sẽ nhận tiền và thực hiện thanh toán cho khách tại quầy thu ngân

 Hóa đơn gồm có 3 liên, 1 liên thu ngân giữ, để có thể tổng hợp các thông tin cần

thiết như doanh thu hàng tháng của các đối tác thuê quầy 1 liên do nhân viên đứng quầy giữ và 1 liên khách hàng giữ

 Quản lý kho: Theo dõi xuất nhập tồn hàng hóa, nhằm mục đích có số tồn chính

xác đẻ báo cho bộ phận Mua hàng, Bán hàng

o Dựa vào các hóa đơn chứng từ nhập xuất từ nhà cung cấp hoặc khách hàng để giao hàng cho khách Sau mỗi lần nhập xuất xong phải chuyển chứng từ cho bộ phận kế toán tổng hợp nhằm xác nhận các chứng từ đã được lưu kho mục đích hợp thức hóa các chứng từ và tính giá thành cho hàng hóa

 Kế toán tổng hợp: Yêu cầu các bộ phận chuyển chứng từ tập hợp sổ cái để tính

giá thành thu, chi định khoản các chi phí để tính lãi lỗ của trung tâm

o Các chứng từ từ bộ phận kế toán phải trả, phải thu và bộ phận quản lý kho gửi lên

 Kế toán phải thu: Nhận các chứng từ từ bộ phận mua hàng để lập phiếu chi

nhằm mục đích theo dõi công nợ trả tiền cho nhà cung cấp

o Sau khi hoàn tất quá trình chi tiền chuyển các chứng từ lên Kế toán tổng hợp

 Nhà cung cấp: Liên hệ, yêu cầu với bộ phận mua hàng để lập các hợp đồng,

giao hàng Sau khi có các thông tin cần thiết sẽ tiến hành làm các thủ tục giao

hàng, đưa hóa đơn GTGT cho bộ phận mua để làm phiếu nhập kho

o Sau khi bộ phận mua hàng lập xong phiếu nhập kho, thì nhà cung cấp tiến hành giao hàng tại kho và thông qua các bước kiếm tra chất lượng hàng hóa được giao

o Sau khi kho xác nhận xong tiến hành thủ tục thanh toán

NGOẠI QUẢN LÝ KHO QUAN_LY_KHO TÁC NHÂN NỘI

BỘ PHẬN KẾ TOÁN BO_PHAN_KE_TOAN TÁC NHÂN NỘI

HÃNG SẢN PHẨM HANG_SAN_PHAM TÁC NHÂN

NGOẠI

BỘ PHẬN GIAO HÀNG BO_PHAN_GIAO_HANG TÁC NHÂN NỘI

BỘ PHẬN KINH DOANH BO_PHAN_KINH_DOANH TÁC NHÂN NỘI

ĐỐI TÁC THUÊ QUẦY DOI_TAC_THUE_QUAY TÁC NHÂN

NGOẠI

 Tác nhân KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

Tên KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

Kiểu Tác nhân ngoại

o Danh sách các dòng phát

Tên Tác nhân nhận

1_Yêu cầu mua hàng HÃNG SẢN PHẨM

3_Thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN

o Danh sách các dòng nhận

2_Lập phiếu bán hàng/ Giao hàng cho khách BỘ PHẬN KINH DOANH

4_In hóa đơn BỘ PHẬN KẾ TOÁN

17_Yêu cầu đặt hàng BỘ PHẬN KINH DOANH

19_Xác nhận yêu cầu/ thông tin BỘ PHẬN KINH DOANH

28_Thanh toán/ xác nhận giao hàng BỘ PHẬN GIAO HÀNG

 Tác nhân QUẢN LÝ KHO

Tên QUẢN LÝ KHO

Kiểu Tác nhân nội

o Danh sách các dòng phát

5_Tình hình tồn kho BỘ PHẬN KINH DOANH

9a_Phiếu nhập hàng hoàn chỉnh BỘ PHẬN KINH DOANH

9b_Phiếu nhập hàng hoàn chỉnh BỘ PHẬN KẾ TOÁN

22_Báo cáo có/ không thể đáp ứng đơn đặt

hàng

BỘ PHẬN KINH DOANH 26_Chuyển hàng BỘ PHẬN GIAO HÀNG

o Danh sách các dòng nhận

9_Phiếu nhập hàng BỘ PHẬN KINH DOANH

10_Giao hàng/ xác nhận HÃNG SẢN PHẨM

21_Thông tin tồn kho BỘ PHẬN KẾ TOÁN

24b_Phiếu xuất kho BỘ PHẬN KẾ TOÁN

25_Yêu cầu lấy hàng BỘ PHẬN GIAO HÀNG

14 Kiểm tra doanh thu và công nợ BỘ PHẬN KẾ TOÁN

15_Yêu cầu thanh toán ĐỐI TÁC THUÊ QUẦY

21_Thông tin tồn kho QUẢN LÝ KHO

24a_Phiếu giao hàng BỘ PHẬN GIAO HÀNG

24b_Phiếu xuất kho QUẢN LÝ KHO

o Danh sách các dòng nhận

3_Thanh toán KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

9b_Phiếu nhập hàng hoàn chỉnh QUẢN LÝ KHO

11_Yêu cầu thanh toán HÃNG SẢN PHẨM

13_Báo cáo doanh thu hàng tháng ĐỐI TÁC THUÊ QUẦY

14_Kiểm tra doanh thu và công nợ BỘ PHẬN KẾ TOÁN

7a_Thỏa thuận BỘ PHẬN KINH DOANH

10_Giao nhận/ xác nhận QUẢN LÝ KHO

11_Yêu cầu thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN

o Danh sách các dòng nhận

7a_Đặt hàng BỘ PHẬN KINH DOANH

8_Hợp đồng mua sản phẩm BỘ PHẬN KINH DOANH

12_Thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN

25_Yêu cầu lấy hàng QUẢN LÝ KHO

27_Giao hàng/ hóa đơn thanh toán KHÁCH HÀNG ONLINE

29_Thông báo hàng đã giao/ Giao tiền BỘ PHẬN KẾ TOÁN

o Danh sách các dòng nhận

24a_Phiếu giao hàng BỘ PHẬN KẾ TOÁN

26_Chuyển hàng QUẢN LÝ KHO

28_Thanh toán/ Xác nhận giao hàng BỘ PHẬN KINH DOANH

 Tác nhân BỘ PHẬN KINH DOANH

Tên BỘ PHẬN KINH DOANH

Kiểu Tác nhân nội

o Danh sách các dòng phát

2_Lập phiếu bán hàng/Giao hàng cho khách KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

6_Nghiên cứu thị trường BỘ PHẬN KINH DOANH

7b_Đặt hàng HÃNG SẢN PHẨM

8_Hợp đồng mua hàng HÃNG SẢN PHẨM

9_Phiếu nhập hàng QUẢN LÝ KHO

18_Trả lời khách hàng/Xác nhận thông tin

1_Yêu cầu mua hàng KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

5_Tình hình tồn kho QUẢN LÝ KHO

6_Nghiên cứu thị trường BỘ PHẬN KINH DOANH

7a_Thỏa thuận HÃNG SẢN PHẨM

9a_Phiếu nhập hàng hoàn chỉnh QUẢN LÝ KHO

17_Yêu cầu đặt hàng KHÁCH HÀNG ONLINE

19_Xác nhận yêu cầu/thông tin KHÁCH HÀNG ONLINE

22_Báo cáo có/không thể đáp ứng đơn đặt

7a_Thỏa thuận BỘ PHẬN KINH DOANH

10_Giao nhận/ xác nhận QUẢN LÝ KHO

11_Yêu cầu thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN

o Danh sách các dòng nhận

7b_Đặt hàng BỘ PHẬN KINH DOANH

8_Hợp đồng mua hàng BỘ PHẬN KINH DOANH

12_Thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN

 Danh sách các luồng/ dòng

STT TÊN TÁC NHÂN NHẬN TÁC NHÂN PHÁT

1 1 Yêu cầu mua hàng BỘ PHẬN KINH

DOANH

KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

2 2.Lập phiếu bán

hàng/Giao hàng cho

khách

BỘ PHẬN KINH DOANH

KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

3 3 Thanh toán KHÁCH HÀNG TẠI

11 11 Yêu cầu thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN HÃNG SẢN PHẨM

12 12 Thanh toán HÃNG SẢN PHẨM BỘ PHẬN KẾ TOÁN

13 13 Báo cáo doanh thu

hàng tháng

ĐỐI TÁC THUÊ QUẦY

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

14 14 Kiểm tra doanh thu BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KẾ TOÁN

và công nợ

15 15 Yêu cầu thanh toán ĐỐI TÁC THUÊ

QUẦY

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

16 16.Thanh toán BỘ PHẬN KẾ TOÁN ĐỐI TÁC THUÊ QUẦY

17 17 Yêu cầu đặt hàng BỘ PHẬN KINH

BỘ PHẬN KINH DOANH

19 19 Xác nhận yêu

cầu/thông tin

BỘ PHẬN KINH DOANH

KHÁCH HÀNG ONLINE

20 20 Đơn đặt hàng BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH

21 21 Thông tin tồn kho QUẢN LÝ KHO BỘ PHẬN KẾ TOÁN

22 22 Báo cáo có/không

thể đáp ứng đơn đặt

hàng

QUẢN LÝ KHO BỘ PHẬN KINH DOANH

23 23 Lệnh bán hàng BỘ PHẬN KẾ TOÁN BỘ PHẬN KINH DOANH

24 24a Phiếu giao hàng BỘ PHẬN GIAO

HÀNG

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

24b.Phiếu xuất kho QUẢN LÝ KHO BỘ PHẬN KẾ TOÁN

25 25 Yêu cầu lấy hàng QUẢN LÝ KHO BỘ PHẬN GIAO HÀNG

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

28 28 Thanh toán, Xác

nhận giao hàng

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

KHÁCH HÀNG ONLINE

29 29 Thông báo hàng đã

giao/Giao tiền

BỘ PHẬN GIAO HÀNG

BỘ PHẬN KẾ TOÁN

 Dòng 1 Yêu cầu mua hàng

Tên 1 Yêu cầu mua hàng

Mã 1.YEU_CAU_MUA_HANG Tác nhân phát KHÁCH HÀNG TẠI QUẦY

Tác nhân nhận BỘ PHẬN KINH DOANH