Khi phát sinh phiếu đặt hàng (đặt hàng trên mạng) hay có yêu cầu trực tiếp tại quầy hàng thì bộ phận bán hàng sẽ tiến hành lập đơn hàng, khi hội đủđiều kiện còn hàng và khách hàng điền đầy đủ, chính xác thông tin cũng nhưđã thanh toán đủ cho bộ phận thu tiền (thông qua chuyển khoản hay tiền mặt) thì bộ phận thu tiền sẽ tiến hành lập hóa đơn, phiếu xuất kho.
Đối với khách mua hàng trực tiếp tại trung tâm:
Hóa đơn bao gồm 3 liên, liên 1 sẽđược giao cho khách hàng, liên 2 giao cho nhân viên của quầy hàng giữ và liên 3 do bộ phận thu ngân của trung tâm giữđể làm chứng từ thu tiền và đến cuối ngày tổng hợp lại cùng tiền mặt giao cho bộ phận kế toán làm thủ tục nhập quỹ hay ghi sổ kế toán có liên quan.
Đối với các mặt hàng thông thường thì quy trình giao nhận hàng sẽ diễn ra tại quầy, nhân viên quầy sẽ nhận tiền của khách và thực hiện thanh toán tại quầy thu ngân chung của
phận kho, sau đó tiến hành xuất hàng và giao cho khách hàng.
Đối với khách mua hàng trực tuyến (qua mạng):
Hóa đơn bao gồm 3 liên, liên 1 sẽđược giao cho khách hàng (thông qua nhân viên giao hàng). Liên 2 giao cho nhân viên của quầy hàng giữ và liên 3 do bộ phận thu ngân của trung tâm giữđể làm chứng từ thu tiền và đến cuối ngày tổng hợp lại cùng tiền mặt giao cho bộ phận kế toán làm thủ tục nhập quỹ hay ghi sổ kế toán có liên quan.
Phiếu xuất kho sẽđược giao cho bộ phận giao hàng kèm theo 1 biên bản giao nhận (để xác nhận việc nhận hàng của khách hàng). Sau đó bộ phận giao hàng sẽ xuống kho lấy hàng và thực hiện giao hàng cho khách. Sau khi khách hàng nhận hàng xong phải ký vào biên bản giao nhận để xác nhận, nhân viên giao hàng sẽ mang biên bản này, cùng tiền mặt (nếu hình thức thanh toán là tiền mặt) về giao cho bộ phận kế toán.
Cuối tháng bộ phận kinh doanh tập hợp các đơn hàng đã xuất để báo cáo doanh số tháng, hoặc báo cáo theo từng quý. So sánh số lượng bán trong từng tháng, quý, số lượng hàng bán lưu trữ trên hóa đơn bán hàng, doanh số từng tháng của từng quầy và doanh thu chung của toàn trung tâm.
Đối với khách hàng thân thiết, sẽ xét trị giá của mỗi đơn hàng mua và chính sách chiết khấu đang được áp dụng trên loại thẻ của khách hàng để tính chiết khấu/ tặng quà cho khách hàng.
Các hoạt động kinh tế trong quy trình nghiệp vụ bán hàng
o Nhận yêu cầu của khách hàng
o Giao hàng (trực tiếp tại quầy hoặc thông qua bộ phận giao hàng đối với khách đặt hàng trực tuyến).
o Yêu cầu khách hàng thanh toán tiền.
o Nhận tiền thanh toán, và trả lại tiền thừa (nếu có).
Trong trường hợp việc mua bán diễn ra ngày tại trung tâm thì các sự kiện kinh tế nói trên xảy ra trong cùng 1 thời điểm nên hệ thống quản lý sẽ ghi nhận bốn sự kiện trên trong cùng một nghiệp vụ kế toán. Trong trường hợp giao hàng cho khách mua trực tuyến thì mỗi sự kiện tạo ra một nghiệp vụ kế toán tại một thời điểm khác nhau.
Nhận và xử lý đơn đặt hàng của khách mua trực tuyển
Đây là bước xử lý đầu tiên của nghiệp vụ bán hàng trực tuyến, bộ phận kinh doanh sẽ kiểm tra lượng hàng hiện hữu (tồn kho thực tế) thông qua giao diện quản lý của phần mềm hoặc tham khảo trực tiếp từ bộ phận quản lý kho và xác nhận thông tin là chính xác từ phía khách hàng, từ đó tiến hành lập lệnh bán hàng, đồng thời chuyển bộ phận kế toán lệnh bán hàng, bộ phận kế toán sẽ kiểm tra thông tin hiện hữu về khách hàng tương ứng (nếu có) và gửi phiếu xuất kho cho bộ phận quản lý kho và phiếu giao hàng cho bộ phận giao hàng.
Như vậy, tham gia vào hoạt động xử lý nghiệp vụ bán hàng trực tuyển này bao gồm có bốn bộ phận tham gia là bộ phận kinh doanh, bộ phận quản lý kho, bộ phận kế toán và bộ phận giao hàng. Chứng từ ghi nhận hoạt động này bao gồm đơn đặt hàng, lệnh bán hàng, phiếu xuất kho, và phiếu giao hàng.
định nhu cầu về chủng loại, số lượng hàng, thời gian, địa điểm giao hàng cũng như các yêu cầu vềđiều kiện thanh toán, điều kiện vận tải liên quan.
Lệnh bán hàng: là chứng từ nội bộ do bộ phận bán hàng lập, cho phép các bộ phận có liên quan thực hiện xuất kho, giao hàng cho khách. Nó bao gồm mô tả hàng hóa hoặc dịch vụ, số lượng, giá bán, các thông tin về người mua (tên, địa chỉ giao hàng, sốđiện thoại liên lạc).
Phiếu xuất kho: là chừng từ nội bộ do bộ phận kế toán lập, cho phép bộ phận quản lý kho xuất hàng và bộ phận giao hàng nhận hàng từđó tiến hành giao hàng cho khách.
Phiếu giao hàng: là chừng từ ghi nhận lại việc giao hàng, thanh toán diễn ra giữa nhân viên giao hàng và khách hàng, để xác nhận việc giao dịch thành công, hoặc chưa thành công.
Giao hàng cho khách hàng
Tới thời điểm được yêu cầu như trong đơn đặt hàng của khách hàng, kho hàng sẽ tiến hành xuất kho theo như lệnh bán hàng. Bộ phận giao hàng sẽ nhận và gửi hàng cho khách hàng theo địa điểm chỉđịnh. Khi tiến hành đóng gói gửi hàng, bộ phận giao hàng sẽ lập giấy gửi hàng, là chứng từ giao nhận hàng giữa bộ phận gửi hàng và người trực tiếp giao hàng bao gồm các thông tin liên quan như: chủng loại, số lượng, trọng lượng, quy cách.
Nhận tiền và phản hồi từ phía khách hàng
Khi nhân viên của trung tâm đến giao hàng, khách hàng sẽ có trách nhiệm kiểm tra quy cách, chất lượng, số lượng sản phẩm có đúng với thực tế không, từđó thực hiện việc trả tiền xác ký xác nhận đã nhận hàng.
Lập hóa đơn bán hàng
Đây là bước cuối trong quy trình nghiệp vụ bán hàng, sau khi hàng được và có chữ ký xác nhận giao dịch thành công của khách hàng, lúc này bộ phận lập hóa đơn đã có đầy đủ chứng từ chứng minh hoạt động bán hàng đã hoàn tất và do đó bộ phận này sẽ tiến hành kiểm tra đối chiếu các chứng từ có liên quan và lập hóa đơn ghi nhận việc bán hàng thực sự hoàn thành.
Các bộ phận tham gia trong quy trình nghiệp vụ bán hàng:
Bộ phận kinh doanh (bán hàng): đây là bộ phận giao dịch, đàm phán trực tiếp với khách hàng tại trung tâm cũng như khách hàng trực tuyến về các điều kiện bán hàng, thanh toán, các chương trình giảm giá, khuyến mãi…Kiểm tra số lượng hàng tồn có đáp ứng yêu cầu không và nhận đơn đặt hàng của khách (trực tuyến), lập “Lệnh bán hàng”.
Bộ phận kế toán: Chịu trách nhiệm kiểm tra công nợ của khách hàng (trường hợp thân thiết và có hợp đồng mua hàng lớn), chấp nhận việc bán hàng cho khách.
Bộ phận quản lý kho: Chịu trách nhiệm chuyển hàng cho Bộ phận giao hàng đúng với mã hàng, số lượng, quy cách như trên đơn đặt hàng.
Bộ phận giao hàng: Chịu trách nhiệm đảm bảo giao hàng tận nơi cho khách hàng tại địa điểm được chỉđịnh trước, nhận tiền và chữ ký xác nhận của khách hàng.