học phần: CỚ SỞ THƯ VIỆN HỌC (60 tiết)

Nhờ có chữ viết nên tri thức được truyền bá cho các thế hệ nối tiếp, họ không phải mò mẫm nghiên cứu lại giúp xã hội phát triển.

BÀI 1: TỔNG QUAN VỀ ILIB VÀ NGUYÊN TẮC BIÊN MỤC MARC PHẦN 1:TỔNG QUAN VỀ ILIB ☻iLib là giải pháp thư viện điện tử cho các thư viện tại Việt Nam do CMC nghiên cứu và phát triển. Đây là một hệ thống thư viện tích hợp với các module được thiết kế nhằm đáp ứng các nhu cầu của các thư viện trong nước, từ các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học, thư viện chuyên ngành đến các trung tâm thông tin trong toàn quốc.  iLib quản trị các quy trình nghiệp vụ chuẩn của một thư viện hiện đại như: Bổ sung, biên mục, quản lý ấn phẩm nhiều kỳ (báo, tạp chí, tập san .), tra cứu trực tuyến, quản lý lưu thông tài liệu (với mọi loại hình tài liệu), quản lý kho tài liệu, quản lý thông tin về bạn đọc – tất cả đều có thể kết hợp dùng mã vạch. Đặc biệt, tất cả các module được tích hợp trong một hệ thống thống nhất và có thể liên thông và chuyển đổi tương tác với nhau một cách dễ dàng.  Ngoài lĩnh vực quản lý thư viện truyền thống, iLib bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thông tin thực sự hiện đại, tạo cho người dùng sử dụng một cổng vào mọi dạng thông tin, dù là xuất bản phẩm, tài liệu điện tử hay âm thanh, hình ảnh, v.v . iLib tương thích với cả Internet, Extranet và Intranet.  iLib được thiết kế theo nguyên tắc xuyên suốt toàn bộ chương trình: dễ sử dụng, đảm bảo tất cảc các yêu cầu và tiêu chuẩn về nghiệp vụ thư viện, có kiến trúc hệ thống hỗ trợ khả năng mở rộng không hạn chế và các kết nối lôgíc trực tiếp giữa các module, sẵn sàng cho việc khai thác dữ liệu ở tốc độ cao mà vẫn đảm bảo an toàn dữ liệu và bảo mật  Cung cấp các tính năng mạnh:  Công cụ tìm kiếm và tra cứu mạnh, đặc biệt là khả năng tìm kiếm toàn văn.  Hỗ trợ đa ngôn ngữ - đặc biệt là khả năng xử lý tiếng Việt, hỗ trợ cả hai bảng mã Unicode và TCVN.  Sử dụng các tiêu chuẩn và quy tắc mô tả thư mục ISBD, AACR2, TCVN 4743- 89, . cũng như các khung phân loại DDC, BBK, UDC, LCC, . và các loại từ điển từ chuẩn, chủ đề, tác giả .  Hỗ trợ chuẩn biên mục theo UNIMAC, MARC21.  Tra cứu mục lục trực tuyến thông qua Internet.  Hỗ trợ giao thức tra cứu liên thư viện Z39.50  Quản lý dữ liệu số hoá - cho phép số hoá, biên mục, quản lý truy nhập các dạng tài liệu: văn bản, hình ảnh, âm thanh, video => hướng đi mới cho thư viện hiện đại.  Kết nối mượn liên thư viện – nhu cầu tối cần thiết trong thời đại ngày nay.  Tích hợp mã vạch.  Nhập/Xuất biểu ghi theo UNIMARC, MARC21 và các MARC khác (theo yêu cầu).  Chuyển đổi các biểu ghi trong các CSDL xây dựng theo CSDS/ISIS sang khổ mẫu MARC. Tất cả các chức năng của chương trình được tích hợp trong cùng một giao diện và cơ sở dữ liệu chung, có thể tuỳ biến để phù hợp với các điều kiện và tính chất nghiệp vụ đặc thù của từng thư viện nếu có yêu cầu.  Mô hình 3 lớp – đầu cuối chỉ cần trình duyệt Web (MS IE5, Netscape 4.5) => mọi quy tắc nghiệp vụ được quản lý tập trung khiến chỉ cài đặt và bảo trì đơn giản.  Có thể chạy trên các môi trường hệ điều hành khác nhau: MS Windows NT, MS Windows 2000, Unix (Sun Solaris, Linux Redhat, ).  Chương trình được thiết kế theo hướng người dùng đảm bảo: thuận tiện, dễ sử dụng.  Trợ giúp Online tối đa ở từng module Các Module chính của iLib  Tra cứu trực tuyến - OPAC  Bổ sung  Ấn phẩm nhiều định kỳ  Biên mục  Quản lý kho  Lưu thông (Mượn trả, quản lý bạn đọc)  Mượn liên thư viện  Xuất nhập dữ liệu  Quản trị hệ thống CÁC CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ  Các chức năng này dành riêng cho cán bộ thư viện.  Vào chương trình 1. Nhp chut vo biờu tng iLib 2. Xuõt hiờn ca sụ hoi quyờn truy cõp vao chng trinh. Ca s nhõp mõt khõu 3. Nhõp Tờn vao hụp Username va Mõt khõu vao hụp nhõp Password. 4. Nhõp nut <Connect> ờ vao chng trinh. Tai ca sụ chinh se co cac chc nng chinh cua chng trinh nờu ngi dung co quyờn truy nhõp vao phõn nao thi se Nhp chut vo nut biờu tng cua phõn o ờ vao ca sụ lam viờc (Xem hinh di). PHN 2:NGUYấN TC BIấN MC MARC - MARC - Machine Readable Cataloguing Từ năm 1964, do ThƯviện Quốc hội Mỹ xây dựng Nhiều hệ thống th viện trên thế giới áp dụng => trở thành chuẩn De facto Theo MARC => UKMARC, CANMARC, AUSMARC, SINGMARC, THAIMARC MARC trở thành thuật ngữ chung, MARC của Mỹ đợc gọi là USMARC - TVQH Mỹ và TVQG Canada đã phối hợp phát triển MARC 21. - Hai nhóm chịu trách nhiệm chính về MARC 21: Uỷ ban Thông tin th mục đọc máy MARBI (Machine Readable Bibliographic Information Committee), của ALA Uỷ ban T vấn về MARC: gồm các đại diện của các th viện quốc gia, các tổ chức th mục, các nhóm cung cấp dịch vụ sản phẩm (bán hàng) Năm 1997, TVQH Mỹ đã ban hành tài liệu "MARC 21 - Những đặc tả cho cấu trúc biểu ghi, bộ mã kỹ tự, và phơng tiện trao đổi" (MARC 21 - Specifications for Record Structure , Character sets, and Exchange Media) - Khổ mẫu MARC 21 là chuẩn để trình bày và trao đổi thông tin th mục và những thông tin liên quan dới dạng máy tính đọc đợc (machine-readable). Đợc sử dụng để làm khổ mẫu biên mục cho các nớc - Gm 3 thành phần: cấu trúc biểu ghi (record structure), định danh nội dung (content designation) và nội dung dữ liệu - Cấu trúc biểu ghi MARC 21 là một triển khai ứng dụng của chuẩn Mỹ ANSI Z39.2 (Information Exchange Format) Chuẩn ANSI39.2 tơng đồng với chuẩn ISO 2709 Nhãn trờng MARC 21 là số có 3 chữ số (001, 010, 245, đến 999) Các trƯờng mà MARC 21 quy định sử dụng chia thành các khối: X00. Khối trƯờng kiểm soát, số và mã 1XX. Khối trƯờng về tiêu đề chính 2XX. Khối tƯờng Nhan đề và thông tin liên quan đến nhan đề 3XX. Khối tƯờng mô tả đặc trng vật lý 4XX. Khối tƯờng về tùng th 5XX. Khối tƯờng phụ chú 6XX. Khối trƯờng điểm truy cập chủ đề 7XX. Khối trƯờng Tiêu đề bổ sung 8XX. Khối tƯờng tiêu đề tùng th bổ sung 9XX. Khối trƯờng thông tin cục bộ BÀI 2: MODULE BỔ SUNG • Module Bổ sung cung cấp và hỗ trợ đầy đủ các chức năng nghiệp vụ phục vụ công tác bổ sung của một thư viện: • Thiết lập các đơn đặt và đơn nhận tài liệu: Lưu trữ tất cả các thông tin của đơn đặt và nhận => theo dõi sát sao công tác bổ sung tài liệu của thư viện • Cho phép thống kê, quyết toán, tạo các báo cáo, các khiếu nại . liên quan đến công tác bổ sung. • Quản lý và theo dõi quỹ bổ sung. • Lưu trữ các tham số phục vụ cho việc bổ sung • Hỗ trợ một phần cho công tác biên mục. PHẦN 1: Tạo đơn đặt ấn phẩm đối với xuất bản phẩm riêng biệt  Cho phép thiết lập đơn đặt theo yêu cầu của từng thư viện, kiểm soát các đơn đặt của các tài liệu không phải là xuất bản phẩm liên tục: sách, bản đồ, tranh, ảnh .  Các bước 1. Từ màn hình chính iLib Nhắp chuột vào biểu tượng của Module bổ sung 2. Xuất hiện cửa sổ chính của module Bổ sung: được chia làm 2 phần • Phần dành cho các xuất bản phẩm riêng biệt: sách, bản đồ . • Phần dành cho các tài liệu nhiều kỳ: báo, tạp chí Màn hình chính của Module bổ sung 3. Nhắp chuột vào nút [Xuất bản phẩm riêng biệt] Màn hình đặt các xuất bản phẩm riêng biệt  Nhắp chuột vào tab Đơn đặt để tiến hành làm việc với Đơn đặt.  Người dùng có thể tạo mới, sửa đổi hoặc huỷ bỏ một đơn đặt. I. Tạo một đơn đặt mới 1. Nhắp chuột vào nút [Tạo đơn đặt] để tạo ra một đơn đặt mới. Hiện thông báo 2. Nhắp chuột vào nút <Tạo mới> để tạo một đơn đặt mới, tại cửa sổ Đơn đặt sẽ có 2 phần thông tin: Đơn đặt và Chi tiết đơn đặt. 3. Nhập các thông tin chung của một đơn đặt. • Số đơn: Mã tự động (Chương trình tự động tăng). • Ngày đặt: Ngày bắt đầu đặt tài liệu (Ngày/tháng/năm) (Ngầm định là ngày hiện tại). • Ngày nhận: Ngày dự kiến sẽ nhận tài liệu (Ngày/tháng/năm). • Người tạo đơn: chương trình tự ghi nhận khi người dùng truy nhập hệ thống. • Tên đơn: Nhập tên cho đơn đặt vừa tạo • Tình trạng đợn đặt: Đợi duyệt (có thể sửa chữa hoặc xoá đơn đặt) hoặc Đã duyệt (Không thể sửa chữa hoặc xoá đơn đặt). • Quỹ: Thông tin về các loại quỹ trong thư viện (được kiểm soát theo tham số). Nhắp chuột vào nút để truy cập đến các loại quỹ.  Chú ý: Ta có thể tham khảo thêm cách thức quản lý quỹ trong Bổ sung tại Bài 3, Chương II, Tài liệu dành cho cán bộ Quản trị hệ thống. • Nhà cung cấp: Các thông tin chung về nhà cung cấp (được kiểm soát theo tham số): Nhắp chuột vào nút để truy vấn đến nhà cung cấp. Lưu ý: Ta có thể tham khảo thêm cách thức quản lý Nhà cung cấp tại phần I, Bài 2, Chương II, Tài liệu dành cho cán bộ Quản trị hệ thống. Màn hình nhập thông tin chung Màn hình nhập thông tin chi tiết đơn đặt II. Các bước thêm một tài liệu vào danh sách của đơn đặt Chia làm 3 trường hợp A.Trường hợp I: Thêm sách lẻ 1. Nhắp chuột vào nút [Thêm sách lẻ] 2. Chọn Mẫu Marc21: hiện cửa sổ biên mục Marc21 để người dùng nhập thông tin cho sách cần bổ sung. Màn hình nhập thông tin bổ sung sách lẻ • Tại trường: Loại biểu ghi: chọn loại biểu ghi phù hợp với tài liệu: sách, Bản đồ,… • Tại trường Worksheet: chọn loại Worksheet: Sách bổ sung…, các nhãn trường để trắng để người dùng nhập thông tin cho tài liệu. • Lần lượt nhập thông tin tài liệu cho các trường tương ứng 3. Thao tác với trường chính: • Lặp: Nhắp chuột vào nút [+] ngay bên tay trái của trường đó, hoặc ấn phím F3 hoặc tổ hợp phím <Alt + [ > trên bàn phím để thêm một trường chính. • Xoá: Nhắp chuột vào nút [-] ngay bên tay trái của trường đó, hoặc ấn phím F4 trên bàn phím. 4. Thao tác với trường con: • Lặp: Nhắp chuột vào nút [+] ngay bên tay phải của trường đó hoặc tổ hợp phím < Alt + ] > • Nhắp chuột vào nút <Ghi lại> để ghi lại các thông tin vừa nhập • Nếu người dùng muốn xem ISBD của biểu ghi, nhắp chuột vào nút <Xem ISBD> • Nếu chỉ muốn xem các thông tin vừa nhập vào, tại trường Worksheet: chọn trạng thái: Full • Nhắp chuột vào nút <Ghi/Đặt sách> thông tin của tài liệu cần đặt sẽ hiển thị ra màn hình chính của Đơn đặt.  Chú ý Tại màn hình chính của Bổ sung có thể liên kết các nhãn trường trong biểu ghi với nhau. Thao tác : 1. Chọn nhãn trường cần liên kết 2. Nhấn chuột vào 3. Hiển thị màn hình bên Màn hình liên kết nhãn trường con 4. Nhấn chuột vào Liên kết 5. Chọn nhãn trường con cần liên kết 6. VD: muốn liên kết giữa nơi xuất bản với nhà xuất bản ta thao tác như sau: Tại trường con cần liên kết (nhà xuất bản 1) nhấn nút Liên kết  hiển thị màn hình trên. Ta nhấn chuột vào nơi xuất bản 1 cần liên kết sau đó nhấn nút Liên kết. Tiếp theo ta chọn nhà xuất bản 2 cần liên kết tới nới xuất bản 2.  Sao chép tài liệu 7. Hỗ trợ người dùng có thể copy ấn phẩm kế tiếp từ ấn phẩm đã nhập từ trước 8. Từ màn hình chính vào theo đường dẫn Bổ sung\xbp riêng biệt\Đơn đặt hoặc đơn nhận\Thêm sách lẻ, sau khi nhập xong biểu ghi đầu tiên người dung có thể bấm nút <Sao chép> để copy nguyên nội dung biểu ghi đó sang biểu ghi mới và tiến hành sửa các thông tin cần thiết. [...]... tài liệu như : Tên tài liệu, Tác giả, nơi xb, nhà xb, năm xb, trùng với tài liệu đã có trong Cơ sở dữ liệu, chương trình đưa ra thông báo : "Trùng dữ liệu Đã có ấn phẩm này trong cơ sở dữ liệu" 8 Nếu người dùng bấm vào , thì chương trình sẽ tạo thêm một biểu ghi mới giống hệt biểu ghi đã có trong cơ sở dữ liệu; 9 Nếu sau khi thông báo, người dùng bấm vào nút , biểu ghi trùng trong... thông tin: Đơn nhận tài liệu và Chi tiết nhận 4 Đơn nhận tài liệu: Nhập các thông tin chung của một đơn nhận • Số đơn nhận: Chương trình tự sinh ra • Ngày nhận: Ngày thư c nhận tài liệu về thư viện • Nguồn nhận: Nhắp chuột vào các nguồn sẵn có: như mua, tặng, biếu, • Theo đơn đặt: Nhắp chuột vào nút Nhắp chuột vào đơn đặt cần nhận để truy vấn đến các đơn đặt,... danh mục, người dùng tích chuột vào ô bên tay trái phía trên 5 Ấn hệ thống sẽ tự đưa ra tất cả các thông tin của cuốn sách đã có trong đơn đặt • Nhập số lượng thư c nhận • Nhập giá thư c của tài liệu • Nhắp chuột vào loại tiền để chọn loại tiền Nhập tỷ giá, thành tiền • Sau đó B Nhận tài liệu không qua đơn đặt Việc nhận tài liệu không qua đơn đặt... cáo bổ sung tài liệu, báo cáo phân bổ kho, các đơn đặt và nhận ấn phẩm, in sổ đăng ký cá biệt,  Chú ý: Các báo cáo này tuỳ thuộc vào nhu cầu của mỗi cơ quan thông tin – thư viện  Các bước I Thao tác lập báo cáo đối với đơn đặt Từ tab Đơn đặt Nhắp chuột vào mục Màn hình tra cứu báo cáo đơn đặt 1 Nhập các tiêu chí để tìm kiếm... chuột vào đơn đặt cần xem • Trong trường hợp đơn chưa duyệt có thể duyệt luôn đơn đặt đó: Nhắp chuột vào nút • Vào mục báo cáo, Nhắp chuột vào loại báo cáo cần in VD: In đơn đặt, Thư mục thông báo sách mới 5 Nhắp chuột vào để tiến hành in báo cáo 6 Nhắp chuột vào để ra khỏi tra cứu – báo cáo Màn hình kết quả in Đơn đặt II Tra cứu – báo cáo . lý thư viện truyền thống, iLib bổ sung các tính năng của thư viện điện tử, thư viện số, biến thư viện thành trung tâm thông tin thư c. đáp ứng các nhu cầu của các thư viện trong nước, từ các thư viện công cộng, thư viện các trường đại học, thư viện chuyên ngành đến các