Xây dựng cơ sở dữ liệu và triển vọng phát triển của thư viện trường đại học Bách Khoa

Xây dựng cơ sở dữ liệu và triển vọng phát triển của thư viện trường đại học Bách Khoa

MỤC LỤC

PHẦN 1: MỞ ĐẦU

PHẦN 2: NỘI DUNG

CHƯƠNG I: THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

TRONG SỰ NGHIỆP GIÁO DỤC ĐÀO TẠO CÁN BỘ KHOA HỌC CÔNG

NGHỆ TRONG THỜI KỲ MỚI

1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện trường ĐHBKHN

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện trường ĐHBKHN

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG VIỆC XÂY DỰNG CỞ SỞ DỮ LIỆU TẠI

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

CHƯƠNG III: NHẬN XÉT, KIẾN NGHỊ VỀ VIỆC XÂY DỰNG CỞ SỞ DỮ

LIỆU VÀ TRIỂN VỌNG PHÁT TRIỂN CỦA THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI

HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI

3.1 Nhận xét, kiến nghị về việc xây dựng các CSDL

3.2 Triển vọng phát triển của Thư viện trường ĐHBKHN

PHẦN 3: KẾT LUẬN

MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển mạnh mẽ của khoa học kỹ thuật, nguồn tài liệu ra

tăng theo cấp số nhân gây không ít khó khăn cho người dùng tin trong việc tìm

kiếm thông tin phù hợp Để thoả mãn nhu cầu thông tin của nguời dùng tin (NDT)

các thư viện, cơ quan thông tin phải đổi mới phương thức phục vụ của mình bằng

cách ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác thông tin tư liệu Kết quả là sự ra

đời và phát triển của các cơ sở dữ liệu (CSDL) Các CSDL có nhiều loại đã tạo nên

sự biến chuyển về chất trong hoạt động của cơ quan Thông tin thư viện Chất lượng

các CSDL sẽ quyết định hiệu quả phụ vụ NDT tại các cơ quan Thông tin Thư viện

Để đáp ứng nhu cầu thông tin phục vụ cho học tập, giảng dạy và nghiên cứu khoa

học Thư viện trường ĐHBKHN không ngừng tăng cường cơ sở vật chất, trang

thiết bị, xây dựng các CSDL phát triển mạng thông tin thư viện Do vậy nhiệm vụ

quan trọng của Thư viện là tổ chức và hoàn thiện quá trình xử lý thông tin nhằm tạo

điều kiện thuận lợi cho NDT khai thác thông tin dễ dàng, nhanh chóng, chính xác

Nhận thấy sự cần thiết của việc xây dựng các CSDL trong hoạt động thông tin thư

viện Tôi chọn đề tài: “Tìm hiểu việc xây dựng cơ sở dữ liệu tại Thư viện

trường Đại học Bách khoa Hà Nội” làm đề tài Niên Luận

*Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Các CSDL

*Phạm vi nghiên cứu: Các CSDL tại Thư viện trường ĐHBKHN

Trên cơ sở khảo sát, tìm hiểu, nghiên cứu thực tế để đưa ra những đánh giá

về việc xây dựng CSDL tại Thư viện trường ĐHBKHN, từ đó đưa ra những đề

xuất, góp ý với mong muốn Thư viện ngày càng phát triển đáng ứng tốt hơn nhu

cầu của NDT

Để thực hiện đề tài này ngoài các phương pháp nghiên cứu mang tính lý luận cơ

bản như: Triết học Mác- Lênin, đường nối chính sách của đảng, tôi còn tiến hành

các phương pháp sau: Thu thập, phân tích tổng hợp, phân tích thống kê, so sánh

*Ngoài phần mở đầu và kết luận, bố cục nội dung của niên luận gồm 3 chương:

Chương I: Thư viện trường ĐHBKHN trong sự nghiệp giáo dục đào tạo cán bộ

khoa học công nghệ trong thời kỳ mới

Chương II: Thực trạng xây dựng các CSDL (cơ sở dữ liệu) của Thư viện trường

ĐHBKHN

Chương III: Nhận xét và Triển vọng phát triển của Thư viện trường ĐHBKHN

Trong quá trình tìm hiểu đề tài, do trình độ và thời gian có hạn nên không thể

tránh khỏi thiếu sót Rất mong sự chỉ bảo, góp ý của thày cô và các bạn Nhân đây

em xin chân thành cảm ơn thày giáo - người đã tận tình hướng dẫn em hoàn thành

Niên Luận này

Chương I: THƯ VIỆN ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI TRONG SỰ

NGHIỆP GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO CÁN BỘ KHOA HỌC CÔNG NGHỆ

TRONG THỜI KỲ MỚI

Quá trình hình thành và phát triển của Thư viện Đại Học Bách Khoa Hà Nội

Ngay sau khi trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội được thành lập, nhận thấy

vai trò của sách báo đối với việc học tập, nghiên cứu và giảng dạy của cán bộ sinh

viên trong trường nên ban lãnh đạo nhà trường đã ra quyết định thành lập Thư viện

Đại Học Bách Khoa Hà Nội Thư viện đã trải qua nhiều giai đoạn phát triển khác

nhau:

* Các giai đoạn phát triển của Thư viện Đại Học Bách Khoa Hà Nội

- Giai đoạn từ năm 1956- 1965

Ban đầu Thư viện trường Đại Học Bách Khoa Hà Nội (ĐHBKHN) là đơn vị

nhỏ trực thuộc phòng giáo vụ, vốn tài liệu chỉ có 5000 cuốn sách do Trường Viễn

Đông Bắc Cổ và Đông Dương Học Xá chuyển cho Cán bộ Thư viện chỉ có 2

người Sau đó Thư viện đựơc sự giúp đỡ của Liên Xô cũ, cơ sở vật chất được nâng

cao, kho tài liệu được hoàn thiện về cả số lượng và chất lượng

- Giai đoạn từ năm 1965- 1975

Giai đoạn Thư viện gặp nhiều khó khăn trong công tác phục vụ bạn đọc do

chiến tranh Cũng trong giai đoạn này có một số khoa tách ra thành lập trường như:

Trường Đại Học Xây Dựng, Đại Học Mỏ Địa Chất… Do đó một phần vốn tài liệu

của Thư viện được chia cho các trường mới thành lập

Trải qua nhiều khó khăn thách thức, Thư viện trường ĐHBKHN đã trở thành một

đơn vị mới độc lập vào năm 1973, từ đây Thư viện có điều kiện phát triển mạnh

mẽ

- Giai đoạn 1975 đến nay

Thư viện trường ĐHBKHN đã chuyển sang một giai đoạn mới với nhiều

điều kiện thuận lợi cho sự phát triển Cùng với việc cải cách giáo dục nâng cao chất

lượng đào tạo đẩy mạnh công tác nghiên cứu khoa học phục vụ đời sống và quốc

phòng, Thư viện đã có điều kiện phát triển kho tài liệu ngày một phong phú hơn về

nội dung và đa dạng về hình thức, ngôn ngữ

Hiện nay, để đáp ứng nhu cầu của bạn đọc Thư viện đang được nâng cấp

thành Thư viện điện tử- tương lai sẽ là đầu mối cho hệ thống các Thư viện điện tử ở

Việt Nam Vì vậy mà việc xây dựng các CSDL có tầm quan trọng rất lớn đối với sự

phát triển của Thư viện, những năm gần đây các CSDL được luôn được trú trọng

xây dựng

Để quản lý hệ thống thư viện điện tử và hệ thống mạng thông tin cũng như phục vụ

công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu tại trường ĐHBKHN tốt hơn, Ngày

2/11/2003 theo quyết định số 2306a QĐ- ĐHBK- TCCB của Trường đã xát nhập

Thư Viện và Trung tâm thông tin về Mạng thành : “Thư viện và mạng thông tin”

1.2 Chức năng nhiệm vụ của Thư viện trường ĐHBKHN

Thư viện và mạng thông tin có chức năng nhiệm vụ quan trọng là xây dựng

và điều hành hệ thống Thư viện điện tử, quản trị hệ thống mạng BKNET, nghiên

cứu chuyển giao, phát triển và ứng dụng công nghệ thông tin quản lý thư viện

truyền thống, xây dựng và thiết lập các giải pháp e- learning, tiến hành và thực thi

các dự án và giả pháp về công nghệ thông tin và viễn thông của trường ĐHBKHN

Thư viện trường ĐHBKHN là thư viện khoa học đa ngành, hoạt động của Thư viện

là một trong những yếu tố quan trọng góp phần nâng cao chất lượng đào tạo trong

nhà trường Một trong những nhiệm vụ quan trọng của Thư viện là nâng cấp, hiện

đại hoá Thư viện, xây dựng CSDL nhằm đáp ứng kịp thời đầy đủ, và chính xác

những thông tin cần thiết cho NDT

1.3 Đội ngũ cán bộ

“Người thủ thư là linh hồn của sự nghiệp thư viện, biết bao nhiêu việc phụ

thuộc vào thủ thư, họ phải say xưa với sự nghiệp của mình và biết làm việc với

quần chúng” Do vậy Thư viện trường ĐHBKHN phải luôn quan tâm, chú trọng

đến việc đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ Trải qua 49 năm hình

thành và phát triển, hiện nay tổng số cán bộ thư viện gồm có 60 người Trong đó

90% tốt nghiệp các trường ĐH: ĐH văn hoá, ĐHBK, ĐHNV…95% cán bộ có trình

độ tin học cơ bản, sử dụng thành thạo CDS/ISIS Ngoài ra Thư viện có một Thạc sĩ

Thư viện và hai Tiến sĩ Công nghệ thông tin điện tử viễn thông, một Phó Giáo sư

Tiến sĩ Công nghệ thông tin

1.4 Cơ cấu tổ chức

Tổ chức của đơn vị như sau để đáp ứng công việc từ nay đến khi Thư viện

điện tử đi vào hoạt động chính thức:

Sơ đồ cơ cấu tổ chức Thư viện và mạng thông tin trường ĐHBKHN

1.5 Vốn tài liệu

Lúc đầu Thư viện trường ĐHBKHN chỉ có 5000 cuốn sách, cho đến nay kho

tài liệu của thư viện có khoảng 600.000 cuốn sách và báo, tạp chí về khoa học

phong phú, đa dạng, đáp ứng nhu cầu học tập và giảng dạy của cán bộ giảng viên

và sinh viên Trong số đó có nhiều tài liệu quý hiếm viết bằng nhiều ngôn ngữ:

Anh-Việt-Pháp… Tài liệu được chia thành hai mảng lớn:

Tài liệu công bố

Ban Giám Đốc Thư Viện

& Mạng thông tin

vụ

Bộ phận kho tàng &

bảo quản

Công nghệ thư viện ĐIửn

tử

learn ing

E-Kĩ thuật mạng

Nghiên cứu &

phát triển mạng thông tin

sách

Quản trị mạng TVĐT

Phòng mượn

Lắp đặt &

sửa chữa máy tính

sách tham khảo tiếng việt

Phòng đọc tra cứu

Phòng mượn giáo trình

Phòng mượn sách văn học, sách tham khảo

Phòng đọc báo, tạp chí

Kĩ thuật mạng

- Sách giáo trình:

Kho sách giáo trình của thư viện có số lượng tương đối lớn khoảng hơn

200.000 tài liệu, chiếm 1/3 số vốn tài liệu của Thư viện, với hơn 1500 loại thuộc

các ngành kho học cơ bản và chuyên ngành hẹp Ngoài ra còn khoảng hơn 2000

loại giáo trình (mỗi loại 2 bản) nhận lưu chiểu của các trường Đại học trong cả

nước Số lượng này tăng lên hàng năm

- Sách tham khảo:

Có khoảng hơn 200.000 cuốn TL, chiếm 1/3 tổng số vốn Tài liệu của Thư

viện chia thành 2 loại sách tham khảo tiếng nước ngoài và sách tham khảo tiếng

Việt.Trong đó sách tham khảo tiếng nước ngoài chiếm 80% (gần 190.000 cuốn)

tổng số sách tham khảo của Thư viện và được viết bằng nhiều thứ tiếng khác nhau

(60% là sách tiếng Nga, còn lại là sách tiếng Anh, Pháp, Đức…) Còn lại là sách

tham khảo tiếng Việt, đựoc sử dụng nhiều nhung chỉ chiếm 20% kho sách tham

khảo

- Tài liệu tra cứu: Số lượng tài liệu này tương đối lớn, khoảng hơn 4000

cuốn, bao gồm các sách tra cứu quan trọng: Từ điển, BK Toàn Thư, Sổ tay…Và

hầu hết đều là sách ngoại vào Tạp chí: Số lượng khoảng trên 200.000 bản bao gồm

trên 2000 loại trong đó: Tạp chí tiếng Nga 800 loại

- Tạp chí: Tạp chí tiếng Anh, Pháp, Đức khoảng 600 loại.Tạp chí tiếng Việt

khoảng 300 loại Tạp chí Đông Âu khoảng 400 loại Tạp chí của thư viện chủ yếu

là các tạp chí chuyên ngành, tạp chí Khoa học kỹ thuật

Tài liệu không công bố

Hiện nay các tài liệu không công bố được lưu trữ tại Thư viện như: Luận án

Tiến sĩ- Phó tiến sĩ của cán bộ trong trường bảo vệ trong và ngoài Nước Số lượng

luận án có hơn 3000 cuốn, luận văn Thạc sĩ khoảng hơn 2000 cuốn, hơn 200

chuyên đề nghiên cứu sinh Tài liệu này thường xuyên được bạn đọc là cán bộ và

sinh viên sao chụp

Ngoài ra, các dạng tài liệu như: Đĩa CD, số lượng đĩa đến nay đã có hơn 200

đĩa và khoảng 150 đĩa mềm Một phần là các đĩa xuất bản kèm với sách và các đĩa

ghi các CSDL thư mục của các nhà xuất bản nước ngoài gửi tới để thông báo các

loại sách đang xuất bản Trong thời gian tới này, nhiều cuốn sách có giá trị sẽ được

quét và ghi vào đĩa CD-ROM, các loại tạp chí chuyên ngành về Công nghệ thông

tin của các năm 2000, 2001, 2002 với tổng số 72 đĩa

1.6 Cơ sở vật chất, trang thiết bị

Thư viện ĐHBKHN là một trong những Thư viện có cơ sở vật chất khang

trang nhất trong khối các Thư viện khối trường đại học kể từ khi mới thành lập

Nhưng qua 49 năm sử dụng, diện tích Thư viện đã trở nên quá chật hẹp, chưa đáp

ứng đầy đủ nhu cầu sử dụng của bạn đọc Vì vậy, Thư Viện Điện Tử được xây

dựng và đang đi vào hoàn thiện nhằm phục vụ tốt nhất nhu cầu của NDT Tại các

phòng đọc của Thư viện được trang bị đầy đủ đèn điện, quạt, bàn ghế, với tổng số

chỗ ngồi lên tới 600 chỗ, hiện nay Thư viện có hơn 20 máy tính, 1 máy chủ, 1 máy

scan, 2 máy in lazer, một máy in kim, 1 đầu đọc CD, 2 máy đọc, 2 máy photo,

ngoài ra còn có máy hút bụi ẩm, 1 máy xén giấy, các máy tính của Thư viện đều

được nối mạng Internet và mạng BKNET

1.7 Quan hệ hợp tác

Thư viện hợp tác với nhiều Thư viện và trung tâm thông tin lớn trong và

ngoài nước, các tổ chức xuất bản như, Macmillan MCGraw-Hill, …để thu hút

nguồn tài liệu biếu tặng phục vụ bạn đọc

CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG XÂY DỰNG CÁC CSDL CỦA THƯ VIỆN

TRƯỜNG ĐHBKHN

2.1 Những vấn đề trong việc xây dựng CSDL

2.1.1 Mục đích xây dựng CSDL

“ Sự xuất hiện của các CSDL cũng như khả năng phát triển của chúng là một

bước biến đổi về chất của sự tiến hoá xã hội, và có lẽ nó là tầm quan trọng lớn hơn

so với sự tiến bộ của báo in”

Việc tạo lập các CSDL trong các cơ quan Thông tin thư viện nói chung và

Thư viện trường ĐHBKHN nói riêng có ý nghĩa quan trọng, là khâu mở đầu của

quá trình tin học hoá CSDL là bộ phận không thể thiếu trong các hệ thống thông

tin tự động hoá Với mục đích xây đựng CSDL để đáp ứng nhu cầu thông tin trong

nước và góp phần hoà nhập với thế giới, Thư viện luôn quan tâm bồi dưỡng nâng

cao trình độ đội ngũ cán bộ làm công tác xử lý tài liệu

Có nhiều cách phân loại cơ sở dữ liệu, xếp theo tính chất phản ánh thông

tin về đối tượng CSDL bao gồm: CSDL thư mục, CSDL dữ kiện, CSDL toàn văn

Hầu hết các Thư viện ở Việt Nam mới chỉ tiến hành xây dựng các CSDL thư mục

là chủ yếu CSDL thư mục được dùng để mô tả nội dung của tài liệu theo phương

pháp tương tự như được sử dụng trong các bản thư mục CSDL chứa các thông tin

để có thể tra cứu đến tài liêụ gốc, nhằm hướng cho họ trong việc tìm kiếm, lựa

chọn tài liệu khác nhau Mục đích chủ yếu để xây dựng CSDL là ưu điểm trong

việc tìm tin Qúa trình tìm kiếm trong các CSDL rất nhanh chóng Có thể tìm kiếm

mọi thông tin về một đối tượng trong các CSDL Thông tin được lưu trữ trong các

CSDL là thông tin số hoá, nhờ thế việc lưu trữ, bảo quản, truyền tải sang nơi khác

hết sức dễ dàng thuận tiện Thông tin trong CSDL được cập nhật thường xuyên

Kết quả việc tìm tin nhờ có CSDL có thể coi là đầy đủ và hoàn thiện nhất

Với mục đích xây dựng CSDL để đáp ứng nhu cầu tra cứu thông tin một cách tốt

nhất, Thư viện trường ĐHBKHN đã tiến hành xây dựng một số CSDL như;

CSDLBKSH, CSDLBKTC, CSDLBKCD,…

2.1.2 Phần mềm quản trị

Từ những năm đầu của thập kỷ 90 Thư viện trường ĐHBKHN đã bắt đầu

được tin học hoá, nhưng đến năm 1997 hoạt động tin học hoá mới thực sự được

ứng dụng mạnh mẽ Phần mềm CDS/ISIS được sử dụng để xây dựng một số CSDL

giúp bạn đọc khai thác nguồn tài liệu dễ dàng CDS/ISIS là phần mềm đầu tiên

được ứng dụng trong các Thư viện Việt Nam để xử lý, lưu trữ và tìm kiếm tài liệu

Hiện nay phần mềm này không còn đáp ứng yêu cầu và sự phát triển của Thư viện,

ban lãnh đạo Thư viện đang nghiên cứu phần mêm VTLS của nước ngoài vào ứng

dụng tại Thư viện Vì phần mềm VTLS có rất nhiều ưu điểm trong quản lý tài liệu

và quản lý thẻ bạn đọc

2.1.3 Phương tiện ngôn ngữ

- Khung phân loại

Thư viện trường ĐHBKHN hiện đang sử dụng khung phân loại của Thư viện

Quốc Gia để xử lý và phân loại tài liệu Khung phân loại này luôn được chỉnh lý để

phù hợp với sự phát triển của thư viện trong từng giai đoạn Hiện nay với sự phát

triển mạnh mẽ của nguồn tin và Thư viện, khung phân loại UDC và DDC sẽ được

áp dụng giúp chia sẻ thông tin với các trung tâm thông tin thư viện trong nước và

quốc tế dễ dàng hơn

- Từ khoá

Để phục vụ cho việc xây dựng và khai thác các CSDL Thư viện đã sử dụng

bộ từ khoá đa ngành khoa hhọc tự nhiên và công nghệ của Trung tâm thông tin tư

liệu và khoa học công nghệ quốc gia biên soạn Qua việc sử dụng bộ từ khoá này

việc định từ khoá cho tài liệu khoa học kỹ thuật hiệu quả và chính xác hơn Thuận

lợi cho việc tìm tin trong các CSDL

2.1.4 Quá trình xây dựng CSDL

Năm 1995 Thư viện tiến hành xây dựng CSDL Các CSDL được xây dựng là

các CSDL thư mục, CSDL toàn văn Nguồn tài liệu điện tử đang được chú trọng

phát triển với hình thức: số hoá, lưu trên đĩa quang, khai thác mạng,…

Bắt đầu từ ngày 23/5/ 2003 thư viện phục vụ máy tính nối mạng internet cho

sinh viên sử dụng miễn phí đáp ứng nhu cầu khai thác, tìm kiếm thông tin từ xa

Hiện nay CSDL lớn nhất của thư viện là CSDLBKSH (CSDL sách) với khoảng

37971 biểu ghi, và vẫn được tiếp tục cập nhật

2.2 Các CSDL của Thư viện trường ĐHBKHN

Hiện nay, Tài liệu tăng nhanh cả về số lượng và chất lượng cùng với sự phát

triển của khoa học công nghệ Đòi hỏi Thư viên phải tin học hoá các hoat động của

mình nhằm đáp ứng nhu cầu khách quan của thư viện và của NDT Thư viện đã xây

dựng các CSDL cho các loại tàI liệu: sách, luận án, luận văn, tạp chí, … Phần mềm

CDS/ISIS được sử dụng để xây dựng các CSDL cho gần 40.000 biểu ghi gồm các

CSDL: CSDLBKSH-CSDLBKTC- CSDLBKCD, …

2.2.1 CSDLBKSH

Đây là CSDL về sách, luận án, luận văn được viết bằng nhiều thứ tiếng khác

nhau: Tiếng Việt, Tiếng Nga, Tiếng Anh,… và 9000 biểu ghi tiếng Nga chuyển

sang tiếng latinh

CSDLBKSH thường xuyên được bổ sung cập nhật giúp NDT tìm được tài liệu

mong muốn nhanh chóng, kịp thời nhất

Hiện nay tổng số CSDLBKSH đã cập nhật khoảng 37971 biểu ghi, số lượng biểu

ghi ngày càng tăng CSDL này gồm tập hợp các sách viết bằng nhiều loại ngôn ngữ

khác nhau Với mỗi loại ngôn ngữ khi nhập máy tuân theo một quy tắc riêng:

- Ngôn ngữ Latinh: Khi nhập máy cần đánh đầy đủ, chính xác các dấu chính tả

(dấu chấm, phẩy, ghạch nối, khoảng chống, …)

- Ngôn ngữ tiếng Việt: Cũng sử quy tác nư trên nhưng phảI chú ý các lỗi chính

tả, vị trí bỏ dấu trong từ tiếng Việt

- Ví dụ: Trường từ khoá

“Quản lý” hay “Quản lí”

 Thành phần dữ liệu