quản lý thư viện được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access97

Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin đối với đời sống x• hội. Sự nắm bắt được nhu cầu thực tế x• hội, những thông tin chính xác, nhanh nhậy là nhu cầu chính của con người trong mọi mặt vận động của x• hội, dưới mọi quy mô ngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý và điều hành. Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa học điện tử, đ• và đang được quan tâm đầu tư, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó, việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành chính đoàn thể, trong các Xí nghiệp và Công ty, trong các trường Đại học, Viện nghiên cứu và thiết kế rất là quan trọng. Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh chóng như: Quản lý sinh viên, Quản lý vật tư, Quản lý thư viện, Quản lý bán hàng... mà trước kia khi tin học chưa được phổ biến thì các công việc này đ• làm chúng ta mất rất nhiều thời gian và công sức. Sự phát triển nhanh chóng của máy tính đ• làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý. Các phần mềm linh hoạt và thông minh đó đ• giúp chúng ta cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng trong việc thống kê, tìm kiếm, tính toán, thông báo kịp thời những thông tin cần thiết, giảm nhẹ không gian lưu trữ, thay thế cho việc làm thủ công với hiệu quả thấp lại cồng kềnh. Xuất phát từ các yêu cầu thực tế và được sự đồng ý của giáo viên hướng dẫn, cô Nguyễn Thu Hương, tôi chọn đề tài: Quản lý thư viện Đề tài quản lý thư viện được xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access97.

lời nói đầu Ngày nay, không ai còn nghi ngờ gì vai trò của thông tin đối với đời sống xã hội. Sự nắm bắt đợc nhu cầu thực tế xã hội, những thông tin chính xác, nhanh nhậy là nhu cầu chính của con ngời trong mọi mặt vận động của xã hội, dới mọi quy mô ngày càng đóng vai trò cốt yếu trong việc quản lý và điều hành. Với trình độ khoa học ngày càng phát triển, đặc biệt là lĩnh vực khoa học điện tử, đã và đang đợc quan tâm đầu t, ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó, việc ứng dụng tin học trong mọi tổ chức kinh tế, hành chính đoàn thể, trong các Xí nghiệp và Công ty, trong các trờng Đại học, Viện nghiên cứu và thiết kế rất là quan trọng. Nhờ vào tin học, chúng ta có thể quản lý mọi lĩnh vực một cách nhanh chóng nh: Quản lý sinh viên, Quản lý vật t, Quản lý th viện, Quản lý bán hàng . mà trớc kia khi tin học cha đợc phổ biến thì các công việc này đã làm chúng ta mất rất nhiều thời gian và công sức. Sự phát triển nhanh chóng của máy tính đã làm thay đổi cục diện của lĩnh vực quản lý. Các phần mềm linh hoạt và thông minh đó đã giúp chúng ta cho công việc quản lý thuận tiện, nhanh chóng trong việc thống kê, tìm kiếm, tính toán, thông báo kịp thời những thông tin cần thiết, giảm nhẹ không gian lu trữ, thay thế cho việc làm thủ công với hiệu quả thấp lại cồng kềnh. Xuất phát từ các yêu cầu thực tế và đợc sự đồng ý của giáo viên hớng dẫn, cô Nguyễn Thu Hơng, tôi chọn đề tài: Quản lý th viện Đề tài quản lý th viện đợc xây dựng trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu Access97. Đây là một đề tài mang tính thực tế, nhng với kinh nghiệm cha nhiều và kiến thức có hạn nên khó tránh khỏi sai sót, tôi mong nhận đợc nhiều ý kiến đóng góp và chỉ bảo của các thầy cô, các bạn bè để đề tài đợc hoàn thiện hơn. Tôi xin chân thành cảm ơn cô Nguyễn Thu Hơng đã giúp đỡ tận tình để tôi hoàn thành bài thực tập này. giới thiệu chơng trình 1 Với trình độ khoa học kỹ thuật ngày càng phát triển đặc biệt là khoa học và thông tin đã bắt đầu đợc quan tâm đầu t và ứng dụng trong nhiều lĩnh vực khác nhau. Trong đó việc ứng dụng tin học vào công việc quản lý cơ sở dữ liệu và xử lý tính toán, tìm kiếm, chèn xoá một cơ sở dữ liệu để đạt hiệu quả cao nhất trong công việc quản lý. Trớc kia, khi tin học cha đợc phổ biến thì các công việc trong quản lý cơ sở dữ liệu quả là rất vất vả và mất rất nhiều thời gian tìm kiếm theo phiếu. Nay tin học đợc đa vào quản lý cơ sở dữ liệu đã giúp cho những ngời làm công việc quản lý đỡ vất vả hơn trong công việc. Hiện nay, chơng trình quản lý sử dụng bằng ngôn ngữ Access đợc dùng rất phổ biến. Chính vì vậy, tôi chọn viết chơng trình Quản lý th viện bằng ngôn ngữ Access. Sơ lợc về cơ sở dữ liệu của Microsoft Access: Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, khai thác và quản trị cơ sở dữ liệu. Trong hệ cơ sở dữ liệu có 3 khả năng chính: định nghĩa dữ liệu, khai thác và quản trị dữ liệu. Là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, các khả năng của Access đợc mô tả: - Lu trữ dữ liệu trong cơ sở dữ liệu. - Cho phép ngời dùng sử dụng ngôn ngữ hỏi đáp SQL. - Có nhiều chức năng trong môi trờng đa ngời sử dụng thông qua mật khẩu, đồng thời có chức năng gán quyền sử dụng cho mỗi cá nhân hay từng nhóm riêng biệt. Điều quan trọng nhất là nó đảm bảo các ràng buộc toàn vẹn dữ liệu ngay cả khi đợc phân tán trên mạng và cơ chế khoá cho phép nhất quán khi truy cập trong môi trờng đa ngời dùng. Là một chơng trình chạy trên Windows nên giao diện rất quen thuộc, nhiều chức năng trợ giúp thiết kế đơn giản, nhanh, đẹp . Cho phép chia sẻ hay kết nối dữ liệu giữa các ứng dụng khác nhau nh Word, Excel hay phần liên kết nhúng đối tợng OLE. - Chơng trình đòi hỏi cấu hình máy lớn, giá thành đầu t để có đợc phần mềm phù hợp. Các công cụ của Access cần thiết để tạo ra một cơ sở dữ liệu: 1. Table (Bảng): là một thành phần cơ bản của cơ sở dữ liệu trong Access, là đối tợng quan trọng nhất. Trong một Table số liệu đợc tổ chức trên nhiều dòng (record) và trên dòng nhiều cột (field). Có thể tạo nhiều Table trong một cơ sở dữ liệu, mỗi Table lu trữ về một đối tợng thông tin nào đó. Cơ cấu tổ chức của Table cho phép mỗi Table chứa nhiều kiểu thông tin: kiểu Text (văn bản), kiểu Number (số), kiểu Date (ngày tháng), kiểu Picture (hình ảnh). 2 2. Query (truy vấn): là công cụ cho phép đặt câu hỏi với dữ liệu lu trong cơ sở dữ liệu. Cách thức truy vấn (tức là cách đặt câu hỏi) sẽ cho Access biết ta cần những thông tin gì và hệ thống sẽ vận động dữ liệu dựa trên các mối quan hệ thiết lập sẵn để rút ra kết quả yêu cầu, có các loại truy vấn. - Truy vấn chọn (Select query): là truy vấn thông dụng nhất. Với kiểu truy vấn này ta có thể xem xét dữ liệu trong các bảng, thực hiện phân tích và chỉnh sửa dữ liệu đó. Ta có thể xem thông tin từ một bảng hoặc thêm vào các tr- ờng từ nhiều bảng khác. - Crosstabquery: thể hiện dữ liệu dạng hàng và cột nh bảng tính. - Action query: dùng để chỉnh sửa nhiều bản ghi cùng một lúc. Loại truy vấn này có thể tạo bảng mới, thêm xoá sửa các bản ghi trong bảng. - Union query: kết hợp các trờng tơng ứng từ hai hay nhiều bảng. - Data - definition query: tạo, xoá, chỉnh sửa các bảng trong CSDL dùng các lệnh trong SQL. 3. Form (biểu mẫu): dùng cho các thao tác nhập liệu, giúp ngời ta có cảm giác nh đang ghi điền vào các mẫu phiếu. Một biểu mẫu trong Access định nghĩa một tập dữ liệu ta muốn thu nhập và từ đó đa vào CSDL. Ta cũng có thể dùng biểu mẫu để xem xét dữ liệu hay in ra để quảng cáo. 4. Report (báo biểu): dùng in ấn hay thể hiện các báo biểu dới nhiều hình thức trình bày phong phú, đẹp mắt, đồng thời dùng để thể hiện kết quả của các bảng Query. 5. Macro (lệnh gộp): là một tập hợp các lệnh tự động hoá các thao tác th- ờng nhật hay vì phải lặp đi lặp lại một cách nhàm chán. Khi cho chạy một Macro, Access thực hiện lại một loạt thao tác đã quy định trớc. 6. Modul (đơn thể): là một dạng tự động hoá cao cấp hơn Macro, đợc lập trình bằng ngôn ngữ Access. nội dung đề tài chơng I: khảo sát hiện trạng hệ thống 3 I. Mục đích cơ bản của đề tài II. Khảo sát hệ thống cũ III. ý nghĩa của việc tin học hoá thay cho hệ thống hiện tại chơng II: phân tích hệ thống I. Phân tích các chức năng cơ bản của hệ thống 1. Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý th viện 2. Phân loại và gom tụ các chức năng thành các chức năng con của chức năng chính III. Biểu đồ luồng dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh 3. Biểu đồ luồng dữ liệu mức dới đỉnh IV. Biểu đồ cấu trúc dữ liệu 1. Biểu đồ thực thể liên kết 2. Sơ đồ liên kết dữ liệu chơng III: thiết kế chơng trình I. Các bảng cơ sở dữ liệu 1. Bảng sách 2. Bảng bạn đọc 3. Bảng mợn trả II. Các chức năng và các Form của chơng trình 1. Chức năng nhập chơng trình 2. Chức năng sửa đổi 3. Chức năng loại bỏ 4. Chức năng mợn trả 5. Chức năng thống kê 6. Chức năng tra cứu chơng IV: cài đặt và đánh giá hệ thống I. Cài đặt và thực hiện chơng trình II. Đánh giá hệ thống III. Kết luận chơng I: khảo sát hiện trạng hệ thống 4 I. Mục đích cơ bản của đề tài Hệ thống quản lý th viện từ trớc đến nay tuy là làm thủ công nhng các thao tác thừa hành của nó có tính khoa học rất cao. Tuy vậy, nó đòi hỏi rất nhiều thời gian và công sức của con ngời mà không thể tránh đợc những nhầm lẫn, sai sót. Trong thực tế hiện nay, việc quản lý một khối lợng lớn sách báo và bạn đọc của th viện thật không dễ dàng chút nào, và việc quản lý theo phơng pháp thủ công sẽ mất rất nhiều thời gian, thậm chí không đáp ứng nổi. Vì vậy, việc đa tin học vào công tác quản lý sẽ giúp chúng ta giải quyết vấn đề này. II. Khảo sát hệ thống cũ 1. Một số nguyên tắc trong quản lý th viện Về nguyên tắc, dù quản lý trên máy vi tính nhng mô hình hoạt động của hệ thống th viện vẫn dựa trên phơng thức quản lý truyền thống. Trớc hết, để quản lý một khối lợng lớn sách báo và tạp chí thì phải tổ chức tốt hệ thống th mục. Hệ thống th mục sẽ giúp bạn đọc tra cứu sách một cách hữu hiệu, cán bộ th viện tìm kiếm sách một cách dễ dàng. Thông thờng ta có thể tổ chức hệ thống th mục theo nhiều cách: - Hệ thống th mục theo thể loại: Hình thức này tiện cho bạn đọc tìm sách để nghiên cứu theo một chuyên sâu nào đó. - Hệ thống th mục theo tên sách: Đối với hình thức này, khi cần mợn sách biết chính xác tên thì việc tìm kiếm trở nên dễ dàng. - Hệ thống th mục theo tên tác giả: Cách tổ chức này thuận tiện khi bạn đọc muốn tìm sách của một tác giả nào đó. 2. Phân tích hệ thống quản lý th viện cũ Một yếu tố quan trọng quyết định đến hiệu quả của việc quản lý sách đó là quản lý bạn đọc. Bất cứ lúc nào ngời quản lý th viện cũng có thể biết đợc những ai mợn sách gì của th viện. Việc nắm vững thông tin về bạn đọc và các nhu cầu về sách của họ sẽ giúp việc quản lý của họ tốt hơn và từ đó có hớng đầu t sách thích hợp. Những năm trớc đây, khi máy tính cha đợc sử dụng rộng rãi, các hệ thống quản lý đều làm theo phơng pháp thủ công. Hệ thống quản lý th viện cũng quản lý theo phơng pháp đó. Trong tình hình hiện nay, việc quản lý một khối lợng lớn sách báo cũng nh bạn đọc theo phơng pháp này gặp rất nhiều khó khăn. Nó đòi hỏi phải có nhiều cán bộ lâu năm, có kinh nghiệm và phải tốn nhiều công sức mà chắc chắn vẫn không thể tránh khỏi sai sót, nhầm lẫn. Những khó khăn này thể hiện qua các công việc quản lý sau: 5 - Đối với việc phục vụ bạn đọc: Khi bạn đọc mợn một cuốn sách, cán bộ th viện phải kiểm tra xem cuốn sách đó có còn trong th viện không, nếu còn mới làm thủ tục cho mợn. Công việc này là tất yếu nhng tốn rất nhiều thời gian để tìm sổ và tra cứu. Nếu có sự sai lệch về thông tin giữa các bảng danh mục sách và số lợng sách hiện có trong kho sẽ dẫn đến tình trạng bạn đọc phải chờ đợi rất lâu mới nhận đợc câu trả lời là đã hết sách. Trờng hợp bạn đọc không nắm vững những thông tin về cuốn sách thì việc tìm kiếm càng trở nên khó khăn hơn. - Đối với việc quản lý: Khi cần báo cáo thống kê định kỳ về danh mục các loại sách có trong th viện, tình hình bạn đọc, tổng kinh phí đầu t . của cả một th viện sẽ tốn rất nhiều thời gian, thậm chí không làm nổi. Tóm lại, việc quản lý theo phơng pháp thủ công trong hệ thống cũ là không còn phù hợp ở các th viện hiện nay. Những tồn tại trên đây cho thấy việc tổ chức lại hệ thống th viện là rất cần thiết để có thể giải quyết đợc các tồn tại trên, đáp ứng các yêu cầu trong quản lý th viện. 3. Những yêu cầu của hệ thống mới Công tác quản lý th viện làm việc với một số lợng lớn sách báo và độc giả, nếu không biết xắp xếp và tổ chức công việc hợp lý sẽ gặp rất nhiều khó khăn. Hệ thống quản lý mới phải khắc phục đợc các nhợc điểm của hệ thống cũ, phải giúp đợc các cán bộ quản lý th viện làm việc dễ dàng hơn, thuận tiện hơn . giúp bạn đọc đợc phục vụ tốt hơn và để cho họ chấp hành các quy định của th viện một cách nghiêm túc. III. ý nghĩa của việc tin học hoá thay cho hệ thống hiện tại Hệ thống quản lý hiện tại đợc làm bằng thủ công nên công việc gặp không ít khó khăn, nhất là trong vấn đề lu trữ, cập nhật, tra cứu . những thông tin cần thiết. Với việc tin học hoá hệ thống hiện tại đã khắc phục những nhợc điểm nêu trên, đáp ứng công việc yêu cầu đề ra. chơng II: phân tích hệ thống I. Phân tích các chức năng cơ bản của hệ thống 1. Các chức năng cơ bản trong hệ thống quản lý th viện 6 - Nhập sách mới - Cập nhật thông tin về sách - Xem danh mục sách và sách cho mợn - Tra cứu, tìm kiếm theo tên sách, tên tác giảm, thể loại . - Thống kê mợn trả - Thống kê sách - Theo dõi thống kê mợn trả của bạn đọc 2. Phân loại và gom tụ các chức năng thành các chức năng con của chức năng chính Sau khi phân loại và gom tụ ta đợc hệ thống quản lý th viện với 5 chức năng chính: - Chức năng quản lý sách - Chức năng quản lý mợn trả - Chức năng quản lý bạn đọc - Chức năng thống kê - Chức năng tra cứu a. Chức năng quản lý sách gồm: - Nhập sách - Sửa đổi thông tin về sách - Huỷ sách b. Chức năng quản lý mợn trả gồm: - Mợn sách - Trả sách - In giấy báo quá hạn c. Chức năng quản lý bạn đọc gồm: - Nhập thông tin bạn đọc - Sửa đổi thông tin bạn đọc - Huỷ thông tin bạn đọc d. Chức năng quản lý thống kê gồm: - Thống kê sách có trong th viện - Thống kê bạn đọc của th viện - Thống kê bạn đọc đang mợn sách 7 e. Chức năng tra cứu thông tin gồm: - Tìm kiếm theo mã sách - Tìm kiếm theo têb sách - Tìm kiếm theo chủ đề - Tìm kiếm theo tên tác giả II. Biểu đồ phân cấp chức năng Qua quá trình phân tích các chức năng trên của hệ thống quản lý th viện ta thu đợc một mô hình chung về quả trình quản lý th viện dới dạng biểu đồ phân cấp chức năng sau: III. Biểu đồ luồng dữ liệu 1. Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh đợc xây dựng ở giai đoạn đầu của quá trình phân tích và đợc dùng để vạch ranh giới hệ thống và buộc quá trình 8 Quản lý thư viện Quản lý sách Quản lý mươn trả Quản lý bạn đọc Thống kê Nhập sách Sửa sách Huỷ sách Mượn sách Trả sách In quá hạn Nhập thông tin bạn đọc Sửa thông tin bạn đọc Huỷ thông tin bạn đọc Thống kê sách Thống kê bạn đọc Thống kê mượn sách Tra cứu Theo mã Theo chủ đề Theo tên sách Theo tên tác giả phân tích phải xem xét mọi ràng buộc của hệ thống. Sơ đồ mức khung cảnh sẽ diễn tả mọi tập hợp các chức năng của hệ thống trong các mối quan hệ trớc sau, trong tiến trình xử lý, bàn giao thông tin cho nhau. Đây chính là công cụ chính của quá trình phân tích hệ thống, là cơ sở để thiết kế phần trao đổi và phần dữ liệu. Thông tin Nhập sách Sách mợn trả Trong đó bạn đọc, nhân viên quản lý, sách là những tác nhân ngoài hệ thống, các liên kết chỉ các dòng thông tin của hệ thống. Sơ đồ dòng dữ liệu là một trong những dòng công cụ quan trọng nhất trong việc phân tích hệ thống có cấu trúc, nó đa ra phơng pháp thiết kế mối quan hệ giữa các chức năng hoặc quá trình của hệ thống với những thông tin mà chúng sử dụng. 2. Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh Chức năng của hệ thống quản lý đợc phân rã thành: Quản lý sách, Quản lý bạn đọc, Quản lý mợn trả, Thống kê, Tra cứu. Các tác nhân ngoài vẫn bảo toàn, các luồng dữ liệu vẫn bảo toàn, có thêm các luồng dữ liệu nội bộ, xuất hiện các kho dữ liệu. 9 Hệ thống quản lý Bạn đọc Sách nhập Nhân viên quản lý Bạn đọc Sách Mợn trả 10 Quản lý sách Quản lý mượn trả Tra cứu Quản lý bạn đọc Thống kê Sách nhập Bạn đọc Nhân viên quản lý