Hoàn thịện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp sản xuất, chế biến

3 I.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ Theo Báo cáo COSO 1992, Kiểm soát nội bộ KSNB là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈ ≈

LÊ THỊ NHƯ VÂN

HOÀN THIỆN MỘT SỐ QUY TRÌNH

KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN

Chuyên ngành: Kế toán Kiểm toán

LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ

Người hướng dẫn khoa học: TS VŨ HỮU ĐỨC

THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN



NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 1



NHẬN XÉT CỦA GIẢNG VIÊN PHẢN BIỆN 2



MỤC LỤC

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

1 Lý do chọn đề tài

2 Mục tiêu chọn đề tài

3 Đối tượng nghiên cứu

4 Phương pháp nghiên cứu

CHƯƠNG 1: TỔNG QUÁT VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1

I NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1

I.1 - KHÁI NIỆM VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ 1

I.1.1 Lịch sử hình thành 1

I.1.2 Định nghĩa Kiểm soát nội bộ 3

I.2 - CÁC BỘ PHẬN CẤU THÀNH HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ … 4 I.2.1 Môi trường kiểm soát 4

I.2.2 Đánh giá rủi ro 9

I.2.3 Hoạt động kiểm soát 14

I.2.4 Thông tin và truyền thông 16

I.2.5 Giám sát 18

I.3 - NHỮNG HẠN CHẾ VỐN CÓ CỦA KIỂM SOÁT NỘI BỘ 21

II KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP 22

II.1 CHU TRÌNH MUA HÀNG - THANH TOÁN 22

II.1.1 Lựa chọn nhà cung cấp 22

II.1.2 Mua hàng 24

II.1.3 Quản lý nhận hàng 25

II.1.4 Nhận hàng 26

II.1.5 Thanh toán 28

II.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN 30

II.2.1 Bán hàng và marketing 30

II.2.2 Thu tiền 32

CHƯƠNG 2: KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT

NỘI BỘ CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI

VIỆT NAM 34

I KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ KIỂM SOÁT NỘI BỘ THÔNG QUA BẢNG CÂU HỎI 34

I.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP 34

I.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 35

I.2.1 Chu trình mua hàng 35

I.2.2 Chu trình thanh toán 35

I.2.3 Chu trình bán hàng 36

I.2.4 Chu trình thu tiền 37

I.3 NHẬN XÉT 37

II KHẢO SÁT VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG THÔNG QUA VIỆC TÌM HIỂU QUY TRÌNH 38

II.1 MỤC ĐÍCH VÀ PHƯƠNG PHÁP KHẢO SÁT 38

II.2 KẾT QUẢ KHẢO SÁT 38

II.2.1 Công ty TNHH ABC 38

II.2.2 Công ty TNHH XYZ 44

CHƯƠNG 3: MỘT SỐ ĐỀ XUẤT NHẰM HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN TẠI VIỆT NAM 48

I MỘT SỐ ĐỀ XUẤT HOÀN THIỆN MÔI TRƯỜNG KIỂM SOÁT 48

II ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH KIỂM SOÁT HOÀN CHỈNH ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT, CHẾ BIẾN 50

II.1 QUY TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN 50

II.1.1 Bảng tường thuật 50

II.1.2 Lưu đồ 54

II.1.3 Nội dung và mục đích của các chứng từ chủ yếu sử dụng trong chu trình

Mua hàng – Thanh toán 55

II.1.4 Nhận xét 55

II.2 QUY TRÌNH BÁN HÀNG – THU TIỀN 57

II.2.1 Bảng tường thuật 57

II.2.2 Lưu đồ 62

II.2.3 Nội dung và mục đích của các chứng từ chủ yếu sử dụng trong chu trình Bán hàng – Thu tiền 63

II.2.4 Nhận xét 63

KẾT LUẬN 65

PHỤ LỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 1

PHỤ LỤC I: DANH SÁCH CÁC DOANH NGHIỆP TIẾN HÀNH KHẢO SÁT 2

PHỤ LỤC II: BẢNG CÂU HỎI 3

PHỤ LỤC III: BẢNG THỐNG KÊ KẾT QUẢ KHẢO SÁT 8

PHỤ LỤC IV: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY ABC 10

PHỤ LỤC V: KẾT QUẢ KHẢO SÁT TẠI CÔNG TY XYZ 26

PHỤ LỤC VI: CÁC CHỨNG TỪ CHỦ YẾU SỬ DỤNG TRONG CÁC QUY TRÌNH 31

GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI

Trong xu hướng hội nhập thế giới, đặc biệt Việt Nam đang trong giai đoạn đàm phán gia nhập tổ chức thương mại thế giới (WTO) và năm 2003 Việt Nam đã chính thức thực hiện các quy định của Khu vực mậu dịch tự do các ASEAN (AFTA), các doanh nghiệp tại Việt Nam đã và đang làm gì để tăng khả năng cạnh tranh? Để tăng khả năng cạnh tranh, bắt buộc các doanh nghiệp phải tính toán xây dựng giá thành hợp lý, chi phí mua nguyên liệu với giá thấp nhất có thể được, doanh nghiệp phải kiểm soát chi phí chặt chẽ nhằm giảm chi phí …

Trong những năm gần nay, mặc dù Việt Nam là nước nằm trong 10 nước có tốc độ phát triển cao trên thế giới, nhưng khả năng cạnh tranh của hàng hóa Việt Nam so với các nước trong khu vực không cao: như hàng điện tử, nếu không có hàng rào thuế quan thì làm sao Việt Nam có thể cạnh tranh với hàng Trung Quốc; gạo của Việt Nam không thể so sánh được với gạo của Thái Lan, … Một khi xu hướng toàn cầu hóa càng cao thì thị trường càng cạnh tranh khốc liệt Trước áp lực của nền kinh tế thị trường, của các tổ chức kinh tế thế giới và thực tế tại các doanh nghiệp Việt Nam, doanh nghiệp phải tự xây dựng một kế hoạch, chiến lược kinh doanh hiệu quả hơn để nâng cao khả năng cạnh tranh, đem lại lợi ích cho xã hội, cho người lao động Một hệ thống kiểm soát nội bộ hoạt động có hiệu quả và hiệu lực sẽ hỗ trợ cho doanh nghiệp rất nhiều trong việc kiểm soát chi phí Với mong muốn đóng góp một ít kiến thức đã học và một số kinh

nghiệm thu thập được qua quá trình làm kiểm toán, tôi xin trình bày đề tài:

“Hoàn thiện một số quy trình kiểm soát nội bộ tại các Doanh nghiệp sản xuất, chế biến”

2 MỤC TIÊU CHỌN ĐỀ TÀI

Hệ thống hóa lý luận cơ bản về KSNB trong doanh nghiệp, khảo sát thực trạng KSNB tại các doanh nghiệp sản xuất chế biến nhằm đề xuất một số quy trình

kiểm soát nội bộ hoàn chỉnh tại các Doanh nghiệp sản xuất chế biến

Tìm hiểu Hệ thống KSNB của các doanh nghiệp sản xuất, chế biến trong nước và đầu tư nước ngoài, sau đó tập trung tìm hiểu vào một số quy trình chủ yếu: Quy trình mua hàng – thanh toán và Quy trình bán hàng – thu tiền Tìm hiểu thực tế quy trình mua hàng – thanh toán và bán hàng – thu tiền tại 02 Doanh nghiệp sản xuất chế biến

Sử dụng phương pháp tổng hợp và phân tích, phỏng vấn, đánh giá chất lượng độ tin cậy của thông tin kinh tế, tài chính của Báo cáo tài chính, Báo cáo kế toán quản trị và Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp Kiểm tra việc tuân thủ các nguyên tắc hoạt động, quản lý kinh doanh, đặc biệt sự tuân thủ pháp luật, chính sách chế độ kế toán phát hiện những sơ hở, yếu kém, gian lận trong quản lý, trong bảo vệ tài sản của doanh nghiệp và đề xuất các giải pháp nhằm cải tiến, hoàn thiện hệ thống quản lý, điều hành kinh doanh của doanh nghiệp Đồng thời còn kết hợp sử dụng thêm một số phương pháp khác như: phương pháp diễn giải và quy nạp, phương pháp so sánh và đối chiếu,

Do vậy đề tài được trình bày như sau:

- Những vấn đề chung về KSNB

- Kiểm soát nội bộ đối với Chu trình mua hàng – thanh toán và bán hàng – thu tiền

- Khảo sát và đánh giá thực trạng KSNB tại một số doanh nghiệp: thông qua bảng câu hỏi, qua việc tìm hiểu thực tế

- Đề xuất nhằm hoàn thiện Hệ thống KSNB

1

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ

I.1.1 Lịch sử hình thành

Tham nhũng bao giờ cũng liên quan đến việc gian lận trong báo cáo tài chính Kinh nghiệm cho thấy, việc vi phạm về pháp luật, nguyên tắc và chính sách kiểu này là kết quả của việc thiếu sót trong quản lý hoặc kiểm soát nội bộ

Vào năm 1972-76, khi vụ Watergate xảy ra ở Mỹ, Uûy ban chứng khoán (SEC)1 và Quốc hội đã mở cuộc điều tra và ban hành đạo luật tài trợ cho các chiến dịch và năm 1977 đã thông qua Điều luật Hành vi hối lộ (FCPA)2

Trong vài năm sau đó, SEC và Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA)

ở nước ngoài Điều luật này nhấn mạnh việc KSNB nhằm ngăn ngừa những khoản thanh toán bất hợp pháp và yêu cầu các công ty phải ghi chép đầy đủ mọi hoạt động

3

Tháng 10/1985, Uûy ban quốc gia chống gian lận báo cáo tài chính (thường gọi là Uûy ban Treadway) được thành lập Nhiệm vụ chính của Uûy ban Treadway là xác định nguyên nhân, yếu tố gian lận báo cáo tài chính và đưa ra các biện pháp để giảm gian lận Uûy ban này được sự hỗ trợ của 05 tổ chức và hiệp hội kế toán chuyên nghiệp: Hiệp hội kế toán viên công chứng Mỹ (AICPA), Hiệp hội

đã đề nghị các báo cáo phải được soạn thảo theo hệ thống kiểm soát nội bộ của công ty Giữa năm 1978 và 1985, AICPA đã ban hành một số chuẩn mực kế toán liên quan đến kiểm soát nội bộ

1 Securities and Exchange Commision – Viết tắt SEC

2 Foreign Corrupt Practices Act – Viết tắt FCPA

3 American Institute of Certified Pubic Accountants – Viết tắt AICPA

8

 Tóm lại, Báo cáo COSO 1992 là tài liệu đầu tiên trên thế giới nghiên cứu

và định nghĩa về KSNB một cách đầy đủ và có hệ thống Đặc điểm nổi bật của là tầm nhìn rộng, mang tính quản trị, đề cập các vấn đề liên quan báo cáo tài chính, lĩnh vực hoạt động và tính tuân thủ Báo cáo COSO

1992 tuy chưa thật sự hoàn chỉnh nhưng đã tạo lập một cơ sở lý thuyết rất

cơ bản về KSNB Chính vì thế, chúng tôi đã chọn Báo cáo COSO 1992 làm cơ sở lý luận của đề tài này

đã được thành lập COSO đã nghiên cứu hơn 03 năm và quan tâm rộng rãi đến việc nghiên cứu và thảo luận với các nhà lãnh đạo tập đoàn, các nhà lập pháp và hành pháp, kiểm toán viên, các học giả, luật sư và nhà tư vấn Mặc dù khác nhau về quan điểm nhưng mọi người đều quan tâm đến việc giải quyết đến các vấn đề chung

Kết quả là COSO đã ban hành Báo cáo với tựa đề “Internal Control – Integrated Framework” Báo cáo COSO gồm 02 phần quan trọng: I) trình bày định nghĩa chung về kiểm soát nội bộ, và II) cung cấp một nền tảng giúp cho các doanh nghiệp có thể đánh giá và cải thiện hệ thống kiểm soát nội bộ Đặc biệt là có liên quan đến tham nhũng, chuẩn mực COSO trở thành một trong những chuẩn mực chính mà các công ty Mỹ sử dụng để đánh giá sự thích hợp của họ với Điều luật Hành vi hối lộ (FCPA) của Mỹ

4 American Accounting Association – Viết tắt AAA

5 Financial Executives Institute – Viết tắt FEI

6 Institute of Internal Auditors – Viết tắt IIA

7 Institute of Management Accountants – Viết tắt IMA

8 Committee of Sponsoring Organisation – Viết tắt COSO

3

I.1.2 Định nghĩa kiểm soát nội bộ

Theo Báo cáo COSO 1992, Kiểm soát nội bộ (KSNB) là một quy trình chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, các nhà quản lý và các nhân viên khác của một tổ chức, được thiết kế để cung cấp một sự bảo đảm hợp lý trong việc thực hiện các mục tiêu sau:

- Hiệu lực và hiệu quả của các hoạt động

- Tính chất đáng tin cậy của báo cáo tài chính

- Sự tuân thủ các luật lệ và quy định hiện hành

Định nghĩa này phản ánh các nội dung cơ bản sau:

- KSNB là không chỉ là một sự kiện hay một trường hợp, mà là một chuỗi các hoạt động tồn tại ở mọi bộ phận trong doanh nghiệp Các hoạt động này lan tỏa trong doanh nghiệp và được kết hợp với nhau thành một thể thống nhất Nó là phương tiện giúp cho doanh nghiệp đạt được các mục tiêu đã đề ra

- KSNB chịu ảnh hưởng bởi Hội đồng quản trị, nhà quản lý và mọi người trong một tổ chức Chính những người trong một tổ chức đã thiết lập cơ chế kiểm soát nội bộ và vận hành chúng nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra

- Kiểm soát nội bộ có thể cung cấp các đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý và Hội đồng quản trị nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp

- KSNB có thể đảm bảo báo cáo tài chính là đáng tin cậy và phù hợp với các quy định của pháp luật KSNB chỉ có thể đảm bảo hợp lý chứ không thể đảm bảo tuyệt đối nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Việc đạt được các mục tiêu cũng bị ảnh hưởng bởi những hạn chế vốn có của Hệ thống KSNB Trong quá trình vận hành, hệ thống kiểm soát có thể tồn tại những yếu kém, những sai lầm của con người dẫn đến mục tiêu không được thực hiện KSNB chỉ có thể ngăn ngừa và phát hiện những sai sót nhưng không thể đảm bảo là chúng không xảy ra Hơn nữa, một trong những nguyên tắc cơ bản để ra quyết định

4

trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không được vượt quá lợi ích mong đợi từ quá trình kiểm soát đó Do vậy, người quản lý không thể chấp nhận bất cứ phương pháp kiểm soát nào nếu chi phí của nó quá cao so với lợi ích mang lại

- Mỗi doanh nghiệp đều đưa ra mục tiêu nhiệm vụ, mục tiêu mà họ cần phải đạt được Các mục tiêu có thể được thiết lập cho toàn bộ doanh nghiệp hoặc là mục tiêu cho một hoạt động đặc biệt của doanh nghiệp Các mục tiêu này được chia thành 03 loại:

• Hoạt động – liên quan đến hiệu quả và hiệu lực của việc sử dụng nguồn lực trong doanh nghiệp

• Báo cáo tài chính – liên quan đến báo cáo tài chính phát hành ra công chúng được lập một cách đáng tin cậy

• Tuân thủ – liên quan đến việc doanh nghiệp tuân thủ các qui định của pháp luật

Với những mục tiêu này, hệ thống KSNB có thể cung cấp những đảm bảo hợp lý cho việc quản lý và vai trò giám sát của nó, hội đồng quản trị cũng kiểm soát được các hoạt động của doanh nghiệp để đạt được mục tiêu

I.2.1 Môi trường kiểm soát

Môi trường kiểm soát ảnh hưởng đến toàn bộ cơ cấu hoạt động kinh doanh, mục tiêu được thiết lập và đánh giá rủi ro của doanh nghiệp Nó cũng ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát, hệ thống thông tin và truyền thông, và hoạt động giám sát của doanh nghiệp Môi trường kiểm soát cũng bị ảnh hưởng bởi lịch sử và văn hóa của doanh nghiệp

5

Môi trường kiểm soát đặt nền tảng cho một tổ chức, nó ảnh hưởng bởi sự hiểu biết, nhận thức của con người Nó đặt nền móng cho tất cả các yếu tố khác của KSNB Theo báo cáo của COSO 1992, môi trường kiểm soát gồm có các yếu tố sau:

• Triết lý quản lý và phong cách hoạt động

• Cơ cấu tổ chức

• Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm

• Hội đồng quản trị và Uûy ban kiểm toán

• Trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên

• Chính sách nhân sự

• Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động

Triết lý quản lý và phong cách hoạt động của các nhà quản lý ảnh hưởng đến phương pháp quản lý doanh nghiệp, bao gồm các loại rủi ro kinh doanh có thể chấp nhận được Một doanh nghiệp có thể thành công hơn khi đưa ra những rủi ro đáng chú ý trong kinh doanh và có thể kiểm soát được các rủi ro này, hơn là một doanh nghiệp chấp nhận mạo hiểm trong kinh doanh

Tiêu chí để đánh giá yếu tố này bao gồm:

- Bản chất rủi ro kinh doanh mà nhà quản lý có thể chấp nhận – mạo hiểm hay thận trọng khi chấp nhận rủi ro

- Sự tác động qua lại giữa nhà quản lý cấp cao và người quản lý điều hành, đặc biệt là khi có sự cách trở về địa lý

- Thái độ và hành động đối với việc lập báo cáo tài chính, bao gồm các cuộc tranh luận khác nhau trong việc áp dụng các nguyên tắc kế toán (lựa chọn chính sách kế toán, mức độ khai báo các thông tin tài chính quan trọng, kể cả quan điểm về việc ghi nhận hay giả mạo chứng từ sổ sách)

6

Cơ cấu tổ chức

Cơ cấu tổ chức của một doanh nghiệp tạo nên một cơ chế hoạt động kinh

doanh nhằm đạt được mục tiêu của toàn doanh nghiệp Tùy thuộc vào quy mô, đặc điểm hoạt động của mỗi doanh nghiệp mà người quản lý thiết lập một cơ cấu tổ chức thích hợp Một số doanh nghiệp thiết lập cơ cấu tổ chức tập trung, doanh nghiệp khác thiết lập cơ cấu tổ chức phân quyền

Tiêu chí để đánh giá yếu tố này bao gồm:

- Sự thích hợp của cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp và khả năng cung cấp các thông tin cần thiết của nhà quản lý

- Sự phù hợp giữa kiến thức, kinh nghiệm và trách nhiệm của nhà quản lý và sự hiểu biết của nhà quản lý về nhiệm vụ đó

Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm

Phương pháp uỷ quyền và trách nhiệm là cách thức người quản lý uỷ

quyền cho cấp dưới một cách chính thức Nó liên quan đến mức độ mà mỗi cá nhân trong công ty được khuyến khích để thực hiện nhiệm vụ được giao, cũng như hạn chế quyền hạn của họ Quyền hạn được giao tương xứng với trách nhiệm kinh nghiệm và năng lực của từng thành viên Cần có những uỷ quyền rõ ràng bằng văn bản sẽ giúp cho công việc được tiến hành dễ dàng và tránh được sự lạm dụng Để ủy quyền và trách nhiệm phù hợp cần dựa vào các tiêu chí sau:

- Trách nhiệm và quyền hạn được giao phải phù hợp để thực mục tiêu của tổ chức, chức năng hoạt động và yêu cầu điều chỉnh, bao gồm trách nhiệm về hệ thống thông tin và quyền hạn thay đổi

- Phù hợp với các tiêu chuẩn và thủ tục kiểm soát liên quan, bao gồm bảng mô tả công việc cho nhân viên

7

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán

Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán có ảnh hưởng đáng kể và đặt nền tảng cho môi trường kiểm soát Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán bao gồm những nhà quản lý độc lập, có kinh nghiệm và uy tín trong doanh nghiệp, nó sẽ làm cho môi trường kiểm soát được tốt hơn do nó kiểm soát các hoạt động của người quản lý Các nhân tố để xem xét và đánh giá sự hữu hiệu của Hội đồng quản trị và Uûy ban kiểm toán là mức độ độc lập, kinh nghiệm, uy tín, mối quan hệ với bộ phận kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập Khi đánh giá cần xem xét đến các tiêu chí sau:

- Sự độc lập của HĐQT và Uûy ban kiểm toán đối với Ban giám đốc, đó là điều cần thiết

- Các cuộc họp thường xuyên và bất thường với Giám đốc tài chính, nhân viên kế toán, kiểm toán nội bộ và kiểm toán độc lập

- Tính đầy đủ và kịp thời của các thông tin được cung cấp cho Hội đồng quản trị để giám sát mục tiêu và chiến lược của nhà quản lý, tình hình tài chính, kết quả hoạt động kinh doanh và các điều khoản của các hợp đồng quan trọng của doanh nghiệp

- Việc báo cáo đầy đủ và kịp thời đến Hội đồng quản trị về các thông tin nhạy cảm, việc điều tra và xử lý (như chi phí du lịch của nhân viên cấp cao, những vụ kiện tụng đáng chú ý, sự biển thủ tài sản, vi phạm các quy định kinh doanh, thanh toán bất hợp pháp, …)

Trình độ đội ngũ cán bộ nhân viên

Năng lực được phản ánh qua kiến thức và kỹ năng để hoàn thành nhiệm vụ của từng cá nhân Do đó, khi tuyển dụng nhà quản lý cần xem xét về trình độ chuyên môn, kinh nghiệm phù hợp với nhiệm vụ được giao, đồng thời phải luôn có sự giám sát, huấn luyện thường xuyên Tiêu chí để đánh giá nhân tố này:

8

- Bảng mô tả công việc chính thức hoặc không chính thức hoặc hình thức khác để xác định nhiệm vụ của mỗi nhân viên

- Kiến thức và kỹ năng cần thiết để thực hiện công việc được giao

Một khía cạnh cũng không kém phần quan trọng là phẩm chất của cán bộ nhân viên Khi thiếu yếu tố này, các thủ tục kiểm soát dù chặt chẽ đến đâu cũng không thực hiện được trong thực tế

Chính sách nhân sự

Chính sách tuyển dụng bao gồm phỏng vấn, việc trình bày các thông tin liên quan đến công ty như lịch sử, văn hóa và phong cách hoạt động, điều này cho thấy người được tuyển dụng có sự quan tâm đến công ty, công việc và vị trí họ mong muốn Nhà quản lý cần phải thiết lập các chương trình động viên khuyến khích bằng các hình thức khen thưởng và nâng cao mức khuyến khích cho các hoạt động nổi bật Đồng thời, nhà quản lý cần có những hành động nghiêm khắc đối với các hành vi vi phạm Các tiêu chí để đánh giá nhân tố này bao gồm:

- Chính sách và thủ tục tuyển dụng, huấn luyện, khuyến khích và đề bạt nhân viên

- Sự kiểm tra và lựa chọn các ứng cử viên phù hợp

- Sự tương xứng giữa việc duy trì và tiêu chuẩn đề bạt nhân viên, kỹ thuật đánh giá năng lực làm việc nhân viên

Tính chính trực và các giá trị đạo đức

Mục tiêu của doanh nghiệp và phương thức đạt được mục tiêu dựa trên sự

ưu tiên, sự đánh giá và phong cách điều hành Sự ưu tiên và đánh giá là tiêu chuẩn của hành vi, phản ánh tính chính trực và giá trị đạo đức của nhà quản lý

Hiệu quả kiểm soát nội bộ không thể tăng lên khi tính chính trực và giá trị đạo đức bị kiểm soát Tính chính trực và giá trị đạo đức là những yếu tố nhạy

- Sự tồn tại và thực hiện các quy định về đạo đức nghề nghiệp hoặc các chính sách liên quan đến kinh doanh được chấp nhận, trường hợp mâu thuẫn về quyền lợi và những quy định chuẩn mực về đạo đức khác

- Quy định về cách thức đối xử với nhân viên, khách hàng, nhà cung cấp, nhà đầu tư, …

- Aùp lực thực hiện mục tiêu phi hiện thực, đặc biệt là đối với mục tiêu trong ngắn hạn, áp dụng phương pháp khuyến khích dựa trên kết quả công việc

 Môi trường kiểm soát có một ảnh hưởng rất quan trọng đến quá trình thực hiện và kết quả của các thủ tục kiểm soát Các thủ tục kiểm soát có thể sẽ không đạt được mục tiêu của mình hoặc chỉ còn là hình thức trong một môi trường kiểm soát yếu kém Ngược lại, một môi trường kiểm soát tốt có thể hạn chế được phần nào sự thiếu sót của các thủ tuc kiểm soát Tuy nhiên, môi trường kiểm soát không thể thay thế cho các thủ tục kiểm soát cần thiết

I.2.2 Đánh giá rủi ro

Tất cả mọi doanh nghiệp, dù lớn hay nhỏ và trong tất cả mọi lĩnh vực đều tồn tại rủi ro Rủi ro ảnh hưởng đến sự sống còn của doanh nghiệp, sức mạnh tài chính và vị trí trong xã hội Trong thực tế, không có biện pháp nào có thể giảm được rủi ro xuống bằng không Vấn đề là các nhà quản lý phải quyết định rằng

10

rủi ro nào có thể chấp nhận và phải làm gì để quản lý các rủi ro, nên cần phải đánh giá và phân tích rủi ro

Để có thể làm được việc này, người quản lý cần phải:

• Thiết lập các mục tiêu của tổ chức, kể cả mục tiêu chung của tổ chức và

mục tiêu riêng cho từng hoạt động

• Nhận dạng và phân tích rủi ro

• Kiểm soát rủi ro khi có thay đổi về kinh tế, công nghệ, luật pháp, kỹ

thuật, …

I.2.2.1 Thiết lập mục tiêu

Thiết lập mục tiêu là điều kiện trước hết để đánh giá rủi ro, là một phần quan trọng của quá trình quản lý, là cơ sở quan trọng để đánh giá rủi ro Một sự kiện chỉ được xem là rủi ro nếu nó đe dọa việc đạt được mục tiêu của doanh nghiệp

Có các loại mục tiêu như sau:

Mục tiêu hoạt động: bao gồm các mục tiêu về thực hiện, mục tiêu lợi

nhuận và bảo vệ tài sản

Mục tiêu báo cáo tài chính: liên quan đến việc soạn thảo báo cáo tài

chính đáng tin cậy, bao gồm sự ngăn ngừa gian lận báo cáo tài chính

Mục tiêu tuân thủ: liên quan đến việc tuân thủ các quy định của pháp

luật Mục tiêu này phụ thuộc vào các yếu tố bên ngoài như môi trường pháp lý

Các mục tiêu sẽ thay đổi tùy thuộc vào năng lực của nhà quản lý Tóm lại, không có một tiêu chuẩn mục tiêu nào áp dụng cho tất cả các loại hình doanh nghiệp

I.2.2.2 Nhận dạng và phân tích rủi ro

Quá trình xác định và phân tích rủi ro là quá trình diễn ra liên tục và lặp

đi lặp lại và nó ảnh hưởng rất lớn đến hệ thống KSNB

11

Xác định rủi ro:

Hoạt động của doanh nghiệp có thể gặp rủi ro bởi yếu tố bên trong hoặc bên ngoài Những yếu tố này sẽ ảnh hưởng đến việc thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp

Yếu tố bên ngoài:

- Sự phát triển của kỹ thuật có thể ảnh hưởng đến bản chất và thời gian nghiên cứu và phát triển hoặc dẫn đến sự thay đổi của quá trình

- Nhu cầu hoặc sự mong đợi của khách hàng …

- Sự cạnh tranh

- Sự thay đổi môi trường pháp lý, môi trường kinh tế

Yếu tố bên trong:

- Sự hư hỏng của hệ thống thông tin

- Trình độ của nhân viên, phương pháp huấn luyện

- Sự thay đổi trong quản lý, nguồn nhân lực

Phân tích rủi ro

Sau khi xác định rủi ro, doanh nghiệp cần phải phân tích rủi ro Phương pháp để phân tích rủi ro đa dạng và phong phú bởi vì có rất nhiều rủi ro khó xác định Quá trình phân tích rủi ro gồm các phần sau:

- Đánh giá mức độ thiệt hại của rủi ro

- Đánh giá xác suất xảy ra rủi ro

- Xem xét các rủi ro nên được kiểm soát như thế nàovà đưa ra các biện pháp đối phó rủi ro

Rủi ro có nhiều loại khác nhau: có loại không ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị và khả năng xảy ra thấp, có loại có ảnh hưởng nhiều đến hoạt động của đơn vị và khả năng xảy ra cao Do vậy, khi phân tích rủi ro cần phải

I.2.2.3 Kiểm soát rủi ro khi môi trường kinh doanh thay đổi

Khi môi trường pháp lý, kinh tế thay đổi thì hoạt động của doanh nghiệp cũng bị ảnh hưởng Vì vậy, nhà quản lý cần phải xác định các điều kiện ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện mục tiêu của doanh nghiệp như tốc độ phát triển kỹ thuật, sự cạnh tranh, môi trường pháp lý

Môi trường kinh doanh: sự thay đổi các nguyên tắc, môi trường kinh tế có thể

dẫn đến sự gia tăng áp lực cạnh tranh và rủi ro quan trọng khác

Thay đổi nhân sự: người quản lý mới có thể không hiểu văn hóa của doanh

nghiệp hoặc chỉ quan tâm đến các hoạt động ngăn ngừa mà bỏ qua họat động đào tạo và giám sát Việc thay đổi nhân sự nhiều sẽ ảnh hưởng rất lớn đến khả năng đạt được mục tiêu mà doanh nghiệp đã đề ra

Hệ thống thông tin: thông thường những thủ tục kiểm soát hữu hiệu có thể bị

mất tác dụng khi hệ thống thông tin được phát triển hoặc thay đổi quá nhanh

Tốc độ phát triển nhanh: khi các hoạt động phát triển rộng lớn và nhanh có thể

làm cho hệ thống không kiểm soát được

Công nghệ mới: khi công nghệ mới được sử dụng trong quá trình sản xuất hoặc

hệ thống thông tin thì chắc chắn kiểm soát nội bộ phải được thay đổi cho phù hợp

13

Cơ cấu tổ chức: khi tái sắp xếp cơ cấu tổ chức thì việc sắp xếp phân chia công

việc có thể không còn phù hợp

I.2.2.4 Tiêu chí đánh giá

Việc đánh giá sẽ tập trung vào quá trình quản lý để xác định các mục tiêu, phân tích rủi ro, quản lý trong môi trường thay đổi, nó bao gồm cả mối liên hệ và sự phù hợp giữa các hoạt động kinh doanh Dưới đây là một số tiêu chuẩn chung nhằm giúp cho việc đánh giá của doanh nghiệp và việc áp dụng tùy thuộc vào tính đặc thù của doanh nghiệp

- Mục tiêu của tòan doanh nghiệp có được công bố rộng rãi không? Mục tiêu nào doanh nghiệp mong muốn đạt được? Mục tiêu nào là quan trọng nhất?

- Việc truyền đạt mục tiêu toàn doanh nghiệp đến toàn thể nhân viên và Hội đồng quản trị có hữu hiệu không?

- Mối quan hệ và tính nhất quán của các chiến lược với mục tiêu toàn doanh nghiệp

- Tính nhất quán của chiến lược kinh doanh, ngân sách với mục tiêu của toàn doanh nghiệp, chiến lược hành động và những điều kiện hiện tại

Rủi ro

- Cơ chế phù hợp để xác định sự gia tăng rủi ro từ bên ngoài

- Cơ chế phù hợp để xác định sự gia tăng rủi ro từ bên trong

- Sự thận trọng và thích hợp của quá trình phân tích rủi ro, bao gồm việc đánh giá các rủi ro quan trọng, rủi ro có khả năng xảy ra và định được những hoạt động cần thiết

Kiểm soát rủi ro khi môi trường kinh doanh biến động

- Sự tồn tại của cơ chế để dự báo, xác định và phản ứng các vấn đề xảy

ra mà gây ảnh hưởng đến mục tiêu của doanh nghiệp

14

- Sự tồn tại của cơ chế nhận dạng và phản ứng với các biến động mà có ảnh hưởng đến tòan doanh nghiệp và cần có sự quan tâm của nhà quản lý cấp cao

I.2.3 Hoạt động kiểm sóat

Hoạt động kiểm soát là các chính sách và thủ tục nhằm đảm bảo cho các chỉ thị của nhà quản lý được thực hiện Các chính sách và thủ tục này giúp doanh nghiệp đưa ra những hành động cần thiết để đánh giá rủi ro nhằm đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Họat động kiểm soát được thực hiện trong toàn doanh nghiệp, ở tất cả mọi cấp độ và tất cả các bộ phận Họat động kiểm soát bao gồm việc phê chuẩn, ủy quyền, kiểm tra, điều chỉnh, xem xét việc thực hiện các hoạt động, bảo vệ tài sản và phân công phân nhiệm Hoạt động kiểm soát có thể được chia thành 03 loại, tùy thuộc vào mục tiêu của doanh nghiệp: hoạt động, báo cáo tài chính và tính tuân thủ

I.2.3.1 Phân loại hoạt động kiểm soát

Hoạt động kiểm soát có nhiều loại khác nhau, bao gồm kiểm soát ngăn ngừa, kiểm soát phát hiện, kiểm soát máy tính và kiểm soát quản lý Hoạt động kiểm soát được phân loại tùy thuộc vào mục tiêu kiểm soát, như đảm bảo sự hoàn chỉnh và chính xác của quá trình xử lý số liệu

Có nhiều loại hoạt động kiểm soát, dưới đây là một số hoạt động kiểm soát cơ bản:

Kiểm soát ở mức độ cao

Kiểm soát cấp độ cao được thực hiện liên quan đến ngân sách, dự báo của kỳ trước và đối thủ cạnh tranh

Hoạt động của nhà quản lý

Nhà quản lý thường xem xét các báo cáo, qua đó nhà quản lý sẽ xác định được xu hướng phát triển, kết quả thống kê và mục tiêu kinh tế

15

Quá trình xử lý thông tin

Sự thay đổi kiểm soát được thực hiện nhằm kiểm tra sự chính xác, tính đầy đủ và sự cho phép các nghiệp vụ được ghi nhận Dữ liệu nhập vào chương trình phải được kiểm tra hoặc phù hợp với chương trình kiểm soát đã được phê duyệt Ví dụ: đơn đặt hàng của khách hàng được chấp nhận không chỉ phù hợp với hồ sơ khách hàng mà còn phải phù hợp với hạn mức tín dụng cho phép

Kiểm soát vật chất

Thiết bị, hàng tồn kho, tiền và các tài sản khác phải được kiểm đếm định kỳ và so sánh với số liệu trên báo cáo

Phân công phân nhiệm

Phân công phân nhiệm nhằm hạn chế rủi ro, giảm các sai sót

I.2.3.2 Kiểm soát quá trình xử lý thông tin

Có 02 nhóm của hoạt động kiểm soát thông tin cần được sử dụng: loại thứ nhất là kiểm soát chung, được áp dụng trong toàn hệ thống và đảm bảo rằng hệ thống vẫn đang hoạt động; loại thứ hai là kiểm soát ứng dụng, bao gồm việc vi tính hóa cùng với phần mềm được áp dụng, thủ tục để kiểm soát quá trình xử lý các nghiệp vụ

Kiểm soát chung

Kiểm soát chung bao gồm việc kiểm soát hoạt động của trung tâm dữ liệu, việc vận hành và bảo trì hệ thống phần mềm, phát triển và bảo trì hệ thống Việc kiểm soát này áp dụng cho toàn hệ thống: máy chủ, máy con và môi trường máy tính

Kiểm soát ứng dụng: được thiết kế để kiểm soát quy trình ứng dụng, nhằm đảm

bảo nghiệp vụ được thực hiện một cách đầy đủ và chính xác

16

Một trong những đóng góp quan trọng của máy tính để kiểm soát, ngăn ngừa sai sót của hệ thống, cũng như phát hiện và điều chỉnh lại Để thực hiện điều này, kiểm soát ứng dụng tùy thuộc vào việc vi tính hóa

I.2.3.3 Đánh giá hoạt động kiểm soát

Nhà quản lý cần phải đánh giá hoạt động kiểm soát nhằm xác định các rủi ro, từ đó thiết lập các mục tiêu cho các hoạt động quan trọng Vì vậy cần phải xem xét các hoạt động kiểm soát có liên quan đến quá trình đánh giá rủi ro nhằm đảm bảo rằng các chỉ thị của cấp trên được thực hiện Việc đánh giá không chỉ xem xét cùng với hoạt động kiểm soát liên quan đến quá trình đánh giá rủi ro mà còn được áp dụng chính thức

I.2.4 Thông tin và truyền thông

Thông tin phải được xác định và truyền đạt đến toàn thể nhân viên dưới mọi hình thức và mọi lúc để mọi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình Hệ thống thông tin thiết lập các báo cáo hoạt động, tài chính và tuân thủ Hệ thống thông tin không chỉ bao gồm thông tin trong doanh nghiệp mà còn bao gồm thông tin về các sự kiện, hoạt dộng và các điều kiện bên ngoài mà ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp Khi nhận được lệnh từ nhà quản lý thì nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc Họ phải hiểu được nhiệm vụ của mình trong hệ thống KSNB, cũng như hoạt động của họ có liên quan đến người khác Ngược lại, họ cũng phải hiểu được việc truyền đạt các thông tin quan trọng đến mọi người

I.2.4.1 Thông tin

Thông tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ Mọi thông tin được sử dụng trong doanh nghiệp có mối liên hệ chặt chẽ với nhau Ví dụ, thông tin tài chính không chỉ thể hiện trên báo cáo tài chính để phổ biến ra

Thông tin có thể chính thức hoặc không chính thức Ví dụ, qua đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, nhà quản lý có thể nhận ra những rủi ro hoặc cơ hội cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp

Chất lượng thông tin ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của nhà quản lý và kiểm soát hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Chất lượng thông tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo Chất lượng thông tin bao gồm: thích hợp, được cung cấp kịp thời, hiện hữu, chính xác và có thể tiếp cận được

Đánh giá thông tin

- Mức độ thu thập thông tin bên trong và bên ngoài doanh nghiệp, sau đó cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin đầy đủ, thích hợp, kịp thời đến người có trách nhiệm để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả

- Việc cải tiến và phát triển hệ thống thông tin có dựa trên chiến lược liên quan đến toàn bộ chiến lược của doanh nghiệp và đáp ứng các mục tiêu toàn doanh nghiệp và mục tiêu bộ phận

- Sự hỗ trợ của nhà quản lý cho sự phát triển hệ thống thông tin bằng các nguồn lực thích hợp, bao gồm nhân lực và tài chính

18

I.2.4.2 Truyền thông

Truyền thông là thuộc tính vốn có của hệ thống thông tin Truyền thông là việc cung cấp thông tin thích hợp trong đơn vị để mọi người thực hiện nhiệm vụ của họ về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ

I.2.5 Giám sát

Hệ thống kiểm soát nội bộ cần phải được giám sát, đó là một quá trình đánh giá hiệu quả họat động của hệ thống Do vậy, để đánh giá hiệu quả của hệ thống, cần phải giám sát toàn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, cần phân biệt giám sát với việc đánh giá Giám sát bao gồm những quy định và hoạt động giám sát của nhà quản lý, các hành động của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình Phạm vi và hiệu quả của việc giám sát định kỳ tùy thuộc vào việc đánh giá các rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên

Giám sát đảm bảo rằng KSNB hoạt động hiệu quả Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người có trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm soát

Giám sát được thực hiện theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ Khi giám sát thường xuyên đạt hiệu quả thì giám sát định kỳ giảm xuống Kết quả của giám sát định kỳ rất cần thiết đối với nhà quản lý để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống KSNB và lúc đó nhà quản lý có những điều chỉnh kịp thời Trước khi ra quyết định điều chỉnh, nhà quản lý cần phải xem xét bản chất và mức độ của sự điều chỉnh và rủi ro khi điều chỉnh, khả năng và kinh nghiệm của những người thực hiện kiểm soát, cũng như kết quả của việc giám sát thường xuyên Thông thường, khi có sự kết hợp giữa giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ sẽ luôn đảm bảo được tính hiệu quả của hệ thống KSNB

19

I.2.5.1 Giám sát thường xuyên

Hoạt động giám sát tính hiệu quả của KSNB diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp Hoạt động giám sát bao gồm các quy định, hoạt động giám sát, sự so sánh, điều chỉnh và các hành động khác của nhà quản lý Hoạt động giám sát thường xuyên tác động đến các khía cạnh quan trọng của các yếu tố trong kiểm soát nội bộ

Tiêu chí đánh giá gồm:

- Phạm vi của nhân viên thực hiện các hoạt động thường xuyên để đạt được các bằng chứng cho thấy hệ thống KSNB có nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay không

- Phạm vi thông tin từ bên ngoài tác động đến thông tin nội bộ hoặc những các vấn đề khác

- Định kỳ đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê tài sản

- Các đề xuất của kiểm toán viên độc lập và kiểm toán viên nội bộ để cải tiến KSNB

- Phạm vi các buổi huấn luyện, hội thảo hoặc những hình thức gặp gỡ khác nhằm phản hồi các thông tin cho người quản lý để hoạt động kiểm soát hiệu quả hơn

- Định kỳ báo cáo sự hiểu biết, tính tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và việc thực hiện các hoạt động kiểm soát thường xuyên của nhân viên

- Hiệu quả của hoạt động kiểm toán nội bộ

I.2.5.2 Giám sát định kỳ

Trong khi thủ tục giám sát thường xuyên thường cung cấp những phản hồi quan trọng về tính hiệu quả của các yếu tố kiểm soát thì giám sát định kỳ đưa ra đánh giá ban đầu về tính hiệu quả của hệ thống

20

Phạm vi và tần suất giám sát

Phạm vi và tần suất giám sát KSNB thường xuyên thay đổi và phụ thuộc vào mức độ rủi ro và các hoạt động giám sát làm giảm rủi ro Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện thường xuyên hơn Khi đánh giá hệ thống KSNB của doanh nghiệp, cần chú ý đánh giá trực tiếp trên các yếu tố của KSNB Phạm vi giám sát còn tùy thuộc vào 03 loại mục tiêu: hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ

Phương pháp đánh giá

Có nhiều phương pháp và công cụ đánh giá, bao gồm: bảng liệt kê, bảng câu hỏi, biểu đồ Ngoài ra, một số công ty sử dụng phương pháp so sánh hệ thống KSNB của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác cùng ngành và khác ngành để có thể rút ra kinh nghiệm

Lập và lưu trữ hồ sơ

Khi hoạt động giám sát không được lưu trữ điều đó không có nghĩa là hệ thống KSNB không hiệu quả, mà có nghĩa là hệ thống KSNB không được giám sát Việc lưu trữ hồ sơ giúp cho hoạt động giám sát hiệu quả hơn Bản chất và phạm vi của hồ sơ sẽ trở nên quan trọng nếu hồ sơ đó lưu trữ các báo cáo về hệ thống và đánh giá các bên liên quan

Tiêu chí đánh giá:

- Phạm vi và tần suất của giám sát định kỳ đối với hệ thống KSNB

- Sự phù hợp của quy trình giám sát

- Sự phù hợp và tính hợp lý của phương pháp đánh giá hệ thống

- Mức độ thích hợp của hồ sơ

21

I.2.5.3 Báo cáo kết quả

Sự thiếu sót của hệ thống KSNB được minh chứng từ nhiều nguồn, bao gồm: thủ tục giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ hệ thống KSNB và từ bên ngoài Tiêu chí đánh giá:

- Kỹ thuật xác định những thiếu sót trong KSNB

- Sự phù hợp của báo cáo

- Sự phù hợp những hoạt động tiếp theo

Kiểm soát nội bộ có hiệu lực thì chỉ có thể giảm rủi ro, hạn chế tối đa các sai phạm để giúp doanh nghiệp đạt được các mục tiêu của mình chứ không thể giảm rủi ro xuống bằng không Những hạn chế của kiểm soát nội bộ bao gồm:

- Hiệu quả của kiểm soát sẽ bị hạn chế bởi sự yếu kém của người ra quyết định Những quyết định như vậy thường được thực hiện theo ý chủ quan của con người cho kịp lúc và thường chỉ dựa trên những thông tin mà người ra quyết định có được hoặc do bị áp lực kinh doanh

- Kiểm sóat nội bộ cho dù được thiết kế rất tốt nhưng cũng có thể bị thất bại vì nó phụ thuộc vào yếu tố con người Đó là khi con người hiểu nhầm sự chỉ dẫn của cấp trên hoặc do chủ quan hoặc do bất cẩn, sao lãng, đánh giá hay ước lượng sai các báo cáo

- Nhà quản lý lạm quyền: nhà quản lý bỏ qua các qui định kiểm soát trong quá trình thực hiện nghiệp vụ có thể dẫn đến việc không kiểm soát được các rủi

ro và làm cho môi trường kiểm soát trở nên yếu kém

- KSNB khó ngăn cản được gian lận và sai sót của người quản lý cấp cao Các thủ tục kiểm soát là do người quản lý đặt ra, nó chỉ kiểm tra việc gian lận và sai sót của nhân viên Khi người quản lý cấp cao cố tình gian lận, học có thể tìm cách bỏ qua các thủ tục kiểm soát cần thiết

22

- Phần lớn các thủ tục kiểm soát nội bộ thường được thiết lập cho các sai phạm dự kiến, các nghiệp vụ thường xuyên, lặp đi lặp lại hơn là các nghiệp vụ không thường xuyên, do đó khi xảy ra các sai phạm bất thường thì thủ tục kiểm soát trở nên kém hữu hiệu, thậm chí vô hiệu

- Chi phí thực hiện hoạt động kiểm soát nội bộ không vượt quá những lợi ích mà hệ thống đó mang lại; hay nhỏ hơn giá trị thiệt hại ước tính do sai sót hay gian lận gây ra

- Do thay đổi tổ chức, quan điểm và yêu cầu quản lý làm cho các thủ tục kiểm soát bị lạc hậu, không còn phù hợp

 Kiểm soát nội bộ cho dù được thiết kế và hoạt động tốt cũng chỉ cung cấp đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Tất cả các hệ thống KSNB đều ẩn chứa những hạn chế vốn có của nó Đó là những hạn chế liên quan đến sự chủ quan của con người: làm sai, bất cẩn, hiểu sai, … Bên cạnh đó, kiểm soát có thể bị thất bại khi có sự thông đồng của hai hay nhiều nhân viên, hoặc nhà quản lý lạm quyền Ngoài ra, yếu tố hạn chế cũng cần xem xét đến sự cân đối giữa lợi ích và chi phí của việc kiểm soát

II KIỂM SOÁT NỘI BỘ ĐỐI VỚI MỘT SỐ CHU TRÌNH CHỦ YẾU TRONG DOANH NGHIỆP

II.1 CHU TRÌNH MUA HÀNG – THANH TOÁN

II.1.1 Lựa chọn nhà cung cấp

Mục tiêu: Các mục tiêu thuộc nghiệp vụ này chủ yếu thuộc về mục tiêu hoạt động:

- Lựa chọn những nhà cung cấp có khả đáp ứng được nhu cầu của doanh

nghiệp, đảm bảo việc cung cấp nguyên liệu kịp thời

23

- Mua hàng từ những nhà cung cấp hợp pháp và tuân thủ theo pháp luật, những

quy định và hợp đồng

Rủi ro có thể xảy ra

- Nhà cung cấp không được sàng lọc, chẳng hạn như định kỳ không đánh giá lại khả năng của những nhà cung cấp hiện tại nhằm đáp ứng về: Tiêu chuẩn về kỹ thuật, về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm và hậu mãi

- Thông tin về những hành vi gian lận hoặc sai trái của nhà cung cấp được cung cấp không chính xác

Hoạt động kiểm soát

- Điều tra và cập nhật định kỳ các thông tin về khả năng của nhà cung cấp liên quan đến chất lượng sản xuất, giá cả (bao gồm chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh toán và thời hạn thanh toán), điều kiện tài chính, sự ổn định trong quản lý, hạn chế về pháp lý về việc cung cấp nguyên vật liệu

- Cập nhật định kỳ các thông tin nhà cung cấp về các điều kiện của hợp đồng như: thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm

- Xem xét và xét duyệt các đơn đặt mua hàng: giám đốc sản xuất cần phải xét duyệt đơn đặt mua nguyên vật liệu trước khi đơn đặt mua nguyên vật liệu gởi đến nhà cung cấp So sánh nhu cầu của thị trường và lượng tồn kho nguyên vật liệu nhằm xây dựng kế họach sản xuất kịp thời, không để tồn đọng nguyên vật liệu quá lớn

- Giám sát loại nguyên vật liệu dùng trong sản xuất như nguyên vật liệu nhập kho có đạt tiêu chuẩn theo yêu cầu sản xuất hay không, nguyên vật liệu có được bảo quản tốt không Khi xuất nguyên vật liệu cho sản xuất hàng lọat, nguyên vật liệu cần phải xuất qua phòng thí nghiệm để đưa ra công thức sản xuấr, …

24

- Giám sát thường xuyên hàng mua trả lại: lý do nguyên vật liệu mua bị trả lại,

do nguyên vật liệu không đạt chất lượng theo tiêu chuẩn sản xuất?

- Cập nhật dữ liệu khi thay đổi nhà cung cấp và các quyết định lựa chọn, đánh giá định kỳ nhà cung cấp Đối với nhà cung cấp không đáp ứng kịp thời hoặc cung cấp nguyên vật liệu không đạt chất lượng, cần phải xem xét có thể thay đổi, tìm nhà cung cấp khác đảm bảo nhu cầu nguyên vật liệu nhằm không bị động trong kế họach sản xuất

- Sử dụng sự phân tích dài hạn cần thiết: so sánh nhu cầu nguyên vật liệu theo quý, năm nhằm xác định giai đọan có nhu cầu cao, xác định nhà cung cấp uy tín,

…

II.1.2 Mua hàng

Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động

- Những mặt hàng đã đặt phải phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật

- Giá cả, số lượng và thời gian đặt hàng thích hợp

Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động và liên quan đến báo cáo tài chính

- Ghi nhận các đơn đặt hàng một cách đầy đủ và chính xác

- Ngăn chặn việc sử dụng trái phép đơn đặt hàng

Rủi ro có thể xảy ra

- Tiêu chuẩn kỹ thuật không phù hợp có thể không đảm bảo đủ nguyên vật liệu cho nhu cầu sản xuất

- Thông tin giá cả lỗi thời hoặc không chính xác là nguyên nhân làm biến động giá thành sản xuất Nếu cập nhật kịp thời thông tin giá cả, nhà sản xuất có thể chủ động tích trữ nguyên vật liệu để ổn định sản xuất

25

- Thiếu thông tin hoặc thông tin không chính xác về lượng hàng tồn kho hoặc nhu cầu sản xuất: nhà sản xuất sẽ bị động trong sản xuất do thiếu nguyên vật liệu hoặc nguyên vật liệu, thành phẩm tồn quá lớn thì nhà sản xuất bị chết vốn

- Thông tin trên đơn đặt hàng không rõ ràng hoặc không đầy đủ, do đó nhà cung cấp có thể cung cấp không kịp thời sẽ bị động trong sản xuất, hoặc nguyên vật liệu có thể không đạt tiêu chuẩn sản xuất

- Đơn đặt mua hàng có thể bị thất lạc, đơn đặt hàng không được ghi nhận vào hệ thống kịp thời thì sẽ khó xác định được nhu cầu nguyên vật liệu: thừa hoặc thiếu, hoặc không theo dõi được hàng hóa đã đặt hay chưa

Hoạt động kiểm soát

- Giám sát và phân tích những vấn đề của sản phẩm liên quan đến các đặt tính kỹ thuật, ví dụ: so sánh dữ liệu kỳ hiện hành về sự tắc nghẽn sản phẩm, sự giảm tốc độ sản xuất và giá cả nguyên vật liệu và sự thay đổi số lượng với kỳ trước, dữ liệu của ngành, ngân sách hoặc mục tiêu được thiết lập trước đó

- Thông báo về đặc tính kỹ thuật của sản phẩm cho nhân viên thu mua

- Đánh giá và xem xét sự tương thích của hợp đồng và đơn đặt hàng

- Thực hiện đấu giá định kỳ

- Xem xét khối lượng hàng mua bằng cách xác định tổng nhu cầu NVL, kết hợp đơn đặt hàng để xác định khối lượng chiết khấu

- Giám sát sự thay đổi giá cả nguyên vật liệu

- Duy trì việc ghi nhận hàng tồn kho thường xuyên, chính xác

- Lịch sản xuất định kỳ, thông tin hàng tồn kho và yêu cầu của đơn đặt hàng phải tương thích với nhau

- Đánh số, kiểm đếm đơn đặt hàng và kiểm tra định kỳ việc vào hệ thống Điều tra việc nhập hệ thống bị chậm trễ

II.1.3 Quản lý nhận hàng

Mục tiêu: Các mục tiêu của nghiệp vụ này liên quan đến nhóm mục tiêu hoạt động và liên quan đến nhóm mục tiêu báo cáo tài chính

- Bảo đảm rằng vật liệu nhập về và những thông tin liên quan đã được xử lý và cung cấp ngay cho bộ phận sản xuất, kho và các bộ phận khác

- Lập chứng từ đầy đủ và chính xác về lượng hàng hóa đã nhận và hoàn trả

nhà cung cấp

Rủi ro có thể xảy ra

- Bộ phận nhận hàng không nhận được thông tin về kế hoạch và thời gian nhận hàng, hoặc không nhận được thông tin về nhu cầu nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất

- Nguyên vật liệu nhập kho không được cập nhật vào hệ thống kịp thời, chính xác

- Đơn đặt mua hàng bị thất lạc hoặc không chuyển đến cho bộ phận mua hàng

- Mất giấy báo nhận hàng hoặc chứng từ gởi hàng đi (hàng trả lại cho nhà cung

cấp)

Hoạt động kiểm soát

- Nắm bắt đầy đủ kế hoạch, thời gian và nhu cầu nguyên vật liệu của bộ phận sản xuất

- Thông tin cho tất cả bộ phận liên quan về kế hoạch và thời gian nhận hàng

27

- Tổng hợp tất cả nhu cầu nguyên vật liệu và báo cáo định kỳ cho bộ phận nhận hàng

- Giám sát những vấn đề của sản xuất khi không đủù nguyên vật liệu

- Kiểm tra định kỳ việc cập nhật thông tin nhận hàng vào hệ thống

- Lưu giữ các đơn đặt mua hàng không ghi rõ ngày hết hạn nhận hàng

- Các đơn đặt hàng nên đánh số thứ tự và điều tra các đơn đặt mua hàng bị thất lạc

II.1.4 Nhận hàng

Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động

- Chỉ nhận hàng hóa đã được đặt mua

- Chỉ nhận những nguyên vật liệu phù hợp với tiêu chuẩn kỹ thuật đặt mua

Mục tiêu: Các mục tiêu liên quan đến báo cáo tài chính

- Đảm bảo rằng nguyên vật liệu chuyển từ phòng thu mua đến các bộ phận kho, bộ phận kế tóan được ghi chép đầy đủ

- Đảm bảo rằng thông tin về nhà cung cấp, hàng tồn kho và đơn đặt mua được cập nhật chính xác để phản ánh việc nhận hàng là đầy đủ

- Chứng từ mua hàng đầy đủ và chính xác: lượng hàng nhập kho phù hợp Phiếu giao hàng, hóa đơn của nhà cung cấp

- Tiêu chuẩn hàng hóa phải được chuyển đến bộ phận sản xuất và bộ phận kiểm nghiệm

Rủi ro có thể xảy ra

- Thông tin đơn đặt mua hàng không được thông báo cho bộ phận mua hàng

- Đặt mua vật liệu không đủ tiêu chuẩn

- Thủ tục luân chuyển không có các chứng từ đi kèm hoặc chứng từ luân chuyển có thể bị thất lạc

28

- Thông tin liên quan đến việc nhập xuất nguyên vật liệu có thể không được

cập nhật kịp thời hoặc không chính xác

- Thủ tục nhập xuất hoặc tiêu chuẩn kỹ thuật không phù hợp

- Phiếu yêu cầu có thể bị thất lạc

- Nguyên vật liệu không có phiếu yêu cầu vẫn được giao

Hoạt động kiểm soát

- So sánh vật liệu nhận được (số lượng) với đơn đặt mua hàng Không nhận các vật liệu không có trong đơn đặt hàng

- Lưu danh sách vật liệu đạt tiêu chuẩn kỹ thuật mà đã được sử dụng để kiểm tra hàng hóa

- Giám sát các vấn đề sản xuất liên quan đến chất lượng vật liệu

- Yêu cầu chứng từ luân chuyển vật liệu phải được chuyển từ phòng thu mua đến các bộ phận liên quan

- Chứng từ nhận hàng phải được đánh số và kiểm tra các chứng từ bị thất lạc

- Thực hiện việc kiểm đếm định kỳ và ghi nhận sự chênh lệch, kiểm tra sự chênh lệch phát sinh

- Lưu giữ hàng hóa thực nhận vượt sổ sách, tách riêng và ghi sổ số lượng hàng vượt

- Kiểm tra định kỳ các đơn đặt mua

- Kiểm tra định kỳ thông tin của nhà cung cấp, hàng tồn kho và đơn đặt hàng

- Đảm bảo rằng chứng từ nhập xuất hàng tồn kho hoặc chứng từ của nhân viên kiểm định đã được nhận đầy đủ

- Nguyên vật liệu chỉ được luân chuyển cho sản xuất khi nó phù hợp tiêu chuẩn kỹ thuật

- Đánh số các phiếu yêu cầu nguyên vật liệu và kiểm tra xem nguyên vật liệu nhận được có phù hợp với phiếu yêu cầu hay không?

29

II.1.5 Thanh tóan

Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động và liên quan đến báo cáo tài chính

- Lựa chọn những nhà cung cấp đáp ứng được nhu cầu của doanh nghiệp

- Xác định các khoản chiết khấu

- Ghi nhận chính xác hàng mua trả lại hoặc giảm giá hàng mua

- Đảm bảo các khoản phải trả được ghi nhận đầy đủ và chính xác

Rủi ro có thể xảy ra

- Nhà cung cấp không được sàng lọc, chẳng hạn như định kỳ đánh giá lại khả năng của những nhà cung cấp hiện tại nhằm đáp ứng về: Tiêu chuẩn về kỹ thuật, yêu cầu về số lượng, giá cả, thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm,

- Chứng từ nhận hàng có thể bị thất lạc hoặc không đúng hạn

- Nhập dữ liệu không chính xác: cập nhật không đầy đủ đối với hàng hóa bị trả lại

- Ghi nhận các khoản nợ không phù hợp

Hoạt động kiểm soát

- Điều tra và cập nhật định kỳ các thông tin về khả năng nhà cung cấp liên quan đến chất lượng sản xuất, giá cả (bao gồm chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh toán và thời hạn thanh toán), sự thỏa mãn của khách hàng trước đây và hiện tại, điều kiện tài chính, sự ổn định trong quản lý, hạn chế về pháp lý về việc cung cấp nguyên vật liệu

- Cập nhật định kỳ các thông tin nhà cung cấp về các điều kiện của hợp đồng như: thời gian giao hàng, dịch vụ đi kèm

- Giám sát chất lượng nguyên vật liệu dùng trong sản xuất

- Giám sát thường xuyên hàng mua trả lại

- Điều chỉnh công nợ phải trả sau khi đối chiếu với nhà cung cấp, kiểm tra sổ cái nợ phải trả cùng với các nghiệp vụ mua hàng và thanh toán tiền

- Giải quyết chênh lệch khoản phải trả giữa sổ sách và thực tế

II.2 CHU TRÌNH BÁN HÀNG - THU TIỀN

II.2.1 Bán hàng và marketing

II.2.1.1 Quản lý hoạt động marketing

Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động

- Xây dựng chiến lược marketing với các yếu tố sau: khả năng cạnh tranh, quy định của pháp luật, môi trường kinh doanh và các yếu tố khác có thể ảnh hưởng đến hoạt động marketing của doanh nghiệp và những thay đổi tiềm tàng của các yếu tố này

- Xác định khách hàng tiềm năng và hiện hữu, phát triển chiến lược marketing

- Duy trì hệ thống phân phối cho khách hàng đúng lúc, trên cơ sở chi phí phân phối thấp nhất

- Thông tin trên thị trường về quy trình sản xuất sản phẩm mới, nhà sản xuất

Rủi ro có thể xảy ra

- Thông tin liên quan đến các yếu tố mà có thể ảnh hưởng đến chiến lược marketing của công ty không phù hợp

31

- Thông tin liên quan đến giá cả, sản phẩm, những khách hàng tiềm năng hoặc thực tế, quảng cáo và khuyến mãi không có sẵn, kịp thời và chính xác

- Hệ thống phân phối yếu kém

- Thiếu thông tin chính xác về sản phẩm cạnh tranh, sản phẩm tiềm năng

Hoạt động kiểm soát

- Duy trì kinh nghiệm marketing trong lĩnh vực của doanh nghiệp

- Giám sát những hoạt động liên quan đến pháp lý mà có thể ảnh hưởng đến hoạt động của doanh nghiệp

- Nghiên cứu thị trường, giám sát và phân tích kinh tế, khách hàng và xu hướng của ngành, sự tồn tại của sản phẩm cạnh tranh, sự phát triển của các sản phẩm và xác định thị phần, tìm hiểu sự đổi mới kỹ thuật của đối thủ cạnh tranh, sự chấp nhận hoặc ưu đãi khách hàng đối với sự đổi mới này

- Đánh giá chính sách giá cả, so sánh giá cả và sản phẩm với đối thủ cạnh tranh

- Đánh giá hiệu quả của chiến lược quảng cáo và khuyến mãi

- Thông tin về năng lực sản xuất, làm nổi bật hoặc giới thiệu sản phẩm mới được sản xuất bằng công nghệ tiên tiến

- Xác định và đánh giá việc sắp xếp các nhà phân phối

- Thông tin cho các nhà phân phối về khách hàng để việc giao hàng được đảm bảo kịp thời

II.2.1.2 Quản lý hoạt động bán hàng

Mục tiêu: Các mục tiêu đơn thuần về hoạt động

- Thực hiện chiến lược marketing

- Thiết lập mục tiêu bán hàng

- Thông báo các đơn đặt hàng cho bộ phận sản xuất kịp thời