I. 2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THAØNH HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
I.2.4Thơng tin và truyền thơng
Thơng tin phải được xác định và truyền đạt đến tồn thể nhân viên dưới mọi hình thức và mọi lúc để mọi nhân viên thực hiện nhiệm vụ của mình. Hệ thống thơng tin thiết lập các báo cáo hoạt động, tài chính và tuân thủ. Hệ thống thơng tin khơng chỉ bao gồm thơng tin trong doanh nghiệp mà cịn bao gồm thơng tin về các sự kiện, hoạt dộng và các điều kiện bên ngồi mà ảnh hưởng đến các quyết định kinh doanh của doanh nghiệp. Khi nhận được lệnh từ nhà quản lý thì nhân viên phải thực hiện nhiệm vụ một cách nghiêm túc. Họ phải hiểu được nhiệm vụ của mình trong hệ thống KSNB, cũng như hoạt động của họ cĩ liên quan đến người khác. Ngược lại, họ cũng phải hiểu được việc truyền đạt các thơng tin quan trọng đến mọi người .
I.2.4.1 Thơng tin
Thơng tin cần thiết cho mọi cấp trong doanh nghiệp để sản xuất kinh doanh và đạt được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ. Mọi thơng tin được sử dụng trong doanh nghiệp cĩ mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Ví dụ, thơng tin tài chính khơng chỉ thể hiện trên báo cáo tài chính để phổ biến ra
17
cơng chúng mà cịn giữ một vai trị trong việc ra các quyết định kinh doanh, lập ngân sách …
Thơng tin được thu thập, xử lý và báo cáo bởi hệ thống thơng tin. Hệ thống thơng tin được sử dụng để xử lý các dữ liệu liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, như mua hàng và bán hàng và các hoạt động nội bộ như dữ liệu về quá trình sản xuất, hàng hĩa, dịch vụ, thị trường, …
Thơng tin cĩ thể chính thức hoặc khơng chính thức. Ví dụ, qua đàm phán với khách hàng, nhà cung cấp hoặc nhân viên, nhà quản lý cĩ thể nhận ra những rủi ro hoặc cơ hội cho hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp.
Chất lượng thơng tin ảnh hưởng đến khả năng ra quyết định của nhà quản lý và kiểm sốt hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Chất lượng thơng tin chỉ ra sự đầy đủ các dữ liệu thích hợp trong báo cáo. Chất lượng thơng tin bao gồm: thích hợp, được cung cấp kịp thời, hiện hữu, chính xác và cĩ thể tiếp cận được
Đánh giá thơng tin
- Mức độ thu thập thơng tin bên trong và bên ngồi doanh nghiệp, sau đĩ cung cấp cho người quản lý những báo cáo cần thiết về kết quả hoạt động liên quan đến các mục tiêu đề ra của doanh nghiệp.
- Cung cấp thơng tin đầy đủ, thích hợp, kịp thời đến người cĩ trách nhiệm để thực hiện nhiệm vụ một cách hiệu quả.
- Việc cải tiến và phát triển hệ thống thơng tin cĩ dựa trên chiến lược liên quan đến tồn bộ chiến lược của doanh nghiệp và đáp ứng các mục tiêu tồn doanh nghiệp và mục tiêu bộ phận.
- Sự hỗ trợ của nhà quản lý cho sự phát triển hệ thống thơng tin bằng các nguồn lực thích hợp, bao gồm nhân lực và tài chính.
18
I.2.4.2 Truyền thơng
Truyền thơng là thuộc tính vốn cĩ của hệ thống thơng tin. Truyền thơng là việc cung cấp thơng tin thích hợp trong đơn vị để mọi người thực hiện nhiệm vụ của họ về hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.