I. 2 CÁC BỘ PHẬN CẤU THAØNH HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ
I.2.5Giám sát
Hệ thống kiểm sốt nội bộ cần phải được giám sát, đĩ là một quá trình đánh giá hiệu quả họat động của hệ thống. Do vậy, để đánh giá hiệu quả của hệ thống, cần phải giám sát tồn bộ quá trình hoạt động của doanh nghiệp, cần phân biệt giám sát với việc đánh giá. Giám sát bao gồm những quy định và hoạt động giám sát của nhà quản lý, các hành động của nhân viên khi thực hiện nhiệm vụ của mình. Phạm vi và hiệu quả của việc giám sát định kỳ tùy thuộc vào việc đánh giá các rủi ro và hiệu quả của thủ tục giám sát thường xuyên.
Giám sát đảm bảo rằng KSNB hoạt động hiệu quả. Quá trình giám sát được thực hiện bởi những người cĩ trách nhiệm nhằm đánh giá việc thiết lập và thực hiện các thủ tục kiểm sốt.
Giám sát được thực hiện theo hai cách: Giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ. Khi giám sát thường xuyên đạt hiệu quả thì giám sát định kỳ giảm xuống. Kết quả của giám sát định kỳ rất cần thiết đối với nhà quản lý để đảm bảo tính hiệu quả của hệ thống KSNB và lúc đĩ nhà quản lý cĩ những điều chỉnh kịp thời. Trước khi ra quyết định điều chỉnh, nhà quản lý cần phải xem xét bản chất và mức độ của sự điều chỉnh và rủi ro khi điều chỉnh, khả năng và kinh nghiệm của những người thực hiện kiểm sốt, cũng như kết quả của việc giám sát thường xuyên. Thơng thường, khi cĩ sự kết hợp giữa giám sát thường xuyên và giám sát định kỳ sẽ luơn đảm bảo được tính hiệu quả của hệ thống KSNB.
19
I.2.5.1 Giám sát thường xuyên
Hoạt động giám sát tính hiệu quả của KSNB diễn ra ngay trong quá trình hoạt động của doanh nghiệp. Hoạt động giám sát bao gồm các quy định, hoạt động giám sát, sự so sánh, điều chỉnh và các hành động khác của nhà quản lý. Hoạt động giám sát thường xuyên tác động đến các khía cạnh quan trọng của các yếu tố trong kiểm sốt nội bộ.
Tiêu chí đánh giá gồm:
- Phạm vi của nhân viên thực hiện các hoạt động thường xuyên để đạt được các bằng chứng cho thấy hệ thống KSNB cĩ nên tiếp tục thực hiện chức năng nữa hay khơng.
- Phạm vi thơng tin từ bên ngồi tác động đến thơng tin nội bộ hoặc những các vấn đề khác.
- Định kỳ đối chiếu số liệu sổ sách với số liệu kiểm kê tài sản.
- Các đề xuất của kiểm tốn viên độc lập và kiểm tốn viên nội bộ để cải tiến KSNB.
- Phạm vi các buổi huấn luyện, hội thảo hoặc những hình thức gặp gỡ khác nhằm phản hồi các thơng tin cho người quản lý để hoạt động kiểm sốt hiệu quả hơn.
- Định kỳ báo cáo sự hiểu biết, tính tuân thủ các chuẩn mực đạo đức và việc thực hiện các hoạt động kiểm sốt thường xuyên của nhân viên.
- Hiệu quả của hoạt động kiểm tốn nội bộ.
I.2.5.2 Giám sát định kỳ
Trong khi thủ tục giám sát thường xuyên thường cung cấp những phản hồi quan trọng về tính hiệu quả của các yếu tố kiểm sốt thì giám sát định kỳ đưa ra đánh giá ban đầu về tính hiệu quả của hệ thống.
20
Phạm vi và tần suất giám sát
Phạm vi và tần suất giám sát KSNB thường xuyên thay đổi và phụ thuộc vào mức độ rủi ro và các hoạt động giám sát làm giảm rủi ro. Khả năng xảy ra rủi ro cao thì việc giám sát sẽ thực hiện thường xuyên hơn. Khi đánh giá hệ thống KSNB của doanh nghiệp, cần chú ý đánh giá trực tiếp trên các yếu tố của KSNB. Phạm vi giám sát cịn tùy thuộc vào 03 loại mục tiêu: hoạt động, báo cáo tài chính và tuân thủ.
Phương pháp đánh giá
Cĩ nhiều phương pháp và cơng cụ đánh giá, bao gồm: bảng liệt kê, bảng câu hỏi, biểu đồ. Ngồi ra, một số cơng ty sử dụng phương pháp so sánh hệ thống KSNB của doanh nghiệp với các doanh nghiệp khác cùng ngành và khác ngành để cĩ thể rút ra kinh nghiệm.
Lập và lưu trữ hồ sơ
Khi hoạt động giám sát khơng được lưu trữ điều đĩ khơng cĩ nghĩa là hệ thống KSNB khơng hiệu quả, mà cĩ nghĩa là hệ thống KSNB khơng được giám sát. Việc lưu trữ hồ sơ giúp cho hoạt động giám sát hiệu quả hơn. Bản chất và phạm vi của hồ sơ sẽ trở nên quan trọng nếu hồ sơ đĩ lưu trữ các báo cáo về hệ thống và đánh giá các bên liên quan.
Tiêu chí đánh giá:
- Phạm vi và tần suất của giám sát định kỳ đối với hệ thống KSNB. - Sự phù hợp của quy trình giám sát.
- Sự phù hợp và tính hợp lý của phương pháp đánh giá hệ thống. - Mức độ thích hợp của hồ sơ.
21
I.2.5.3 Báo cáo kết quả
Sự thiếu sĩt của hệ thống KSNB được minh chứng từ nhiều nguồn, bao gồm: thủ tục giám sát thường xuyên, giám sát định kỳ hệ thống KSNB và từ bên ngồi. Tiêu chí đánh giá:
- Kỹ thuật xác định những thiếu sĩt trong KSNB. - Sự phù hợp của báo cáo
- Sự phù hợp những hoạt động tiếp theo.