BẢNG CÂU HỎI
I.1 Mục đích và phương pháp
Lập bảng câu hỏi liên quan đến 2 chu trình: Mua hàng – Thanh tĩan (29 câu), Bán hàng – Thu tiền (30 câu) ở Bảng phụ lục 3 (Bảng khảo sát). Việc tiến hành khảo sát được thực hiện trên 20 doanh nghiệp, trong đĩ cĩ 16 doanh nghiệp đầu tư nước ngồi, 02 doanh nghiệp nhà nước và 02 cơng ty trách nhiệm hữu hạn. Việc chọn mẫu được tiến hành ngẫu nhiên, tập trung vào các doanh nghiệp đầu tư nước ngồi do các doanh nghiệp đầu tư nước ngồi cĩ thể áp dụng mơ hình KSNB của cơng ty mẹ tại Việt Nam.
Bảng khảo sát được thực hiện tại các doanh nghiệp mà tơi thực hiện kiểm tốn. Đối tượng khảo sát là người cĩ chức vụ quan trọng tại Cơng ty như Giám đốc tài chính, Kế tốn trưởng, …và các phịng ban khác trong cơng ty. (Phụ lục 4) Qua bảng khảo sát, người viết hy vọng cĩ thể đưa ra một số đánh giá hệ thống KSNB của các doanh nghiệp ở Việt Nam.
35
I.2 Kết quả khảo sát
I.2.1 Chu trình mua hàng
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Cĩ lập đơn đặt hàng? Đơn đặt hàng cĩ được
đánh số khơng? Cĩ được xét duyệt đầy đủ? 12/16 2/2 2/2 16/20 2. Việc mua NVL, dịch vụ dựa trên giá cả đấu
thầu? 9/16 2/2 2/2 13/20
3. Kiểm tra hàng hĩa nhập kho với đơn đặt hàng? 12/16 2/2 2/2 16/20 4. Các dữ liệu trên hĩa đơn cĩ được kiểm sốt? 14/16 2/2 2/2 18/20
Bảng khảo sát cho thấy hầu hết các doanh nghiệp khi mua hàng đều cĩ đơn đặt hàng. Tuy nhiên, việc mua hàng khơng được tổ chức đầu thấu nhằm tìm kiếm nhà cung cấp với giá tối ưu nhất vì họ cho rằng việc đấu thầu chỉ làm mất thời gian và trong thời đại cơng nghệ internet thì khơng cần đấu thầu mà chỉ cần tìm kiếm qua mạng internet cĩ thể chọn được nhà cung cấp. Như được trình bày ở mục II – chương I cho thấy, việc lựa chọn nhà cung cấp rất quan trọng vì giá cả hợp lý, chất lượng bảo đảm và luơn cĩ khả năng đáp ứng yêu cầu của khách hàng. Ngồi ra, khi lựa chọn được nhà cung cấp lâu dài chắc chắn doanh nghiệp sẽ hưởng được nhiều ưu đãi hơn, như là chiết khấu bán hàng, chiết khấu thanh tốn, giá bán ưu đãi, … Việc khơng quan tâm lựa chọn nhà cung cấp sẽ gây cho doanh nghiệp những tổn thất khác như chất lượng NVL khơng phù hợp với đơn đặt hàng cĩ thể dẫn đến sản xuất sẽ khĩ khăn, NVL khơng đáp ứng kịp nhu cầu sản xuất, giao hàng khơng đúng số lượng, chất lượng, thời hạn, …
I.2.2 Chu trình thanh tốn
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Đối chiếu các dữ liệu trên hĩa đơn: khối lượng, 11/16 2/2 2/2 15/20
36
chất lượng, thời hạn giao hàng với đơn đặt hàng? 2. Chiết khấu thanh tốn hay chiết khấu mua hàng
cĩ xảy ra? 14/16 2/2 2/2 18/20
3. Các khoản ứng trước cĩ được kiểm sốt và cấn
trừ khi thanh tốn? 13/16 2/2 2/2 17/20
4. Hàng mua trả lại cĩ được kiểm sốt? 10/16 2/2 2/2 14/20
5. Đối chiếu thư xác nhận số dư khoản phải trả
với số dư phải trả trên sổ kế tốn? 8/16 2/2 1/2 11/20
Bảng khảo sát cho thấy, các khoản mua hàng cĩ hưởng chiết khấu và được ghi nhận đầy đủ. Hầu hết các doanh nghiệp khơng tiến hành đối chiếu cơng nợ thường xuyên nên bảng đối chiếu cơng nợ khơng phù hợp với số dư trên sổ sách. Điều đĩ chứng tỏ sổ sách khơng được ghi nhận chính xác, kịp thời hoặc thơng tin mua hàng bị thất lạc, …
I.2.3 Chu trình bán hàng
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Khách hàng mua hàng phải cĩ đơn đặt hàng? 12/16 2/2 2/2 16/20 2. Tất cả các đơn đặt hàng phải được bộ phận bán
hàng xem xét và đối chiếu với hạn mức tín dụng? 7/16 2/2 0/2 9/20 3. Tất cả các đơn đặt hàng đều được đánh số và
thống kê và thơng báo lượng hàng đặt cho bộ phận sản xuất?
12/16 2/2 2/2 16/20
4. Giá cả hàng hĩa do cấp cĩ thẩm quyền phê
duyệt? 12/16 2/2 2/2 18/20
Bảng khảo sát cho thấy số doanh nghiệp bị lạm dụng tài sản rất lớn. Các doanh nghiệp đã ít chú ý đến số dư nợ cho phép đối với mỗi khách hàng, điều này rủi ro rất lớn trong việc thu hồi nợ và khả năng xoay vịng vốn chậm.
37
I.2.4 Chu trình thu tiền
Câu hỏi Số doanh nghiệp trả lời cĩ
DN ĐTNN DNNN Cty TNHH Tổng số 1. Doanh thu hàng ngày được cộng lại, được ghi
sổ và đối chiếu với tổng số tiền thu được? 10/16 1/2 2/2 13/20 2. Hàng hĩa bị trả lại sẽ cĩ thơng báo cùng với
phiếu nhận hàng? 15/16 2/2 2/2 19/20
3. Tiền hàng thu hàng ngày đều được báo cáo và
phê duyệt của trưởng bộ phận? 8/16 1/2 1/2 10/20
Qua bảng khảo sát ta thấy, việc kiểm tra thu tiền hàng ngày khơng được kiểm sốt chặt chẽ, cụ thể là hầu hết các doanh nghiệp khơng lập báo cáo thu tiền hàng ngày (10/20). Tiền là tài sản cĩ rủi ro tiềm tàng cao nhất, việc kiểm sốt tiền khơng chặt chẽ rất dễ dẫn đến thất thốt.
I.3 Nhận xét
Hầu hết các doanh nghiệp vừa và nhỏ (dưới 5.000.000 USD) tại Việt Nam khơng xây dựng hệ thống kiểm sốt nội bộ do hạn chế về mặt tài chính và nhân sự (thí dụ như các doanh nghiệp nhỏ thường ít nhân viên nên việc áp dụng nguyên tắc bất kiêm nhiệm sẽ rất khĩ khăn) hoặc cĩ xây dựng hệ thống KSNB nhưng việc thực hiện khơng nhất quán theo chính sách đã đề ra, đặc biệt là yếu tố truyền thơng và giám sát rất yếu. Đối với các doanh nghiệp cĩ quy mơ lớn (trên 5.000.000 USD) đều cố gắng xây dựng một hệ thống kiểm sốt nội bộ cĩ hiệu quả và hiệu lực cao. Tuy nhiên, hệ thống KSNB tại các doanh nghiệp này là sản phẩm được đem từ nước ngồi vào nên khi áp dụng tại Việt Nam vẫn tồn tại những hạn chế nhất định: triết lý quản lý và phong cách điều hành chưa phù hợp với mơi trường văn hĩa tại Việt Nam, mơi trường cạnh tranh trong Cơng ty rất cao, điều này gây áp lực cho nhân viên của Cơng ty và mối quan hệ giữa con người và con người rất hạn chế nên việc truyền thơng sẽ gặp nhiều khĩ khăn.
38
II. KHẢO SÁT VAØ ĐÁNH GIÁ KIỂM SỐT NỘI BỘ THỰC TRẠNG
THƠNG QUA TÌM HIỂU CHU TRÌNH II.1 Mục đích và phương pháp khảo sát
Sau khi tìm hiểu sơ bộ hệ thống KSNB của các doanh nghiệp khảo sát trên, tơi chọn 2 doanh nghiệp cĩ vốn đầu tư nước ngịai cĩ quy mơ vốn dưới 5.000.000 USD và trên 10.000.000 USD.
Tìm hiểu rõ hai chu trình chủ yếu: Mua hàng – Thanh tĩan và Bán hàng – Thu tiền tại hai doanh nghiệp này.
Thơng qua kết quả khảo sát, đánh giá những ưu và khuyết điểm của hệ thống KSNB của các doanh nghiệp, từ đĩ đưa ra những ưu điểm và hạn chế của hệ thống KSNB và giải pháp hồn thiện hệ thống KSNB.
II.2 Kết quả khảo sát II.2.1 Cơng ty TNHH ABC
Cơng ty ABC là một Cơng ty sản xuất chế biến thức ăn gia súc chiếm thị phần khá lớn trên thị trường Việt Nam. Cơng ty cĩ vốn đầu tư nước ngồi trên 10.000.000 USD, hoạt động từ năm 1996. Cơng ty cĩ hệ thống đại lý trên tồn quốc và các chi nhánh tiêu thụ rải rác từ miền Đơng sang miền Tây và các tỉnh miền Trung. Nhà máy chính của Cơng ty đặt tại tỉnh Đồng Nai.
39
Đánh giá tổng thể
Mua nguyên vật liệu
Cơng ty TNHH ABC rất quan tâm đến việc thu mua nguyên liệu và hoạt động bán hàng do nguyên liệu trong nước khơng đủ cung ứng và chất lượng thấp nên khơng đáp ứng yêu cầu sản xuất, mà cơng ty phải nhập nguyên liệu từ nước ngồi. Kế hoạch thu mua và dự trữ nguyên liệu được cơng ty phổ biến đầy đủ và rõ ràng cho bộ phận thu mua, cũng như kế hoạch doanh thu được Cơng ty thiết lập từ rất sớm để bộ phận kinh doanh xây dựng phương hướng nhằm đạt được mục tiêu đề ra.
Tiêu thụ
Lượng khách hàng của Cơng ty ABC rất lớn và dàn trải rộng khắp nước, nên việc thu tiền gặp khĩ khăn và rủi ro. Cụ thể là nhân viên thu tiền do ở xa nên ít cĩ sự hỗ trợ của cơng ty hoặc nhân viên thu tiền khơng nộp tiền cho cơng ty. Ngịai ra, khách hàng chủ yếu là các đại lý và nơng dân nên việc kinh doanh
Hội đồng quản trị
Tổng giám đốc
Giám đốc
tài chính Giám đốc thu mua Giám đốc sản xuất Giám đốc nhân sự kinh doanh Giám đốc
Kế tốn trưởng Trưởng phịng thu mua Trưởng phịng thí nghiệm Trưởng phịng cân Bộ phận quản lý kho NVL Giám đốc phụ trách vùng 1 Giám đốc phụ trách vùng …
40
của những người này chủ yếu là bộc phát và theo phong trào, điều này gây rất nhiều khĩ khăn cho Cơng ty. Nguồn vốn kinh doanh của Cơng ty là nguồn vốn vay từ cơng ty mẹ. Nhà cung cấp nguyên vật liệu chủ yếu của cơng ty cũng là cơng ty mẹ nên việc đối chiếu giá cả rất khĩ khăn cũng như việc thanh tốn cơng nợ phức tạp.
Kiểm sốt rủi ro khi mơi trường kinh doanh thay đổi
Mơi trường kinh doanh khơng ngừng được cải thiện theo hướng ngày càng thơng thống hơn về cả mọi lĩnh vực như mơi trường kinh tế, cơng nghệ thơng tin, luật pháp … Sự thay đổi này quả là khĩ khăn nhiều cho các nhà đầu tư nước ngồi. Để đối phĩ với rủi ro cĩ thể xảy ra do thay đổi mơi trường kinh doanh, cơng ty ABC đã cĩ một số biện pháp nhằm hạn chế rủi ro như sau:
- Tạo cho nhân viên nắm bắt những thay đổi về luật pháp tại Việt Nam bằng cách tham dự các buổi hội thảo, tập huấn của cơng ty kiểm tốn , cơ quan thuế hoặc những tổ chức khác. Hàng tháng, cơng ty đều yêu cầu nhân viên bộ phận kế tốn ở khắp nơi tập trung về văn phịng chính để cập nhật các thơng tư, văn bản về thuế, kế tốn tài chính. Cơng ty luơn phổ biến những nội quy, quy trình mới đến nhân viên của các bộ phận cĩ liên quan.
- Cơng ty cĩ phịng kỹ thuật tin học riêng để luơn cĩ mặt một khi xảy ra sự cố về tin học. Khi cĩ thay đổi về chính sách kế tốn tài chính, thay đổi cơng nghệ sản xuất phịng tin học nhanh chĩng cập nhật tạo điều kiện cho các bộ phận liên quan đạt được mục tiêu đề ra.
Đánh giá KSNB trong các chu trình
Hoạt động chủ yếu của Cơng ty ABC chủ yếu là mua hàng – thanh tốn và bán hàng – thu tiền. Kết quả khảo sát của hai chu trình này được trình bày ở phần phụ lục 1, dưới đây là những đánh giá được rút ra từ kết quả khảo sát.
41
♦ Hoạt động mua hàng
Hoạt động mua hàng được mơ tả ở Phụ lục 1, giữ một vai trị khá quan trọng trong hoạt động kinh doanh của Cơng ty ABC do tổng giá trị mua hàng trong năm 2004 là 195.000.000 USD so với tổng tài sản ngày 31/12/2004 là 127.000.000 USD.
Chọn lựa nhà cung cấp
Nhà cung cấp trong nước: nguyên liệu chủ yếu là nơng phẩm nên Cơng ty
thu mua trực tiếp từ nơng dân hoặc đầu cho nơng dân trồng nguyên liệu và Cơng ty bao tiêu sản phẩm. Điều này cĩ rất nhiều rủi ro: chất lượng nơng phẩm khơng đạt chất lượng theo yêu cầu Cơng ty, nhu cầu nguyên liệu rất lớn nhưng thu mua nơng phẩm rất nhỏ nhặt nên Cơng ty mất nhiều sức lực và thời gian trong việc thu mua nơng phẩm. Ngồi ra, nhận thức của nơng dân kém nên đơi khi cĩ những nơng dân khơng tuân thủ hợp đồng đã ký kết với Cơng ty: nơng dân khơng bán nơng phẩm cho cơng ty mà bán cho đối thủ cạnh tranh của Cơng ty hoặc nơng dân địi tăng giá mặc dù đã cĩ thỏa thuận mua bán trước đĩ. Thu mua nơng phẩm của nơng dân Cơng ty phải thanh tốn tiền ngay nên nhu cầu vốn lưu động của Cơng ty rất lớn, bắt buộc Cơng ty phải vay từ Cơng ty mẹ để bổ sung vốn kinh doanh, điều này dẫn đến chi phí kinh doanh tăng. Chính vì việc thu mua nơng phẩm trong nước khơng được thuận lợi nên Cơng ty nhập khẩu nơng phẩm từ Cơng ty mẹ.
Nhà cung cấp là cơng ty mẹ: nơng phẩm đạt được chất lượng theo yêu cầu kỹ thuật của Cơng ty, thời gian giao hàng đúng hẹn nên cơng ty cĩ thể chủ động nhu cầu nguyên vật liệu cũng như việc tồn trữ nguyên vật liệu thích hợp cho sản xuất. Ngồi ra, mua hàng của Cơng ty mẹ, Cơng ty ABC khơng phải trả tiền ngay nên ít bị áp lực vốn lưu động. Tuy nhiên, việc mua nguyên liệu cũng gặp
42
nhiều khĩ khăn trong việc đối chiếu cơng nợ, Cơng ty khơng kiểm sốt được giá cả thu mua, điều này ảnh hưởng rất lớn đến mơi trường kiểm sốt của Cơng ty.
Mua hàng
Cơng ty tổ chức mạng lưới thu mua nơng phẩm của nơng dân, ngồi ra Cơng ty cịn nhập khẩu từ cơng ty mẹ. Điều này giúp Cơng ty chủ động trong nguồn nguyên liệu cho sản xuất. Quy trình thu mua và nhập kho nguyên liệu của Cơng ty tổ chức khá chặt chẽ (xem phụ lục 1), tuy nhiên chất lượng nguyên liệu nhập kho và giá nhập kho nguyên liệu phụ thuộc rất lớn vào Biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm của Phịng thí nghiệm mà khơng cĩ sự kiểm tra của Giám đốc sản xuất.
Nhận hàng
Cơng ty tổ chức quy trình nhận hàng khá chặt chẽ, kiểm sốt được lượng hàng thực nhập (xem phụ lục 1).
Kết luận
♦ Hoạt động thanh tốn
: KSNB đối với quy trình mua hàng ở cơng ty TNHH ABC khá tốt nhưng số lượng nhân viên khá ít so với lượng cơng việc phải hồn thành. Ngồi ra, năng lực nhân viên khơng đủ để đảm bảo hịan tất tốt cơng việc được giao.
Như được trình bày ở mục mua hàng, Cơng ty mua hàng trong nước của nơng dân và nhập khẩu từ Cơng ty mẹ. Việc thanh tốn cho nơng dân được thực hiện ngay bằng tiền mặt khi nhận nơng phẩm, điều này làm cho việc kiểm sốt tiền khĩ khăn. Ngồi ra, mua hàng trong nước khơng đảm bảo được tiêu chuẩn về mặt kỹ thuật và số lượng để đáp ứng cho sản xuất. Việc thanh tốn cho cơng mẹ thì an tồn hơn vì thanh tốn qua ngân hàng nhưng khi đối chiếu cơng nợ thì khá khĩ khăn do cơng nợ với cơng ty mẹ khơng chỉ là tiền hàng nhập khẩu mà cịn khoản tiền hàng xuất khẩu sang nước khác theo chỉ định của Cơng ty mẹ, phí cung ứng dịch vụ tư vấn, …
43
Kết luận
♦ Họat động bán hàng và marketing
: KSNB đối với quy trình thanh tốn ở cơng ty TNHH ABC khá tốt nhưng việc thanh tốn tiền mặt cho nơng dân khá mạo hiểm do lượng tiền thanh tốn lớn và nhân viên thu mua cĩ thể biển thủ khi nắm giữ tiền mặt lớn.
Cơng ty cĩ hệ thống bán hàng khá rộng rãi, trải dài từ miền Bắc tới miền Nam, miền Tây. Sản phẩm của cơng ty chiếm 40% thị phần cả nước. Tuy nhiên, ngày càng xuất hiện nhiều đối thủ cạnh tranh, cơng ty chưa cĩ chiến lược kinh doanh mới, chưa cĩ sản phẩm mới với chất lượng cao giá cả thấp để cạnh tranh với các đối thủ nên thị phần của cơng ty đã bị thu hẹp lại, hiện nay thị phần của cơng ty chiếm chưa tới 30% thị phần cả nước.