KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

KỸ THUẬT SOẠN THẢO CÁC VĂN BẢN QUẢN LÝ TẠI HỌC VIỆN TÀI CHÍNH 3.1 Kỹ thuật trình bày văn quản lý Học viện Tài 3.1.1 Khổ giấy, kiểu trình bày, định lề trang văn Khổ giấy Văn quản lý Học viện văn hành trình bày giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm) Các loại văn giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, phiếu đăng ký làm thêm trình bày giấy khổ A5 (148 mm x 210 mm) giấy mẫu in sẵn Kiểu trình bày Văn quy định Học viện trình bày theo chiều dài trang giấy khổ A4 (định hướng in theo chiều dài) Trường hợp nội dung văn có bảng, biểu khơng làm thành phụ lục riêng văn trình bày theo chiều rộng trang giấy (định hướng in theo chiều rộng) Định lề trang văn - Trang mặt trước: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 30-35 mm; Lề phải: cách mép phải từ 15-20 mm - Trang mặt sau: Lề trên: cách mép từ 20-25 mm; Lề dưới: cách mép từ 20-25 mm; Lề trái: cách mép trái từ 15-20 mm; Lề phải: cách mép phải từ 30-35 mm 3.2.2 Kỹ thuật trình bày thành phần thể thức văn Quốc hiệu a Thể thức Quốc hiệu ghi văn bao gồm dịng chữ: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” b Kỹ thuật trình bày Quốc hiệu trình bày số đầu trang, phía trên, bên phải văn bản; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang Dòng thứ nhất: “CỘNG HỊA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM” trình bày chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng, đậm; Dòng thứ hai: “Độc lập - Tự - Hạnh phúc” trình bày chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14 (nếu dịng thứ cỡ chữ 12, dịng thứ hai cỡ chữ 13; dòng thứ cỡ chữ 13, dịng thứ hai cỡ chữ 14), kiểu chữ đứng, đậm; đặt canh dòng thứ nhất; chữ đầu cụm từ viết hoa, cụm từ có gạch nối, có cách chữ; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài độ dài dòng chữ; sử dụng lệnh Draw, cụ thể: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hai dòng chữ trình bày cách dịng đơn Các văn đơn vị ban hành lưu hành nội Học viện không cần phải ghi Quốc hiệu Tên quan, đơn vị ban hành văn a Thể thức Tên quan, đơn vị ban hành văn bao gồm văn Học viện ban hành văn đơn vị ban hành lưu hành nội Học viện - Các văn Học viện ban hành gồm tên Học viện Tài tên Bộ chủ quản trực tiếp cấp Bộ Tài BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Các văn đơn vị soạn thảo ban hành lưu hành nội Học viện gồm tên đơn vị tên đơn vị chủ quản cấp trực tiếp Học viện Tài Tên đơn vị thuộc Học viện ban hành văn phải ghi đầy đủ theo tên gọi thức theo Quy chế tổ chức hoạt động Học viện Tài Ban hành kèm theo Quyết định số 1296/QĐ-BTC ngày 04 tháng năm 2010 Bộ trưởng Bộ Tài Ví dụ: HỌC VIỆN TÀI CHÍNH BAN QUẢN LÝ KHOA HỌC b Kỹ thuật trình bày Tên quan, đơn vị ban hành văn bản: - Các văn Học viện ban hành trình bày ô số 2; chiếm khoảng 1/2 trang giấy theo chiều ngang, phía trên, bên trái gồm: tên chủ quản trực tiếp (Bộ Tài chính) trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng - Các văn đơn vị ban hành lưu hành nội Học viện gồm tên đơn vị ban hành văn trình bày chữ in hoa, cỡ chữ cỡ chữ Quốc hiệu, kiểu chữ đứng, đậm, đặt canh tên Học viện Tài chính; phía có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dòng chữ Trường hợp đơn vị dài trình bày thành nhiều dịng, ví dụ: HỌC VIỆN TÀI CHÍNH BAN CƠNG TÁC CHÍNH TRỊ VÀ SINH VIÊN HỌC VIỆN TÀI CHÍNH TRUNG TÂM BỒI DƯỠNG VÀ TƯ VẤN TÀI CHÍNH - KẾ TOÁN Số, ký hiệu văn a Thể thức Số, ký hiệu văn quy định Học viện Tài - Số văn quy định Học viện bao gồm số thứ tự đăng ký đánh theo loại văn Học viện ban hành năm Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; - Ký hiệu văn quy định bao gồm chữ viết tắt tên loại văn theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo (Phụ lục I) chữ viết tắt tên đơn vị ban hành văn b Kỹ thuật soạn thảo - Số văn quy định Học viện bao gồm số thứ tự đăng ký đánh theo loại văn Học viện ban hành năm gồm số định số văn khác - Ký hiệu văn Học viện ban hành bao gồm chữ viết tắt tên văn (theo Phụ lục I), gạch nối đơn không cách, chữ viết tắt đơn vị soạn thảo chủ trì soạn thảo (đối với cơng văn, tờ trình) Số, ký hiệu văn trình bày ô số 3, đặt canh tên quan, tổ chức ban hành văn Ví dụ: - Số: 01/QĐ-HVTC (Quyết định Giám đốc Học viện Tài chính) - Số: 02/HVTC-QLĐT (Cơng văn Học viện Ban quản lý đào tạo soạn thảo) - Số: 23/BC-HVTC (Báo cáo Giám đốc Học viện Tài chính) Trường hợp Hội đồng tư vấn Học viện sử dụng dấu quan để ban hành văn Hội đồng ghi “cơ quan” ban hành văn phải lấy số Hội đồng Ví dụ: Tờ trình số 05 Hội đồng Thi đua khen thưởng Học viện Tài HỌC VIỆN TÀI CHÍNH HỘI ĐỒNG THI ĐUA KHEN THƯỞNG Số: 05/TTr-HĐTĐKT Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn a Thể thức Địa danh ghi văn trụ sở Học viện Tài Ngày, tháng, năm ban hành văn hành ngày, tháng, năm văn ký ban hành Ngày, tháng, năm ban hành văn phải viết đầy đủ ngày tháng năm …; số ngày, tháng, năm dùng chữ số Ả-rập; số ngày nhỏ 10 tháng 1, phải ghi thêm số trước b Kỹ thuật trình bày Địa danh ghi: Hà Nội Ngày, tháng, năm ghi theo ngày, tháng năm ban hành văn Ví dụ: Hà Nội, ngày 01 tháng năm 2011 Hà Nội, ngày 15 tháng 02 năm 2011 Địa danh ngày, tháng, năm ban hành văn trình bày dòng với số, ký hiệu văn bản, ô số 4, chữ in thường, cỡ chữ từ 13 đến 14, kiểu chữ nghiêng; chữ đầu địa danh phải viết hoa; sau địa danh có dấu phẩy; địa danh ngày, tháng, năm đặt canh Quốc hiệu, ví dụ: CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập - Tự - Hạnh phúc Hà Nội, ngày 15 tháng 01 năm 2012 5 Tên loại trích yếu nội dung văn a Thể thức Tên loại văn tên loại văn Học viện đơn vị thuộc Học viện ban hành Khi ban hành văn hành chính, phải ghi tên loại, trừ cơng văn Trích yếu nội dung văn câu ngắn gọn cụm từ, phản ánh khái quát nội dung chủ yếu văn b Kỹ thuật trình bày Tên loại trích yếu nội dung loại văn có ghi tên loại trình bày số 5a; tên loại văn (nghị quyết, định, kế hoạch, báo cáo, tờ trình loại văn khác) đặt canh chữ in hoa, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; trích yếu nội dung văn đặt canh giữa, tên loại văn bản, chữ in thường, cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, đậm; bên trích yếu có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài từ 1/3 đến 1/2 độ dài dòng chữ đặt cân đối so với dịng chữ, ví dụ: QUYẾT ĐỊNH Về việc bổ nhiệm viên chức giữ chức vụ lãnh đạo Trích yếu nội dung cơng văn trình bày số 5b, sau chữ “V/v” chữ in thường, cỡ chữ từ 12 đến 13, kiểu chữ đứng; đặt canh số ký hiệu văn bản, cách dòng pt với số ký hiệu văn bản, ví dụ: Số: 72/KH-HVTC V/v kế hoạch nghỉ Tết nguyên đán Nhâm Thìn 2012 Nội dung văn a) Nội dung văn Nội dung văn thành phần chủ yếu văn bản, đó, quy định đặt ra; vấn đề, việc trình bày Nội dung văn phải bảo đảm yêu cầu sau: - Phù hợp với hình thức văn sử dụng; - Phù hợp với đường lối, chủ trương, sách Đảng; phù hợp với quy định pháp luật; quy định Học viện; - Các quy định hay vấn đề, việc phải trình bày ngắn gọn, rõ ràng, xác; - Sử dụng ngơn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu; - Dùng từ ngữ phổ thông; không dùng từ ngữ địa phương từ ngữ nước ngồi khơng thực cần thiết Đối với thuật ngữ chuyên môn cần xác định rõ nội dung phải giải thích văn bản; - Không viết tắt từ, cụm từ không thông dụng Đối với từ, cụm từ sử dụng nhiều lần văn viết tắt chữ viết tắt lần đầu từ, cụm từ phải đặt ngoặc đơn sau từ, cụm từ đó; - Việc viết hoa thực theo quy tắc tả tiếng Việt (xem Phụ lục IV); - Khi viện dẫn lần đầu văn có liên quan, phải ghi đầy đủ tên loại, trích yếu nội dung văn bản; số, ký hiệu văn bản; ngày, tháng, năm ban hành văn tên quan, tổ chức ban hành văn (trừ trường hợp luật pháp lệnh); lần viện dẫn tiếp theo, ghi tên loại số, ký hiệu văn b) Bố cục văn Tuỳ theo thể loại nội dung, văn có phần pháp lý để ban hành, phần mở đầu bố cục theo phần, chương, mục, điều, khoản, điểm phân chia thành phần, mục từ lớn đến nhỏ theo trình tự định Có thể bố cục sau: - Quy chế: theo điều, khoản, điểm theo khoản, điểm; Văn hành bố cục sau: - Quyết định (cá biệt): theo điều, khoản, điểm; quy chế (quy định) ban hành kèm theo định: theo chương, mục, điều, khoản, điểm; - Các hình thức văn hành khác: theo phần, mục, khoản, điểm Chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền a) Việc ghi quyền hạn người ký thực sau: - Trường hợp ký thay mặt Hội đồng phải ghi chữ viết tắt “TM.” (thay mặt) vào trước tên tập thể Hội đồng - Trường hợp Phó Giám đốc ký thay Giám đốc Phó Trưởng đơn vị ký thay Trưởng đơn vị phải ghi chữ viết tắt “KT.” (ký thay) vào trước chức vụ người đứng đầu; - Trường hợp ký thừa lệnh phải ghi chữ viết tắt “TL.” (thừa lệnh) vào trước chức vụ người đứng đầu đơn vị; c) Chức vụ người ký Chức vụ ghi văn chức danh lãnh đạo thức người ký văn Học viện; ghi chức danh Chủ tịch, Phó Chủ tịch, Giám đốc, Phó Giám đốc, Trưởng Ban, Trưởng Khoa, Giám đốc Trung tâm, v.v , không ghi lại tên đơn vị, trừ văn liên tịch Chức vụ ghi văn tổ chức tư vấn Hội đồng Học viện đơn vị ban hành chức danh lãnh đạo người ký văn Hội đồng Đối với Hội đồng không phép sử dụng dấu Học viện ghi chức danh người ký văn Hội đồng Trường hợp Hội đồng phép sử dụng dấu Học viện ghi thêm chức danh lãnh đạo Học viện người ký dưới, ví dụ: TM HỘI ĐỒNG CHỦ TỊCH (Chữ ký, dấu) GIÁM ĐỐC Ngô Thế Chi c) Họ tên bao gồm họ, tên đệm (nếu có) tên người ký văn Đối với văn quy định Học viện văn hành chính, trước họ tên người ký, ghi học hàm, học vị danh hiệu danh dự khác trường hợp cần thiết Dấu Học viện Tài Việc đóng dấu văn thực theo quy định Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ công tác văn thư quy định pháp luật có liên quan (dấu đóng 1/3 chữ ký phía bên trái) Nơi nhận Nơi nhận xác định quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn với mục đích trách nhiệm cụ thể để kiểm tra, giám sát; để xem xét, giải quyết; để thi hành; để trao đổi công việc; để biết để lưu Nơi nhận phải xác định cụ thể văn Căn quy định pháp luật; chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn quan, tổ chức quan hệ công tác với quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan; yêu cầu giải công việc, đơn vị cá nhân soạn thảo chủ trì soạn thảo có trách nhiệm đề xuất quan, tổ chức, đơn vị cá nhân nhận văn trình người ký văn định Nơi nhận bao gồm hai phần: - Phần thứ bao gồm từ “Kính gửi”, sau tên quan, tổ chức đơn vị, cá nhân trực tiếp giải công việc; - Phần thứ hai bao gồm từ “Nơi nhận”, phía từ “Như trên”, tên quan, tổ chức, đơn vị cá nhân có liên quan khác nhận công văn 10 Dấu mức độ khẩn, mật a) Dấu mức độ khẩn Việc xác định mức độ khẩn văn thực sau: - Tuỳ theo mức độ cần chuyển phát nhanh, văn xác định độ khẩn theo ba mức sau: hoả tốc, thượng khẩn khẩn; - Khi soạn thảo văn có tính chất khẩn, đơn vị cá nhân soạn thảo văn đề xuất mức độ khẩn trình người ký văn định b) Dấu mức độ mật Việc xác định đóng dấu độ mật (tuyệt mật, tối mật mật), dấu thu hồi văn có nội dung bí mật nhà nước thực theo quy định pháp luật bảo vệ bí mật nhà nước 11 Các thành phần thể thức khác Các thành phần thể thức khác văn bao gồm: a) Địa quan Học viện đơn vị thuộc Học viện; E-Mail: vanphong@hvtc.edu.vn; địa Website: http//www.hvtc.edu.vn; Điện thoại: 04.39331853; Fax 0439331865, công văn, công điện, giấy giới thiệu, giấy mời, phiếu gửi, phiếu chuyển để tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ; b) Các dẫn phạm vi lưu hành “trả lại sau họp (hội nghị)”, “xem xong trả lại”, “lưu hành nội bộ” văn có phạm vi, đối tượng phổ biến, sử dụng hạn chế dẫn dự thảo văn “dự thảo” hay “dự thảo lần ” Các dẫn đánh máy dùng dấu khắc sẵn để đóng lên văn dự thảo văn bản; c) Ký hiệu người đánh máy số lượng phát hành văn cần quản lý chặt chẽ số lượng phát hành; d) Trường hợp văn có phụ lục kèm theo văn phải có dẫn phụ lục Phụ lục văn phải có tiêu đề; văn có từ hai phụ lục trở lên phụ lục phải đánh số thứ tự chữ số La Mã; đ) Số trang: Văn phụ lục văn gồm nhiều trang từ trang thứ hai trở phải đánh số thứ tự chữ số Ả-rập; số trang phụ lục văn đánh riêng, theo phụ lục 12 Thể thức Thể thức thực sau: 10 a) Hình thức bao gồm dịng chữ “sao y chính”, “trích sao” “sao lục” Việc xác định hình thức thực theo quy định khoản 4, Điều Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng năm 2004 Chính phủ cơng tác văn thư; b) Văn phòng Học viện đơn vị thực việc “sao y chính”, “sao lục” loại giấy tờ Các đơn vị khác thuộc Học viện phép cấp “trích sao”, “sao lục” thuộc lĩnh vực quản lý đơn vị theo quy định Học viện c) Số, ký hiệu bao gồm số thứ tự đăng ký đánh chung cho loại Văn phòng Học viện thực chữ viết tắt tên loại theo Bảng chữ viết tắt tên loại văn kèm theo Quy định (Phụ lục I) Số ghi chữ số Ả-rập, số 01 vào ngày đầu năm kết thúc vào ngày 31 tháng 12 hàng năm; d) Các thành phần thể thức khác văn gồm địa danh ngày, tháng, năm sao; chức vụ, họ tên chữ ký người có thẩm quyền; dấu quan, tổ chức văn nơi nhận thực theo hướng dẫn khoản 4, 7, Mục II Thông tư 01/2011/TT-BNV 3.2 Một số kiến nghị giải pháp 3.2.1 Kiến nghị - Lãnh đạo Học viện cần quan tâm tới việc thẩm định văn quản lý Học viện - Từng bước hoàn thiện kỹ soạn thảo ban hành văn cán bộ, viên chức Học viện, đặc biệt kỹ thể thức, kỹ thuật trình bày văn - Các đơn vị chức năng, vào quy định mẫu, soạn thảo văn thuộc thẩm quyền đơn vị Sau thẩm định (giao cho Văn phòng Học viện thẩm định) đưa lên Website Học viện làm nguồn dùng chung cho đơn vị cá nhân liên quan 11 3.2.2 Giải pháp - Ban hành Quy định công tác văn thư lưu trữ Học viện Tài theo quy định Thơng tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Bộ Nội vụ - Cử cán bộ, viên chức học lớp bồi dưỡng kỹ soạn thảo văn bản, lớp nghiệp vụ hành văn thư - Từng bước đại hoá sở vật chất, trang thiết bị đặc biệt trang thiết bị phục vụ cho công tác soạn thảo, ban hành văn phịng ban chun mơn - Phổ biến quy định thể thức, kỹ thuật trình bày văn đến cán bộ, viên chức Học viện - Thực theo mẫu văn quy định Học viện Tài quy định kỹ thuật soạn thảo văn quản lý Học viện Tài - Văn phịng Học viện tham mưu với Giám đốc Học viện tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ, viên chức Học viện giao nhiệm vụ soạn thảo văn giúp lãnh đạo đơn vị - Áp dụng công nghệ thông tin vào quản lý văn hành Học viện Tài 12 ... hành nội Học viện - Các văn Học viện ban hành gồm tên Học viện Tài tên Bộ chủ quản trực tiếp cấp Bộ Tài BỘ TÀI CHÍNH HỌC VIỆN TÀI CHÍNH - Các văn đơn vị soạn thảo ban hành lưu hành nội Học viện gồm... đạo Học viện cần quan tâm tới việc thẩm định văn quản lý Học viện - Từng bước hoàn thiện kỹ soạn thảo ban hành văn cán bộ, viên chức Học viện, đặc biệt kỹ thể thức, kỹ thuật trình bày văn - Các. .. định kỹ thuật soạn thảo văn quản lý Học viện Tài - Văn phịng Học viện tham mưu với Giám đốc Học viện tổ chức lớp tập huấn cho cán bộ, viên chức Học viện giao nhiệm vụ soạn thảo văn giúp lãnh đạo