XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN VN PHARMA

GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B MỤC LỤC Lý nghiên cứu Hiện nay, kinh tế Việt Nam giới khủng hoảng kéo dài chưa có dấu hiệu hồi phục rõ ràng, điều làm cho doanh nghiệp tuyên bố phá sản đứng trước nguy phá sản đứng trước thách thức cần phải vượt qua Do đó, vấn đề an tồn hoạt động ln đặt lên hàng đầu nhằm ngăn ngừa phát ngăn chặn rủi ro, kiểm sốt nội (KSNB) cơng cụ hữu hiệu để phòng ngừa, phát hiện, xử lý kịp thời rủi ro xảy doanh nghiệp vấn đề cấp thiết Việc xây dựng hệ thống KSNB phù hợp giúp doanh nghiệp ngăn ngừa tổn thất, cố, mát, hư hỏng,… tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp Công ty cổ phần VN PHARMA công ty sản xuất dược phẩm, kinh doanh thuốc vật tư thiết bị y tế Hiện tại, cơng ty có hệ thống phân phối phủ rộng khắp tỉnh nước bao gồm: Hệ thống chi nhánh, hệ thống cửa hàng, hệ thống trung tâm giới thiệu phân phối thuốc, Do đó, hoạt động sản xuất bán hàng công ty ngày mở rộng, doanh thu bán hàng ngày gia tăng Hoạt động bán hàng thu tiền phát sinh thường xuyên nên dễ xảy sai sót, gian lận dẫn tới sai lệch nghiêm trọng đến kết kinh doanh Vì vậy, cần phải tăng cường công tác KSNB để ngăn chặn gian lận, giảm thiểu sai sót, khuyến khích hiệu hoạt động nhằm đạt tuân thủ sách quy trình thiết lập Trên sở nhóm chọn đề tài “XÂY DỰNG HỆ THỐNG KIỂM SỐT NỘI BỘ TẠI CƠNG TY CỔ PHẦN VN PHARMA”, giúp hạn chế rủi ro xảy ra, nâng cao tinh thần trách nhiệm đội ngũ cán nhân viên, tạo kết tốt chất lượng dịch vụ, chi phí tối ưu, đội ngũ làm việc khoa học nâng cao khả cạnh tranh thị trường nội địa quốc tế Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VN PHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B Vấn đề nghiên cứu Nghiên cứu phận cấu thành nên hệ thống KSNB từ xây dựng hệ thống KSNB nhằm bảo đảm cho Công ty ngăn ngừa phát gian lận, sai sót, tuân thủ pháp luật qui định, để kiểm tra, kiểm sốt; lập báo cáo tài trung thực hợp lý; nhằm bảo vệ, quản lý sử dụng có hiệu tài sản Cơng ty Mục tiêu nghiên cứu Hạn chế ngăn ngừa rủi ro không cần thiết thiệt hại không đáng có : gian lận, trộm cắp, tham nhũng, lợi dụng sử dụng nguồn lực Công ty Đảm bảo tính liên hồn, xác số liệu tài chính, kế tốn, thống kê cho hoạt động sản xuất kinh doanh hay đầu tư Đảm bảo chế tác nghiệp tuân thủ theo quan điểm quản trị điều hành, hệ thống quy trình quy chuẩn hoạt động quản lý tài chính.Tạo chế vận hành trơn tru, minh bạch hiệu công tác quản lý điều hành Là tảng cho việc vận hành hệ thống quản lý tác nghiệp doanh nghiệp tăng trưởng quy mô mở rộng ngành nghề Đưa lý để xây dựng hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Cổ phần VN PHARMA Câu hỏi nghiên cứu của đề tai - Nếu khơng có kiểm sốt nội bộ, doanh nghiệp gặp vấn đề gì? Tại phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ? Nếu tiến hành xây dựng áp dụng hệ thống kiểm soát nội khơng phù hợp, hậu gì? - Hệ thống kiểm soát nội chặt chẽ mang lại lợi ích cho doanh nghiệp? - Những yếu tố tác động lên hệ thống kiểm sốt nội ngồi yếu tố có sẵn? Phạm vi va đối tượng nghiên cứu Đối tượng nghiên cứu: phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần VN PHARMA Cơ sở lý thuyết 6.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B Theo COSO (Committee of Sponsoring Organization) “Kiểm soát nội trình bị chi phối người quản lý, hội đồng quản trị nhân viên đơn vị, thiết lập để cung cấp đảm bảo hợp lý nhằm đạt mục tiêu : hữu hiệu hiệu hoạt động; tin cậy báo cáo tài chính; tuân thủ pháp luật quy định” Dựa vào định nghĩa theo COSO cho thấy nội dung chủ yếu việc quản trị rủi ro doanh nghiệp bao gồm số nhân tố: trình, nhân tố người, đảm bảo hợp lý cho mục tiêu, mục tiêu doanh nghiệp (1) Là trình: Các hoạt động doanh nghiệp thực thông qua trình lập kế hoạch, thực giám sát Để đạt mục tiêu mong muốn, doanh nghiệpcần kiểm soát hoạt động mình, kiểm sốt nội q trình Kiểm sốt nội khơng phải kiên hay tình mà ch̃i hoạt động diện phận, quyện chặt vào hoạt động tổ chức nội dung hoạt động tổ chức Kiểm sốt nội hữu hiệu phận không tách rời (2) Nhân tố người: Được thiết kế vận hành người cấp độ tổ chức : Hội đồng quản trị, Ban giám đốc, nhà quản lý nhân viên đơn vị Mỗi thành viên tham gia vào tổ chức với khả năng, kiến thức, kinh nghiệm nhu cầu khác Một hệ thống kiểm soát nội hữu hiệu thành viên tổ chức hiểu rõ trách nhiệm quyền hạn Do đó, người điều kiện tiên quyết, định đến thành bại hệ thống kiểm soát nội (3) Đảm bảo hợp lý cho mục tiêu: Kiểm soát nội cung cấp đảm bảo hợp lý cho nhà quản lý việc đạt mục tiêu tổ chức đảm bảo tuyệt đối Điều xuất phát từ hạn chế tiềm tàng trình xây dựng vận hành hệ thống kiểm sốt nội bộ, sai lầm người đưa định, thông đồng cá nhân hay lạm quyền nhà quản lý vượt khỏi kiểm sốt nội … Hơn nguyên Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B tắc quản lý chi phí cho q trình kiểm sốt khơng thể vượt q lợi ích mong đợi từ q trình kiểm sốt (4) Mục tiêu doanh nghiệp Hữu hiệu, hiệu quả: Việc xây, thiết kế vận hành hệ thống KSNB nhằm mục đích giúp doanh nghiệp khai thác có hiệu nguồn lực có doanh nghiệp Tuân thủ qui định đặt ra: Để doanh nghiệp hoạt động lâu dài có hiệu địi hỏi tất cán công nhân viên doanh nghiệp phải tuân theo qui định Nhà nước yêu cầu doanh nghiệp đặt nhằm giúp doanh nghiệp không vấp phải rào cản pháp lý, đồng thời giúp nhà quản lý kiểm sốt thơng tin, vật chất cách chặt chẽ khơng bị thất Tạo tin cậy cho Báo cáo tài chính: Nếu tất cán bộ, nhân viên doanh nghiệp tuân thủ qui định đặt Nhà nước doanh nghiệp làm cho Báo cáo tài doanh nghiệp thêm phần rõ ràng, minh bạch, nhà đầu tư an tâm với thơng tin trình bày Báo cáo tài chính, từ giúp họ định xác Việc thiết kế, xây dựng vận hành hệ thống KSNB nhằm mục đích đạt mục tiêu doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp, phận, qui trình ln tồn nhiều loại mục tiêu khác nhau, người phải phân loại, nhận diện rủi ro sử dụng cộng phù hợp với mục tiêu riêng biệt 6.2 Các bộ phận cấu nên hệ thống kiểm soát nội bộ Theo COSO 2004 hệ thống kiểm sốt nội cấu thành 05 (năm) thành phần, chúng có mối quan hệ chặt chẽ tách rời nhau: Mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thơng, giám sát 6.2.1 Môi trường kiểm soát Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Ngũn Minh Ha • NHĨM 2B Khái niệm Mơi trường kiểm sốt tảng văn hóa, sở ý thức thành phần khác trình quản trị rủi ro doanh nghiệp Mơi trường kiểm sốt có ảnh hưởng sâu sắc đến phận cấu thành nên hệ thống kiểm soát nội (KSNB) Chúng chịu ảnh hưởng lịch sử văn hóa doanh nghiệp, cấu tạo nhiều yếu tố khác như: giá trị đạo đức, lực tổ chức phát triển nhân sự, triết lý quản lý quản lý rủi ro,…Tại doanh nghiệp khác nhau, ảnh hưởng nhân tố khác • Các yếu tố ảnh hưởng đến môi trường kiểm soát:  Triết lý quản trị rủi ro va phong cách điều hanh Triết lý quản lý rủi ro doanh nghiệp tập hợp niềm tin thái độ xem xét rủi ro, từ phát triển thực chiến lược cho hoạt động ngày Triết lý quản lý rủi ro phản ánh giá trị doanh nghiệp, ảnh hưởng đến văn hóa, phong cách điều hành cách thức phản ứng với rủi ro doanh nghiệp Khi triết lý quản lý rủi ro phát triển tốt, nghĩa hiểu chấp nhận nhân viên doanh nghiệp lúc trở thành tiêu chí để nhận biết quản lý rủi ro hiệu Tuy nhiên, triết lý doanh nghiệp phát triển tốt điều khơng có nghĩa khơng có khác biệt văn hóa phận doanh nghiệp Lúc này, nhà quản lý phận chấp nhận nhiều rủi ro cho phận mình, người khác lại né tránh Chấp nhận rủi ro mức độ rủi ro, phạm vi hoạt động, doanh nghiệp sẵn sàng chấp nhận mức rủi ro phù hợp nhằm theo đuổi giá trị mang lại tương lai Nó phản ánh triết lý quản lý rủi ro doanh nghiệp ảnh hưởng đến văn hóa tổ chức phong cách điều hành nhà quản trị  Hội đồng quản trị va ban kiểm soát Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B Các Công ty đại chúng tiến hành thành lập ban kiểm soát, ban giúp Hội đồng quản trị việc kiểm tra, giám sát hoạt động doanh nghiệp để đảm bảo số nguyên tắc như: tuân thủ, hiệu quả, hữu hiệu đáng tin cậy BCTC Ban giúp Hội đồng quản trị việc kiểm tra, giám sát khơng có chức điều hành, sợi dây liên kết Hội đồng quản trị Ban giám đốc doanh nghiệp Do đó, độc lập Ban kiểm soát ảnh hưởng lớn đến mơi trường kiểm sốt giúp ích nhiều cho Hội đồng quản trị trình định Một hệ thống KSNB trở nên hữu hiệu hiệu đặt mơi trường kiểm sốt tốt, trường hợp vai trị Hội đồng quản trị Ban kiểm soát đặt lên hết Sự hữu hiệu phụ thuộc nhiều vào nhân tố như: Sự độc lập Hội đồng quản trị Ban kiểm soát với Ban giám đốc doanh nghiệp Kinh nghiệm uy tín Hội đồng quản trị Ban kiểm soát Mức độ quan tâm, tham gia giám sát thành viên Hội đồng quản trị Ban kiểm soát hoạt động Ban giám đốc doanh nghiệp Phản ứng Hội đồng quản trị Ban kiểm soát hành vi vi phạm pháp luật, vi phạm qui định doanh nghiệp giám đốc ban điều hành doanh nghiệp Sự phối hợp Hội đồng quản trị Ban kiểm soát với Ban giám đốc doanh nghiệp số quan chức khác như: kiểm toán nội bộ, kiểm tốn độc lập, … Tóm lại, thái độ, hành vi Hội đồng quản trị Ban kiểm sốt có tác động tích cực đến hữu hiệu hệ thống KSNB Nếu Hội đồng quản trị Ban kiểm soát tham gia vào Ban lãnh đạo doanh nghiệp không kiên đấu tranh với hành vi vi phạm lãnh đạo doanh nghiệp q trình quản trị rủi ro khơng có hiệu hay KSNB không hữu hiệu Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B  Cơ cấu tổ chức Cơ cấu tổ chức phân chia nhiệm vụ quyền hạn phận tổ chức, tảng doanh nghiệp trình xây dựng kế hoạch, thực giám sát hoạt động xảy doanh nghiệp Việc phân chia nhiệm vụ quyền hạn tổ chức giúp doanh nghiệp đạt mục tiêu, kế hoạch đặt Một cấu tổ chức tốt chúng vừa đóng vai trị người truyền tải thông điệp nhà quản lý đến thành viên tổ chức, vừa đóng vai trị người báo kết q trình thực thi cơng việc, giúp nhà quản lý triển khai kế hoạch kiểm soát tốt hoạt động doanh nghiêp Do đó, xây dựng cấu tổ chức nhà quản lý cần phải xác định rõ mục tiêu doanh nghiệp, quyền hạn chức phận, đồng thời phải xác định nhu cầu thông tin từ cấu để hình thành báo biểu cần thiết Mỡi doanh nghiệp có cấu tổ chức riêng phù hợp với vi mô, ngành nghề điều kiện kinh doanh doanh nghiệp đưa qui định chung cho trình thành lập cấu tổ chức  Phân chia quyền hạn va trách nhiệm Thực ra, phân chia quyền hạn trách nhiệm chi tiết hóa cấu tổ chức Nếu cấu tổ chức, nhà quản lý phân chia quyền hạn trách nhiệm cho phận, phòng ban: phận thu mua, phận giao nhận, phận bán hàng, phân chia quyền hạn trách nhiệm cụ thể hóa chúng quyền hạn trách nhiệm cá nhân trừng phận Quyền hạn trách nhiệm cá nhân khác khác nhau, phù hợp với trình độ lực chuyên môn người Quyền hạn trách nhiệm người ảnh hưởng đến người khác chắn ảnh hưởng cấu tổ chức Việc phân chia quyền hạn trách nhiệm cho nhân viên cách rõ ràng giúp họ ý thức cơng việc mình, khơng đùn đẩy trách nhiệm có cố xảy ra, đồng thời giúp nhà quản trị có nhận định xác lực chuyên môn đội ngũ cán công nhân viên doanh nghiệp để kịp thời đưa lời khen, định khen thưởng, kỷ luật cách thỏa Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B đáng, kịp thời Với việc phân chia quyền hạn trách nhiệm cách rõ ràng cộng thêm công tâm nhà quản lý động lực thúc đẩy phát triển doanh nghiệp Để tránh hiểu nhầm đáng tiếc xảy ra, thực phân chia quyền hạn trách nhiệm cho cá nhân cho phận, nhà quản lý nên thực văn Để nâng cao hiệu hoạt động, giảm thời gian truyền tải thông tin nhà quản lý cấp cao, cấp trung gian thực ủy quyền cho nhà trị cấp sở định liên quan đến quyền hạn trách nhiệm họ, để rút ngắn thời gian truyền tải thông tin, đồng thời giảm rủi ro trình truyền tin Song song với việc ủy quyền, nhà quản trị cấp phải tăng cường giám sát để đảm bảo hệ thống kiểm soát vận hành hữu hiệu  Tính trực va giá trị đạo đức Một hệ thống KSNB hữu hiệu, điều cần nhắc đến trực, giá trị đạo đức nhà quản lý toàn cán cơng nhân viên doanh nghiệp Chính trực giá trị đạo đức nhân viên tồn đơn vị yếu tố sống cịn, điều kiện tiên góp phần thúc đẩy Cơng ty lớn mạnh tương lai Do đó, địi hỏi nhà quản trị cấp, nhà quản trị cấp cao phải có chiến lược tạo điều kiện thuận lợi giúp phận doanh nghiệp xây dựng ban hành tiêu chuẩn hành vi đạo đức, trực nhân viên cấp Bên cạnh đó, thái độ hành vi Hội đồng quản trị, Ban giám đốc gương giúp nhân viên doanh nghiệp noi theo Ngồi ra, để có mơi trường kiểm sốt tốt doanh nghiệp cần tập trung ý qui trình tuyển dụng nhân viên, huấn luyện kiểm soát chặc chẽ các hoạt động nhân viên nhằm giảm thiểu sức ép hội dẫn đến hành vi khơng trung thực, thiếu văn hóa doanh nghiệp  Năng lực đợi ngũ nhân viên Để hồn thành sứ mệnh doanh nghiệp, người ln đóng vai trị quan trọng khơng thể thay Tuy nhiên, khơng phải người Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B hoàn thành tốt nhiệm vụ giao nhà quản lý giao việc khơng trình độ chun mơn khơng khơng tạo kết mong muốn mà cịn gây tổn thất nặng nề cho doanh nghiệp Do đó, để có kết hiệu công việc mong muốn, nhà quản trị phải tìm giao cơng việc cho phù hợp trình độ lực chun mơn Đồng thời Cơng ty trọng công tác tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện nhân viên nhằm nâng cao chuyên mơn kỹ giúp họ dễ dàng thích ứng trình vận hành hoạt động sản xuất kinh doanh doanh nghiệp Bên cạnh đó, nhà quản lý nên quan tâm đến chế độ đãi ngộ xứng đáng người lao động, làm họ cảm nhận lợi ích mang lại tương xứng với công sức bỏ Để tránh hiểu nhầm, tuyển dụng nhân nhà quản trị thường giao nhiệm vụ cách lập bảng mô tả công việc, có u cầu trình độ chun mơn nhân viên thực hiện, chế độ đãi ngộ đơn vị, …  Chính sách nhân sự Chính sách nhân qui định liên quan nhân doanh nghiệp như: tuyển dụng nhân sự, lương, thưởng, kỷ luật, sa thải, … Chính sách nhân đắn ảnh hưởng tích cực đến mơi trường kiểm soát đơn vị giúp đơn vị giảm rủi kinh doanh ngược lại có làm suy thối giá trị đạo đức, tính trực đội ngũ nhân viên, … qua tăng nguy cho doanh nghiệp, đồng thời giảm bớt hội kinh doanh 6.2.2 Đánh giá rủi ro Khi kiện tiềm tàng nhận diện, nhà quản lý tiến hành xem xét, đánh giá tác động chúng đến mục tiêu doanh nghiệp, trình gọi đánh giá rủi ro Một kiện xem xét phải phù hợp với điều kiện hoàn cảnh riêng doanh nghiệp Khi đánh giá rủi ro người ta sử dụng phương pháp định tính, định lượng có kết hợp hai Cần chia nhỏ kiện thành kiện độc lập để xem xét riêng, nhiên với việc có mối quan hệ chặt chẽ, có tác Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B động với tác động đến mục tiêu, lúc nhà quản trị nên xem xét chúng dạng tổng thể Việc lựa chọn phương pháp đánh rủi ro phụ thuộc vào chất việc Để hoàn thành mục tiêu, hạn chế rủi ro tạo hội kinh doanh doanh nghiệp địi hỏi tất cán - nhân viên phải có trách nhiệm xem xét, đánh giá tác động kiện đến mục tiêu doanh nghiệp Tuy nhiên, trách nhiệm xuyên suốt nhà quản trị doanh nghiệp Việc đánh giá rủi ro giúp nhà quản trị hạn chế tác động kiện không mong muốn xảy Một thất bại nhà quản trị q trình đánh giá rủi ro làm cho mục tiêu doanh nghiệp như: mục tiêu hoạt động, mục tiêu báo cáo, mục tiêu tuân thủ khơng hồn thành Tiến trình thực bao gồm bước sau : nhận diện rủi ro, đánh giá tác động mức độ tác động, đánh giá rủi ro đưa phương pháp phòng ngừa, ghi chép phát cách khắc phục, đánh giá rủi ro cần thiết phải cập nhật lại đánh giá rủi ro 6.2.3 Hoạt động kiểm soát Khái niệm Hoạt động kiểm sốt sách thủ tục kiểm soát nhà quản lý nhằm đảm bảo rủi ro kiểm sốt Hoạt động kiểm sốt phân loại dựa chất mục tiêu liên quan đến doanh nghiệp như: chiến lược, hoạt động, báo cáo mục tiêu tuân thủ Trách nhiệm thực hiện Khi nhà quản lý đóng vai trị việc nhận diện đánh giá rủi ro, họ người thiết kế, vận hành kiểm soát hoạt động xảy doanh nghiệp nhằm ngăn ngừa giảm thiểu tác động rủi ro đến mục tiêu doanh nghiệp Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B Thủ tục kiểm soát va mợt sớ chu trình, nghiệp vụ Hoạt động kiểm soát thường liên quan đến hai yếu tố: thiết lập sách kiểm sốt đưa thủ tục để thực sách Chính sách kiểm sốt thực văn có thề truyền miệng với Cho dù, chúng lập văn hay truyền miệng chúng phải thực cách chu đáo, tận tâm quán với Để kiểm soát tốt nghiệp vụ hay chu trình, nhà quản trị thường đưa nhiều qui trình, thủ tục kiểm sốt cần thiết như: (1) Qui trình phê duyệt, ủy quyền: Phệ duyệt, ủy quyền việc nhà quản lý trực tiếp đồng ý cho thực cơng việc giao cho nhân viên quyền định liên quan đến cơng việc Theo đó, nhà quản lý để phê duyệt chứng từ hay nghiệp vụ phải có xem xét kỹ lưỡng thuộc cấp quyền, điều thể thông qua chữ ký bên liên quan Với việc làm giúp nhà quản lý kiểm soát chặt chẽ hoạt động xảy doanh nghiệp, giúp nhà quản lý hoàn thành mục tiêu doanh nghiệp Việc định liên quan đến hoạt động doanh nghiệp nhà quản trị định, nhà quản trị lại ủy quyền cho thuộc cấp quyền định Để làm việc này, nhà quản trị phải biết phân quyền, phân trách nhiệm, đồng thời phải kiểm soát thật chặt, nhằm tránh rủi ro đáng tiếc xảy Quá trình phê duyệt, ủy quyền nhà quản lý cần lứu ý khơng phê duyệt hồ sơ chưa có chưa rõ nội dung, đặc biệt không tiết lộ thơng tin vừa phê duyệt, ủy quyền (2) Thủ tục kiểm tra, đối chiếu: Đây công việc mà nhà quản lý dựa kết đạt hoạt động sản xuất kinh doanh, sau thực so sánh, đối chiếu lại với sách, Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B qui định đặt Từ đó, nhà quản lý động viên, khen thưởng thực tốt, có góp ý, phê bình hay có chỉnh sửa cần thiết có khác biệt Để đảm bảo đạt mục tiêu doanh nghiệp, phát khác biệt thiết phải tiến hành phân tích, tìm hiểu rõ ngun nhân, sau đưa định kịp thời, phù hợp Để tránh sai lầm đáng tiếc xảy ra, nhà quản lý không dựa vào nhận định cảm tính đó, điều dẫn đến định sai Nếu dựa vào cảm tính, nhiều nhà quản trị qui trách nhiệm cho phận sản xuất Tuy nhiên, phân tích kỹ có nhiều khả dẫn đến chênh lệch nguyên vật liệu như: q trình sản xuất, máy móc thiết bị, q trình bảo quản vật liệu, xuất xứ vật liệu, … mỗi phận sản xuất làm ảnh hưởng đến tiêu (3) Xem xét lại sách: Một hoạt khơng tốt không đảm bảo qui định đề Tuy nhiên, nhiều qui định, kế hoạch, dự toán, dự báo, … xa rời thực tế, sai lầm nghiêm ép phận phải thực đạt điều Với cách tiếp cận này, nhà quản lý xem xét lại sách ban hành cho phù hợp với tình hình kinh doanh, điều kiện kinh doanh phù hợp với không gian thời gian doanh nghiệp Khi tìm thấy bất cập sách ban hành kết thực hiện, nhà quản lý ngồi lại, phân tích, tìm hiểu ngun nhân có giải pháp thích hợp nhằm khắc phục tình trạng (4) Bảo vệ tài sản: Tài sản doanh nghiệp tiêu nhạy cảm, tiền số vật tư có giá trị lớn, gọn nhẹ Do đó, chúng dễ bị chiếm dụng, thất thốt, nhà quản lý phải có qui trình kiểm sốt chặt chẽ thường xuyên loại tài sản Có nhiều cách để kiểm sốt chúng việc lựa chọn phương pháp phụ thuộc vào nhiều yếu tố như: người, thiết bị, mối quan hệ lợi ích – chi phí Đơn giản hết kiểm sốt q trình tiếp cận thiết lập ổ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B khóa, xây tường rào, lắp đặt biển báo,… điều hạn chế khả tiếp xúc với tài sản người khơng có trách nhiệm, giảm hội để lịng tham bộc phát Ngồi ra, nhà quản lý tiến hành kiểm kê tài sản thường xuyên với tiền hàng tồn kho để kịp thời ngăn chặn gian lận xảy (5) Kiểm sốt hệ thống thơng tin: Hiện nay, cơng nghệ tin phát triển mạnh mẽ, doanh nghiệp phần lớn sử dụng công nghệ thông tin làm công cụ hỡ trợ cho q trình hoạt động sản xuất kinh doanh Theo đó, liệu đầu vào thơng tin xảy ra, thơng qua q trình xử lý, hệ thống tạo báo cáo để nhà quản trị định phục vụ cho mục tiêu doanh nghiệp Vì vậy, để đảm bảo mục tiêu doanh nghiệp như: hoạt động, báo cáo, tuân thủ nhà quản trị thiết phải kiểm sốt chặt chẽ thệ thống thông tin doanh nghiệp Khi tiến hành kiểm soát nhà quản lý tập trung vào hai nhóm: kiểm sốt chung kiểm sốt ứng dụng 6.2.4 Thơng tin truyền thơng Một doanh nghiệp có nhiều thông tin liên quan đến hoạt động bên trong, bên doanh nghiệp liên quan đến trình quản lý doanh nghiệp nhà quản trị Bằng hình thức đó, thơng tin chuyển tải đến nhân viên để họ thực thi nhiệm vụ nhằm đạt mục tiêu tổ chức Thông tin Thông tin dạng liệu dùng để cung cấp cho người sử dụng họ có nhu cầu Thơng tin cần thiết cho tất phận doanh nghiệp để họ nhận dạng, đánh giá đối phó với rủi ro xảy Thơng tin có từ nhiều nguồn khác (bên trong, bên doanh nghiệp) nhiều cách nhận định khác (định tính, định lượng) Một thách thức nhà quản lý làm để khoảng thời gian ngắn xử lý khối lượng liệu lớn, tạo thành thơng tin hữu ích Thách thức đáp ứng cách thiết lập hệ thống thông tin để tập hợp Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B liệu, xử lý, phân tích lập báo cáo liên quan phục vụ cho mục tiêu đơn vị Hệ thống thơng tin thực máy tính tay, q trình thực chủ yếu máy Khi doanh nghiệp phải đối mặt với thay đổi cấu sản xuất, nhu cầu khách hàng đối thủ cạnh tranh doanh nghiệp, lúc cần có thay đổi hệ thống thơng tin giúp doanh nghiệp có thơng tin hữu ích để đáp ứng với mục tiêu doanh nghiệp Một hệ thống thông tin hữu ích cần đảm bảo số thông tin sau: (1) Hỗ trợ chiến lược kinh doanh đơn vị: thông tin có qua q trình xử lý thơng tin giúp nhà quản lý định chiến lược kinh doanh doanh nghiệp (2) Kết nối hệ thống cũ mới: nhiều quan điểm sai lầm cho hệ thống thông tin cũ trở nên lạc hậu khơng giúp ích doanh nghiệp Tuy nhiên, thực tế cho thấy trãi hệ thống cũ giúp doanh nghiệp trì hoạt động, lúc hệ thống chưa thực hịa hợp với đặc điểm, tình hình kinh doanh doanh nghiệp (3) Kịp thời, xác, phù hợp với định nhà quản trị Truyền thơng Truyền thơng q trình trao đổi, truyền đạt thông tin từ nhà quản lý đến đối tượng bên trong, bên doanh nghiệp ngược lại Trao đổi vốn tồn hệ thống thơng tin, điều giúp hệ thống thơng tin có thơng tin hữu ích cung cấp cho nhà quản trị để có định phù hợp nhằm đạt mục tiêu phận mục tiêu chung doanh nghiệp Truyền thông bao gồm hai phận: Truyền thông bên trong: Để thực tốt mục tiêu doanh nghiệp, nhà quản lý phải cung cấp thông tin cụ thể hoạt động đến nhân viên đơn vị trách nhiệm họ Điều thể mong muốn triết lý Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B nhà quản trị việc tiếp cận quản lý rủi ro doanh nghiệp Sự truyền đạt thông tin từ nhà quản lý đến tất nhân viên cần phải thực văn cách rõ ràng để tránh hiểu nhầm xảy ra, với cán chủ chốt liên quan đến điều hành sản xuất kinh doanh, quản lý tài doanh nghiệp Ngồi ra, q trình truyền đạt thơng tin khơng chiều từ cao xuống thấp mà cịn có chiều ngược lại Điều đồng nghĩa với việc nhân viên không tiếp nhận thông tin nhà quản trị mà phải phản hồi ý kiến, báo cáo thuận, khó khăn, vướng mắc để nhà quản trị có phản ứng kịp thời Truyền thơng bên ngồi: Một sai lầm, nói thơng tin bên ảnh hưởng đến mục tiêu doanh nghiệp Thực tế cho thấy, có thay đổi sách nhà nước hay có thay đổi nhu cầu khách hàng, … ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung doanh nghiệp Do đó, hệ thống thơng tin hiệu phải hệ thống xây dựng thích ứng cho việc truyền thơng bên bên ngồi doanh nghiệp Từ luận điểm cho thấy thông tin truyền thơng ln có mối quan hệ chặt chẽ khơng thể tách rời Trách nhiệm Q trình nhận định cho thấy để hoàn thành tốt mục tiêu doanh nghiệp thơng tin truyền thơng đóng vai trị vơ quan Để có thơng tin tốt hữu ích với người sử dụng, hết, nhà quản trị đóng vai trị vơ quan mang tính chất định Ngồi để có thơng tin chất lượng, cịn có hỡ trợ tích cực từ phía người lao động doanh nghiệp qua giúp hệ thống thông tin doanh đảm bảo 6.2.5 Giám sát Khái niệm Giám sát trình đánh giá tồn hiệu phận cấu thành nên hệ thống KSNB khoản thời gian định Trước đây, hệ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B thống kiểm sốt tốt có hiệu hơm có thay đổi nhân sự, qui mơ, cấu tổ chức, qui trình, … làm cho chúng khơng cịn phù hợp nữa, nhà quản lý phải thay đổi trình giám sát cho phù hợp với thay đổi cụ thể doanh nghiệp Để đạt kết tốt, giám sát thực hoạt động xảy chia nhỏ hoạt động để giám sát riêng thành phần hoạt động Bên cạnh đó, hoạt động giám sát thực thường xuyên, định kỳ có kết hợp hai yếu tố Trách nhiệm Để có kết tốt q trình hoạt động, doanh nghiệp khơng thể bng lỏng trình quản lý, giám sát thực hoạt động Trách nhiệm giám sát lúc đặt lên vai nhà quản lý, kết hợp với số nhân viên chủ chốt doanh nghiệp, điều giúp doanh nghiệp giám sát chặt chẽ phần hành doanh nghiệp, ngồi cịn bảo mật thông tin doanh nghiệp,… Thời gian thực hiện Nhà quản lý thực giám sát theo nhiều cách khác như: thường xuyên, định kỳ kết hợp hai (1) Thường xuyên Giám sát thường xuyên trình giám sát diễn trình hoạt động doanh nghiệp Quá trình giám sát thường xuyên thường sử dụng cho nhân tố quan trọng hệ thống KSNB Việc giám sát thường xuyên nhằm mục đích đánh giá hệ thống KSNB có tiếp tục trì chức của hay khơng (2) Định kỳ Để đánh giá khách quan hệ thống KSNB, việc giám sát thường xuyên nghiệp vụ diễn trình hoạt động doanh nghiệp cịn thực giám sát định kỳ với mục đích đánh giá tính hiệu hoạt động giám sát Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B thường xuyên Giám sát định kỳ thường thực thông định kỳ có thay đổi quan trọng như: cấu lại tổ chức, thay đổi chiến lược kinh doanh, thay đổi cán quản lý chủ chốt doanh nghiệp, … Việc giám sát giám sát phụ thuộc vào tính chất, mức độ xảy rủi ro mục tiêu chung tổ chức Nếu rủi ro nghiêm trọng khả xảy cao, nhà quản lý tăng cường mở rộng hoạt động giám sát Khi thực giám sát, người giám sát phải nắm rõ qui trình hoạt động doanh nghiệp, qui trình hệ thống KSNB từ giúp hệ thống KSNB hoạt động có hiệu Để hoạt động giám sát phát huy tác dụng, nhà quản lý thường sử dụng công cụ như: bảng câu hỏi, lưu đồ, bảng kê, … sử dụng phương pháp như: so sánh, phân tích từ thấy ưu, nhược hệ thống kiểm sốt đề xuất giải pháp thực Ngồi ra, để tạo qn q trình giám sát, nhà quản lý thường phải đưa tiêu chí đánh hệ thống kiểm sốt như: Mục tiêu giám sát, Mức độ giám sát, Qui trình giám sát, Sự hợp lý chứng từ Qua trình giám sát, người thực giám sát tổng hợp ưu, khuyết điểm hệ thống KSNB có tác động trực gián tiếp đến mục tiêu doanh nghiệp trình báo lên nhà quản lý cấp cao Ngoài việc tổng hợp, báo cáo ưu, nhược điểm, nhân viên giám sát cịn thực phân tích, tìm hiểu tác động, hậu gây yếu điểm giúp nhà quản lý đưa định cần thiết, phù hợp với tình hình chung doanh nghiệp 6.3 Các nghiên cứu trước Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội cho doanh nghiệp vừa nhỏ, cho doanh nghiệp vừa nhỏ thường không trọng trọng hệ thống kiểm sốt nội nhiều lý do: Do cấu tổ chức đơn giản nhân nên thường kiêm nhiệm nhiều việc, nguồn vốn hạn hẹp nên không quan tâm đầu tư cho hệ thống kiểm soát nội lực trình độ nhân viên hạn chế dẫn đến nhiều rủi ro gian lận DN vừa nhỏ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHĨM 2B Nghiên cứu Hồng Thị Thanh Thủy (2010), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Tài cổ phần dầu khí Việt Nam, Dương Thị Lan Đài (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Đầu tư Kinh doanh Vật liệu xây dựng FICO đưa số giải pháp để hoàn thiện hệ thống KSNB doanh nghiệp, dựa tảng có sẵn, nhằm bảo đảm Tổng cơng ty hoạt động có hiệu quả, an toàn đạt mục tiêu đề Trần Thị Minh Hà (2010), Hồn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm soát nội kiểm tốn báo cáo tài cơng ty TNHH kiểm toán kế toán AAC nhận xét hệ thống KSNB vững mạnh điều quan trọng người kiểm toán, tảng cho đánh giá ban đầu kiểm toán viên mức rủi ro kiểm sốt tính xác độ tin cậy hệ thống thơng tin kế tốn, đồng thời thể tuân thủ chuẩn mực nghề nghiệp kiểm toán viên thực kiểm toán Theo Đinh Thụy Ngân Trang (2007), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty NUPLEX RESINS Việt Nam, hệ thống KSNB cung cấp đảm bảo hợp lý việc đạt mục tiêu đảm bảo chắn Phương pháp nghiên cứu 7.1 Phương pháp thu thập số liệu Sử dụng phương pháp thống kê mô tả, so sánh, phương pháp tổng hợp, nhóm chọn phương pháp nghiên cứu kết hợp nghiên cứu định tính nghiên cứu định lượng Nghiên cứu định tính: Thơng qua việc quan sát thu thập ý kiến Nhà quản trị (Hội đồng quản trị; Ban tổng giám đốc); Trưởng, phó phịng ban; Trưởng phó phận số cán nhân viên có liên quan để thu thập thơng tin Nghiên cứu định lượng: Chọn ngẫu nhiên 30 đối tượng thành viên Hội đồng quản trị, thành viên Ban tổng giám đốc, kế toán trưởng, kế toán viên, lãnh đạo phòng ban, nhân viên phận tài kế tốn Cơng ty để khảo sát thơng qua hình thức phát phiếu khảo sát trực tiếp Thơng tin thu thập phân tích thơng qua phần mềm Eview để kiểm định độ tin cậy thang đo phân Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHĨM 2B tích hồi quy tuyến tính để đo lường mức độ tác động nhân tố, kiểm tra mức độ phù hợp mơ hình kiểm định giả thiết Phiếu điều tra xây dựng dựa hiểu biết có từ nghiên cứu trước khảo sát sơ số đối tượng để điều chỉnh nội dung cho phù hợp 7.2 Giả thuyết nghiên cứu Các giả thuyết đưa sau : H1 : Môi trường tác động đến hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty H2: Rủi ro thường gặp hệ thống kế toán H3: Hoạt động kiểm soát hệ thống kiểm soát nội mang lại hiệu cho doanh nghiệp H4: Các phương tiện truyền thông đại chúng cá sức ảnh hưởng đến hệ thống kiểm soát nội H5: Giám sát thường xuyên mang đến hiệu cao cho doanh nghiệp 7.3 Mơ hình nghiên cứu Dựa vào phần tổng quan, sở lý thuyết đề tài nghiên cứu trước nhóm thống đưa yếu tố tác động đến hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty cổ phần VN PHARMA mơi trường kiểm sốt, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm sốt, thơng tin truyền thông, giám sát Tác giả dự kiến thiết kế mơ hình nghiên cứu sau: Y = β0 + β1 X1 + β2X2 + β3X3 + β4X4 + β5X5 + U Trong đó: Y biến phụ thuộc; X1 , X2 , X3 , X4 , X5 biến độc lập Các thành phần mơ hình: - Y : Kết hệ thống kiểm soát nội Công ty - X1 : Môi trường kiểm soát - X2 : Đánh giá rủi ro - X3 : Hoạt động kiểm sốt - X4 : Thơng tin truyền thông - X5 : Giám sát - β0: Tham số chặn - β1 , β2 , β3 , β4 , β5: Các tham số chưa biết mơ hình Xây dựng hệ thớng kiểm soát nợi bợ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B - U: Sai số ngẫu nhiên Dữ liệu nghiên cứu Thu thập liệu nghiên cứu dựa vào liệu Công ty Cổ phần VN PHARMA liệu thu thập thêm, sở tổng hợp số liệu Nợi dung nghiên cứu Đề tài tập trung nghiên cứu vấn đề : - Sự cần thiết việc xây dựng hệ thống KSNB Công ty Cổ phần VN PHARMA - Cơ chế kiểm soát, thủ tục kiểm soát Công ty nhằm ngăn ngừa phát gian lận, sai sót q trình hoạt động sản xuất kinh doanh - Làm cho báo cáo tài đơn vị trở nên trung thực 10 Ý nghĩa Thiết lập hệ thống kiểm soát hữu hiệu Việc xây dựng hệ thống KSNB cần thiết cho Cơng ty để tránh rủi ro, sai sót trình vận hành hệ thống quản lý Nghiên cứu giúp cho Cơng ty có hệ thống kiểm sốt chặt chẽ chi phí phát sinh, chu trình kinh doanh hoạt động phát sinh làm cho nhà quản trị dễ dàng quản lý, giám sát; hạn chế đến mức thấp việc thất thoát tài sản Công ty 11 Dự kiến kết cấu đề tai Kết cấu đề tài dự kiến chương Chương 1: Trình bày tổng quan sở hình thành đề tài, xác định vấn đề nghiên cứu, câu hỏi nghiên cứu, mục tiêu nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, đối tượng nghiên cứu, phương pháp ý nghĩa việc nghiên cứu Chương 2: Cơ sơ lý thuyết Chương 3: Trình bày phương pháp nghiên cứu để kiểm định mơ hình lý thuyết giả thuyết đề Chương 4: Kết kiểm định mơ hình nghiên cứu Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHĨM 2B Chương 5: Tổng qt tồn kết nghiên cứu, vấn đề phát sinh hạn chế định mà đề tài đạt lý khác (chủ quan khách quan) Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHÓM 2B 12 Tai liệu tham khảo Chuẩn mực kế toán - kiểm toán (2006), Hệ thống chuẩn mực kiểm tốn Việt nam, NXB Tài chính, Hà Nội COSO (1992), Internal control - Integrated framework - Framwork, Including Executive Summary COSO (2004), Enterprise Risk Management - Intergrated framework -Application Techiques PGS.TS Nguyễn Minh Hà (2014), Nghiên cứu định mua lựa chọn khách hàng, Trường ĐH Mở TP.HCM - Nhà xuất kinh tế TP.HCM PGS.TS Nguyễn Minh Hà (2014), Bài giảng môn phương pháp nghiên cứu khoa học (Hệ cao học), Trường Đại Học Mở TP HCM TS Đoàn Văn Hoạt, Th.S Mai Hoàng Minh, Giáo trình Kiểm tốn 2, ĐH Kinh tế TP Hồ Chí Minh Bộ mơn kiểm tốn Trường Đại học Kinh tế Thành phố Hồ Chí Minh (2010), Kiểm sốt nội bộ, Nhà xuất Phương Đông Võ Thị Minh Thư (2012), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng Công ty Điện lực Miền Nam, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế, TP.HCM, Việt Nam Dương Thị Lan Đài (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Đầu tư Kinh doanh Vật liệu xây dựng FICO, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế, TP.HCM, Việt Nam Phạm Nguyễn Quỳnh Thanh (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội cho doanh nghiệp vừa nhỏ, luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán – Kiểm toán, trường Đại Học Kinh Tế, TP.HCM Hoàng Thị Thanh Thủy (2010), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Tài cổ phần dầu khí Việt Nam, luận văn Thạc sỹ kinh tế, chuyên ngành Kế toán, trường Đại Học Đà Nẵng Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA GVHD: PGS.TS Nguyễn Minh Ha NHĨM 2B Trần Thị Minh Hà (2010), Hồn thiện quy trình đánh giá hệ thống kiểm sốt nội kiểm tốn báo cáo tài cơng ty TNHH kiểm toán kế toán AAC, Tuyển tập Báo cáo Hội nghị Sinh viên Nghiên cứu Khoa học lần thứ Đại học Đà Nẵng năm 2010, Trường Đại học Kinh tế, TP.HCM Trần Thụy Thanh Thư (2009), Định hướng giải pháp hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội doanh nghiệp dịch vụ Việt Nam, Luận văn thạc sỹ kinh tế, trường Đại Học Kinh Tế, TP.HCM Nguyễn Thị Thanh Hường (2006), Hoàn thiện hệ thống kiểm soát hoạt động kiểm soát quản lý công ty CP Kỹ Nghệ Lạnh, Luận văn thạc sỹ kinh tế, Trường Đại Học Kinh Tế TP.HCM MBA Martin Grimwood (Người dịch: Đặng Kim Cương), Sổ tay kiểm toán nội bộ, Nhà xuất Giao thông vận tải Committee of Sponsoring Organisation (2004), Enterprise Risk Management Integrated Framework, US Đinh Thị Ngân Trang (2007), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội cơng ty NUPLEX RESINS Việt Nam, Luận văn thạc sĩ kinh tế, Trường Đại học Kinh tế, TP.HCM, Việt Nam Trang web: www.tapchiketoan, www.kiemtoan.com.vn Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần VNPHARMA ... VN PHARMA Câu hỏi nghiên cứu của đề tai - Nếu khơng có kiểm sốt nội bộ, doanh nghiệp gặp vấn đề gì? Tại phải xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ? Nếu tiến hành xây dựng áp dụng hệ thống kiểm soát. .. nên hệ thống kiểm soát nội Phạm vi nghiên cứu: Công ty Cổ phần VN PHARMA Cơ sở lý thuyết 6.1 Khái niệm hệ thống kiểm soát nội bộ Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ Công ty Cổ phần. .. (2010), Hồn thiện hệ thống kiểm sốt nội Tổng cơng ty Tài cổ phần dầu khí Việt Nam, Dương Thị Lan Đài (2012), Hoàn thiện hệ thống kiểm sốt nội Cơng ty Đầu tư Kinh doanh Vật liệu xây dựng FICO đưa