luận văn hệ thống thông tin quản lý ĐỊNH HƯỚNG PHÁT TRIỂN VÀ ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA

Ở Hoa Kỳ, hai ông tổ của quản lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch vàkiểm soát, người đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồ

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo Nguyễn Quang Trung đãhướng dẫn tận tình, chỉ bảo em trong suốt thời gian thực hiện đề tài để em có thể hoànthành khóa luận tốt nghiệp

Em cũng xin gửi lời cảm ơn chân thành đến khoa hệ thống thông tin kinh tế,trường Đại Học Thương Mại đã tạo điều kiện cho em học tập, nghiên cứu

Em xin gửi lòng biết ơn sâu sắc đến quý công ty Viễn Thông Thanh Hóa, Banlãnh đạo công ty cùng toàn thể nhân viên trong công ty đã tạo điều kiện cho em tìmhiểu, nghiên cứu trong suốt quá trình thực tập tại công ty

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả sự nỗ lực của bản thân, nhưngkhóa luận chắc chắn không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong quý thầy cô tận tìnhchỉ bảo

Một lần nữa em xin chân thành cảm ơn!

MỤC LỤC

DANH MỤC SƠ ĐỒ, BẢNG BIỂU, HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

( Nguồn: Bài giảng quản trị HTTT doanh nghiệp, Đại Học Thương Mại)

Hình 2.2 Chu trình xây dựng HTTT

Hình 2.3 Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án

Hình 2.4 Bộ máy tổ chức Viễn Thông Thanh Hóa

(Nguồn: Phòng nhân sự của Viễn Thông Thanh Hóa)

Hình 2.5 Sơ đồ phân cấp chức năng của HTTT quản lý dự án

(Nguồn: website của công ty)

Bảng 2.1 Các tiêu chí chủ yếu tại Viễn Thông Thanh Hóa

(Nguồn: Phòng kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa)

Bảng 2.2 Hiệu quả hoạt động kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa

(Nguồn: Phòng kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa)

Bảng 2.3 Kết quả điều tra khảo sát và phỏng vấn về hệ thống quản lý dự án

tại Viễn Thông Thanh Hóa

Biểu đồ 2.1 Mức độ hiểu rõ quy trình quản lý dự án tại công ty

Biểu đồ 2.2 Mức độ hài lòng HTTT quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa

Biểu đồ 2.3 Tính rõ ràng và thống nhất trong công tác quản lý dự án tại công ty

Bảng 3.1 Bảng mô tả usecase HTTT quản lý dự án

Hình 3.1 Biểu đồ usecase HTTT quản lý dự án

Hình 3.2 Biểu đồ tuần tự usecase “Đăng nhập”

Hình 3.3 Biểu đồ tuần tự usecase “Đăng xuất”

Hình 3.4 Biểu đồ tuần tự usecase “Tra cứu thông tin

Hình 3.5 Biểu đồ tuần tự usecase “Quản lý người sử dụng”

Hình 3.6 Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật thông tin dự án”

Hình 3.7 Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật thành viên tham gia”

Hình 3.8 Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật công việc”

Hình 3.9 Biểu đồ tuần tự usecase “Gửi thông báo họp”

Hình 3.10 Biểu đồ tuần tự usecase “Quản lý tài liệu”

Hình 3.11 Biểu đồ tuần tự usecase “Cập nhật các công việc chịu trách nhiệm”

Hình 3.12 Biểu đồ tuần tự usecase “In danh sách dự án”

Hình 3.13 Mô tả liên kết giữa các thực thể

Hình 3.14 Biểu đồ liên kết ER

Hình 3.15 Mô tả xử lý quan hệ N-N

Hình 3.16 Cơ sở dữ liệu SQL

Hình 3.17 Giao diện “Danh sách dự án”

Hình 3.18 Giao diên “Thông tin chi tiết dự án”

Hình 3.19 Giao diện “ Phân rã công việc”

Hình 3.20 Giao diện “ Lịch của thành viên”

Hình 3.21 Giao diện “Danh sách tài liệu”

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

CNTT Công nghệ thông tin

VNPT Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam

BCVT-CNTT Bưu chính viễn thông – Công nghệ thông

ĐHQG

Tp.HCM

Đại học quốc gia thành phố Hồ Chí Minh

ĐHKHTN Đại học khoa học tự nhiên

HTTT Hệ thống thông tin

VT-CNTT Viễn thông-Công nghệ thông tin

ADSL Đường dây thuê bao bất đối xứng Asymmetric Digital

Subscriber Line

Viễn Thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số 687/QĐ-TCCB/HĐQTngày 06/12/2007 của hội đồng quản trị tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam(VNPT) Viễn Thông Thanh Hoá là đơn vị kinh tế trực thuộc hạch toán phụ thuộc công

ty mẹ - Tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam

Viễn Thông Thanh Hoá có chức năng, nhiệm vụ: Tổ chức, xây dựng, quản lý, vậnhành, khai thác mạng lưới BCVT-CNTT để kinh doanh và phục vụ Đảm bảo thông tinliên lạc phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng, chính quyền, đáp ứng mọinhu cầu thông tin của xã hội

Bên cạnh những thành công ban đầu, công ty cũng gặp phải không ít khó khăn do

sự bất cập trong quản lý dự án như trễ tiến độ dự án, thất thoát tài nguyên dự án, thiếuhụt nguồn nhân lực… Để hạn chế những hậu quả do thiếu sót trong hoạt động quản lý

dự án, công ty đã đưa ra mô hình quản lý dự án đồng thời xây dựng bộ phận nhân viênquản lý dự án là những người chịu trách nhiệm chính trong công tác quản lý dự án Tuynhiên trong thời điểm hiện tại mô hình quản lý dự án mới chỉ xuất hiện, nhân viên thuộc

bộ phận này hầu hết còn thiếu kinh nghiệm quản lý và chưa có công cụ quản lý dự ánthật sự hiệu quả

Bài toán đặt ra cho công ty đó là làm sao để hoàn thiện và phát triển mô hình quản

lý dự án, trên cơ sở đó xây dựng hệ thống thông tin quản lý dự án mang lại hiệu quảcông việc cho công ty Hiện nay, trên thị trường có một số phần mềm quản lý dự án nhưVinno, PMS, GRM và một số website quản lý dự án như Zoho Project, Asana,Redmine, ViewPath, Collabtive, Whodo Để sử dụng những công cụ này trong quản lý

dự án công ty cần phải chi trả phí sử dụng, tuy nhiên những phần mềm/website nàykhông thật sự phù hợp với hoạt động quản lý dự án của công ty, và có nhiều phần dưthừa và thiếu sót, thiếu tập trung và bảo mật thông tin trong công ty Vì vậy khóa luận

đề xuất việc hoàn thiện HTTT quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa sao cho phùhợp với hoạt động công ty, tận dụng cơ sở dữ liệu nhân sự và thiết lập phong cách làmviệc khoa học tập trung đem lại hiệu quả cao

1.2 Tình hình nghiên cứu trong và ngoài nước

Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụngtrong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng Ở Hoa Kỳ, hai ông

tổ của quản lý dự án là Henry Gantt, được gọi là cha đẻ của kỹ thuật lập kế hoạch vàkiểm soát, người đã cống hiến hiểu biết tuyệt vời của mình bằng việc sử dụng biểu đồGantt như là một công cụ quản lý dự án, và Henri Fayol người tìm ra 5 chức năng củaquản lý, là cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lýchương trình

Những năm 1950, đánh dấu sự bắt đầu của kỷ nguyên quản lý dự án hiện đại Quản

lý dự án đã được chính thức công nhận là một ngành khoa học phát sinh từ ngành khoahọc quản lý Một lần nữa, tại Hoa Kỳ, trước những năm 1950, các dự án đã được quản

lý trên một nền tảng đặc biệt bằng cách sử dụng chủ yếu là biểu đồ Gantt (Gantt Charts),cùng các kỹ thuật và các công cụ phi chính thức Tại thời điểm đó, hai mô hình toán học

để lập tiến độ của dự án đã được phát triển "Phương pháp đường găng" (tiếng Anh làCritical Path Method, viết tắt là CPM) phát triển ở liên doanh giữa công ty Dupont vàcông ty Remington Rand để quản lý các dự án bảo vệ thực vật và hóa dầu Và "Kỹ thuậtđánh giá và xem xét chương trình (dự án)" (tiếng Anh là Program Evaluation andReview Technique hay viết tắt là PERT), được phát triển bởi hãng Booz-Allen &Hamilton thuộc thành phần của Hải quân Hoa Kỳ (hợp tác cùng với công ty Lockheed)trong chương trình chế tạo tên lửa Polaris trang bị cho tàu ngầm Những thuật toán này

đã lan rộng một cách nhanh chóng sang nhiều doanh nghiệp tư nhân

Năm 1969, viện Quản lý dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của

kỹ nghệ quản lý dự án Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ

và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trongnhững dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng.Trong năm 1981, ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lýthuyết, tạo thành cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án(PMBOK Guide) Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thựchành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp

Trong nước, hiện đã có nhiều công trình nghiên cứu và các tài liệu liên quan đếnquản lý dự án đã đưa ra các khái niệm và lý thuyết rất đầy đủ về quản lý dự án và quytrình quản lý dự án, như:

Giáo trình Quản lý dự án của tác giả Trương Mỹ Dung, Trường ĐHKHTN, ĐHQGTp.HCM, xuất bản năm 2005 và cuốn Quản lý dự án, tác giả Cao Hào Thi, năm2008,Trung tâm Viện Công Nghệ Châu Á tại Việt Nam… Đã đưa ra các định nghĩa đầy

đủ về quản lý dự án, vai trò và quy trình quản lý dự án, yêu cầu để có một dự án thànhcông.

Đề tài luận văn của tác giả Phạm Nguyên Thảo của trường ĐHKHTN, nghiên

cứu về đề tài: “Xây dựng công cụ hỗ trợ quản lý quá trình phát triển dự án, gắn kết với

hê thống phần mềm Microsoft office project” Đề tài này đã xây dựng được chương trình

thực hiện được các chức năng sau: thống kê được chi phí dự án tính tới thời điểm hiệnđại qua từng giai đoạn, tỏng hợp toàn bộ thông tin phân công của một nhân viên, thống

kê dự án theo các công việc tổng thể, đồng thời cũng cung cấp cái nhìn chung về tiến độthưc hiện của dự án Ngoài ra chương trình còn có một số chức năng phụ khác: quản lýthông tin chung của dự án, quản lý hồ sơ nhân viên, tra cứu dự án, tra cứu kế hoạch,xem chi tiết kế hoạch

Đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý vật tư tại Công ty VINACONEX 10” của tác giả Nguyễn thị Thúy Hằng sinh viên Đại học Duy Tân Đề tài

đã đưa ra vấn đề: Xây dựng hệ thống thông tin quản lý vật tư cho Công ty, nhằm giảiquyết tồn tại của doanh nghiệp trong khâu quản lý vật tư trước kia, đó là việc quản lý vật

tư chỉ được làm một cách thủ công, tốn thời gian và chi phí

Tuy nhiên, về HTTT quản lý dự án hiện chưa có nhiều tài liệu và công trìnhnghiên cứu mang tính tổng quan Các bài viết và tài liệu đều chỉ liên quan cụ thể đếnHTTT của một doanh nghiệp cụ thể

1.3 Mục tiêu nghiên cứu của đề tài

Thứ nhất, hệ thống hóa kiến thức một số lý luận về hệ thống thông tin trongdoanh nghiệp như: khái niệm, thành phần, các HTTT phổ biến trong doanh nghiệp…

Thứ hai, hệ thống hóa kiến thức lý luận cơ bản về quản lý dự án, mô hình quản lý

dự án nói chung, của Viễn Thông Thanh Hóa nói riêng

Thứ ba, trên cơ sở nghiên cứu thực trạng tình hình quản lý dự án tại công ty, từ

đó đưa ra một số đề xuất, giải pháp có thể áp dụng, tiến hành phân tích thiết kế hệ thốngthông tin quản lý dự án và cài đặt trên hệ quản trị cơ sở dữ liệu cụ thể nhằm hòa thiện

HTTT quản lý dự án cho phù hợp và mang tính thiết thực đối với hoạt động quản lý dự

án, đem lại hiệu quả trong công việc

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

án của công ty

- Về thời gian: Đề tài sử dụng số liệu liên quan của công ty giai đoạn 2011- 2013.Thời gian tiến hành nghiên cứu từ 26/02/2015 đến 29/04/2015

1.5 Phương pháp thực hiện đề tài

1.5.1 Phương pháp thu thập tài liệu

Đây là phương pháp thu thập thông tin, dữ liệu (sơ cấp và thứ cấp) về các đối tượngcần tìm hiểu Từ nguồn tài liệu thu thập được, sử dụng các phương pháp phân tích, xử lý

và tổng hợp số liệu khác ta có thể tạo ra nguồn thông tin chính xác và cần thiết Thuthập tài liệu chính là phương pháp tạo ra đầu vào cho quá trình biến đổi dữ liệu thànhnguồn thông tin hữu ích

Sử dụng phương pháp thu thập tài liệu trong khóa luận này nhằm thu thập được các

dữ liệu sơ cấp (bảng câu hỏi phỏng vấn) và thứ cấp (các lý thuyết về hệ thống thông tinquản lý và phân tích thiết kế hệ thống, các thông tin trên website, các bài nghiên cứu,tìm hiểu về Viễn Thông Thanh Hóa…) để làm nguồn tài liệu hữu ích cho quá trình phântích, xử lý sau này

Phương pháp thu thập tài liệu:

+ Gửi phiếu phỏng vấn: chuẩn bị các câu hỏi phỏng vấn gửi tới các phòng ban để tìm hiểu những nội dung liên quan đến thực trạng HTTT quản lý dự án hiện tại và nhu cầu xây dựng HTTT quản lý dự án mới của công ty.

+ Quan sát trực tiếp cơ sở hạ tầng, môi trường làm việc của doanh nghiệp

để nắm bắt được các nghiệp vụ quản lý dự án tại công ty…

+ Nghiên cứu tài liệu qua các bài báo, internet, bản tin công ty để tìm hiểu tình hình chung về công ty và các nghiệp vụ quản lý dự án của công ty.

+ Sưu tầm sách, tài liệu liên quan đến cơ sở lý luận, các lý thuyết về hệ thống thông tin và phân tích thiết kế hệ thống.

1.5.2 Tổng hợp, phân tích và xử lý số liệu

Sau khi đã thu thập được các số liệu (sơ cấp, thứ cấp) tiến hành tổng hợp, phân tích, so sánh, đánh giá các dữ liệu thu thập được, có thể rút ra một số đánh giá về thực trạng công tác quản lý dự án của công ty Từ đó, ta có thể nhận thấy tính cấp thiết của đề tài khóa luận này.

Đồng thời, từ kết quả khảo sát, ta sẽ lựa chọn được biện pháp và quy trình phân tích thiết kế hệ thống cho phù hợp, đảm bảo đáp ứng được những mục tiêu đặt ra của đề tài.

1.5.3 Công cụ sử dụng để thực hiện đề tài

a Microsoft SQL Server

Microsoft SQL Server là một hệ thống quản lý cơ sở dữ liệu quan hệ được phát triển bởi Microsoft Là một cơ sở dữ liệu, nó là một sản phẩm phần mềm có chức năng chính

là để lưu trữ và truy xuất dữ liệu theo yêu cầu của các ứng dụng phần mềm khác, có thể

là những người trên cùng một máy tính hoặc những người đang chạy trên máy tính khác

qua mạng (bao gồm cả Internet) Có ít nhất một chục phiên bản khác nhau của

Microsoft SQL Server nhằm vào đối tượng khác nhau và cho khối lượng công việc khácnhau, từ các ứng dụng máy đơn nhỏ để các ứng dụng Internet phải đối mặt lớn với

nhiều người sử dụng đồng thời Ngôn ngữ truy vấn là T-SQL và ANSI SQL

b Visual Basic:

Visual basic gắn liền với khái niệm lập trình trực quan với giao diện người dùngbằng đồ hoạ (GUI), tức là khi thiết kế chương trình người dùng được nhìn thấy ngay kếtquả qua trong thao tác và giao diện khi chương trình thực hiện

Nó có khả năng kết hợp với các thư viện liên kết động, có thể sử dụng các chứcnăng của Windows mà không mất công thiết kế lại như sử dụng các hộp thoại chung vớiWindows, truy xuất tới các thư viện liên kết động Visual Basic có thể liên lạc với cáccông cụ khác chạy trong Windows qua công nghệ OLE

Visual Basic có thể dễ dàng truy xuất và điều khiển cơ sở dữ liệu của các hệquản trị cơ sở dữ liệu như: Access, Foxpro, Dbase,… và đặc biệt hơn là các chươngtrình xử lý dữ liệu do Visual Basic tạo ra không hề phải phụ thuộc vào hệ quản trị cơ sở

dữ liệu mẹ giống như Access Mặt khác, Visual Basic làm cho CSDL dễ bảo trì hơn,cho phép dễ dàng xây dựng các ứng dụng vào Internet

1.6 Kết cấu khóa luận

Khóa luận được chia làm ba phần chính

Phần 1: Tổng quan nghiên cứu đề tài, nêu ra tính cấp thiết của đề tài, đồng thờiđặt ra mục tiêu cụ thể cần giải quyết trong đề tài, đối tượng, phạm vi nghiên cứu,phương pháp thực hiện đề tài

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa: hệthống hóa kiến thức lý luận cơ bản HTTT trong doanh nghiệp và các mô hình quản lý

dự án Phân tích thực trạng quản lý dự án tại công ty, đánh giá ưu điểm và nhược điểm

Phần 3: Dựa trên những kết quả đã phân tích được về thực trạng hệ thống quản lý

dự án của công ty, đề xuất các phương án phát triển, tiến hành phân tích thiết kế, hoànthiện tin học hóa hệ thống Tổng kết lại đề tài nghiên cứu khóa luận và đưa ra hướngphát triển của đề tài

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HTTT QUẢN LÝ VÀ THỰC TRẠNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ DỰ ÁN TẠI VIỄN THÔNG THANH HÓA

2.1 Cơ sở lý luận về HTTT trong doanh nghiệp và tổng quan về quản lý dự án 2.1.1 Khái niệm HTTT.

HTTT (Informatinon System) là tập hợp người, thủ tục và các nguồn lực để thu

thập, xử lý, truyền và phát thông tin trong một tổ chức HTTT có thể là thủ công nếudựa vào các công cụ như giấy, bút HTTT hiện đại là hệ thống tự động hóa dựa vào máytính (phần cứng, phần mềm) và các CNTT khác

Các tổ chức có thể sử dụng các HTTT với nhiều mục đích khác nhau Trong việc quản trị nội bộ, HTTT sẽ giúp đạt được sự thông hiểu nội bộ, thống nhất hành động, duy trì sức mạnh của tổ chức, đạt được lợi thế cạnh tranh Với bên ngoài, HTTT giúp nắm bắt được nhiều thông tin về khách hàng hơn hoặc cải tiến dịch

vụ, nâng cao sức cạnh tranh, tạo đà cho phát triển Tùy thuộc vào mỗi hệ thống

mà mô hình HTTT của mỗi tổ chức có đặc thù riêng, tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định HTTT được thực hiện bởi con người, các thủ tục, dữ

liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học, nhiệm vụ của HTTT trong doanh nghiệp là xử lý các thông tin trong tổ chức thuộc nhiều bộ phận như thông tin kinh doanh, thông tin nhân sự, khách hàng,… Ta hiểu xử lý thông tin là tập hợp những thao tác áp dụng lên thông tin nhằm chuyển chúng về một dạng trực tiếp

sử dụng được, làm cho chúng trở thành hiểu được, tổng hợp hơn, truyền đạt hơn, hoặc có dạng đồ họa…

2.1.2 Các thành phần HTTT.

- Phần cứng: là các bộ phận (vật lý) cụ thể của máy tính hoặc hệ thống máy tính, hệ

thống mạng sử dụng làm thiết bị kỹ thuật hỗ trợ hoạt động trong HTTT Phần cứng làcác thiết bị hữu hình,có thể nhìn thấy, cầm nắm được

- Phần mềm: là một tập hợp những câu lệnh được việt bằng một hoặc nhiều ngôn ngữ

lập trình theo thứ tự nào đó để thực hiện chức năng hoặc giải quyết một bài toán nào đó.Phần mềm có thể là những ý tưởng trừu tượng, các thuật toán, các chỉ thị…

- Hệ thống mạng: mạng máy tính là tập hợp những máy tính độc lập được kết nối với

nhau thông qua các đường truyền vật lý và tuân theo các quy ước truyền thông nào đó

- Dữ liệu:

CSDL là một hệ thống các thông tin có cấu trúc được lưu trữ trên các thiết bị lưutrữ thông tin thứ cấp (như băng đĩa, đĩa từ,…) để có thể thỏa mãn yêu cầu khai thácthông tin đồng thời của nhiều người sử dụng hay nhiều chương trình ứng dụng với nhiềumục đích khác nhau

Hệ quản trị CSDL là một phần mềm chuyên dụng giải quyết tốt tất cả các vấn đềđặt ra cho một CSDL: tính chủ quyền, cơ chế bảo mật hay phân quyền hạn khai thácCSDL, giải quyết tranh chấp trong quá trình truy nhập dữ liệu…

Tài nguyên về dữ liệu gồm các CSDL CSDL phải được thu thập, lựa chọn và tổchức một cách khoa học theo một mô hình có cấu trúc xác định, tạo điều kiện cho người

sử dụng có thể truy cập một cách dễ dàng, thuận tiện và nhanh chóng

- Con người: là chủ thể điều hành và sử dụng HTTT Gồm hai nhóm chính là: những

người sử dụng HTTT trong công việc và những người xây dựng, bảo trì HTTT

Hình 2.1 Sơ đồ tổng quát các thành phần của HTTT

2.1.3 Hệ thống thông tin quản lý.

Một hệ thống tích hợp “người-máy” tạo ra các thông tin giúp con người trong sảnxuất, quản lý và ra quyết định là HTTT quản lý HTTT quản lý sử dụng các thiết bị tinhọc, các phần mềm, CSDL, các thủ tục thủ công, các mô hình để phân tích, lập kế hoạchquản lý và ra quyết định

Đây cũng là tên gọi của một chuyên ngành khoa học Ngành khoa học này thườngđược xem là một phân ngành của khoa học quản lý và quản trị kinh doanh Ngoài ra, dongày nay việc xử lý dữ liệu thành thông tin và quản lý thông tin liên quan đến CNTT,

nó cũng được coi là một phân ngành trong toán học, nghiên cứu việc tích hợp hệ thốngmáy tính vào mục đích tổ chức

Phần lớn hệ thống xử lý giao dịch thường được xây dựng nhằm phục vụ cho mộthoặc vài chức năng nào đó, hoặc chỉ đơn giản là giúp con người giải thoát khỏi một sốcông việc tính toán, thống kê nặng nhọc Khi xuất hiện nhu cầu cung cấp các thông tintốt hơn và đầy đủ hơn, cũng là lúc cần đến những phương thức xử lý thông tin một cáchtổng thể - HTTT quản lý Với hạt nhân là CSDL hợp nhất, HTTT quản lý có thể hỗ trợ

cho nhiều lĩnh vực chức năng khác nhau và có thể cung cấp cho các nhà quản lý công cụ

và khả năng dễ dàng truy cập thông tin, HTTT quản lý có các chức năng chính:

o Thu nhập, phân tích và lưu trữ các thông tin một cách hệ thống, những thông tin

có ích được cấu trúc hoá để có thể lưu trữ và khai thác trên các phương tiện tin học

o Thay đổi, sửa chữa, tiến hành tính toán trên các nhóm chỉ tiêu, tạo ra các thông tin mới

o Phân phối và cung cấp thông tin

Chất lượng của HTTT quản lý được đánh giá thông qua tính nhanh chóng trongđáp ứng các yêu cầu thông tin, tính mềm dẻo của hệ thống và tính toàn vẹn, đầy đủ của

hệ thống

2.1.4 Quy trình xây dựng và phát triển HTTT

Có hai phương pháp chủ yếu được sử dụng trong tin học hóa quản lý tổ chức kinhtế

- Phương pháp tin học hóa toàn bộ đồng thời tất cả các chức năng quản lý và thiết

lập một cấu trúc hoàn toàn tự động hóa thay thế cấu trúc cũ của tổ chức

Ưu điểm: Hệ thống đảm bảo tính nhất quán và tránh được sự trùng lặp, dư thừathông tin

Nhược điểm: Thực hiện lâu, đầu tư ban đầu khá lớn, hệ thống thiếu tính mềm dẻo

và việc thay đổi hoàn toàn cấu trúc tổ chức của hệ thống, thay đổi thói quen làm việccủa những người thực hiện chức năng quản lý của hệ thống là khó khăn

- Phương pháp tin học hóa từng phần chức năng quản lý theo một trình tự nhất

định: Thiết kế các phân hệ quản lý của hệ thống một cách tách biệt và độc lập với cácgiải pháp được chọn với các phân hệ khác

Ưu điểm: Thực hiện đơn giản, đầu tư ban đầu không lớn (phù hợp với các tổ chứckinh tế vừa và nhỏ), không kéo theo những biến đổi cơ bản và sâu sắc về cấu trúc của hệthống nên dễ được chấp nhận, hệ thống mềm dẻo.

Nhược điểm: Không đảm bảo tính nhất quán cao trong toàn bộ hệ thống, khôngtránh khỏi sự trùng lặp và dư thừa thông tin

Tùy vào từng trường hợp lựa chọn phương pháp thích hợp Tuy nhiên với cả haiphương pháp đều cần phải đảm bảo:

+ Mọi ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật phải đáp ứng yêu cầu là mang lại hiệuquả kinh tế, dễ thực hiện (không gây ra những biến động lớn về cấu trúc tổ chức) và phùhợp với khả năng của tổ chức kinh tế

+ Việc xây dựng (hệ thống, ứng dụng tin học) phải được thực hiện theo một quytrình chung gồm các công đoạn chính:

Hình 2.2: Chu trình xây dựng HTTT

2.1.5 Một số khái niệm cơ bản về quản lí dự án và một số thuật ngữ

2.1.5.1 Khái niệm quản lý dự án

Quản lý dự án: là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ

chức và quản lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn

Khảo Sát

Xây Dựng

thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạtđược mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra Dự án là tổng thể những chínhsách, hoạt động và chi phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mụctiêu nhất định trong một thời gian nhất định.

Phương pháp quản lý dự án lần đầu được áp dụng trong lĩnh vực quân sự của Mỹvào những năm 50 của thế kỉ trước Các lực lượng cơ bản thúc đẩy sự phát triển phươngpháp quản lý dự án là:

- Nhu cầu thực tế cho thấy khách hàng ngày càng “khắt khe, khó tính” với cáchàng hóa, dịch vụ, dẫn tới sự gia tăng độ phức tạp trong quy trình tổ chức, quản lý sảnxuất và chất lượng sản phẩm, dịch vụ

- Kiến thức của con người không ngừng phát triển về tự nhiên, xã hội, kinh tế, kĩthuật…

Quản lý dự án là “ứng dụng kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các hoạtđộng dự án để thỏa mãn các yêu cầu của dự án”

Xét theo khía cạnh khác, quản lý dự án là một quá trình lập kế hoạch, điều phốithời gian, nguồn lực và giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự ánhoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu

đã định về kỹ thuật, chất lượng của sản phẩm, dịch vụ, bằng các phương pháp và điềukiện tốt nhất cho phép

2.1.5.2 Mục tiêu của quản lí dự án

Mục tiêu cơ bản nhất của quản lý dự án nói chung là hoàn thành các công việc dự

án theo đúng yêu cầu kỹ thuật và chất lượng, trong phạm vi ngân sách được duyệt vàtheo đúng tiến độ thời gian cho phép

Ba yếu tố: thời gian, nguồn lực (cụ thể là chi phí, nguồn nhân lực…) và chấtlượng có quan hệ chặt chẽ với nhau Tầm quan trọng của từng mục tiêu có thể khácnhau giữa các dự án, giữa các thời kỳ đối với từng dự án nhưng tựu chung, đạt được tốtđối với mục tiêu này thường phải “hy sinh” một trong hai mục tiêu kia Cụ thể trong quá

trình quản lý dự án thường diễn ra các hoạt động đánh đổi mục tiêu Đánh đổi mục tiêu

dự án là việc hy sinh một mục tiêu nào đó để thực hiện tốt hơn các mục tiêu kia trongràng buộc không gian và thời gian Nếu công việc dự án diễn ra theo đúng kế hoạch thìkhông phải đánh đổi mục tiêu Tuy nhiên, do nhiều nguyên nhân khách quan, cũng nhưchủ quan công việc dự án thường có nhiều thay đổi nên đánh đổi là một kỹ năng quantrọng của nhà quản lý dự án

2.1.5.3 Tác dụng của quản lí dự án

Phương pháp quản lý dự án là sự điều phối nỗ lực cá nhân, tập thể; đòi hỏi dự hợptác chặt chẽ, kết hợp hài hào giữa các nguồn lực hạn hẹp nên bản chất của nó là:

Thứ nhất, liên kết tất cả các hoạt động, các công việc của dự án.

Thứ hai, tạo điều kiện thuận lợi cho việc liên hệ thường xuyên, gắn bó giữa các

nhóm ngành quản lý dự án với khách hàng và các nhà cung cấp đầu vào cho dự án

Thứ ba, tăng cường sự hợp tác giữa các thành viên và chỉ rõ trách nhiệm của các

thành viên tham gia dự án

Thứ tư, tạo điều kiện sớm phát hiện những khó khăn, vướng mắc phát sinh và điều

chỉnh kịp thời trước những thay đổi hoặc điều kiện dự án đoán được Tạo điều kiện choviệc đàm pháp giữa các bên liên quan trong việc giải quyết bất đồng cục bộ

Thứ năm, tạo ra sản phẩm và dịch vụ có chất lượng cao.

Tuy nhiên, phương pháp quản lý dự án cũng có mặt hạn chế của nó Những mâuthuẫn do cùng chia nhau một nguồn lực của đơn vị, quyền lực và trách nhiệm của cácnhà quản lý dự án trong một số trường hợp không được thực hiện đầy đủ, vấn đề hậu dự

án là những điểm cần được khắc phục với phương pháp quản lý các dự án CNTT

2.1.6 Các hình thức và mô hình tổ chức quản lí dự án

- Các hình thức của quản lý dự án

* Hình thức chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án

Chủ đầu tư sử dụng bộ máy sẵn có của mình để trực tiếp quản lý thực hiện dự ánhoặc chủ đầu tư lập ra ban quản lý dự án riêng để quản lý việc thực hiện các công việccủa dự án.

* Hình thức chủ nhiệm điều hành dự án

Chủ đầu tư giao cho ban quản lý dự án chuyên ngành hoặc thuê một doanh nghiệp,

tổ chức có đủ điều kiện, năng lực chuyên môn đứng ra quản lý toàn bộ quá trình chuẩn

bị và thực hiện dự án Ban quản lý dự án là một pháp nhân độc lập chịu trách nhiệmtrước pháp luật và chủ đầu tư về toàn bộ quá trình chuẩn bị và thực hiện dự án

* Hình thức chìa khóa trao tay

Chủ đầu tư giao cho một nhà thầu (có thể do một số nhà thầu liên kết lại với nhau)thay mình thực hiện toàn bộ các công việc từ lập dự án đầu tư đến thực hiện dự án vàbàn giao toàn bộ dự án đã hoàn thành cho chủ đầu tư khai thác, sử dụng

- Mô hình tổ chức quản lý dự án

* Mô hình tổ chức quản lý dự án theo các bộ phận chức năng

Là mô hình trong đó chủ đầu tư không thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách

mà thành viên của ban quản lý dự án là các cán bộ từ các phòng ban chức năng làm việckiêm nhiệm; Hoặc chức năng quản lý dự án được giao cho một phòng chức năng nào đóđảm nhiệm

* Mô hình tổ chức quản lý dự án có ban quản lý dự án chuyên trách

Chủ đầu tư thành lập ra ban quản lý dự án chuyên trách, chịu trách nhiệm tổ chứcthực hiện toàn bộ các công việc của dự án

* Mô hình tổ chức quản lý dự án theo ma trận

Là mô hình trong đó thành viên của nhóm dự án được tập hợp từ các cán bộ củacác bộ phận chức năng khác nhau dưới sự điều hành của nhóm trưởng còn gọi là giámđốc (chủ nhiệm) dự án Mỗi cán bộ có thể tham gia cùng lúc vào hai hoặc nhiều dự án

khác nhau và chịu sự chỉ huy đồng thời của cả trưởng nhóm dự án và trưởng bộ phậnchức năng.

Các giai đoạn của một dự án, vòng đời dự án

Dự án là một thực thể thống nhất, thời gian thực hiện xác định và có độ bất địnhnhất định nên các tổ chức, đơn vị thường chia dự án thành một số giai đoạn để quản lýthực hiện Mỗi giai đoạn được đánh dấu bằng việc thực hiệm một hay nhiều công việc.Tổng hợp các giai đoạn này được gọi là chu kỳ hay vòng đời của dự án Chu kỳ của dự

án được xác định thời điểm bắt đầu, thời điểm kết thúc và thời gian thực hiện dự án.Chu kỳ dự án xác định những công việc nào sẽ được thực hiện trong từng giai đoạn và

ai sẽ tham gia thực hiện Nó cũng chỉ ra những công việc nào còn lại ở giai đoạn gầncuối sẽ thuộc về hoặc không thuộc về phạm vi của dự án Thông qua chu kỳ dự án cóthể nhận thấy một số đặc điểm:

- Mức chi phí và yêu cầu nhân lực thường là thấp khi mới bắt đầu dự án, tăng caohơn vào thời kỳ phát triển nhưng giảm nhanh khi dự án bước vào giai đoạn kết thúc

- Xác suất hoàn thành dự án thành công thấp nhất và do đó mức độ rủi ro là caonhất khi dự án bắt đầu thực hiện Xác suất thành công sẽ tăng lên khi sự án bước quacác giai đoạn sau

- Khả năng ảnh hưởng của nhà tài trợ tới đặc tính cuối cùng của sản phẩm dự án và

do đó tới chi phí là cao nhất vào thời kỳ bắt đầu và giảm mạnh khi dự án tiếp tục trongcác giai đoạn sau

Vòng đời dự án xác định các giai đoạn mà một dự án phải trải qua tính từ lúc mắtđầu cho tới khi kết thúc dự án Các giai đoạn thường có cơ chế tự hoàn thiện kiểm soátquản lý thông qua các công việc giám sát, đánh giá Điển hình, sự chuyển tiếp giữa cácgiai đoạn thường có điểm đánh dấu và một kết quả chuyển giao cụ thể, kèm theo nhữngphê duyệt, tán thành của nhà tài trợ trước khi bước sang giai đoạn tiếp theo

Vòng đời phát triển của dự án là khung làm việc dùng để mô tả các giai đoạn trongquá trình phát triển và duy trì hệ thống Vòng đời phát triển của dự án cơ bản là nhóm

các giai đoạn của dự án Các giai đoạn của dự án thay đổi tùy theo dự án, tổ chức hoặclĩnh vực kinh doanh, thường được chia thành 4 giai đoạn như sau:

Giai đoạn xây đựng ý tưởng: Xây dựng ý tưởng là việc xác định bức tranh toàn

cảnh về mục tiêu, kết quả cuối cùng của dự án và phương pháp thực hiện dẫn tới kết quả

đó Xây dựng ý tưởng dự án bắt đầu ngay khi hình thành dự án Khảo sát- tập hợp sốliệu, xác định yêu cầu, đánh giá rủi ro, dự tính nguồn lực, so sánh lực chọn dự án… lànhững công việc triển khai và cần được lưu ý trong giai đoạn này Quyết định lựa chọn

dự án là những quyết định chiến lược dựa trên những mục đích, nhu cầu và các mục tiêulâu dài của tổ chức, doanh nghiệp Trong giai đoạn này những nội dung được xét đến làmục đích yêu cầu của dự án, tính khả thi, lợi nhuận tiềm năng, mức độ chi phí, mức độrủi ro và ước lượng các nguồn lực cần thiết Đồng thời cũng cần làm rõ hơn nữa ý tưởng

dự án bằng cách phác thảo những kết quả và phương pháp thực hiện trong điều kiện hạnchế về nguồn lực Kết thúc giai đoạn này là sự phê duyệt về chủ trương thực hiện dự án(ý tưởng)

Giai đoạn phát triển: Là giai đoạn chi tiết xem dự án cần được thực hiện như thế

nào, nội dung chủ yếu của giai đoạn này tập trung vào công tác thiết kế và lập kế hoạch.Đây là giai đoạn chứa đựng những công việc phức tạp nhất của dự án Nội dung chủ yếubao gồm: Thành lập nhóm dự án, xác định cấu trúc tổ chức, lập kế hoạch tổng thể, phântích, lập bảng chi tiết công việc, lập kế hoạch tiến độ thời gian lập kế hoạch ngân sách,lập kế hoạch nguồn lực cần thiết, lập kế hoạch chi phí, xin phê chuẩn thực hiện tiếpKết thúc giai đoạn này, tiến trình dự án có thể bắt đầu Thành công của dự án phụthuộc vào chất lượng và sự chuẩn bị kỹ lưỡng của các kế hoạch trong giai đoạn pháttriển

Giai đoạn thực hiện: Là giai đoạn quản lý tổ chức triển khai các nguồn lực bao

gồm các công việc cần thiết như xây dựng phòng ốc, hệ thống, lựa chọn công cụ, muasắm trang thiết bị… Đây là giai đoạn chiếm nhiều thời gian và nỗ lực nhất Những vấn

đề cần xem xét trong giai đoạn này là những yêu cầu kỹ thuật cụ thể nhằm so sánh, đánhgiá lựa chọn công cụ thiết bị, kỹ thuật lắp ráp, mua thiết bị chính, phát triển hệ thống

Kết thúc giai đoạn này, các hệ thống được xây dựng và kiểm định, hệ thống có thểchuyển sang giai đoạn vận hành, đưa vào khai thác, thử nghiệm.

Giai đoạn kết thúc: Trong giai đoạn kết thúc của chu kỳ dự án, cần thực hiện

những công việc còn lại như hoàn thành sản phẩm, bàn giao hệ thống, công trình vànhững tài liệu có liên quan; đánh giá dự án, giải phóng các nguồn lực Dưới đây là một

số công việc cụ thể:

o Hoàn chỉnh và lập kế hoạch lưu trữ hồ sơ liên quan đến dự án

o Kiểm tra lại sổ sách kế toán, tiến hành bàn giao và báo cáo

o Thanh quyết toán

o Đối với phát triển, xây dựng hệ thống cần chuẩn bị và bàn giao sổ tayhướng dẫn lắp đặt, quản trị và sử dụng

o Bàn giao dự án, lấy chữ lý của khách hàng về việc hoàn thành

o Bố trí lao động, giải quyết công ăn việc làm cho những người từng thamgia dự án

o Giải phóng và bố tri lại trang thiết bị

Các dự án thường bao gồm một số quy trình liên kết với nhau Các quy trình nàylặp đi lặp lại và diễn ra trong từng giai đoạn của vòng đời và tác động lẫn nhau Hình vẽdưới mô tả các mối quan hệ giữa các quy trình

- Khởi tạo: Sự cấp phép cho dự án hay giai đoạn nào đó

- Lập kế hoạch: Sàng lọc các mục tiêu của dự án và lựa chọn phương án hành độngtốt nhất để đạt được mục tiêu đó

- Thực thi kế hoạch: Quản lý, phân bổ các nguồn lực để thực hiện kế hoạch

- Kiểm soát: Là giai đoạn giám sát và xem xét mức độ tiến hành trên cơ sở nguyêntắc nhằm xác định những điểm khác biệt so với kế hoạch đã đề ra thực hiện các hoạt

động cần thiết nhằm hiệu chỉnh, đảm bảo dự án đang đi đúng hướng, đáp ứng các mụctiêu của dự án ban đầu

- Kết thúc: Đạt được ký kết hoàn tất từ nhà tài trợ và đưa dự án hoặc giai đoạn đóđến một kết thúc theo thứ tự

Hình 2.3: Các quy trình trong mỗi giai đoạn phát triển dự án

2.2 Thực trạng HTTT quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa

2.2.1 Giới thiệu chung về công ty.

 Sơ lược về công ty

Tên công ty: Viễn Thông Thanh Hóa

Tên viết tắt tiếng việt: VNPT Thanh Hóa

Tến giao dịch quốc tế: VNPT Thanh Hoa

Giám đốc: Ông Lê Nhân Thử

Trụ sở chính: 26A-Đại Lộ Lê Lợi-Phường Điện Biên- Thành Phố Thanh Hóa

Điện thoại: 0373.727.666

Email: vtha@vnptthanhhoa.vn

Website: www.vnptthanhhoa.vn

Viễn thông Thanh Hóa được thành lập theo quyết định số 687/QĐ-TCCB/HĐQT ngày06/12/2007 của hội đồng quản trị tập đoàn bưu chính viễn thông Việt Nam (VNPT) Viễn thông Thanh Hoá là đơn vị kinh tế trực thuộc hạch toán phụ thuộc công ty mẹ -tập đoàn BCVT Việt Nam (VNPT).

Viễn thông Thanh Hoá có chức năng, nhiệm vụ: tổ chức, xây dựng, quản lý, vận hành,khai thác mạng lưới bưu chính VT-CNTT để kinh doanh và phục vụ Đảm bảo thông tinliên lạc phục vụ sự lãnh đạo, chỉ đạo của các cấp uỷ đảng, chính quyền; đáp ứng mọinhu cầu thông tin của xã hội

Sứ mệnh của công ty: “Doanh nghiệp chủ lực cung cấp các dịch vụ viễn thông – côngnghệ thông tin - truyền thông trên địa bàn tỉnh Thanh Hóa”

Khẩu hiệu kinh doanh: “Chúng tôi sát cánh bên khách hàng cùng phát triển”

Cam kết thương hiệu: “ Nỗ lực không ngừng để đem đến cho khách hàng các dịch vụVT-CNTT với chất lượng dịch vụ, chất lượng phục vụ tốt nhất và giá cả ngày càng rẻhơn”

 Sơ đồ bộ máy tổ chức công ty

Hình 2.4 sau đây mô tả cơ cấu tổ chức của Viễn Thông Thanh Hóa, cao nhất là giámđốc, dưới đó có phó giám đốc, các phòng ban và khối trung tâm

Hình 2.4: Bộ máy tổ chức Viễn Thông Thanh Hóa

 Khái quát tình hình sản xuất kinh doanh

Hiện nay công ty đang tổ chức, quản lý, kinh doanh và cung cấp các dịch vụ CNTT; tổ chức xây dựng, quản lý, vận hành, lắp đặt, khai thác, sửa chữa và bảo dưỡngmạng viễn thông; khảo sát, tư vấn, thiết kế, lắp đặt, bảo dưỡng các công trình VT-CNTT

VT Bán buôn thiết bị và linh kiện điện tử, viễn thông

- Bán buôn máy vi tính, thiết bị ngoại vi và phần mềm

- Hoạt động viễn thông vệ tinh

- Hoạt động viễn thông có dây

- Chương trình cáp, vệ tinh và các chương trình thuê bao khác

- Kinh doanh bất động sản, quyền sử dụng đất thuộc chủ sở hữu, chủ sử dụng hoặc đithuê.

- Quảng cáo.

- Hoạt động viễn thông không dây.

- Bán lẻ máy vi tính, thiết bị ngoại vi, phần mềm và thiết bị viễn thông trong các cửa

hàng chuyên doanh

- Sản xuất thiết bị viễn VT-CNTT.

Trải qua 7 năm hoạt động, tình hình tài chính của Viễn Thông Thanh Hóa luôn đượcđánh giá là lành mạnh, thực hiện đầy đủ các nghĩa vụ thuế đối với nhà nước Hàng năm,báo cáo tài chính của công ty đều được kiểm toán bởi công ty kiểm toán độc lập hoặc cơquan thuế sở tại Đối với các đối tác và nhà cung cấp, Viễn Thông Thanh Hóa luônkhẳng định là công ty giữ chữ tín bằng khả năng thanh toán đầy đủ và đúng hạn

- Các chỉ tiêu tài chính của công ty luôn tăng trưởng đều và ổn định qua các năm.

Bảng 2.1: Các chỉ tiêu chủ yếu tại Viễn Thông Thanh Hóa.

Đơn vị tính: triệu đồng

ST

Năm 2011

Năm 2012

Năm 2013

Tỷ lệ % 2012/2011 2013/201

2

4 Nộp ngân sách nhà

5 Nộp điều tiết về tập

(Nguồn phòng kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa)

Từ bảng phân tích trên, ta thấy: Tỷ lệ doanh thu qua các năm là 102% (2012/1011),105%(2013/2012) như vậy doanh thu tăng lên một cách rõ rệt Có được kết quả trên lànhờ sự nỗ lực của ban lãnh đạo và tập thể lao động trong toàn đơn vị Tuy nhiên, tốc độnày khá chậm do ảnh hưởng phần nào từ cơ chế chung của VNPT và do điều kiện pháttriển kinh tế chung của toàn tỉnh Thanh Hóa

Bảng 2.2: Hiệu quả hoạt động kinh doanh của Viễn Thông Thanh Hóa

3 Năng suất lao

động

Triệu đồng/

(Nguồn phòng kinh doanh của viễn thông Thanh Hóa)

Trong ba năm hoạt động, Viễn Thông Thanh Hóa đã thực hiện kế hoạch, với sức épcạnh tranh trong kinh doanh các dịch vụ VT-CNTT ngày càng quyết liệt, đòi hỏi có sự

nỗ lực vượt bậc, sự thay đổi mạnh mẽ trong cơ chế quản lý, điều hành sản xuất kinhdoanh, năng lực khai thác đường truyền cao, kênh truyền dẫn các mạng ngày càng tối

ưu hóa Với kết quả lợi nhuận thuần tăng dần qua các năm, thu nhập của người lao động

tăng vì thế ổn định được tâm lý người lao động nhằm động viên khuyến khích người laođộng hăng hái thi đua lao động sản xuất, phấn đấu thực hiện hoàn thành nhiệm vụ kếhoạch.

2.2.2 Thực trạng HTTT quản lý dự án tại công ty.

2.2.2.1 Quy trình quản lý dự án tại công ty

Hiện đối tác của công ty rất đa dạng, gồm nhiều doanh nghiệp, tổ chức thuộc chínhphủ và cả tư nhân, với các quy mô khác nhau

Các chức năng trong quản lý dự án hiện tại công ty bao gồm:

từ hệ thống thì phòng nhân sự và kho sẽ gửi đến thông tin trả lời là có đáp ứng được haykhông hay chỉ đáp ứng được một phần Qua đó, người phụ trách dự án sẽ có những điềuchỉnh cần thiết phù hợp với tình hình dự án và nguồn lực của công ty

Về tiến độ dự án, ban giám sát có trách nhiệm giám sát tiến độ và đốc thúc tiến

độ dự án và gửi thông tin tới hệ thống, người phụ trách dự án có thể can thiệp vào tiến

độ dự án bằng cách gửi yêu cầu tới ban giám sát qua hệ thống Từ đó ban giám sát sẽđiều chỉnh tiến độ theo yêu cầu người phụ trách

Đóng hồ sơ dự án:

Khi ban giám sát gửi thông báo dự án đã hoàn thành thì hệ thống sẽ lưu thông tin

dự án vào hạng mục dự án đã hoàn thành Những dự án chưa hoàn thành hay không docông ty phụ trách nữa sẽ được lưu vào hạng mục dự án dở dang

Thống kê, báo cáo:

Theo những thời điểm xác định hay có yêu cầu từ ban giám đốc thì hệ thống sẽcập nhật các báo cáo từ các bộ phận và nhân viên về: nhân sự, vật tư, khách hàng, tiến

độ dự án Qua đó, ban giám đốc có thể nắm bắt được tình hình triển khai dự án, quản lýnguồn lực về nhân sự, trang thiết bị, vật tư và kịp thời đưa ra những chiến lược phù hợp

để phát triển công ty một cách toàn diện

Hình 2.5: Sơ đồ phân cấp chức năng của HTTT quản lý dự án

2.2.2.2 Đánh giá thực trạng HTTT quản lý dự án tại Viễn Thông Thanh Hóa

a Trang thiết bị của công ty

Cập nhật thông tin vật tư

Cập nhật thông tin tiến độ

Cập nhật hồ sơ

dự án hoàn thành

Thống kê, báo cáo nhân sự

Cập nhật hồ sơ

dự án dở dang

Thống kê, báo cáo vật tư

Thống kê báo cáo khách hàng

Thống kê, báo cáo tiến độThống kê, báo cáo dự án

Trụ sở làm việc công ty được đặt tại 26A-Đại Lộ Lê Lợi-Phường Điện Biên-ThànhPhố Thanh Hóa Công ty được trang bị thiết bị công nghệ với quy mô lớn với số lượngmáy tính khoảng 200 máy bàn và hơn 250 máy tính cá nhân được nối mạng qua dây nốihoặc wifi Các máy tính này được cài đặt hệ điều hành windows có kết nối thông qua 1

Ngoài ra, để đảm bảo an toàn và bảo mật thông tin trong doanh nghiệp, công ty có sửdụng một số phần mềm như: Công ty đã sử dụng FireWall (cứng và mềm), Kasperskyinternet security 2013, Web antivirut (PC tools doctor ASD.Net), mail antivirut(sccurity Plus for Mdea, Symantex (dùng cho các máy cá nhân) để đảm bảo an toàn cho