Công tác tổ chức kho mở tại Trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội

Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và sự bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và các luồng thông tin thì con người càng có điều kiện hơn trong việc tiếp cận các nguồn thông tin mới và phù hợp

BÀI TẬP NHÓM Môn: TỔ CHỨC VÀ BẢO QUẢN KHO TÀI LIỆU

Đề bài: Công tác tổ chức kho mở tại Trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội

I Thư viện và các hình thức tổ chức kho

1 Mở đầu:

Ngày nay với sự phát triển như vũ bão của công nghệ thông tin và sự bùng nổ đến chóng mặt của thông tin và các luồng thông tin thì con người càng có điều kiện hơn trong việc tiếp cận các nguồn thông tin mới và phù hợp Tuy nhiên vấn đề chuyên nghiệp hóa trong thu nhập, bảo quản, xử lý các nguồn tin lại được đặt ra hơn bao giờ hết

Để đáp ứng ngày càng tốt hơn nhu cầu tin của người dùng tin, thực hiện thành công sứ mạng của mình, các trung tâm thông tin và thư viện ngày càng đổi mới cả về khả năng và chất lượng phục vụ Trong đó yếu tố ghóp phần quan trong là việc tổ chức và bảo quản kho tài liệu của mỗi thư viện

Nhằm tìm hiểu rõ hơn về thư viện và đặc biệt là khâu tổ chức và bảo quản kho tài liệu , xin đi vào vấn đề mang tính phương diện nhỏ trong đó là hình thức tổ chức kho mở Từ đó có thể nhận biết thêm về khái niệm, ưu nhược điểm của kho mở Và để phù hợp với thực tế hơn thì cũng có sự liên

hệ và chứng minh trong thực tiễn tại một trung tâm thông tâm thông tin thư viện cụ thể là trung tâm thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội ( TTTT-TVĐHSPHN)

2 Khái niệm tổ chức kho

Bất cứ một thư viện nào cũng có vai trò thu nhập, lưu trữ, khai thác và

tổ chức tài liệu tùy vào loại hình chức năng của nó Tuy nhiên ở thư viện nào cũng vậy, việc tổ chức phục vụ kho sách luôn ở vị trí đặc biệt quan trọng

Tổ chức kho sách là sắp xếp kho sách một cách khoa học, chính xác nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu bạn đọc, nâng cao chât lượng sử dụng nguồn tin, không những thế việc tổ chức kho sách một cách hợp lí còn đảm bảo cho việc kiểm kê được thuận lợi hơn

Các cơ quan thông tin thư viện có nhiệm vụ thường xuyên sưu tầm- tổ chức sử dụng và bảo quản kho tài liệu nên mục đích chính của việc bảo quản

và tổ chưc tài liệu là nhằm:

- Tạo ra một trật tự nhất định trong kho

- Tạo thuận lợi cho việc sử dụng vốn tài liệu

- Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn tài liệu

- Bảo quản lâu dài, tránh mất mát và hư hỏng

- Sử dụng được lâu bền, tiết kiệm kinh phí

3 Các hình thức tổ chức kho

Hiện nay, nhu cầu tin của bạn đọc ngày càng lớn và khả năng khai thác thông tin của họ cũng tốt hơn Người dùng tin không chỉ có khả năng tìm kiếm và khai thác thông tin mà còn có khả năng tạo ra nhiều thông tin mới Vì thế để đáp ứng nhu cầu thông tin của người dùng tin thì các thư viện cũng cần có thêm nhiều sự thay đổi hơn Việc tổ chức kho tài liệu cũng là một cách để thư viện tiến tới bạn đọc gần hơn và bạn đọc tiếp cận tốt hơn với thư viện Ngoài hình thức tổ chức theo kho đóng thì ngày nay hình thức

tổ chức kho mở cũng đang được áp dụng phổ biến với những ưu điểm riêng biệt

3.1 Tổ chức kho đóng:

Là hình thức tổ chức phục vụ tài liệu cho bạn đọc thông qua đối tượng trung gian là cán bộ thư viện Nguyên tắc tổ chức kho đóng là tài liệu được sắp xếp theo dấu hiệu hình thức như: khổ cỡ, ngôn ngữ, thời gian, số đăng kí

cá biệt

Ưu điểm của tổ chức kho đóng

-Sách được sắp xếp theo ngôn ngữ, khổ cỡ nghĩa là trật tự sắp xếp sách theo khổ cỡ và ngôn ngữ sách

- Cán bộ dễ sắp xếp tài liệu theo các vị trí nhất định

- Tài liệu được bảo quản tốt, tránh tình trạng mất mát, hư hỏng tài liệu

- Thuận lợi cho công tác tìm kiếm, kiểm kê hay có kế hoạch bổ sung Tuy vậy tổ chức kho đóng cũng có những nhược điểm như:

- Người dùng tin không được tiếp xúc trực tiếp nên độ chính xác tìm tài liệu bị hạn chế, không bổ sung nhu cầu tin mới Người dùng tin mất thời gian tra cứu, chờ đợi cán bộ tìm và trả tài liệu theo yêu cầu

- Cán bộ mất thời gian, công sức phục vụ nhiều lượt bạn đọc Tài liệu

dễ bị phân tán do cùng một vấn đề Nội dung kho thông qua hệ thống tra cứu hoặc sổ sách, đồng thời thông tin chứa đựng trong kho thường là cũ và lạc hậu

3.2 Tổ chức kho mở

Hình thức tổ chức kho mở là một hình thức tổ chức kho tài liệu của thư viện, hiện nay đang ngày càng được ứng dụng rộng rãi và phổ biến Đây

là hình thức người dùng tin được tiếp xúc trực tiếp với tài liệu, lấy ra tùy ý những thông tin mà họ cần mà không cần phải mất thời gian hay công sức qua bất kì một khâu trung gian nào

Kho mở được tổ chức thực hiện đầu tiên ở một số thư viện Mỹ vào những năm cuối thế kỷ XIX và đầu thế kỉ XX, sau đó truyền rộng sang các

thư viện lớn ở châu Âu và trên toàn thế giới Ở Việt Nam phải từ những năm

90 của thế kỉ XX trở lại đây mới bắt đầu tổ chức kho mở mà chủ yếu được

áp dụng ở các thư viện lớn

Kho mở là một hình thức tổ chức kho phục vụ được bạn đọc hết sức hứng thú và hưởng ứng vì họ được tiếp xúc trực tiếp với kho tài liệu, tự do lựa chọn tài liệu mà mình cần Điều đó tạo ra sự năng động cho bạn đọc, ghóp phần vào việc đào tạo trình độ tìm kiếm và chọn lọc thông tin cho đông đảo người dùng tin

Thực tế cho thấy hiện nay, các thư viện chủ yếu tập trung xây dựng tổ chức kho mở để trực tiếp giới thiệu kho sách, kích thích hứng thú đọc sách

và việc tìm đến thư viện của bạn đọc Từ đó tìm mọi cách dễ dàng thỏa mãn những nhu cầu ngày càng đa dạng, phức tạp của bạn đọc

Hình thức tổ chức kho mở do những ưu điểm lớn của nó nên hiện nay được nhiều loại hình thư viện áp dụng như là một loại hình thân thiện hơn với bạn đọc như: thư viện công cộng, thư viện chuyên ngành, đa ngành

Hình thức tổ chức kho mở thường được tập trung áp dụng ở các bộ phận như: phòng đọc sách mới, phòng đọc báo và tạp chí, phòng đọc cho cán bộ giảng viên

Có 2 hình thức tổ chức kho mở chính là:

- Kho mở toàn phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu không lớn như : Kho báo, tạp chí…

- Kho mở một phần: Áp dụng với kho có số lượng tài liệu nhiều, đa dạng, tài liệu thường xuyên được cập nhât như: sách tham khảo, luận án, luận văn…

Tổ chức kho mở có các ưu nhược điểm sau:

Ưu điểm:

- Hình thức tổ chức kho mở tạo ra cho bạn đọc điều kiện được trực tiếp tiếp xúc và khai thác tài liệu ngay tại kho; do đó họ có thể xem lướt qua tài liệu để xác định tài liệu đó có cần không hoặc nếu có cuốn họ cần thông tin mà không có, họ có thể mượn tài liệu khác có nội dung tương tự xếp cạnh đó mà không phải viết lại phiếu yêu cầu; không phải chờ đợi mất thời gian, không cần phiền hà tới thủ thư Vì thế tạo ra sự tự do, hứng thú cho bạn đọc; đồng thời nguồn tài liệu tìm được luôn đáp ứng nhu cầu thông tin của bạn đọc mà không để xảy ra tình trạng nguồn thông tin tìm được không thỏa đáng với nhu cầu tin

- Do người dùng tin có thể vào kho và tự tìm tài liệu mình cần nên người cán bộ thư viện không phải mất công tiếp nhận yêu cầu và không phải vào kho tìm và lấy tài liệu cho bạn đọc Họ có thể làm việc tại phòng phục

vụ, hướng dẫn bạn đọc lấy và trả sách… Như vậy đỡ tốn được nhiều công sức cho người cán bộ

- Đơn giản hóa thủ tục tìm tin, tìm tài liệu vì vậy mà bạn đọc tìm được thông tin nhanh hơn, đồng thời do tài liệu kho mở luôn được sắp xếp theo môn loại khoa học ( áp dụng các bảng phân loại ) nên bạn đọc dễ dàng thỏa mãn nhu cầu nghiên cứu chuyên sâu Việc tìm kiếm tài liệu không còn bị phụ thuộc vào hệ thống mục lục

Nhược điểm:

- Tổ chức kho mở làm tốn nhiều diện tích kho vì phải dành chỗ cho sách mới phát triển, nếu kế hoạch hay tiên đoán sai lệch khi các đề mục phát triển nhanh sẽ gây thiếu chỗ và phải yêu cầu dãn kho gây áp lực nên cơ sở vật chất và người cán bộ tổ chức kho

- Các giá kệ đều phải có ngăn rộng dành cho sách có khổ lớn Sách sắp xếp không đẹp vì sách có khổ to nhỏ khác nhau được sắp xếp cùng chỗ Lối đi giữa các giá phải rộng để người dùng tin tự do lựa chọn tài liệu

- Bạn đọc trực tiếp vào kho tìm và lấy tài liệu nên vấn đề bảo quản và

an toàn cho kho sách là vấn đề rất khó khăn phức tạp, dễ gây mất mát tài liệu, đồng thời tài liệu nhanh chóng bị hư hỏng do bị luân chuyển nhiều hơn

so với kho đóng

- Nếu để cho bạn đọc tự lấy và tự trả tài liệu trên giá thì dễ gây lộn xộn và không đúng vị trí ban đầu vì họ không nhớ rõ vị trí, không biết cách sắp xếp của thư viện; hoặc do họ thiếu ý thức nên để lộn xộn gây nhiều khó khăn cho cán bộ thư viện trong kiểm kê, sắp xếp lại

4 Các phương pháp sắp xếp tài liệu kho mở

Nhiệm vụ và yêu cầu:

- Đáp ứng nhanh, chính xác yêu cầu của bạn đọc

- Tiết kiệm được diện tích kho

- Tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm kê kho sách theo chuyên ngành

- Kho tài liệu có tính thẩm mỹ cao

Sắp xếp theo khung phân loại: Việc lựa chọn khung phân loại tùy chọn vào mỗi thư viện Kho sách được sắp xếp theo khung phân loại thì không phân biệt khổ cỡ hay ngôn ngữ nữa

Sắp xếp theo kí hiệu tác giả: Bên trong phạm vi mỗi kí hiệu phân loại người ta còn có thể quy định theo các nhóm chữ cái Latinh, chữ Krin, chữ tượng hình vì sách trong cùng một kí hiệu phân loại được sắp xếp kết hợp với bảng chữ cái tác gỉa Hiện nay, các thư viện thường dùng 2 bảng chữ cái tác giả là bảng Cutter cho chữ Latinh và bảng Khapkina cho chữ Krin

Kí hiệu xếp giá trong kho mở: Trong kho mở kí hiệu xếp giá được tạo bằng kí hiệu phân loại ( theo khung phân loại mà thư viện đó đang dùng )

kết hợp với tên tác giả ( số cutter ) Một số thư viện lập kí hiệu xếp giá bằng khung phân loại DDC với kí hiệu tác giả hoàn toàn bằng chữ cái

VD : Cuốn sách về đánh bắt cá với tác giả có họ là Robb

 Kí hiệu xếp giá: 799.1 ROB

Vấn đề xếp giá sách ở các thư viện hầu như chưa thống nhất

II Thực tế công tác tổ chức kho mở và phục vụ kho mở tại Trung tâm Thông tin thư viện Đại học Sư phạm Hà Nội

1 Giới thiệu:

Trung tâm TTTV ĐHSPHN chính thức được tách ra và hình thành từ năm 1999 sau khi đại học Sư phạm Hà Nội tách ra khỏi đại học Quốc gia Hà Nội để xây dựng một trường đại học sư phạm trọng điểm của cả nước

Cùng với quá trình hình thành và phát triển của ĐHSPHN, trung tâm cũng đã trải qua nhiều khó khăn và đến nay đã phát triển đến một mức độ nhất định, đạt được nhiều thành tựu đáng ghi nhận

Trung tâm TTTV ĐHSPHN có chức năng thu thập, bổ sung, xử lí và cung cấp tài liệu, thông tin về các lĩnh vực khoa học cơ bản, khoa học giáo dục và các khoa học khác nhằm đáp ứng nhu cầu học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên và sinh viên của trường

Hiện nay trung tâm có 33 cán bộ làm công tác thư viện trong đó có 7 người có trình độ thạc sĩ, 25 người có trình độ cử nhân và 1 trình độ cao đẳng Ngoài ra còn có 8 nhân viên vệ sinh và bảo vệ thư viện Ngoài ban giám đốc thư viện, cán bộ nhân viên được chia làm 4 tổ :

- Tổ nghiệp vụ

- Tổ phòng đọc ( kho đóng và kho mở)

- Tổ phòng mượn

- Tổ tin học Trong đó khối phòng đọc của thư viện được chia ra thành:

- Phòng đọc sách tham khảo ( kho đóng)

- Phòng đọc sách tham khảo_ tài liệu tra cứu ( kho mở )

- Phòng đọc báo_tạp chí ( kho đóng)

- Phòng đọc luận án_ tạp chí ( kho mở ) Việc tổ chức hình thành phòng đọc mở được thư viện bắt đầu triển khai từ sau khi có tòa nhà Trung tâm thông tin thư viện mới với diện tích gần 5000m2, gồm 4 tầng vào năm 2002

2.Sơ lược về tổ chức kho mở tại Trung tâm TTTV ĐHSPHN

2.1 Tổ chức kho mở

Thư viện ĐHSPHN bắt đầu thực hiện việc xây dựng và tổ chức phòng đọc mở ( kho tài liệu mở ) từ sau năm 2002 sau khi cơ bản hoàn thiện

về cơ sở hạ tầng, đào tạo đội ngũ cán bộ và có một số lượng nhất định vốn tài liệu Tuy nhiên đây mới chỉ là bước đầu trong kế hoạch tổ chức xây dựng các phòng đọc, kho mở phục vụ nhu cầu tại chỗ và tự tìm kiếm tài liệu của bạn đọc trong trường

Hiện nay Trung tâm đã tổ chức được 2 kho mở chính thức nằm

ở tầng 2 của tòa nhà 4 tầng Một là phòng đọc mở phục vụ bạn đọc về báo và tạp chí, và một là phòng đọc mở và kho mở phục vụ bạn đọc về sách và một

số luận án luận văn

Như đã nêu ở trên, hiện nay, trung tâm đã tổ chức kho mở với các loại tài liệu tra cứu, sách tham khảo và báo, tạp chí

Số lượng báo, tạp chí trong phòng đọc mở lớn, liên tục thay đổi

do việc cập nhật liên tục các số báo, tạp chí mới và lưu chuyển số báo, tạp chí cũ vào kho đóng Các loại sách trong phòng đọc sách mở chủ yếu là sách

tham khảo, sách xã hội, một số giáo trình, một số luận án và luận văn, sách ngoại văn ( chủ yếu là sách tiếng anh)

Số lượng cán bộ được phân công công trông coi và xử lý tại hai phòng này là 4 người chia đều cho cả 2 phòng

Thời gian phục vụ là từ 7h30 đến 21h30 từ thứ 2 đến thứ 6 Không phục vụ thứ 7, chủ nhật và các ngày lễ

Theo thống kê trung bình mỗi ngày cả hai phòng đọc mở này phục vụ khoảng gần 200 lượt bạn đọc, chủ yếu là ở phòng đọc sách mở

Đối tượng sử dụng chủ yếu là sinh viên, học sinh cao học Một

số là cán bộ giảng viên ( chủ yếu ở phòng đọc sách mở )

2.2 Cách sắp xếp tài liệu trong kho

Các tài liệu trong kho mở của trung tâm được xây dựng kí hiệu xếp giá gồm 3 yếu tố sau đây:

- Kí hiệu phân loại DDC

- Chỉ số Cutter ( xây dựng mã hóa cho yếu tố họ tên tác giả hoặc tên tài liệu

- Năm xuất bản của tài liệu Trung tâm sử dụng khung phân loại DDC để phân loại và sắp xếp tài liệu ở kho mở Đây là khung phân loại mới được đưa vào sử dụng tại trung tâm Ban đầu, trung tâm chỉ áp dụng hình thức tổ chức kho mở và sử dụng DDC cho các tài liệu tra cứu Hiện nay, hầu hết các tài liệu trong kho sách

mở đều áp dụng DDC Trung tâm chỉ sủ dụng khung phân loại DDC 3 cấp rút gọn với kí hiệu đơn giản

VD: 530 Vật lí

800 Văn học

930 Lịch sử

Sau này do số lượng tài liệu ngày càng lớn, trung tâm đã tiến hành nghiên cứu và áp dụng khung phân loại DDC chi tiết ấn bản rút gọn lần thứ

13, sắp tới sẽ chuyển sang sử dụng khung phân loại DDC ấn bản rút gọn lần thứ 14

VD1:

Lê Trắc

An Nam Chí lược / Lê Trắc – Huế : Thuận Hòa , 2002 – 581 tr Tài liệu có kí hiệu xếp giá là : 930 / L250T / 2002

Trong đó 930: Kí hiệu phân loại DDC

L250T: Chỉ số Cutter 2002: Năm xuất bản của tài liệu VD2:

Hoàng Xuân Việt

Bách khoa danh ngôn từ điển / Hoàng Xuân Việt – tp Hồ Chí Minh ,

2006 – 447 tr

Tài liệu có kí hiệu xếp giá là 000 / H407V / 2006

H407V: chỉ số Cutter

2006: Năm xuất bản của tài liệu

Các tài liệu trong kho mở tại trung tâm được sắp xếp theo nội dung

III Đánh giá và kiến nghị

1 Đánh giá

Ưu điểm

Việc tổ chức và bảo quản kho tài liệu nói chung và việc tổ chức kho

mở nói riêng tại Trung tâm Thông tin Thư viện Đại học sư phạm Hà Nội nhìn chung tương đối tốt Đã có hệ thống ; việc áp dụng các quy chuẩn và nghiệp vụ ngày càng tốt hơn, hiệu quả hơn

Khả năng phục vụ người dùng tin của hệ thống kho mở ngày càng được tăng cường đáng kế về số lượng và chất lượng

Việc mở rộng của các kho mở, phòng đọc mở cũng như nguồn lực thông tin ngày càng được quan tam và tăng cường

Thư viện cũng đã có chủ trương và chiến lược cho việc phát triển toàn diện thư viện trong đó có phát triển hơn nữa hệ thống kho mở theo tiêu chí: Mở rộng quy mô, có khoa học, chuyên nghiệp và hiện đại

Hạn chế

Số lượng kho mở chỉ mới dùng lại ở 2 phòng nên chưa đáp ứng được nhu cầu của bạn đọc

Việc áp dụng các phương pháp xếp giá, phương pháp sắp xếp tài liệu trong đó có áp dụng khung phân laọi DDC và chỉ số Cutter còn nhiều lúng túng và yếu kém

Nghiệp vụ của cán bộ phụ trách trực tiếp các phòng đọc mở, kho mở còn chưa thật vững vàng

2 Kiến nghị, giải pháp

Ngoài việc không ngừng tanưg cường nguồn lực thông tin nói chung thì trung tâm cần quan tâm tăng cường nguồn tài liệu cho các kho mở hơn nữa Tăng cường hướng dẫn, giới thiệu cho bạn đọc về hình thức kho mở và khuyến khích học sử dụng kho mở nhiều hơn

Đào tạo đội ngũ cán bộ phụ trách, áp dụng hiệu quả hơn các phương pháp

xử lý tài liệu và xếp giá tài liệu