tiểu luận Quản trị dự án Hội trại

Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính Mục lục M c l cụ ụ 1 L i gi i thi uờ ớ ệ 3 Ph n 1- T ng quan v d án ầ ổ ề ự 4 I- M c ích d ánụ đ ự 4 II- Ý t ng c a d ánưở ủ ự 4 Ph m viạ 4 Ch n a i mọ đị đ ể 5 Th i gianờ 5 N i dung h i tr iộ ộ ạ 5 Ngân sách cho dù án 6 Ngu n c p kinh phí ồ ấ 6 Th nh l p v xây d ng i ngò d ánà ậ à ự độ ự 6 Ph n 2- L p k ho ch v th c hi n d ánầ ậ ế ạ à ự ệ ự 7 I- B ng phân tách công vi c cho t ng giai o n c a d ánả ệ ừ đ ạ ủ ự 7 II- S m ng c a d ánơ đồ ạ ủ ự 9 III- Th nh l p v xây d ng i ngò d ánà ậ à ự độ ự 11 1.T ch c cu c h pổ ứ ộ ọ 11 2.Xây d ng i ngò d ánự độ ự 11 IV- Ho ch nh ngân sáchạ đị 13 V- Chu n b v th c hi n công vi c tr c ng y h i tr iẩ ị à ự ệ ệ ướ à ộ ạ 14 1.T ch c h pổ ứ ọ 14 2.Xin c p kinh phíấ 14 3.Phân b kinh phí cho t ng banổ ừ 15 4.Ch n a i m v ký h p ngọ đị đ ể à ợ đồ 15 5.So n th o n i quy cho êm di n ra ng y h iạ ả ộ đ ễ à ộ 15 6.L p danh sách khách m i v i m iậ ờ à đ ờ 16 7.L p ban giám kh o cho các cu c thiậ ả ộ 16 8.Thông báo ra to n tr ng v tri u t p h pà ườ à ệ ậ ọ 16 9.T ng duy t, tuy n ch n các ti t m c vui ch iổ ệ ể ọ ế ụ ơ 17 VI- Chi ti t nhi m v c a các Ban d ánế ệ ụ ủ ự 17 1.Ban t ch c c m tr iổ ứ ắ ạ 17 2.Ban t ch c vui ch i gi i tríổ ứ ơ ả 21 - 1 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính 3.Ban t ch c giao l u VH – VNổ ứ ư 28 4.Ban l tânễ 34 5.Ban an ninh, y t v môi tr ngế à ườ 36 6.Ban t i chínhà 38 VII- T ch c h i tr i ng y 15-12-2002ổ ứ ộ ạ à 43 1.L ch trình ti n h nh th c hi n h i tr i:ị ế à ự ệ ộ ạ 44 K t thúc h i tr iế ộ ạ 44 Ph n 3- Giám sát ánh giá v qu n tr thay iầ đ à ả ị đổ 44 1.Giám sát, ánh giá th c hi n công vi cđ ự ệ ệ 44 2.Qu n tr thay i n u có r i roả ị đổ ế ủ 45 Ph n 4- K t thúc v ho n th nh d ánầ ế à à à ự 45 1.B n giao hi n tr ng v k t thúc h p ngà ệ ườ à ế ợ đồ 45 2.T ch c cu c h p t ng k tổ ứ ộ ọ ổ ế 46 - 2 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính Lời giới thiệu Trong quá trình phát triển và đi lên của nền kinh tế hiện nay thì Quản trị dự án là một phần hết sức quan trọng đối với những công việc dự định được thực hiện trong tương lai, giúp cho chóng ta có được cách nhìn khoa học từ đó chúng ta sẽ có kết quả tốt như mong muốn. Chính vì vậy qua quá trình học tập và kết thúc môn “Quản trị dự ỏn” tụi rất vinh dự đã được sự tin tưởng của nhà trường cũng như của giáo viên hướng dẫn đã giao cho chúng tôi nghiên cứu và thực hiện Quản trị dự án cho hội trại của trường vào ngày 15/12/2002 (ngày kỷ niệm thành lập trường) sắp tới. Quản trị dự án hội trại bao gồm các phần chính sau: Phần I- Tổng quan về dự án - Tổng quan về dự án Phần II- Lập kế hoạch và thực hiện dự án - Lập kế hoạch và thực hiện dự án Phần III- Quản trị thay đổi dự án - Quản trị thay đổi dự án Phần IV- Kết thúc dự án - Kết thúc dự án Qua quá trình nghiên cứu quản trị dự án hội trại có thể sẽ có những thiếu sót trong các phần, vì vậy rất mong sự đóng góp của các bạn có quan tâm đến quản trị dự án này. Mọi sự đóng góp xin gửi về cho các thành viên tham gia nghiên cứu quản trị dự án hội trại như sau: Họ tên Mã sv Số ĐT 1. Nguyễn Huy Vinh A02390 7.181.871 A02390 7.181.871 2. Nguyễn Hoàng Anh A02408 8.341.314 A02408 8.341.314 3. Trần Tiến Việt A02573 8.586.964 A02573 8.586.964 4. Nguyễn Duy Đại A02505 A02505 5. Đỗ Nghĩa Hưng A02427 A02427 6. Phạm Thành Trung A01483 A01483 - 3 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính Phần 1- Tổng quan về dự án I- Mục đích dự án Câu thành ngữ “Uống nước nhớ nguồn” từ bao đời nay đã đi sâu vào bản sắc văn hoá và tinh thần dõn tộc Việt Nam ta, mỗi người trong chóng ta không ai có thể quên được nơi đã sinh ra và nuôi dưỡng mình trưởng thành. Chính vì vậy để ôn lại truyền thống tốt đẹp vẻ vang của trường và kỷ niệm ngày thành lập trường Đại học dân lập Thăng Long (ngày 15/12/1988-15/12/2002) , nhà trường tổ chức hội trại hàng năm cho sinh viên giúp cho sinh viên hiểu rõ thêm lịch sử và truyền thống hiếu học của trường, cũng như giúp cho sinh viên hăng say trong học tập, thi đua dành thành tích mang lại niềm vui, niềm tự hào cho bản thân cũng như cho nhà trường, nâng cao uy tín giáo dục và đào tạo của trường trong cả nước. Qua đó, mỗi sinh viên có thể tự khẳng định mình trong các phong trào vui chơi, giải trí, văn nghệ, được giao lưu với các vị khách mời đặc biệt trong ngày hội. Hơn thế nữa, chúng tôi hy vọng ngày tổ chức hội trại thường niên của trường sẽ là sân chơi, ngày đại hội của tất cả các sinh viên trong cả nước cùng nhau tham gia học hỏi và đua tài. Chúng tôi mong rằng qua buổi tổ chức hội trại này, sinh viên, giáo viên và cán bộ trong nhà trường thờm yờu và gắn bó với nhà trường hơn, đoàn kết và cùng nhau nghiên cứu, giảng dạy, học tập đạt kết quả cao, tạo đà phát triển giáo dục đào tạo và nâng cao uy tín chất lượng của trường trong nước cũng như nước ngoài. II- Ý tưởng của dự án Phạm vi Để hội trại thêm vui và náo nhiệt, tạo điều kiện cho sự đoàn kết giữa các sinh viên trong trường hơn nữa, và sự gắn bó tình thầy trò làm cho không khí hội trại thêm vui nhén, thoải mái. Vì vậy chúng tôi dự tính như sau + Sè lượng người tham gia hội trại: 3100 người + Trong đó :- Sinh viên, giáo viên, cán bộ trong trường : 2800 người - Khách mời bên ngoài : 300 người . Cựu sinh viên, giáo viên trong và ngoài trường . Đại diện các sinh viên trường khác . Đại diện các doanh nghiệp trẻ - 4 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính . Khách nước ngoài Chọn địa điểm Để tránh sự lặp lại việc lùa chọn địa điểm như các năm trước, gây cảm giác nhàm chán cho sinh viên như Công viên nước Hồ Tây, Gò Đống Đa, hay địa điểm khác như công viên Lê Nin thỡ cú diện tích quá lớn không phù hợp với hội trại vì không kiểm soát được. Chích vì vậy việc thay đổi địa điểm tổ chức hội trại là rất quan trọng, nên chúng tôi đã chọn công viên Bách Thảo tại thủ đô Hà Nội. Công viên Bách Thảo là nơi diễn ra ngày hội, có vị trí địa lý và cảnh quan đẹp, môi trường trong sạch, diện tích đủ lớn có sức chứa khoảng 5000 người. An ninh, y tế, phòng chống cháy nổ an toàn và thuận tiện, khu vệ sinh nam nữ riờng biệt. Khu cắm trại, khu vui chơi, bãi để xe, nhà vệ sinh và cảnh quan công viên Bách thảo đã được chúng tôi bố trí, xắp xếp chi tiết trong bản đồ tổng thể công viên Bách Thảo ở trên (trang trước) Thời gian - Thời gian bắt đầu thực hiện dự án: 1/10/2002 (2 tháng 15 ngày trước khi diễn ra hội trại) - Thời gian tổ chức hội trại : Chủ nhật, ngày 15/12/2002 - Thời gian kết thúc dự án : ngày 17/12/2002 Nội dung hội trại - Thi cắm trại đẹp, và có ý nghĩa văn hoá lịch sử - Ca múa nhạc - Thi đấu cỏc mụn thể thao - Thi hùng biện - Dạ hội, khiêu vũ, ca múa nhạc truyền thống - Lễ hội hoá trang, hài kịch - Giao lưu khách mời, học hỏi kinh nghiệp học tập - Đốt lửa trại và sinh hoạt tập thể - 5 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính Ngân sách cho dù án - Tổng chi phí thực hiện dự án : 50 triệu VNĐ Nguồn cấp kinh phí - Nguồn kinh phí được cấp từ nhà trường - Tài trợ từ các DN có quan hệ mật thiết với trường - Tài trợ từ nước ngoài như Nhật, Pháp Thành lập và xây dựng đội ngò dự án Đội ngò dự án bao gồm: - Trưởng ban dự án : 1 người - Ban giám sát thực hiện và điều hành : 3 người - Ban xúc tiến dự án : 3 người - Ban tổ chức cắm trại : 5 người - Ban tổ chức giao lưu văn hoá, văn nghệ : 5 người - Ban tổ chức trò chơi giải trí :5 người - Ban tổ chức an ninh, y tế, môi trường : 7 người - Ban tổ chức lễ tân : 2 người - Ban tài chính : 2 người Ngoài đội ngò dự ỏn chớnh cũn cú thờm sự cộng tác của đoàn thanh niên trường. Đặc biệt với sự tham gia của nhà trường, đội ngò dự án vẫn do sự chỉ đạo của nhà trường giúp cho dù ỏn thờm thành công hơn nữa. - 6 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính Phần 2- Lập kế hoạch và thực hiện dự án I- Bảng phân tách công việc cho từng giai đoạn của dự án Stt WBS Tên nhiệm vụ 1 1 Tổ chức cuộc họp 1.1 Thành lập và xây dựng đội ngò dự án 1.2 Phân công nhiệm vụ đến từng tiểu ban 2 2 Chuẩn bị trước ngày hội trại 2.1 Xin cấp kinh phí cho dù án 2.2 Phân bổ kinh phí cho các ban 2.3 Tìm thuê địa điểm và ký hợp đồng 2.4 Soạn thảo nội quy cho hội trại 2.5 Thông - 7 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính báo và nhận các tiết mục tham gia 2.6 Tập dượt các chương trình 2.7 Xét duyệt các chương trình lần 1 2.8 Báo cáo tổng hợp lần 1 2.9 Tổng duyệt để chào mừng ngày 20- 11-2002 2.10 Báo cáo tổng hợp lần 2 3 3 Thực hiện tổ chức hội trại ngày 15 3.1 Sáng ngày 15 các líp cắm trại 3.2 Tổ chức thi đấu các môn thể thao 3.3 Tối khai mạc đọc diễn văn, giao - 8 - Quản trị dự án Hội trại - Ban tài chính lưu 3.4 Tối đốt lửa trại, ca múa nhạc 3.5 22h bế mạc và kết thúc hội trại 4 4 Kết thóc dự án 4.1 Bàn giao hiện trường và kết thúc hợp đồng 4.2 Tổ chức họp tổng kết Trên đây là bảng cơ cấu phân tách công việc WBS (Work Breakdown Structure) của dự án hội trại, được phân thành từng giai đoạn công việc cụ thể và được thực hiện từ trên xuống dưới, giúp cho nhà quản trị dự án dễ dàng quản lý và kiểm soát được quá trình thực hiện dự án. II- Sơ đồ mạng của dự án Sau khi đã hình thành bảng WBS cho dù án chúng tôi dùa vào đú đó xây dựng sơ đồ mạng cho dù án hội trại như sau: - 9 - Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh - 10 - Thành lập đội ngũ DA Tổ chức họp Phân nhiệm vụ đến các Ban Phân bổ kinh phí Tuyển chọn các tiết mục ca nhạc Tuyển chọn các trò chơi Sơ đồ mạng tổng quát của dự án Phân trại cho các lớp Tập dRợt lần 1 Đón khách ĐRa ra luật chơi Xét duyệt lần 1 Sơ tuyển các trò chơi Tập dRợt lần 2 Tổng duyệt Tổng duyệt tất cả các chRơng trình Tập dRợt lần 3 Tổ chức hội trại Kết thúc hội trại Viết giấy mời Tuyển thành viên tham gia DA Thuê địa điểm Cắm trại [...]... gian: 8h ngy 1/10/2002 - a im: Phũng A40 - Ni dung: bu ra cỏc ban d ỏn, phõn cụng cụng vic c th n tng tiu ban trong d ỏn 2 Xõy dng i ngũ d ỏn Trưởng ban dự án Ban giám sát, thực hiện dự án Ban tổ chức cắm trại a b Ban văn hoá, văn nghệ Ban xúc tiến dự án Ban tổ chức trò chơi, giải trí Ban an ninh, y tế môi trường Ban Lễ tân Ban Tài chính Mụ hỡnh t chc i ngũ d ỏn S lng i ng chnh tham gia d ỏn: Tng s thnh... triu 7- Thự lao cho ban qun tr d ỏn (8 ngi) 3,2 triu Tng kinh phớ d tớnh : 43,5 triu Qu d phũng : 6,5 triu Tng kinh phớ cho dự ỏn : 50 triu S tin trong qu d phũng c dựng chi tr cho cỏc khon phỏt sinh trong quỏ trỡnh thc hin d ỏn - 13 - Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh Nu khụng dựng ht, s tin s c a vo qu on thanh niờn ca trng s dng phc v cỏc hỡnh thc khen thng V- Chun b v thc hin cụng vic trc ngy hi... kin, nhn xột v phờ duyt cho dự ỏn hi tri 2 - Xin cp kinh phớ Trỏch nhim thuc: Ban ti chớnh Thi gian thc hin: ngy2 n 15/10/2002 - 14 - Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh - Nhim vụ: lp bỏo cỏo chi phớ, gp ban giỏm hiu nh trng trỡnh by d ỏn v xin cp kinh phớ cho dự ỏn 3 - Phõn b kinh phớ cho tng ban Trỏch nhim thuc: Ban ti chớnh Thi gian thc hin: ngy 15/10 n 15/11/2002 Nhim vụ: Dựa vo bng d tớnh kinh phớ... tri quy nh Chun b Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh 2.1 2.2 2.3 2.4 2.5 2.6 3 3 3.1 - 18 - trc ngy hi tri Phõn chi phớ cho cỏc lớp tham gia cm tri Thuờ, mua dựng dng c dng sõn khu Thuờ h thng ốn chiu sỏng cho sõn khu v tri Thuờ, mua dng c dựng lm tri tip khỏch Thuờ bn gh, phụng bt trang trớ Mua bng rụn, k biu ng, trang trớ cnh quan T chc cm tri ngy 1512-2002 Dng v trang trớ sõn khu trung tõm Qun... Phõn b kinh phớ cho cỏc t trũ chi Thuờ, mua dng c dựng trũ chi Son tho ni quy cho cỏc trũ chi Thụng bỏo ra ton trng Phõn lch v a im thi u a ra lut chi, cỏch thc chi Lp chi phớ cho cỏc gii Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh 3 3 3.1 3.2 3.3 4 4 4.1 5 5 5.1 5.2 - 23 - thng Kim tra ln cui cỏc trũ chi tham gia Kim tra li cỏc danh sỏch cỏc i chi Kim tra dng c dựng ó cha Kim tra lch thi u, a im cú phự hp khụng... 6.2 Chi phớ d tớnh cho Ban t chc hi tri Chi phớ thuờ a im Phỏt kinh phớ cho cỏc tri (40 tri x 150) Thuờ mỏy phỏt in Thuờ h thng chiu sỏng Thuờ cp pha, gin dỏo st Thuờ bn gh, phụng bt Mua bng rụn, giy, dựng dng c 5.000.000 6.000.000 200.000 200.000 150.000 500.000 200.000 - 19 - Dng tri ún khỏch Dng tri ca cỏc lớp Trang trớ t cng cụng viờn vo Chm tri Kt thúc D cỏc tri Thu dn v sinh Qun tr d ỏn Hi tri... trng ban ti chnh v mt th ký giỳp trng ban bỏo cỏo tỡnh hỡnh ti chớnh c cp phỏt Nhim v chớnh ca ban ti chớnh l c s u quyn ca trng ban d ỏn i liờn h vi nh trng v cỏc t chc doanh nghip xin cp kinh phớ cho dự ỏn, sau ú ban ti chớnh cú nhim v cp, phỏt kinh phớ cho cỏc ban ỳng thi hn v theo ch th ca trng ban d ỏn IV- Hoch nh ngõn sỏch 1- Ban t chc cm tri 15 triu 2- Ban t chc giao lu vn ngh 10 triu 3- Ban t... danh sỏch cỏc i chi Kim tra dng c dựng ó cha Kim tra lch thi u, a im cú phự hp khụng Thc hin k hoch 8h ngy 15/12/02 tin hnh theo lch ó nh Kt thỳc trũ chi 22h cựng ngy kt thỳc tt c cỏc trũ chi Thu dn dựng dng cụ , v sinh mụi trng Qun tr d ỏn Hi tri - Ban ti chớnh Lp danh mc cỏc trũ chi 1- Búng ỏ buc chõn 2- Kộo co 3- Trt tuyt cn 4- in t ni mng 5- Nộm lon cú thng 6- Gi búng bay 7- Vt tay 8- Nhy tỳi . thực hiện dự án Phần III- Quản trị thay đổi dự án - Quản trị thay đổi dự án Phần IV- Kết thúc dự án - Kết thúc dự án Qua quá trình nghiên cứu quản trị dự án hội trại có thể sẽ có những thiếu sót. tới. Quản trị dự án hội trại bao gồm các phần chính sau: Phần I- Tổng quan về dự án - Tổng quan về dự án Phần II- Lập kế hoạch và thực hiện dự án - Lập kế hoạch và thực hiện dự án Phần III- Quản. Chủ tịch hội đồng quản trị Hoàng Xuõn Sớnh - Hiệu trưởng Phan Huy Phó - Hiệu phó Đặng Kim Nhung Ban quản trị dự án gồm có: - Trưởng ban dự án - 7 Trưởng ban của các tiểu ban trong nhóm dự án - Chủ