tiểu luận Quản trị dự án Hội trại

Chính vì vậy qua quá trình học tập và kết thúc môn “Quản trị dự ỏn” tụi rấtvinh dự đã được sự tin tưởng của nhà trường cũng như của giáo viên hướng dẫn đã giao cho chúng tôi nghiên cứu v

Mục lục Mục lục 1

Lời giới thiệu 3

Phần 1- Tổng quan về dự án 4

I- Mục đích dự án 4

II- Ý tưởng của dự án 4

1.Phạm vi Phạm vi4

2.Chọn địa điểm Chọn địa điểm5

3.Thời gian Thời gian5

4.Nội dung hội trại Nội dung hội trại5

5.Ngõn sách cho dù án Ngân sách cho dù án5

6.Nguồn cấp kinh phí Nguồn cấp kinh phí6

7.Thành lập và xây dựng đội ngò dự án Thành lập và xây dựng đội ngũ dự án6

Phần 2- Lập kế hoạch và thực hiện dự án 7

I- Bảng phân tách công việc cho từng giai đoạn của dự án 7

II- Sơ đồ mạng của dự án 7

III- Thành lập và xây dựng đội ngò dự án 9

1.Tổ chức cuộc họp Tổ chức cuộc họp9

2.Xây dựng đội ngò dự án Xây dựng đội ngũ dự án9

IV- Hoạch định ngân sách 11

V- Chuẩn bị và thực hiện công việc trước ngày hội trại 12

2.Xin cấp kinh phí Xin cấp kinh phí12

3.Phân bổ kinh phí cho từng ban Phân bổ kinh phí cho từng ban12

4.Chọn địa điểm và ký hợp đồng Chọn địa điểm và ký hợp đồng13

5.Soạn thảo nội quy cho đêm diễn ra ngày hội Soạn thảo nội quy cho đêm diễn ra ngày hội 136.Lập danh sách khách mời và đi mời Lập danh sách khách mời và đi mời13

7.Lập ban giám khảo cho các cuộc thi Lập ban giám khảo cho các cuộc thi14

8.Thụng báo ra toàn trường và triệu tập họp Thông báo ra toàn trường và triệu tập họp 149.Tổng duyệt, tuyển chọn các tiết mục vui chơi .Tổng duyệt, tuyển chọn các tiết mục vui chơi 14

VI- Chi tiết nhiệm vụ của các Ban dự án 15

1.Ban tổ chức cắm trại Ban tổ chức cắm trại15

2.Ban tổ chức vui chơi giải trí Ban tổ chức vui chơi giải trí17

3.Ban tổ chức giao lưu VH – VN Ban tổ chức giao lưu VH – VN21

4.Ban lễ tân Ban lÔ tân24

5.Ban an ninh, y tế và môi trường Ban an ninh, y tế và môi trường26

6.Ban tài chính Ban tài chính27

VII- Tổ chức hội trại ngày 15-12-2002 31

1.Lịch trình tiến hành thực hiện hội trại: Lịch trình tiến hành thực hiện hội trại: 312.Kết thúc hội trại Kết thúc hội trại32

Phần 3- Giám sát đánh giá và quản trị thay đổi 32

1.Giỏm sát, đánh giá thực hiện công việc Giám sát, đánh giá thực hiện công việc 322.Quản trị thay đổi nếu có rủi ro Quản trị thay đổi nếu có rủi ro32

Phần 4- Kết thúc và hoàn thành dự án 33

1.Bàn giao hiện trường và kết thúc hợp đồng Bàn giao hiện trường và kết thúc hợp đồng 332.Tổ chức cuộc họp tổng kết Tổ chức cuộc họp tổng kết33

Lời giới thiệu

Trong quá trình phát triển và đi lên của nền kinh tế hiện nay thì Quản trị dự án

là một phần hết sức quan trọng đối với những công việc dự định được thực hiệntrong tương lai, giúp cho chóng ta có được cách nhìn khoa học từ đó chúng ta sẽ

có kết quả tốt như mong muốn

Chính vì vậy qua quá trình học tập và kết thúc môn “Quản trị dự ỏn” tụi rấtvinh dự đã được sự tin tưởng của nhà trường cũng như của giáo viên hướng dẫn

đã giao cho chúng tôi nghiên cứu và thực hiện Quản trị dự án cho hội trại củatrường vào ngày 15/12/2002 (ngày kỷ niệm thành lập trường) sắp tới

Quản trị dự án hội trại bao gồm các phần chính sau:

Phần II- Lập kế hoạch và thực hiện dự án - Lập kế hoạch và thực hiện

Mọi sự đóng góp xin gửi về cho các thành viên tham gia nghiên cứu quản trị

dự án hội trại như sau:

1 Nguyễn Huy Vinh A02390 7.181.871 A02390 7.181.871

2 Nguyễn Hoàng Anh A02408 8.341.314 A02408 8.341.314

3 Trần Tiến Việt A02573 8.586.964 A02573 8.586.964

4 Nguyễn Duy Đại A02505 A02505

5 Đỗ Nghĩa Hưng A02427 A02427

6 Phạm Thành Trung A01483 A01483

Phần 1- Tổng quan về dự án I- Mục đích dự án

Câu thành ngữ “Uống nước nhớ nguồn” từ bao đời nay đã đi sâu vào bảnsắc văn hoá và tinh thần dõn tộc Việt Nam ta, mỗi người trong chóng ta không ai

có thể quên được nơi đã sinh ra và nuôi dưỡng mình trưởng thành

Chính vì vậy để ôn lại truyền thống tốt đẹp vẻ vang của trường và kỷ niệmngày thành lập trường Đại học dân lập Thăng Long (ngày15/12/1988-15/12/2002) , nhà trường tổ chức hội trại hàng năm cho sinh viêngiúp cho sinh viên hiểu rõ thêm lịch sử và truyền thống hiếu học của trường, cũngnhư giúp cho sinh viên hăng say trong học tập, thi đua dành thành tích mang lạiniềm vui, niềm tự hào cho bản thân cũng như cho nhà trường, nâng cao uy tíngiáo dục và đào tạo của trường trong cả nước Qua đó, mỗi sinh viên có thể tự

khẳng định mình trong các phong trào vui chơi, giải trí, văn nghệ, được giao lưuvới các vị khách mời đặc biệt trong ngày hội

Hơn thế nữa, chúng tôi hy vọng ngày tổ chức hội trại thường niên của trường

sẽ là sân chơi, ngày đại hội của tất cả các sinh viên trong cả nước cùng nhau thamgia học hỏi và đua tài

Chúng tôi mong rằng qua buổi tổ chức hội trại này, sinh viên, giáo viên và cán

bộ trong nhà trường thờm yờu và gắn bó với nhà trường hơn, đoàn kết và cùngnhau nghiên cứu, giảng dạy, học tập đạt kết quả cao, tạo đà phát triển giáo dụcđào tạo và nâng cao uy tín chất lượng của trường trong nước cũng như nướcngoài

II- Ý tưởng của dự án

1 Phạm vi

Để hội trại thêm vui và náo nhiệt, tạo điều kiện cho sự đoàn kết giữa các sinh viên trong trường hơn nữa, và sự gắn bó tình thầy trò làm cho không khí hội trại thêm vui nhén, thoải mái Vì vậy chúng tôi dự tính như sau

+ Sè lượng người tham gia hội trại: 3100 người

+ Trong đó :- Sinh viên, giáo viên, cán bộ trong trường : 2800 người

- Khách mời bên ngoài : 300 người

Cựu sinh viên, giáo viên trong và ngoài trường Đại diện các sinh viên trường khác

Đại diện các doanh nghiệp trẻ Khách nước ngoài

2 Chọn địa điểm

Để tránh sự lặp lại việc lùa chọn địa điểm như các năm trước, gây cảm giácnhàm chán cho sinh viên như Công viên nước Hồ Tây, Gò Đống Đa, hay địađiểm khác như công viên Lê Nin thỡ cú diện tích quá lớn không phù hợp vớihội trại vì không kiểm soát được

Chích vì vậy việc thay đổi địa điểm tổ chức hội trại là rất quan trọng, nênchúng tôi đã chọn công viên Bách Thảo tại thủ đô Hà Nội

Công viên Bách Thảo là nơi diễn ra ngày hội, có vị trí địa lý và cảnh quanđẹp, môi trường trong sạch, diện tích đủ lớn có sức chứa khoảng 5000 người

An ninh, y tế, phòng chống cháy nổ an toàn và thuận tiện, khu vệ sinh nam nữ

Khu cắm trại, khu vui chơi, bãi để xe, nhà vệ sinh và cảnh quan công viênBách thảo đã được chúng tôi bố trí, xắp xếp chi tiết trong bản đồ tổng thể công

viên Bách Thảo ở trên (trang trước)

3 Thời gian

- Thời gian bắt đầu thực hiện dự án: 1/10/2002

(2 tháng 15 ngày trước khi diễn ra hội trại)

- Thời gian tổ chức hội trại : Chủ nhật, ngày 15/12/2002

- Thời gian kết thúc dự án : ngày 17/12/2002

4 Nội dung hội trại

- Thi cắm trại đẹp, và có ý nghĩa văn hoá lịch sử

- Thi đấu cỏc mụn thể thao

- Dạ hội, khiêu vũ, ca múa nhạc truyền thống

- Lễ hội hoá trang, hài kịch

- Giao lưu khách mời, học hỏi kinh nghiệp học tập

- Đốt lửa trại và sinh hoạt tập thể

5 Ngân sách cho dù án

- Tổng chi phí thực hiện dự án : 50 triệu VNĐ

6 Nguồn cấp kinh phí

- Nguồn kinh phí được cấp từ nhà trường

- Tài trợ từ các DN có quan hệ mật thiết với trường

- Tài trợ từ nước ngoài như Nhật, Pháp

7 Thành lập và xây dựng đội ngò dự án

Đội ngò dự án bao gồm:

- Trưởng ban dự án : 1 người

- Ban giám sát thực hiện và điều hành : 3 người

- Ban xúc tiến dự án : 3 người

- Ban tổ chức cắm trại : 5 người

- Ban tổ chức giao lưu văn hoá, văn nghệ : 5 người

- Ban tổ chức trò chơi giải trí :5 người

- Ban tổ chức an ninh, y tế, môi trường : 7 người

- Ban tổ chức lễ tân : 2 người

- Ban tài chính : 2 người

Ngoài đội ngò dự ỏn chớnh cũn cú thờm sự cộng tác của đoàn thanh niêntrường

Đặc biệt với sự tham gia của nhà trường, đội ngò dự án vẫn do sự chỉ đạocủa nhà trường giúp cho dù ỏn thờm thành công hơn nữa

Phần 2- Lập kế hoạch và thực hiện dự ánI- Bảng phân tách công việc cho từng giai đoạn của dự án

nhiệm vụ đến từng tiểu ban

trước ngàyhội trại

kinh phí cho dù án

bổ kinh phí cho các ban

thuê địa điểm và

ký hợp đồng

thảo nội quy cho hội trại

báo và nhận các tiết mục tham gia

dượt các chương trình

duyệt các chương trình lần 1

cáo tổng hợp lần 1

duyệt để chào

mừng ngày 20-11-2002

cáo tổng hợp lần 2

tổ chức hội trại ngày 15

ngày 15 các líp cắm trại

chức thi đấu các môn thể thao

khai mạc đọc diễn văn, giao lưu

lửa trại, camúa nhạc

mạc và kếtthúc hội trại

dự án

giao hiện trường và kết thúc hợp đồng

Trên đây là bảng cơ cấu phân tách công việc WBS (Work Breakdown Structure)của dự án hội trại, được phân thành từng giai đoạn công việc cụ thể và được thựchiện từ trên xuống dưới, giúp cho nhà quản trị dự án dễ dàng quản lý và kiểm soátđược quá trình thực hiện dự án.

II- Sơ đồ mạng của dự án

Sau khi đã hình thành bảng WBS cho dù án chúng tôi dùa vào đú đó xây dựng sơ

đồ mạng cho dù án hội trại như sau:

Thành lập đội ngũ DA

Tổ chức

họp

Phân nhiệm

vụ đến các Ban

Phân bổ kinh phí

Tuyển chọn các tiết mục

ca nhạc

Tuyển chọn các trò chơi

Sơ đồ mạng tổng quát của dự án

Phân trại cho các lớp

Tập d ợt lần 1

Đón khách

Đ a ra luật chơi

Xét duyệt lần 1

Sơ tuyển các trò chơi

Tập d ợt lần 2 duyệtTổng

Tổng duyệt tất cả các

ch ơng trình

Tập d ợt lần 3

Tổ chức hội trại

Kết thúc hội trại

Viết giấy mời

Tuyển thành viên tham gia DA

Thuê địa

III- Thành lập và xây dựng đội ngò dự án

1 Tổ chức cuộc họp

- Thời gian: 8h ngày 1/10/2002

- Địa điểm: Phòng A40

- Nội dung: bầu ra các ban dự án, phân công công việc cụ thể đếntừng tiểu ban trong dự án

- 1 trưởng ban giám sát thực hiện

- 1 trưởng ban xúc tiến dự án

- 1 trưởng ban tổ chức cắm trại

- 1 trưởng ban giao lưu văn hoá

- 1 trưởng ban trò chơi giải trí

- 1 trưởng ban an ninh y tế, môi trường

- 1 trưởng ban lễ tân

- 1 trưởng ban tài chính

b Đối tượng tham gia thêm vào dự án:

Ngoài số thành viên chính thức ra thì đối tượng tham gia vào độingũ cỏc tiểu ban dự án có thể là:

Ban tæ chøc trß ch¬i, gi¶i trÝ

Ban an ninh, y tÕ m«i tr êng

Ban

LÔ t©n

Ban gi¸m s¸t,thùc hiÖn dù ¸n

Ban Tµi chÝnhBan xóc tiÕn

dù ¸n

- Giáo viên, đoàn sinh viên trong trường

c Yêu cầu đối với các thành viên tham gia dự án:

Người tham gia dự án phải có khả năng đáp ứng cao công việc của

dự án, phù hợp với khả năng chuyên môn của mình, ngoài ra ngườitham gia dự án phải có kiến thức liên ngành, độ nhạy cảm cao,thông minh, sáng tạo, phẩm hạnh tốt

Người tham gia dự án phải quyết đoán, đặc biệt là phải thấu hiểu,nhất trí cao và nỗ lực để thực hiện những yêu cầu của dự án đặt ra

d chức năng, nhiệm vụ của từng ban:

- Trưởng ban dự án : 1 người

Trưởng ban dự án là người có trách nhiệm cao nhất Nhiệm

vụ chính của trưởng ban là điều hành dự án, phân công nhiệm vụđến tất cả các tiểu ban theo trỡnh tự cụng việc và hoàn thành đúngthời hạn quy định

- Ban giám sát thực hiện dự án : 3 người

Gồm 1 trưởng ban chính và 5 trưởng ban nằm trong các bancòn lại Nhiệm vụ chính của ban này là kiểm tra giám sát thực hiệncông việc theo đúng kế hoạch sau đó báo cáo lại cho trưởng ban dự

án theo từng thời kỳ của dự án Ngoài ra còn thực hiện một số côngviệc như ký hợp đồng thuê địa điểm, lập danh sách khách mời,soạn thảo nội quy hội trại

- Ban xúc tiến dự án : 3 người

Nhiệm vụ chính của ban xúc tiến dự án là kiểm tra tiến trìnhcông việc theo đúng kế hoạch đề ra, nếu có sự thay đổi thì phảiđiều chỉnh tiến độ phù hợp với từng công việc Đỏnh gớa sự hìnhthành của từng nhiệm vô riêng lẻ của từng ban và tìm cách khắcphục từng sự cố nếu sảy ra

- Ban tổ chức cắm trại : 5 người

Nhiệm vụ của ban này là tổ chức, bố trí sắp xếp các trại vềcác địa điểm phù hợp với số lượng các trại Ngoài ra ban cắm trạicòn phải tổ chức đội ngò để xây dựng 1 sân khấu chớnh cú mái che

để biểu diễn và giao lưu

- Ban tổ chức giao lưu văn hoá, văn nghệ : 5 người

Nhiệm vụ chính là mời đại diện sinh viên một số trường đạihọc, đại diện các tổ chức doanh nghiệp , ca sĩ, giỏo viờn…

Soạn lịch thời gian phát biểu của các đại diện

- Ban tổ chức trò chơi giải trí : 5 người

Nhiệm vụ chính là nhận và xét duyệt các trò chơi giải trí dosinh viên đăng ký tham gia để tổ chức vào ngày hội trại, hoặc nêu

ra danh sách các trò chơi cho sinh viên tham gia thi đấu

- Ban tổ chức an ninh, y tế và môi trường: 7 người

Nhiệm vụ của ban an ninh y tế, môi trường là đảm bảo antoàn cho mọi người tham gia hội trại và giải quyết kịp thời các sự

cố về người và của nếu xảy ra Ngoài ra còn đảm bảo môi trườngnơi diễn ra hội trại sạch sẽ và lành mạnh

- Ban lễ tân: 2 người

Ban lễ tân có nhiệm vụ mời khách và đún khỏch đỳng theo

kế hoạc đã đặt ra, tiếp khách chu đáo từ sáng đến tối bao gồm ăn,uống và chỗ nghỉ nếu cần Ngoài ra ban lễ tân còn phải có một sốphiên dịch viên tiếng nước ngoài như tiếng Anh, Pháp, Nhật đểphiên dịch khi giao lưu

- Ban tài chính : 2 người

Một trưởng ban tài chớnh và một thư ký giúp đỡ trưởng banbáo cáo tình hình tài chính được cấp phát Nhiệm vụ chính của bantài chính là được sự uỷ quyền của trưởng ban dự án đi liên hệ vớinhà trường và các tổ chức doanh nghiệp xin cấp kinh phí cho dù

án, sau đó ban tài chính có nhiệm vụ cấp, phát kinh phí cho các banđúng thời hạn và theo chỉ thị của trưởng ban dự án

IV- Hoạch định ngân sách

4- Ban tổ chức an ninh, y tế, môi trường 1,6 triệu

7- Thù lao cho ban quản trị dự án (8 người) 3,2 triệu

Tổng kinh phí dự tính : 43,5 triệu

Quỹ dự phòng : 6,5 triệu

Tổng kinh phí cho dù án : 50 triệu

Số tiền trong quỹ dự phòng được dùng để chi trả cho các khoảnphát sinh trong quá trình thực hiện dự án

Nếu không dùng hết, số tiền sẽ được đưa vào quỹ đoàn thanh niêncủa trường để sử dụng phục vụ các hình thức khen thưởng

V- Chuẩn bị và thực hiện công việc trước ngày hội trại

- Thời gian cho công tác chuẩn bị trước ngày diễn ra hội trại:

- Trách nhiệm thuộc: Trưởng ban quản trị dự án

- Thời gian thực hiện: ngày 1/10/2002

- Địa điểm: Phòng hội trường A40

- Nhiệm vô: Mời ban giám hiệu nhà trường để trình bày dự án tổ

chức hội trại

Ban giám hiệu nhà trường gồm có:

- Chủ tịch hội đồng quản trị Hoàng Xuõn Sớnh

- Hiệu trưởng Phan Huy Phó

- Hiệu phó Đặng Kim NhungBan quản trị dự án gồm có:

- Trưởng ban dự án

- 7 Trưởng ban của các tiểu ban trong nhóm dự án

- Chủ tịch hội đoàn sinh viên trường

tổ chức hoạt động và thực hiện của ban mình

- Kết thúc buổi họp Ban giám hiệu tham gia góp ý kiến, nhận xét vàphê duyệt cho dù án hội trại

2 Xin cấp kinh phí

- Trách nhiệm thuộc: Ban tài chính

- Thời gian thực hiện: ngày2 đến 15/10/2002

- Nhiệm vô: lập báo cáo chi phí, gặp ban giám hiệu nhà trường để

trình bày dự án và xin cấp kinh phí cho dù án

3 Phân bổ kinh phí cho từng ban

- Trách nhiệm thuộc: Ban tài chính

- Thời gian thực hiện: ngày 15/10 đến 15/11/2002

- Nhiệm vô: Dùa vào bảng dự tính kinh phí ở trên để phân bổ kinh

phí cho các ban dự án theo các giai đoạn và đúng thời hạn

4 Chọn địa điểm và ký hợp đồng

- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện, ban tổ chức hội trại

- Thời gian thực hiện: ngày 20 đến 25/10/2002

- Nhiệm vô: lùa chọn địa điểm và ký kết hợp đồng

Yêu cầu vể địa điểm:

Diện tích đủ lớn để dựng khoảng 50 trại, cảnh quan môi trường trong sạch, vị trí địa lý phù hợp, an ninh tốt,…

Yêu cầu về hợp đồng phải thoả mãn:

- Hợp đồng phải được ký kết bằng văn bản viết tay hoặc đánh máy do 2 bên thoả thuận với nhau và phải có người thứ 3 đứng ra chứng nhận như phường sở tại

- Những người tham gia ký hợp đồng phải có năng lực, hành vi pháp lý

- Thời gian thuê 18 tiếng (kể từ 6h sáng ngày 15/12/2002 đến 10h tối ngày 15/12/2002)

- Số tiền hợp đồng thuê phải hợp lý, trả trước 50%

- An ninh trật tự đảm bảo, không cho người ngoài vào

- Phải kiểm tra thẻ sinh viên và giấy mời khi vào cổng

- Phải có cam kết của sinh viên là giữ gìn tài sản chung nơidiễn ra hội trại, phải lịch sự, nhã nhặn

- Không được thu tiền khi vào cổng

- Thu tiền gửi xe theo giá: xe đạp 500, xe máy 1000 đồng

- Được phép nấu ăn tập thể

- Điện, nước, y tế, phòng chống cháy nổ phải đảm bảo

- Không chịu trách nhiệm đến hiện vật hay cảnh quan đã bị

hư háng hoặc không sử dụng được

- Khu vệ sinh phải sạch sẽ và tách biệt nam nữ

5 Soạn thảo nội quy cho đêm diễn ra ngày hội

- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện: ngày 1 đến 10/11/2002

- Nhiệm vô: Soạn thảo nội quy và thông báo cho toàn trường

Nội quy tối thiểu phải có:

- Luôn mang theo thẻ sinh viên hoặc giấy mời khi ra vào

- Không được mang vũ khí và các chất gây nổ vào

- Không được uống rượu, khụng gõy mất trật tự an ninh

- Phải đăng lấy vé mời trước nếu đi thêm người ngoài

- Phải đảm bảo môi trường sạch sẽ kể từ khi bắt đầu đến khi kết thúc

- không được làm hỏng cỏc hiện vật hay quang cảnh nơi diễn ra hội trại

6 Lập danh sách khách mời và đi mời

- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện dự án, ban giao lưu

- Thời gian thực hiện: ngày 15 đến 30/11/2002

- Nhiệm vô:

Lập danh sách khách mời gồm có:

Cựu sinh viên của trường Giáo viên ngoài trường Đại diện các sinh viên trường khác Đại diện các doanh nghiệp trẻ Khách nước ngoài

Các nghệ sỹ, ca sĩ

Số lượng khách tối đa được mời khoảng 300 người

Mời khách có thể bằng cách : gặp trực tiếp, gọi điện, thông báo lên

TV, gửi thư…

Khi đã được mời, yêu cầu phải liên hệ lại xem khách có đi đượchay không, sau đó báo cáo lại cho ban tổ chức

7 Lập ban giám khảo cho các cuộc thi

- Trách nhiệm thuộc: các Ban cắm trại, ban văn nghệ, ban giải trí

- Thời gian thực hiện: ngày 15 đến 30/11/2002

Dựa trên các vị khách mời để thành lập ra các ban giám khảo phùhợp với chuyên môn và hình thức mỗi cuộc thi

Số lượng giám khảo cho mỗi cuộc thi tối đa 5 người

8 Thông báo ra toàn trường và triệu tập họp

- Trách nhiệm thuộc: Ban giám sát thực hiện dự án

- Thời gian thực hiện: ngày 15/10/2002

9 Tổng duyệt, tuyển chọn các tiết mục vui chơi

- Trách nhiệm thuộc: các Ban trò chơi giải trí, Ban giao lưu văn

nghệ

- Thời gian thực hiện: ngày 20/11/2002

- Địa điểm: Hội trường A40, trường ĐHDLTL

Sau khi đã khảo sát thực tế địa điểm công viên Bách Thảo, chúng tôi

đó phõn thành 4 khu trại, 1 khu vui chơi, 1 khu căng tin và khu để xe

về các địa điểm cụ thể như hỡnh vẽ

Bảng phân tách công việc cho ban tổ chức cắm trại

thăm phâncác líp về các khu trại quy định

trước ngàyhội trại

chi phí cho các líp

tham gia cắm trại

mua đồ dùng dụng

cụ để dựng sân khấu

hệ thống đèn chiếu sáng cho sân khấu

và trại

mua dụng

cụ đồ dùng làm trại tiếp khách

bàn ghế, phông bạt trang trí

băng rôn,

kẻ biểu ngữ, trang trí cảnh quan

cắm trại ngày 15-12-2002

và trang trísân khấu trung tâm

trại đón khách

4 4 Trang

trí từ cổng công viên vào

Chi phí dự tính cho Ban tổ chức hội trại

- Thông báo đến sinh viên toàn trường kế hoạch cắm trại

- Nhận đăng ký từ cỏc lớp tham gia

- Phát kinh phí cho mỗi líp tham gia

- Bốc thăm vị trí các trại theo các khu sau (Xem lại bản đồ ở trên)

Khu trại 1: tối đa 10 trại Khu trại 2: tối đa 10 trại Khu trại 3: tối đa 10 trại Khu trại 4: tối đa 10 trại

Ngày 13 -12-2002:

- Thuê cốp pha, giàn dáo bằng sắt để dựng sân khấu chính

- Thuê máy phát điện để trù bị sự cố mất điện

- Thuê hệ thống đèn chiếu sáng cho sân khấu

- Mua băng rụn, chữ, giấy mầu và các dụng cụ liên quan

Ngày 14 -12-2002:

Ban tổ chức cắm trại phối hợp với đoàn thanh niên trường để dựng trạitiếp khách và sân khấu biểu diễn chính

Cho phép cỏc lớp cắm trại vào buổi chiều trong ngày này

- Dựng sân khấu biểu diễn: phải đảm bảo được các yêu cầu sau

Diện tích mặt sàn 20 m2 , cao 0,5 mMái che bạt 40 m2 , cao 4 m

Phông trang trí màu xanh 5 m2

Đặt hệ thống chiếu sáng 2 cột đèn pha cao 3,5 m

- Dựng trại chính để đón khách mời

Đặt 20 chiếc bàn và 300 ghế

- 2h chiều cỏc lớp cắm trại của mình

Khi làm song trại, mỗi trại cử lại tối đa 2 người trông trại

Ngày 15-12-2002:

6h > 8h: Trang trí, dán chữ, biểu tượng cho phông sân khấu

Trang trí cờ hoa ở cổng công viên Bách ThảoTrang trí ven đường đi trong công viên dẫn đến các trại Trong trại chính đặt hoa quả và nước giải khát

10h >11h:Ban giám khảo đi chấm trại có phong cách đẹp nhất và có

ý nghĩa lịch sử nhấtGiải nhất : 300.000 đGiải nhì : 200.000 đGiải ba : 100.000 đ12h >1h: Ban cắm trại cùng phối hợp với Ban lễ tân tổ chức ăn trưa

cho khách mời

9h30 >10h: Kết thúc hội trại

Dì sân khấu, trại chính và dọn dẹp vệ sinh

2 Ban tổ chức vui chơi giải trí

Trong ngày hội trại của trường các trò vui chơi giải trí là một phầnkhông thể thiếu được, với bầu không khí vui vẻ nhén nhịp của sinhviên được vui chơi và giao lưu với nhau qua các trò chơi thể thao khoẻmạnh Do đó Ban tổ chức vui chơi giải trí đã xây dựng một số tròchơi bổ Ých, lành mạnh hoà với nhịp vui chung của ngày hội trườngthêm sôi động và náo nhiệt

Bảng phân tách công việc cho tổ chức vui chơi giải trí

danh mục các trò chơi

trước ngày

hội trại

công mỗi trò chơi vềmột tổ phụtrách

bổ kinh phí cho các tổ trò chơi

mua dụng

cụ đồ dùng trò chơi

thảo nội quy cho các trò chơi

báo ra toàn trường

lịch và địađiểm thi đấu

luật chơi, cách thức chơi

phí cho các giải thưởng

lần cuối các trò chơi tham gia