SKKN Ứng dụng CNTT vào quản lý thư viện trường học phổ thông

Để đáp ứng yêu cầu đó, Lãnh đạo và Giáo viên phụ trách thư viện các trường học phải nắm được thông tin hằng ngày, hằng tuần; nhưng nếu không có sự trợ giúp của máy tính sẽ rất vất vã, mấ

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

“ỨNG DỤNG CNTT VÀO QUẢN LÝ THƯ VIỆN

TRƯỜNG HỌC PHỔ THÔNG”

Người thực hiện: Lê Phước Hoà

Tổ: Lý - Tin - Công Nghệ

Lao Bảo, tháng 4 năm 2008

A LỜI NÓI ĐẦU.

I-LÝ DO CHỌN ĐỀ TÀI:

1/ Lý do khách quan:

Công tác xây dựng thư viện, thiết bị được xác định là nhiệm vụ trọng tâm trong năm học 2005-2006 của Giáo dục Hướng Hoá Việc xây dựng Thư viện đạt chuẩn theo Quyết định số 01/2003/QĐ – BGD&ĐT của Bộ Giáo dục-Đào tạo và công văn số 11185/GDTH ngày 17 tháng 12 năm 2004 của Bộ Giáo dục về việc hướng dẫn thực hiện tiêu chuẩn thư viện trường phổ thông là việc làm khó đòi hỏi phải đầu tư toàn diện: Từ Cơ sở vật chất, tủ giá chuyên dùng, sách báo, tạp chí; phòng đọc, các phương tiện điều kiện làm việc… mà

quan trọng hơn là yêu cầu về việc sử dụng thư viện sao cho đạt hiệu quả; tức là phải

đánh giá công tác thư viện trên hiệu quả sử dụng của nó.

Để đáp ứng yêu cầu đó, Lãnh đạo và Giáo viên phụ trách thư viện các trường học phải nắm được thông tin hằng ngày, hằng tuần; nhưng nếu không có sự trợ giúp của máy tính

sẽ rất vất vã, mất nhiều công sức, thiếu chính xác…

Phần mềm quản lý thư viện sẽ giúp cho chúng ta giải quyết những khó khăn đó Trường THCS Lao Bảo là trường đạt chuận quốc gia, trang bị máy móc, phòng thực hành đầy đủ, dưới sự lãnh đạo của một hiệu trường Người rất yêu thích tin học, là người đặt viên gạch đầu tiên cho sự phát triển công nghệ thông tin cho nghành giáo dục huyện nhà Nhà trường đã đâu tư cho thư viện đầy đủ máy móc, sách báo … Do vậy quản lý thư viện là bằng máy tính là việc làm cấp thiết cho việc này.

2/ Lý do chủ quan :

- Bản thân được đào tạo với chuyên môn sư phạm tin học, tinh thần muốn nghiên cứu tạo được một phần giúp đở đồng nghiệp.

- Được lãnh đạo quan tâm cho tham gia tập huấn nghiệp vụ thư viện.

- Thư viện quản lý hành ngàn đầu sách, báo các loại, gần một ngàn bạn đọc, mỗi tuần có đến hàng trăm lượt bạn đọc mượn sách, cán bộ thư viện sẽ rất khó khăn nếu không được quản lý bằng phần nềm.

II- ĐỐI TƯỢNG NGHIÊN CỨU :

Đối tượng nghiên cứu là nghiệp vụ thư viện, các biểu mẫu, sổ sách thư viện, phít các loại …

- Tổ chức dữ liễu trên máy tính sao cho hợp lý, tiện sử dụng.

- Hệ quản trị dữ liệu visual foxpro.

- Ứng dụng các công việc của cán bộ thư viện hàng ngày được làm trực tiếp lên máy Giúp công việc đơn giản hơn.

III- PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU :

Với đề tài trên tôi đã tích cức nghiên cứu với các phương pháp sau:

+ Học hỏi kinh nghiệm từ đồng nghiệp mà trức tiếp là cán bộ thư viên của trường + Các tài liều liên quan về thư viện.

+ Các mẫu báo cáo hàng năm của nhà trường.

+ Dưới sự đóng góp ý kiến của Hiệu trưởng.

+ Các tài liệu liên quan có sẳn tại thư viện.

+ Tham khảo các tài liệu trên website.

B-PHẦN NỘI DUNG:

CHƯƠNG I: CƠ SỞ DỮ LIỆU:

Phần mền được xây dựng dưới ngôn ngữ Visual Foxpro dữ liệu liên quan của chương trình được đặt trong thư mục DATA của chương trình gồm các bảng dữ liệu sau:

SACH.DBF: Quảng lý toàn bộ sách của thư viện

CTMUON.DBF: lưu trử thông tin mượn hàng ngày của bạn đọc

THEMUON.DBF: thông tin về bạn đọc

DKTQ_NHAP.DBF thông tin sách được nhập hàng kỳ, hàng năm theo chứng từ DKTQ_XUAT, thông tin sách thanh lý hàng kỳ hàng năm theo chứng từ.

SACHTL.DBF, sách thanh lý hàng năm, hàng kỳ.

- Giao diên của phần mềm thông qua hệ thống các menu, các hộp thoại tiếng việt dễ hiểu giúp người dùng để sử dụng.

- Phần mềm tương thích với các hệ điều hành windows Dung lượng bộ nhớ chỉ chiếm 27.22 Mb.

- Cài đặt đơn giảm, dễ nâng cấp.

3

Chương II Giới thiệu về phần mềm: Thư viên.

Phần mềm quản lý thư viện của trường THCS Lao Bảo:

Phần mềm quản lý thư viện Versoin 1.0 của trường THCS Lao Bảo là phần mềm

tự xây dựng trên yêu cầu của công tác quản lý thư viện tại trường THCS Lao Bảo Chính phần mềm này đã giúp cho Lãnh đạo và Giáo viên phụ trách thư viện những công việc một cách nhanh chóng; cụ thể như sau:

- Thống kê các loại sách.

- Tìm kiếm các thông tin: Tìm kiếm các loại sách; tìm kiếm danh sách bạn đọc chưa trả sách, tìm kiếm trên mạng…

- Thống kê báo cáo các loại theo yêu cầu (trực báohàng tuần, báo cáo hàng tháng, báo cáo cuối kỳ, cuối năm…)

- Tự động làm được thẻ đọc cho toàn bộ giáo viên và học sinh trong toàn trường.

- Quản lý việc sử dụng thư viện của CBGV và học sinh.

- In các loại sổ: Sổ đăng ký tổng quát, sổ đăng ký cá biệt, in thẻ bạn đọc…

Đây là phần mềm khá dễ sử dụng, không đòi hỏi Giáo viên phụ trách thư viện phải giỏi về tin học, chỉ yêu cầu quá trình sử dụng cần thực hiện đúng hướng dẫn của tài liệu hướng dẫn sử dụng phần mềm thư viện này.

Tuy nhiên, đây là phần mềm mới được ứng dụng lần đầu, nhà trường xây dựng vì mục đích góp phần nâng cao hiệu quả công tác quản lý và sử dụng thư viện Là phần mềm mới được biên soạn, chưa có điều kiện để thực nghiệm trong thực tế nhiều nhưng do nhu cầu cấp bách phải đưa vào sử dụng để đáp ứng yêu cầu phát triển thư viện trong tình hình mới nên vừa sử dụng vừa rút kinh nghiệm

Quá trình sử dụng, chúng tôi mong muốn Ban chỉ đạo Sách - Thiết bị, lãnh đạo và Giáo viên phụ trách thư viện các trường sẽ góp ý kiến để trong thời gian tới chúng tôi tiếp tục hoàn thiện, giúp cho việc quản lý thư viện ngày một tốt hơn.

Xin chân thành cảm ơn!

Chương III

HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT VÀ NHẬP CÁC THÔNG TIN CẦN THIẾT

CHO PHẦN MỀM QUẢN LÝ THƯ VIỆN 1.0

I -Bước1: Cài đặt phần mềm vào máy tính:

Để cài đặt phần mềm thư viện vào máy tính, bạn chỉ cần cho đĩa CD vào máy,

chạy Fille “ QLTVsetup.exe ” Xuất hiện hộp thoại setup chọn Next, tiếp tục xuất hiện hộp thoại (hình 1); tại hình 1 ta nhập vào D:\Thuvien (trong đó D: là tên ổ đĩa” hoặc nháy vào nút Browse để chọn ổ đĩa hoặc thư mục cần cài đặt (hình 2)

để ta chọn ổ đĩa

Chú ý: ta nên cài lên đĩa D:\thuvien để tránh trường hợp máy bị lổi windows

tiếp tục chọn OK, phần mềm sẽ được cài vào máy

tiếp tục chọn next cho đến khi gặp thông báo exit thì nháy vào nút exit để hàn thành.

Hình 1 Hình 2 Cài đặt xong, chương trình sẽ nằm trong ổ đĩa d:\THUVIEN Muốn chạy chương

trình ta chạy File QL thư viện có hình như hình bên

Lưu ý: Để dùng phần mềm này cần phải dùng bộ gỏ ViệtKey - bảng

mả TCVN3 và phải cài đặt ngày giờ trong máy tính đúng

II- Bước 2: Khai báo cấu hình cho phần mềm quản lý thư viện 1.0:

Sau khi cài đặt phần mềm vào máy, bước đầu tiên trước khi sử dụng là phải khai báo cấu hình cho phần mềm Để khai báo cấu hình cho phần mềm

quản lý thư viện, từ màn hình chính (hình 3) ta vào trình đơn “NHẬP\ NHẬP CẤU HÌNH”

Màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại đặt cấu hình như hình 4 Từ hộp thoại này ta

chọn nút “SỬA” để đặt cấu hình (đặt lại tên trường, thôn, xã, huyện, tỉnh, Giáo viên phụ trách thư viện, năm học) Sau khi đặt cấu hình xong ta chọn nút “ lưu”.

Để thoát khỏi hộp thoại đặt cấu hình ta chọn nút “thoát”.

Nếu giao diện chưa chuyển sang tiếng việt ta thực hiện bước cài đặt phong như sau:

- Nháy vào biểu tượng Setfont.exe

- Đợi một lúc máy sao chép nhưng font cần thiết cho máy

- Khởi động lại máy tính để hoàn thành

5

Màn hình chính của phần mềm

QL thư viện như hình 3 Màn hình chính sẽ chứa trình đơn của các chức năng sẽ sử dụng sau này

(Hình 3)

Chương IV: nhập sách

1- Nhập sách vào kho:

Nếu phần mềm mới cài đặt và sử dụng lần đầu đòi hỏi bước 3 bắt buộc phải

nhập sách vào kho Đây là bước sẽ mất thời gian nhiều nhất, vì phải nhập toàn bộ thông tin về các loại sách, băng, đĩa… của thư viện đang có

Để nhập sách vào kho ta thực hiện các thao tác như sau: Vào trình đơn

“NHẬP \ NHẬP SÁCH VÀO KHO”, màn hình xuất hiện hộp thoại nhập sách vào kho như hình 5:

- Để nhập sách vào kho ta chọn nút lệnh “ thêm” (ở hàng nút lệnh phía

dưới) Sau đó nhập các thông tin về sách như: Ký hiệu giá (Số ĐKCB); mả kho, số thứ tự, tác giả, tên sách… (những thông tin không có ta có thể để trống)

Lưu ý quan trọng: Ký hiệu giá phải được ghi thống nhất như sau:

(Hình 4)

(Hình 5)

hoặc ta có thể thay đổi các ký hiệu sách sao cho phù hợp thì nháy vào nút bên

trái của ô Số TT để xuất hiện hộp thoại thay đổi hoặc thêm thông tin.

- Để nhập tiếp một cuốn sách khác ta lập lại bước như trên

- Để xem cuốn sách trước (hoặc sau) cuốn đang hiện thị ta chọn nút “trước” (hoặc “kế”).

- Để trở về đầu ( hoặc cuối) ta chọn nút “đầu” (hoặc “cuối”).

- Để sửa lại thông tin một cuốn sách ta chọn nút “sửa”.

- Đê xoá một cuốn sách đang hiện thị ta chọn nút “xoá”.

- Để giúp thư viện in luôn số phích mới được nhập ta chọn nút “ in phích”

- Để thoát khỏi phần nhập sách vào kho ta chọn biểu tượng có một lá cửa đang mở

2- Nhập CSVC vào kho:

Để nhập CSVC tài sản vào kho: Vào trình đơn : “NHẬP\ NHẬP CSVC” Màn

hình xuất hiện hộp thoại nhập CSVC như hình sau:

3, Nhập thông tin về bạn độc:

Để nhập thông tin về người mượn, chọn trình đơn “ NHẬP \ BẠN ĐỌC” Màn hình xuất hiện hộp thoại như hình 6 sau:

- Để nhập thông tin về người mượn, ta thực hiện các bước theo thứ tự:

+ Cbọn nút “ thêm”.

+ Nhập các thông tin: Mã số ( Lưu ý quan trọng: Mả số là thông tin quan

trọng không thể bỏ qua, mỗi CBGV, học sinh có một mả số khác nhau – không được trùng nhau)

Ví dụ: - CBGV mang số từ 01; 02;03;04… đến 100;

- Khối 6: 6A: mang số 6A1; 6a2;6A3… đến 6A45 (6A Có 45 HS);

7 (Hình 6)

Ta lần lượt nhập các thông tin theo yêu cầu như trong hộp thoại Các nút lệnh để sử dụng các chức năng nhập CSVC thực hiện như trong hộp thoại nhập sách vào kho đã nói ở trên

6B: Mang 6B1, 6B2; 6B3… đến 6B47 (6B Có 47 HS);

…

- Khối 7: 7A: Mang số 7A1; 7A2;7A3….đến 7A39 (7A Có 39 HS);

…

- Khối 8&9: Tương tự như trên Sau đó nhập các thông tin khác như trong hộp thoại

- Khối 5: Lớp 5A: Mang số 5A1; 5A2; 5A3….đến 5A39 (5A Có 39 HS);

Lớp 5B: Mang số 5B1; 5B2; 5B3….đến 5B38 (5B Có 38 HS);

…

- Khối 4: Lớp 4A: Mang số 4A1; 4A2; 4A3….đến 4A30 (4A Có 30 HS);

- …

+ Để nhập thêm một người khác ta nhấn nút “ thêm”

+ Để sửa chửa ta chọn nút “sủa”

+ Để lưu thông tin vừa nhập ta chọn nút “ Lưu”.

+ Để nhập hình ảnh người mượn ta chọn nút “ nhập hình” Chương trình sẽ

cho ta hộp thoại mới để nhập hình Cách nhập hình như các phần mềm khác-Chọn ổ đĩa và thư mục có chứa hình cần nhập (Với điều kiện hình bạn đọc phải được lưu vào máy thư viện hoặc máy thư viện được nối mạng với các máy có chứa hình bạn đọc )

+ Để in thẻ mượn ta chọn “in thẻ” (Nên để đủ 8 người mới in một lần khỏi

lãng phí giấy)

+ Để xoá thông tin về người mượn ta chọn biểu tượng có dấu nhân màu đỏ + Để thoát khỏi chương trình đăng ký thẻ ta chọn biểu tượng thư mục có mũi tên thoát

Lưu ý: Bốn bước trên phải được thực hiện một cách chính xác, tuần tự theo

đúng thứ tự như trên chương trình sẽ hổ trợ cho chúng ta bước sử dụng sau này

4- Hổ trợ cho công tác mượn, trả, tìm kiếm sách:

a-Cho mượn sách: Vào trình đơn: NHẬP\BẠN ĐỌC\MƯỢN SÁCH Xuất

hiện hộp thoại như hình 7 sau :

+ Ta phải nhập các thông tin về mả thẻ (Không cần nhập tên); mả sách (không cần nhập tên sách), tuần học thứ mấy (Để sau này trực báo theo từng tuần);

(Hình 7)

Kỳ hạn mượn (Ghi số ngày cho mượn theo từng loại sách theo quy định); cuối cùng

chọn nút “chấp nhận” Chương trình sẽ tự động “ghi sổ mượn” cho chúng ta.

Trường hợp mượn đọc tại chổ (trả trong ngày) máy sẽ tự động ghi mượn đọc tại chổ

+ Trong trường hợp sách đã có người mượn, chương trình báo cho chúng ta biết “ Cuốn sách đã có người mượn” và không thực hiện được thao tác ghi sổ mượn

b- Trả sách:

Vào trình đơn: NHẬP\BẠN ĐỌC \MƯỢN SÁCH Xuất hiện hộp thoại trả sách, buộc chúng ta phải nhập mật khẩu vào khung (Mật khẩu của chúng tôi tạm sử dụng là các số: 123) Có thể thay đổi mật khẩu ở chức năng thay đổi mật khẩu ở phần sau

Khi nhập đúng mật khẩu, chương trình sẽ sản sàng cho ta trả sách Việc trả sách rất đơn giản, ta chỉ cần bỏ con chèn của chuột vào cuốn sách nào và chọn chấp nhận thì máy sẽ tự động ghi vào danh sách trả sách (Ghi đúng ngày trả theo ngày được cài đặt trong máy) – Như hình 9 dưới đây:

Lưu ý: Những cuốn sách đã trả, chương trình tô màu vàng cho chúng ta dễ phân biệt, nhưng không đưa ra khỏi danh sách để tiện cho việc kiểm tra sử dụng trong cả năm học

c, In chứng từ người mượn chưa trả sách:

Vào trình đơn: NHẬP \ BẠN ĐỌC \ IN CHỨNG TỪ Chường trình sẽ cho ta

danh sách của những người mượn sách chưa trả Danh sách ghi rõ từng tên

sách, ngày mượn…

d, Tìm kiếm sách: Đây là một chức năng hổ trợ cho CBGV, học sinh và Giáo viên

phụ trách thư viện tìm kiếm sách một cách nhanh chóng, để tìm kiếm sách ta chọn trình đơn: TÌM KIẾM\ TÌM KIẾM SÁCH Chương trình xuất hiện hộp thoại như hình 10 sau đây: (Có thể xem chức năng này thay tủ mục lục, để CBGV tìm kiếm sách dễ dàng)

9 (Hình 9)

- Có thể tìm kiếm theo các nhóm như sau: Tìm kiếm theo ký hiệu giá (Số ĐKCB); Tên sách; Tác giả, Nhà xuất bản, năm xuất bản, nơi xuất bản…Tìm kiếm theo nhóm nào ta chọn nhóm đó bằng cách đánh dấu vào ô trống trước mỗi nhóm

- Sau khi đánh dấu và nhập thông tin liên quan xong, ta chọn nút TÌM KIẾM Chương trình sẽ đưa ra danh sách các cuốn sách mà thư viện có theo yêu cầu của chúng ta

- Nút “XEM TẤT” là xem toàn bộ danh mục sách của thư viện

e, Tìm kiếm trên mạng: Là chức năng của những thư viện đã kết nối Internet Từ

chức năng này ta có thể liên kết đến những trang Web khác để tìm kiếm thông tin (Với điều kiện đã mở sẳn Modem)

2- Hổ trợ công tác ghi sổ đăng ký tổng quát:

a- Ghi sổ tổng quát nhập kho:

Là công việc của Giáo viên phụ trách thư viện mỗi khi mua hoặc nhận sách mới Cách ghi như sau: Vào trình đơn : NHẬP \ TỔNG QUÁT NHẬP KHO Màn hình xuất hiện hộp thoại như hình 11 Trước khi nhập các thông tin về sổ đăng ký

tổng quát, ta chọn biểu tượng “chỉnh sửa”, sau đó tuần tự nhập các thông tin quy định như trong hình 11 Nhập xong nhớ chọn “lưu”.

(Hình 10)

b- Ghi sổ tổng quát xuất kho:

Cách ghi như sau: Vào trình đơn : NHẬP \ TỔNG QUÁT XUẤT KHO Màn hình xuất hiện hộp thoại như hình 12 Cách làm như ghi sổ tổng quát nhập kho

Chương V Hổ trợ công tác thống kê, báo cáo:

1- Trực báo hàng tuần: Đây là chức năng thống kê giúp Giáo viên phụ trách

thư viện trực báo cho Hiệu trưởng kết quả công tác thư viện trong tuần Nội dung báo cáo thể hiện rõ các công việc của một Giáo viên phụ trách thư viện và hiệu quả sử dụng của thư viện trong tuần

Để thực hiện được chức năng này, ta vào trình đơn “ BÁO CÁO \ TRỰC BÁO HÀNG TUẦN” màn hình xuất hiện hộp thoại trực báo tuần như hình 13 Yêu

11 (Hình 11)

(Hình 12)

cầu phải nhập đúng các thông tin trong hộp thoại (Tuần, từ ngày, đến ngày, các công việc đã làm, ý kiến đề nghị…

Để in báo cáo ta chọn “ In báo cáo” Ta sẽ có một báo cáo hoàn chỉnh, thống

kê được các thông tin khác trong tuần như: Tổng số sách báo mới nhập, số người mượn, …

2- Báo cáo cuối tháng: Như báo cáo cuối tuần, nhưng thống kê 4 hoặc 5 tuần

trong tháng Cách sử dụng như trên

3- Sơ kết học kỳ I hoặc Tổng kết năm học:

Để sử dụng ta thực hiện như các báo cáo trên Lưu ý: Nếu sơ kết HKI ta chọn

“Học kỳ I”; nếu tổng kết năm học ta chọn cả “học kỳ I” và “học kỳ II”

(Hình 13)

(Hình 14)

4- Báo cáo số lượng sách trong kho: Phần mềm sẽ cho ta danh mục của toàn

bộ sách trong kho

5- Chi tiết mượn sách trong tuần: Vào trình đơn “ BÁO CÁO\ CHI TIẾT

MƯỢN SÁCH TRONG TUẦN” (Của GV riêng, Học sinh riêng) màn hình sẽ xuất hiện hộp thoại như hình 16 Ta phải nhập tuần thứ mấy, sau đó chọn nút

“chấp nhận” Phần mềm sẽ đưa ra danh sách những CBGV và học sinh mượn

sách trong tuần

6-Thống kê sách cuối kỳ: Là chức năng thống kê sách cuối kỳ, cuối năm (hoặc

bất kỳ thời điểm nào trong năm học) theo từng loại khác nhau, giúp cho công tác kiểm tra và kiểm kê nhanh chóng Để thực hiện chức năng này ta vào trình đơn” BÁO CÁO \ THỐNG KÊ SÁCH CUỐI KỲ” màn hình xuất hiện hộp thoại như hình 17 Ta phải nhập thời gian cần thống kê, sau đó chọn nút “ THỐNG KÊ” Tại từng thời điểm, phần mềm sẽ thống kê cho chúng ta biết các nội dung như trong hộp thoại của hình 17

Chương VI: Các tiện ích khác

13 (Hình 15)

(Hình 16)