SKKN: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường THPT 123

SKKN: Xây dựng chương trình quản lý thư viện trường THPT

SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG

THPT

PHẦN I- MỞ ĐẦU

I Lí do chọn đề tài Ngày nay tin học đã và đang được ứng dụng rộng rãi trong

mọi ngành kinh tế trên thế giới nói chung và ở Việt Nam nói riêng Khoa học máy tính đang phát triển với tốc độ ngày càng nhanh chóng và xâm nhập ngày càng sâu vào mọi lĩnh vực khoa học, công nghệ, kinh tế, xã hội, quản lý Nhà Nước, quản lý doanh nghiệp

Một trong những lĩnh vực đang được ứng dụng tin học hóa rất phổ biến ở nước ta là lĩnh vực quản lý Tin học hóa trong quản lý đã giúp cho các nhà quản lý điều hành công việc một cách khoa học, chính xác, hiệu quả Quản lý thư viện là một trong những công việc tương đối phức tạp, tốn nhiều thời gian và công sức Quản lý thư viện đòi hỏi phải thường xuyên theo dõi chính xác một

số lượng sách báo rất lớn, thuộc nhiều loại, đối tượng phục vụ của thư viện lại rất đa dạng Chính vì vậy, tin học hóa trong lĩnh vực quản lí thư viện là một yêu cầu tất yếu Muốn quản lý tốt cần có được các phần mềm tốt, phần mềm phải đảm bảo được độ bảo mật cao, dễ

sử dụng thích hợp nhiều tiện ích Cần phải hiểu rõ và nắm bắt được các công việc của quản lý thư viện, phân tích hệ thống quản lý thư viện theo đúng yêu cầu, cuối

cùng là phải thiết kế được chương trình với các chức năng đã chỉ rõ ở bước phân tích hệ thống Vì vậy, chương trình quản lí thư viện sẽ giúp cho các thủ thư

đỡ mất công tìm kiếm thủ công trong mớ tài liệu đồ sộ, giúp việc quản lí sách và độc giả dễ dàng, thuận tiện hơn Do đó, tôi chọn đề tài “XÂY DỰNG CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ THƯ VIỆN TRƯỜNG THPT”

Do trong khuôn khổ thời gian có hạn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm và kiến thức của bản thân còn hạn chế Nên tôi rất mong được sự góp ý của quý thầy cô đồng nghiệp để chương trình của tôi hoàn thiện hơn và

được ứng dụng trong thực tế

II Mục đích nghiên cứu của đề tài

1 Xây dựng phần mềm phục vụ cho công việc quản lý sách, công việc mượn và trả sách của độc giả (học sinh) trong thư viện

2 Tạo ra công cụ hỗ trợ cho bộ phận Thủ thư của thư viện có thể làm việc chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn

III Nhiệm vụ nghiên cứu

Tạo một chương trình Quản lý Thư viện để việc quản lý và hoạt động của Thư viện có hiệu quả hơn

IV Đối tượng nghiên cứu

Một số chức năng quản lí thư viện Trường THPT Trấn Biên

V Phương pháp nghiên cứu

- Nhóm phương pháp nghiên cứu lí luận: Nghiên cứu tài liệu và các Website liên

quan đến đề tài

- Nhóm phương pháp nghiên cứu thực tiễn:

+ Quan sát, điều tra;

+ Tổng kết kinh nghiệm quản lí thư viện của các đơn vị

- Nhóm phương pháp hỗ trợ: Lập bảng biểu, sơ đồ, thống kê …

Việc quản lý sách này phải được in báo cáo định kỳ

 Quản lý sách cho mượn

Ghi nhận ngày tháng mượn và trả sách

Tính ngày mượn để in ra báo cáo độc giả chưa trả sách

 Quản lý danh mục

Cập nhập danh mục Sách

Cập nhập danh mục NXB

Cập nhập danh mục tác giả

Xem danh sách các danh mục

 Thống kê chi tiết

Thống kê các cuốn sách có trong thư viện

Danh sách độc giả mượn trong tháng

Thống kê độc giả còn thiếu sách

II MÔ TẢ HỆ THỐNG

1 Nghiên cứu hiện trạng: Hệ thống quản lý thư viện bằng thủ công với nhiều nhược điểm: quản lý trên giấy tờ, thao tác quản lý chưa nhanh

 Lập thẻ độc giả



 Quản lý sách

 Quản lý mượn – trả sách

 Lập báo cáo thống kê

THẺ ĐỘC GIẢ

Mã số độc giả:

Họ tên:

Ngày sinh: Nơi sinh:

Khóa: Lớp:

Ngày .tháng năm

QUẢN LÝ SÁCH Mã số sách:

Nhan đề:

Số trang:

Số lượng:

Năm xuất bản:

Mã NXB: Mã tác giả:

Mã danh mục: Giá tiền :

PHIẾU MƯỢN SÁCH Số phiếu mượn:

Mã số độc giả:

Họ và tên:

Ngày sinh:

Lớp:

Ngày mượn :

Ngày trả:

Đã trả : 

Stt Mã số sách Tên sách Tác giả Mã loại 1 2

Quản lý việc mượn- trả sách

Quản lý thông kê

BÁO CÁO VỀ TÌNH HÌNH SÁCH

Tháng /20

Mã sách Tên sách NXB Tác giả Số lượng Danh mục

Ngày tháng năm 20

Người báo cáo

BÁO CÁO VỀ ĐỘC GIẢ NỢ SÁCH

Tháng /20

Mã độc giả Tên độc giả Ngáy sinh Lớp Ghi chú

Ngày tháng năm 20 Người báo cáo

III PHÂN TÍCH TỔNG HỢP

1- Dữ liệu nạp vào hệ thống

 Thông tin về độc giả (mã thẻ, họ tên, năm sinh, tên lớp )

 Thông tin về sách có trong thư viện (mã sách, tên sách, NXB, tác giả )

 Thông tin về phiếu mượn (mã phiếu, tên sách mượn, tổng số sách mượn, tên độc giả, thời gian mượn, thời gian trả )

2- Dữ liệu tính toán

 Tính được tổng số sách (danh mục) trong thư viện

 Tính số lượng độc giả mượn sách (trong ngày, tuần, tháng, năm )

 Tính được số lượng sách độc giả đã mượn (trong ngày, tuần, tháng, năm )

 Tính được số lượng sách còn lại (trong ngày, tuần, tháng, năm )

 Tính được loại sách độc giả mượn nhiều nhất (trong tuần, tháng, năm )

3- Dữ liệu đưa ra

 Thông tin về phiếu mượn

 Bảng thống kê sách

 Thống kê những độc giả mượn sách quá thời hạn

 Giới hạn số lượng sách độc giả được mượn một lần

4- Mệnh đề điều kiện

 Tính số lượng độc giả mượn sách: bằng tổng số phiếu mượn

 Tính số lượng sách độc giả mượn: tổng số lượng sách trong phiếu mượn

 Tính số lượng sách còn lại: bằng tổng số sách trong thư viện trừ tổng

số sách đã mượn

 Thống kê độc giả mượn sách quá thời hạn: điều kiện ngày trả nhỏ hơn ngày hiện tại

 Giới hạn số lượng sách độc giả được mượn trong 1 phiếu mượn: tổng

số sách trong phiếu mượn nhỏ hơn max (max=5)

IV THÀNH PHẦN DỮ LIỆU

1 Mô hình Thực thể

- Thực thể DOCGIA : Mỗi thực thể tượng trưng cho một độc giả trong quy

trình mượn trả sách ở thư viện Các thuộc tính: Mã độc giả, Tên độc giả, Mã khoa học, Lớp, Ngày sinh, Nơi sinh

- Thực thể DANHMUC : Mỗi thực thể tượng trưng cho một loại sách, các

thuộc tính : Mã danh mục, Tên danh mục

- Thực thể PHIEUMUON : Mỗi thực thể đặc trưng cho một phiếu mượn

Các thuộc tính : Mã phiếu mượn, Mã độc giả, Mã sách, Ngày mượn, Ngày trả,

Đã trả

- Thực thể SACH : Mỗi thực thể tượng trưng cho một cuốn sách Các thuộc

tính : Mã sách, Mã danh mục, Mã nxb, Mã tác giả, Tên sách, Số trang, Năm xb,

Số lượng, Giá tiền

- Thực thể NXB : Mỗi thực thể tượng trưng cho một NXB Các thuộc

tính : Mã nxb, Tên NXB, Địa chỉ, Điện thoại

- Thực thể TACGIA : Mỗi thực thể tượng trưng cho một tác giả Các

thuộc tính : Mã tác giả, Tên tác giả

- Thực thể KHOAHOC : Mỗi thực thể tượng trưng cho một khóa học

Các thuộc tính : Mã khóa học, Tên khóa học

2 Mô hình thực thể kết hợp

Sau khi phân tích hiện trạng hệ thống dựa vào các Thẻ quản lý sách, Thẻ độc giả, Phiếu mượn sách, và từ những công việc thực tế trong hệ thống quản lý thư viện, ta phát hiện được các thực thể và các mối liên kết giữa các thực thể này trong hệ thống quản lý thư viện Ở mức khái niệm, ta thể hiện các thực thể và các mối liên kết qua mô hình dữ liệu mức khái niệm như sau:

DOCGIA

SACH

(1,1) (1,n)

MATG TENSACH SOTRANG NAMXB SOLUONG GIATIEN

MANXB TENNXB DIACHI DIENTHOAI

MAKH

TENKH

MATG TENTG TACGIA

MAPHIEUMUON MADOCGIA MASACH NGAYMUON NGAYTRA DATRA

(1,5)

(1,n) (1,n)

(1,1)

Số trang của một cuốn sách Năm xuất bản

Số lượng mỗi cuốn sách Giá tiền

Text Text Text Text Text Number Number Number Currency

Text Text

Điện thoại

Text Text Text Number

Text Text Text Text Date/Time Text

Text Text

Text Text Text Date/Time Date/Time Yes/No

3 Mô hình dữ liệu mức Logic

Từ kết quả của quá trình phân tích hệ thống như trên, đến đây ta có thể đưa ra mô hình dữ liệu mức logic Mô hình này mô tả cụ thể, thực tế việc tổ chức vật lý dữ liệu của cơ sở dữ liệu trong hệ thống Toàn bộ mô hình sẽ được trình bày như sau:

SACH (MASACH, MADANHMUC, MATG, MANXB,TENSACH,

SOTRANG, NAMXB , SOLUONG, GIATIEN )

DANHMUC (MADANHMUC, TENDANHMUC)

NXB (MANXB, TENNXB, DIACHI, DIENTHOAI)

TACGIA (MATG, TENTG)

DOCGIA (MADOCGIA, MAKH, MASV, TENDOCGIA, NGAYSINH,

NOISINH, LOP )

KHOAHOC (MAKH, TENKH)

PHIEUMUON (MADOCGIA, MASACH, NGAYMUON, NGAYTRA,

DATRA)

V GIỚI THIỆU CHỨC NĂNG VÀ HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

1 Giới thiệu chức năng

a Sơ đồ phân cấp chức năng:

b Chức năng

- Đăng nhập: Có thể thay đổi và thêm tài khoản người sử dụng trong bảng

T_acc

- Quản lý chung:

+ Quản lý sách: Cập nhật thông tin về sách

+ Quản lý độc giả: Cập nhật thông tin về độc giả

+ Quản lý danh mục sách: cập nhật thông tin về danh mục sách

+ Quản lý tác giả: Cập nhật thông tin về tác giả

+ Quản lý nhà xuất bản: Cập nhật thông tin về các nhà xuất bản

+ Quản lý khóa học: Cập nhật thông tin về các khóa học của độc giả

- Quản lý mượn sách: Danh sách độc giả mượn, các báo cáo thống kê

- Tìm kiếm: sách, độc giả, phiếu mượn

Quản lý thư viện

Điều hành Xử lý tài liệu Mượn – trả sách

2 Hướng dẫn sử dụng:

Màn hình đăng nhập:

Màn hình chính:

Đăng nhập tài khoản hợp lệ

Màn hình quản lý sách:

Màn hình quản lý độc giả:

Màn hình quản lý danh mục sách:

Màn hình quản lý tác giả:

Màn hình quản lý nhà xuất bản:

Màn hình quản lý khóa học

Màn hình quản lý mượn sách

Màn hình quản lý phiếu mượn

Màn hình quản lý danh sách mượn

Màn hình quản lý thống kê



Màn hình tìm kiếm

PHẦN III-KẾT LUẬN

I Những kết quả đã đạt được

 Hỗ trợ cho Thư viện Biên mục sách một cách dễ dàng và thuận tiện

 Hỗ trợ Thư viện in phiếu phân loại phân loại, In thẻ bạn đọc, thống kê báo cáo với một số các biểu mẫu theo yêu cầu

 Quản lý Bạn đọc và sách theo mã quy định

 Hỗ trợ cho Bạn đọc tra cứu sách trên máy tính trước khi mượn, đỡ mất thời gian chờ đợi

II Khả năng ứng dụng của đề tài

 Có thể ứng dụng trong quản lý thư viện trong các trường THPT

 Hệ thống các chức năng thông dụng trong công việc thư viện, quản lý độc giả

và sách một cách thuận tiện và hiệu quả

III Những hạn chế của đề tài

Do thời gian thực hiện đề tài khá ngắn với một khối lượng công việc nhiều, hơn nữa do bản thân chưa có nhiều kinh nghiệm nên đề tài còn có phần hạn chế

- Chỉ mới thực hiện được một số chức năng cơ bản nhất của đơn vị trường

- Khả năng thâm nhập thực tế còn chưa cao để có thể ứng dụng phù hợp với các đơn vị khác

- Sáng kiến kinh nghiệm không thể đi sâu vào phân tích mọi khía cạnh của đề tài, chưa thể thực hiện được hết các chức năng của đề tài, thiết nghĩ đó chính là hướng nghiên cứu tiếp theo của đề tài này

Rất mong nhận được các ý kiến đóng góp của quý đồng nghiệp để chuyên đề được hoàn thiện hơn

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1 Giáo trình MS Access 2000 của tác giả Nguyễn Sơn Hải

2 Website: http://thuthuataccess.com

3 Bài giảng lập trình VBA của tác giả Phạm Thị Kim Ngoan

NGƯỜI THỰC HIỆN

Đỗ Thị Thúy Ngần