đồ án công nghệ thông tin Phần mềm quản lý tài sản cố định tại công ty cổ phần phát triển phần mềm ASIA

Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là mộttrong những vấn đề rất quan trọng trong việc q

LỜI MỞ ĐẦU

Công nghệ thông tin trong giai đoạn hiện nay đang có những bướcphát triển như vũ bão trên mọi lĩnh vực hoạt động ở khắp nơi trên toàn thếgiới, điều xảy ra trong vòng vài năm vừa qua ở Việt Nam là sự đầu tư ồ ạtvào công nghệ Tin học đã và đang là một trong những vấn đề không thểthiếu đối với bất kỳ một tổ chức, công ty nào Đặc biệt tin học ngày càng

có vai trò quan trọng trong vấn đề quản lý tại các cơ quan, tổ chức nhất làtrong lĩnh vực thu thập thông tin Đối với Việt Nam, tuy công nghệ thôngtin mới chỉ phát triển trong vòng vài năm trở lại đây và đang đi từng bướcphát triển nhưng những bước phát triển đó đã cho thấy Việt Nam là nước

có tiềm năng về lĩnh vực công nghệ thông tin, trong đó phát triển hệ thốngthông tin đang là thế mạnh của đất nước Hệ thống thông tin giúp cho côngviệc quản lý được dễ dàng hơn, nâng cao hiệu quả sản xuất, tiết kiệm đượcthời gian và công sức

Qua thời gian tìm hiểu thực tế để xác định đề tài thực tập, em thấy

hệ thống thông tin quản lý tài sản cố định ở các công ty, tổ chức là mộttrong những vấn đề rất quan trọng trong việc quản lý công ty, tổ chức đã

vì tài sản cố định là thành phần không thể thiếu để công ty có thể hoạtđộng và phát triển Báo cáo thực tập có nội dung bao gồm 3 chương nhsau:

- Chương I: Tổng quan về công ty cổ phần phát triển phần mềm

ASIA.

- Chương II: Cơ sở phương pháp luận xây dựng và phát triển hệ

thống thông tin quản lý.

- Chương III: Phân tích, thiết kế phần mềm quản lý Tài sản cố định

tại công ty.

CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN

PHÁT TRIỂN PHẦN MỀM Asia

1.1 Giới thiệu tổng quan về công ty ASIASOFT

Công ty Cổ phần Phát triển phần mềm ASIA được thành lập vàonăm 2001 với định hướng chuyên nghiệp trong lĩnh vực phần mềm vàcung cấp các giải pháp công nghệ thông tin ASIA được thành lập bởi cácchuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong lĩnh vực phát triển phần mềm vớimục tiêu kết hợp sự hiểu biết về nghiệp vụ, công nghệ, phương thức hỗ trợkhách hàng và kinh nghiệm thực tế để tạo ra các sản phẩm và dịch vụ chấtlượng cao cho thị trường

Mục tiêu của AsiaSoft là trở thành một công ty có uy tín trong lĩnhvực cung cấp các sản phẩm phần mềm và các giải pháp phục vụ cho vấn

đề quản trị “Chất lượng chuyên nghiệp-Dịch vụ hoàn hảo!” là tôn chỉ kinhdoanh của Asia nhằm đạt được mục tiêu đề ra Asia chỉ kinh doanh tronglĩnh vực duy nhất là phát triển phần mềm Với sự chuyên nghiệp này ASIA

sẽ cung cấp cho các khách hàng các sản phẩm và dịch vụ ngày càng tốthơn

“Vì sự thành công của khách hàng!” là phương châm hành động củaASIA hướng tới khách hàng Bằng nỗ lực và sự tận tuỵ của mỗi cá nhân vàcủa toàn công ty, dùa trên cơ sở hiểu biết sâu sắc nhu cầu của khách hàng

và năng lực sáng tạo không ngừng sẽ mang lại thành công và hiệu quả chokhách hàng bằng các sản phẩm và dịch vụ chất lượng cao của ASIA

1.1.1 Các thông tin chung về cơ quan thực tập

Tên công ty

- Tên tiếng Việt: CÔNG TY CỔ PHẦN PHÁT TRIỂN PHẦN MỀMasia

- Tên tiếng Anh: ASIA SoftWare Development JointStock Company

- Khi giao dịch công ty sử dụng tên gọi ASIA JSC

- Logo của công ty được thể hiện nh sau:

Công ty được thành lập ngày 30/07/2001 với tên gọi là “Công ty Cổ phần đầu tư và Phát triển Phần mềm ASIA”, là trụ sở tại Hà Nội Sau

một thời gian phát triển, công ty thành lập thêm chi nhánh tại TP Hồ ChíMinh vào tháng 8 năm 2003 Và gần một năm sau đó, vào tháng 6 năm

2004 chi nhánh tại TP Đà Nẵng cũng được thành lập Từ sau năm 2003,

công ty đổi tên thành “Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm ASIA”.

Địa chỉ liên hệ

Văn phòng tại Hà Nội

- Địa chỉ : sè 6 Vũ Ngọc Phan, Quận Đống Đa: sè 6 Vò Ngäc Phan,QuËn §èng §a

- Điện thoại : 04.776.1663

- Fax : 04.776.1823 : 04.776.1823

- Email : : asiasoft@hn.vnn.vn

Văn phòng tại Thành phố Hồ Chí Minh

- Địa chỉ : E46 Nguyễn Oanh, F17, Quận Gò Vấp : E46 NguyÔnOanh, F17, QuËn Gß VÊp

- Điện thoại : 08.989.2737

Tốc độ tăng trưởng của AsiaSoft được thể hiện theo biểu đồ sau:

0 10 20 30 40 50 60 70 80

2002 2003 2004 2005 2006 2007

Hà Nội

Đà Nẵng Tp.HCM Toàn Asia

Biểu đồ tăng trởng nhân sự (Ngời)

1.1.2 Sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức công ty ASIA nh sau

1.1.3 Qui mô của công ty

NHÂN LỰC CỦA ASIASOFT

Số lượng cán bộ nhân viên của công ty như sau:

Phßng triÓn khai

Phßng kinh doanh

Phßng kinh doanh Phßng hµnh

chÝnh

Phßng hµnh chÝnh

Phßng hç trî kh¸ch hµng

Phßng hç trî kh¸ch hµng

V¨n phßng &

KÕ to¸n

V¨n phßng &

KÕ to¸n

KINH NGHIỆM CỦA ASIASOFT

Công ty Cổ phần Phát triển Phần mềm Asia là công ty có nhiều kinhnghiệm trong triển khai các dự án Công nghệ thông tin nh sau:

 Thiết kế và phát triển các phần mềm kế toán dùng cho các loại hìnhdoanh nghiệp khác nhau như sản xuất, xây dựng, thương mại, xuấtnhập khẩu và dịch vụ Đối với các doanh nghiệp có nghiệp vụ đặcthù, Asia có khả năng phục vụ khách hàng với các yêu cầu đặc thùđó

 Thiết kế và phát triển các phần mềm quản trị doanh nghiệp khácnhư phần mềm quản lý nhân sự, tiền lương, quản lý công văn, quản

lý bán hàng, quản lý kho hàng, quản lý khách hàng, quản lý sảnxuất

 Thiết kế, xây dựng và triển khai các phần mềm theo yêu cầu đặc thùcủa khách hàng: xây dựng, triển khai dự án từ nguồn vốn ODA như

Dự án giảm nghèo cho các tỉnh Miền Trung (Huế, KonTum, QuảngBình, Quảng Trị); Xây dựng phần mềm quản lý tài chính cho dù ánPhát triển du lịch MEKONG; Tư vấn, thiết kế, xây dựng cổng thôngtin điện tử (www.vinhphuc.gov.vn), cổng giao dịch chứng khoántrực tiếp (www.agriseco.com.vn)

 Triển khai ứng dụng phần mềm quản trị doanh nghiệp một cách cóhiệu quả: khách hàng của Asia có các trình độ khác nhau về nghiệp

vụ cũng như tin học, Asia có khả năng triển khai trên diện rộng chonhiều đơn vị thành viên của một doanh nghiệp nằm rải rác khắpViệt Nam

 Hỗ trợ sử dụng và bảo hành, bảo trì phần mềm: hiện nay trênkhoảng 700 khách hàng của Asia trên toàn quốc hoàn toàn yên tâmtrong việc sử dụng các phần mềm do Asia cung cấp Mọi thắc mắc,khó khăn và các nhu cầu mới phát sinh đều được Asia giải quyết

một cách hiệu quả thông qua các phương tiện thông tin nh điệnthoại, fax, email, internet hoặc trực tiếp tại trụ sở của khách hàng.

1.1.4 Chức năng và nghĩa vụ của công ty

Chức năng đăng ký kinh doanh của công ty bao gồm các lĩnh vực sau:

- Sản xuất và kinh doanh các phần mềm máy tính

- Buôn bán hàng tư liệu tiêu dùng ( thiết bị máy tính, tin học, điện tử)

- Dịch vụ thông tin khoa học và công nghệ

- Dịch vụ tư vấn chuyển giao công nghệ

Trong đó, lĩnh vực kinh doanh chủ yếu của công ty là sản xuất và kinhdoanh các giải pháp phần mềm phục vụ quản trị doanh nghiệp và các dự

án chính phủ điện tử

Hiện nay với gần 100 cán bộ quản lý, kỹ sư trảI trên 3 miền đất nướckết hợp với hàng chục đối tác là các công ty lớn trên toàn quốc, ASIA đã

và đang khẳng định sức mạnh của mình trên các phương diện:

 Đầu tư phát triển các sản phẩm phần mềm

 Tư vấn xây dựng hệ thống thông tin quản lý

 Triển khai các hệ thống phần mềm ứng dụng

 Hỗ trợ khách hàng trong suốt quá trình sử dụng phần mềm

 Bảo hành và bảo trì sản phẩm đã cung cấp cho khách hàng

Trong xu thế hội nhập và phát triển, ASIA đã và đang từng bước liêndoanh liên kết với các đối tác trong và ngoài nước nhằm tạo nên sức mạnhtỏng hợp để cung cấp cho thị trường các sản phẩm phần mềm tốt nhất, vớichi phí rẻ nhất và hệ thống hỗ trợ hoàn hảo nhất

Nghĩa vụ của công ty:

- Chịu trách nhiệm trước các cơ quan Nhà nước về hoạt động củacông ty

- Sử dụng có hiệu quả các nguồn lực để thực hiện các chức năngnhiệm vụ của công ty.

- Xây dựng kế hoạch dài hạn, trung hạn và ngắn hạn trên cơ sở chứcnăng, nhiệm vụ được giao phù hợp với mục tiêu, phương hướngphát triển của công ty

- Đề xuất đổi mới trang thiết bị, đổi mới phương thức quản lý, đàotạo, bồi dưỡng cán bộ, ứng dụng tiến bộ kỹ thuật, chủ động tổ chứcthực hiện khi được Hội đồng quản trị phê duyệt

- Thực hiện đầy đủ quyền lợi và nghĩa vụ đối với người lao động vàquy định của Nhà nước, đảm bảo cho người lao động tham gia đầy

đủ mọi hoạt động của công ty

- Chấp hành các chính sách chủ trương của Nhà nước, thực hiện cácquy định về chuyên môn nghiệp vụ và các quy định khác của cơquan quản lý Nhà nước

- Thực hiện nghĩa vụ theo quy định của Nhà nước về bảo vệ tàinguyên môi trường và an ninh quốc gia

- Báo cáo định kỳ và đột suất các hoạt động của công ty theo quyđịnh của công ty và của các cơ quan quản lý Nhà nước theo quyđịnh của pháp luật, chịu trách nhiệm về số liệu báo cáo của đơn vịmình

- Tổ chức tự kiểm tra, kiểm soát, kiểm kê trong công ty, chịu sự quản

lý, kiểm tra kiểm soát của công ty và của các cơ quan Nhà nướctheo thẩm quyền với mọi hoạt động của công ty

1.1.5 Sản phẩm, dịch vụ và công nghệ

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên Visual FoxPro 8.0

- Phần mềm kế toán Asia Accounting trên SQL Server

- Phần mềm kế toán hành chính sự nghiệp Asia.FA 5.0

- Phần mềm quản trị nhân sự Asia Human Resource Managementtrên SQL, VFP6.

- Phần mềm quản lý và thanh toán lương Asia PayrolsManagement trên SQL, VFP6

- Phần mềm quản lý khen thưởng trên SQL, ASP

- Cổng thông tin điện tử Asia Portal (Oracle, uPortal, Java…)

- Phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp Asia ERP ( Viết trên

ngôn ngữ VB.Net, hỗ trợ Unicode).

- Ngôn ngữ lập trình: Net, Visual FoxPro, Java …

- Kiến trúc lập trình: Client/Server, File Server, Multi-tieer, based

Web Cơ sở dữ liệu: SQL Server, FoxPro, Oracle

1.1.6 Định hướng phát triển của công ty

 Đầu tư phát triển sản phẩm theo hướng mở rộng các phân hệ nghiệp

vụ đáp ứng nhu cầu quản trị tổng thể doanh nghiệp- ERP(Enterprise Resource Planning)

 Đa dạng hoá sản phẩm để phù hợp với nhiều nhóm khách hàng khácnhau: doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp vừa, doanh nghiệp lớn…

 Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp công nghệ thông tin theođơn đặt hàng nh cổng thông tin điện tử, các bài toán của đề án 112,các bài toán về nghiệp vụ tín dụng, vay vốn…

1.1.7 Uy tín của công ty trên thị trường

 Huy chương vàng năm 2002 tại hội chợ “Sản phẩm mới - Công nghệ mới”.

 Giải thưởng “Sản phẩm công nghệ thông tin” của Hội tin học Việt

Nam

 Chứng chỉ “Phần mềm uy tín, chất lượng” do Phòng TMCN Việt

Nam cấp năm 2006

 Huy chương vàng “ Đơn vị công nghệ thông tin Việt Nam” do Hội

tin học Tp Hồ Chí Minh trao tặng năm 2006

 Giấy chứng nhận bản quyền phần mềm số 196/2002/QTG do Cụcbản quyền tác giả cấp ngày 10 tháng 04 năm 2002

 Giấy chứng nhận đăng ký nhãn hiệu hàng hoá số 54617 do Cục sởhữu trí tuệ - Bé khoa học và công nghệ cấp theo quyết định sốA2946/QĐ-ĐK, ngày 08/06/2004 của Cục trưởng Cục sở hữu trítuệ

 Đến tháng 12 năm 2006 đã có trên 700 khách hàng trên toàn quốcđang sử dụng các phần mềm của AsiaSoft

1.1.8 Chức năng, nhiệm vụ của phòng Triển khai tại công ty

ASIASOFT

Sau khi sản phầm phần mềm đã hoàn thành, nhân viên phòng Triểnkhai có nhiệm vụ mang phần mềm đó tới đơn vị khách hàng để triển khai,bao gồm các công việc như cài đặt phần mềm, sửa đổi một số nội dungkhông đúng theo nh hợp đồng đã đưa ra, nhập một số dữ liệu điển hình màkhách hàng đã có để kiểm tra độ chính xác của phần mềm Nếu kết quảkiểm tra không khớp với kết quả chính xác mà hệ thống cũ của đơn vị đóđưa ra thì phòng triển khai phải có nhiệm vụ sửa lại một số điểm trongphần mềm đó để đưa ra kết quả chính xác Hướng dẫn, đào tạo khách hàng

1.2 Tình hình ứng dụng tin học tại công ty

Công ty đã được trang bị đầy đủ các thiết bị máy móc phục vụ chocông việc của mình, bao gồm một server và khoảng 80 máy tính, các máytính được phân bổ cho các phòng ban với tỷ lệ 1 máy tính/1 nhân viên.Trong đó, có máy tính vẫn còn có cấu hình thấp, một số đã được nâng cấpvới tốc độ cao hơn để phù hợp hơn với công việc Và ngày nay, với sựphát triển ngày càng nhanh của công nghệ thông tin thì tại công ty đã cómột số máy notebook, trong tương lai sẽ có nhiều máy tính xách tay hơnvới cấu hình và tốc độ cao hơn Mỗi người được phân quyền sử dụng nêntruy cập vào server với quyền hạn khác nhau và được phép sử dụng nhữngtài liệu cho phép Sau đó các máy trạm phải post dữ liệu lên server Tức là

để truy cập vào server thì mỗi máy có 1 account

Hiện nay, tại công ty đã sử dụng phần mềm AsiaCRM để quản lýkhách hàng, phần mềm quản trị nguồn nhân lực ERP và phần mềm kế toánAsiaAccouting 2006 Phần mềm kế toán AsiaAccounting 2006 được viếtbằng ngôn ngữ lập trình FoxPro & sử dụng database SQL

Các ngôn ngữ công ty thường sử dụng để viết phần mềm nh VisualFoxPro, Java và NET ngày càng trở nên phổ biến hơn, cùng với cơ sở

dữ liệu SQL Server, Oracle, FoxPro

1.3 Giới thiệu đề tài

cố định…

Bài toán quản lý Tài sản cố định không phải là bài toán mới nhưngcũng hoàn toàn không phải là bài toán dễ Để tiến hành hoạt động sản xuấtkinh doanh của mình, bất kỳ một cơ quan, tổ chức nào cũng cần ba yếu tố:

tư liệu sản xuất, đối tượng lao động và lao động Tài sản cố định là tư liệu

lao động, là một trong ba yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất kinh doanh,song không phải tất cả các tư liệu lao động đều là tài sản cố định mà chỉ cónhững tư liệu lao động có đầy đủ các tính chất về mặt giá trị và thời gian

sử dụng theo quy định trong chế độ quản lý tài chính hiện hành

Tại công ty cũng đang sử dụng phần mềm kế toán ASIA do chínhcông ty xâydựng, phần mềm này bao gồm cả phân hệ quản lý tài sản cốđịnh Tuy nhiên em xây dựng phần mềm chuyên về quản lý tài sản cố địnhvới mong muốn được góp phần vào việc quản lý của công ty

Xuất phát từ quá trình thực tế tại công ty, với những kiến thức màmình đã được học ở trường cùng với sự giúp đỡ của các cán bộ tại công ty

và sự hướng dẫn tận tình của giáo viên hướng dẫn Do đó em quyết định

chọn đề tài “ Phân tích, xây dùng hệ thống thông tin Quản lý tài sản cố định tại công ty Asia”.

1.3.3 Nội dung và mục đích chính của đề tài

 Nội dung

Mục đích chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiệntrong quá trình quản lý và hạch toán tài sản cố định trong công ty Do đó,chương trình trước hết phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất củanhân viên kế toán, đó là đơn giản nhưng đầy đủ các chức năng, dễ nhìn,thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt Để trở thành một chương trình tốtthì mọi phương pháp tính toán trong chương trình phải yêu cầu chính xác,

dữ liệu phải được chuẩn hoá và tuân theo quy định của Bộ Tài chính vàcủa công ty

 Mục đích

Đề tài nghiên cứu về hệ thống thông tin trong Công ty Cổ phần pháttriển phần mềm ASIA mà chủ yếu là hệ thống quản lý tài sản cố định tạicông ty trong thời gian thực tập tại công ty Từ đó xây dựng và phát triểnphần mềm quản lý tài sản cố định

Chương trình được xây dựng phải đảm bảo thực hiện được các vấn đềsau:

- Cập nhật tài sản cố định sau đó tiến hành phân bổ cho các bộ phận sửdụng

- Phân quyền cho người sử dụng theo các quyền hạn cụ thể do ngườiquản lý phần mềm đặt ra

- Theo dõi tài sản cố định về nguyên giá, giá trị khấu hao, giá trị cònlại, bộ phận sử dụng, mục đích sử dụng, nước sản xuất, năm sảnxuất…

- Theo dõi tình hình tăng, giảm và lý do tăng giảm tài sản cố định

- Tính khấu hao và lên bảng tính khấu hao…

1.3.4 Yêu cầu của đề tài

Đề tài được xây dựng phải thoả mãn các yêu cầu nh sau:

- Mỗi loại tài sản cố định của công ty phải được theo dõi thườngxuyên thông qua mỗi bộ hồ sơ riêng Tài sản phải được phân loại,thống kê, đánh số theo từng đối tượng và phải được phản ánh trong

sổ theo dõi Tài sản cố định

- Nguyên giá Tài sản cố định phải được dùa trên cơ sở đánh giá cảtình hình thực tế trên thị trường và phụ thuộc vào nguồn hình thànhtài sản

- Quá trình quản lý một tài sản cố định bắt đầu từ khi tài sản đó đượcnhận về và được phản ánh vào sổ kế toán cho tới khi kế toán trưởngnép Báo cáo tài chính cho ban lãnh đạo và sở Tài chính

- Việc quản lý tài sản cố định sẽ được quản lý qua các kỳ kế toán, quacác nghiệp vụ phát sinh TSCĐ, qua các đợt kiểm kê tài sản vào cuốimỗi năm

- Cuối mỗi kỳ kế toán, kế toán trưởng sẽ tiến hành kiểm kê tài sản đểxác định lại giá trị TSCĐ về nguyên giá, giá trị hao mòn, giá trị tăngthêm, giá trị giảm đi, giá trị còn lại…

Thông tin từ ngoài Thông tin ra ngoài

Thông tin Quyết định

CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG

VÀ PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG THễNG TIN QUẢN Lí

2.1 Cỏc khỏi niệm cơ bản về hệ thống thụng tin

2.1.1 Dữ liệu, thụng tin và quản lý

Dữ liệu và thụng tin là hai khỏi niệm khỏc nhau nhưng thường đượcdựng lẫn lộn Dữ liệu (data) là những bản ghi chộp của con người về cỏc

sự kiện, hiện tượng xảy ra trong tự nhiờn, xó hội và tư duy Hỡnh thức phổbiến nhất của dữ liệu là cỏc bản ghi chộp trờn giấy dưới dạng cỏc bỏo cỏo,cỏc bảng biểu, cỏc văn bản hướng dẫn, cỏc số liệu thống kờ Ngày nay,phần lớn cỏc dữ liệu được lưu trữ trờn cỏc phương tiện tin học hiện đại

Thụng tin là dạng dữ liệu đó qua xử lý, chế biến thành dạng dễ hiểu,tiện dụng cú ý nghĩa và cú giỏ trị đối với người nhận tin trong việc raquyết định Dữ liệu được vớ nh nguyờn liệu thụ của thụng tin Thụng tin dongười này, bộ phận này phỏt ra cú thể lại được người khỏc, bộ phận khỏccoi nh dữ liệu để xử lý thành thụng tin phục vụ cho cỏc mục đớch khỏc

Thụng tin quản lý là thụng tin mà cú ít nhất một cỏn bộ quản lý cầnhoặc cú ý muốn dựng vào việc ra quyết định quản lý của mỡnh Và cỏc cấpquản lý khỏc nhau thỡ cần thụng tin khỏc nhau, việc ra quyết định khỏcnhau cần cỏc thụng tin khỏc nhau

Mụ hỡnh quản lý một tổ chức dưới giỏc độ tin học

Quản lý

Tác nghiệp

Thông tin và dữ liệu có vai trò rất quan trọng đối với hoạt động củamột tổ chức Chúng được ví nh là bộ nhớ của tổ chức, quyết định đến sựthành công hay thất bại của tổ chức Quản lý dữ liệu là việc quản lý hệthống dữ liệu của tổ chức Nó được ví nh là quản lý bộ nhớ của tổ chứcvậy, một tổ chức mà bị mất trí nhớ thì sẽ không thể tồn tại được Do tínhquan trọng của thông tin và dữ liệu đối với một tổ chức nên công việcquản lý dữ liệu cũng là công việc hết sức quan trọng trong các hoạt độngcủa tổ chức Công việc này đòi hỏi các nhà quản lý dữ liệu phải có kỹnăng thiết kế, sử dụng và quản lý các hệ thống nhớ với các phương tiệnhiện đại Các nhà quản lý dữ liệu cần phải nhận biết cơ quan nh là một hệthống xã hội đồng thời phải nắm bắt được những thành tựu mới nhất củakhoa học kĩ thuật, công nghệ thông tin Sự kết hợp hai phương diện này sẽtạo ra một cách nhìn vừa mang tính kĩ thuật vừa mang tính xã hội để tạođiều kiện thuận lợi cho quản lý dữ liệu thành công.

Doanh nghiệp là các tổ chức quan trọng và chiếm tỷ lệ lớn trong các

tổ chức kinh tế xã hội của một xã hội có nền kinh tế thị trường Do đó, đôikhi việc xem xét về hệ thống thông tin cho doanh nghiệp là một điều cầnthiết Đối với một doanh nghiệp cần có các nguồn thông tin đầu vào nhsau:

- Nhà nước và cấp trên: một tổ chức trong một quốc gia phải chịu sựquản lý của nhà nước Mọi thông tin mang tính định hướng của nhànước và cấp trên đối với một tổ chức nh luật thuế, luật môi trường,quy chế bảo hộ… là những thông tin mà bất kỳ một tổ chức nàocũng phải lưu trữ và sử dụng thường xuyên

- Khách hàng: trong nền kinh tế thị trường thì thông tin về kháchhàng là tối quan trọng Tổ chức thu thập, lưu trữ và khai thác thôngtin về khách hàng nh thế nào là một trong những nhịêm vụ của mộtdoanh nghiệp

- Doanh nghiệp cạnh tranh: biết về đối thủ cạnh tranh trực tiếp làcông việc hàng ngày của các doanh nghiệp hiện nay Khái niệmgián điệp kinh tế thường được nói đến hiện nay giữa các doanhnghiệp cạnh tranh phần nào thể hiện tầm quan trọng của nhữngthông tin về doanh nghiệp cạnh tranh.

- Doanh nghiệp có liên quan: các doanh nghiệp sản xuất hàng hóa cóliên quan (hàng hoá bổ sung hoặc hàng hoá thay thế) là đầu mốithông tin quan trọng thứ tư của doanh nghiệp

- Doanh nghiệp sẽ cạnh tranh: muốn doanh nghiệp tồn tại trong thờigian dài, nhà quản lý cần phải có những thông tin về những đối thủ

sẽ xuất hiện - các doanh nghiệp sẽ cạnh tranh

- Các nhà cung cấp: người bán đối với doanh nghiệp là một đầu mốicần có sự chú ý đặc biệt Thông tin về họ giúp doanh nghiệp hoạchđịnh được kế sách phát triển còng nh kiểm soát tốt chi phí và chấtlượng sản phẩm hay dịch vụ của mình

2.1.2 Hệ thống thông tin và các thành phần cấu thành hệ thống thông

tin

Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị

phần cứng, phần mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử

lý và phân phối thông tin trong một tập hợp các ràng buộc được gọi là môitrường

Hệ thống thông tin được biểu hiện bởi những con người, các thủ

tục, dữ liệu và thiết bị tin học hoặc không tin học Đầu vào (Inputs) của

hệ thống thông tin được lấy từ các nguồn (Sources ) và được xử lý bởỉ hệ

thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu đã được lưu trữ từ trước Kết quả

xử lý (Outputs ) được chuyển đến các đích (Destination ) hoặc cập nhật vào kho lưu trữ dữ liệu (Storage ).

2.1.3 Mô hình hệ thống thông tin

Mọi hệ thống thông tin có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộphận xử lý, bộ phận lưu trữ, kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra Hệthống này được minh hoạ nh hình sau:

Mô hình hệ thống thông tin.

Có hai loại hệ thống thông tin, đó là hệ thống thông tin chính thức

và hệ thống thông tin phi chính thức:

Một hệ thống thông tin chính thức thường bao hàm một tập hợp cácquy tắc và các phương pháp làm việc có văn bản rõ ràng hoặc là Ýt ra thìcũng được thiết lập theo một truyền thống Đó là trường hợp hệ thống trảlương hoặc hệ thống quản lý tài khoản các nhà cung cấp và tài khoảnkhách hàng, phân tích bán hàng và xây dựng kế hoạch ngân sách, hệ thốngthường xuyên đánh giá khía cạnh tài chính của những cơ hội mua bán khácnhau và cũng như hệ thống chuyên gia cho phép đặt ra các chuẩn đoán tổchức

Những hệ thống thông tin phi chính thức của một tổ chức bao chứacác bộ phận gần giống nh hệ thống đánh giá các cộng sự của ông chủ tịchtrong mét doanh nghiệp Tập hợp các hoạt động xử lý thông tin như gửi vànhận thư, ghi chép dịch vụ, các cuộc nói chuyện điện thoại, các cuộc tranhluận, các ghi chú trên bảng thông báo và các bài báo trên báo chí và tạpchí là các hệ thống thông tin phi chính thức

2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong một tổ chức

Có hai cách phân loại các hệ thống thông tin trong các tổ chức hayđược dùng, đó là phân theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra và mộtcách lấy nghiệp vụ mà nó phục vụ làm cơ sở để phân loại

2.2.1 Phân loại theo mục đính phục vụ của thông tin đầu ra

Mặc dù rằng các hệ thống thường sử dụng các công nghệ khác nhaunhưng chúng phân biệt nhau trước hết bởi loại hoạt động mà chúng trợgiúp Theo cách này có năm loại: Hệ thống xử lý giao dịch, Hệ thốngchuyên gia và Hệ thống tăng cường khả năng cạnh tranh

 Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (Transaction Processing

System)

Nh chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý

các dữ liệu đến từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với kháchhàng, với nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó.Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giaodịch đó Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữliệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức Chúng trợ giúp các hoạtđộng ở mức tác nghiệp Các hệ thống thuộc loại này như: Hệ thống trảlương, lập đơn đặt hàng, làm hoá đơn, theo dõi khách hàng, theo dõi nhàcung cấp, đăng ký môn theo học của sinh viên, cho mượn sách và tài liệucủa thư viện, cập nhật tài khoản ngân hàng và tính thuế phải trả của nhữngngười nép thuế

 Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information

System)

Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, cáchoạt động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặclập kế hoạch chiến lược Chúng dùa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu đượctạo ra bởi các hệ xử lý giao dịch còng nh từ cac nguồn dữ liệu ngoài tổ

chức Nói chung, chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cáchđịnh kỳ hoặc theo yêu cầu Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặtđặc biệt nào đó của tổ chức Các báo cáo này thường có tính so sánh,chúng làm tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiếntrước, tình hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của cácdoanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ liệu hiện thời và các

dữ liệu lịch sử Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn dùa vào các dữliệu sản sinh từ các hệ xử lý giao dịch do đó chất lượng thông tin màchúng sản sinh ra phụ thuộc rất nhiều vào việc vận hành tốt hay xấu của hệ

xử lý giao dịch Hệ thống phân tích năng lực bán hàng, theo dõi chi tiêu,theo dõi năng suất hoặc sự vắng mặt của nhân viên, nghiên cứu về thịtrường là các hệ thống thông tin quản lý

 Hệ thống trợ giúp ra quyết định DSS (Decision Support System)

Là những hệ thống được thiết kế với mục đích rõ ràng là trợ giúpcác hoạt động ra quyết định Quá trình ra quyết định thường được mô tảnhư là một quy trình được tạo thành từ ba giai đoạn: xác định vấn đề, xâydựng và đánh giá các phương án giải quyết và lùa chọn một phương án

Về nguyên tắc một hệ thống trợ giúp ra quyết định phải cung cấp thông tincho phép người ra quyết định xác định rõ tình hình mà một quyết định cầnphải ra Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hoá để có thể phânlíp và đánh giá các giải pháp Nói chung đây là các hệ thống đối thoại cókhả năng tiếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều

mô hình để biểu diễn và đánh giá tình hình

Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu vềtrí tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học nhữngtri thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đó Hệ thống chuyên giađược hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diễn Có thể

xem lĩnh vực hệ thống chuyên gia nh là mở rộng của những hệ thống đốithoại trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc nh mét sự tiếp nối củalĩnh vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ Tuy nhiên đặc trưng riêng của

nó nằm ở việc sử dụng một số kỹ thuật của trí tuệ nhân tạo, chủ yếu là kỹthuật chuyên gia trong cơ sở trí tuệ bao chứa các sự kiện và các quy tắcđược chuyên gia sử dụng

 Hệ thống thông tin tăng cường khả năng cạnh tranh ISCA

(Information System for Competitive Advantage)

Hệ thống thông tin loại này được sử dông nh mét trợ giúp chiếnlược Khi nghiên cứu một hệ thống thông tin mà không tính đến những lý

do dẫn đến sự cài đặt nó hoặc cũng không tính đến môi trường trong đó nóđược phát triển, ta nghĩ rằng đó chỉ đơn giản là một hệ thống xử lý giaodịch, hệ thống thông tin quản lý, hệ thống trợ giúp ra quyết định hoặc một

hệ chuyên gia Hệ thống thông tin tằng cường khả năng cạnh tranh đượcthiết kê cho những người sử dụng là những người ngoài tổ chức, có thể làmột khách hàng, một nhà cung cấp và cũng có thể là một tổ chức khác củacùng ngành công nghiệp (trong khi ở bốn loại hệ thống trên người sửdụng chủ yếu là các cán bộ trong tổ chức) Nếu như những hệ thống đượcxác định trước đây có mục đích trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chứcthì hệ thống tăng cường sức cạnh tranh là những công cụ thực hiện ý đồchiến lược (vì vậy có thể gọi là hệ thống thông tin chiến lược) Chúng chophép tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranhthể hiện qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranhmới xuất hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng mộtngành công nghiệp

2.2.2 Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp

Các thông trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý vàtrong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục

vụ Bảng sau đây về phân loại các hệ thống thông tin trong mét doanhnghiệp sản xuất sẽ thể hiện rõ cách phân loại này.

Bảng 1.1: Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực và mức ra

quyết định

Tài chính

chiến lược

Marketingchiến lược

Nhân lựcchiến lược

Kinh doanh

và sản xuấtchiến lược

Hệ thốngthông tinvănphòng

Tài chính

chiến

thuật

Marketingchiến thuật

Nhân lựcchiến thuật

Kinh doanh

và sản xuấtchiến thuậtTài chính

tác nghiệp

Marketingtác nghiệp

Nhân lựctác nghiệp

Kinh doanh

và sản xuấttác nghiệp

2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin

Cùng một hệ thống thông tin có thể được mô tả khác nhau tuỳ theoquan điểm của người mô tả Chẳng hạn một khách hàng nhìn một cửa giaodịch tự động của một ngân hàng như một thực thể cấu thành từ một đầucuối với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập hợp các thủtục cần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá nhân, trả lờicác câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền vào từ bànphím, lấy tiền từ hốc trả tiền) Đối với giám đốc dịch vụ khách hàng ởngân hàng mô tả hệ thống đó như một thực thể cho phép thực hiện việcgửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài khoảnnày sang tài khoản khác sau khi đã kiểm tra tư cách khách hàng Còn cán

bộ kỹ thuật tin học của ngân hàng thì mô tả hệ thống tự động đó như mộtthực thể cấu thành từ 122 chương trình và thủ tục khác nhau được viết

trong ngôn ngữ lập trình có cấu trúc với loại máy tính cụ thể và chúng sửdụng một số đĩa từ với dung lượng cụ thể nào đó.

Mỗi một người trong số họ mô tả hệ thống thông tin theo một môhình khác nhau Khái niệm mô hình này là rất quan trọng, nó tạo ra méttrong những nền tảng của phương pháp phân tích thiết kế và cài đặt hệthống thông tin Có ba mô hình thường được dùng để mô tả một hệ thốngthông tin, đó là: mô hình lôgíc, mô hình vật lý ngoài và mô hình vật lýtrong

thay đổi nhất Nh thế nào?

Ba mô hình của một hệ thống thông tin.

2.3.1 Mô hình lôgíc

Mô hình lôgíc mô tả hệ thống làm gì: dữ liệu mà nó thu thập, xử lý

mà nó phải thực hiện, các kho để chứa các kết quả hoặc dữ liệu để lấy racho các xử lý và những thông tin mà hệ thống sản sinh ra Mô hình này trả

lời câu hỏi “Cái gì?” và “Để làm gì?” Nã không quan tâm tới phương

tiện được sử dụng còng nh địa điểm hoặc thời điểm mà dữ liêu được xử lý

Mô hình của hệ thống gắn ở quầy tự động dịch vụ khách hàng do giám đốcdịch vụ mô tả thuộc mô hình lô gíc này

M« h×nh logic (Gãc nh×n qu¶n lý)

M« h×nh vËt lý ngoµi (Gãc nh×n sö dông)

M« h×nh vËt lý trong (Gãc nh×n kü thuËt)

2.3.2 Mô hình vật lý ngoài

Mô hình vật lý ngoài chú ý tới những khía cạnh nhìn thấy được của

hệ thống như là các vật mang dữ liệu và vật mang kết quả cungc như hìnhthức của đầu vào và của đầu ra, phương tiện để thao tác với hệ thống,những dịch vụ, bộ phận, con người và vị trí công tác trong hoạt động xử

lý, các thủ tục thủ công cũng như những yếu tố về địa điểm thực hiện xử

lý dữ liệu, loại màn hình hoặc bàn phím được sử dụng Mô hình này cũngchú ý tới mặt thời gian của hệ thống, nghĩa là về những thời điểm mà cáchoạt động xử lý dữ liệu khác nhau xảy ra Nó trả lời câu hỏi: Cái gì? Ai? Ởđâu? và Khi nào? Mét khách hàng nhìn hệ thống thông tin tự động ở quầygiao dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này

2.3.3 Mô hình vật lý trong

Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệthống tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhânviên kỹ thuật

Mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình lôgíc

là kết quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sửdụng, và mô hình vật lý trong là của góc nhìn kỹ thuật Ba mô hình trên có

độ ổn định khác nhau và mô hình lôgíc là ổn định nhất và mô hình vật lýtrong là hay biến đổi nhất

2.4 Phương pháp phát triển một hệ thống thông tin

Một phương pháp được định nghĩa nh là một tập các bước và cáccông cụ cho phép tiến hành một quá trình phát triển hệ thống thông tinchặt chẽ nhưng dễ quản lý Phương pháp được dùa vào ba nguyên tắc cơ

sở chung của nhiều phương pháp hiện đại có cấu trúc để phát triển hệthống thông tin, ba nguyên tắc đó là:

- Nguyên tắc 1: Sử dụng các mô hình

- Nguyên tắc 2: Chuyển từ cái chung sang cái riêng.

- Nguyên tắc 3: Chuyển từ mô hình vật lý sang mô hình lôgic khiphân tích và chuyển từ mô hình lôgic sang mô hình vật lý khi thiếtkế

Nguyên tắc đi từ chung đến riêng là nguyên tắc của sự đơn giảnhoá Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thì trướchết phải hiểu rõ các mặt chung trước khi xem xét chi tiết Việc áp dụngnguyên tắc này là vấn đề rất cần thiết Tuy nhiên những công cụ đầu tiênđược sử dụng để phát triển ứng dụng tin học cho phép tiến hành mô hìnhhoá hệ thống bằng các khía cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lúc đó sẽ khókhăn hơn Nhiệm vụ phát triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cách ứng dụngnguyên tắc 3, có nghĩa là đi từ vật lý sang lôgic khi phân tích và đi từ lôgicsang vật lý khi thiết kế Ta xem xét một số nguyên tắc sau:

2.4.1 Phương pháp tổng hợp

Phương pháp này đòi hỏi phải xây dựng nhiệm vụ cho từng bộ phậnnhưng phải đảm bảo logic toán học trong hệ thống để sau này có thể sửdụng được các mảng cơ bản trên từng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: Phương pháp này cho phép đưa dần hệ thống vào làmviệc theo từng giai đoạn và nhanh chóng thu được kết quả

Nhược điểm: Các thông tin dễ bị trùng lặp dẫn đến các thao táckhông cần thiết

2.4.2 Phương pháp phân tích

Phương pháp này có nhiệm vụ đầu tiên là phải đảm bảo logic toánhọc trong hệ thống để sau này có thể xây dựng được các mảng cơ bản trêntừng nhiệm vụ đó

Ưu điểm: phương pháp này cho phép tránh được việc thiết lập cácmảng làm việc một cách thủ công

Nhược điểm: hệ thống chỉ đưa vào đồng thời toàn bộ các mảng nàyvào sử dụng.

2.4.3 Phương pháp tổng hợp và phân tích

Đây là phương pháp kết hợp đồng thời cả hai phương pháp tổng hợp

và phân tích Tiến hành đồng thời việc xây dựng các mảng cơ bản và cácthao tác còng nh các nhiệm vụ cần thiết Phương pháp này yêu cầu phải tổchức chặt chẽ đảm bảo tính nhất quán của thông tin trong hệ thống

2.5 Các công đoạn phát triển hệ thống thông tin quản lý

2.5.1 Nguyên nhân dẫn đến việc phát triển hệ thống thông tin

Những vấn đề về quản lý: Vấn đề đầu tiên cần quan tâm khi pháttriển một hệ thống thông tin mới là điều gì khiến một tổ chức phải tiếnhành phát triển hệ thống thông tin mới Sự hoạt động tồi tệ của hệ thốngthông tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc thâm thủng ngân quỹ lànhững nguyên nhân đầu tiên thúc đẩy một yêu cầu phát triển hệ thống.Ngoài ra còn một số nguyên nhân khác như yêu cầu của nhà quản lý, côngnghệ thay đổi và cả sự thay đổi sách lược chính trị

Những yêu cầu mới của nhà quản lý: những yêu cầu mới của nhàquản lý cũng có thể dẫn đến sự cần thiết của một dự án phát triển một hệthống thông tin mới Những luật mới của chính phủ mới ban hành nh luậtthuế chẳng han, việc ký kết một hiệp tác mới, đa dạng hoá các hoạt độngcủa doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới Các hành độngmới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng có một tác động mạnh vào động cơkhiến doanh nghiệp phải có những hành động đáp ứng

Sù thay đổi của công nghệ: việc xuất hiện các công nghệ mới cũng

có thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện có trong

hệ thống thông tin của mình Khi các hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời để

quyết định những gì họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những công nghệmới này.

Sù thay đổi sách lược chính trị: vai trò của những thách thức chínhtrị cũng không lên bỏ qua, nó cũng có thể là nguyên nhân dẫn đến việcphát triển một hệ thống thông tin Chẳng hạn, không phải là không cónhững hệ thống thông tin được phát triển chỉ vì người quản lý muốn mởrộng quyền lực của mình và khi ông ta biết rằng thông tin là một phươngtiện thực hiện điều đó

2.5.2 Các công đoạn của phát triển hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin được thực hiện qua 7 giai đoạn:đánh giá yêu cầu, phân tích chi tiết, thiết kế lôgíc, đề xuất các phương áncủa giải pháp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt vàkhai thác hệ thống Phát triển một hệ thống là một quá trình lặp, tuỳ theokết quả của một giai đoạn có thể và đôi khi là cần thiết, phải quay về giaiđoạn trước để tìm cách khắc phục những sai sót Một số nhiệm vụ đượcthực hiện trong suốt quá trình đó là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới,kiểm soát những nhiệm vụ đã hoàn thành, đánh giá dự án và lập tài liệu về

hệ thống và về dự án

Giai đoạn 1: Đánh giá yêu cầu

Đánh giá yêu cầu có mục đích cung cấp cho lãnh đạo tổ chức hoặc hộiđồng giám đốc những dữ liệu đích thực để ra quyết định về thời cơ, tínhkhả thi và hiệu quả của một dự án phát trỉen hệ thống Giai đoạn này đượcthực hiện tương đối nhanh và không đòi hỏi chi phí lớn Nó bao gồm cáccông đoạn sau:

- Lập kế hoạch đánh giá yêu cầu

- Làm rõ yêu cầu

- Đánh giá khả năng thực thi

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá yêu cầu

Giai đoạn 2: Phân tích chi tiết

Phân tích chi tiểt được tiến hành sau khi có sự đánh giá thuận lợi vềyêu cầu Những mục đích chính của phân tích chi tiết là hiểu rõ các vấn đềcủa hệ thống đang nghiên cứu, xác định những nguyên nhân đích thực củanhững vấn đề đó, xác định những đòi hỏi và những ràng buộc áp đặt đốivới hệ thống và xác định những mục tiêu mà hệ thống thông tin mới phảiđạt được Trên cơ sở nội dung báo cáo phân tích chi tiết sẽ quyết định tiếptục tiến hành hay thôi phát triển mét hệ thống mới Để làm những việc đógiai đoạn phân tích chi tiết bao gồm cac công đoạn sau:

- Lập kế hoạch phân tích chi tiết

- Nghiên cứu môi trường của hệ thống đang tồn tại

- Nghiên cứu hệ thống thực tại

- Đưa ra chẩn đoán và xác định các yếu tố giải pháp

- Đánh giá lại tính khả thi

- Thay dổi đề xuất của dự án

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo phân tích chi tiết

Giai đoạn 3: Thiết kế lôgíc

Giai đoạn này nhằm mục đích xác định tất cả các thành phần lôgíccủa một hệ thống thông tin, cho phép loại bỏ được các vấn đề của hệ thốngthực tế và đạt được những mục tiêu đã được thiết lập ở giai đoạn trước

Mô hình lôgíc của hệ thống mới sẽ bao hàm thông tin mà hệ thống mới sẽsản sinh (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (các tệp, cácquan hệ giữa các tệp), các xử lý và hợp thức hoá sẽ phải thực hiện (các xửlý) và các dữ liệu sẽ được nhập vào (các Inputs) Mô hình lôgíc sẽ phảiđược những người sử dụng xem sét và chuẩn y Thiết kế lôgíc bao gồmnhững công đoạn sau:

- Thiết kế cơ sở dữ liệu

- Thiết kế xử lý

- Thiết kế các luồng dữ liệu vào.

- Chỉnh sửa tài liệu cho mức lôgíc

- Hợp thức hoá mô hình lôgíc

Giai đoạn 4: Đề xuất các phương án của giải pháp

Mô hình lôgíc của hệ thống mới mô tả cái mà hệ thống này sẽ làm.Khi mô hình này được xác định và chuẩn y vởi người sử dụng thì phântích viên hoặc nhóm phân tích viên phải nghiên cứu về các phương tiện đểthực hiện hệ thống này Đó là việc xây dựng các phương án khác nhau để

cụ thể hoá mô hình lôgíc Mỗi một phương án là một phác hoạ của môhình vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mô tả chi tiết Tấtnhiên người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lùa chọn dùa trên những môhình vật lý ngoài được xây dựng chi tiết nhưng chi phí cho việc tạo rachúng là rất lớn

Để giúp những người sử dụng lùa chọn giải pháp vật lý thoả mãn tốthơn những mục tiêu đã định ra trước đây, nhóm phân tích viên phải đánhgiá các chi phí và lợi Ých (hữu hình và vô hình) của mỗi phương án vàphải có những khuyến nghị cụ thể Một báo cáo sẽ được trình lên nhữngngười sử dụng và một buổi trình bày sẽ được thực hiện Những người sửdụng sẽ chọn lấy một phương án tỏ ra đáp ứng tốt nhất cac yêu cầu của họ

mà vẫn tôn trọng các ràng buộc của tổ chức Giai đoạn đề xuất cá phương

án của giải pháp bao gồm những công đoạn sau:

- Xây dựng các ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức

- Xây dựng các phương án của giải pháp

- Đánh giá các phương án của giải pháp

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo của giai đoạn đề xuất các phương áncủa giải pháp

Giai đoạn 5: Thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương án giải pháp đượclùa chọn ThiÕt kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần có: Trước hết làmột tài liệu bao chứa tất cả các đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việcthực hiện kỹ thuật; và tiếp đó là tài liệu dành cho người sử dụng và nó mô

tả cả phần thủ công và cả những giao diện với những phần tin học hoá.Những công đoạn chính của thiết kế vật lý ngoài là:

- Lập kế hoạch thiết kê vật lý ngoài

- Thiết kế chi tiết các giao diện (vào/ra)

- Thiết kế cách thức tương tác với phần tin học hoá

- Thiết kê các thủ tục thủ công

- Chuẩn bị và trình bày báo cáo về thiết kế vật lý ngoài

Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống

Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tinhọc hoá của hệ thống thông tin, có nghĩa là phần mềm Những người chịutrách nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp các tài liệu nh các bản hướngdẫn sử dụng và thao tác còng nh các tài liệu mô tả về hệ thống Việc triểnkhai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm những hoạt động nh sau:

- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật

- Thiết kế vật lý trong

- Lập trình

- Thử nghiệm hệ thống

- Chuẩn bị tài liệu

Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thác

Cài đặt hệ thống là pha trong đó việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệthống mới được thực hiện Để viêc chuyển đổi này được thực hiện vớinhững va chạm Ýt nhất, cần phải lập kế hoạch một cách cẩn thận Giaiđoạn cài đặt và khai thác hệ thống bao gồm những công đoạn sau:

Hồ sơ dự án

Ghi chép phỏng vấn, kết quả khảo sát, quan sát các mẫu

Kế hoạch xây dựng HTTT,

lịch phân tích HT, yêu cầu

dịch vụ củ HT…

Chiến lợc đề xuất cho HT mới

Mô tả về HT mới

Mô tả về HT hiện tại

và HT mới Các yêu cầu HT

- Lập kờ hoạch cài đặt

2.6 Phõn tớch thiết kế hệ thống thụng tin

2.6.1 Mục tiờu của giai đoạn phõn tớch hệ thống

Sau khi nghiờn cứu bỏo cỏo về giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu và tham

dự buổi thuyết trỡnh về giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu do phõn tớch viờn trỡnhbày, một quyết định sẽ được đưa ra là cú tiếp tục hay huỷ bỏ dự ỏn Trongtrường hợp được chấp thuận thỡ giai đoạn phõn tớch chi tiết sẽ được tiếnhành

Cỏc bước của giai đoạn phõn tớch hệ thống

2.0

Cấu trúc hoá các yêu cầu

James Mckeen đã làm sáng tỏ tính sống còn của giai đoạn này bằngnhận xét: những người thành công nhất, nghĩa là những người tôn trọngnhất các ràng buộc về tài chính, về thời gian và được người sử dụng hàilòng nhất, cũng là những người đã dành nhiều thời gian nhất cho nhữnghoạt động phân tích và thiết kế lôgíc.

Mục đích chính của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra được chẩnđoán về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xác định những vấn đề chính cũngnhư các nguyên nhân chính của chúng, xác định mục tiêu cần đạt được của

hệ thống mới và đề xuất ra được các yếu tố giải pháp cho phép đạt đượcmục tiêu đó

2.6.2 Các phương pháp thu thập thông tin

2.6.2.1 Phương pháp phỏng vÊn

Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tinđắc lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin.Phỏng vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trongtài liệu, gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này

có thể không được ghi trên văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơbản khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tàiliệu quá nhiều Đặc biệt là mục tiêu của tổ chức

Phỏng vấn thường được thực hiện theo các bước sau:

 Chuẩn bị phỏng vấn

- Lập danh sách những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn.Lùa chọn số lượng và loại cán bộ để phỏng vấn theo cách thức từtrên xuống (TOP-DOWN)

- Cần biết một số thông tin về người được phỏng vấn (trách nhiệm,thái độ, tuổi đời…)

- Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu (bảng dưới).

- Xác định cách thức phỏng vấn (phi cấu trúc hay có cấu trúc)

- Gửi trước những vấn đề yêu cầu (thông tin vào/ra, lưu trữ, mẫubiểu, xử lý…)

- Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sáng, thời gian từ 90 phót đến 2giê)

- Phương tiện ghi chép là các ký pháp trên giấy khổ lớn

ĐỀ CƯƠNG VÀ CÂU HÁI PHỎNG VẤN

 Tiến hành phỏng vấn

- Nhóm phỏng vấn gồm 2 người: người phỏng vấn chính, dẫn dắtphỏng vấn, lược ghi trên giấy mẫu Cán bộ phỏng vấn phụ thu thậpmẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rõ ý

- Đến đúng giê, thái độ lịch sự, tinh thần khách quan, không được tạo

ra cảm giác “thanh tra”

- Nhẫn nại, chăm chú nghe, mềm dẻo và cởi mở Có thể dùng máyghi âm nhưng phải được sự cho phép của người được phỏng vấn

- Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đây là khâu rất quan trọng của phỏngvấn Nó thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48tiếng:

 Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mô tả vềnhiệm vụ xử lý, vị trí công tác thực hiện xử lý, tần suất và khốilượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý

 Tổng hợp các thông tin thu được, kết hợp với thông tin từ cáccuộc phỏng vấn khác để phát hiện những điều bất hợp lý cầnđược làm rõ…

2.6.2.2 Nghiên cứu tài liệu

Phương pháp nghiên cứu tài liệu cho phép nghiên cứu một cách tỉ

mỉ và chính xác về nhiều khía cạnh của tổ chức như: lịch sử hình thành vàphát triển của tổ chức, tình trạng tài chính, các tiêu chuẩn và định mức,cấu trúc thứ bậc, vai trò và nhiệm vụ của các thành viên, nội dung và hìnhdạng của các thông tin vào/ra Thông tin trên giấy tờ phản ánh quá khứ,hiện tại và tương lai của tổ chức

Cần nghiên cứu kỹ các văn bản sau:

- Các văn bản về thủ tục và quy trình làm việc của cá nhân hoặc mộtnhóm công tác.

- Các phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức

- Các loại báo cáo, bảng biểu do hệ thống thông tin hiện có sinh ra

2.6.2.3 Sử dụng phiếu điều tra

Khi cần phải lấy thông tin từ một số lượng lớn các đối tượng và trênmột phạm vi địa lý rộng thì dùng tới phiếu điều tra Yêu cầu các câu hỏitrên phiếu điều tra phải rõ ràng, cùng hiểu nh nhau Phiếu ghi theo cáchthức dễ tổng hợp

Có thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cách thức cơbản sau:

- Chọn những đối tượng có thiện chí, tích cực trả lời

- Chọn nhóm ngẫu nhiên trên danh sách

- Chọn mẫu có mục đích Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thoảmãn một điều kiện nào đó, nh đối tượng phải có từ 1 năm kinhnghiệm trở lên

- Phân thành các nhóm (lãnh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ )rồi chọn ngẫu nhiên từ các nhóm đó

Phiếu điều tra thường được thiết kế trên giấy, tuy nhiên cũng có thểdùng qua điện thoại, đĩa từ, màn hình nối mạng, trang Web động Phiếuđiều tra cần phải được phát thử sau đó hiệu chỉnh lại nội dung và hình thức

câu hỏi Trên phiếu điều tra nên chứa chủ yếu là câu hỏi đóng (Closed Ended) và có một số câu hỏi mở (Opened Ended) Để đảm bảo tỷ lệ phiếu

thu về cao và có chất lượng, người gửi phiếu phải là cấp trên của các đốitượng nhận phiếu

2.6.2.4 Quan sát

Khi phân tích muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài liệuhoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đâu, đưa cho ai, có sắp xêp hoặc khôngsắp xếp, lưu trữ có khoá hoặc không có khoá

Đôi khi phương pháp này gặp khó khăn vì người bị quan sát khôngthể hiện thái độ bình thường giống như mọi ngày thường, mà có thái độ đềphòng

2.6.3 Các công cụ mô hình hoá hệ thống thông tin

Mét trong những vấn đề quan trọng không thể thiếu khi phân tíchmột hệ thống thông tin đó là việc mô hình hoá và xây dựng tài liệu cho hệthống đó, khi đó cần phải sử dụng một số công cụ tương đối chuẩn đêr mô

hình hoá như sơ đồ luồng thông tin (IFD-Information Flow Diagram), sơ

đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram) và từ điển hệ thống System Dictionary).

(SD-Sơ đồ luồng thông tin(IFD- Information Flow Diagram)

Sơ đồ luồng thông tin được dùng để mô tả hệ thống thông tin theocách thức động Tức là mô tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưutrữ trong thế giới vật lý bằng các sơ đồ

Các ký pháp của sơ đồ luồng thông tin nh sau: