Một phương phỏp được định nghĩa nh là một tập cỏc bước và cỏc cụng cụ cho phộp tiến hành một quỏ trỡnh phỏt triển hệ thống thụng tin chặt chẽ nhưng dễ quản lý. Phương phỏp được dựa vào ba nguyờn tắc cơ sở chung của nhiều phương phỏp hiện đại cú cấu trỳc để phỏt triển hệ thống thụng tin, ba nguyờn tắc đú là:
- Nguyờn tắc 2: Chuyển từ cỏi chung sang cỏi riờng.
- Nguyờn tắc 3: Chuyển từ mụ hỡnh vật lý sang mụ hỡnh lụgic khi phõn tớch và chuyển từ mụ hỡnh lụgic sang mụ hỡnh vật lý khi thiết kế.
Nguyờn tắc đi từ chung đến riờng là nguyờn tắc của sự đơn giản hoỏ. Thực tế người ta khẳng định rằng để hiểu tốt một hệ thống thỡ trước hết phải hiểu rừ cỏc mặt chung trước khi xem xột chi tiết. Việc ỏp dụng nguyờn tắc này là vấn đề rất cần thiết. Tuy nhiờn những cụng cụ đầu tiờn được sử dụng để phỏt triển ứng dụng tin học cho phộp tiến hành mụ hỡnh hoỏ hệ thống bằng cỏc khớa cạnh chi tiết hơn, nhiệm vụ lỳc đú sẽ khú khăn hơn. Nhiệm vụ phỏt triển cũng sẽ đơn giản hơn bằng cỏch ứng dụng nguyờn tắc 3, cú nghĩa là đi từ vật lý sang lụgic khi phõn tớch và đi từ lụgic sang vật lý khi thiết kế. Ta xem xột một số nguyờn tắc sau:
2.4.1 Phương phỏp tổng hợp
Phương phỏp này đũi hỏi phải xõy dựng nhiệm vụ cho từng bộ phận nhưng phải đảm bảo logic toỏn học trong hệ thống để sau này cú thể sử dụng được cỏc mảng cơ bản trờn từng nhiệm vụ đú.
Ưu điểm: Phương phỏp này cho phộp đưa dần hệ thống vào làm việc theo từng giai đoạn và nhanh chúng thu được kết quả.
Nhược điểm: Cỏc thụng tin dễ bị trựng lặp dẫn đến cỏc thao tỏc khụng cần thiết.
2.4.2 Phương phỏp phõn tớch
Phương phỏp này cú nhiệm vụ đầu tiờn là phải đảm bảo logic toỏn học trong hệ thống để sau này cú thể xõy dựng được cỏc mảng cơ bản trờn từng nhiệm vụ đú.
Ưu điểm: phương phỏp này cho phộp trỏnh được việc thiết lập cỏc mảng làm việc một cỏch thủ cụng.
Nhược điểm: hệ thống chỉ đưa vào đồng thời toàn bộ cỏc mảng này vào sử dụng.
2.4.3 Phương phỏp tổng hợp và phõn tớch
Đõy là phương phỏp kết hợp đồng thời cả hai phương phỏp tổng hợp và phõn tớch. Tiến hành đồng thời việc xõy dựng cỏc mảng cơ bản và cỏc thao tỏc cũng nh cỏc nhiệm vụ cần thiết. Phương phỏp này yờu cầu phải tổ chức chặt chẽ đảm bảo tớnh nhất quỏn của thụng tin trong hệ thống.
2.5. Cỏc cụng đoạn phỏt triển hệ thống thụng tin quản lý
2.5.1 Nguyờn nhõn dẫn đến việc phỏt triển hệ thống thụng tin
Những vấn đề về quản lý: Vấn đề đầu tiờn cần quan tõm khi phỏt triển một hệ thống thụng tin mới là điều gỡ khiến một tổ chức phải tiến hành phỏt triển hệ thống thụng tin mới. Sự hoạt động tồi tệ của hệ thống thụng tin cũ, những vấn đề về quản lý và việc thõm thủng ngõn quỹ là những nguyờn nhõn đầu tiờn thỳc đẩy một yờu cầu phỏt triển hệ thống. Ngoài ra cũn một số nguyờn nhõn khỏc như yờu cầu của nhà quản lý, cụng nghệ thay đổi và cả sự thay đổi sỏch lược chớnh trị.
Những yờu cầu mới của nhà quản lý: những yờu cầu mới của nhà quản lý cũng cú thể dẫn đến sự cần thiết của một dự ỏn phỏt triển một hệ thống thụng tin mới. Những luật mới của chớnh phủ mới ban hành nh luật thuế chẳng han, việc ký kết một hiệp tỏc mới, đa dạng hoỏ cỏc hoạt động của doanh nghiệp bằng sản phẩm mới hoặc dịch vụ mới. Cỏc hành động mới của doanh nghiệp cạnh tranh cũng cú một tỏc động mạnh vào động cơ khiến doanh nghiệp phải cú những hành động đỏp ứng.
Sự thay đổi của cụng nghệ: việc xuất hiện cỏc cụng nghệ mới cũng cú thể dẫn đến việc một tổ chức phải xem lại những thiết bị hiện cú trong hệ thống thụng tin của mỡnh. Khi cỏc hệ quản trị cơ sở dữ liệu ra đời để
quyết định những gỡ họ phải cài đặt khi muốn sử dụng những cụng nghệ mới này.
Sự thay đổi sỏch lược chớnh trị: vai trũ của những thỏch thức chớnh trị cũng khụng lờn bỏ qua, nú cũng cú thể là nguyờn nhõn dẫn đến việc phỏt triển một hệ thống thụng tin. Chẳng hạn, khụng phải là khụng cú những hệ thống thụng tin được phỏt triển chỉ vỡ người quản lý muốn mở rộng quyền lực của mỡnh và khi ụng ta biết rằng thụng tin là một phương tiện thực hiện điều đú.
2.5.2 Cỏc cụng đoạn của phỏt triển hệ thống thụng tin
Phỏt triển một hệ thống thụng tin được thực hiện qua 7 giai đoạn: đỏnh giỏ yờu cầu, phõn tớch chi tiết, thiết kế lụgớc, đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp, thiết kế vật lý ngoài, triển khai kỹ thuật hệ thống, cài đặt và khai thỏc hệ thống. Phỏt triển một hệ thống là một quỏ trỡnh lặp, tuỳ theo kết quả của một giai đoạn cú thể và đụi khi là cần thiết, phải quay về giai đoạn trước để tỡm cỏch khắc phục những sai sút. Một số nhiệm vụ được thực hiện trong suốt quỏ trỡnh đú là việc lập kế hoạch cho giai đoạn tới, kiểm soỏt những nhiệm vụ đó hoàn thành, đỏnh giỏ dự ỏn và lập tài liệu về hệ thống và về dự ỏn
Giai đoạn 1: Đỏnh giỏ yờu cầu
Đỏnh giỏ yờu cầu cú mục đớch cung cấp cho lónh đạo tổ chức hoặc hội đồng giỏm đốc những dữ liệu đớch thực để ra quyết định về thời cơ, tớnh khả thi và hiệu quả của một dự ỏn phỏt trỉen hệ thống. Giai đoạn này được thực hiện tương đối nhanh và khụng đũi hỏi chi phớ lớn. Nú bao gồm cỏc cụng đoạn sau:
- Lập kế hoạch đỏnh giỏ yờu cầu. - Làm rừ yờu cầu.
- Đỏnh giỏ khả năng thực thi.
Giai đoạn 2: Phõn tớch chi tiết
Phõn tớch chi tiểt được tiến hành sau khi cú sự đỏnh giỏ thuận lợi về yờu cầu. Những mục đớch chớnh của phõn tớch chi tiết là hiểu rừ cỏc vấn đề của hệ thống đang nghiờn cứu, xỏc định những nguyờn nhõn đớch thực của những vấn đề đú, xỏc định những đũi hỏi và những ràng buộc ỏp đặt đối với hệ thống và xỏc định những mục tiờu mà hệ thống thụng tin mới phải đạt được. Trờn cơ sở nội dung bỏo cỏo phõn tớch chi tiết sẽ quyết định tiếp tục tiến hành hay thụi phỏt triển một hệ thống mới. Để làm những việc đú giai đoạn phõn tớch chi tiết bao gồm cac cụng đoạn sau:
- Lập kế hoạch phõn tớch chi tiết.
- Nghiờn cứu mụi trường của hệ thống đang tồn tại. - Nghiờn cứu hệ thống thực tại.
- Đưa ra chẩn đoỏn và xỏc định cỏc yếu tố giải phỏp. - Đỏnh giỏ lại tớnh khả thi.
- Thay dổi đề xuất của dự ỏn.
- Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo phõn tớch chi tiết.
Giai đoạn 3: Thiết kế lụgớc
Giai đoạn này nhằm mục đớch xỏc định tất cả cỏc thành phần lụgớc của một hệ thống thụng tin, cho phộp loại bỏ được cỏc vấn đề của hệ thống thực tế và đạt được những mục tiờu đó được thiết lập ở giai đoạn trước. Mụ hỡnh lụgớc của hệ thống mới sẽ bao hàm thụng tin mà hệ thống mới sẽ sản sinh (nội dung của Outputs), nội dung của cơ sở dữ liệu (cỏc tệp, cỏc quan hệ giữa cỏc tệp), cỏc xử lý và hợp thức hoỏ sẽ phải thực hiện (cỏc xử lý) và cỏc dữ liệu sẽ được nhập vào (cỏc Inputs). Mụ hỡnh lụgớc sẽ phải được những người sử dụng xem sột và chuẩn y. Thiết kế lụgớc bao gồm những cụng đoạn sau:
- Thiết kế cơ sở dữ liệu. - Thiết kế xử lý.
- Thiết kế cỏc luồng dữ liệu vào. - Chỉnh sửa tài liệu cho mức lụgớc. - Hợp thức hoỏ mụ hỡnh lụgớc.
Giai đoạn 4: Đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp
Mụ hỡnh lụgớc của hệ thống mới mụ tả cỏi mà hệ thống này sẽ làm. Khi mụ hỡnh này được xỏc định và chuẩn y vởi người sử dụng thỡ phõn tớch viờn hoặc nhúm phõn tớch viờn phải nghiờn cứu về cỏc phương tiện để thực hiện hệ thống này. Đú là việc xõy dựng cỏc phương ỏn khỏc nhau để cụ thể hoỏ mụ hỡnh lụgớc. Mỗi một phương ỏn là một phỏc hoạ của mụ hỡnh vật lý ngoài của hệ thống nhưng chưa phải là một mụ tả chi tiết. Tất nhiờn người sử dụng sẽ thấy dễ dàng hơn khi lựa chọn dựa trờn những mụ hỡnh vật lý ngoài được xõy dựng chi tiết nhưng chi phớ cho việc tạo ra chỳng là rất lớn.
Để giỳp những người sử dụng lựa chọn giải phỏp vật lý thoả món tốt hơn những mục tiờu đó định ra trước đõy, nhúm phõn tớch viờn phải đỏnh giỏ cỏc chi phớ và lợi ích (hữu hỡnh và vụ hỡnh) của mỗi phương ỏn và phải cú những khuyến nghị cụ thể. Một bỏo cỏo sẽ được trỡnh lờn những người sử dụng và một buổi trỡnh bày sẽ được thực hiện. Những người sử dụng sẽ chọn lấy một phương ỏn tỏ ra đỏp ứng tốt nhất cac yờu cầu của họ mà vẫn tụn trọng cỏc ràng buộc của tổ chức. Giai đoạn đề xuất cỏ phương ỏn của giải phỏp bao gồm những cụng đoạn sau:
- Xõy dựng cỏc ràng buộc tin học và ràng buộc tổ chức. - Xõy dựng cỏc phương ỏn của giải phỏp.
- Đỏnh giỏ cỏc phương ỏn của giải phỏp.
- Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo của giai đoạn đề xuất cỏc phương ỏn của giải phỏp.
Giai đoạn này được tiến hành sau khi một phương ỏn giải phỏp được lựa chọn. Thiết kế vật lý bao gồm hai tài liệu kết quả cần cú: Trước hết là một tài liệu bao chứa tất cả cỏc đặc trưng của hệ thống mới sẽ cần cho việc thực hiện kỹ thuật; và tiếp đú là tài liệu dành cho người sử dụng và nú mụ tả cả phần thủ cụng và cả những giao diện với những phần tin học hoỏ. Những cụng đoạn chớnh của thiết kế vật lý ngoài là:
- Lập kế hoạch thiết kờ vật lý ngoài. - Thiết kế chi tiết cỏc giao diện (vào/ra).
- Thiết kế cỏch thức tương tỏc với phần tin học hoỏ. - Thiết kờ cỏc thủ tục thủ cụng.
- Chuẩn bị và trỡnh bày bỏo cỏo về thiết kế vật lý ngoài.
Giai đoạn 6: Triển khai kỹ thuật hệ thống
Kết quả quan trọng nhất của giai đoạn thực hiện kỹ thuật là phần tin học hoỏ của hệ thống thụng tin, cú nghĩa là phần mềm. Những người chịu trỏch nhiệm về giai đoạn này phải cung cấp cỏc tài liệu nh cỏc bản hướng dẫn sử dụng và thao tỏc cũng nh cỏc tài liệu mụ tả về hệ thống. Việc triển khai thực hiện kỹ thuật hệ thống bao gồm những hoạt động nh sau:
- Lập kế hoạch thực hiện kỹ thuật. - Thiết kế vật lý trong.
- Lập trỡnh.
- Thử nghiệm hệ thống. - Chuẩn bị tài liệu.
Giai đoạn 7: Cài đặt và khai thỏc
Cài đặt hệ thống là pha trong đú việc chuyển từ hệ thống cũ sang hệ thống mới được thực hiện. Để viờc chuyển đổi này được thực hiện với những va chạm ít nhất, cần phải lập kế hoạch một cỏch cẩn thận. Giai đoạn cài đặt và khai thỏc hệ thống bao gồm những cụng đoạn sau:
Hồ sơ dự án
Ghi chép phỏng vấn, kết quả khảo sát, quan sát các mẫu
Kế hoạch xây dựng HTTT, lịch phân tích HT, yêu cầu dịch vụ củ HT…
Chiến lợc đề xuất cho HT mới
Mô tả về HT mới Mô tả về HT hiện tại và HT mới Các yêu cầu HT - Lập kờ hoạch cài đặt. - Chuyển đổi. - Khai thỏc và bảo trỡ. - Đỏnh giỏ.
Cần phải lưu ý rằng kết quả của quỏ trỡnh phõn tớch và thiết kế bao gồm hai phần lớn, đú là: hệ thống thụng tin và tài liệu về hệ thống.
2.6. Phõn tớch thiết kế hệ thống thụng tin