Sau khi nghiờn cứu bỏo cỏo về giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu và tham dự buổi thuyết trỡnh về giai đoạn đỏnh giỏ yờu cầu do phõn tớch viờn trỡnh bày, một quyết định sẽ được đưa ra là cú tiếp tục hay huỷ bỏ dự ỏn. Trong trường hợp được chấp thuận thỡ giai đoạn phõn tớch chi tiết sẽ được tiến hành.
Cỏc bước của giai đoạn phõn tớch hệ thống
2.0 Cấu trúc hoá các yêu cầu 1.0 Xác định các yêu cầu hệ thống 3.0 Tìm và lựa chọn các giải pháp
James Mckeen đó làm sỏng tỏ tớnh sống cũn của giai đoạn này bằng nhận xột: những người thành cụng nhất, nghĩa là những người tụn trọng nhất cỏc ràng buộc về tài chớnh, về thời gian và được người sử dụng hài lũng nhất, cũng là những người đó dành nhiều thời gian nhất cho những hoạt động phõn tớch và thiết kế lụgớc.
Mục đớch chớnh của giai đoạn phõn tớch chi tiết là đưa ra được chẩn đoỏn về hệ thống đang tồn tại, nghĩa là xỏc định những vấn đề chớnh cũng như cỏc nguyờn nhõn chớnh của chỳng, xỏc định mục tiờu cần đạt được của hệ thống mới và đề xuất ra được cỏc yếu tố giải phỏp cho phộp đạt được mục tiờu đú.
2.6.2 Cỏc phương phỏp thu thập thụng tin 2.6.1.1 Phương phỏp phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiờn cứu tài liệu là hai cụng cụ thu thập thụng tin đắc lực nhất dựng cho hầu hết cỏc dự ỏn phỏt triển hệ thống thụng tin. Phỏng vấn cho phộp thu được những xử lý theo cỏch khỏc với mụ tả trong tài liệu, gặp được những người chịu trỏch nhiệm trờn thực tế, số người này cú thể khụng được ghi trờn văn bản tổ chức, thu được những nội dung cơ bản khỏi quỏt về hệ thống mà nội dung đú khú cú thể nắm bắt được khi tài liệu quỏ nhiều. Đặc biệt là mục tiờu của tổ chức.
Phỏng vấn thường được thực hiện theo cỏc bước sau: Chuẩn bị phỏng vấn
- Lập danh sỏch những người sẽ được phỏng vấn và lịch phỏng vấn. Lựa chọn số lượng và loại cỏn bộ để phỏng vấn theo cỏch thức từ trờn xuống (TOP-DOWN).
- Cần biết một số thụng tin về người được phỏng vấn (trỏch nhiệm, thỏi độ, tuổi đời…).
- Lập đề cương nội dung chi tiết cho phỏng vấn theo mẫu (bảng dưới).
- Xỏc định cỏch thức phỏng vấn (phi cấu trỳc hay cú cấu trỳc).
- Gửi trước những vấn đề yờu cầu (thụng tin vào/ra, lưu trữ, mẫu biểu, xử lý…).
- Đặt lịch làm việc (tốt nhất là buổi sỏng, thời gian từ 90 phút đến 2 giờ).
- Phương tiện ghi chộp là cỏc ký phỏp trờn giấy khổ lớn.
ĐỀ CƯƠNG VÀ CÂU HÁI PHỎNG VẤN
Người phỏng vấn: Mó số người được phỏng vấn: Họ tờn người được phỏng vấn: Chức vụ, chức danh: Nơi phỏng vấn: Thời gian: Ngày thỏng:………. Giờ: Mục tiờu:
Dữ liệu cần thu thập: kiến thức cơ bản, kinh nghiệm và quan điểm của
người được phỏng vấn. Lịch trỡnh: Thời gian: Giới thiệu 1 phút 1 phút Sơ lược về phỏng vấn 2 phút 2 phút Cỏc vấn đề cần bao quỏt 2 phút 2 phút Cõu hỏi vấn đề 1 5 phút 5 phút Cõu hỏi vấn đề 2 6 phút 6 phút ……….. Cõu hỏi n 7 phút 7 phút Tổng hợp cỏc ý kiến chớnh 3 phút 3 phút Cõu hỏi từ người được phỏng vấn 5 phút 5 phút í kiến bổ sung 3 phút 3 phút
Tiến hành phỏng vấn
- Nhúm phỏng vấn gồm 2 người: người phỏng vấn chớnh, dẫn dắt phỏng vấn, lược ghi trờn giấy mẫu. Cỏn bộ phỏng vấn phụ thu thập mẫu vật mang tin, bổ sung hoặc làm rừ ý.
- Đến đỳng giờ, thỏi độ lịch sự, tinh thần khỏch quan, khụng được tạo ra cảm giỏc “thanh tra”.
- Nhẫn nại, chăm chỳ nghe, mềm dẻo và cởi mở. Cú thể dựng mỏy ghi õm nhưng phải được sự cho phộp của người được phỏng vấn. - Tổng hợp kết quả phỏng vấn: đõy là khõu rất quan trọng của phỏng
vấn. Nú thường được thực hiện ngay sau buổi phỏng vấn, trong 48 tiếng:
Lập bảng tổng hợp tài liệu gồm 3 cột: số hiệu tài liệu, mụ tả về nhiệm vụ xử lý, vị trớ cụng tỏc thực hiện xử lý, tần suất và khối lượng xử lý, tài liệu sử dụng cho xử lý, tài liệu ra của xử lý. Tổng hợp cỏc thụng tin thu được, kết hợp với thụng tin từ cỏc
cuộc phỏng vấn khỏc để phỏt hiện những điều bất hợp lý cần được làm rừ…
2.6.1.2 Nghiờn cứu tài liệu
Phương phỏp nghiờn cứu tài liệu cho phộp nghiờn cứu một cỏch tỉ mỉ và chớnh xỏc về nhiều khớa cạnh của tổ chức như: lịch sử hỡnh thành và phỏt triển của tổ chức, tỡnh trạng tài chớnh, cỏc tiờu chuẩn và định mức, cấu trỳc thứ bậc, vai trũ và nhiệm vụ của cỏc thành viờn, nội dung và hỡnh dạng của cỏc thụng tin vào/ra. Thụng tin trờn giấy tờ phản ỏnh quỏ khứ, hiện tại và tương lai của tổ chức.
- Cỏc văn bản về thủ tục và quy trỡnh làm việc của cỏ nhõn hoặc một nhúm cụng tỏc.
- Cỏc phiếu mẫu sử dụng trong hoạt động của tổ chức.
- Cỏc loại bỏo cỏo, bảng biểu do hệ thống thụng tin hiện cú sinh ra. (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
2.6.1.3 Sử dụng phiếu điều tra
Khi cần phải lấy thụng tin từ một số lượng lớn cỏc đối tượng và trờn một phạm vi địa lý rộng thỡ dựng tới phiếu điều tra. Yờu cầu cỏc cõu hỏi trờn phiếu điều tra phải rừ ràng, cựng hiểu nh nhau. Phiếu ghi theo cỏch thức dễ tổng hợp.
Cú thể chọn đối tượng gửi phiếu điều tra theo một số cỏch thức cơ bản sau:
- Chọn những đối tượng cú thiện chớ, tớch cực trả lời. - Chọn nhúm ngẫu nhiờn trờn danh sỏch.
- Chọn mẫu cú mục đớch. Chẳng hạn chỉ chọn những đối tượng thoả món một điều kiện nào đú, nh đối tượng phải cú từ 1 năm kinh nghiệm trở lờn...
- Phõn thành cỏc nhúm (lónh đạo, quản lý, người sử dụng, phục vụ...) rồi chọn ngẫu nhiờn từ cỏc nhúm đú.
Phiếu điều tra thường được thiết kế trờn giấy, tuy nhiờn cũng cú thể dựng qua điện thoại, đĩa từ, màn hỡnh nối mạng, trang Web động ... Phiếu điều tra cần phải được phỏt thử sau đú hiệu chỉnh lại nội dung và hỡnh thức cõu hỏi. Trờn phiếu điều tra nờn chứa chủ yếu là cõu hỏi đúng (Closed Ended) và cú một số cõu hỏi mở (Opened Ended). Để đảm bảo tỷ lệ phiếu thu về cao và cú chất lượng, người gửi phiếu phải là cấp trờn của cỏc đối tượng nhận phiếu.
2.6.1.4 Quan sỏt
Khi phõn tớch muốn nhỡn thấy những gỡ khụng thể hiện trờn tài liệu hoặc qua phỏng vấn như tài liệu để đõu, đưa cho ai, cú sắp xờp hoặc khụng sắp xếp, lưu trữ cú khoỏ hoặc khụng cú khoỏ ...
Đụi khi phương phỏp này gặp khú khăn vỡ người bị quan sỏt khụng thể hiện thỏi độ bỡnh thường giống như mọi ngày thường, mà cú thỏi độ đề phũng.
2.6.3 Cỏc cụng cụ mụ hỡnh hoỏ hệ thống thụng tin
Một trong những vấn đề quan trọng khụng thể thiếu khi phõn tớch một hệ thống thụng tin đú là việc mụ hỡnh hoỏ và xõy dựng tài liệu cho hệ thống đú, khi đú cần phải sử dụng một số cụng cụ tương đối chuẩn đờr mụ hỡnh hoỏ như sơ đồ luồng thụng tin (IFD-Information Flow Diagram), sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram) và từ điển hệ thống (SD- System Dictionary).
Sơ đồ luồng thụng tin(IFD- Information Flow Diagram)
Sơ đồ luồng thụng tin được dựng để mụ tả hệ thống thụng tin theo cỏch thức động. Tức là mụ tả sự di chuyển của dữ liệu, việc xử lý, việc lưu trữ trong thế giới vật lý bằng cỏc sơ đồ.
Cỏc ký phỏp của sơ đồ luồng thụng tin nh sau:
- Xử lý
Thủ cụngGiao tỏc người-mỏy Tin học hoỏ hoàn toàn Giao tác ngời-máy Tin học hoá hoàn toàn
Thủ cụngTin học húa Tin học hóa
- Dũng thụng tin
- Điều khiển
Cỏc phớch vật lý là những mụ tả chi tiết hơn bằng lời cho cỏc đối tượng được biểu diễn trờn sơ đồ. Rất nhiều cỏc thụng tin khụng thể hiện được trờn sơ đồ như hỡnh dạng (Format) của cỏc thụng tin vào/ra, thủ tục xử lý, phương tiện thực hiện xử lý ... sẽ được ghi trờn cỏc phớch vật lý này. Cú 3 loại phớch: phớch luồng thụng tin, phớch kho chứa dữ liệu, phớch xử lý.
Loại thứ nhất: Phớch luồng thụng tin cú mẫu nh sau: Tờn tài liệu:
Mụ tả:
Tờn IFD cú liờn quan: Vật mang:
Hỡnh dạng: Nguồn: Đớch:
Loại thứ hai: Phớch kho chứa dữ liệu cú mẫu nh sau: Tờn kho dữ liệu:
Luồng Phích
Phích Kho dữ
Mụ tả: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tờn IFD cú liờn quan: Vật mang:
Chương trỡnh hoặc người truy nhập:
Loại thứ ba: Phớch xử lý cú mẫu nh sau:
Mối liờn hệ giữa IFD và
cỏc phớch vật lý của từ
điển hệ thống được
thể hiện nh sau:
Tờn xử lý: Mụ tả:
Tờn IFD cú liờn quan: Phõn ra thành cỏc IFD con: Phương tiện thực hiện: Sự kiện khởi sinh:
Chu kỳ:
Cấu trỳc của thực đơn: Phương phỏp xử lý:
Tên dòng dữ liệu
Tệp dữ liệu
Sơ đồ luồng dữ liệu (DFD- Data Flow Diagram)
Sơ đồ luồng dữ liệu dựng để mụ tả cũng chớnh hệ thống thụng tin nh sơ đồ luồng thụng tin nhưng trờn gúc độ trừu tượng. Trờn sơ đồ chỉ bao gồm cỏc luồng dữ liệu, cỏc xử lý, cỏc lưu trữ dữ liệu, nguồn và đớch nhưng khụng hề quan tõm tới nới, thời điểm và đối tượng chịu trỏch nhiệm xử lý. Sơ đồ luồng dữ liệu chỉ mụ tả đơn thuần hệ thống thụng tin làm gỡ và để làm gỡ.
Cỏc ký phỏp dựng cho sơ đồ luồng dữ liệu (DFD):
Ngụn ngữ sơ đồ luồng dữ liệu DFD sử dụng 4 loại ký phỏp cơ bản: thực thể, tiến trỡnh, kho dữ liệu và dũng dữ liệu:
Nguồn hoặc đớch Dũng dữ liệu Tiến trỡnh xử lý Kho dữ liệu Cỏc ký phỏp cơ bản của ngụn ngữ DFD Tên ngời/ bộ phận phát/nhận thông tin Tên tiến trình xử lý
Cỏc mức của DFD
Sơ đồ ngữ cảnh (Context Diagram): sơ đồ này thể hiện rất khỏi quỏt nội dung chớnh của hệ thống thụng tin. Sơ đồ này khụng đi vào chi tiết, mà mụ tả sao cho chỉ cần một lần nhỡn là nhận ra nội dung chớnh của hệ thống. Để cho sơ đồ ngữ cảnh sỏng sủa, dễ nhỡn cú thẻ bỏ qua cỏc kho dữ liệu, bỏ qua cỏc xử lý cập nhật.
Phõn ró sơ đồ: để mụ tả hệ thống chi tiết hơn người ta dựng kỹ thuật phõn ró (Explosion) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ ngữ cảnh, người ta phõn ró ra thành cỏc sơ đồ mức 0, tiếp sau mức 0 là mức 1...
Cỏc phớch lụgớc
Giống nh phớch vật lý, phớch lụgớc hoàn chỉnh tài liệu cho hệ thống. Cú 5 loại phớch lụgớc, chỳng được dựng mụ tả thờm cho luồng dữ liệu, xử lý, kho dữ liệu, tệp dữ liệu và phần tử thụng tin:
- Mẫu phớch xử lý lụgớc. - Mẫu phớch luồng dữ liệu. - Mẫu phớch phần tử thụng tin. - Mẫu phớch kho dữ liệu. - Mẫu phớch tệp dữ liệu.
Phớch xử lý logic:
Tờn xử lý: Mụ tả:
Tờn DFD liờn quan: Cỏc luồng dữ liệu vào: Cỏc luồng dữ liệu ra:
Phớch luồng dữ liệu: Tờn luồng: Mụ tả: Tờn DFD liờn quan: Nguồn: Đớch: Cỏc phần tử thụng tin: Phớch phần tử thụng tin: Tờn phần tử thụng tin: Loại:
Độ dài:Tờn DFD cú liờn quan: Tên DFD có liên quan:
Cỏc giỏ trị cho phộp: Phớch kho dữ liệu: Tờn kho: Mụ tả: Tờn DFD cú liờn quan: Cỏc xử lý cú liờn quan: (adsbygoogle = window.adsbygoogle || []).push({});
Tờn sơ đồ cấu trỳc dữ liệu cú liờn quan:
Tờn tệp: Mụ tả:
Tờn DFD cú liờn quan: Cỏc phần tử thụng tin: Khối lượng (Bản ghi, ký tự):
Ngụn ngữ cấu trỳc dựng để mụ tả xử lý lụgic trờn phớch xử lý
Ngụn ngữ này chứa cỏc động từ nh: đọc, ghi, sắp xếp, chuyển sang, trộn, cộng trừ, nhõn, chia, hóy thực hiện ... Cỏc phộp toỏn số học và lụgic thường dựng. Ngụn ngữ này cũng dựng cỏc danh từ được dựng để mụ tả dữ liệu trong từ điển hệ thống. Ngụn ngữ cấu trỳc khụng dựng cỏc trạng từ và tớnh từ. Ngụn ngữ cấu trỳc chỉ dựng cỏc cấu trỳc sau đõy để viết cỏc cõu:
- Tiếp theo (Sequence) - Nếu ... thỡ ... - Nếu ... thỡ ... Nếu khụng thỡ ... - Trong khi mà ... - Cho đến khi - Cõu phức hợp: Bắt đầu ... Kết thỳc. - Theo cỏc trường hợp
- Ngụn ngữ cấu trỳc tiếng anh cũng cú thể dựng khi thiết kế. Ngụn ngữ này chứa cỏc động từ như: Read, Write, Sort, Move, Merge, Add, Substract, Multiply, Division, Do …Cỏc phộp toỏn số học và lụgic thường dựng. Ngụn ngữ cũng dựng cỏc danh từ được dựng để mụ tả dữ liệu trong từ điển hệ thống, ngụn ngữ cấu trỳc tiếng anh khụng dựng trạng từ và tớnh từ.
- Mỗi luồng dữ liệu phải cú một tờn từ luồng giữa xử lý và kho dữ liệu.
- Dữ liệu chứa trờn 2 vật mang khỏc nhau nhưng luụn đi cựng nhau thỡ cú thể tạo ra chỉ một luồng duy nhất.
- Xử lý luụn phải được đỏnh mó số.
- Vẽ lại cỏc kho dữ liệu để cỏc luồng dữ liệu khụng cắt nhau. - Tờn cho xử lý phải là một động từ.
- Xử lý buộc phải thực hiện một biến đổi dữ liệu. Luồng vào phải khỏc với luồng ra từ một xử lý.
- Thụng thường một xử lý mà lụgic xử lý của nú được trỡnh bày bằng ngụn ngữ cú cấu trỳc chỉ chiếm một trang giấy thỡ khụng phõn ró tiếp.
- Cố gắng chỉ để 7 xử lý tối đa trờn một trang DFD.
- Tất cả cỏc xử lý trờn một DFD phải thuộc cựng một mức phõn ró. - Luồng vào của một DFD mức cao phải là luồng vào của một DFD
con mức thấp nào đú. Luồng ra tới đớch của một DFD con phải là luồng ra tới đớch của một DFD mức lớn hơn nào đú. Đõy cũn gọi là nguyờn tắc cõn đối (Balancing) của DFD.
- Xử lý khụng phõn ró tiếp thờm thỡ được gọi là xử lý nguyờn thuỷ. Mỗi xử lý nguyờn thuỷ phải cú một phớch xử lý lụgic trong từ điển hệ thống.
Sơ đồ luồng thụng tin và sơ đồ luồng dữ liệu là hai cụng cụ thường dựng nhất để phõn tớch và thiết kế hệ thống thụng tin, chỳng thể hiện hai mức mụ hỡnh và hai gúc nhỡn động và tĩnh về hệ thống. Những cụng cụ này thường được cỏc phõn tớch viờn sử dụng với mức độ khỏc nhau, bất luận quy mụ dự ỏn lớn hay nhỏ cũng nh kớch cỡ của tổ chức to hay nhỏ.
2.7 Bài toỏn quản lý tài sản cố định