đồ án công nghệ thông tin Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quản lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao

LỜI CẢM ƠN Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập dưới mái trường Đại họcThương Mại thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng vớinhững kiến thức t

LỜI CẢM ƠN

Với vốn kiến thức tích luỹ được trong thời gian học tập dưới mái trường Đại họcThương Mại thân yêu, dưới sự giảng dạy nhiệt tình của các thầy cô giáo cùng vớinhững kiến thức thực tế thu được trong quá trình thực tập tại Công ty cổ phần TầmNhìn Cao, em đã hoàn thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Phân tích, thiết kế hệthống thông tin quản lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần TầmNhìn Cao”

Để có thể hoàn thành bài khóa luận này, em xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc đếnThS Nguyễn Hằng Giang đã tận tình hướng dẫn em trong suốt quá trình viết khóaluận tốt nghiệp

Em chân thành cảm ơn quý Thầy, Cô trong khoa Hệ thống thông tin kinh tế Trường Đại học Thương mại đã tận tình truyền đạt kiến thức trong bốn năm học tập.Với vốn kiến thức được tiếp thu trong quá trình học không chỉ là nền tảng cho quátrình nghiên cứu khóa luận mà còn là hành trang quý báu để em bước vào đời mộtcách vững chắc và tự tin

Em chân thành cảm ơn Ban lãnh đạo Công ty CP Tầm Nhìn Cao đã cho phép

và tạo điều kiện thuận lợi để em được thực tập tại Công ty Em xin gửi lời cảm ơn đếncác anh, các chị tại phòng kinh doanh đã giúp đỡ em trong quá trình thu thập số liệu Cuối cùng em kính chúc quý Thầy, Cô dồi dào sức khỏe và thành công trong sựnghiệp cao quý Đồng kính chúc các cô, chú, anh, chị trong Công ty CP Tầm Nhìn Caoluôn dồi dào sức khỏe, đạt được nhiều thành công tốt đẹp trong công việc

Trân trọng cảm ơn!

Sinh viên thực hiện

Đào Thị Thanh

DANH MỤC BẢNG BIỂU - SƠ ĐỒ - HÌNH VẼ

1 Hình 2.1 Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao

2 Hình 2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức bán hàng của công ty

3 Hình 2.3 Biểu đồ lựa chọn phần mềm sự dụng

4 Hình 3.1 Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống quản lý bán hàng.

5 Hình 3.2 Sơ đồ luồng dữ liệu mức ngữ cảnh của HT quản lý bán hàng.

6 Hình 3.3 Sơ đồ luồng dữ liệu mức đỉnh của HT quản lý bán hàng.

7 Hình 3.4 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý giao dịch khách mua

8 Hình 3 5 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng thanh toán

9 Hình 3.6 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng quản lý xuất hàng

10 Hình 3.7 Sơ đồ mức dưới đỉnh chức năng lập và tra cứu báo cáo

CNTT Công nghệ thông tin

LỜI MỞ ĐẦU

Ngày nay với sự phát triển của công nghệ thông tin, nền kinh tế thế giới đã cónhững thay đổi trong nhận thức và tư duy Trước yêu cầu của cơ chế thị trường các tổchức cũng như các doanh nghiệp phải tìm mọi cơ hội và biện pháp để tìm kiếm, xâydựng nguồn thông tin cho chính mình Để tìm kiếm được nguồn thông tin thì việc xâydựng một hệ thống thông tin tốt nhằm khai thác tốt mọi luồng thông tin là công việccần phải làm đối với mỗi doanh nghiệp kinh doanh Một hệ thống thông tin tốt sẽ trởthành sức mạnh trợ giúp đắc lực cho cả hệ thống trong tất cả các quyết định đề ra

Một khi các hoạt động tác nghiệp, giao dịch, xuất nhập hàng hoá được tin họchoá thì việc nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh của đơn vị là điều đươngnhiên Ứng dụng HTTT sẽ mang lại những hiệu quả vô cùng to lớn trong mọi lĩnh vực,nhất là trong lĩnh vực sản xuất kinh doanh Các doanh nghiệp hàng đầu thế giới tại cácnước Âu Mỹ đạt được nhiều thành công một phần cũng do không ngừng đầu tư, cảitiến các giải pháp, các sản phẩm phần cứng cũng như phần mềm cho chính mình nhằmcho phép nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất-kinh doanh Việc ứng dụng HTTT vàoquá trình này sẽ giúp giảm thiếu được thời gian tiến hành hoạt động cũng như cáckhoản chi không cần thiết thay vào đó là thực hiện các hoạt động khác mang lại hiệuquả cao hơn trong kinh doanh Đây là một yếu tố quan trọng trong sự phát triển củadoanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn

Việc phát triển ứng dụng HTTT vào hoạt động kinh doanh của Việt Nam chúng

ta là một xu thế tất yếu Có không ít doanh nghiệp Việt Nam giờ đây đang cố gắng ứngdụng các sản phẩm phần mềm để tiến hành quản lý các hoạt động sản xuất kinh doanhcủa chính mình Hoà nhập cùng xu thế phát triển chung đó Công ty cổ phần Tầm NhìnCao cũng đang cố gắng từng bước tin học hoá, xây dựng hệ thông thông tin chuẩn chochính các hoạt động tác nghiệp của mình Trong thời gian thực tập tốt nghiệp tại công

ty, nhận biết được yêu cầu đặt ra đối với công ty, đồng thời với sự đồng ý của cô giáohướng dẫn em quyết định lựa chọn đề tài: “ Phân tích, thiết kế hệ thống thông tin quản

lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao.”

PHẦN 1: TỔNG QUAN VỀ VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU

1.1 Tầm quan trọng và ý nghĩa của đề tài cần nghiên cứu

Bối cảnh xã hội: Ngày nay ngành công nghệ thông tin đang phát triển nhanh và

mạnh, khoa học công nghệ thực sự đã và đang đem lại hiệu quả lớn cho nền kinh tế xãhội, cho các doanh nghiệp tổ chức kinh doanh trong giai đoạn mở cửa này, đặc biệt lànâng cao hiệu quả trong quá trình quản lý Trong nền kinh tế phát triển nhiều thànhphần này thì quản lý bán hàng càng mang tính quyết định chính trong hiệu quả kinhdoanh, vì vậy việc ra đời những bài toán quản lý nói chung và quản lý bán hàng nóiriêng là một điều tất yếu khách quan

Có thể nói rằng với sự phát triển của công nghệ thông tin thì việc quản lý thủcông không còn phù hợp nữa Ta có thể nhận thấy một số yếu kém của việc quản lýtheo phương pháp thủ công như: Thông tin về đối tượng quản lý nghèo làn, lạc hậu,không thường xuyên cập nhật, việc lưu trữ bảo quản khó khăn, thông tin lưu trữ trongđơn vị không nhất quán, dễ bị trùng lập giữa các bộ phận, đặc biệt là mất rất nhiều thờigian và công sức để thống kê, để phân tích đưa ra các thông tin phục vụ việc ra quyếtđịnh Do đó, việc sử dụng các thành tựu của công nghệ thông tin trong quản lý ngàycàng rộng rãi và mang lại hiệu quả cao, khắc phục được những nhược điểm của hệthống quản lý cũ, các bài toán quản lý được đưa vào máy tính và ngày càng được tối

ưu hoá, giảm được thời gian cũng như chi phí cho quá trình xử lý, mang lại hiệu quảlớn trong kinh doanh

Hoàn cảnh của công ty: Trong những năm gần đây, công ty cổ phần Tầm Nhìn

Cao đã dần chuyển sang cung cấp các phần mềm quản lý khác nhau chứ không chỉcung cấp các phần mềm quản lý vàng bạc Với thế mạnh và kinh nghiệm trong lĩnhvực làm phầm mềm quản lý vàng bạc của mình, các sản phẩm của công ty ngày nay đãchứng minh tính hiệu quả của mình và đem lại nhiều lợi ích cho khách hàng Công ty

đã thực hiện tư vấn và sản xuất một số phần mềm theo đơn đặt hàng của khách hàngbán các phần mềm về quản lý thu ngân quán cafe, đóng gói hoàn chỉnh dành cho siêuthị, phần mềm xem giá vàng trực tuyến miễn phí Bởi vậy, nhằm đáp ứng nhu cầucho việc quản lý dễ dàng, thuận tiện và thực hiện quá trình mua bán giữa khách hàng -

công ty hiệu quả thì chúng ta phải có công tác quản lý tốt, có những hệ thống ứngdụng về tin học phù hợp.

Xuất phát từ thực tế trên, đề tài “Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin Quản

lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao” sẽ phầnnào giải quyết được những vấn đề đã và đang được đặt ra và là một trong những đề tàimang tính cấp thiết đối với quản lý hiện nay của Công ty

1.2 Mục tiêu nghiên cứu

Từ công tác nghiệp vụ liên quan đến hoạt động quản lý bán hàng, chúng ta sẽtiến hành phân tích thiết kế một hệ thống nhằm tin học hóa các chức năng có thể đượcthực hiện trên máy tính Từ đó xây dựng một chương trình ứng dụng hỗ trợ cho quátrình thực hiện các chức năng như quản lý các hoạt động mua bán, các nghiệp vụ tiềnmặt, lập các báo cáo định kỳ

Tóm lại mục tiêu cuối cùng là xây dựng một hệ thống quản lý bán hàng hiện đại, đápứng nhu cầu xử lý các chức năng nghiệp vụ trong quá trình thực hiện các hoạt độngkinh doanh

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

- Đối tượng nghiên cứu là ứng dụng các phương tiện, công cụ CNTT trong quản

lý bán hàng tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao

- Phạm vi nghiên cứu của khóa luận: Đề tài nghiên cứu được đặt ra trên thựctrạng của chu trình quản lý bán hàng tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao; tiến hànhnghiên cứu, thiết kế hệ thống thông tin quản lý bán hàng, hướng phát triển và đưa ravài giải pháp hoàn thiện cho chu trình quản lý bán hàng của công ty với 4 chức năngchính: quản lý giao dịch khách mua, thanh toán, quản lý xuất hàng, lập tra cứu báocáo

1.4 Phương pháp nghiên cứu

Các phương pháp nghiên cứu cơ bản vận dụng để thực hiện Khóa luận là:

Phương pháp phân tích, tổng hợp, đánh giá: Các bộ phận của chu trình sẽ đượcphân tích thành các bộ phận riêng biệt, vận dụng phương pháp đánh giá tổng hợp kếthợp với hệ thống hóa để có thể nhận định đầy đủ về tình hình hoạt động chung, đểđánh giá thực trạng của chu trình quản lý bán hàng trong thời điểm hiện tại và địnhhướng phát triển trong tương lai

Phương pháp so sánh đối chiếu: Đối chiếu giữa lý luận và thực tiển để tìm ra vàgiải quyết những khó khăn thách thức còn tồn tại bên trong chu trình Qua đó giúp tađánh giá được năng lực hiện tại của chu trình sử dụng.

Ngoài ra, vận dụng kết hợp một số phương pháp sau:

 Phương pháp khảo sát và điều tra, nghiên cứu tài liệu, phân tích Sử dụng cáccông cụ mô hình hóa như: mô hình chức năng, mô hình dữ liệu để phân tích hệthống

 Dùng phương pháp phân tích thiết kế hệ thống để tiến hành thực hiện đề tài

 Phương pháp tiếp cận hệ thống

1.5 Nội dung và kết cấu của khóa luận:

Phần 1: Tổng quát về vấn đề cần nghiên cứu

Phần 2: Cơ sở lý luận và thực trạng quản lý bán hàng tại công ty Cổ Phần TầmNhìn Cao

Phần 3: Xây dựng hệ thống quản lý bán hàng và tiêu thụ sản phẩm phần mềmtại công ty Cổ Phần Tầm Nhìn Cao

PHẦN 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TRẠNG QUẢN LÝ BÁN VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN TẦM NHÌN CAO2.1 Cơ sở lý luận về phân tích và thiết kế hệ thống thông tin quản lý

2.1.1 Một số khái niệm cơ bản

 Bán hàng

Bán hàng là một phạm trù kinh tế có bản chất của nền kinh tế hàng hóa, là hoạtđộng nhằm thực hiện giá trị của sản phẩm hàng hóa trên cơ sở thỏa mãi nhu cầu củangười tiêu dùng về mặt giá trị sở hữu nhờ đó mà người bán đạt được mục tiêu củamình

Bán hàng là mắt xích trong chu kỳ kinh doanh của doanh nghiệp, là một hành vithương mại theo đó người bán có nghĩa vụ giao quyền sở hữu cho người mua và nhậntiền về, người mua có nghĩa vụ trả tiền cho người bán theo thỏa thuận của hai bên

Trên thị trường ngày nay, các doanh nghiệp đang đứng trước thách thức phảităng cường tối đa hiệu quả cung cấp các sản phẩm dịch vụ của mình Điều này đòi hỏiphải có sự quan tâm tới chất lượng sản phẩm và dịch vụ, tới các phương thứcMarketing tốt cũng như các quy trình quản lý bán hàng hiệu quả Công tác quản lý bánhàng giúp tìm kiếm, phát triển các nhóm khách hàng và quản lý có hiệu quả các quytrình nghiệp vụ bán hàng góp phần tích cực vào sự thành công của công ty

 Thông tin

Thông tin được biểu thị theo nghĩa thông thường là thông báo hay tin nhận được

làm tăng sự hiểu biết của đối tượng nhận tin về một vấn đề nào đó, là sự thể hiện cácmối quan hệ giữa các sự kiện và hiện tượng Nói đến thông tin là phải nói đến hai chủthể: Chủ thể phản ánh (truyền tin) và đối tượng nhận sự phản ánh đó (tiếp nhận thông

tin) Các tính chất của thông tin: Tính tương đối, tính định hướng, tính thời điểm, tính

cục bộ

 Hệ thống

Hệ thống là một tập hợp các phần tử có mối qua lại, tác động lẫn nhau, cùng hoạtđộng để hướng tới mục tiêu chung thông qua việc tiếp cận dữ liệu vào và sản sinh ra

dữ liệu ra nhờ một quá trình chuyển đổi

Một số mô hình hệ thống: mô hình logic, mô hình vật lý ngoài, mô hình vật lýtrong; mỗi mô hình là kết quả của một góc nhìn khác nhau, mô hình logic là kết quả

của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng và mô hình vật lýtrong là góc nhìn của kỹ thuật Ba mô hình trên có sự ổn định khác nhau, mô hìnhlogic là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là mô hình hay biến đổi nhất.

 Hệ thống thông tin

Hệ thông thông tin là một tập hợp gồm con người, các thiết bị phần cứng, phầnmềm, dữ liệu thực hiện hoạt động thu thập, lưu trữ, xử lý và phân phối thông tintrong một tập các rằng buộc được gọi là môi trường

Hệ thống thông tin là một hệ thống mà mục tiêu tồi tại của nó là cung cấp thôngtin phục vụ cho hoạt động của con người trong một tổ chức nào đó Ta có thể hiểuHTTT là hệ thống mà mối liên hệ giữa các thành phần của nó cũng như mối liên hệgiữa nó với các hệ thống khác là sự trao đổi thông tin

 Hệ thống thông tin quản lý (MIS - Managerment Information System)

Hệ thống thông tin quản lý là hệ thống có nhiệm vụ cung cấp các thông tin cầnthiết phục vụ cho việc quản lý điều hành một tổ chức Thành phần chiếm vị trí quantrọng trong HTTT quản lý là một cơ sở dữ liệu hợp nhất chứa các thông tin phản ánhcấu trúc nội tại của hệ thống và các thông tin về các hoạt động diễn ra trong hệ thống

Hệ thống bao gồm bốn thành phần mà người ta thường gọi là các tài nguyên của

hệ thống, đó là: Tài nguyên về phần mềm, tài nguyên về nhân lực, tài nguyên về phầncứng, tài nguyên về dữ liệu

 Hệ thống thông tin quản lý bán hàng

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng là một hệ thống thông tin dùng để thu thập,

xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến khách hàng, hàng hóatrong công ty để hỗ trợ cho việc ra quyết định Hệ thống thông tin quản lý bán hàng có vaitrò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai tròquan trọng trong việc ra quyết định liên quan đến nghiệp vụ bán hàng tại công ty

Nếu ta ứng dụng tin học vào công tác bán hàng thì dữ liệu của hệ thống thông tinquản lí bán hàng tại cơ quan sẽ được lưu trữ và bảo quản trên các phương tiện nhớ củamáy tính điện tử, các chương trình quản lí bán hàng cho phép ta lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếmcác thông tin về hàng hóa, khách hàng… một cách nhanh chóng, thuận lợi

Hệ thống thông tin quản lý bán hàng nhằm quản lý thông tin liên quan tới hoạtđộng bán hàng như: thông tin hàng hóa, thông tin khách hàng Trên cơ sơ đó đưa ra

các số liệu về tình hình hoạt động linh doanh của các đơn vị để báo cáo lên các cấplãnh đạo và các phòng ban để thuận tiện cho việc quản lý và hoạch định chiến lượckinh doanh phù hơp Ngoài ra, hệ thống còn cung cấp thông tin cho các đối tác, cácnhà đầu tư, Với tình hình kinh doanh năng động hiện nay, các nhà lãnh đạo của cáccông ty rất cần thông tin chính xác, đầy đủ, kịp thời không chỉ là các báo cáo định kỳ

mà là các thông tin thường xuyên cần phải có, điều này không thể thực hiện được nếuchỉ dựa vào hệ thống thủ công Vì vây, đòi hỏi cần phải đầu tư một hệ thống quản lýbán hàng phù hiệu quả

2.1.2 Quy trình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Quy trình phân tích và thiết kế hệ thống thông tin gồm có các giai đoạn sau: khảosát hiện trạng sát lập dự án, phân tích hệ thống, thiết kế hệ thống, cài đặt hệ thống, khaithác và bảo trì hệ thống

Giai đoạn 1: Khảo sát hiện trạng và xác lập dự án

Là công đoạn xác định tính khả thi của dự án xây dựng hệ thống thông tin, thuthập thông tin, tài liệu, nghiên cứu hiện trạng nhằm làm rõ tình trạng hoạt động của hệthông tin cũ trong hệ thống thực, từ đó đưa ra giải pháp xây dựng hệ thông tin mới Côngviệc thực hiện:

 Khảo sát hệ thống đang làm gì?

 Đưa ra đánh giá về hiện trạng

 Xác định nhu cầu của tổ chức kinh tế, yêu cầu về sản phẩm

 Xác định những gì sẽ thực hiện và khẳng định những lợi ích kèm theo

 Tìm giải pháp tối ưu trong các giới hạn về kỹ thuật, tài chính, thời gian và nhữngràng buộc khác

Giai đoạn 2: Phân tích hệ thống

Là công đoạn đi sau giai đoạn khảo sát hiện trạng và xác lập dự án và là giai đoạn

đi sâu vào các thành phần hệ thống (chức năng xử lý, dữ liệu) Công việc thực hiện:

 Phân tích hệ thống về xử lý: xây dựng được các biểu đồ mô tả logic chức năng xử

lý của hệ thống

 Phân tích hệ thống về dữ liệu: xây dựng được lược đồ cơ sở dữ liệu mức logic của

hệ thống giúp lưu trữ lâu dài các dữ liệu được sử dụng trong hệ thống

Giai đoạn 3: Thiết kế hệ thống

Là công đoạn cuối cùng của quá trình khảo sát, phân tích, thiết kế Tại thời điểmnày đã có mô tả logic của hệ thống mới với tập các biểu đồ lược đồ thu được ở công đoạnphân tích Nhiệm vụ lá chuyển các biểu đồ, lược đồ mức logic sang mức vật lý Công việcthực hiện:

 Thiết kế tổng thể

 Thiết kế giao diện

 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Thiết kế các kiểm soát

 Thiết kế phần mềm

Giai đoạn 4: Cài đặt hệ thống

Quy trình cài đặt theo tiến trình sau: Lập kế hoạch cài đặt Biến đổi dữ liệu

Huấn luyện Các phương pháp cài đặt Biên soạn tài liệu về hệ thống

Giai đoạn 5: Khai thác, bảo trì hệ thống

Giai đoạn khai thác và bảo trì được tiến hành sau khi hệ thống mới được đưavào hoạt động, vừa để ý đến các thay đổi trong nội bộ lẫn các đòi hỏi của môi trườngbiến động bên ngoài để thích ứng theo

Thời gian bảo trì thường căn cứ vào một chu kỳ khai thác của một HTTT.Những yêu cầu thay đổi mà hệ thống chưa đáp ứng được thường được phát triển, bổsung qua các phụ lục hợp đồng

2.1.3 Mô hình phân tích, thiết kế hệ thống thông tin

Hệ thống được phân tích, thiết kế với 2 mức: mức vật lý (Mô tả thực trạng hệ thống

cũ làm việc như thế nào, làm gì?) và mức logic (Mô tả hệ thống mới làm gì, làm việc nhưthế nào?) Áp dụng phương thức biến đổi:

+ Đi từ mô tả vật lý sang mô tả logic: Chuyển từ mô tả vật lý của hệ thống cũ sang

mô tả logic của hệ thống cũ

+ Đi từ hệ thống cũ sang hệ thống mới: Chuyển từ mô tả logic của hệ thống cũ sang

mô tả logic của hệ thống mới

2.1.4 Phân tích hệ thống thông tin

Khái niệm: Phân tích hệ thống là một giai đoạn phát triển trong một dự án, tập

trung vào các vấn đề nghiệp vụ như những gì hệ thống phải làm về mặt dữ liệu, cácnghiệp vụ xử lý và giao diện, độc lập với kỹ thuật có thể dùng để cài đặt giải pháp cho

vấn đề đó Phân tích hệ thống là bước đầu tiên rất quan trọng cho dự án phát triển phầnmềm.

Mục đích của phân tích hệ thống giúp việc thu thập thông tin, đánh giá về hệ thốnghiện tại, tạo lập mối quan hệ tốt đẹp với người sử dụng, xác định chi tiết các khó khăn cầngiải quyết của hệ thống hiện tại Phân tích hệ thống thông tin gồm có:

+ Biểu đồ phân cấp chức năng

+ Biểu đồ luồng dữ liệu

 Biểu đồ phân cấp chức năng

- Khái niệm: Là công cụ biểu diễn việc phân rã có thứ bậc đơn giản các công việccần thực hiện Mỗi công việc được chia ra làm các công việc con, số mức chia ra phụthuộc vào kích cỡ và độ phức tạp của hệ thống

- Thành phần:

+ Các chức năng: Được ký hiệu bằng hình chữ nhật trên có gán tên nhãn

+ Các kết nối: Kết nối giữa các chức năng mang tính chất phân cấp và được ký hiệubằng đoạn thẳng nối chức năng cha tới chức năng con

 Biểu đồ luồng dữ liệu

- Khái niệm: Là công cụ mô tả các dòng thông tin liên hệ giữa các chức năng vớinhau và giữa các chức năng với môi trường bên ngoài

- Thành phần:

+ Chức năng xử lý: Là chức năng biểu đạt các thao tác, nhiệm vụ hay tiến trình xử

lý nào đó Tính chất quan trọng của chức năng là biến đổi thông tin từ đầu vào theo mộtcách nào đó như tổ chức lại thông tin hoặc tạo ra thông tin mới Biểu diễn là hình trònhoặc hình oval trong có tên chức năng Tên chức năng là một động từ (có thể kèm thêm

bổ ngữ)

+ Luồng dữ liệu: Là việc chuyển giao thông tin (dữ liệu) vào hoặc ra khỏi chứcnăng nào đó Biểu diễn là mũi tên có hướng trên đó có ghi tên luồng dữ liệu Tên luồng dữliệu là một danh từ (có thể kèm tính từ).

+ Kho dữ liệu: Là các thông tin cần lưu giữ lại trong một khoảng thời gian, để sau

đó có một hoặc nhiều chức năng truy nhập vào Biểu diễn là cặp đường thẳng song song,bên trong có tên kho Tên kho là danh từ hoặc là danh sách thuộc tính

+ Tác nhân ngoài: Là một người, nhóm người hay tổ chức ở bên ngoài lĩnh vựcnghiên cứu của hệ thống nhưng đặc biệt có một số hình thức tiếp xúc, trao đổi thông tinvới hệ thống Sự có mặt của các nhân tố này trên sơ đồ chỉ ra giới hạn của hệ thống, định

rõ mối quan hệ của hệ thống với thế giới bên ngoài Biểu diễn là hình chữ nhật bên trong

có ghi tên tác nhân ngoài Tên tác nhân ngoài là một danh từ

+ Tác nhân trong: Là một chức năng hay một hệ thống con của hệ thống được mô tả

ở trang khác của biểu đồ Biểu diễnlà hình chữ nhật khuyết một cạnh, bên trong ghi têntác nhân trong Tên tác nhân trong là động từ (có thể kèm theo bổ ngữ)

+ Thực thể: Là chỉ đối tượng, nhiệm vụ, sự kiện trong thế giới thực hay tư duy đượcquan tâm trong quản lý Một thực thể tương đương với một dòng trong bảng nào đó.+Kiểu thực thể: Là nhóm một số thực thể lại, mô tả cho một loại thông tin chứ khôngphải là bản thân thông tin

+ Liên kết: Trong một tổ chức hoạt động thống nhất thì các thực thể không thể tồn tạiđộc lập với nhau mà các thực thể phải có mối quan hệ qua lại với nhau Vì vậy khái niệmliên kết được dùng để thể hiện những mối quan hệ qua lại giữa các thực thể

+ Kiểu liên kết: Là tập hợp các liên kết có cùng bản chất Các kiểu liên kết cho biết sốthể hiện lớn nhất của mỗi thực thể tham gia vào liên kết với một thể hiện của một thực thểkhác Có ba kiểu liên kết:

 Liên kết một - một (1-1): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-1 nếu một thựcthể kiểu A tương ứng với một thực thể kiểu B và ngược lại

 Liên kết một - nhiều (1-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết 1-n nếu mộtthực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và một thực thể kiểu Bchỉ tương ứng với một thực thể kiểu A

 Liên kết loại nhiều - nhiều (n-n): Hai thực thể A và B có mối liên kết n-n nếumột thực thể kiểu A tương ứng với nhiều thực thể kiểu B và ngược lại

+ Thuộc tính: Là giá trị thể hiện một đặc điểm nào đó của một thực thể hay một liênkết Ngừơi ta chia ra làm ba loại thuộc tính: thuộc tính định danh (thuộc tính khóa), thuộctính quan hệ, thuộc tính mô tả Trong đó thuộc tính định danh là quan trọng nhất và bắtbuộc thực thể nào cũng phải có thuộc tính này để xác định

2.1.5 Thiết kế hệ thống thông tin

Khái niệm: Thiết kế hệ thống là giai đoạn phát triển tập trung vào việc xâydựng và cài đặt mang tính kỹ thuật của hệ thống hay cách thức mà công nghệ sẽ được

sử dụng trong hệ thống Ý nghĩa của thiết kế hệ thống là:

+ Cung cấp thông tin chi tiết cho Ban lãnh đạo doanh nghiệp để quyết định chấpnhận hay không chấp nhận hệ thống mới, trước khi chuyển sang giai đoạn cài đặt và vậnhành

+ Cho phép đội dự án có cái nhìn tổng quan về cách thức làm việc của hệ thống,nhận rõ tính không hiệu quả, kém chắc chắn, yếu tố kiểm soát nội bộ

2.1.5.1 Thiết kế cơ sở dữ liệu

 Mục đích của thiết kế cơ sở dữ liệu:

+ Hạn chế dư thừa dữ liệu, ngăn cản truy nhập bất hợp pháp

+ Cung cấp khả năng lưu trữ lâu dài cho các đối tượng và cấu trúc dữ liệu

+ Cho phép suy dẫn dữ liệu, cung cấp giao diện đa người dùng, cho phép biểu diễnmối quan hệ phức tạp giữa các dữ liệu

+ Đảm bảo ràng buộc toàn vẹn dữ liệu, cung cấp thủ tục sao lưu và phục hồi dữ liệu

 Các bước thiết kế cơ sở dữ liệu bao gồm:

Bước 1: Xác định các thuộc tính

Bước 2: Xác định các tệp cần thiết cung cấp dữ liệu cho việc tạo ra từng đầu raBước 3: Tiến hành chuẩn hoá theo các dạng chuẩn

Bước 4: Xác định liên hệ logic giữa các tệp và vẽ mô hình quan hệ

Bước 5: Xây dựng cơ sở dữ liệu ( các bảng cơ sở dữ liệu)

2.1.5.2 Thiết kế phần mềm

Đây là một giai đoạn của thiết kế, nhằn đưa ra các quyết định về cài đặt, chứ chưaphải là cài đặt, chưa phải là lập trình thật sự

 Đầu vào cho việc thiết kế phần mềm:

+ Biểu đồ luồng dữ liệu của từng hệ thống con

+ Các giao diện

+ Các kiểm soát

+ CSDL

 Đầu ra của thiết kế phần mềm:

+ Lược đồ chương trình (LCT) của mỗi hệ thống con

+ Đặc tả nội dung của từng module trong LCT

+ Phân bổ các module trong LCT thành các chương trình

+ Thiết kế các mẫu thử

Lập lược đồ chương trình: Là một biểu diễn dưới dạng đồ thị của một tập hợp các

module cùng với các gaio diện giữa các module đó Các thuộc tính cơ bản của module:

- Thông tin vào - ra: Thông tin nhận được từ chương trình gọi nó hoặc thông tin trảlại cho chương trình gọi nó

- Chức năng hàm biến đổi từ vào thành ra

- Cơ chế: Phương thức để thực hiện chức năng trên

- Dữ liệu cụ bộ: Các chỗ nhớ hay cấu trúc dữ liệu dùng riêng cho nó

2.1.5.3 Thiết kế giao diện

 Giao diện thiết kế phải thỏa mãn các điều kiện sau

+ Dễ sử dụng: Giao diện dễ sử dụng ngay cả với người không có kinh nghiệm

+ Dễ học: các chức năng gần gũi với tư duy của người sử dụng để họ có thể nắm bắt

dễ dàng nhanh chóng

+ Tốc độ thao tác: giao diện không đòi hỏi các thao tác phức tạp hai dài dòng, hỗ trợphím tắt, phím nóng.

+ Dễ phát triển: giao diện được xây dựng dễ dàng, sẵn sang đáp ứng yêu cầu thay đổicủa người sử dụng

 Các loại giao diện

+ Hộp thoại: là các giao diện phục vụ cho việc kiểm soát hệ thống, trao đổi thông tingiữa người sử dụng và hệ thống, kiểm tra quyền truy nhập, các hướng dẫn sử dụng hệthống, các thông báo lỗi sử dụng hay lỗi hệ thống

+ Màn hình nhập dữ liệu: đó là các khung nhập dữ liệu cho phép người sử dụng tiếnhành nhập dữ liệu cho hệ thống hay cung cấp thông tin cho việc tìm kiếm dữ liệu, đưa racác báo cáo theo yêu cầu

+ Màn hình báo cáo: đó là các biểu mẫu hiển thị các thông tin được thu thập và tổnghợp theo yêu cầu của người sử dụng

 Các nguyên tắc chung khi thiết kế giao diện

+ Luôn cung cấp thông tin phản hồi về công việc đang tiến hành cho người sử dụng.+ Thông tin trạng thái: cung cấp cho người sử dụng thông tin về phần hệ thống đangđược sử dụng

+ Công việc tối thiểu: hạn chế tối đa sự cố gắng không cần thiết của người sử dụng.+ Trợ giúp: sẵn sang cung cấp các trợ giúp khi người sở dụng cần

+ Dễ dàng thoát ra: Cho phép người sử dụng thoát ra khỏi hộp thoại dễ dàng bằng cácthao tác quen thuộc

+ Làm lại: cho phép hủy bỏ các thao tác đã tiến hành

2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng hệ thống quản lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao

2.2.1 Khái quát chung về công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao

2.2.1.1 Giới thiệu chung về công ty

Công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao được hình thành và phát triển từ năm 2007,với phương châm phần mềm tốt phải đi kèm với dịch vụ chăm sóc và hỗ trợ khách

hàng tốt, sau 6 năm hoạt động, HiVi đã tạo dựng được thương hiệu uy tín với đông đảokhách hàng tin dùng và hệ thống đại lý phân phối phần mềm trải dài trên khắp cảnước Nghiên cứu và nhận thức được những vấn đề cần thiết của xã hội, công ty đã đivào hoạt động trong lĩnh vực phần mềm quản lý bán hàng Công ty thành lập và hoạtđộng luôn lấy chất lượng sản phẩm, dịch vụ và tiến độ là kim chỉ nam cho công tácquản lý và điều hành, không ngừng phát triển để đưa các sản phẩm dịch vụ mới Sứmệnh là tạo ra những sản phẩm dịch vụ tối ưu mang lại sự thỏa mãn và lợi ích cao nhấtcho khách hàng và đối tác, tích cực tham gia các hoạt động xã hội góp phần mang lạilợi ích chung cho cộng đồng, tạo ra một môi trường chuyên nghiệp, lý tưởng cho sựphát triển của nhân viên, mang đến cho nhân viên cuộc sống đầy đủ về vật chất vàphong phú về tinh thần Phương châm là uy tín và trách nhiệm trong mọi hoạt độnggiao dịch, sáng tạo vượt qua mọi giới hạn.

Tên đơn vị: Công Ty Cổ Phần Tầm Nhìn Cao

Tên viết tắt: Hivi

Tên tiếng anh: Hivi Joinstock Company

Trụ sở chính: 29 Thanh Bình – Hà Đông –Hà Nội

Loại hình doanh nghiệp: Công ty cổ phần

Email: hiviepic@gmail.com

Cơ cấu tổ chức của công ty:

Hình 2.1: Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty

2.2.1.2 Các hoạt động sản xuất kinh doanh của công ty

 Sản xuất và cung cấp các giải pháp phần mềm

 Tư vấn, thiết kế và xây dựng các giải pháp phần mềm

 Cung cấp các thiết bị mã vạch, tem nhãn hàng hóa

Công ty cổ phần HiVi là công ty sản xuất và cung cấp phần mềm với hai dòng sảnphẩm chính:

+ Dòng HiVi 2S Pro: Phần mềm bán hàng đóng gói hoàn chỉnh dành cho siêu thị, cửahàng tạp hóa, rượu bia, nước giải khát; shop mỹ phẩm, giầy dép, thời trang; cửa hàngvật liệu xây dựng, thiết bị điện,điện tử, điện lạnh…

+ Dòng HiVi Gold: Phần mềm quản lý vàng bạc: Quản lý theo đặc thù ngành vàng;Vàng nguyên, trang sức, ngoại tệ, vàng nguyên liệu, đá quý Tích hợp chức năng in mãvạch trên tem trang sức (tem râu, loại tem đặc thù của ngành vàng), quản lý bán hàngbằng mã vạch hoàn chỉnh, mẫu tem trang sức

+ Dòng sản phẩm khác: HiVi 2S Cafe Free (Phần mềm quản lý thu ngân quán cafe,

tiệm ăn nhanh miễn phí ); HiVi Price ( Phần mềm xem giá vàng trực tuyến miễn phí.

2.2.2 Phân tích thực trạng hệ thống quản lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao

2.2.2.1 Cách thức tổ chức bán hàng của công ty

Sơ đồ tổ chức:

Hình 2.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bán hàng của công ty

Hiện nay, công việc bán hàng tại công ty thường được thực hiện bằng phươngpháp thủ công gồm các nghiệp vụ bán hàng sau:

Bán lẻ hàng hóa: Khách hàng sau khi chọn hàng cần mua, nhân viên bán hàng

ghi lại tên hàng, số lượng, đơn giá từng mặt hàng (đơn giá bán có trong bảng báo giáđược công ty cập nhật hàng ngày) rồi chuyển cho nhân viên thu ngân lập phiếu bánhàng và thu tiền Trong phiếu bán hàng có các thông tin sau: mã phiếu, tên người mua,

ngày bán, mặt hàng, số lượng, đơn giá,thành tiền Sau đó, đưa cho khách xem qua bộphận xuất hàng để nhận hàng.

Thanh toán: Công ty kinh doanh theo phương thức là bán lẻ hàng hóa thu tiền

tập trung, việc bán lẻ hàng hóa thường thu ngay được tiền và cuối ngày hoặc cuối mỗi

ca nhân viên sẽ kiểm nhận hàng trên quầy, cửa hàng đồng thời tập hợp hóa đơn chứng

từ và khớp số tiền thu được tiến hàng giao cho phòng tài chính- kế toán

Dịch vụ sau bán: Trong quá trình sử dụng sản phẩm của công ty nếu khách

hàng có gặp khó khăn như các thao tác với tính năng ứng dụng của phần mềm thì sẽđược bộ phận chăm sóc khách hàng tư vấn hướng dẫn nhiệt tình hoặc có vấn đề trụctrặc về kỹ thuật được ghi rõ trong quy định về bảo hành thì khách hàng sẽ được công

ty bảo hành hoặc đổi mới

Thực tế các nghiệp vụ bán hàng trên đều thực hiện theo phương pháp thủ côngnên tồn tại nhiều bất cập khiến cho công tác quản lý bán hàng tại công ty không đạthiệu quả cao Vấn đề đặt ra là tìm cách tổ chức một hệ thống mới quản lý các hoạtđộng liên quan tới bán hàng trên cơ sở cách thức hoạt động và quy tắc làm việc củacông ty, hệ thống mới phải làm sao giải quyết được các vấn đề nêu trên và phù hợp vớiđiều kiện của đơn vị ứng dụng hệ thống

2.2.2.2 Phân tích tình hình ứng dụng CNTT và HTTT trong các hoạt động tại công ty

 Cơ sở hạ tầng và hệ thống mạng:

Do đặc thù là công ty nhỏ và chuyên sản xuất phần mềm nên nhu cầu về trangthiết bị phần cứng của công ty là không quá lớn Công ty có máy chủ lưu trữ dữ liệu,các máy cá nhân trực tiếp tham gia sản xuất sản phẩm và hệ thống máy fax và máy inđược kết nối với nhau

 Số máy tính kết nối vào mạng nội bộ: khoảng 20 máy

 Số máy tính kết nối Internet: 27 máy

 Số phòng ban được kết nối vào mạng nội bộ: 5 phòng

 Các hệ điều hành sử dụng cho máy chủ: Windows 7

Theo kết quả điều tra doanh nghiệp ứng dụng CNTT vào hoạt động sản xuấtkinh doanh nên đã tiến hành xây dựng, triển khai hệ thống mạng nội bộ ( LAN) và hệthống máy trạm để hỗ trợ triển khai các ứng dụng liên quan, cũng như để chia sẻ tài

nguyên dữ liêu Thêm vào đó, công ty còn lắp đặt hệ thống mạng không dây (wifi) đểtiện cho quá trình làm việc

 Phần mềm ứng dụng và website:

Bên cạnh việc trang bị tương đối đầy đủ các thiết bị phần cứng, đơn vị cũngđang sử dụng một số phần mềm để phục vụ cho công tác quản lý như: phần mềm kếtoán, phần mềm văn phòng, phần mềm phục vụ cho việc điều khiển các thiết bị phầncứng… Tuy nhiên số lượng phần mềm chuyên dụng được sử dụng vẫn còn khá hạnchế, dẫn tới việc thu thập và xử lý các thông tin cần thiết, đòi hỏi sự chính xác và đồng

bộ cao vẫn chưa được đáp ứng đầy đủ

Hiện tại, Trung tâm vẫn chưa áp dụng một phần mềm chuyên về quản lý bánhàng nên công tác quản lý chưa phát huy hết hiệu quả cao nhất

Cổng thông tin điện tử: Tên miền: hivi.vn Trên trang chủ của website hivi.vn

có hiển thị sản phẩm và các thông tin tên, giá cả, tính năng, khách hàng có thể dễdàng tìm kiếm Về cơ cấu mặt hàng, trên website ngoài các sản phẩm chính là các bộphần mềm Hivi còn có các nhóm thiết bị khác như thiết bị mã vạch, tem nhãn hànghóa, cân vàng và nhóm các thiết bị siêu thị Bên cạnh đó website cũng cho phép kháchhàng download các phần mềm dùng thử Ngoài ra còn rất nhiều tính năng khác nhưtính năng đào tạo sử dụng một số phần mềm tiêu biểu; các dịch vụ bảo hành bảotrì, cùng với đội ngũ kinh doanh online và hỗ trợ kỹ thuật online Đặc biệt, trênwebsite đã có diễn đàn dành cho khách hàng và người sử dụng, thông qua đó, kháchhàng có thể giải đáp các thắc mắc trước trong và sau khi sử dụng sản phẩm của công

ty

 Hệ thống bảo mật của công ty:

Công ty luôn có những kế hoạch trước để đảm bảo vấn đề an ninh mạng cho hệthống của mình, triển khai áp dụng các giải pháp đảm bảo an toàn thông tin, chốngvirus và mã độc hại cho các hệ thống thông tin và máy tính cá nhân có kết nối mạnginternet, phân quyền người sử dụng, sử dụng tường lửa và phần mềm diệt và phòngchống virus

Trong HTTT của công ty có quy định rõ những ai được truy xuất vào nhữngmảng thông tin nào, khu vực nào Từ đó công ty sẽ tìm ra được đầu vào cho những

giải pháp an ninh mạng một cách đúng đắn.

Tổng kết : Đơn vị đã có một hệ thống máy tính được trang bị đầy đủ, khá đồng

bộ, 100% kết nối mạng LAN và mạng Internet đảm bảo việc thu thập, trao đổi và xử lýthông tin về hoạt động quản lý bán hàng của đơn vị được thông suốt Điều này đã giúpcho đơn vị chủ động trong việc tổng hợp các báo cáo phục vụ cho lãnh đạo trong việcquản lý, hoạch định các chính sách của đơn vị Tuy nhiên việc tập hợp, lưu trữ, xử lýthông tin còn gặp không ít hạn chế Hiện nay theo khảo sát thì công ty vẫn chưa cóphần mềm nào chuyên dụng để quản lý bán hàng, việc quản lý vẫn ở dạng tin học hóacục bộ và chưa thống nhất, chưa hình thành rõ ràng một hệ thống quản lý bán hàng màviệc quản lý bán hàng tại Công ty chỉ đuợc thực hiện theo phương pháp thủ côngtruyền thống Vì vậy, yêu cầu cấp thiết hiện nay là xây dựng được hệ thống thông tinquản lý bán hàng đáp ứng được nhu cầu quản lý và mang lại hiệu quả cao

2.2.3 Đánh giá thực trạng hệ thống quản lý bán và tiêu thụ sản phẩm phần mềm tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Cao.

2.2.3.1 Đánh giá những ưu và nhược điểm của hệ thống cũ

 Ưu điểm của hệ thống cũ.

+ Vì là một hệ thống có sử dụng phương pháp thủ công nên rất thích hợp chocác doanh nghiệp nhỏ và vừa

+ Hệ thống có quy mô nhỏ, công việc kinh doanh không đòi hỏi cao nên khôngcần phải đầu tư nhiều máy móc, thiết bị tin học; tiết kiệm được kinh phí đầu tư

 Nhược điểm của hệ thống cũ.

+ Đối với việc quản lý bán hàng: do hàng ngày lượng hàng xuất kho liên tụcnên mỗi bộ phận quản lý phải lập sổ sách thống kê hàng hóa xuất kho, khi cần tổnghợp in số liệu phải huy động tất cả các số liệu thống kê vừa vất vả vừa tốn thời gian vànhân lực

+ Đối với bộ phận kế toán: công đoạn tính tiền hàng, lập hóa đơn thanh toántiền bằng phương pháp thủ công nên không thể tránh khỏi nhầm lẫn

+ Việc lưu trữ hóa đơn, số liệu, danh sách hàng hóa, danh sách khách hàng…được thực hiện trên sổ sách, chứng từ nên công ty cũng có một lượng lớn dữ liệu Điều

này rất dễ dẫn đến mất mát thông tin cũng như gây khó khăn cho việc tìm kiếm mặc dùđống sổ sách đó được sắp xếp khoa học.

+ Tốc độ cập nhật, xử lý không cao, không đáp ứng được nhu cầu cần báo cáođột xuất của ban lãnh đạo

+ Không đồng bộ trong việc cập nhật dẫn tới sai sót

+ Quản lý thủ công thường chịu ảnh hưởng lớn bởi các yếu tố chủ quan do sựtác động của môi trường bên ngoài

+ Khi mở rộng quy mô hoạt động thì hệ thống quản lý thủ công sẽ không đápứng được nhu cầu

Kết luận: Như vậy, hệ thống cũ chỉ phù hợp cho việc phát triển các doanh

nghiệp nhỏ và vừa, còn để phát triển các doanh nghiệp lớn thì sẽ rất phức tạp, phươngpháp thủ công không có khả năng đáp ứng, mà đòi hỏi phải có cơ cấu tổ chức hợp lý,phương tiện xử lý thông tin phải đầy đủ và đặc biệt là phải có lực lượng lớn đội ngũnhân viên để quản lý công việc Bài toán đặt ra là tìm cách tổ chức hệ thống mới quản

lý các hoạt động liên quan tới quản lý bán hàng, giải quyết được các vấn đề bất cấpcủa hệ thống hiện tại, phù hợp điều kiện ứng dụng của công ty

2.2.3.2 Những thuận lợi và khó khăn khi ứng dụng HTTT vào hoạt động quản lý bán hàng của công ty.

 Những thuận lợi:

Về nhân tố cơ sở hạ tầng và hệ thống mạng: Hệ thống máy tính được thiết kế

rất rõ ràng và chuyên nghiệp Quá trình chia sẻ tài nguyên máy in máy fax thông quamạng LAN cũng diễn ra tương đối thuận lợi Tất cả các bộ phận đều đã được trang bịmáy tính nối mạng Internet Số lượng máy tính nhìn chung đảm bảo phục vụ tốt yêucầu chuyên môn, tại công ty tỉ lệ máy tính/chuyên viên đạt 85%

Hòm thư điện tử chung đảm bảo 1 địa chỉ cố định để liên lạc với các nhân viêntrong công ty, và tất cả các nhân viên đều biết được sự hoạt động và nội dung côngviệc trao đổi giữa các nhân viên khác với nhau

Đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, ham học hỏi và dễ dàng thích ứng với những

sự thay đổi như khi Công ty triển khai một ứng dụng hệ thống mới, đội ngũ nhân viêntrẻ trong công ty với tâm lý hướng ngoại sẽ dễ dàng thay đổi tâm lý thói quen làm việcthủ công quen thuộc như trì trệ và chậm chạp để chuyển sang những ứng dụng CNTT

thay thế, dễ dàng tiếp cận, áp dụng công nghệ máy móc kỹ thuật trong hoạt động củamình Công ty còn tạo điều kiện cho nhân viên tham gia các khóa học nâng cao trình

độ của bản thân, ngày càng tiếp cận hơn với kỹ thuật hiện đại phục vụ cho hoạt độngkinh doanh của Công ty

Về nhân tố CSDL trong HTTT quản lý của công ty: Các phần mềm đều được

thiết kế và lập trình trên nền web, các CSDL đều được lưu trữ trực tiếp trên máy chủcủa Công ty và chỉ có quyền truy cấp thông qua mạng cục bộ hoặc mạng riêng ảo điềunày giúp hạn chế và giảm thiếu các nguy cơ đến từ ngoài

Tính thống nhất: Công ty hoạt động trong lĩnh vực phần mềm, có nhiều chuyênviên trong lĩnh vực đó, nhờ vậy tất cả những hệ thống phần mềm đều vận hành ổn định

có sự gắn kết và phát huy hiệu quả tương đối tốt Tính thống nhất không chỉ thể hiện ởgiao diện ứng dụng tương đồng, mà còn là tính có thể chuyển đổi và liên kết trongCSDL

 Những khó khăn:

Về nhân tố cơ sở hạ tầng và hệ thống mạng: Nguồn kinh phí đầu tư còn hạn hẹp

nên việc triển khai đầu tư hạ tầng thông tin còn dàn trải, thiếu đồng bộ: Tốc độ đườngtruyền còn chậm, đặc biệt tại tại các phòng, cấu hình một số máy và khả năng tích hợpgiữa các phần mềm ứng dụng hiện đang còn nhiều hạn chế

Khi sự cố xảy ra, một số máy tính trong mạng bị ngắt kết nối, nguyên nhân tạo

ra trường hợp này rất đa dạng và khó nắm bắt Công ty chưa có cơ chế hay phần mềmkiểm tra kết nối giữa máy chủ và các máy đặt ở phòng ban, chưa có cơ chế tự độngthông báo Việc thông báo sửa mạng là hoàn toàn thủ công

Về nhân tố CSDL trong HTTT: Tin học hóa mô phỏng thủ công, công ty còn

đang trong giai đoạn thiết kế thêm một số phần mềm quản lý cho từng bộ phận Phầnmềm của công ty chưa hoàn thiện ở mức cao, các tính năng vẫn còn hạn chế chưa tíchhợp với quy trình nghiệp vụ mà khách hàng yêu cầu, đặc biệt đối với các khách hàng

mà có sự đổi mới về tổ chức hay cách thức quản lý thì phần mềm đang sử dụng khôngđáp ứng được

Công ty chưa chú trọng vào các biện pháp để đảm bảo an toàn thông tin Khiđược hỏi, hầu hết các nhân viên công ty đều nhận thức được sự nguy hiểm của việcmất an toàn trong HTTT và khả năng bị rò rỉ thông tin là khá cao, tuy nhiên họ lạikhông quan tâm đến việc ngăn chặn Vấn đề sẽ khiến doanh nghiệp có thể bị hackertấn công và lấy cắp được các thông tin về khách hàng hay các dự án tiềm năng củacông ty.

PHẦN 3: XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ BÁN HÀNG VÀ TIÊU THỤ SẢN PHẨM PHẦN MỀM TẠI CÔNG TY CỔ TẦM NHÌN CAO

3.1 Xác định các yêu cầu đối với hệ thống

3.1.1 Yêu cầu chung đối với hệ thống

Qua quá trình thực tập được khảo sát thực tế tại công ty cổ phần Tầm Nhìn Caocho thấy thực trạng quản lý bán hàng tại công ty còn rất thủ công và kém hiệu quá Từnhững hạn chế đó mà công ty đang gặp phải nhiều vấn đề trong hoạt động bán hàngcũng như trong công tác quản lý Vì vậy, xây dựng HTTT quản lý bán hàng cho công

ty là rất cần thiết có ý nghĩa rất to lớn trong sự phát triển của công ty, giúp công typhát triển ngày càng mạnh hơn xa hơn

Yêu cầu chung đối với hệ thống mới:

+ Hệ thống bán hàng kiểu mới là hệ thống quản lý bằng phương pháp tự độnghóa, giảm tối đa công đoạn thủ công sẽ giúp công ty quản lý bán hàng một cách linhhoạt và khoa học hơn rất nhiều so với cách quản lý hiện nay

+ Việc tính toán số liệu, cập nhật tìm kiếm, sửa chữa thông tin được làm trênmáy tính có độ chính xác cao, nhanh chóng và thuận lợi, các mẫu hóa đơn chứng từ,thống kê báo cáo được nhập sẵn trong máy, các dữ liệu lưu trên máy phải luôn đượcđảm bảo an toàn

+ Dễ dàng lập các báo cáo khi cần thiết để giúp nhà quản lý đưa ra những quyếtđịnh, phương hướng tốt để phục vụ cho hoạt động kinh doanh của công ty

3.1.2 Yêu cầu chức năng của hệ thống

Chức năng quản lý giao dịch khách mua: Giao dịch khách mua và lập danh

mục khách mua

+ Giao dịch khách mua: Sau khi gửi thông tin chào hàng tới khách hàng, nếukhách hàng gửi yêu cầu mua hàng, hệ thống sẽ xác nhận sau đó đưa ra thông tin phảnhồi chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu của khách

+ Lập danh mục khách mua: sau khi nhận được phiếu yêu cầu của khách hàng,

hệ thống sẽ lập và cập nhật danh mục khách hàng và lưu trữ lại thông tin

Chức năng thanh toán: Lập hóa đơn bán hàng, thu tiền bán hàng.

+ Lập hóa đơn bán hàng: Dựa trên phiếu yêu cầu của khách sẽ lập hóa đơn bánhàng cho khách hàng Hóa đơn bán hàng được lập theo mẫu đã có với các thông tin về

tên mặt hàng, số lượng, đơn giá, ngày tháng, thành tiền… Sau khi được giao chokhách, hóa đơn được lập sẽ lưu lại vào kho và đưa cho khách một bản để khách có thểđem thanh toán.

+ Thu tiền bán hàng: Công ty kinh doanh theo phương thức là bán lẻ hàng hóathu tiền tập trung, việc bán lẻ hàng hóa thường thu ngay được tiền Nên sau khi nhậnđược hóa đơn, khách hàng sẽ thanh toán tiền luôn và đi nhân hàng

Chức năng quản lý xuất hàng: Nhận yêu cầu xuất hàng, xuất hàng và kiểm tra

Chức năng lập tra cứu báo cáo:

+ Tra cứu thông tin về hàng hóa

+ Tra cứu thông tin về khách mua

+ Tra cứu thống kê kế toán

+ Lập tra cứu báo cáo

3.1.3 Yêu cầu phi chức năng của hệ thống

 Yêu cầu về hiệu năng của hệ thống

+ Thực hiện hiệu quả các chức năng của hệ thống

+ Hệ thống báo cáo đầy đủ, chính xác, có thể theo dõi tình hình kinh doanh tạibất kỳ thời điểm nào, giúp người quản lý quan sát tình hình kinh doanh theo nhiềuthông số khác nhau

+ Có khả năng thống kê những số liệu trống (những dữ liệu định kỳ theo thángchưa được nhập) giúp người lãnh đạo, người sử dụng có thể theo dõi hoạt động cậpnhật dữ liệu

+ Tính hiệu quả: Thời gian phản hồi của các chức năng cơ bản của hệ thống cầnnhanh chóng, hiệu quả

+ Tính an toàn: Hệ thống phải đáp ứng khả năng an toàn, bảo mật

+ Tốc độ: Nhanh, thời gian phản hồi của các chức năng cơ bản của hệ thốngkhông vượt quá 3 giây.

 Khả năng mở rộng trong tương lai

+ Có khả năng mở rộng, thêm các chức năng mới Có thể cho khách hàng đặthàng, mua hàng trên mạng…

+ Đưa hệ thống kết nối internet, cho phép chủ cửa hàng có thể quản lý hệ thống

từ xa

 Yêu cầu về giao diện

+ Giao diện thân thiện và dễ sử dụng với người sử dụng: sử dụng đơn chọn,điền mẫu, có các biểu tượng…

+ Hệ thống chức năng được bố trí rõ ràng, đơn giản, thống nhất

+ Có hệ thống các phím tắt giúp thực hiện các thao tác nhanh, chính xác, hiệuquả

+ Hướng dẫn người sử dụng: Hệ thống trợ giúp, hướng dẫn trực tuyến…

+ Đảm bảo giúp người sử dụng thao tác nhanh và chính xác

 Các yêu cầu khác

+ Hệ thống không được để lộ các thông tin cá nhân của người dùng

+ Phần mềm có chế độ bảo mật cao để tránh sự phá hoại cố ý hoặc vô tình từngười sử dụng (có thể làm mất mát hoặc sai lệch thông tin)

 Các vấn đề có thể nảy sinh và gặp phải

+ Sự thay đổi về trạng thái của các loại hàng hóa trong hoạt động kinh doanhcủa doanh nghiệp

+ Sự thay đổi về chính sách quản lý về giá của nhà nước, chính sách thuế suất

có thể làm ảnh hưởng đến toàn bộ hệ thống giá của doanh nghiệp

+ Sự biến động của thị trường cùng các chiến dịch khuyến mại

+ Sự phát triển của các phần mềm hệ thống và Phần mềm quản lý bán hàng cầnđược cập nhật sửa lỗi

3.2 Phân tích hệ thống

3.2.1 Phân tích chức năng của hệ thống

Sơ đồ phân cấp chức năng của hệ thống