đề tài chu trình chi phí của công ty TNHH thiên nam

Nó bao gồm một chuỗi các hoạtđộng chính là : Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với ngườicung cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán chon

8 LÊ THỊ LAN ĐÀI

9 NGUYỄN VIỆT LINH

MỤC LỤC

LỜI MỞ ĐẦU………

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT………

PHẦN 2: PHÂN TÍCH DỮ LIỆU ĐẦU VÀO QUY TRÌNH XỬ LÝ LƯU TRỮ VÀ KẾT XUẤT THÔNG TIN ĐẦU RA CỦA CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CTY TNHH THIÊN NAM………

2.1 giới thiệu khái quát về công ty TNHH Thiên Nam………

2.2 phân tích DL đầu vào,quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của chu trình chi phí tại công ty………

2.2.1 hoạt động và dòng dữ liệu trong chu trình chi phí………

2.2.2 quy trình xử lý,lưu trữ dữ liệu………

2.2.3 báo cáo của chu trình chi phí ………

PHẦN 3: ĐÁNH GIÁ………

LỜI MỞ ĐẦUNgày nay, ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý là một yếu tố rất quan trọng vàkhông thể thiếu trong chiến lược phát triển của doanh nghiệp … Với những ưu điểm vàlợi thế mà công nghệ thông tin mang lại như: quản lý thông tin doanh nghiệp, tiết kiệmchi phí cũng như tính hiệu quả và tính chính xác cao… Vì vậy, để đáp ứng nhu cầu đócác sản về phần mềm tin học được thiết kế ra nhằm phù hợp với mỗi doanh nghiệp saocho hiệu quả nhất từ phần mềm quản lý hành chính, hồ sơ tài liệu, bán hàng,… đến các

phần mềm kế toán, quản trị

Thực tế cho thấy, khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động của doanh nghiệp ngàycàng nhẹ nhàng, chính xác và hiệu quả đem lại thành công lớn cho các doanh nghiệp tuynhiên, để có một phần mềm phù hợp với công tác quản lý, phù hợp với hoạt động củamỗi doanh nghiệp lại phụ thuộc rất nhiều vào quá trình xây dựng hệ thống thông tin

doanh nghiệp

Quản lý chu trình chi phí là hoạt động không thể thiếu trong quá trình xây dựng hệ thốngthông tin doanh nghiệp, việc xây dựng đúng và chính xác chu trình chi phí sẽ giúp doanhnghiệp đánh giá đúng tình hình và có chiến lược phát triển phù hợp.Chính vì vậy, nhómchúng em đã tìm hiểu về đề tài chu trình chi phí của công ty TNHH Thiên Nam

Bài thảo luận của chúng em được chia làm 3 phần:

Phần 1: Cơ sở lý thuyếtPhần 2: Phân tích dữ liệu đầu vào,quy trình xử lý lưu trữ và kết xuất thông tin đầu ra của

chu trình chi phí

Phần 3: Đánh giá

PHẦN 1: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

1.1 Các khái niệm liên quan

 Chu trình chi phí hay còn gọi là chu trình chi tiêu là chu trình liên quan tới cáchoạt động mua hàng và thanh toán với người bán Nó bao gồm một chuỗi các hoạtđộng chính là : Nhận yêu cầu trong nội bộ và tìm kiếm người đặt hàng với ngườicung cấp, nhận và bảo quản hàng mua, ghi nhận công nợ phải trả, thanh toán chongười bán về hàng mua

 Hệ thống thông tin kế toán được thiết lập nhằm thu thập, xử lý dữ liệu, lưu trữ vàcung cấp thông tin kế toán cho người sử dụng

 Phần mềm kế toán: Là hệ thống các chương trình máy tính dùng để tự động xử lýcác thông tin kế toán trên máy vi tính, bắt đầu từ khâu lập chứng từ gốc, phân loạichứng từ, ghi chép sổ sách, xử lý thông tin trên các chứng từ, sổ sách theo quytrình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo cáo tài chính, báo cáo kếtoán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài chính khác

Tóm lại:

 Phần mềm kế toán đơn thuần là một công cụ ghi chép, lưu trữ, tính toán, tổng hợptrên cơ sở các dữ liệu đầu vào là các chứng từ gốc

 Quá trình xử lý phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán và chế độ ban hành

 Độ chính xác của đầu ra báo cáo phụ thuộc vào yếu tố con người như kế toán thủcông

1.2 Mô hình hoạt động của phần mềm kế toán

Chứng từ

Phiếu thu chi

Phiếu nhập, xuất

Hóa đơn mua, bán hàng

Báo cáo tài chính Báo cáo quản trị

Cơ sở dữ liệu

Nhật ký

Số Cái

Cân đối thử

DỮ LIỆU ĐẦU VÀO XỬ LÝ BÁO CÁO ĐẦU RA

Thông thường hoạt động của một phần mềm kế toán được chia làm 3 công đoạn:

a Công đoạn 1: Nhận dữ liệu đầu vào

Trong công đoạn này người sử dụng phải tự phân loại các chứng từ phát sinh trongquá trình hoạt động kinh tế sau đó nhập bằng tay vào hệ thống tùy theo đặc điểm củatừng phần mềm cụ thể

Các chứng từ sau khi được nhập vào phần mềm sẽ được lưu trữ vào trong máy tínhdưới dạng một hoặc nhiều tệp dữ liệu

b Công đoạn 2: Xử lý

Công đoạn này thực hiện việc lưu trữ, tổ chức thông tin, tính toán các số liệu từcác thông tin tài chính kế toán dựa trên các chứng từ đã nhập trong công đoạn 1 để làmcăn cứ kết xuất báo cáo, sổ sách, thống kê trong công đoạn sau

Trong công đoạn này sau khi người sử dụng quyết định ghi thông tin chứng từ đãnhập vào nhật ký (đưa chứng từ vào hạch toán), phần mềm sẽ tiến hành trích lọc cácthông tin cốt lõi trên chứng từ để ghi vào các nhật ký, sổ chi tiết liên quan, đồng thời ghicác bút toán hạch toán lên sổ cái và tính toán, lưu giữ kết quả cân đối của từng tài khoản

c Công đoạn 3: Kết xuất dữ liệu đầu ra

Căn cứ trên kết quả xử lý dữ liệu kế toán trong công đoạn 2, phần mềm tự độngkết xuất báo cáo tài chính, báo cáo thuế, sổ chi tiết, báo cáo thống kê, phân tích, Từ đó,người sử dụng có thể xem, lưu trữ, in ấn hoặc xuất khẩu dữ liệu,… để phục vụ cho cácmục đích phân tích, thống kê, quản trị hoặc kết nối với các hệ thống phần mềm khác

Tùy theo nhu cầu của người sử dụng thực tế cũng như khả năng của từng phầnmềm kế toán, người sử dụng có thể thêm, bớt hoặc chỉnh sửa các báo cáo nhằm đáp ứngđược yêu cầu quản trị của đơn vị

Tóm lại, mô hình hoạt động trên cho thấy các chứng từ mặc dù có thể được nhậpvào hệ thống nhưng có được đưa vào hạch toán hay không hoàn toàn là do con ngườiquyết định Điều này dường như đã mô phỏng lại được khá sát với quy trình ghi chép của

kế toán thủ công

1.3 Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán máy

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế toán đượcthực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toánđược thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán theo quy định của BộTài chính hoặc kết hợp các hình thức kế toán đó với nhau Phần mềm kế toán không hiểnthị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tàichính theo quy định

Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán được thiết

kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không bắtbuộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay

1.4 Trình tự ghi sổ theo hình thức kế toán máy

(a) Hằng ngày, kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ

kế toán cùng loại đã được kiểm tra, được dùng làm căn cứ ghi sổ, xác định tài khoản ghi

Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính theo các bảng, biểu được thiết kếsẵn trên phần mềm kế toán

Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được tự động nhập vào sổ kếtoán tổng hợp (Sổ Cái hoặc Nhật ký - Sổ Cái) và các sổ, thẻ kế toán chi tiết liên quan

(b) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện cácthao tác khóa sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợpvới số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theothông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệugiữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy Thực hiện các thao tác để inbáo cáo tài chính theo quy định

Cuối tháng, cuối năm sổ kể toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra giấy,đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ

PHẦN 2:

CHU TRÌNH CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THIÊN NAM 2.1.Giới thiệu khái quát về công ty:

Tên công ty: Công ty trách nhiệm hữu hạn Thiên Nam

2.2.1 Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình chi phí

Chu trình chi phí tại công ty giao tiếp với đối tượng bên ngoài là các bộ phận chứcnăng hoặc các hệ thống liên quan sau:

- Hệ thống kiểm soát HTK, chu trình doanh thu, chu trình SX, và các bộ phậnkhác trong DN xác định các yêu cầu bổ sung hàng và nhận các hàng yêu cầukhi mua về Vì vậy các nơi này giao tiếp với chu trình chi phí thông qua cácthông tin yêu cầu về hàng hóa NVL hoặc các TS liên quan khác và thông tin vềviệc nhận hàng mua về

- Người cung cấp nhận các yêu cầu mua hàng từ DN, cung cấp hàng theo đặthàng và nhận tiền thanh toán Do vậy, người cung cấp và chu trình chi phí giaotiếp nhau qua thông tin đặt hàng và thanh toán hàng

- Hệ thống sổ cái và lập báo cáo và nhận các thông tin về hoạt động mua hàng vàthanh toán từ chu trình chi phí, ghi chép xử lý chúng

SƠ ĐỒ 2.1: Mối liên hệ giữa chu trình chi phí và các đối tượng khác

Sơ đồ 2.2 sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí

Chu trình doanh thuNhà cung cấp

Kiểm soát HTKCHU TRÌNH

CHI PHÍ

Các bộ phận sửdụngNgân hàng

Chu trình sản xuất

Sổ cái, lập báo cáo

Qua sơ đồ dòng dữ liệu khái quát của chu trình chi phí mô tả khái quát nội dung của hệthống thông tin,nó biểu diễn dòng dữ liệu đi vào và dòng dữ liệu đi ra Như vậy sơ đồdòng dữ liệu này cho ta thấy dữ liệu bắt đầu từ đâu và kết thúc ở đâu.

2.2.2 Quy trình xử lý và lưu trữ dữ liệu.

Quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh cũng đồng thời là quá trình luânchuyển dữ liệu hay thông tin giữa các bộ phận chức năng liên quan về HĐKD này Chứng từ là công cụ để thu thập và luân chuyển dữ liệu, thông tin Do đó việc tổchức luân chuyển chứng từ là dựa vào dòng thông tin luân chuyển như trình bàytrong sơ đồ dòng dữ liệu Vì thế nên luân chuyển chứng từ hoàn toàn phụ thuộc vàođặc điểm kinh doanh, yêu cầu kiểm toán, yêu cầu thông tin của người tuyển dụng.Trong môi trường xử lý máy, ngoài chứng từ sử dụng có thể nhận và luân chuyểnthông tin bằng cách truy cập CSDL

Trong chu trình chi phí, dữ liệu nhập vào được xử lý theo từng hoạt động : hoạt độngđặt hàng, hoạt động nhận hàng, hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ,hoạt động thanh toán công nợ

 Hoạt động đặt hàng:

- Hoạt động đặt hàng luôn bắt đầu từ các yêu cầu mua hàng và tạo ra đặt hànggửi người bán Các DL và thông tin này có thể được thu thập và truyền thôngbằng chứng từ hoặc các tập tin điện tử trong môi trường tin học hóa Các DLthu thập được lưu trữ trong các tập tin ở môi trường xử lý máy hoặc sổ kế toántrong môi trường xử lý thủ công

- Chứng từ:

+ Yêu cầu mua hàng: đây là chứng từ xác định yêu cầu mua hàng do các bộphận có nhu cầu lập và gửi cho bộ phận mua hàng Chứng từ này phản ánh cácthông tin cơ bản như yêu cầu cụ thể về tên hàng, chủng loại, số lượng hàng,chất lượng hàng Chứng từ này cần có sự ký duyệt của trưởng bộ phận, yêu cầu

để đảm bảo việc chịu trách nhiệm với yêu cầu của bộ phận Chứng từ này cóthể có nhiều tên khác nhau:”yêu cầu mua hàng”, “đề nghị bổ sung hàng”, “đềxuất mua hàng”…

+ Đặt hàng mua: là chứng từ xác định yêu cầu của doanh nghiệp với ngườibán Chứng từ này do bộ phận mua hàng lập sau khi tiến hành các thủ tục tìmkiếm, xét duyệt người bán phù hợp Nội dung trên chứng từ bao gồm tất cả yêucầu của doanh nghiệp với người bán như: yêu cầu mặt hàng, số lượng hàng,giao hàng và thanh toán tiền Đặt hàng mua được lập nhiều liên Sau khi nhậnđược trả lời chấp thuận đặt hàng của người bán, đặt hàng mua được chấp thuận

sẽ được gửi để thông báo cho các bộ phận liên quan

+ Hợp đồng mua bán: thông thường khi người bán chấp nhận đặt hàng mua từkhách hàng, hai bên tiến hành lập hợp đồng mua bán và hợp đồng mua bánđược kí kết này sẽ là căn cứ pháp lý ràng buộc trách nhiệm giữa hai bên

+ Thông tin hàng tồn kho (mã hàng, tên hàng, đvt, định mức dự trữ, số lượngtồn,…)

Dữ liệu về NCC

Chu trình SXKiểm soát HTK

Chọn nhà cungcấp

Dữ liệu ĐĐH

Nhà cung cấp

BP yêu cầu hàng

Lưu đồ xử lý đơn đặt hàng bằng thủ công

● Trường hợp xử lý bằng máy

Lưu đồ xử lý đặt hàng bằng máy

 Hoạt động nhận hàng

- Hoạt động nhận hàng dựa trên dữ liệu liên quan đến đặt hàng và giao hàng củangười bán, xử lý nhận hàng tạo thông tin nhận hàng và thông báo cho các nơiliên quan về hoạt động nhận hàng

- Chứng từ:

+ PNK hoặc các báo cáo nhận hàng: chứng từ này do bộ phận nhận hàng lập đểghi nhận các thông tin nhận hàng thực tế như: số lượng, chất lượng cũng nhưthời gian, địa điểm nhận hàng Chứng từ này cần có chữ ký của người nhậnhàng và thủ kho nếu hàng chuyển cho kho Trường hợp hàng không nhập kho

mà chuyển giao trực tiếp cho bộ phận sử dụng thì có thể thay thế bằng biên bảnnhận hàng hoặc chứng từ tương đương với ký nhận của bộ phận nhận hàng và

bộ phận sử dụng các chứng từ này được lập nhiều liên để thông báo cho các

Bộ phận sử dụng

bộ phận liên quan về thông tin nhận hàng Trường hợp không chấp nhận hàng

do người bán giao, bộ phận nhận hàng lập biên bản kiểm tra và từ chối chấpnhận hàng Một liên của chứng từ này cần gửi cho người bán kèm cùng hànghóa không được chấp nhận, các liên khác luân chuyển trong nội bộ đơn vị đểthông báo cho các bộ phận liên quan như bộ phận mua hàng và kế toán phảitrả Chứng từ này có thể có nhiều tên gọi khác nhau như: “biên bản từ chốihàng”…

+ Phiếu giao hàng hay đóng gói hàng: đây là chứng từ do người bán hoặc đơn

vị vận tải phát hành Nó chứa đựng các thông tin cơ bản về hàng được đónggói và giao cho khách hàng gồm: mặt hàng, số lượng, quy cách đóng gói vàvận chuyển, thời gian, địa điểm giao hàng

- Dữ liệu lưu trữ ngoaì các thông tin liên quan là đặt hàng, người bán và hàngtồn kho như trình bày trong hoạt động dặt hàng, xử lý nhận hàng còn thu thậpnhững thông tin nghiệp vụ nhận hàng

+ Thông tin nhận hàng (số PNK/phiếu nhận hàng, mã hàng, số lượng hàng, mãngười bán, số đặt hàng…)

PNK

 Hoạt động chấp nhận hóa đơn và theo dõi công nợ

- Hoạt động mua hàng đã hoàn thành sau khi doanh nghiệp nhận được hàng Khingười bán chuyển giao hóa đơn, kế toán phải trả tiến hành kiểm tra, đối chiếuchấp nhận hóa đơn, ghi sổ theo dõi công nợ phải trả người bán Đến hạn thanhtoán, kế toán lập các thủ tục để chuyển bộ phận quỹ thanh toán tiền cho ngườibán Theo dõi chi tiết công nợ phải trả là một vấn đề quan trọng trong tổ chức

xử lý kế toán chu trinh chi phí Hiện nay, có 3 hình thức tổ chức theo dõi chitiết phải trả phổ biến:

+ Hệ thống sử dụng sổ chi tiết người bán: theo dõi chi tiết theo từng người bán+ Hệ thống chứng từ thanh toán: để theo dõi thanh toán theo từng hóa đơn+ Hệ thống kết hợp vừa sử dụng chứng từ thanh toán vừa sử dụng sổ chi tiếtngười bán

Hệ thống sử dụng sổ chi tiết người bán: đây là hệ thống chỉ sử dụng sổ chi

tiết phải trả người bán để ghi chép theo dõi chi tiết công nợ thanh toán theotừng người bán Căn cứ theo hóa đơn mua hàng đã được chấp thuận, kế toánphải trả ghi chép số tiền phải trả theo từng người bán trên sổ chi tiết và lưu hóađơn vào hồ sơ hóa đơn chưa thanh toán Khi thanh toán cho hóa đơn nào, hóađơn đã được thanh toán sẽ được chuyển sang lưu trữ trong hồ sơ hóa đơn đãđược thanh toán Hệ thống này có thể áp dụng để theo dõi công nợ cho nhữngthỏa thuận thanh toán theo tổng số dư hoặc theo từng hóa đơn

Ưu điểm: giúp kế toán xác định rõ rang và dễ dàng số dư nợ hiên hành củatừng người bán, cũng như toàn bộ quá trình công nợ và thanh tán công nợ vớingười bán

Nhược diểm: khó khăn khi theo dõi chính xác kỳ hạn thanh toán cũng nhưthanh toán kịp thời để hưởng ưu đãi Do đó việc xác định số tiền cũng như thờihạn thanh toán để lập kế hoạch dự trữ tiền thanh toán cũng khó khăn hơn

Hệ thống chứng từ thanh toán ( hệ thống sử dụng voucher) là hình thức theo

dõi công nợ theo nguyên tắc là phân loại công nợ theo từng thời hạn thanhtoán Dựa vào hóa đơn được chấp nhận thanh toán, kế toán phải trả lập ngay kếhoạch thanh toán trên tờ “ chứng từ thanh toán voucher” Về nguyên tắc mộtchứng từ thanh toán được lập cho một hay nhiều hóa đơn có cùng ngày dự địnhthanh toán và kế hoach này sẽ được xét duyệt cụ thể Sau đó, chứng từ thanhtoán này được ghi chép vào sổ theo dõi “ sổ đăng ký chứng từ thanh toán” Cácchứng từ thanh toán và các chửng từ liên quan trưc tiếp như hóa đơn mua hàngcùng các chứng từ liên quan được lưu trữ trong hồ sơ chứng từ thanh toán,chưa thanh toán theo ngày dự định thanh toán Tới ngày cần thanh toán, toàn

bộ hồ sơ thanh toán bao gồm chứng từ thanh toán và chứng từ liên quan sẽđược chuyển làm các thủ tục thanh toán cụ thể Sau khi bộ phận tài vụ làm thủtục thanh toán, toàn bộ hồ sơ thanh toán được chuyển trả lại kế toán thanh toán,các chứng từ thanh toán cùng chứng từ gốc liên quan được lưu trữ trong hồ sơchứng từ thanh toán đã thanh toán