Đề tài: Chu trình doanh thu trong công ty cổ phần nông nghiệp HP (Horizon Pacific)

Bán hàng thu tiền là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp. Chính vì thế việc xây dựng quy trình doanh thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường. Câu hỏi đặt ra là : Làm thế nào để quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao nhất? Trên thực tế quy trình bán hàng – thu tiền diễn ra như thế nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ ra sao?

Hệ thống thơng tin kế tốn TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN Bộ mơn hệ thống thơng tin kế tốn Đề tài : CHU TRÌNH DOANH THU TRONG CƠNG TY CỔ PHẦN NƠNG NGHIỆP HP (HORIZON PACIFIC) Giảng viên : Cô Phan Thị Bảo Quyên Nhóm thực hiện: (nhóm 9) 1) Trần Thị Vân Anh _KT7_STT 2) Nguyễn Thị Kim Dung_KT11_STT 21 3) Nguyễn Lê Kim Định_KT11_STT 31 4) Phan Thị Hằng_KT11_STT 42 5) Hà Thị Thùy Linh_KT7_STT 54 6) Hồ Thị Ly_KT11_STT 63 7) Đoàn Thị Thảo Sương_KT9_STT 99 8) Cao Thị Phương Thảo_KT7_STT 106 9) Nguyễn Thị Thủy_KT10_STT 118 10) Lê Thị Bảo Yến_KT8_STT 153 TPHCM, tháng 04 năm 2012 Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn Lời mở đầu A Cơ sở lý thuyết I Lý thuyết chu trình doanh thu .2 II Hoạt động dịng thơng tin chu trình III Tổ chức kế toán chu trình doanh thu .7 B Chu trình doanh thu công ty Cổ phần HP 11 I Sơ lược công ty Cổ phần HP 11 Giới thiệu công ty .11 Cơ cấu tổ chức .13 II Tổ chức kế toán chu trình DT cơng ty Cổ phần HP 14 Yêu cầu quản lý nhu cầu thơng tin chu trình 14 Mơ tả q trình bán hàng thu tiền doanh nghiệp 15 Xác định chứng từ sử dụng: 16 Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ 18 a) Hoạt động nhận đặt hàng: 18 b) Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn .19 c) Giao hàng: 20 d) Hoạt động ghi sổ: 21 e) Hoạt động thu tiền: 23 III Hoạt động kiểm sốt chu trình 26 Lưu đồ mơ tả chu trình 26 Hoạt động kiểm soát chu trình 26 Kết luận .29 C Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng chu trình 29 Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn Lời mở đầu Đối với nước ta ngày nay, kinh tế hòa nhập vào kinh tế khu vực giới, thị trường tiêu thụ dần mở rộng cạnh tranh doanh nghiệp ngày liệt, để tồn phát triển mục tiêu hàng đầu doanh nghiệp hoạt động kinh doanh phải có lãi Một yếu tố quan trọng để đạt mục tiêu phải quan tâm tới trình bán hàng thu tiền Bán hàng thu tiền khâu cuối trình sản xuất kinh doanh, định sống cịn phát triển doanh nghiệp Chính việc xây dựng quy trình doanh thu hiệu giúp doanh nghiệp có chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia tăng doanh thu nâng cao vị thế, thương hiệu doanh nghiệp thị trường Câu hỏi đặt : Làm để trình bán hàng đạt hiệu cao nhất? Trên thực tế quy trình bán hàng – thu tiền diễn nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ sao? Để hiểu rõ thêm vấn đề chúng em vào tìm hiểu phân tích chu trình doanh thu thực tế cơng ty cổ phần HP Kết cấu đề tài Gồm phần: • Phần A: Cơ sở lý thuyết • Phần B: Chu trình doanh thu cơng ty HP • Phần C: Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng chu trình Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thông tin kế toán A Cơ sở lý thuyết I Lý thuyết chu trình doanh thu Chu trình doanh thu tập hợp hoạt động kinh doanh hoạt động xử lý thơng tin liên quan đến q trình bán hàng, cung cấp dịch vụ nhận tiền toán khách hàng Nội dung hoạt động thực chu trình doanh thu chuyển ghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo cung cấp thông tin theo yêu cầu đối tượng sử dụng thơng tin liên quan đến chu trình doanh thu Mối quan hệ chu trình doanh thu chu trình, đối tượng khác mơ tả khái quát sơ đồ sau: II Hoạt động dịng thơng tin chu trình Q trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ thu tiền trải qua bốn hoạt động chính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ, (4) thu tiền Trình tự thực hoạt động thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh doanh nghiệp Tuy nhiên, mặt tổng quát, hoạt động thực chức riêng, có dịng thơng tin, liệu mang nội dung định vào làm sở cho việc thực chức Từ tạo dịng thơng tin thể Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn chức hoạt động cung cấp cho hoạt động khác bên bên chu trình Hoạt động dịng thơng tin chu trình: 2.1 Hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động bắt đầu cho chu trình doanh thu hoạt động nhận đặt hàng Hoạt động tiếp nhận yêu cầu khách hàng, xem xét khả năng, điều kiện để đáp ứng yêu cầu khách hàng thông tin cho khách hàng kết xử lý yêu cầu đặt hàng khách hàng Dòng liệu vào làm sở cho hoạt động đặt hàng thực yêu cầu hàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến Các nội dung thực hoạt động đặt hàng biểu diễn sơ đồ dịng liệu sau: Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý đặt hàng 2.2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ: Hoạt động tiến hành xuất kho, giao hàng thực lao vụ, dịch vụ cung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận nội dung thực thực tế q trình cung cấp hàng hóa, dịch vụ Dịng thơng tin vào làm sở cho hoạt động thực dịng thơng tin mang nội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng thực từ hoạt động đặt hàng chuyển đến, đảm bảo cho vận động hàng hóa, q trình cung cấp dịch vụ cho khách hàng xét duyệt Các nội dung thực hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ biểu diễn sơ đồ dịng liệu: Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thông tin kế tốn Sơ đồ dịng liệu cấp xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ 2.3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi cơng nợ: Hoạt đông tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ thực nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý đánh giá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hoạt động dòng thông tin cho phép nghiệp vụ bán hàng thực nhận từ hoạt động đặt hàng, dịng thơng tin xác nhận nội dung công việc thực tế thực từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ chuyển đến Các nội dung thực hoạt động biễu diễn sơ đồ dịng liệu sau: Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn Sơ đồ dòng liệu cấp xử lý hóa đơn, theo dõi cơng nợ 2.4 Hoạt động thu tiền: Căn vào nội dung hoạt động bán hàng thực tổ chức theo dõi để thực hoạt động thu tiền khách hàng Yêu cầu hoạt động thu tiền đảm bảo thu đầy đủ, xác, kịp thời hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ thực phản ánh thực tế tình hình tốn khách hàng Các nội dung thực hoạt động biểu diễn sơ đồ dịng liệu sau: Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn Sơ đồ dòng liệu xử lý thu tiền III Tổ chức kế tốn chu trình doanh thu 3.1 Yêu cầu quản lý nhu cầu thông tin chu trình: Liên quan tới hoạt động chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệp cần thông tin liên quan tới hoạt động thực chu trình, tình trạng nguồn lực, đối tượng tham gia chu trình kiểm sốt q trình xử lý thơng tin chu trình Sau số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng để đáp ứng yêu cầu quản lý - Đặt hàng khách hàng việc thực đặt hàng - Mức độ hài long khách hàng với đặt hàng - Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm, theo vùng khu vực v v - Hàng tồn kho - Công nợ phải thu khách hàng theo khách hàng, theo thời hạn nợ - V v Ngoài ra, hệ thống cần cung cấp thơng tin kiểm sốt hệ thống báo cáo truy cập hệ thống v v 3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ luân chuyển liệu, thơng tin chu trình Mỗi hoạt động chu trình doanh thu thực tạo dòng liệu mang nội dung, chức hoạt động chuyển đến hoạt động khác có liên quan Dịng liệu thu thập chứng từ lưu trữ tập tin liệu mơi trường máy tính Do việc tổ chức thu thập, lưu trữ luân chuyển liệu chu trình phải dựa sở nội dung hoạt động, dòng liệu Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn hoạt động, phương thức xử lý hoạt động, chức phận doanh nghiệp tham gia thực hoạt động chu trình doanh thu 3.2.1 Hoạt động đặt hàng Hoạt động nhận đặt hàng tạo dòng liệu hoạt động ban hàng cho phép thực theo khả có doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu khách hàng Nội dung thu nhập lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm: - Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa khách hàng thực - Thông tin khách hàng yêu cầu - Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng thực Nội dung thu nhập thông qua chứng từ tập tin sau 3.2.1.1Chứng từ Ví dụ sử dụng chứng từ sau: - Đơn đặt hàng xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng khách hàng để xác nhận xét duyệt cho phép đơn đặt hàng thực - Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể nội dung hàng hóa, dịch vụ thực theo yêu cầu khách hàng Chứng từ thường không đươc sử dụng nội doanh nghiệp tên gọi thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin để thực mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng… - Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng cần có cam kết, rang buộc khách hàng doanh nghiệp nội dung yêu cầu khách hàng cho phép thực Đây chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng - Các chứng từ mang tên gọi hoạt động khác thực chu trình doanh thu sở hoạt động đặt hàng phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơn bán hàng… 3.2.1.1.2 Tổ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ Trên sở dòng liệu hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 mơ tả Hình 5.3 liệu hoạt động xử lí đặt hàng thu nhập, lưu trữ chứng từ tập tin, sau chuyển cung cấp cho phận, đối tượng cần thơng tin tính hợp lệ nghiệp vụ bán hàng để thực chức Cắn vào phận có nhu cầu sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thơng tin, phương thức xử lí để tơ chức dòng liệu luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng 3.2.1.1.3 Dữ liệu lưu trữ Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…) Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sơ lượng tồn tối thiểu…) Dữ liệu đặt hàng xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơn giá, ngày giao hàng, địa giao hàng…) 3.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP Hệ thống thơng tin kế tốn kế tốn kho để ghi nhận giảm số hàng kho, theo dõi sổ chi tiết hàng hóa, ghi tăng gía vốn hàng bán, hóa đơn đưa cho kế tốn cơng nợ để ghi tăng khoản phải thu khách hàng sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng ghi tăng doanh thu Cuối tháng, kế tốn cơng nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biên đối chiếu công nợ (2 liên) giám đốc kí xác nhận lên liên, sau biên đối chiếu công nợ gửi cho khách hàng, với số nợ khách hàng, khách hàng kí nhận gửi lại liên cho cơng ty, kế tốn cơng nợ lưu lại để làm cho số dư đầu tháng Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 22 Hệ thống thơng tin kế tốn e) Hoạt động thu tiền: Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho cơng ty, kế tốn tiền lập phiếu thu ( gồm liên), ghi số tiền khách hàng trả, kí nhận lên phiếu thu, sau đưa phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền kiểm tiền, xác nhận lên phiếu thu thu đủ số tiền ghi phiếu, khách hàng kí nhận, giữ lại1 liên liên phiếu thu đưa đến cho kế toán tiền để ghi tăng số tiền nhận được, lưu lại phiếu thu, liên đưa cho kế tốn cơng nợ để ghi giảm số tiền phải thu khách hàng lưu lại phiếu thu Nếu KH toán chuyển khoản ,ngân hàng gửi giấy báo có, sau KT cơng nợ vào giấy báo có để ghi giảm nợ phải thu ghi tăng tiền gửi ngân hàng, lưu lại giấy báo có theo số thứ tự Theo mơ tả bao gồm hoạt động : o Lập phiếu thu o Xác nhận toán khách hàng o Ghi nhận nghiệp vụ toán o Lưu phiếu thu o Lưu giấy báo có Nếu khách hàng tốn chuyển khoản ngân hàng: Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 23 Hệ thống thơng tin kế tốn Nếu khách hàng toán tiền mặt Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 24 Hệ thống thơng tin kế tốn Thanh tốn tiền mặt Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 25 Hệ thống thơng tin kế tốn III Hoạt động kiểm sốt chu trình Lưu đồ mơ tả chu trình Vẽ lưu đồ (tồn ) Hoạt động Hoạt động kiểm soát chu trình Mục tiêu Rủi ro kiểm sốt Ngun nhân Thủ tục kiểm sốt Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 26 Hệ thống thơng tin kế tốn -Ghi nhận -NVBH ghi Khách hàng thông tin nhận thơng tin khơng tự lập đơn đặt hàng khơng xác đăt hàng mà gọi kịp thời, việc đặt hàng điện thoại xác, ( sai mặt hợp lệ hàng, chủng Nhận -Bán loại, số lượng) đặt hàng cho ghi nhận khơng hàng xác KH KH có đủ KH(tên, địa chỉ, khả mã số thuế…) mua hàng - Phiếu XK Hóa đơn lập khơng hợp lệ Xuất kho Phịng ngừa phát rủi ro trình xuất kho Để giảm thiểu tối đa mức thiệt hại cho công ty - Thủ kho xuất khơng xác hàng hóa( số lương,chủng loại )mà khách hảng yêu câu - Rủi ro xuất kho không hợp lệ -Rủi ro xuất hàng nhiều số ghi nhận thực tế - Không có sở đối chiếu so sánh kiểm tra sau - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Thiếu chứng từ đầu vào(Khách hàng không tự lập đơn đăt hàng mà gọi điện thoại) - Khách hàng không tự lập đơn đăt hàng mà gọi điện thoại - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Thủ kho kiêm nhiệm chức xuất kho ghi nhận số thực tế xuất - Tách biệt trách nhiệm nhân viên ghi sổ - Tạo thêm liên để lưu - Khơng lưu hóa đơn phận kế tốn kho Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 27 Giao hàng Ghi sổ Thu tiền Hệ thống thơng tin kế tốn Thực - Khơng có - Khơng lưu kịp thời, sở đối chiếu , chứng từ Đ Đh không kiểm sốt - Khơng có xác sở đối phiếu gia hàng Đảm bảo chiếu an toàn - Khơng có hàng hóa sở đối chiếu, xác nhận nghiệp vụ trình giao bán hàng hàng Theo dõi xác, kịp thời, đầy đủ khoản phải thu KH , Doanh thu , GVHB, HTK - Lưu chứng từ ĐĐH - Lập phiếu giao hàng - Ghi nhận nghiệp vụ bán hàng khơng xac - Chuyển liệu công nợ sai, không kịp thời - Thiếu chứng từ đầu vào( Khách hàng không tự lập đơn đăt hàng mà gọi điện thoại) - Cuối tháng lập bảng đối chiếu công nợ - Khách hàng tự lập đơn đặt hàng gửi phiếu yêu cầu đến công ty - Chuyển liệu/ sổ chi tiết kịp thời, hàng ngày Đói chiếu cơng nợ KH định kỳ - Thất tiền, - Thủ quỹ khơng lưu phiếu thu, khơng có sở đối chiếu.Thủ quỹ kiêm nhiệm chức giữ tiền,ghi chép,theo dõi thu tiền - Phân chia trách nhiệm giữ tiền,ghi chép,theo dõi thu tiền -Ghi chép thu tiền - Lạm dụng tiền kịp thời,chính xác, đầy đủ -Không xảy mát tiền - Tiền lưu quỹ, không kiểm kê thường xuyên -Kiểm kê quỹ, đối chiếu với ghi chép kế toán Hạn chế toán trực tiếp tiền mặt Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 28 Hệ thống thơng tin kế tốn Kết luận Qua trình tìm hiểu chu trình doanh thu ta thấy khơng có quy trình khn mẫu chung Mỗi doanh nghiệp tùy thuộc vào đặc điểm cụ thể có quy trình riêng, khơng giống Có thể nói thời đại khơng có quy trình, cơng thức bất biến, hồn hảo, thứ hơm đại, hiệu ngày mai trỏ nên lạc hậu, khơng cịn hiệu chí sai lầm Chính lý đó, cơng việc nghiên cứu, tìm hiểu để xây dựng quy trình bán hàng hiệu doanh nghiệp phải diễn thường xuyên, liên tục, đòi hỏi nhà quản trị, doanh nghiệp phải đầu tư nhiều để tìm kiếm cho quy trình hiệu Danh mục tài liệu tham khảo Giáo trình Hệ thống thơng tin kế tốn, tập 2-NXB Phương Đơng Bài “Tìm hiêu thủ tục ứng dụng chu trình doanh thu Công ty Cổ Phần Bibica” Và số tài liệu khác C Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng chu trình Đơn đặt hàng Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP 29 Hệ thống thơng tin kế tốn Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP 30 Hệ thống thông tin kế tốn Phiếu xuất kho Hóa đơn GTGT Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 31 Hệ thống thơng tin kế tốn Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP 32 Hệ thống thơng tin kế tốn Biên đối chiếu cơng nợ Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 33 Hệ thống thơng tin kế tốn Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 34 Hệ thống thơng tin kế tốn Phiếu thu Chu trình doanh thu cơng ty cổ phần HP 35 Hệ thống thơng tin kế tốn Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP 36 ... bán B Chu trình doanh thu cơng ty Cổ phần HP I Sơ lược công ty Cổ phần HP Giới thiệu công ty a Giới thiệu công ty: Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân Công Ty TNHH TM XNK... mệnh công ty Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH chuyển sang mơ hình Cơng ty Chu trình doanh thu công ty cổ phần HP 11 Hệ thống thông tin kế toán Cổ Phần đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP. .. thêm vấn đề chúng em vào tìm hiểu phân tích chu trình doanh thu thực tế cơng ty cổ phần HP Kết cấu đề tài Gồm phần: • Phần A: Cơ sở lý thuyết • Phần B: Chu trình doanh thu cơng ty HP • Phần C: