Đề tài chu trình doanh thu trong công ty cổ phần nông nghiệp HP doc

Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển vàghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đốitượng sử dụng thông

TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TPHCM KHOA KẾ TOÁN – KIỂM TOÁN

Bộ môn hệ thống thông tin kế toán

5) Hà Thị Thùy Linh_KT7_STT 546) Hồ Thị Ly_KT11_STT 63

7) Đoàn Thị Thảo Sương_KT9_STT 998) Cao Thị Phương Thảo_KT7_STT 1069) Nguyễn Thị Thủy_KT10_STT 118 10) Lê Thị Bảo Yến_KT8_STT 153

TPHCM, tháng 04 năm 2012

Lời mở đầu 1

A Cơ sở lý thuyết 2

I Lý thuyết chu trình doanh thu 2

II Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình 3

III Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu 7

B Chu trình doanh thu tại công ty Cổ phần HP 11

I Sơ lược về công ty Cổ phần HP 11

1 Giới thiệu về công ty 11

2 Cơ cấu tổ chức 14

II Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP 15

1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình 15

2 Mô tả quá trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp 17

3 Xác định các chứng từ sử dụng: 18

4 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ 19

a) Hoạt động nhận đặt hàng: 19

b) Hoạt động xuất kho, lập hóa đơn 20

c) Giao hàng: 21

d) Hoạt động ghi sổ: 23

e) Hoạt động thu tiền: 24

III Hoạt động kiểm soát trong chu trình 27

1 Lưu đồ mô tả chu trình 27

2 Hoạt động kiểm soát trong chu trình 28

Kết luận 30

C Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình 30

Lời mở đầu

Đối với nước ta ngày nay, khi nền kinh tế đã và đang hòa nhập vào nền kinh tế trong khu vực và trên thế giới, thị trường tiêu thụ dần được mở rộng thì sự cạnh tranh giữa các doanh nghiệp ngày càng quyết liệt, để tồn tại và phát triển được thì mục tiêu hàng đầu của doanh nghiệp là hoạt động kinh doanh phải có lãi Một trong những yếu tố quantrọng để đạt được mục tiêu trên là phải quan tâm tới quá trình bán hàng thu tiền

Bán hàng thu tiền là khâu cuối cùng của quá trình sản xuất kinh doanh, quyết định sự sống còn và phát triển của doanh nghiệp Chính vì thế việc xây dựng quy trình doanh thu hiệu quả sẽ giúp doanh nghiệp có được chiến lược bán hàng phù hợp, nhằm gia tăng doanh thu và nâng cao vị thế, thương hiệu của doanh nghiệp trên thị trường Câu hỏi đặt ra là : Làm thế nào để quá trình bán hàng đạt hiệu quả cao nhất? Trên thực tế quy trình bán hàng – thu tiền diễn ra như thế nào? Quá trình lưu chuyển chứng từ ra sao?

Để hiểu rõ thêm về vấn đề này chúng em đã đi vào tìm hiểu và phân tích chu trìnhdoanh thu và thực tế tại công ty cổ phần HP

Kết cấu của đề tài

Gồm 3 phần:

• Phần A: Cơ sở lý thuyết

• Phần B: Chu trình doanh thu tại công ty HP

• Phần C: Phụ lục – Các mẫu chứng từ sử dụng trong chu trình

A. Cơ sở lý thuyết

I Lý thuyết chu trình doanh thu.

Chu trình doanh thu là tập hợp các hoạt động kinh doanh và hoạt động xử lý thôngtin liên quan đến quá trình bán hàng, cung cấp dịch vụ và nhận tiền thanh toán củakhách hàng

Nội dung của các hoạt động thực hiện trong chu trình doanh thu sẽ được chuyển vàghi nhận vào hệ thống xử lý, lập báo cáo và cung cấp thông tin theo yêu cầu của các đốitượng sử dụng thông tin liên quan đến chu trình doanh thu

Mối quan hệ giữa chu trình doanh thu và các chu trình, đối tượng khác được mô tảkhái quát ở sơ đồ sau:

II Hoạt động và dòng thông tin trong chu trình

Quá trình bán hàng, cung cấp hàng hóa, dịch vụ và thu tiền sẽ trải qua bốn hoạt độngchính: (1) nhận đặt hàng, (2) Xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ, (3) lập hóa đơn,theo dõi công nợ, (4) thu tiền

Trình tự thực hiện các hoạt động có thể thay đổi tùy theo đặc điểm kinh doanh củatừng doanh nghiệp Tuy nhiên, về mặt tổng quát, mỗi hoạt động đều thực hiện nhữngchức năng riêng, sẽ có các dòng thông tin, dữ liệu mang các nội dung nhất định đi vào

làm cơ sở cho việc thực hiện chức năng đó Từ đó tạo ra các dòng thông tin thể hiệnchức năng của từng hoạt động và cung cấp cho các hoạt động khác bên trong và bênngoài chu trình.

Dòng dữ liệu đi vào làm cơ sở cho hoạt động đặt hàng thực hiện là các yêu cầu vềhàng hóa, dịch vụ từ khách hàng chuyển đến

Các nội dung thực hiện trong hoạt động đặt hàng có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng

dữ liệu sau:

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý đặt hàng

2.2 Hoạt động xuất kho, cung cấp hàng hóa dịch vụ:

Hoạt động này sẽ tiến hành xuất kho, giao hàng hoặc thực hiện các lao vụ, dịch vụcung cấp cho khách hàng, đồng thời xác nhận được nội dung thực hiện thực tế của quátrình cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Dòng thông tin đi vào làm cơ sở cho hoạt động này thực hiện là dòng thông tin mangnội dung cho phép nghiệp vụ bán hàng được thực hiện từ hoạt động đặt hàng chuyểnđến, đảm bảo cho sự vận động của hàng hóa, quá trình cung cấp dịch vụ cho kháchhàng đã được xét duyệt

Các nội dung thực hiện trong hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ có thể biểu diễntrong sơ đồ dòng dữ liệu:

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý xuất kho, cung cấp hàng hóa, dịch vụ

2.3 Hoạt động lập hóa đơn, theo dõi công nợ:

Hoạt đông này sẽ tổ chức ghi nhận nghiệp vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ đã đượcthực hiện nhằm xác nhận, theo dõi, quản lý và đánh giá quá trình bán hàng, cung cấpdịch vụ cho khách hàng Cơ sở để thực hiện hoạt động này là dòng thông tin cho phépnghiệp vụ bán hàng được thực hiện nhận từ hoạt động đặt hàng, và dòng thông tin xácnhận nội dung công việc đã thực tế thực hiện từ hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụchuyển đến

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biễu diễn trong sơ đồ dòng dữliệu sau:

Sơ đồ dòng dữ liệu cấp 1 xử lý hóa đơn, theo dõi công nợ

2.4 Hoạt động thu tiền:

Căn cứ vào nội dung hoạt động bán hàng đã thực hiện và được tổ chức theo dõi đểthực hiện hoạt động thu tiền của khách hàng Yêu cầu của hoạt động thu tiền là đảm bảothu đầy đủ, chính xác, kịp thời những hoạt động bán hàng, cung cấp dịch vụ đã thựchiện cũng như phản ánh đúng thực tế tình hình thanh toán của khách hàng

Các nội dung thực hiện trong hoạt động này có thể biểu diễn trong sơ đồ dòng dữliệu sau:

Sơ đồ dòng dữ liệu xử lý thu tiền

III Tổ chức kế toán trong chu trình doanh thu

3.1 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình:

Liên quan tới các hoạt động trong chu trình doanh thu, người quản lý doanh nghiệpcần những thông tin liên quan tới hoạt động thực hiện trong chu trình, tình trạng cácnguồn lực, đối tượng tham gia trong chu trình và kiểm soát quá trình xử lý thông tin củachu trình Sau đây là một số thông tin chủ yếu hệ thống cung cấp cho người sử dụng đểđáp ứng các yêu cầu quản lý

- Đặt hàng của khách hàng và việc thực hiện đặt hàng

- Mức độ hài long của khách hàng với đặt hàng

- Phân tích doanh thu bán hàng theo thời gian, theo khách hàng , theo sản phẩm,theo vùng khu vực v v

3.2 Tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữ liệu, thông tin trong chu trình

Mỗi hoạt động trong chu trình doanh thu khi thực hiện sẽ tạo ra dòng dữ liệu mangnội dung, chức năng của hoạt động đó và chuyển đến các hoạt động khác có liên quan.Dòng dữ liệu này có thể được thu thập bằng chứng từ hoặc lưu trữ trên các tập tin dữliệu trong môi trường máy tính Do đó việc tổ chức thu thập, lưu trữ và luân chuyển dữliệu trong chu trình phải dựa trên cơ sở nội dung các hoạt động, dòng dữ liệu của từng

hoạt động, phương thức xử lý của từng hoạt động, chức năng của các bộ phận trongdoanh nghiệp tham gia thực hiện các hoạt động trong chu trình doanh thu.

3.2.1 Hoạt động đặt hàng

Hoạt động nhận đặt hàng tạo ra dòng dữ liệu về hoạt động ban hàng cho phép thựchiện theo khả năng hiện có của doanh nghiệp nhằm đáp ứng yêu cầu của khách hàng.Nội dung thu nhập và lưu trữ cho hoạt động đặt hàng bao gồm:

- Nội dung hàng hóa, dịch vụ yêu cầu hàng hóa của khách hàng sẽ được thực hiện

- Thông tin về khách hàng yêu cầu

- Đối tượng xét duyệt hoạt động bán hàng được thực hiện

Nội dung này được thu nhập thông qua chứng từ và trên tập tin sau đây

3.2.1.1Chứng từ

Ví dụ có thể sử dụng một hoặc một số chứng từ sau:

- Đơn đặt hàng được xét duyệt: Sử dụng đơn đặt hàng của khách hàng để xác nhận

và xét duyệt cho phép đơn đặt hàng được thực hiện

- Lệnh bán hàng: Lập chứng từ mệnh lệnh thể hiện nội dung hàng hóa, dịch vụ sẽ

được thực hiện theo yêu cầu của khách hàng Chứng từ này thường không đươc sử dụngtrong nội bộ doanh nghiệp và tên gọi có thể thay đổi tùy theo đối tượng nhận thong tin

để thực hiện mệnh lệnh: lệnh sản xuất, lệnh xuất kho lệnh giao hàng…

- Hợp đồng bán hàng: Được sử dụng khi cần có sự cam kết, rang buộc giữa khách

hàng và doanh nghiệp về nội dung yêu cầu của khách hàng đã được cho phép thực hiện.Đây là chứng từ có tính pháp lý cho hoạt động bán hàng

- Các chứng từ mang tên gọi của các hoạt động khác sẽ thực hiện trong chu trìnhdoanh thu trên cơ sở hoạt động đặt hàng như phiếu xuất kho, phiếu giao hàng, hóa đơnbán hàng…

3.2.1.1.2 Tổ chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Trên cơ sở dòng dữ liệu và các hoạt động xử lí 1.1, 1.2, 1.3 được mô tả Hình 5.3 dữliệu về hoạt động xử lí đặt hàng được thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin, sau

đó sẽ chuyển và cung cấp cho các bộ phận, đối tượng cần thông tin về tính hợp lệ củanghiệp vụ bán hàng để thực hiện chức năng của mình Cắn cứ vào bộ phận có nhu cầu

sử dụng thông tin từ hoạt động đặt hàng, phương thức chuyển thông tin, phương thức

xử lí để tô chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ cho hoạt động đặt hàng

3.2.1.1.3 Dữ liệu lưu trữ

Dữ liệu khách hàng (mã khách hàng, tên, địa chỉ, mã số thuế, giới hạn nợ…)

Dữ liệu hàng hóa (mã hàng, tên hàng, đơn vị tính, sô lượng tồn tối thiểu…)

Dữ liệu đặt hàng đã xử lí ( Số đơn hàng, ngày, khách hàng, mặt hàng số lượng, đơngiá, ngày giao hàng, địa chỉ giao hàng…)

3.2.2 Hoạt động cung cấp hàng hóa, dịch vụ

Hoạt động này sẽ xác nhận hàng hóa, dịch vụ đã cung cấp, hoặc hoàn thành chuyểngiao cho khách hàng thông qua chứng từ hoặc tập tin lưu trữ dữ liệu.

3.3.3.1 Chứng từ

- Phiếu xuất kho đã xác nhận nội dung hàng hóa thực tế xuất kho

- Phiếu giao hàng xác nhận nội dung hàng hóa thực tế đã giao cho khách hàng hoặccho đơn vị vận chuyện đệ giao đến khách hàng

- Biên bản nghiệm thu dịch vụ hoàn thành: Xác nhận mức độ và khối lượng côngviệc đã hoàn thành cho khách hàng

3.2.2.2 Tổ chức dòng dữ liệu và lưu chuyển chứng từ

Dữ liệu thu thập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin trên cơ sở dòng dữ liệu và cáchoạt động xử lí 2.1, 2.2, 2.3 theo sơ đồ Hình 5.4 sẽ được chuyển và cung cấp cho các bộphận, đối tượng cần thong tin về thực tế thực hiện của nghiệp vụ bán hàng để thực hiệnchức năng của mình

3.2.3 Hoạt động ghi nhận theo dõi quá trình bán hàng

Hoạt động này xác định nội dung hoạt động bán hàng hợp lệ và thực tế thực hiệngiữa doanh nghiệp với khách hàng Nội dung này được thu thập thong qua chứng từ vàtrên tập tin

Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 3.1, 3.2, 3.3 theo sơ đồ trong hình 5.5

dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp chocác hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( ghi sổ, theo dõi kho, theo dõi nợ) Bộ phận,đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từ hoặc truy xuấtvào các tập tin dữ liệu tương ứng

3.2.4 Hoạt động thu tiền

Hoạt động này phàn anh nội dung thực tế thực hiện quá trình thanh toán của kháchhàng đối với các hàng hóa, dịch vụ đã được cung cấp Các chứng từ và tập tin sử dụng

có thể là:

3.2.4.1 Chứng từ

- Bảng đối chiếu công nợ, thong báo trả nợ: xác nhận tình trạng nợ của khách hàng

- Các chứng từ thanh toán: Phiếu thu, giấy báo có của ngân hàng xác nhận thu tiền

3.2.4.2 Dữ liệu lưu trữ

- Dữ liệu thanh toán ( Số chứng từ, ngày, khách hàng, số tiền, hóa đơn thanh toán, tàikhoản nợ, tài khoản có…)

3.2.4.3 Tố chức dòng dữ liệu và luân chuyển chứng từ

Căn cứ vào dòng dữ liệu và các nội dung xử lí 4.1, 4.2, 4.3 theo sơ đồ trong hình 5.6

dữ liệu thu nhập, lưu trữ trên các chứng từ và tập tin sẽ được chuyển và cung cấp chocác hoạt động xử lí các nội dung liên quan ( lựa chọn thanh toán, lập chứng từ thanhtoán, xác nhận thanh toán, ghi sổ)

Bộ phận, đối tượng thực hiện chức năng xử lí nội dung nào sẽ nhận được chứng từhoặc truy suất vào các tập tin dữ liệu tương ứng

3.3 Theo dõi chi tiết công nợ phải thu

Nợ phải thu phát sinh trong trường hợp thực hiện ban chịu cho khách hàng

Việc tồ chức theo dõi chi tiết nợ phải thu được thực hiện theo 2 cách thức:

3.3.1 Quản lý nợ phải thu theo khách hàng

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ hoặc giảm nợ đều quản lí chi tiết cho từng kháchhàng thông qua các sổ chi tiết nợ phải thu hoặc tập tin chi tiết nợ phải thu của kháchhàng Cách này thường áp dụng cho doanh nghiệp có nhiều nghiệp vụ bán chịu chotừng khách hàng và giá trị nội giao dịch không lớn do đó khi thanh toán, hách hàng cóthể tổng hợp để thanh toán 1 lần cho nhiều nghiệp vụ bán hàng

3.3.2 Quản lí nợ phải thu chi tiết từng chứng từ

Tất cả các nghiệp vụ ghi nhận nợ, và giảm nợ đều được theo dõi chi tiết từng nghiệp

vụ bán hàng, cung cấp dịch vụ Bên cạnh sổ chi tiết khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợphải thu khách hàng, còn phải tổ chức các sổ chi tiết nợ phải thu của từng hóa đơn cảutừng khách hàng hoặc tập tin chi tiết nợ của từng hóa đơn Cách thức này áp dụng trongdoanh nghiệp có giá trị các nghiệp vụ bán hàng lớn, cần phải theo dõi chi tiết từngnghiệp vụ Đặc biệt, những doanh nghiệp thực hiện chính sách chiết khấu thanh toáncho khách hàng phải tổ chức theo dõi nợ phải thu và quá trình thanh toán chi tiết từnggiao dịch để xử lí chiết khấu thanh toán cho từng hoạt động bán

IV Sơ lược về công ty Cổ phần HP

1 Giới thiệu về công ty

a Giới thiệu công ty:

Công ty Cổ Phần Nông Nghiệp HP (HORIZON PACIFIC) tiền thân là Công Ty TNHH TM XNK Hữu Nghị được thành lập năm 2004 với số vốn ban đầu là 10 tỷ đồngViệt Nam

Công ty có trụ sở tại 9/189 Giảng Võ, Cát Linh, Đống Đa, Hà Nội

Công ty hoạt động với chức năng ngành nghề: Thuốc Bảo Vệ Thực vật

Mặc dù là một công ty còn non trẻ trong ngành thuốc Bảo Vệ Thực Vật, nhưng công ty đã từng bước vượt qua những khó khăn, bằng nỗ lực của toàn thể CBCNV trong toàn công ty, cùng với sự ủng hộ của các cấp, ban, ngành, các vị khách hàng quý mến và những đối tác tin cậy Công ty đã từng bước xây dựng vị thế của mình trong ngành thuốc bảo vệ thực vật nói riêng và doanh nghiệp VN nói chung

Với đà tăng trưởng tốt được bà con nông dân tin tưởng đón nhận, sau 2 năm kể

từ khi thành lập (2006) công ty đã phát triển thêm chi nhánh phân phối tại Miền Nam Đồng thời xây dựng cơ sở hạ tầng: Văn phòng, kho chứa hàng nhằm đáp ứng kịp thời đối với khách hàng

Với mục đích đáp ứng nhu cầu chất lượng sản phẩm đồng thời phát triển kinh doanh của công ty và góp phần giải quyết công ăn việc làm cho người lao động tại địa phương Năm 2008 Công ty khánh thành nhà máy sản xuất tại số MD3, Khu công nghiệp Đức Hòa 1, Long An với tổng vốn đầu tư thực hiện dự án là 68 tỷ đồng VN

Bằng đường lối, chính sách đúng đắn với chiến lược rõ ràng Xác định rõ sứ mệnh của công ty Cuối năm 2009 từ Công Ty TNHH đã chuyển sang mô hình Công ty

Cổ Phần và được đổi tên thành Công Ty Cổ Phần Nông nghiệp HP do Bà Bùi Thị Trúc Quỳnh - Chủ Tịch Hội Đồng Quản Trị làm Tổng Giám đốc Công ty

Tốc độ tăng trưởng ổn định qua các năm, cũng như uy tín trên thị trường trong và ngoàinước Công ty CP Nông Nghiệp HP đã từng bước khẳng định vị trí của mình không những ở vùng Đồng Bằng Sông Cửu Long mà còn được các tỉnh Miền Bắc, Miền Trung và Tây nguyên đón nhận các sản phẩm của HP rất nhiệt tình Bằng nhiều kinh nghiệm trong công tác quản lý và điều hành sản xuất Hội đồng quản trị quyết định tái cấu trúc và chuẩn hóa lại hệ thống quản lý các Công ty

• Đối với Nhà máy tại Đức Hòa Long An Nơi sản xuất - nguồn cung cấp chính các sản phẩm cho các công ty thành viên tại Miền Bắc và Miền Nam.Chính vì vậy Hội Đồng Quản Trị luôn luôn chú trọng việc cải tiến máy móc công nghệ Đầu năm 2010 HĐQT đã quyết định nhập khẩu dây

chuyền sản xuất hiện đại từ nước ngoài với trị giá hàng triệu USD Đến nay toàn bộ dây chuyền sản xuất đã ổn định, đạt công suất cao, cho ra những mẫu mã sản phẩm đẹp, chất lượng cao, phù hợp, được nông dân tin dùng

• Đối với 2 Công Ty tại Thành Phố HCM và Hà Nội Đây là hai điểm phân phối lớn để cung cấp cho các đại lý cấp 1 tại hai miền Nam và Bắc Tính đến thời điểm này HP đã có hàng ngàn đại lý cấp 1 và đại lý cấp 2

Nguồn nhân lực của Công ty không ngừng được trao dồi và phát triển để đáp ứng tốc độ phát triển nhanh của HP, từ 18 thành viên khi bắt đầu thành lập Đến nay HP

đã có hơn 150 nhân viên chính thức làm việc trong các lĩnh vực khác nhau dưới ngọn

cờ HP Có thể nói đội ngũ nhân viên của HP được đào tạo chuyên nghiệp, có kinh nghiệm lâu năm trong ngành, đảm bảo đáp ứng ngày càng cao của khách hàng và thị trường

+ Giống cây trồng

+ Phân bón

2 Cơ cấu tổ chức

Sơ đồ phòng kế toán:

V Tổ chức kế toán trong chu trình DT tại công ty Cổ phần HP

3 Yêu cầu quản lý và nhu cầu thông tin trong chu trình

Các hoạt động Thông tin cần thiết cho hoạt động quản lý

Hoạt động đặt

hàng

- Thông tin về hàng hóa cần bán (tên hàng, số lượng, đơn giá,thời gian giao hàng, địa điểm giao hàng)

- Thông tin về hàng tồn kho (tên hàng, số lượng, đơn giá)

- Thông tin về khách hàng (tên, địa điểm, mã số thuế, số dư nợphải thu, số tài khoản)

- Thông tin về nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán,

số dư nợ chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)

- Tổng hợp tình hình đặt hàng hàng tháng theo từng kháchhàng

-Thông tin về nợ phải thu ( khách hàng, thời hạn thanh toán,

số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)

- Tổng hợp theo dõi chi tiết theo từng hóa đơn, theo dõi số dưtổng hợp

Hoạt động thu

tiền

- Thông tin về khách hàng (tên, địa chỉ, mã số thuế, thời hạnthanh toán, phương thức thanh toán)

- Thông tin vế nợ phải thu (khách hàng, thời hạn thanh toán,

số dư nợ phải thu chi tiết theo từng khách hàng, tuổi nợ)

- Thông tin về hóa đơn (số HĐ, ngày HĐ, tên hàng, số lượng,giá mua tổng số tiền, khách hàng)

- Thông tin về phương thức thanh toán

- Tổng hợp quá trình thu tiền theo từng khách hàng

4 Mô tả quá trình bán hàng thu tiền của doanh nghiệp

Khách hàng gọi điện đến cho công ty, yêu cầu lập đơn đặt hàng Nhân viên bánhàng sẽ lập đơn đặt hàng ( bao gồm 2 liên) theo yêu cầu của khách hàng Sau khi kí vàođơn đặt hàng, nhân viên bán hàng sẽ gửi đơn đặt hàng đến cho bộ phận kinh doanh, Bộphận kinh doanh xem xét khả năng thanh toán, giới hạn nợ của khách hàng, nếu kháchhàng đủ khả năng mua hàng của công ty, trưởng phòng kinh doanh kí xác nhận lên đơnđặt hàng, một đơn đặt hàng lưu lại tại bộ phận kinh doanh, một đơn đặt hàng được gửicho thủ kho lưu lại

Thủ kho sau khi nhận được đơn đặt hàng từ bộ phận kinh doanh sẽ lập phiếuxuất kho ( gồm 4 liên) Thủ kho sẽ xuất hàng hóa trong kho và ghi nhận số hàng thựcxuất, sau đó lưu lại 1 liên và đưa 3 liên của phiếu xuất kho cho kế toán kho, kế toán kholập hóa đơn giá trị gia tăng, có chứ kí xác nhận cửa kế toán trưởng Hàng được chuyểnlên xe cho bộ phận giao hàng, kèm theo 3 hóa đơn gía trị gia tăng và 3 phiếu xuất kho.Hàng phải qua bộ phận bảo về để kiểm tra, bảo vệ sẽ xác nhận số hàng trong xe và kínhận lên 3 liên của phiếu xuất kho Khi hàng được đưa đến cho khách hàng, khách hàng

sẽ kí lên 3 hóa đơn và 3 phiếu xuất kho, khách hàng sẽ giữ lại 1 liên của phiếu xuất kho

và hóa đơn đỏ Bộ phận giao hàng đưa 1 phiếu xuất kho và 1 hóa đơn bán hàng về cho

bộ phận kinh doanh để ghi nhật kí bán hàng rồi lưu lại, 1 phiếu xuất kho đưa cho kếtoán kho để ghi nhận giảm số hàng trong kho, theo dõi trên sổ chi tiết hàng hóa, và ghităng gía vốn hàng bán, hóa đơn sẽ được đưa cho kế toán công nợ để ghi tăng khoảnphải thu của khách hàng trên sổ chi tiết nợ phải thu khách hàng và ghi tăng doanh thu

Cuối tháng, kế toán công nợ dựa vào sổ chi tiết phải thu khách hàng, lập biênbản đối chiếu công nợ (2 liên) giám đốc sẽ kí xác nhận lên 2 liên, sau đó biên bản đốichiếu công nợ sẽ được gửi cho khách hàng, nếu đúng với số nợ của khách hàng, kháchhàng sẽ kí nhận và gửi lại 1 liên cho công ty, kế toán công nợ sẽ lưu lại để làm căn cứcho số dư đầu tháng tiếp theo Khi khách hàng trả tiền mặt trực tiếp cho công ty, kếtoán tiền sẽ lâp phiếu thu ( gồm 3 liên), ghi số tiền khách hàng trả, kia nhận lên phiếuthu, sau đó đưua phiếu thu cho thủ quỹ, thủ quỹ nhận tiền và kiểm tiền, xác nhận lênphiếu thu đã thu đủ số tiền ghi trong phiếu, khách hàng kí nhận, và giữ lại1 liên 1 liêncủa phiếu thu được đưa đến cho kế toán tiền để ghi tăng số tiền đã nhận được, lưu lạiphiếu thu, và 1 liên đưa cho kế toán công nợ để ghi giảm số tiền phải thu của kháchhàng và lưu lại phiếu thu Nếu khách hàng thanh toán bằng chuyển khoản ,ngân hànggửi giấy báo có đến cho doanh nghiệp, sau đó kế toán công nợ căn cứ vào giấy báo có

để ghi giảm nợ phải thu và ghi tăng tiền gửi ngân hàng ,lưu lại giấy báo có theo số thứtự

MỤC ĐÍCH

Đơn đặt Bộ phận Bộ phận kinh -Hoạt động nhận -Ghi nhận sự đặt hàng

hàng bán hàng doanh đặt hàng,

-Xuất kho

của KH (mặt hàng, SL,chủng loại, thông tincủa KH)

-Để xem xét khả năngthanh toán của kháchhàng

-Làm căn cứ để lậpphiếu xuất kho

- Ghi sổ

-Ghi số hàng thực xuất-Làm căn cứ lập hóađơn bán hàng

-Kiêm luôn chức năngcủa phiếu giao hàngcho khách hàng

-Giao hàng-Ghi sổ

-Để khách hàng làmcăn cứ để thanh toáncông nợ cho công ty, -làm chứng từ để kêkhai và nộp thuế, -Làm căn cứ để ghinhận doanh thu

-Làm căn cứ để kháchhàng thanh toán nợ